Bài giảng microsoft excel 2000

Microsoft Excel 2000
Microsoft Excel 2000

Giới thiệu chung
•
Giới thiệu về Microsoft Excel 2000
Giới thiệu về Microsoft Excel 2000
•
Mục đích yêu cầu của môn học
Mục đích yêu cầu của môn học
•
Phân phối chương trình và tài liệu tham khảo
Phân phối chương trình và tài liệu tham khảo

Giới thiệu về Microsoft Excel
•
Microsoft Excel là một phần mềm nằm trong bộ
Microsoft Excel là một phần mềm nằm trong bộ
Office của hãng Microsoft
Office của hãng Microsoft
•
Excel là một chương trình dùng bảng tổ chức, sắp
Excel là một chương trình dùng bảng tổ chức, sắp
xếp, trình bày dữ
xếp, trình bày dữ liệu
được sưu tập hàng ngày. Excel
được sưu tập hàng ngày. Excel
giúp cho người dùng tính toán và xử lí dữ liệu thành
giúp cho người dùng tính toán và xử lí dữ liệu thành
kết luận theo các vấn đề cần báo cáo.

kết luận theo các vấn đề cần báo cáo.

Mục đích và yêu cầu của môn học
•
Mục đích:
Mục đích:
-
Giúp các bạn làm quen với cách xử lí bằng bảng tính điện tử
Giúp các bạn làm quen với cách xử lí bằng bảng tính điện tử
-
Cung cấp cho các bạn một cách tạo bảng tính, lập kế hoạch dự
Cung cấp cho các bạn một cách tạo bảng tính, lập kế hoạch dự
trù trong kinh doanh bằng cách thực hiện các phép tính, trình
trù trong kinh doanh bằng cách thực hiện các phép tính, trình
bày, trang trí cho bảng tính và minh hoạ số liệu bằng biểu đồ
bày, trang trí cho bảng tính và minh hoạ số liệu bằng biểu đồ
•
Yêu cầu:
Yêu cầu:
-
Làm quen với các thành phần cơ bản của bảng tính Excel.
Làm quen với các thành phần cơ bản của bảng tính Excel.
-
Biết cách tạo lập, tính toán, thống kê các số liệu
Biết cách tạo lập, tính toán, thống kê các số liệu
-
Biết cách trình bày bảng tính và trình bày dữ liệu bằng biểu đồ
Biết cách trình bày bảng tính và trình bày dữ liệu bằng biểu đồ

Chương 1: Các khái niệm cơ bản

1. Cách khởi động:
-
Cách 1: Start/Programs/Microsoft Excel
-
Cách 2: Kích đúp lên biểu tượng trên màn hình Desktop
-
Cách 3: Start/Run/ gõ Excel /chọn OK
Cách thoát:
-
Cách 1: File/Close hoặc kích chuột vào dấu X trên góc phải màn hình
-
Cách 2: Alt+F4

2. Môi trường làm việc của Excel
2. Môi trường làm việc của Excel
Thanh menu
Thanh công cụ
Thanh định dạng
Tên Sheet
Vùng làm việc

3. Cửa sổ Workbook:
3. Cửa sổ Workbook:
Một Workbook tối đa 255 sheets.
Một Workbook tối đa 255 sheets.
-
Tạo mới: File/New
Tạo mới: File/New
-
Lưu : File/Save

Lưu : File/Save
-
Mở : File/Open
Mở : File/Open
-
Đóng: File/Close hoặc Ctrl+F4
Đóng: File/Close hoặc Ctrl+F4
-
Một Sheets là một bảng tính.
Một Sheets là một bảng tính.
-
Đổi tên Sheets:
Đổi tên Sheets:
-


Kích chuột lên tên sheet.
Kích chuột lên tên sheet.
-
Chọn Format/Rename hoặc Kích chuột phải lên tên
Chọn Format/Rename hoặc Kích chuột phải lên tên
Sheets chọn Rename
Sheets chọn Rename

