Tiểu Luận - Quản Trị Hậu Cần - Đề Tài - Trình Bày Bản Chất Của Hậu Cần Kinh Doanh, Các Hoạt Động Hậu Cần Chủ Yếu Và Hoạt Động Hỗ Trợ - Phân Tích Hoạt Động Hỗ Trợ Hậu Cần Của Interlog

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

MÔN QUẢN TRỊ HẬU CẦN
ĐỀ TÀI: Trình bày bản chất của hậu cần kinh doanh, các
hoạt động hậu cần chủ yếu và hoạt động hỗ trợ
- Phân tích hoạt động hỗ trợ hậu cần của InterLOG


A. TỔNG QUAN VỀ HẬU CẦN VÀ CÁC DỊCH VỤ HẬU CẦN
I.

CHẤT CỦA HẬU CẦN KINH DOANH

Thuật ngữ hậu cần (logistics) trong từ điển là "một ngành khoa học quân
sự để thực hiện những việc gắn với quá trình thu mua, bảo quản và vận
chuyển vật liệu, con người cùng trang thiết bị". Ở đây, thuật ngữ hậu cần
được đặt trong khuôn khổ của lĩnh vực quân sự, là nơi tổ chức các hoạt động
hậu cần trên quy mô lớn và hết sức phức tạp và đã trợ giúp đắc lực cho các
chiến cơng trên trận địa. Ví dụ, trong chiến dịch Điện Biên Phủ, quân đội ta
đã tổ chức dân quân kéo pháo lên tận hầm tướng Christian de Castries;
trong chiến dịch Hồ Chí Minh, con đường Trường Sơn đã trở thành huyết
mạch để chuyển người, gạo và vũ khí vào chiến trường...
Tuy nhiên, kinh doanh có những mục tiêu và quá trình hoạt động với
nhiều điểm khác biệt so với quân sự. Hậu cần kinh doanh có mục tiêu đối
tượng riêng, có phạm vi khác hậu cần quân sự. Hậu cần kinh doanh địi hỏi
phải tính đến chi phí, mức dịch vụ khách hàng, hiệu quả hoạt động…nên định
nghĩa hậu cần nêu trong trong quân sự chưa thể hiện được hết thực chất của
hậu cần trong kinh doanh. Nội dung hậu cần kinh doanh bao gồm tổng thể
các hoạt động cung ứng và bảo đảm các yếu tố vật chất và kỹ thuật (nguyên
vật liệu, bán thành phẩm, sản phẩm cuối cùng và những thông tin hậu cần)
để cho q trình chính yếu của tổ chức, doanh nghiệp được tiến hành đúng

mục tiêu đặt ra cũng như đáp ứng đúng địi hỏi của khách hàng
Ví dụ: Tưởng tượng rằng bạn là người trồng táo. Sản phẩm của bạn chính
là những trái táo có thể được vận chuyển đến các cửa hàng tạp hóa, chợ nơng
sản, hay thậm chí là đến các nhà máy chế biến sử dụng táo làm nguyên liệu
chính cho bánh hay các thực phẩm khác. Bạn cần lưu tâm đến việc giữ cho
những trái táo không bị ảnh hưởng từ các loại côn trùng hay có nhiễm thuốc
trừ sâu, đồng thời đảm bảo rằng chúng an toàn cho sức khỏe, và phải tươi
ngon. Sau khi táo được chọn, chúng được đưa vào giỏ, sắp xếp, và rồi vận
chuyển đến địa điểm cuối cùng. Tất cả các công đoạn trên diễn ra trong suốt
thời gian mà những trái táo vẫn còn giữ được độ tươi ngon.
Nếu bất kỳ một công đoạn nào trong chuỗi trên gặp trục trặc, nó có thể
ảnh hưởng đến tồn bộ lơ táo của bạn. Chẳng hạn, nếu chiếc xe chở táo bị
hỏng, trong khi bạn lại khơng có sẵn giải pháp khác thay thế ngay lập tức, thì
xác suất lơ táo bị hư hỏng là rất cao. Tồn bộ lơ hàng đó có thể khơng bao giờ
đến được nơi nhận, mà nó cần được thay thế một cách nhanh chóng nhất. Các


chi phí gây ra bởi những tổn thất này bạn và/ hoặc doanh nghiệp thu mua táo
của bạn phải chịu (tùy vào hình thức giao – nhận hàng mà 2 bên thỏa thuận:
Exworks, FOB, DDP…). Chúng bao gồm chi phí hư hỏng, chi phí nhiên liệu,
chi phí vận chuyển, lưu kho và các chi phí khác phát sinh cho tới khi hàng tới
tay khách hàng của bạn. Nếu như bạn có thể giảm thiểu những hư hỏng, mất
mát hay giảm chi phí hậu cần, bạn sẽ có thể tiết kiệm tiền và gia tăng lợi
nhuận từ việc bán sản phẩm đó.
Theo cách tiếp cận của Hội đồng quản trị hậu cần Hoa Kỳ: “Hậu cần là
quá trình lập kế hoạch thực hiện và kiểm sốt luồng hàng hóa, dự trữ nguyên
vât liệu, sản phẩm dở dang, thành phẩm và các thơng tin có liên quan từ thời
điểm bắt đầu cho đến khi hàng hóa được tiêu dùng nhằm đáp ứng yêu cầu của
khách hàng một cách tốt nhất”.
Các bộ phận của một hệ thống hậu cần điển hình gồm có: dịch vụ khách

hàng hậu cần, dự báo nhu cầu, kênh phân phối, kiểm soát hàng tồn kho, mua
nguyên vật liệu, giải quyết đơn hàng, dịch vụ và địa điểm hỗ trợ, lựa chọn vị
trí kho hàng và nhà xưởng, hoạt động mua, đóng gói, xử lý hàng hóa bị trả
lại, thu hồi và xử lý phế liệu, trao đổi vận chuyển và dự trữ.
Tổng thể các hoạt động hậu cần có thể phân thành 2 nhóm chính: các hoạt
động hậu cần chủ yếu và các hoạt động hậu cần hỗ trợ.
II.

