Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức: Xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 tại công ty Fujinet

ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
VIỆN ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC







TIỂU LUẬN MÔN PHÁT TRIỂN & THAY ĐỔI TỔ CHỨC


Đề tài:
XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ
CHẤT LƯỢNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY FUJINET




GVHD: TS TRƯƠNG THỊ LAN ANH
LỚP :QTKD ĐÊM 2 K22
HVTH: NGUYỄN HOÀNG NGÂN




Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 4/2014
Tiểu luận “Xây dựng áp dụng HTQLCL ISO 9001:2008 tại công ty Fujinet”
i
MỤC LỤC
1. Tng quan v công ty Fujinet 1

1.1. Gii thic v công ty Fujinet 1
1.2. Lch s phát trin 1
1.3. S t chc công ty 2
1.4. Nhân s 3
1.5. Trit lý kinh doanh 3
1.6.  3
2. Phân tích d án áp dng HTQLCL ISO 9001:2008 ca công ty Fujinet 4
2.1. M 4
2.2. V trí hin ti 4
2.3. Quá trình trin khai HTQLCL ISO 9001:2008 4
2.4. Thi gian thc hin 5
3. Thc trng HTQLCL ti công ty Fujinet 5
3.1. H thng tài liu 5
3.2. Trách nhio 6
3.3. Qun lý ngun lc 7
3.4. Cung cp dch v 7
3.4.2. n khách hàng 8
4. ng lc và kháng c s i khi áp dng ISO ti công ty Fujinet 8
4.1. ng lc 8
4.2. Kháng c t cá nhân 9
4.3. Kháng c t t chc 9
4.4. Kháng c t ng bên ngoài 10
5. Gii pháp và thc hii 10
Tiểu luận “Xây dựng áp dụng HTQLCL ISO 9001:2008 tại công ty Fujinet”
ii
5.1. o nhn thc v ISO 9001:2008 10
5.2. Thành li thc hii 10
5.3. nh rõ trách nhim và quyn hn ca tng phòng ban 11
5.4. Xây dng h thng tài liu cho công ty 11
5.5. Chun hóa quy trình làm vic 11

5.6. ng 12
5.7. King xuyên 12

Tiểu luận “Xây dựng và áp dụng HTQLCL ISO 9001:2008 tại công ty Fujinet”
1
1. Tổng quan về công ty Fujinet
1.1. Giới thiệu sơ lược về công ty Fujinet
 

 ().
 Fujinet 


 Fujinet 
Fujinet 

 
 
 
Bình, TP.HCM
 -8) 38477000. Fax: (84-8) 38475000
 URL:
1.2. Lịch sử phát triển
 Ngày 01/10/1996: t Fujinet. 
.
 Ngày 06/09/2000: Fujinet Co.,
Ltd.
 Ngày 01/10/2005: .
 Ngày 01/04/2007: .
 Ngày 15/12/2007: 


 
 Ngày 01/05/2009: .
Tiểu luận “Xây dựng và áp dụng HTQLCL ISO 9001:2008 tại công ty Fujinet”
2
1.3. Sơ đồ tổ chức công ty

Tiểu luận “Xây dựng và áp dụng HTQLCL ISO 9001:2008 tại công ty Fujinet”
3
1.4. Nhân sự
 

 Công ty Fujinet 

 Ngoài ra công ty còn c

 Fujinet 


 

1.5. Triết lý kinh doanh
 


 

 
 
1.6. Phương châm kinh doanh

 :
   

      :          

 : 


Tiểu luận “Xây dựng và áp dụng HTQLCL ISO 9001:2008 tại công ty Fujinet”
4
2. Phân tích dự án áp dụng HTQLCL ISO 9001:2008 của công ty Fujinet
2.1. Mục đích
 Tiêu chun hóa công vic: khi áp dng ISO 9001:2008 vào công ty, nhân viên s thc
hin công vic theo các chun mnh, quá trình làm vic chun hóa, to ra kt
qu nh, d dàng cho công tác kim tra và 
 Nâng cao nhn thc v o toàn th  h nhn thc
bn cht, vai trò và li ích ca vic áp dng HTQLCL ISO.
 Thc hic chun hóa: xây dng h thnn nhm
m bo thc hic chun hóa.
 Qun lý tri thc: các tài liu ca HTQLCL giúp cho nhng nhân viên mi nhanh chóng
tip cn và nm bt quá trình làm vic, duy trì hiu qu làm ving thi h tr nhân viên hin
ti nu h chuyn sang v trí mi vi nhng công vic mi.
 Nhân viên làm vic theo các tiêu chuc ban hành giúp cho kt qu t 
c các mc tiêu chic.
2.2. Vị trí hiện tại
 T lúc thành l    n nay, công ty mi  c chng nhn ISO
27001:2005  tiêu chun v h thng qun lý an ninh thông tin, ch ng h thng qun
lý chng nào.
 Mi hong trong công ty c các nhân viên tuân th theo cách làm t n nay.
c duy trì cách thc hong này vi mn cho nhân viên mt môi