Cấu tạo một sheet
Cấu tạo một sheet
:
:
+ Một sheet có 255 cột (Column) được đánh số bằng các kí tự
+ Một sheet có 255 cột (Column) được đánh số bằng các kí tự

chữ cái: A, B, . .AA,AB . . IV gọi là địa chỉ cột
chữ cái: A, B, . .AA,AB . . IV gọi là địa chỉ cột
+ Một sheet co 65536 hàng (Rows) được đánh số từ 1, 2, . . .
+ Một sheet co 65536 hàng (Rows) được đánh số từ 1, 2, . . .
65536 gọi là địa chỉ hàng
65536 gọi là địa chỉ hàng
+ Giao của hàng và cột là ô (cell). Một ô được thông qua <địa chỉ
+ Giao của hàng và cột là ô (cell). Một ô được thông qua <địa chỉ
cột> và <địa chỉ hàng> .Ví dụ: A1 (cột A dòng 1)
cột> và <địa chỉ hàng> .Ví dụ: A1 (cột A dòng 1)

4. Cách nhập dữ liệu:
4. Cách nhập dữ liệu:
•
Kích chuột vào ô cần nhập
•
Hoặc dùng các phím di chuyển đến ô cần nhập
•
Kết thúc nhập có thể gõ Enter để xuống ô tiếp theo
hoặc Tab để sang ô bên cạnh.
•
Muốn xuống dòng trong một ô nhấn Alt+Enter
•
Nếu muốn xoá dữ liệu vừa nhập nhấn Esc

5. Các kiểu dữ liệu:
5. Các kiểu dữ liệu:
•
Nhãn hoặc chuỗi (Label): Là một hoặc nhiều kí tự chữ và số. Không
dùng giá trị là Label để tính toán. Một Label có thể dài 32000 kí tự nhưng

chỉ có 1020 kí tự được in ra
•
Kiểu số (Number): Số có thể chứa các kí tự bao gồm: 0, 1, 2, 3, 4, 5,
6, 7, 8, 9. +, -, (), /, %, E, e. Excel xem ngày và thời gian như là số do đó
nếu chúng ta nhập thời gian và ngày tháng không hợp lệ nó sẽ biến thành
nhãn. Chúng ta có thể thay đổi kiều ngày tháng mặc định theo ý mình bằng
cách:
-
Chọn Start/Settings/Control Panel/ Chọn Regional Settings/Date và khai
báo lại kiểu ngày tháng
•
Ngoài ra còn có các kiểu dữ liệu khác: Ngày tháng, phần trăm,
. . .

•
Công thức: Nếu một ô là kết quả của một công thức thì nó có dạng:
=công thức
-
Ví dụ: =A8*B7
-
Công thức có thể có các hàm tính toán
-
Các toán tử và ý nghĩa của chúng:
Toán tử
Toán tử
Tên toán tử
Tên toán tử
Ví dụ
Ví dụ
Kết quả

Kết quả
+
+
Cộng
Cộng
=4+8
=4+8
12
12
-
-
Trừ
Trừ
=12-8
=12-8
4
4
*
*
Nhân
Nhân
=12*8
=12*8
96
96
/
/
Chia
Chia
=12/4

=12/4
3
3
^
^
Mũ
Mũ
=8^4
=8^4
4096
4096
<, <=, =, =>, >, <>
<, <=, =, =>, >, <>
So sánh
So sánh
=4>8
=4>8
False
False
&
&
Nối chuỗi
Nối chuỗi
=“Hồng”& “Nhung”
=“Hồng”& “Nhung”
HồngNhung
HồngNhung
:
:
Tham chiếu

Tham chiếu
=Sum(B5:B15)
=Sum(B5:B15)
,
,
Ngăn cách
Ngăn cách
=Sum(B5:B9,D4:D8
=Sum(B5:B9,D4:D8
)
)
%
%
Phần trăm
Phần trăm
=8*4%
=8*4%
0.32
0.32

Địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối:
Địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối:
•
Địa chỉ tương đối:
–
Khi sao chép công thức có địa chỉ tương đối thì địa chỉ ô
trong công thức sẽ được cập nhật và thay đổi thành địa chỉ
tương đối khác
–
Địa chỉ tương đối được viết như sau:

=<địa chỉ cột><địa chỉ hàng>  =B5
•
Địa chỉ tuyệt đối:
–
Khi sao chép công thức có địa chỉ tuyệt đối thì địa chỉ ô
trong công thức không thay đổi
–
Địa chỉ tuyệt đối được viết như sau:
=$<địa chỉ cột>$<địa chỉ hàng>  =$B5; =B$5; =$B$5

•
Chèn chú thích vào ô:
Chèn chú thích vào ô:
-
Xác định ô cần chú thích
Xác định ô cần chú thích
-
Chọn Insert/Comment hoặc kích phải chuột lên ô cần chú
Chọn Insert/Comment hoặc kích phải chuột lên ô cần chú
thích và chọn Insert comment. Gõ chú thích vào hộp .Kết
thích và chọn Insert comment. Gõ chú thích vào hộp .Kết
thúc bằng kích chuột ra khỏi ô muốn chỉnh sửa lại chú thích
thúc bằng kích chuột ra khỏi ô muốn chỉnh sửa lại chú thích
chọn Edit comment
chọn Edit comment

5. Xử lí dữ liệu:
5. Xử lí dữ liệu:
•
Xoá dữ liệu:

Xoá dữ liệu:
•


Chọn ô chứa dữ liệu cần xóa. Chọn Edit/Clear. . .Có 4 kiểu xoá:
Chọn ô chứa dữ liệu cần xóa. Chọn Edit/Clear. . .Có 4 kiểu xoá:
•
All: Xoá toàn bộ
All: Xoá toàn bộ
•
Formats: Chỉ xoá phần định dạng của ô
Formats: Chỉ xoá phần định dạng của ô
•
Contents: Chỉ xoá phần nội dung dữ liệu trong ô
Contents: Chỉ xoá phần nội dung dữ liệu trong ô
•
Comments: Chỉ xoá phần chú thích của ô
Comments: Chỉ xoá phần chú thích của ô
•
Di chuyển hoặc sao chép dữ liệu:
Di chuyển hoặc sao chép dữ liệu:
•
Chọn ô hoặc vùng cần di chuyển (sao chép).
Chọn ô hoặc vùng cần di chuyển (sao chép).
+ Di chuột nằm trên khung viền ngoài của khối ô chọn, giữ chuột và kéo đến vị trí cần
+ Di chuột nằm trên khung viền ngoài của khối ô chọn, giữ chuột và kéo đến vị trí cần
di chuyển đến (nếu sao chép vừa di chuột vừa giữ Ctrl)
di chuyển đến (nếu sao chép vừa di chuột vừa giữ Ctrl)
+ Hoặc chọn Edit/Cut (hoặc Copy) xác định ô đén chọn Edit/Paste
+ Hoặc chọn Edit/Cut (hoặc Copy) xác định ô đén chọn Edit/Paste

Đánh dãy số tự động cho một cột
Đánh dãy số tự động cho một cột
•
Nếu là một nhãn có kí tự số cuối cùng hoặc là dãy số
Nếu là một nhãn có kí tự số cuối cùng hoặc là dãy số
thì chúng ta có thể đánh tự động tăng dần bằng cách
thì chúng ta có thể đánh tự động tăng dần bằng cách
như sau:
như sau:
–
Gõ vào ô đầu tiên giá trị đầu tiên của dãy.
Gõ vào ô đầu tiên giá trị đầu tiên của dãy.
–
Gõ vào ô thứ hai giá trị thứ hai của dãy.
Gõ vào ô thứ hai giá trị thứ hai của dãy.
–
Hiệu của hai ô này là giá trị bước nhảy của dãy.
Hiệu của hai ô này là giá trị bước nhảy của dãy.
–


