Tiểu Luận - Hoạch Định Tài Nguyên Doanh Nghiệp - Đề Tài - Các Hệ Thống Erp - Tài Chính Và Kế Toán.pptx

Các hệ thống ERP: tài chính
và kế tốn


Kế tốn ERP là gì?
• Kế tốn ERP là một module trong bộ giải pháp quản lý tổng thể
ERP, được xây dựng theo định hướng quản lý tài chính kế tốn
• Kế tốn ERP là một phân hệ trong phần mềm ERP và có sự kết chặt
chẽ với các module khác trong phần mềm.
• Được hiểu đơn giản là “một hệ thống ứng dụng đa phân hệ”
(Multi Module Software Application) giúp tổ chức, doanh nghiệp
quản lý các nguồn lực và điều hành tác nghiệp


Các Module tài chính kế
tốn trong hệ thống ERP


Hệ thống Tài chính Kế tốn
• Xử lý các báo cáo phục vụ các mục tiêu báo cáo nội bộ theo
yêu cầu của các tiêu chuẩn, quy định chung về cơng tác tài
chính kế tốn.

Hệ thống kế tốn quản trị
• Hay hệ thống kiểm soát quản trị tạo ra các thông tin về mức
lợi nhuận của sản phẩm và mức lợi nhuận của trung tâm chi
phí, giúp nhà quản lý có thể đưa ra được những quyết định
kinh doanh


Các Module tài chính kế tốn trong hệ thống ERP

• Sự khác biệt giữa phần mềm kế toán truyền thống với module Kế tốn Tài chính
trong hệ thống ERP chính là một cơ sở dữ liệu hợp nhất:
Ví dụ, khi sản phẩm hồn thành và đưa vào kho thì các báo cáo tài chính sẽ
cập nhật các thơng tin về chi phí. ERP module đem đến những thơng tin cập
nhật về những thay đổi trong chi phí sản xuất, nhờ đó cơng tác định giá sản
phẩm và tính tốn lợi nhuận có thể được thực hiện hiệu quả dựa trên những
thơng tin chính xác.
Vai Trị : Module Tài chính Kế tốn là một phần thiết yếu của tồn bộ hệ thống
ERP, và khi những giao dịch phát sinh thì các mục lục kế toán được cập nhật tự
động. Một lợi ích quan trọng của module này là hệ thống có thể tạo ra các dòng
luân chuyển hồ sơ dữ liệu của tất cả các giao dịch. Ví dụ, khi một khách hàng có
thắc mắc nào đó về một hố đơn, thì nhân viên kế tốn có thể truy các dữ liệu
đến tận hồ sơ đặt hàng gốc để tìm giải đáp thoả đáng cho khách hàng.


ERP hỗ trợ hoạt động Kế tốn và Tài chính như thế nào?
• Chức năng: xử lý các loại báo cáo tài chính phục vụ các mục tiêu báo cáo nội bộ.
Tiểu hệ thống
Quản lý tín dụng
Lợi nhuận sản phẩm

Cách thức hoạt động
Các bảng cân đối tài khoản phải thu được cập nhật tự động, nhờ vậy bộ phận bán hàng có thể
nắm được thơng tin cập nhật về tình hình cơng nợ của khách hàng để có quyết định hợp lý
Toàn bộ dữ liệu được nhập và lưu giữ trong một cơ sở dữ liệu hợp nhất, nhờ vậy những kết quả
được kết xuất là nhất quán, đồng nhất

Kho thành phẩm

ERP tự động cập nhật mức tăng về giá trị của thành phẩm khi thành phẩm được chuyển đến

nhà kho; các báo cáo tài chính cũng tự động cập nhật

Chi phí sản phẩm

Cung cấp thơng tin cập nhật về những biến động liên quan đến chi phí sản xuất sản phẩm, nhờ
vậy cơng ty có thể xác định giá bán hợp lý để đảm bảo có lãi

Hợp nhất thơng tin từ các công ty Cơ sở dữ liệu đồng nhất nhờ khả năng chuyển đổi các đơn vị tiền tệ khác nhau
con (nằm trên nhiều nước khác
nhau)
Tạo kênh truy tìm

ERP tạo ra một dịng tài liệu liên kết qua lại, nhớ đó có thể thiết lập kênh truy tìm giúp việc
nghiên cứu và liên kết đến các hồ sơ tài liệu gốc


Dịng hồ sơ & tài liệu để hình thành một kênh truy tìm
Loại tài liệu

Mã số

Đơn đặt hàng

DOC789654

Yêu cầu đặt hàng được chuyển đến bộ phận vật tư

DOC667852

Yêu cầu nhận hàng (báo cho bộ phận nhà kho những mặt hàng nào

đã được đặt mua)

DOC995380

Xuất hàng khỏi kho

DOC345621

Lập hoá đơn

DOC786453

Nhập các mục lục kế toán

DOC094531


MODULE KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG HỆ THỐNG ERP

o Module kế tốn quản trị đem đến một cái nhìn tổng quan về tình hình kế tốn nội bộ
để các nhà quản lý phụ trách có thể thực hiện việc chỉ đạo và kiểm sốt các hoạt
động của cơng ty một cách hiệu quả.
o Module này đem đến những thông tin về những chênh lệch và khác biệt giữa các dữ
liệu theo kế hoạch và các dữ liệu thực tế phát sinh, những con số, dữ liệu là nền tảng
cho công tác hoạch định. Những hoạt động chính của kế tốn quản trị chính bao
gồm:
• Kế tốn Trung tâm Chi phí
• Đơn hàng nội bộ (Internal Orders)
• Chi phí dựa trên hoạt động (Activity-based Costing – ABC)
• Kiểm sốt chi phí sản phẩm (Product Cost Controlling)