CÁC HOẠT ĐỘNG HẬU CẦN CHỦ YẾU

Bao gồm 4 hoạt động chính là: dịch vụ khách hàng, dự trữ, vận chuyển,
thông tin và xử lý đơn hàng.
1. Dịch vụ khách hàng hậu cần
Dịch vụ khách hàng là chuỗi các hoạt động từ việc tiếp nhận đơn đặt hàng,
thực hiện đơn hàng, giao hàng cho đến những hoạt động sau khi bán như bảo
hành, bảo dưỡng hoặc hỗ trợ kỹ thuật,...
Dịch vụ khách hàng có vai trị quan trọng trong:
-

Góp phần xây dựng và duy trì thương hiệu cho doanh nghiệp
Nâng cao khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp
Ảnh hưởng đến doanh thu, chi phí
Thu hút thêm nhiều khách hàng mới
Ảnh hưởng tới sự trung thành của khách hàng


Dịch vụ khác hàng cần phối hợp với công tác marketing để: xác định nhu
cầu và mong muốn của khách hàng về dịch vụ hậu cần; xác định phản ứng
của khách hàng đối với dịch vụ hậu cần; xác định các mức độ phục vụ khách
hàng (mức độ đáp ứng).

2. Vận chuyển
Vận chuyển có vai trị:
-

Ảnh hưởng tới thời gian cung ứng nguyên vật liệu và thành phẩm
Ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện các công việc của doanh nghiệp
Ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp
Ảnh hưởng đến giá sản phẩm và dịch vụ

Vận chuyển gồm: lựa chọn phương thức và dịch vụ vận chuyển; thống
nhất về chi phí vận chuyển; xác định tuyến vận chuyển; lập kế hoạch vận
chuyển; lựa chọn phương tiện vận chuyển; giải quyết thủ tục liên quan vận
chuyển; kiểm soát giá.
3. Hoạt động dự trữ
Dự trữ là những nguồn lực vật chất được cất giữ có chủ đích của doanh
nghiệp nhằm đáp ứng cho nhu cầu tương lai. Nó bao gồm: nguyên liệu thô;
sản phẩm dở dang; sản phẩm cuối cùng; dụng cụ sản xuất và các vật phẩm
khác.
Hoạt động dự trữ bao gồm:
-

Các chính sách dự trữ nguyên vật liệu và thành phẩm
Dự báo tiêu thụ ngắn hạn
Bố trí sản phẩm tại các điểm dự trữ
Xác định số lượng, quy mô và vị trí điểm dự trữ
Chiến lược cung ứng kịp thời, chiến lược kéo hoặc chiến lược đẩy.
4. Thông tin và xử lý đơn hàng

Hoạt động xử lý đơn hàng: trình tự tương tác giữa các đơn hàng và hàng
tồn kho; phương thức truyền tải thông tin phục vụ xử lý đơn hàng; quy định

về mặt hàng.
Hoạt động duy trì thông tin: thu thập, lưu trữ và truyền tải thông tin; phân
tích dữ liệu; các thủ tục kiểm sốt.


III.

CÁC HOẠT ĐỘNG HẬU CẦN HỖ TRỢ

Bao gồm nhiều hoạt động như: dự tính các nguồn lực; mua hàng; bốc và
dỡ hàng; đóng gói; chuẩn bị nhà kho; hồn thiện các thủ tục giấy tờ, ...
Một số các hoạt động tiêu biểu:
- Định vị kho hàng: xác định không gian kho, bố trí kho và thiết kế nơi xếp
dỡ, hình dáng kho lưu trữ, lựa chọn trang thiết bị kho, chính sách đổi mới
thiết bị kho.
- Lưu kho: sắp xếp kho bãi và sắp xếp hàng hóa trong kho, trình tự lựa chọn
đơn đặt hàng, dự trữ và thu hồi hàng tồn kho.
- Mua hàng: chọn người cung ứng, định thời gian mua, định số lượng mua,
định phương thức mua.
- Bao gói: thiết kế bao gói, phương thức bao gói, lợi ích bao gói.
Bao gói là một hoạt động hỗ trợ cho hoạt động vận chuyển và dự trữ
cũng như hoạt động lưu trữ và xử lý nguyên vật liệu.
Các hoạt động chủ yếu và hoạt động hỗ trợ được phân chia do có
những hoạt động diễn ra ở tất cả các kênh hậu cần, trong khi các hoạt động
khác diễn ra tùy thuộc vào các điều kiện của một doanh nghiệp cụ thể. Các
hoạt động chủ yếu chiếm phần lớn trong tổng chi phí hậu cần và có vai trị
thiết yếu trong phối hợp có hiệu quả và hồn thành nhiệm vụ hậu cần.
Tiêu chuẩn dịch vụ khách hàng hậu cần đặt ra các sản phẩm và độ sẵn
sàng mà hệ thống hậu cần phải đáp ứng. Chi phí hậu cần tăng lên ứng với
từng mức độ phục vụ khách hàng.

Vận chuyển và dự trữ là các hoạt động cơ bản có chi phí cao trong các
hoạt động hậu cần. Mỗi hoạt động nói trên sẽ chiếm khoảng 1/3 đến 2/3 tổng
chi phí hậu cần. Hoạt động vận chuyển gia tăng thêm giá trị về mặt địa điểm,
hoạt động dự trữ gia tăng thêm giá trị về mặt thời gian trong giá trị hàng hóa
và dịch vụ.
Xử lý đơn hàng chiếm mức chi phí thấp hơn so với chi phí vận chuyển
và dự trữ. Tuy nhiên nó lại chiếm phần lớn thời gian đưa hàng hóa và dịch vụ
tới người tiêu dùng. Đây là hoạt động dẫn tới việc vận chuyển hàng hốn và
thực hiện dịch vụ. Duy trì thông tin giúp cho tất cả các hoạt động hậu cần
khác có được các thơng tin cần thiết để lập kế hoạch và kiểm soát hoạt động.
Các hoạt động hỗ trợ mặc dù có tầm quan trọng lớn nhưng chỉ được
xem xét như một đóng góp cho việc hồn thành nhiệm vụ hậu cần.


