Ứng dụng cntt trong văn thư

ĐỀ CƯƠNG BÀI GIẢNG
QUẢN LÝ VĂN BẢN
TRONG MÔI TRƯỜNG MẠNG
(ỨNG DỤNG CNTT VÀO CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ)

1


MỤC LỤC
Chương 1: Ứng dỤng CÔNG NGHỆ THÔNG TIN vào công tác quẢn
lý văn bẢn đi, đẾn.................................................................................3
1.1. Giới thiệu phần mềm quản lý văn bản và điều hành.......................3
1.2. Ứng dụng quản lý văn bản đến bằng phần mềm quản lý văn bản
và điều hành...........................................................................................5
1.3. Ứng dụng quản lý văn bản đi bằng phần mềm quản lý văn bản và
điều hành..............................................................................................13
CHƯƠNG 2: ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO
TẠO LẬP VÀ TÌM KIẾM HỒ SƠ..................................................18
2.1. Tạo lập hồ sơ bằng phần mềm quản lý văn bản và điều hành…..18
2.2. Tìm kiếm hồ sơ bằng phần mềm quản lý văn bản và điều hành...19
TÀI LIỆU THAM KHẢO.................................................................21

2


CHƯƠNG 1
ỨNG DỤNG CNTT VÀO CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN
1.1. Giới thiệu phần mềm quản lý văn bản và điều hành.
Quy trình tổ chức và quản lý văn bản đi bao gồm các bước: Soạn thảo; Duyệt
bản thảo; Hồn chỉnh bản thảo, in văn bản; Trình ký, ký văn bản; Kiểm tra; Đăng
ký văn bản; Nhân bản và đóng dấu; Tổ chức chuyển giao và theo dõi việc

chuyển giao văn bản; Lưu, sắp xếp, bảo quản và phục vụ nghiên cứu sử dụng.
Quy trình tổ chức và quản lý văn bản đến bao gồm các bước: Tiếp nhận văn
bản; Kiểm tra và phân loại văn bản; Bóc bì văn bản; Đóng dấu đến; Đăng ký văn
bản đến; Trình văn bản đến; Phân phối và chuyển giao văn bản; Tổ chức giải
quyết và kiểm tra việc giải quyết văn bản đến.
Trong quy trình trên, các bước: đăng ký văn bản, lưu, sắp xếp, bảo quản và
phục vụ nghiên cứu sử dụng (ở quy trình tổ chức quản lý văn bản đi) và các
bước: đăng ký văn bản đến, phân phối và chuyển giao văn bản, tổ chức giải
quyết và kiểm tra việc giải quyết văn bản đến, tìm kiếm văn bản đến (ở quy trình
tổ chức quản lý văn bản đến) có thể thực hiện được trên máy tính thơng qua việc
sử dụng phần mềm.
Theo Thơng tư số 07/2012/TT-BNV, văn bản đi, đến được đăng ký vào Sổ
đăng ký văn bản đi, đến hoặc Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi, đến trên máy vi
tính. Cũng theo thông tư này, việc đăng ký văn bản đi, đến bằng Cơ sở dữ liệu
quản lý văn bản trên máy vi tính phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản được
thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này.

3


- Việc đăng ký (cập nhật) văn bản vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản được
thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của
cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.
- Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải được in
ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý.
- Khơng sử dụng máy vi tính nối mạng nội bộ và mạng diện rộng để đăng ký
văn bản mật đến.
Như vậy, việc xây dựng phần mềm với cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi, đến
được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục II, III, VII Thông tư số 07/2012/TTBNV.

Trước đây, trong chương trình đào tạo học phần Ứng dụng Cơng nghệ thơng
tin (UDCNTT) vào cơng tác văn phịng, khoa Quản lý - Văn thư mời giảng viên
trường Đại học Nội vụ thỉnh giảng. Khi giảng dạy học phần này, giảng viên sẽ
giới thiệu phần mềm của họ, dạy xong họ xóa đi. Bắt đầu từ năm học 2014 2015, theo chủ trương của nhà trường, khoa Quản lý - Văn thư khơng mời giảng
viên ngồi nữa mà mời giảng giảng viên khoa Cơng nghệ dạy học phần này.
Khơng có phần mềm, giảng viên chỉ đơn thuần giảng về phần lý thuyết và dạy
sinh viên kẻ các cột dữ liệu trên máy tính và nhập dữ liệu vào. Như vậy, rất
nhiều nội dung của học phần như: ứng dụng công nghệ thông tin trong việc theo
dõi và quản lý giải quyết công việc của cơ quan; phân quyền giải quyết công
việc; thanh kiểm tra việc giải quyết công việc của cán bộ nhân viên trong cơ
quan; lập và lưu trữ hồ sơ điện tử, quản lý hồ sơ, tài liệu của cơ quan, khai thác
sử dụng tài liệu lưu trữ... giảng viên khó truyền tải và sinh viên khơng lĩnh hội
hết được.

