Ứng dụng ERP tại công ty vissan kháng cự, động lực và giải pháp

TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM
VIỆN ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC




QUẢN TRỊ THAY ĐỔI VÀ PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC

Tiểu luận:
ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY VISSAN-
KHÁNG CỰ, ĐỘNG LỰC VÀ GIẢI PHÁP

GVHD: TS. Trƣơng Thị Lan Anh
SVTH: Vũ Lê Kim Ngân






TP.HCM, tháng 05/2014

GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Vũ Lê Kim Ngân
1
Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN
MỤC LỤC
Chƣơng 1: PHẦN MỞ ĐẦU 2
1.1. Lý do chọn đề tài 2
1.2. Mục tiêu nghiên cứu 2
1.3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 2
1.4. Phƣơng pháp nghiên cứu 3

1.5. Kết cấu đề tài 3
Chƣơng 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 4
2.1. Khái niệm ERP 4
2.2. Vai trò của ERP 4
2.3. Lý thuyết về chẩn đoán và mô hình nguyên nhân kết quả 4
2.3.1. Lý thuyết về chẩn đoán 4
2.3.2. Mô hình nguyên nhân kết quả-mô hình xương cá 7
Chƣơng 3: ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY VISSAN 8
3.1. Giới thiệu công ty VISSAN 8
3.2. Phân tích thực trạng ứng dụng phần mềm trong công ty VISSAN 9
3.2.1. Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty VISSAN 9
3.2.2. Những nhân tố tác động đến việc ứng dụng ERP 10
3.2.3 Đề xuất các bước triển khai 11
3.3. Phân tích động lực và kháng cự sự thay đổi triển khai phần mềm ERP 12
3.3.1. Những cản trở đối với sự thay đổi 12
3.3.2. Động lực cho sự thay đổi 13
3.4. Giải pháp để triển khai ERP tại VISSAN 14
3.4.1. Quyền tự quyết định 14
3.4.2. Sự nhất quán với tinh thần thay đổi để phát triển của lãnh đạo Công ty xuyên suốt trong
quá trình 14
3.4.3. Thay đổi về tổ chức hành chánh 14
3.4.4. Tuyển dụng và đào tạo nhân viên 14
3.4.5. Triển khai từng phần từng bộ phận- lập ban dự án của từng bộ phận 14
3.5 Sự chuẩn bị cho việc triển khai dự án thành công: 15
3.6 Kế hoạch quản trị sự thay đổi 15
KẾT LUẬN 17

GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Vũ Lê Kim Ngân
2
Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN

Chƣơng 1: PHẦN MỞ ĐẦU
1.1. Lý do chọn đề tài
Chp nhn s  bu li công vic kinh doanh và ch i s thành công
là châm ngôn ca nhio tr. t phát t ng hi nhp kinh
t toàn cu n nay, mi doanh nghip u không ngng làm mi mình, ci tin
công ngh, tip thu nhng khoa ht mi ng tt hu. Trong s
c các doanh nghi ci cách trong h
thng qun lý công tác hành chính, k toán mà phn mm ERP (Enterprise Resources
Planning)  nhanh chóng tr thành gii pháp c nhiu công ty quan tâm do nhng li
ích to ln mà nó mang li. Tuy nhiên  


c ng dng, tri c rng rãi.
Xut thân t doanh nghii ngày t rt sc bo tr
v nhiu mt, hin ti công ty TNHH MTV Vit Nam K Ngh Súc Sn (VISSAN) 
gp nhii công tác quu hành sn xut kinh doanh c
bii trong khâu k toán  tài chính. Vic ng dng phn mm ERP ti công ty
VISSAN gp rt nhiu s ng tình nu không mun nói là chi trong ni b
công ty. Xut phát t   ra mt s gii pháp cho nhng chng
i bên cnh nhng l vn dng phn mm ERP nhi và phát trin
công ty.
1.2. Mục tiêu nghiên cứu
Kin ngh gii pháp trong vic ng dng ERP ti Công ty VISSAN.
1.3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng phân tích ca nghiên cu là vic s dng phn mm ti VISSAN.
Phạm vi nghiên cứu là ng dng ERP ti các phòng ban   trc thuc ti
VISSAN.

GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Vũ Lê Kim Ngân
3

Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN
1.4. Phƣơng pháp nghiên cứu
 pháp nghiên  thu  tài  thông qua các  sách, báo, các báo
cáo       ERP   Nam. Các báo cáo      
     làm  ti VISSAN.  trên tham  ý   các nhà
 lý phòng ban   ra  pháp   ERP  VISSAN.
1.5. Kết cấu đề tài
Bài nghiên  c trình bày thông qua các ni dung chính  sau:
- Gii thiu vn  và  s lý thuyt.
- Phân tích thc trng ng dng phn mm ti công ty. S kháng c và nhng
lc cho s i.
-  xut nhng bin pháp nhm thúc y trin khai phn mm ERP ti công ty.

GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Vũ Lê Kim Ngân
4
Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN
Chƣơng 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT
2.1. Khái niệm ERP
ERP là phn mm máy tính t ng hoá các tác nghip ca i  nhân viên ca
doanh nghip nhm mc  nâng cao hiu qu  ng và hiu qu qun lý toàn din
ca doanh nghip. Khái  ERP  cách    ERP là    lý
  doanh  trong       là     gì
quan   trong    doanh    ERP  lý, và  
ngành  kinh doanh,  doanh  thì  trúc module hay chc  ca h
thng ERP có th rt khác nhau.
2.2. Vai trò của ERP
 Kim soát thông tin khách hàng
  tc quá trình sn xut, cung cp hàng hóa, dch v
 Kim tra cht ng, qun lý d án
 Kim soát thông tin tài chính

 Kim soát ng tn kho.
 Chun hóa hot ng v nhân s:
 Giao tip, xã hi hóa vic liên lc trong công ty
2.3. Lý thuyết về chẩn đoán và mô hình nguyên nhân kết quả
2.3.1. Lý thuyết về chẩn đoán
Khái nim chn  t chc
Là quá trình cng tác gia các thành viên ca t chc/nhóm có d án OD vi nhà 
vn OD  thu thp thông tin cn thit, phân tích, xác nh mc tiêu thay i. Cung cp
thông tin u vào v nhng hiu bit v t chc phc v cho quá trình hoch nh k
hoch hành ng cho các can thip OD.  là c tính khác bit và rõ ràng ca mt d

GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Vũ Lê Kim Ngân
5
Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN
án OD so vi các d án thay i ng phó khác: phi chn  t chc c khi can thip
=> Thay i có hoch nh
Mc  ca chn 
 Problem-solving approach: Xác nh các nguyên nhân ca nhng vn  cn gii
quyt. Ging  bác  chn  bnh (Clinical diagnosis)
 Positive approach (AI): Xác nh các th mnh giúp  ti tm nhìn ca t chc.
Xem t chc là h thng m (opensystem)
 Xác nh ranh gii ca t chc => mc  kim soát c ca d án OD
 Nhn dng các b phn ca h thng (subsystems) => gim bt s phc tp ca h
thng ln
 Xác nh các yu t môi ng tác ng
 Xác nh các  tác h thng
Phân tích vn 
 u ra ca vic chn  (outputs): vn  cn ci thin, m yu cn khc phc,
m mnh cn phát huy
  xut  c t chn 

 Mô hình (model) hay khung ng dn (framework) thay i giúp có cái nhìn h
thng, kim tra các tiêu chí thay i, bo m không b  sót
 Các can thip (interventions) cn thit  phát trin t chc
Các vn  nghiên cu trong OD liên quan n chn  t chc
 S phát trin ca các mô hình chn  (development of organizational diagnostic
models);
 Vic la chn quy trình và  pháp thu thp thông tin trong chn  (the
choice of procedures and methods for data collecting in diagnosis);

GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Vũ Lê Kim Ngân
6
Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN
  pháp và k thut x lý d liu và kt lun (methods and techniques of data
processing and making conclusions)
i ng chn 
 Hai khía cnh  bn nht ca t chc:
 Khía cnh  (hard, formal): cu trúc t chc và h thng
 Khía cnh  (soft, informal): con i và hành vi ca h i vi i khác
 Cân bng gia 2 khía cnh này khi chn   tránh sai lch
Các cp  chn  3 cp : T chc, Nhóm, Cá nhân
 Có th thc hin  mt cp  hoc c ba cp 
 ng thì chn   cp  cá nhân s  sau cp  t chc hoc nhóm
Mô hình chn   cp  t chc

Mô hình chn   cp  nhóm

        khung phân   mô   

GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Vũ Lê Kim Ngân
7

Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN
 nay   mô    trên   tuy nhiên vi mc tiêu ban
u, nhóm thc hin s s dng mô hình nguyên nhân  kt qu là phù hp nht  áp
dng trong nghiên cu này nhm ng dng ERP ti Công ty VISSAN.
2.3.2. Mô hình nguyên nhân kết quả-mô hình xương cá
Phân tích nguyên nhân   là    trong công tác     áp
  tìm ra nguyên nhân   gây ra   và       tránh  
 làm    sau này.
Thông  khi  ra    thì nguyên nhân     lòng vòng.
 này gây ra    trong       trung     cho
nhau     quan   các bên         án có  
  Cách      này là  xác   nguyên nhân  lõi (root
cause)    thay vì  quan sát  ngoài    (mà chúng ta  là 