B. TÌM HIỂU VỀ HOẠT ĐỘNG HẬU CẦN CỦA CƠNG TY
CỔ PHẦN GIAO NHẬN TIẾP VẬN QUỐC TẾ IINTERLOG
I. GIỚI THỆU TỔNG QUAN VỀ INTERLOG
1. Giới thiệu
Thành lập từ năm 2005, InterLOG xây dựng tầm nhìn và phấn đấu trở
thành cơng ty cung cấp dịch vụ logistics tích hợp theo tiêu chuẩn quốc tế, trở
thành đơn vị sở hữu chuỗi cung ứng hoàn hảo tại Việt Nam và khu vực Đông
Nam Á. Trong hơn một thập kỷ qua, InterLOG luôn theo đuổi sứ mệnh tạo ra
chuỗi giá trị tối ưu nhất cho khách hàng, cộng đồng và doanh nghiệp. Ngoài
hoạt động phát triển các dịch vụ cốt lõi như giao nhận vận chuyển hàng hóa
xuất nhập khẩu bằng đường biển, đường hàng không, đường bộ; gom hàng lẻ
chuyên tuyến quốc tế (N.V.O.C.C) và nội địa (LTL); đại lý hải quan…
InterLOG luôn quyết tâm tạo ra giá trị thực sự cho khách hàng bằng việc tập
trung cung cấp các giải pháp logistics gắn liền với nhu cầu và lợi ích của đối
tác, khách hàng.
2. Cơ cấu tổ chức

3. Lĩnh vực hoạt động


Interlogistics - Một trong những doanh nghiệp hàng đầu của Việt Nam
trong lĩnh vực giao nhận vận tải hàng hóa. Được thành lập năm 2005, với
mạng lưới vận chuyển rộng khắp thế giới, cùng cơ sở hạ tầng, phương tiện
vận chuyển tương đối tốt và hiện đại. Ở một vị thế cao hơn, Interlogistics
hồn tồn tự tin đảm nhận cơng việc phức tạp hơn được gọi là “Giao nhận
hàng nghệ thuật” – Liên quan đến hàng hóa có giá trị cao, dễ vỡ hoặc thậm
chí vơ giá.
4. Sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi
- Tầm nhìn: Interlog với định hướng trở thành một công ty chuẩn quốc tế
về cung cấp các dịch vụ Logistics tích hợp và là đơn vị tạo dựng nên chuỗi
cung ứng ở Việt Nam và khu vực Đông Dương.
- Sứ mệnh của Interlog là tạo ra chuỗi cung ứng hiệu quả mang lại lợi ích
cho cả khách hàng, bản thân doanh nghiệp và cộng đồng.
- Giá trị cốt lõi: HỢP TÁC WIN WIN - Chia sẻ lợi ích một cách cơng bằng.
II. HOẠT ĐỘNG LOGISTICS CỦA INTERLOG
1. Giới thiệu về các loại hình dịch vụ của Interlog
a. Vận chuyển đường biển
- Dịch vụ gửi hàng hóa Xuất khẩu và Nhập khẩu từ Việt Nam đi các nước
trên thế giới và ngược lại.
- Dịch vụ hàng nguyên Container với các mức giá cạnh tranh
- Dịch vụ giao nhận hàng tận nơi (door to door delivery)
- Dịch vụ bảo hiểm hàng hóa
- Dịch vụ giao nhận hàng hóa với điều kiện EXW/DDU
b. Vận chuyển hàng khơng
- Đại lý bán cước và ký kết hợp đồng vận chuyển với các hãng hàng khơng.
- Ngồi cách thức vận chuyển hàng hóa thơng thường bằng đường hàng

khơng, InterLog cịn đảm nhận thực hiện dịch vụ vận chuyển đa phương
thức kết hợp đường biển và hàng không, giúp khách hàng vừa giảm chi
phí, vừa tiết kiệm thời gian.
- Đảm nhận các dịch vụ đa dạng từ kho chủ hàng cho đến sân bay hoặc kho
của người nhận (airport-airport, door-airport, airport-door, door-door)
c. Vận chuyển nội địa


-

Gom hàng LCL nội địa bằng container đường biển
Phát hành vận đơn HB/L hàng nội địa
Mua bảo hiểm cho hàng nội địa
Cung cấp dịch vụ vận tải nội địa theo hình thức đa phương thức (xe – tàu
thủy – xe)
Gom hàng LCL nội địa bằng container đường biển kết hợp với các dịch vụ
giá trị gia tăng (đóng pallet, kiện gỗ, kiểm đếm hàng hóa khi giao hàng)
Tàu chạy hàng tuần
Thời gian vận chuyển nhanh, đảm bảo đúng lịch trình vận chuyển
Mức giá cạnh tranh và ưu đãi
Bảo đảm an tồn hàng hóa, khơng hư hỏng, mất mát
d. Dịch vụ gom hàng lẻ LCL
Dịch vụ gom hàng lẻ trực tiếp hàng tuần từ TP.HCM, Hải Phòng đi
Singapore, Hong Kong, ShangHai, Malaysia (Port Klang), …
Dịch vụ hàng lẻ via Singapore đến France, Italy, Africa, …
Dịch vụ hàng lẻ via HongKong đến China, Europe, Canada, …
Worldwide LCL services via Singapore to France, Italy, Africa,…
Worldwide LCL services via HongKong to China mainland, Europe,
Canada,…

e. Dịch vụ hải quan
- Khai quan điện tử, khai hải quan từ xa
- Sử dụng phần mềm khai báo hải quan chuyên nghiệp
- Đáp ứng nhu cầu khai quan của khách hàng