4


Để đáp ứng nhu cầu cấp thiết trong việc dạy và học học phần UDCNTT vào
cơng tác văn phịng cũng như một số học phần khác có liên quan tới việc
UDCNTT, máy tính vào cơng tác văn thư, lưu trữ, tác giả Nguyễn Đình Giới đã
nghiên cứu xây dựng và nghiệm thu đề tài nghiên cứu khoa học năm 2016 với
phần mềm “Quản Lý Văn Bản Và Điều Hành.” Đây là một phần mềm ứng
dụng có thể áp dụng cho cơ quan nhỏ và vừa trong việc lưu trữ các văn bản đi,
đến hoặc tài liệu lưu trữ của cơ quan.
Thơng qua việc sử dụng phần mềm, người dùng có thể rút ngắn các quy trình
quản lý văn bản, đảm bảo chính xác, an tồn và tiết kiệm khơng gian lưu trữ (văn
bản giấy chiếm nhiều diện tích do phải lưu lại trong các tủ).
1.2. Ứng dụng quản lý văn bản đến bằng phần mềm quản lý văn bản và
điều hành.
Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,

văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được
chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức. (Thông tư
07/2012/ TT-BNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài
liệu vào Lưu trữ cơ quan, 2012.)
Các bước đăng ký văn bản đến, phân phối và chuyển giao văn bản, tổ chức
giải quyết và kiểm tra việc giải quyết văn bản đến trong quy trình tổ chức và
quản lý văn bản đến có thể thực hiện trên máy tính qua việc sử dụng phần mềm.
Người dùng truy cập vào địa chỉ:
Tên đăng nhập
Mật khẩu

5


Ðang nh?p

Tại đây, người dùng nhập tên đăng nhập là: admin, mật khẩu đăng nhập là:
123456 (Sau khi truy cập, người dùng có thể thay đổi mật khẩu).
Giao diện chính của phần mềm sẽ hiển thị như sau:

Tại menu VĂN BẢN ĐẾN, người dùng có thể thực hiện các chức năng: Vào
sổ văn bản đến, quản lý phân phối văn bản đến.
1.2.1. Cập nhật thông tin văn bản đến (Vào sổ văn bản đến/đăng ký văn
bản đến)
Tại menu VĂN BẢN ĐẾN, người dùng chọn mục Vào sổ văn bản đến.

6


Tại đây, người dùng sẽ nhập các thông tin về văn bản đến bao gồm:

- Sổ văn bản(*): nhập sổ văn bản theo năm;
- Số, ký hiệu văn bản(*): nhập số, ký hiệu của văn bản;
- Ngày ban hành(*): nhập ngày ban hành văn bản;
- Cơ quan(*): nhập cơ quan ban hành văn bản;
- Lĩnh vực văn bản(*): nhập lĩnh vực văn bản đề cập tới (CNTT, văn hoá, xã
hội, giáo dục, y tế …);
- Trích yếu(*): nhập nội dung được trích yếu từ văn bản;
- Loại văn bản(*): có thể là quyết định, công văn, thông tư, thông báo, tờ trình
hoặc kế hoạch;
- Ngày đến(*): nhập ngày đến của văn bản;
- Hình thức xử lý(*): văn bản có thể được sao lục hoặc nhận để biết;

7


- Độ mật: có thể là văn bản thường, văn bản mật, văn bản tối mật hoặc văn
bản tuyệt mật;
- Độ khẩn: có thể là văn bản thường, văn bản khẩn, văn bản thượng khẩn
hoặc văn bản hoả tốc;
- File đính kèm: chọn tệp để đính kèm vào văn bản;
- Số trang/Tờ(*): nhập số trang/số tờ của văn bản.
Sau khi xong, người dùng Lưu những dữ liệu vừa nhập trên.
* Lưu ý: Những mục có đánh dấu sao đỏ là những mục bắt buộc người dùng
phải nhập thông số vào các trường dữ liệu này.
Nếu người dùng muốn thay đổi/sửa chữa những thông tin các trường dữ liệu
của một văn bản nào đó, người dùng có thể tiến hành tìm kiếm văn bản đó, chọn
chức năng Sửa và tiến hành những thay đổi cần thiết.

8

1.2.2. Phân phối và chuyển giao văn bản đến
Tại menu VĂN BẢN ĐẾN, người dùng chọn mục Phân phối văn bản.

Tại đây, người dùng có thể kiểm tra được các thông tin về văn bản đến như:
Số ký hiệu văn bản, trích yếu, cơ quan ban hành … Nếu văn bản chưa được phân
phối xử lý, người dùng sẽ tiến hành phân phối xử lý cho văn bản đó.