• Kế tốn Trung tâm Lợi nhuận (Profit Center Accounting)


Sự hợp nhất Module Kế toán Quản trị và Kiểm soát với các Module khác
trong hệ thống ERP

Module

Tương tác

Kế toán Tài chính

Đây là nguồn dữ liệu cho Kế tốn Quản trị (vd: cập nhật doanh thu vào
sổ cái)

Quản trị Vật tư

Cập nhật chi phí hàng hố vào Kế tốn Quản trị

Hoạch định sản xuất

Cập nhật các chi phí định mức vật tư được tạo ra trong quá trình hoạch
định sản xuất

Quản trị Nhân sự

Cập nhật các chi phí liên quan đến lương bổng, phúc lợi

Bán hàng và Phân phối

Cập nhật doanh thu từ các tài liệu thanh toán


4
3
2
1


• Phần mềm kế toán trong ERP giúp các nhà quản lý
dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin cậy
vì khả năng kết nối với bộ phận khác và cập nhật
theo thời gian thực để chủ doanh nghiệp đưa ra các
quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thơng tin.
• Trong hệ thống ERP, điều này có thể được thực
hiện một cách dễ dàng nhờ vào khả năng đồng bộ
dữ liệu từ các chi nhánh và ln cập nhật dữ liệu
theo thời gian thực. Ngồi ra, phân hệ kế tốn cịn liên kết chặt chẽ với bộ
phận kinh doanh để kế toán nắm được số liệu thực tế.
• Hệ thống ERP khơng chỉ thu thập và xử lý khối lượng lớn lịch sử giao dịch
hàng ngày, mà cịn nhanh chóng lập ra các phân tích phức tạp và các báo cáo
đa dạng phục vụ nhu cầu xem báo cáo quản trị của chủ doanh nghiệp.

1

3
2

Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy

• Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của phần
mềm ERP đều giúp các công ty giảm bớt những
sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách
hạch tốn thủ cơng:
1. Ghi nhận bằng bút tốn hạch tốn: hạch tốn
kế tốn khơng phải là điểm bắt đầu mà là kết
quả của q trình xử lý thơng tin. Mỗi thao tác
nghiệp vụ trong quy trình sản xuất kinh doanh
đều được ghi nhận bằng giao dịch trên hệ thống.
2. Hạch toán tự động: tất cả các phân hệ khác của hệ thống ERP đều tiến hành
hạch toán các bút toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh tự động.
 Bút toán đảo: mọi sai sót đều bị kiểm sốt. Tuy nhiên, cũng nhờ đặc điểm
này, số liệu kế toán do các hệ thống ERP cung cấp ln có độ tin cậy cao đối với
các cổ đông cũng như các đối tác bên ngồi doanh nghiệp.
 Tác nghiệp hồn chỉnh.

2
1

5
4
3

Cơng tác kế tốn chính xác hơn


3
2
1

6
5
4

Quản lý hiệu quả hàng tồn kho

• Cho phép các cơng ty theo dõi hàng tồn kho chính xác tại
mỗi thời điểm và mỗi kho hàng khác nhau và xác định
được mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ đó mà giảm nhu cầu
vốn lưu động và đồng thời giúp tăng hiệu quả sản xuất.


4
3
2
1

6
5

Thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh chính
trong doanh nghiệp theo quy trình rõ ràng

• Ngay sau khi hồn thành cơng việc ở 1 cơng đoạn, thơng
tin sẽ được cập nhật ngay lập tức, nhờ đó những người
tham gia vào quy trình đều có đủ thơng tin tiến hành thực
hiện quy trình tiếp theo. Năng suất lao động sẽ được nâng
cao, đồng thời giúp nâng sự hài lòng của khách hàng và
đối tác.

6

5
4
3
2
1

Thống nhất dữ liệu và thơng tin

• Giúp các phịng ban làm việc theo quy trình liên kết, trao
đổi chặt chẽ với nhau trên phần mềm kế toán ERP giúp
nâng cao văn hóa làm việc của cơng ty. Dựa vào việc
phân quyền truy cập đến từng user, tính bảo mật vẫn
được đảm bảo.


6
5
4
3
2
1

7

Cơng nghệ lập trình tiên tiến

• Cho phép truy cập dữ liệu cả trong mạng nội bộ và
truy cập từ xa thông qua hệ thống mạng diện rộng
WAN/Internet.


7
6
5
4
3
2
1

Tính năng mở

• Dễ dàng chỉnh sửa phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ của
từng khách hàng. Đồng thời, với tính năng mở sẽ dễ
dàng điều chỉnh theo những thay đổi theo sự thay đổi
chế độ kế toán của nhà nước và sự thay đổi của khách
hàng theo thời gian.


8
7
6
5
4
3
2

Tính bảo mật hệ thống

• Bảo mật thơng tin trong quản trị doanh nghiệp tránh
rò rỉ , bị hack hay can thiệp từ bên ngoài.


9
8
7
6
5
4
3

Tính liên kết/kết nối với hệ thống khác

• Kết nối trực tiếp với phần mềm hỗ trợ kế toán của Tổng cục
thuế. Đồng thời kết nối dữ liệu với các hệ thống phần mềm
khác thông qua tệp dữ liệu trung gian Excel, CSV, XML…, hay
kết nối trực tiếp với các phần mềm khác (database to
database).


10
9
8
7
6
5
4

Giảm bớt nhân sự tham gia trong quản trị

• Tiết kiệm tối đa chi phí quản lí , sử dụng nguồn lực
cho các mục đích khác của cơng ty.