-





f. Dịch vụ kho bãi
Interlog hiện đang vận hành 2 kho hàng với diện tích hơn 4000m2, vị trí
thuận lợi cho giao thông và gần khu vực trung tâm thành phố. Hệ thống
quản lý chyên nghiệp, công nhân lành nghề, cẩn thận, đảm bảo hàng hóa
của khách hàng được chăm sóc chu đáo.
Hàng hóa được bảo hiểm an tồn, phịng cháy chữa cháy nên khách hàng
hồn tồn n tâm khi gửi hàng cho chúng tôi.
Các dịch vụ cung cấp:
Cho thuê chứa hàng tồn kho
Kiểm kê
Xếp dỡ





Đóng gói bao bì
Phân phối hàng hóa theo u cầu

2. Các phương thức gửi hàng bằng đường biển Interlog cung cấp
a. Gửi hàng nguyên container (FCL- Full container loaded)
Định nghĩa: FCL là khi một chủ hàng sử dụng hết toàn bộ khơng gian của
container để gửi hàng hóa của mình. Như vậy, một container sẽ chỉ có một
chủ hàng duy nhất. Những doanh nghiệp lớn, có lượng hàng hóa vận chuyển
nhiều thường xuyên đóng hàng theo phương thức này. Cách nào thường
được gọi là «đóng hàng ngun cơng (ngun container)
Hình thức: Interlog cung cấp hầu hết các loại container thông dụng như:
20’/40’/40 HC
- Dịch vụ: Interlog cung cấp dịch vụ FCL với mức giá cạnh tranh trên thị
trường và cung cấp dịch vụ tư vấn tận tình cho khách hàng:
 Kiểm tra hệ thống đại lý xem có đại lý handle tại cảng đích khơng
 Kiểm tra với khách hàng điều kiện thanh toán cước collect hay prepaid
 Kiểm tra giá ít nhất 3 hãng tàu có cảng đích là cảng chính của họ để
đảm bảo giá cước tốt nhất. Phải tư vấn cho khách hàng về dịch vụ có
liên quan như: khai quan, đóng hàng, đóng hàng, vận chuyển, kiểm
dịch …..
b. Gửi hàng lẻ (LCL – Less than container loaded)
Định nghĩa: LCL là khi hàng hóa của một chủ hàng khơng đủ để
đóng đầy một container, do vậy một container sẽ chứa hàng hóa của
nhiều chủ hàng khác nhau. Đây là phương thức của các doanh nghiệp
nhỏ, có lượng hàng hóa vận chuyển ít hoặc khơng thường xun.
Hình thức: Với loại hình này Interlog sẽ đóng vai trị là người gom hàng
(consodilator) sẽ tập hợp những lo hàng lẻ của nhiều chủ, tiên hành sắp xếp,
phân loại, kết hợp các lơ hàng lẻ đóng vào container, niêm phong kẹp chỉ
theo quy chế xuất khẩu và làm thủ tục hải quan, bốc container từ bãi chứa
cảng gửi xuống tàu chở đi, dỡ container lên bãi chưa cảng đích và giao cho
người nhận hàng lẻ.
Dịch vụ:
 Phải kiểm tra hệ thống đại lý xem có đại lý handle tại cảng đích

khơng.
 Kiểm tra với khách hàng điều kiện thanh toán cước là collect hay
prepaid.


Kiểm tra giá với ít nhất 3 co – loader để đảm bảo gía tốt nhất cho
tuyến dịch vụ đó
 Phải tư vấn cho khách hàng về các dịch vụ có liên quan như: Khai
quan, đóng thùng, vận chuyển nội địa, cách thức giao hàng tại cảng
đích.


c. Gửi hàng kết hợp (FCL/LCL – LCL/ FCL)
Định nghĩa: Phương pháp này là sự kết hợp của phương pháp FCL và
LCL. Tùy theo điều kiện cụ thể, chủ hàng có thể thỏa thuân với người chuyên
chở để áp dụng phương pháp gửi hàng kết hợp. Phương pháp gửi hàng kết
hợp có thể là:
 Gửi nguyên, giao lẻ (FCL/LCL)
 Gửi lẻ, giao nguyên (LCL/ FCL)
d. Dịch vụ giao nhận hàng tận nơi ((door to door delivery)
Định nghĩa: Là dịch vụ mà theo đó, cơng ty giao nhận tổ chức vận tải
thơng qua những hình thức cụ thể như đường biển, đường hàng không, đường
bộ, … đến tận nới nhận hàng và trao tận tay người nhận (từ cửa đến cửa –
Door to Door) nhằm đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
Trách nhiệm: Đối với dịch vụ này nghĩa vụ của khách hàng ở phạm vi tối
thiểu và phía Interlog phải chịu mọi trách nhiệm và rủi ro trong thời gian từ
khi nhận hàng tại địa điểm của người gửi hàng đến khi giao hàng tận tay
người nhận hàng.
Dịch vụ: Interlog cung cấp tất cả các quy trình trong dịch vụ này mà
khơng thơng qua trung gian thể hiện dưới bảng sau:

e. Dịch vụ bảo hiểm hàng hóa
Đối với từng loại hàng Interlog sẽ cung cấp một dịch vụ bảo hiểm khác
nhau như: hàng dễ hỏng,.
III. Phân tích quy trình giao nhận hàng nhập khẩu theo phương
thức door to door bằng đường biển tại cơng ty interlogistics.
1. Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu theo phương thức door to
door bằng đường biển tại cơng ty interlogistics
Bước1: Tìm kiếm khách hàng và tiếp nhận nhu cầu gửi hàng.
Phòng kinh doanh tiếp cận khách hàng, có thể thơng qua mail, gặp trực
tiếp hay qua điện thoại.Cần khách hàng cung cấp các thông tin:
- Loại hàng, tính chất hàng hố.