Người dùng chọn chức năng: Phân phối xử lý.
Tại đây, người dùng sẽ nhập các thông tin về:
- Ngày thực hiện: Ngày phân phối văn bản;
- Lãnh đạo phân công:

9


- Ý kiến chỉ đạo (ở đây là từ BGH nhà trường CĐSPTW);
- Phịng ban, bộ phận xử lý chính: là những phịng/ban/khoa chịu trách
nhiệm chính xử lý cơng việc;
- Phịng ban bộ phận phối hợp xử lý: tích chọn những phòng ban phối hợp
cùng với phòng ban xử lý chính;
- Hạn xử lý: chọn ngày trong khoảng thời gian cho phép để xử lý văn bản.
Sau khi nhập xong, người dùng tiến hành Lưu các thông tin trên lại.
* Lưu ý: với những văn bản đã được phân phối, trong trường hợp cần thiết,
người dùng có thể tiến hành sửa đổi các thông tin bằng cách chọn chức năng
Phân phối xử lý, sau đó tiến hành sửa đổi thơng tin.
1.2.3. Tìm kiếm thơng tin văn bản đến (danh sách văn bản đến)
Tại menu VĂN BẢN ĐẾN, người dùng chọn mục Danh sách văn bản đến.

10

Tại đây, người dùng có thể tìm kiếm văn bản đến thông qua những thông số
như: Sổ văn bản, Số, ký hiệu văn bản, Loại văn bản, trích yếu hoặc ngày ban
hành văn bản.

Sau khi bấm tìm kiếm, danh sách văn bản phù hợp (nếu có) sẽ được hiển thị,
người dùng sẽ lựa chọn những văn bản phù hợp nhu cầu tìm kiếm của mình.
Ngồi ra người dùng cịn có thể tìm kiếm những văn bản theo năm bằng cách
tại trang chủ, chọn menu TRA CỨU - TRA CỨU SỔ VĂN BẢN.
Tại đây, trong mục Loại sổ người dùng chọn Văn bản đến; mục Tên sổ,
người dùng chọn năm cần tra cứu, sau đó bấm Xem.

11


1.2.4. Kiểm tra việc giải quyết văn bản đến
Tại trang chủ, người dùng chọn menu THEO DÕI, mục Kết quả xử lý văn
bản đến.

Tại đây, người dùng có thể theo dõi được kết quả xử lý các văn bản đến
trong cơ quan, đơn vị mình: văn bản có thể đã được xử lý (đúng hạn) hoặc chưa
được xử lý (đã quá hạn).

Với những văn bản đã quá hạn xử lý, người có trách nhiệm cần có biện pháp
nhắc nhở các phòng ban liên quan thực hiện ngay nhiệm vụ giải quyết văn bản.

12

1.3. Ứng dụng quản lý văn bản đi bằng phần mềm quản lý văn bản và
điều hành.
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản
nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành. (Thông tư 07/2012/TTBNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu
trữ cơ quan, 2012.)
Trong quy trình tổ chức quản lý văn bản đi, các bước: đăng ký văn bản, lưu,
sắp xếp, bảo quản và phục vụ nghiên cứu sử dụng có thể thực hiện trên máy tính
thơng qua việc sử dụng phần mềm.
Người dùng truy cập vào địa chỉ: với
tên đăng nhập là: admin và mật khẩu đăng nhập mặc định là: 123456.
1.3.1. Cập nhật thông tin văn bản đi (Vào sổ văn bản đi/đăng ký văn bản
đi)
Tại menu VĂN BẢN ĐI tại trang chủ, người dùng chọn mục Vào sổ văn
bản đi.

13


Tại đây, người dùng sẽ nhập các thông tin về văn bản đi gồm:
- Sổ văn bản(*): nhập sổ văn bản theo năm;
- Số, ký hiệu văn bản(*): nhập số, ký hiệu của văn bản;
- Ngày ban hành(*): nhập ngày ban hành văn bản;
- Nơi nhận văn bản(*): nhập cơ quan nhận văn bản;
- Lĩnh vực văn bản(*): nhập lĩnh vực văn bản đề cập tới (CNTT, văn hoá, xã
hội, giáo dục, y tế …);
- Phòng ban soạn thảo(*): Nhập phịng/ban/khoa soạn thảo văn bản;
- Trích yếu(*): nhập nội dung được trích yếu từ văn bản;
- Loại văn bản(*): có thể là quyết định, công văn, thông tư, thông báo, tờ trình
hoặc kế hoạch;