ng làm vic thoi mái, phù hp vc thù ngành ngh kinh doanh. Tuy nhiên, vì không có
mt h thng c th nên không có mt tiêu chu ki
s  ci tin hiu qu làm vic.
2.3. Quá trình triển khai HTQLCL ISO 9001:2008
 Cam kt co
 Thành lp ban ch o, nhóm công tác và ch i dio
 Chn t chn
 Kho sát h thng qun lý chng hin có và lp k hoch áp dng HTQLCL ISO
9001:2008 ti công ty
 o nhn thc cho toàn th nhân viên và cách xây dng h thn
 Vit tài liu HTQLCL
Tiểu luận “Xây dựng và áp dụng HTQLCL ISO 9001:2008 tại công ty Fujinet”
5
 Thc hin HTQLCL
 i b
 Ci tin h thn và các hong
  chng nhn  giám sát sau chng nhn
 Hng khc phc
 Duy trì, ci tin i mi HTQLCL
2.4. Thời gian thực hiện

3. Thực trạng HTQLCL tại công ty Fujinet
3.1. Hệ thống tài liệu
 Hin ti Fujinet s dng h thng tài liu gm các nh, biu mu, danh mng
dn, h  án, thông tin khách hàng, tài liu khoa hc k thut và danh sách các tài liu tham
kho t bên ngoài.
 H thng tài liu ch nhm phc v cho các d c trin khai, ch y
tin hành hong ca công ty và nhn phn hi t phía khách hàng.
  phn chuyên trách cho h thng tài lin nhng
hn ch sau:

 Tn ti các tài liu sai sót hay li thi c si hoc hy b kp thi.
 Vic bo qun, s d và hy b nh. Gây nhiu khó 
cho công tác tìm kim hoc hiu chnh.
Tiểu luận “Xây dựng và áp dụng HTQLCL ISO 9001:2008 tại công ty Fujinet”
6
 Tài lic qun lý mt cách khoa hc và sp xp theo danh mc.
 Nhi trong tài lic xem xét phê duy t s thng nht trong
toàn công ty.
3.2. Trách nhiệm lãnh đạo
3.2.1. Cam ko
Là mt doanh nghip phát trin phn mm cho các công ty Nho nhn thc
c chu vô cùng quan trng. Fujinet 
uy tín và duy trì h hàng.
 Hp tác vc, tôn trng nhau, và cùng phn vinh.
 Không ng k thu cung cp dch v chng cao.
 Tuân th lut l, phát trin kinh doanh, nâng cao giá tr công ty.
 i, o công ty cam kt thit lp, ban hành, duy trì và ci tin liên
tc h thng qun lý chng dch v hong hiu qu.
3.2.2. ng vào khách hàng
 Chng cao: Tp h ng vi qui trình phát trin phn mm
theo tiêu chun th gii CMMI Level 3 (Fujinet t chng ch 
2008), nhm mo ra sn phm có ch tin cy cao.
 Tuân th k hn giao hàng: n trách nhim cao,
luôn tuân th tri k hn giao hàng.
 Giá thành tt nht:  p, không ngng n lc ci thin yu t
hiu qu
3.2.3. Chính sách chng
 m bo thc hin t  c và  cn thit
 thc hin tt công vic.
 m bo mi thành viên trong công ty thu hiu chính sách chng.

3.2.4. Honh
 Mc tiêu ch  o công ty xây dng mc tiêu ch ng chung cho toàn
công ty và cho tng phòng ban c th. Mc tiêu ch
tng d án.
 Honh HTQLCL: hin tnh HTQLCL.
3.2.5. Trách nhim, quyn hi thông tin
Tiểu luận “Xây dựng và áp dụng HTQLCL ISO 9001:2008 tại công ty Fujinet”
7
 o công ty thit lu t chm và quyn hn ca
tng v trí trong công ty. Nc ph bin c th trong công ty.
 ng m
trách chu này dn hong qun lý chc làm theo thói quen t
trn nay, thiu s u chnh và ci tin hong chng.
 Các hình thi thông tin ni b hin ti trong Fujinet gm có:
 i trc tip qua các bui hnh k hoc t xut
 Hình thi ni b
 Thiu s i thông tin gia Fujinet và các t chc khác v HTQLCL.
3.3. Quản lý nguồn lực
 Cung cp ngun lc:  trên mc tiêu chng và ng hong ca b
phn mình, ng các b phnh nhu cu ngun lc, trình cyêu cu cung cp
các ngun lc khi cn thit.
 Ngun nhân lc: N 
 