- Lượng hàng(Volume)
- Người liên lạc, địa chỉ shipper bên nước xuất để thơng báo cho đại lý nước
ngồi và yêu cầu giá vận chuyển.
- Địa chỉ công ty, kho của người nhập để tính giá trucking đưa hàng về tận
nơi cho khách hàng.
- Các yêu cầu về thời gian vận chuyển
- Yêu cầu về đại lý handle tại cảng xuất
Sau khi có được những thơng tin trên, nhân viên có thể tự quyết định
khả năng thực hiện lơ hàng nếu đó là mặt hàng thơng thường. Cịn đối với
những mặt hàng đặc biệt, cần liên hệ với bộ phận hiện trường để biết thêm
thông tin về thủ tục và yêu cầu đối với khách hàng nhằm phục vụ cho việc
xuất hay nhập hàng.
Về giao ước vận chuyển:
- Nhân viên kinh doanh có thể áp dụng theo giá đã quy định sẵn trong bảng
giá cước vận chuyển hoặc có thể linh động giá nhưng vẫn đảm bảo chi tiêu.

- Sau khi xem xét và đánh giá yêu cầu khách hàng, nhân viên kinh doanh tiến
hành gửi báo giá cho khách hàng.
- Khi khách hàng đồng ý với mức giá mà cơng ty đã chào thì người giao nhận
hàng gửi bảng báo giá (Quotation) chi tiết như: Phí D/O, Phí THC, CFS,
CIC…. Và yêu cầu khách hàng thông báo xác nhận lại một lần nữa về thoả
thuận giữa hai bên.
+ Phí D/O (cịn gọi là phí chứng từ): Mức phí này có thể thay đổi khác nhau
ở các hang tàu khác nhau.
+ Phí THC (Terminal handling charge): Phụ phí xếp dỡ tại cảng là khoản phụ
phí thu trên mỗi container để bù đắp chi phí cho các hoạt động làm hàng tại
cảng như: xếp dỡ, tập kết container từ CY ra đầu tàu… Thực chất cảng thu
hãng tàu, phí xếp dỡ và các phí liên quan khác, và các hãng tàu sau đó thu lại
từ chủ hàng (người gửi hoặc người nhận hàng) khoản phí gọi là THC.
+ Phí CFS (Container Frieght Station Fee): Mỗi khi có một lơ hàng lẻ nhập
khẩu thì các cơng ty giao nhận, Forwarder phải dỡ hàng hố từ container đưa
vào kho… và họ thu phí CFS.


+Phí CIC (Container Imbalance Charge): phụ phí hàng nhập.
+Phí H/L: (Handling): Phí bốc vác
- Nếu khách hàng đã đồng ý với tất cả những gì hai bên đã thoả thuận thì tiến
hành kí kết hợp đồng (hợp đồng có thể căn cứ vào các thông tin giao dịch
bằng email).
- Sales viết shipping Instruction cung cấp đầy đủ thông tin khách hàng để
hướng dẫn các bộ phận liên quan tiến hành làm. Nhân viên Sales phải chịu
trách nhiệm về tất cả các nội dung có trên Shipping Instrucstion.
Bước 2: Sales chuyển bộ phận đại lý để tiến hành phương án làm hàng
(Nếu chủ hàng mua cước tầu biển).
- Phòng đại lý nhận Shipping Instruction từ Sales, để tiến hành làm hàng từ
nước ngồi về Việt Nam.

- Phịng đại lý của cơng ty Interlogistics hệ với đại lý nước ngoài.
Đại lý ở nước ngoài sẽ thực hiện những chức năng:
- Liên hệ với chủ hàng nước ngồi để biết được lơ hàng này chuẩn bị xong.
- Làm việc với hãng tàu ở cảng xuất: book lịch tàu (ngày tàu đi, ngày tàu đến,
hãng tàu…)
- Trước khi hàng gửi về Việt Nam, các đại lý nước ngồi đề gửi thơng báo
chi tiết về lô hàng cho Interlogistics bằng fax hoặc email bao gồm:
+ Vận đơn chính (MBL): Trên vận đơn chính thể hiện số vận đơn, chuyến
tàu, ngày tàu chạy, tên người gửi, người nhận, số cont, số seal, số ký, số khối.
+ Vận đơn phụ (HBL) trên vận đơn thể hiện số vận đơn phụ, chuyến tàu,
ngày tàu chạy.
- Đồng thời lúc này nhân viên Sales của công ty sẽ liên hệ với khách hàng để
lấy hồ sơ gồm những chứng từ:
+Hợp đồng ngoại thương (Sales contact):1 bản sao
+Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice): 1 bản chính.
+Phiếu đóng gói hàng (Packing list): 1 bản chính


+Vận đơn (Bill of Lading) :1 bản chính
+Giấy xác nhận xuất xứ (C/O) (nếucó): 1 bản chính
+Giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu của chủ hàng: 1 bản sao.
+Giấy giới thiệu của doanh nghiệp hoặc giấy tờ uỷ quyền: 1 bản chính.
+ Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh của chủ hàng (nêu làm thủ tục lần
đầu): 1 bảnsao
+Các loại giấy chứng nhận chất lượng, số lượng kiểm dịch (nếucần).
+ Văn bản cho phép xuất nhập khẩu của bộ thương mại, Thủ tướng chính phủ
(nếu cần)
Bước 3: Nhận D/O và hoàn chỉnh bộ hồ sơ khai báo hải quan.
- Chủ hàng ở Việt Nam giao cho nhân viên Sales của Interlogistics Giấy báo
hàng đến (Arrival Notice) và giấy báo này sẽ được chuyển sang cho phòng