- Số bản(*): nhập số bản của văn bản;
- Số trang/Tờ(*): nhập số trang/số tờ của văn bản.
- Người ký(*): nhập tên người ký văn bản;
- Độ mật(*): có thể là văn bản thường, văn bản mật, văn bản tối mật hoặc văn
bản tuyệt mật;
- Độ khẩn(*): có thể là văn bản thường, văn bản khẩn, văn bản thượng khẩn
hoặc văn bản hoả tốc;
- File đính kèm: chọn tệp để đính kèm vào văn bản (nếu có);
Sau khi xong, người dùng Lưu những dữ liệu vừa nhập trên.
14


* Lưu ý: Những trường dữ liệu có đánh dấu sao đỏ là những trường bắt
buộc người dùng phải nhập thông số.
Sau khi nhập xong, người dùng muốn thay đổi/sửa chữa những thông tin các
trường dữ liệu của một văn bản nào đó, người dùng có thể tiến hành tìm kiếm
văn bản đó, chọn chức năng Sửa và tiến hành những thay đổi cần thiết.
Người dùng có thể sử dụng chức năng TẠO VĂN BẢN ĐI tại menu bên trái
màn hình trang chủ của website. Tại đây, người dùng sẽ tiến hành nhập các
thông tin về văn bản đi như bình thường.

1.3.2. Tìm kiếm thơng tin văn bản đi (danh sách văn bản đi)
Tại menu VĂN BẢN ĐI, người dùng chọn mục Danh sách văn bản đi.

15


Tại đây, người dùng có thể tìm kiếm văn bản đến thông qua những thông số
như: Sổ văn bản; Số, ký hiệu văn bản; Loại văn bản; Trích yếu hoặc Ngày ban
hành văn bản.

Sau khi bấm tìm kiếm, danh sách văn bản phù hợp (nếu có) hiển thị kết quả,
người dùng sẽ lựa chọn những văn bản cần thiết.
Cách thứ hai, người dùng chọn DANH SÁCH VĂN BẢN ĐI tại menu bên
trái trang chủ. Các bước tiến hành tìm kiếm như bình thường.

16


Ngồi ra người dùng cịn có thể tìm kiếm những văn bản theo năm bằng cách
tại trang chủ, chọn menu TRA CỨU - TRA CỨU SỔ VĂN BẢN.
Tại đây, trong mục Loại sổ người dùng chọn Văn bản đi; mục Tên sổ, người
dùng chọn năm cần tra cứu, sau đó bấm tìm kiếm.

17


CHƯƠNG 2
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO TẠO LẬP VÀ TÌM
KIẾM HỒ SƠ
Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc,
một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong q trình theo
dõi, giải quyết cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ
chức, cá nhân.
Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo
dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những
nguyên tắc và phương pháp nhất định. (Theo Luật lưu trữ, 2011)
Đây là khâu quan trọng trong công tác văn thư. Ngày nay, nhờ việc ứng dụng
CNTT, phần mềm vào trong hoạt động văn thư lưu trữ mà việc tạo lập cũng như
tra tìm hồ sơ được tiến hành tiện lợi và dễ dàng hơn rất nhiều.
2.1. Tạo lập hồ sơ bằng phần mềm quản lý văn bản và điều hành.

Người dùng truy cập vào địa chỉ: với
tên đăng nhập là: admin và mật khẩu đăng nhập mặc định là: 123456.
Tại trang chủ, người dùng chọn menu HỒ SƠ, chọn mục TẠO HỒ SƠ.

18


Tại đây, người dùng tiến hành nhập các thông tin về hồ sơ:
- Mã hồ sơ: Ghi theo danh mục hồ sơ và bìa hồ sơ, trường hợp khơng có thì
để trống;
- Tiêu đề hồ sơ: Ghi theo tiêu đề ở bìa hồ sơ;
- Ngày bắt đầu: Ghi ngày tháng bắt đầu theo bìa hồ sơ;
- Ngày kết thúc: Ghi ngày tháng kết thúc theo bìa hồ sơ;
- Số trang/Tờ: Ghi số lượng trang/tờ như trong tờ chứng từ kết thúc.
Sau khi nhập xong các thông tin trên, người dùng chọn LƯU.
2.2. Tìm kiếm hồ sơ bằng phần mềm quản lý văn bản và điều hành.
Tại menu HỒ SƠ, chọn mục DANH SÁCH HỒ SƠ.

Tại đây, người dùng có thể tìm kiếm hồ sơ theo các tiêu chí như: mã hồ sơ,
tiêu đề hồ sơ; ngày tháng bắt đầu/kết thúc của hồ sơ.
Ngồi ra, người dùng cũng có thể tiến hành chỉnh sửa hoặc thậm chí xố bỏ
những hồ sơ trong danh sách hồ sơ của cơ quan.
Trong mục Hành động, người dùng chọn biểu tượng chiếc bút để sửa chữa
thơng tin hồ sơ hoặc chọn biểu tượng nút xố (màu đỏ) để xoá hồ sơ.
19


20