Cách  mang tính   và có   này  ta  là Root Cause Analysis.
Có  công     phát  Root Cause Analysis thì cách   
  công ty   là mô hình 5  SAO? (5 WHY?).   công  này
  là    câu   SAO   cho  khi tìm ra    
lõi  (atomic-   nhân)     có   lý  (actionable). 
mô hình hóa quy trình -  ta áp  mô hình  cá (Fishbone
Diagram hay Ishikawa diagram).


GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Vũ Lê Kim Ngân
8
Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN
Chƣơng 3: ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY VISSAN
3.1. Giới thiệu công ty VISSAN

Tổng quan về Công ty VISSAN
Công ty TNHH MTV Vit Nam K Ngh Súc Sn (VISSAN) là Công ty thành viên
ca Tng Công ty  Mi Sài Gòn, c thành lp t nhng ngày u gii phóng
Min Nam và thng nht t c. Công ty TNHH MTV Vit Nam K Ngh Súc Sn
hot ng trong  vc công ngh git m gia súc, m bo các tiêu chun v sinh, cung
cp tht  sng cho nhu cu ca nhân dân Thành ph trong thi k nn kinh t còn theo
 ch bao cp. Sau  Công ty  tham gia xut khu tht  lnh sang th ng
Liên Xô và các c  Âu ch yu là i hình thc Ngh nh .
Ngành nghề kinh doanh
Hot ng ca công ty chuyên v sn xut, ch bin và kinh doanh các sn phm tht
heo, trâu, bò, tht gia cm  sng và  lnh, hi sn, sn phm tht ngui cao cp
theo công ngh ca Pháp, sn phm xúc xích thanh trùng theo công ngh ca Nht Bn,
sn phm ch bin theo truyn thng Vit Nam, sn phm  hp, trng gà, vt; kinh
doanh các mt hàng công ngh phm và tiêu dùng khác; sn xut kinh doanh heo ging,
heo tht, bò ging, bò tht; sn xut, kinh doanh thc  gia súc; dch v k thut v 
nuôi heo, bò; kinh doanh  ung; kinh doanh c trái cây,  thc ch bin; sn
xut kinh doanh rau c qu các loi, rau qu ch bin, các loi gia v và hàng nông sn.
Phương hướng tương lai
Trong thi gian ti công ty s tip tc phát trin th ng ni a,  sn phm
tip cn th ng th gii và sn sàng hp tác vi các i tác trong và ngoài c trong
các  vc:
  mi và phát trin xut nhp khu.
 Sn xut và kinh doanh các sn phm ch bin t tht, rau c qu; thc phm 
hp; thy hi s

GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Vũ Lê Kim Ngân
9
Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN
 Nhp khu và kinh doanh  liu, ph gia, ph liu cho ngành thc phm ch
bin.

 Sn xut và kinh doanh heo ging, heo hu b, heo tht.
 Sn xut, ch bin và kinh doanh thc  gia súc, các ch phm phc v  nuôi,
dch v, k thut v  nuôi heo.
 nh ng tìm kim th ng giai n hi nhp kinh t th gii trong  c bit
chú trng n nhng th ng tim   Campuchia, Lào, Myanmar và mt
th ng ca  o kiu bào ti M, châu Âu ht sc gn bó vi nhng sn
phm mang  v ca quê   ch giò, giò la, lp 
3.2. Phân tích thực trạng ứng dụng phần mềm trong công ty VISSAN
3.2.1. Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty VISSAN
Trong thi gian qua, Phòng TC-KT Công ty VISSAN vn s dng công c th công
Excel là ch yu trong vic ghi chép, hch toán và báo cáo tài chính  k toán. u này
gây ra khó  trong quá trình thu thp, tng hp s liu, lp các báo cáo nhanh v kt
qu hot ng sn xut kinh doanh, tình hình tài chính ca công ty.  
 Có   chéo công vic trong nhân viên gia các Phòng ban hoc trong cùng
mt Phòng ban, không có s k tha d liu.;
 K toán th công ng mc phi nhng sai sót trong quá trình tính toán hay hch
toán;
 Cn nhiu nhân lc trong công tác qun lý khi h thng ca hàng gii thiu sn
phm ngày càng m rng;
 Khó  trong vic kim soát và  tr chng t vi khi ng ln;
 Khó qun lý Tin - Hàng  Công n;
 Kh  h tr ra quyt nh, hoch nh thp: không cp nht kp thi doanh thu,
chi phí, li nhun, dòng tin theo        toàn công ty

GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Vũ Lê Kim Ngân
10
Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN
,  quy mô     kinh doanh   nay và  
 ví        có  Công ty     trình  công
 thông tin  nhân viên còn  và   thông tin sau khi  khai thì 

 công  thông tin không  là   có     cách nhanh chóng
mà  có  gian         khai.
3.2.2. Những nhân tố tác động đến việc ứng dụng ERP

3.2.2.1. c m môi ng bên ngoài
 h   bên ngoài: Công ty VISSAN là công ty 100%  nhà  nên  
ép  các   hành chính     qua quá   phê  khi 
 khai    khâu   nhà cung   khâu     và
ngay  quá trình    này gây   nghiêm      án
trong khi   là   khai nhanh.
 ép  tranh: công ty ngày càng   kinh doanh thì   tranh ngày
càng  nên gay  C    ERP        tránh 
  thông tin không      các   kinh doanh

GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Vũ Lê Kim Ngân
11
Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN
Các liên  theo  ngang: Nhà cung  và khách hàng luôn    
       trong khâu thanh toán.    chéo các
chính sách bán hàng  công ty.
3.2.2.2. c m ca t chc- nhân s
Quy mô công ty: Khi  khai ERP,   do       khai còn
    do quy mô  lý  công ty quá   làm    
gian         là khi    qui   mã, liên  
  các phòng ban.
Chuyên gia công  thông tin:  thân trình  công  thông tin  nhân viên
còn  kém gây  khó  khi  khai.
Thái  nhân viên:   nhân viên  Công ty do quen  nên   
   là nhân viên   ít  thay   là      các
công  thông tin.         trong quá trình  khai

3.2.2.3. c m ca i mi
Chi phí:  khai ERP  chi phí    ban lãnh   cân    khi
     khi  khai  phát sinh quá  chi phí  thêm,
 thêm các   hành chính phê  khó  gây     án.
 ích liên quan: 
.
     công   là  không   dàng và  là
 trong  khó  chính mà công ty VISSAN   
3.2.3 Đề xuất các bước triển khai
Do công ty VISSAN quá ln, qui trình qun lý phc tp nên không th trin khai
cùng mt lúc tt c các b phu này s gây ri lon, n s thành công
ca d án, nhóm nghiên c xut trin khai ti khu v
còn qun lý h th trc thuc là các ca hàng thc phm qun, trm, chi
nhánh, xí nghip, nên không th trin khai cùng lúc toàn b h thng. Công ty nên trin

GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Vũ Lê Kim Ngân
12
Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN
khai tc, mà ct lõi là trin khai các khâu nhp liu vào theo
 sau:

3.3. Phân tích động lực và kháng cự sự thay đổi triển khai phần mềm ERP
3.3.1. Những cản trở đối với sự thay đổi
Nhng cn tr i vi s i ca VISSAN:
- Lo s v : Mi to ln trong các t chc bit  
trin khai mt phn mm qun lý mi giúp gim ti bt nhng công vic bàn giy và
các công vi hin mt kh c t là nhii
s b mt vic hoc b ép ngh vic.
- Hc tp mi: công vic mi gn lin vi vic tìm tòi. Hc ti nhng n
lc to ln ci. Nhi to ln v th tc, công ngh, k thu
hòi nhân viên phi nâng cao trì, kin thc, k i. Mc dù vic hc tp
nhu mi m u thú vi ta ch thu thú v c
ch không thc khi hc.

GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Vũ Lê Kim Ngân
13
Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN
- S chi ca nhân viên ln tui, làm ving nhân viên hài lòng
vi kt qu công vic hin ti, h ng ngi thói quen, ngi làm vic theo
cách mi.
- S phá hy nhng quan h bn bè nh. Trong quá trình cùng làm vic vi nhau,
nhân viên trong VISSAN n nhng quan h bn bè i s
phá v nho ra s bu d nhn thy. Nhng quan
h xã hi này chính là nhng si dây vô hình luôn ràng bui chng li s
i.
- n tr: Các nhà qun tr công ty s gc
thuyt phng viên nhân viên ng h nhi bi vì tt c còn  phía
c, nhng kinh nghim ca nhà qun tr   có th lôi cun, thuyt
phc h.
Nhng cn tr ca t chc:
- Nhi vi cu trúc quyn lc: s i d s to ra s phá hy