vận tải quốc tế.
- Căn cứ vào thời điểm tàu đến trên thông báo, nhân viên phòng vận tải đem
một B/L (Bill of Lading) gốc và giấy giới thiệu của chủ hàng đến đại lý hãng
tàu nhận D/O (Delivery Order). Tại đây, phải đóng phí D/O và nếu B/L chưa
thanh tốn cước thì phải trả cước chuyên chở cho hang tàu.
- Trước khi rời khỏi đại lý hang tàu, nhân viên phòng vận tải phải kiếm tra kỹ
D/O, nếu có phát hiện có sai sót thì phải sửa và đóng dấu “Correc” vào.
+ D/O gồm những nội dung: Tên người nhận hàng, số vận đơn, tên tàu, ngày
đến, số hiệu Container, số Seal, khối lượng hàng.
+ Nhân viên hãng tàu sẽ cấp cho nhân viên phòng vận tải một bộ gồm 3 D/O
và một Manifest (manifest là do hãng tàu lập ra để gởi cho hải quan biết được
số lượng hàng hóa... của tàu mình đi là như thế nào? Và trên cơ sở đó hải
quan đối chiếu xem có đúng với những gì shipper và cont khai báo), sau đó
nhân viên vận tải kí nhận là đã đủ các chứng từ.
- Ở đây, xảy ra 2 trường hợp:
+ Nếu khách hàng làm thủ tục hải quan và lấy hàng không thông qua đại lý
Interlogistics mà qua đại lý khác thì đại lý đưa D/O và A/N (Arrival Notice)
cho khách hàng.


+ Còn nếu như khách hàng yêu cầu thực hiện thơng qua đại lý Interlogistics
thì sau khi chuẩn bị bộ tờ khai hải quan phòng vận tải chuyển sang cho phịng
hiện trường để làm thủ tục thơng quan.
- Căn cứ vào nội dung trên D/O, sẽ biết được chính xác ngày tàu cập bến và
tiến hành làm bộ tờ khai hải quan, sau đó chuyển đến cho giám đốc kí tên,
đóng dấu.
Bộ tờ khai hải quan theo yêu cầu của hải quan gồm những chứng từ:
- Tờ khai hải quan: 2 bản chính.
- Hợp đồng mua bán hàng hố (Sale Contract): 1 bản sao (đối với hàng hoá
nhập khẩu biên giới thì khơng phải nộp).

- Hố đơn thương mại (Invoice): 1 bản chính, 1 bản sao.
- Vận tải đơn (BillofLading): 1 bản sao.
- Chứng từ nộp thêm:
+ Bản kê chi tiết hàng hố (đối với hàng đóng gói khơng đồng nhất): 1 bản
chính, 1 bản sao.
+ Tờ khai trị giá hàng nhập (đối với đối tượng thuộc diện khai tờ khai trị giá):
2 bản chính
- Giấy phép nhập khẩu (đối với hàng hoá thuộc danh mục hàng hoá cấm nhập
khẩu hoặcnhậpkhẩucóđiềukiện):1bảnchính
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu u cầu được hưởng thuế xuất ưu đãi
đặc biệt: 1 bảngôcvà1bảnsaothứba.
- Giấy đăng kí kiểm tra chất lượng hoặc thơng báo miễn kiểm tra chất lượng
(nếu hàng thuộc danh mục phải kiểm tra nhàn ước về chất lượng): 1 bản
chính
- Hợp đồng uỷ thác nhập khẩu (nêu nhận uỷ thác nhập khẩu): 1 bản chính.
- Chứng thư giám định (nếu hàng được thông qua trên cơ sở kết quả giám
định): 1 bản chính
- Tuỳ theo tính chất hàng hố của loại hình nhập khẩu, hoặc để làm rõ những
vấn đề liên quan đến hàng hoá nhạp khẩu, theo yêu cầu của cơ quan Hải
quan, người khai phải nộp thêm một số hồ sơ, tài liệu có lien quan.


- Một số mặt hàng phải có phụ lục tờ khai và kèm theo đĩa vi tính để hải quan
lưu.
- Tất cả chứng từ nêu trên từcác bản chính, các bản sao đề phải có ký tên,
đóng dấu xác nhận “Sao Y” của chủ hàng.
Bước 4: Làm thủ tục hải quan và nhận hàng - Bộ chứng từ được chuẩn bị
để khai báo hải quan chuyển sang cho phòng hiện trường, nhân viên hiện
trường ra cảng và tiến hành làm hàng.
- Hải quan tiếp nhận tờ khai ghi thời gian tiếp nhận lên phiếu tiếp nhận hồ sơ

và theo dõi thời gian làm thủ tục hải quan. Đồng thời kiểm tra tính đầy đủ,
chính xác và hợp lệ của bộ hồ sơ. Nếu có sai sót, bất hợp lý thì phải thông
báo ngay và hướng dẫn cho nhân viên giao nhận điều chỉnh hoặc bổ sung
những thông tin cần thiết
- Hải quan đối chiếu chính sách quản lý nhập khẩu, chính sách thuế, giá đối
với hàng nhập khẩu hiện hành, đồng thời kiểm tra lệnh giao hàng để xác định
thời hạn đến của khẩu.
- Khi bộ hồ sơ đã hợp lệ thì đóng dấu “Đã tiếp nhận hồ sơ” và ký tên lên tờ
khai hải quan, cho số tờ khai, ngày tiếp nhận hồ sơ và kí tên lên tờ khai hải
quan, cho số tờ khai, ngày tiếp nhận. Sau đó, hồ sơ được chuyển sang bộ
phận kiểm tra thuế. Nhân viên hải quan kiểm tra xem đơn vị nhập khẩu có nợ
thuế hay khơng.
- Nếu doanh nghiệp khơng nợ thuế thì ghi “Khơng nợ thuế” lên phiếu tiếp
nhận hồ sơ và theo dõi thời gian làm thủ tục hải quan rồi trả lại cho nhân viên
giao nhận.
- Nếu doanh nghiệp cịn nợ thuế thì hải quan sẽ thơng báo cho nhân viên giao
nhận biết. Nhân viên giao nhận thông tin về số thuế, số tờ khai còn nợ thuế
vào kho bạc nhà nước hoặc cơ quan thuế hải quan. Nhân viên giao nhận nhận
được biên lai thu tiền của cơ quan hải quan, sau đó sẽ đổi thành biên lai đỏ
của hải quan tại khu vực nợ thuế. Hải quan khu vực nợ thuế sẽ ra quyết định
giải toả cưỡng chế. Nhân viên giao nhận mang lệnh giải toả cưỡng chế này
đén bộ phận nợ thuế xin xoá nợ, tiếp tục làm thủ tục hải quan.
- Tiếp đến, cán bộ hải quan sẽ ra thông báo thuế, thông báo này cho biết số
tiền thuế mà doanh nghiệp phải nộp cho lô hàng nhập khẩu này đồng thời viết