các chuyên viên Fujinet  và nâng

Fujinet 
       tu




 Fujinet nh cung c h tng cn thi c s
phù hi vi các yêu cu v dch v h tng bao gm:
 Nhà ca, không gian làm vin kèm theo.
 Trang thit b (phn cng & phn mm).
 Dch v h tr (vn chuyn hoi thông tin).
3.4. Cung cấp dịch vụ
3.4.1. Honh các dch v
 Khi nhn mi, các chuyên viên ca Fujinet s nh và l
bn các th t ng yêu cu ca khách hàng.
Tiểu luận “Xây dựng và áp dụng HTQLCL ISO 9001:2008 tại công ty Fujinet”
8
 Vic honh cung cp dch v nht quán vi các yêu cu khác ca h thng qun lý
hin có ti công ty.
 t lp các h ng  làm bng chng vic thc hin
dch v ng các yêu cu mà ch là vi toàn b thông tin v d án, t yêu cu k
thut, thi gian thc hin, chi phí n  khách hàng.   tách
bch h ng và h  án.
3.4.2. n khách hàng
 Tt c nhng yêu cn sn phm cnh rõ và lp thành
n (hng), bao gm:
 Các yêu cu ca khách hàng
 Các yêu cu ca công ty
 Các yêu cu v lut pháp
 Khi khách hàng gi yêu cu, chuyên viên s tin hành xem xét k i chiu vi
c ca công ty. c và các chuyên viên s  quynh công ty
có nhng này hay không.
 Vic thông tin, theo dõi s hài lòng cc thit lp và thc hin mt cách
nhanh chóng, chính xác theo các quy trình làm vic vn có t n nay.
 Các h n quá trình thnh d o và kí kt hng 
p dch v tuân nh kim soát h  án ca công ty, không phi h 

chng.
4. Phân tích động lực và kháng cự sự thay đổi khi áp dụng ISO tại công ty Fujinet
4.1. Động lực
 Giúp lãnh o qun lý hong ca doanh nghip mt cách hiu qu 
quy trình rõ ràng và khoa hc.
 a doanh nghii vi tác.
  tha mãn ca khách hàng.
 c thông sut trong t chc.
 Ci thin hiu qu i nhun nh s dng hp lý các ngun lc.
 Hn ch nht v thông tin do các nhim v nh, phân công rõ ràng,
c king theo nhng ch tiêu c th.
Tiểu luận “Xây dựng và áp dụng HTQLCL ISO 9001:2008 tại công ty Fujinet”
9
4.2. Kháng cự từ cá nhân
 Sc  ca thói quen: Nhân vic mt cách t do, thoi mái
trong thi gian dài, nay phi tuân theo các quy trình qun lý chng nên v tâm lý chc chn
s cm thy khó chu khi công ty áp dng ISO.
 Cm giác hoang mang: Nhân viên cm thy hoang mang và lo lng khi có nhng thông
tin v các doanh nghip trong ngành cung cp phn mt bi khi áp dng ISO. Thêm na,
nhân viên s thc mc ti sao li phi áp d        ng bình
 gì nghiêm trng.
 S mt mát: Khi áp dng ISO, quyn hn, trách nhim và li ích ca các nhân viên trong
công ty s i. Vi nhng cá nhân b mn hn và li ích, h chc chn cm thy
khó chu dn bt mãn vi vic áp dng HTQLCL mi.
 Thiu tính dân ch: Quynh áp dng HTQLCL ISO là c
quynh này, ch o hp bàn vi nhau và thy cn thit xây dng h thng mi.
u tính dân ch vì không hi ý kin ca nhân viên. Nhân viên s cm thy h b buc
tuân theo các nh t i.
 Lo s hc tp kin thc mi: Nhiu nhân viên không mun phi hc tp nhng kin thc
mi công vic thì ngi nên không mun tn thêm thi gian