cu trúc quyn lc hin hu trong công ty. ng dng phn mm qu
kèm vi vic m ra quyn t ch cho nhân viên khi tham gia vào ng
dng qung to ra s kháng c t các nhà qun
tr  các cp liên quan.
- Sc  ca cu trúc t chc: Cu trúc ca t chc thit k  duy trì nhng dng
nh ca s  gia các cá nhân. Do vng
kháng c li s i, mt cc thit k càng cht thì s kháng c ca nó
vi s i càng mnh.
3.3.2. Động lực cho sự thay đổi
- Nhân viên mong mun có mt quy trình h m ti khi
ng công vic hin tng
- Nhà qun tr mong mun ct gim chi phí nhân s trong vn hành b máy hin ti,
chi phí cho nhng công vic không tên.

GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Vũ Lê Kim Ngân
14
Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN
3.4. Giải pháp để triển khai ERP tại VISSAN
3.4.1. Quyền tự quyết định
c trc thuc ti Sài Gòn nên
khi trin khai bt  n xin ý kin t cp trên gây tn thn
c t quyt trong vic trin khai công ngh mi và ngân sách cho d án là rt quan
trng.
3.4.2. Sự nhất quán với tinh thần thay đổi để phát triển của lãnh đạo Công ty xuyên
suốt trong quá trình
Có nhiu doanh nghip tri qua nhi      c s
n s c trin khai cc, gây ra nhiu s chm tr
không cn thit thm chí là ngng hi.
3.4.3. Thay đổi về tổ chức hành chánh
 cá nhân xin  xut  mt th tc hành chính: ban hành ra nhn quy

chun v th tu t chc t trên xui, quyn hn và nhim v
ca tng b phn, chc phân chia rõ ràng.
3.4.4. Tuyển dụng và đào tạo nhân viên
Do nhân viên cc tuyn dn là qua quen bin
có th là ngun tuyn chng n vào công ty dù là quen bit vn
phng các yêu cu mi có th là vic ti vi các nhân viên hin ti s
tin hành phân loi  i vc, có th o công ty
s tu ki , tp hun s dng phn mi vi các
nhân viên không th tip thu s luân chuyn v các b phn ít phi s dng ti ERP.
3.4.5. Triển khai từng phần từng bộ phận- lập ban dự án của từng bộ phận
Do ERP là mt ng dng ln nu trin khai cùng mt lúc r
cn chia nh ra thành tng ph  tri      u qu và rút kinh
nghinh b phn nào cn có ERP nht, b phn ng h

GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Vũ Lê Kim Ngân
15
Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN
nht, b pho tâm huyt vi vic áp dng nht => trin khai ERP  các
b phn này thành công s to ti  nhân rng.
3.5 Sự chuẩn bị cho việc triển khai dự án thành công:
Th nhm ca công ty có nhiu mt hàng, nhiu sn phm vi nhiu loi
hình nên cn phi có mt s chun hóa v các mã hàng nhm to s thng nht trong cách
gi tên, tránh nhm ln cho nhân viên và tin li cho vin mm.
Th hai, phn mm ERP là mt phn mm v công ngh thông tin, nhóm nhân viên
c tiên phi k  thut cn  trên là
nhân viên k thut hin ti ch thiên v khâu sa cha, l
phn mm. Vì vy vic chun b mt  phn mm, công ngh 
ng do; bin b phn k thut hin ti tr thành b phn
công ngh i ca nó.
3.6 Kế hoạch quản trị sự thay đổi

 o nên chia s nhng con s v tình hình ho ng kinh doanh ca
Công ty, v th phn và ma t i th cnh tranh, chia s vi nhân
viên công ty.
o ch ra cho các nhân viên ca mình thy công ty s c nhng li
ích gì khi thc hii và l n
tng phòng ban, b phn, cá nhân trong công ty.
Có th t chc các bui tham quan  các doanh nghing dng thành công
phn mm qun lý ERP nhm to ra m
viên công ty.
Ban o yêu cng phòng phc v
vii ca Công ty và có nhng bin pháp ch tài nhi vi nhng ai
không thc hi

GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Vũ Lê Kim Ngân
16
Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN
n có nhng, khích l i vi nhng nhân
viên thc hin t ra nhng mi phù hp có kh
ng dng ti công ty.

GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Vũ Lê Kim Ngân
17
Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN
KẾT LUẬN

y trin khai phn mm ERP là quyn lý ti
công ty VISSAN, quyi này vp phi nhiu s kháng c ca nhân viên ln
các nhà qun tr, tuy nhiên vi nh thc hin s i bn thân tôi có nim
tin v kh  t qua nh  phát trin bi l n
i th.