giấy thông báo thuế để thông báo cho chủ hàng thời hạn phải nộp số thuế
này.
- Thời hạn nộp thuế nhập khẩu:
- Đối với hàng tiêu dùng:

+ Nộp thuế xong trước khi nhận hàng.
+ Trường hợp được tổ chức tín dụng bảo lãnh: 30 ngày kể từ ngày đăng kí tờ
khai hải quan.
- Đối với hàng vật từng nguyên liệu để sản xuất hàng xuất khẩu:
+ Doanh nghiệp chấp hành tốt luật hải quan: 275 ngày kể từ ngày đăng kí tờ
khai hải quan.
+ Doanh nghiệp có vi phạm pháp luật hải quan, về thuế: nộp thuế xong vào
tài khoản tạm thu trước khi nhận hàng.
- Đối với hàng hoá kinh doanh theo phương thức tạm nhập tái xuất:
+ Doanh nghiệp chấp hành tốt pháp luật hải quan: 15 ngày kể từ ngày hết hạn
tạm nhập tái xuất
+ Doanh nghiệp có vi phạm pháp luật hải quan, về thuế: nộp thuế xong vào
tài khoản tạm thu trước khi nhận hàng.
- Đối với hàng là vật tư, nguyên liệu trực tiếp dùng cho sản xuất:
+ Doanh nghiệp chấp hành tốt pháp luật hải quan: 30 ngày kể từ ngày đăng kí
tờ khai hải quan.
+ Doanh nghiệp có vi phạm pháp luật hải quan, về thuế: nộp thuế xong vào
tài khoản tạm thu trước khi nhận hàng.
Sau khi bộ hồ sơ đã được kiểm tra thuế thì sẽ được đưa cho chi cục phó
phụ trách đội thủ tục hải quan hàng nhập khẩu. Chi cục phó sẽ quyết định
hình thức, xem hàng có kiểm hố hay khơng. Nếu có thì phân tỷ lệ kiểm hoá,
đồng thời giải quyết những vấn đề vượt thẩm quyền của cơng chức hải quan.
Hồn thành khâu này, hố sơ sẽ được chuyển qua bộ phận trả tờ khai.
Nhân viên giao nhận sẽ theo dõi số tờ khai của mình trên bảng thơng báo,
số tờ khai sẽ được trả phía trước khu vực làm thủ tục hải quan. Tại đây, nhân
viên giao nhận phải đóng lệ phí hải quan sau đó mới nhận được tờ khai và


biên lai thu lệ phí để làm căn cứ thanh toán với chủ hàng sau này. Nhận được
tờ khai, nhân viên giao hàng sẽ chuẩn bị công tác lấy hàng và thanh lý tờ

khai.
Lấy hàng: Nhân viên giao nhận xuất trình tờ khai, D/O và 2 phiếu điều
container cho hải quan giám sát bãi, báo lấy hàng. Hải quan bãi kiểm tra số
Container, số seal, số lượng… nếu đúng thì cho phép lấy hàng.
Nhân viên giao nhận liên hệ xe nâng, đội bốc xếp và cho xe ra bãi, yêu cầu
mở container, rút ruột, đưa lên xe chở về kho của chủ hàng (đối với hàng rút
ruột). Đối với hàng dễ vỡ, nặng thì mượn container rồi kéo container về kho
riêng rồi mới rút ruột. Khi mượn container thì phải đóng tiền cước container
và sẽ được lấy hàng từ hãng tàu. (Nơi lấy D/O hay văn phòng hang tàu tại
cảng).
Thanh lý tờ khai: nhân viên giao nhận tiếp nhận đem phiếu container, tờ
khai và D/O có đóng dấu “đã đối chiếu” đến đội giám sát hàng nhập khẩu để
thanh lý tờ khai, hải quan kí tên, đóng dấu và lưu D/O
Trình hải quan cổng tờ khai chủ hàng, 2 phiếu điều container. Hải quan
giám sát cổng giữ lại một phiêu điều container và tờ khai chủ hàng để làm
giấy tờ đi đường.
Tổ chức vận chuyển và giao hàng cho chủ hàng: Nếu hợp đồng dịch vụ
thỏa thuận chủ hàng tự tổ chức vận chuyển hàng từ cảng về kho của chủ hàng
thì nghĩa vụ của cơng ty chấm dứt ngay khi giao hàng cho người vận chuyển
của hàng tại cảng. Lúc này nhân viên giao nhận sẽ lập một biên bản giao
hàng hóa với người chuyển chở của chủ hàng và hai bên cùng ký nhận.
Nếu công ty đảm nhận luôn việc tổ chức vận chuyển hàng tận kho, bãi của
chủ hàng theo thỏa thuận truớc giữa hai bên, thì công ty sẽ vận chuyển bằng
xe chở hàng của công ty hoặc nhân viên giao nhận liên hệ xe chở hàng về địa
điểm giao nhận hàng. Tại đây, lập biên bản giao nhận hàng, chứng từ với kho
hàng hoặc người đại diện của chủ hàng.
Ghi chú: Chủ hàng chấp hành tốt pháp luật hải quan là người có hoạt động
xuất nhập khẩu trong thời gian 365 ngày tính đến ngày làm thủ tục hải quan.
Không bị pháp luật xử lý về hành vi buôn lậu, vận chuyển trái phép hàng hóa
qua biên giới.