 c v HTQLCL ISO. Bên cic ca h  b ng khi ph
khóa hc mi.
 Phá v mi quan h: khi áp dng ISO s làm cho trách nhim ca tng nhân viên thay
m ca mi hin ti s i, trách nhim s i
quan h i theo.
4.3. Kháng cự từ tổ chức
 a cu trúc quyn lc: vic áp dng ISO s to ra s dân ch  phn
vì quá trình và thông tin tr nên minh bu này s n quyn lc cng
b phn trong công ty.
 Sc  ca cu trúc: vic tách và sáp nhp các b phn s làm xut hin s kháng c vì các
b phn luôn hong theo quán tính vn có t c. Ngoài ra ISO còn hn ch ng
ca các b phn trong công ty.
 Chi phí: vic áp dng ISO s t
mi s i nhiu li ích cho công ty.
Tiểu luận “Xây dựng và áp dụng HTQLCL ISO 9001:2008 tại công ty Fujinet”
10
4.4. Kháng cự từ môi trường bên ngoài
 Lm phát chng ch ISO: hin nay rt nhi ng ISO, nên vic
chc chng ch ISO là mt phong trào  nhin, làm cho vic cp
chng ch c qun lý chc mt doanh nghic cp chng ch ISO không
còn mang nhii vi khách hàng lc na.
 a ISO: chng ch không còn thc s mang li nhi ph bin
hàng lot và mt kim soát c các t chc áp dng nó.
 Áp lc ca các công ty cnh tranh: các công ty dch v phn mng ISO nên
t chc phi c gng có c chng ch  áp dng cho công ty và phù hp vi xu th hin ti.
5. Giải pháp và thực hiện thay đổi
Các gii pháp:
 o nhn thc v ISO 9001:2008
 Thành li thc hii
 nh rõ trách nhim và quyn hn ca tng phòng ban

 Xây dng h thng tài liu cho công ty
 Chun hóa quy trình làm vic
 ng
 King xuyên
5.1. Đào tạo nhận thức về ISO 9001:2008
 M   o nhn thc cho nhân viên, giúp h       
HTQLCL ISO 9001:2008.
 n ging thc mc ca nhân viên v ISO.
 Chun b n v i bn tin công ty, phòng làm vi nhân
viên d .
5.2. Thành lập đội thực hiện thay đổi
 c thun lo s thành lp mi thc hin thay
i này s bao gc nhng tiêu chí
:
 K p tt
 Có sc thuyt phc cao
Tiểu luận “Xây dựng và áp dụng HTQLCL ISO 9001:2008 tại công ty Fujinet”
11
 Cam ki
 Có kinh nghim thc hii
 Hiu bit kinh doanh
 Tinh thi
Các thành viên c i s chu trách nhim h tr   o trong vic áp dng
HTQLCL ISO 9001:2008 ti công ty bng lc ca nhân viên và gii quyt
nhng kháng c s i.
5.3. Phân định rõ trách nhiệm và quyền hạn của từng phòng ban
 Công ty phi thc hin phân tích công vic cho tnh gii hn v
nhim v và quyn li gia các b phn, tránh nhng tranh chp hoy trách nhim.
 Xây dng rõ ràng mc tiêu cho tng b ph nhân viên hiu rõ h cn phc
nhng gì.

 T cho vi phc công bng thi
tng lc làm vic cho nhân viên.
5.4. Xây dựng hệ thống tài liệu cho công ty
 Quy trình: nêu rõ quy trình ca các công vic, ca tng b ph mu
nc và thc hinh. Ni dung gm: mm vi áp dnh
 vit tt, mô t quy trình, ph lc (các tài ling dn công vic,
biu mm soát.
 S tay chng: tài liu mô t i son thi có s hiu
bit toàn din v HTQLCL. S tay này do cán b qun lý cp cao, c
giá ni b qun lý.
 ng dn công vic: ni dung gm mng, ni dung chính, các yêu
cu v k m soát.
5.5. Chuẩn hóa quy trình làm việc
 nh rõ quy trình làm vic gia các phòng ban vi nhau và gia công ty vi
tác ln khách hàng.
 nh rõ th t m làm vic ca tng b ph
làm vic.
 Thc hin chuyên môn hóa  tng b phn.
Tiểu luận “Xây dựng và áp dụng HTQLCL ISO 9001:2008 tại công ty Fujinet”
12
  to thun li cho quá trình chui qun lý ca mi hoc phòng ban s
trc ting dn các nhân viên v quy trình mi. Trong thi gian chui qun lý s
ng c
có biu chnh.
5.6. Chính sách khen thưởng
Trong thu xây dng và áp dng HTQLCL ISO  ra chính
ng vi các cá nhân hoc nhóm có nhng hong xut sc, tuân th 
 ra hoc có nhng phát minh, sáng kin h tr cho s i.
5.7. Kiểm tra, giám sát, đáng giá thường xuyên
 Thc hin theo dõi quá trình làm vic ca tng nhân viên, t có nhng

bin pháp kp thi.
 ng xuyên s phc nhng mt còn tn tm bo
 tc.
 Vii b nhnh các hong hin ti có phù hp vi nhng yêu cu
cc áp dng mt cách hiu lc ci tin liên tc.
Tránh vic ch áp dng tt HTQLCL thi qu o và
c s ci tin liên tc.