Chọn cả hai ô.
Chọn cả hai ô.
–
Kích chuột vào dấu hình vuông ở góc ô.
Kích chuột vào dấu hình vuông ở góc ô.
–
Giữ và kéo chuột đến hết dãy
Giữ và kéo chuột đến hết dãy

Ví dụ :
Ví dụ :

1. Cố định hàng, cột như tiêu đề:
1. Cố định hàng, cột như tiêu đề:
•
Khi dữ liệu nhiều thì chúng ta nên cố định hàng và cột để dễ nhận
Khi dữ liệu nhiều thì chúng ta nên cố định hàng và cột để dễ nhận
dữ liệu quan sát.
dữ liệu quan sát.
•
+
+
Xác định vị trí ô sáng nằm phía dưới các hàng và nằm bên
Xác định vị trí ô sáng nằm phía dưới các hàng và nằm bên
phải các cột cần giữ lại như tiêu đề
phải các cột cần giữ lại như tiêu đề
•
+
+
Chọn Window/Freeze Panes (Muốn bỏ thì chọn Unfreez
Chọn Window/Freeze Panes (Muốn bỏ thì chọn Unfreez
Panes)
Panes)
Chương 2. Định dạng
Chương 2. Định dạng

2. Chèn ô, chèn dòng, chèn cột
2. Chèn ô, chèn dòng, chèn cột

•
Chèn ô:
Chèn ô:
•
Chọn Insert/cells/ Hộp thoại chèn ô, hàng, cột hiện ra.
Chọn Insert/cells/ Hộp thoại chèn ô, hàng, cột hiện ra.
–


Chọn Shift cells right (Chèn khối ô và đẩy dữ liệu sang phải bắt đầu
Chọn Shift cells right (Chèn khối ô và đẩy dữ liệu sang phải bắt đầu
từ cột đầu tiên khối ô chọn),
từ cột đầu tiên khối ô chọn),
–
Shift cells down (Chèn khối ô và đẩy dữ liệu xuống dưới bắt đầu từ
Shift cells down (Chèn khối ô và đẩy dữ liệu xuống dưới bắt đầu từ
hàng đầu tiên trong khối ô chọn)
hàng đầu tiên trong khối ô chọn)
•
Chèn hàng:
Chèn hàng:
•
Chọn vị trí hàng cần chèn. Chọn Insert/Rows
Chọn vị trí hàng cần chèn. Chọn Insert/Rows
•
Hoặc kích chuột phải lên hàng cần chèn chọn Insert Rows
Hoặc kích chuột phải lên hàng cần chèn chọn Insert Rows
•
Chèn cột:
Chèn cột:

•
Chọn vị trí cột cần chèn. Chọn Insert/Column
Chọn vị trí cột cần chèn. Chọn Insert/Column
•
Hoặc kích phải chuột lên cột cần chèn chọn Insert Column
Hoặc kích phải chuột lên cột cần chèn chọn Insert Column

3. Đặt Password
3. Đặt Password
•
Vào Tools/Protection
Vào Tools/Protection
•
Protect Sheets: Đặt mật khẩu cho Sheet
Protect Sheets: Đặt mật khẩu cho Sheet
•
Protect Workbook: Đặt cho tệp (hay Work)
Protect Workbook: Đặt cho tệp (hay Work)
•
Protect and Sharing WorkBook: Đặt mật khẩu và chia sẻ Work
Protect and Sharing WorkBook: Đặt mật khẩu và chia sẻ Work
Chèn thêm Sheet mới
Vào Insert/WorkSheet

4. Định dạng cho bảng tính
4. Định dạng cho bảng tính
a, Font
a, Font
–
Đặt Font mặc định:

Đặt Font mặc định:
•
Chọn Format/Style/Modify/Font chọn font /Ok/Add
Chọn Format/Style/Modify/Font chọn font /Ok/Add
•
Chọn Format/Cells/Font. Chọn các thuộc tính xong đánh dấu
Chọn Format/Cells/Font. Chọn các thuộc tính xong đánh dấu
Normal font
Normal font
–
Đặt font thay đổi
Đặt font thay đổi
–
Chọn Format/Cells/Font. Sau đó chọn kiểu font, màu font
Chọn Format/Cells/Font. Sau đó chọn kiểu font, màu font
(color), kích cỡ font (font size). . .Ok
(color), kích cỡ font (font size). . .Ok

b. Định dạng lưới
b. Định dạng lưới
•
Đánh dấu vùng cần định dạng
Đánh dấu vùng cần định dạng


Vào Format/cells/
Vào Format/cells/
•
Pattern: Đặt màu nền
Pattern: Đặt màu nền

•
Boder: Định nét lưới
Boder: Định nét lưới
•
Text Alignment: Kiểu hiển thị văn bản
Text Alignment: Kiểu hiển thị văn bản
•
Protection: Bảo vệ
Protection: Bảo vệ
•
Number: Kiểu dữ liệu
Number: Kiểu dữ liệu
•
Tắt tất cả đường lưới: Tools/Option/View
Tắt tất cả đường lưới: Tools/Option/View
•
Sau đó bỏ check tại Gridlines
Sau đó bỏ check tại Gridlines

c. Thay đổi thuộc tính hàng
c. Thay đổi thuộc tính hàng
•
Đánh dấu hàng
Đánh dấu hàng
–
Thay đổi độ cao hàng
Thay đổi độ cao hàng
•
Chọn Format/Row/Height
Chọn Format/Row/Height

–
ẩn hàng
ẩn hàng
•
Chọn Format/Row/Hide
Chọn Format/Row/Hide
–
Hiện lại hàng
Hiện lại hàng
•
Chọn
Chọn
Format/Row/Unhide
Format/Row/Unhide

d. Thay đổi thuộc tính cột
d. Thay đổi thuộc tính cột
•
Đánh dấu cột
Đánh dấu cột
–
Thay đổi độ rộng cột
Thay đổi độ rộng cột
•
Chọn
Chọn
Format/Column/Width
Format/Column/Width
–
ẩn cột

ẩn cột
•
Chọn Format/ Column
Chọn Format/ Column
/Hide
/Hide
–
Hiện lại cột
Hiện lại cột
•
Chọn Format/ Column
Chọn Format/ Column
/Unhide
/Unhide

e. Quy định dữ liệu hiển thị trong ô
e. Quy định dữ liệu hiển thị trong ô
•
Chọn cột hoặc ô cần
Chọn cột hoặc ô cần
quy định kiểu hiển thị
quy định kiểu hiển thị
•
Chọn Format/Cells
Chọn Format/Cells
•
Chọn Alignment
Chọn Alignment
•
Left: Trái sang

Left: Trái sang
•
Right: Phải sang
Right: Phải sang
•
Center: Giữa
Center: Giữa
•
Muốn viết trên nhiều ô
Muốn viết trên nhiều ô
•
Chọn Meger cell
Chọn Meger cell

f. Quy định kiểu dữ liệu trong ô
f. Quy định kiểu dữ liệu trong ô
•
Đánh dấu cột cần quy
Đánh dấu cột cần quy
định kiểu dữ liệu
định kiểu dữ liệu
•
Chọn Format/Cells
Chọn Format/Cells
•
Chọn Number
Chọn Number
•
Number: số
Number: số

•
Currency: tiền tệ
Currency: tiền tệ
•
Date: Ngày tháng
Date: Ngày tháng
•
Time: Thời gian
Time: Thời gian
•


. . .
. . .