- Không quá hai lần bị xử lý vi phạm hành chính về hải quna với mức phạt
vượt thẩm quyền của Chi cục trưởng hải quan.
- Không trốn thuế, không bị truy tố hoặc bị phạt ở mức một lần số thuế phải
nộp trở lên.
- Không nợ thuế quá hạn 90 ngày.
- Thực hiện nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
Bước 5: Hoàn tất hợp đồng giao nhận. Sau khi hồn tất cơng việc giao
nhận trên, kết quả của việc thực hiện hoạt động giao nhận phải báo cáo
với bộ phận kế toán để quyết toán chi phí tạm ứng, bộ phận kế tốn xuất
hóa đơn thanh tốn tiền.
Nhân viên giao nhận căn cứ vào hóa đơn đó lập Debit Note. Cơng ty sẽ gửi
cho chủ hàng hóa đơn cùng với Debit Note để yêu cầu thanh tốn.
Một số u cầu của quy trình nhập hàng nhập khẩu:
- Tổ chức dỡ hàng nhanh để giải phóng tàu nhằm giảm bớt tiền phạt do dỡ
hàng chậm.
- Nhận hàng và quyết tốn với tàu đầy đủ và chính xác.
- Phát hiện kịp thời những tổn thất của hàng hóa và lập đày đủ các giấy tờ
hợp lệ, kịp thời để khiếu nại các bên lien quan.
2. Đánh giá chung về hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường biển
của interlogistic
Hầu hết nhân viên trong phòng trẻ, hơn 2/3 là mới (kể cả vị trí quản lý).
Phải vừa học nghiệp vụ, vừa trực tiếp làm việc nên khi thực hiện quy trình
vấp phải những khó khăn như:
 Thiếu thơng tin S/I Thiếu thông tin S/I
 Thiếu thông tin S/I Thiếu thông tin Inquiry
 Thiếu thông tin S/I Chưa nắm thơng tin hàng
Trong năm nay, lợi nhuận riêng phịng nhập khẩu đạt bước tiến đáng kể
với 637,815,724 đồng, tăng hơn 35 triệu so với năm trước. Kết quả khả quan

này có được xuất phát từ ngun nhân phịng nhập đã đi vào hoạt động ổn


định, các nhân viên đã hoàn thiện được các kĩ năng và thiết lập nên một
nguồn khách hàng lớn và ổn định. Vận chuyển hàng trọn gói (Door to Door)
tuy có tăng nhưng vẫn tăng nhẹ (19 lên 24), trong khi yêu cầu dịch vụ và
cạnh tranh ngày càng cao. Điều này địi hỏi cơng ty cần nâng cao quy trình
giao nhận hàng nhập khẩu theo phương thức D2D để nâng cao hiệu quả kinh
doanh cho công ty
1.3 Ưu điểm
Thuận lợi, điểm mạnh:
- Vị trí trụ sở chính nằm ở cảng sài gòn, gần các cảng biển Tân thuận. Vict…
tạo điều kiện thuận lợi trong việc giao dịch với các cơng ty khách hàng nhanh
chóng hơn.
- Hơn nữa Interlogistics là thành viên của nhiều hiệp hội như : Hội viên hội
doanh nghiệp trẻ thành phố Hồ Chí Minh (YBA), Hiệp hội giao nhận Việt
Nam (VIFFAS), Hiệp hội giao nhận vận chuyển quốc tế (FIATA) đã nâng
cao vị thế của công ty trên thị trýờng cạnh tranh nhý hiện nay. Do ðó phịng
nhập khẩu cũng nhận được nhiều ưu đãi nhất định từ sở ban ngành, tạo ra
một lợi thế cạnh tranh đáng kể trong việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng.
Phòng nhập khẩu được hỗ trợ bởi một hệ thống các chi nhánh nhỏ: Hà Nội,
Hải Phòng, Đà Nẵng, có thể phục vụ cho tất cả các nhu cầu cuả khách hàng
từ nước ngoài vào 68 nội địa, đồng thời có được các mối quan hệ tốt với đại
lý ở nước ngoài như Taiwan, Shang Hai, Ning Bo……phát triển các dịch vụ
giao nhận ngày càng được mở rộng và nâng cao.
- Hệ thống cơ sở hạ tầng được mở rộng có kho riêng tại 39 Bế Vân Đồn, kho
chia hàng lẻ tại Kho 3 Cát Lái và Kho 1 Tân Cảng. Cơng ty đã và đang có
lượng khách hàng trung thành và đang tìm kiếm khách hàng tiềm năng.
- Cơng ty có kinh doanh kho bãi, điều này đáp ứng nhu cầu lưu kho khi cần
thiết của khách hàng khi cần, giảm lưu kho ở cảng, dành thế chủ động trong

việc hoạt động. Hơn nữa bộ phận phòng ban của cơng ty được trang bị đầy đủ
về máy tính, Internet, điện thoại, tạo nhiều điều kiện thuận lợi cho quá trình
làm việc. Việc thực hiện các dịch vụ cung cấp cho khách hàng diễn ra rất
nhanh và chuyên nghiệp.
- Công ty cũng không ngừng nâng cao khả năng cạnh tranh với các doanh
nghiệp khác, luôn giữ được mối quan hệ tốt với khách hàng qua việc cung
cấp dịch vụ ngày càng đa dạng và tốt hơn.