Giáo trình Microsoft Excel 2000

Câu Lạc Bộ My Computer Giáo trình Microsoft Excel 2000
I - Tổng quát về Excel
1 - Định nghĩa
+> Chơng trình bảng tính là hệ thống chơng trình mô phỏng một bảng công tác của kế toán viên
trên màn hình và cho phép ngời dùng nhúng các công thức ẩn vào để thực hiện các phép tính đối với
các dữ liệu nhìn thấy.
+> Microsoft Excel là phần mềm bảng tính điện tử tiêu biểu do Microsoft phát triển, đây là
phần mềm chuyên dùng cho công tác kế toán, văn phòng đợc triển khai trên môi trờng Windows.
+> Bảng tính
Trong các chơng trình bảng tính, đây là một ma trận hai chiều gồm các hàng và các cột mà
ngời dùng sẽ nhập các đầu đề, các con số, và các công thức vào đó.
2 - Tính năng và ứng dụng của excel
- Thực hiện đợc nhiều phép tính từ đơn giản đến phức tạp.
- Tổ chức và lu trữ thông tin dới dạng bảng nh bảng lơng, bảng kế toán, bảng thanh toán, bảng
thống kê, bảng dự toán...
- Thao tác trên bảng tính có thể tạo ra các báo cáo tổng hợp hoặc phân tích có kèm theo các biểu
đồ, hình vẽ minh hoạ...
3 - Đặc điểm
- Hiển thị vùng làm việc dới dạng mảng 2 chiều.
- Tự động cập nhật khi dữ liệu nguồn bị thay đổi.
- Chuyển đổi dễ dàng từ dữ liệu sang hình vẽ.
II - Giới thiệu màn hình microsoft excel
1 - Khởi động Excel
Thông thờng sau khi cài đặt bộ chơng trình Office 2000, shortcut của Microsoft Excel đợc đặt ở
Programs trong Start menu. Còn ở trên đĩa chơng trình này đợc đặt trong C:\Program Files\Microsoft
Office\Office. Vì vậy để khởi động Excel có thể thực hiện bằng một trong 2 cách sau :
Cách 1 : Kích chuột vào Start menu chọn Programs rồi chọn Microsoft Excel.
Cách 2 (dùng khi không có biểu tợng của Excel) : Kích chuột vào Start menu chọn Run... rồi
nhập dòng lệnh :
"C:\Program Files\Microsoft Office\Office\ EXCEL.EXE"
2 - Màn hình Excel

Biên soạn: Nguyễn Hoàng Lâm
1
Câu Lạc Bộ My Computer Giáo trình Microsoft Excel 2000
Về cơ bản cửa sổ Excel tơng tự nh cửa sổ của phần mềm soạn thảo Microsoft Word, vì vậy ở đây
chỉ trình bày chi tiết thêm các thành phần đặc trng nh :
<+> Formula Bar (thanh công thức) : hiển thị toạ độ ô hiện hành, nút huỷ nhập (Cancel), nút
nhập (Enter), nút soạn thảo công thức và nội dung dữ liệu của ô hiện hành.
<+> Workbook Window là cửa sổ chứa nội dung tệp. Tên tệp (workbook) hiện trên thanh tiêu đề
cửa sổ với phần mở rộng định sẵn là XLS. Tên tệp Workbook mặc nhiên là Book# ( # là số thứ tự tơng
ứng với những lần mở tệp ). Các thành phần của Workbook Window là :
- Đờng viền ngang (Column Border) ghi ký hiệu cột từ trái sang phải theo chữ cái A, B, C,.. .,
Z, AA, AB,... , ZZ. Cột (Column) là một tập hợp những ô theo chiều dọc. Độ rộng ngầm định là 8 ký
tự (có thể thay đổi giá trị này từ 0 đến 255). Có tổng cộng 256 cột.
- Đờng viền dọc (Row Border) ghi số thứ tự dòng từ trên xuống dới. Dòng (Row) là một tập
hợp những ô theo chiều ngang. Chiều cao mặc nhiên là 12.75 chấm điểm (có thể thay đổi giá trị này từ
0 đến 409). Có tổng cộng 16384 dòng.
- Ô (Cell) là giao của một dòng với một cột. Địa chỉ của một ô xác định bằng tên cột và tên
hàng. Ví dụ : B6 là địa chỉ của ô nằm trên cột B, hàng thứ 6.
Ô hiện hành (Select cell) là ô có khung viền quanh.
- Bảng tính (Sheet) là một bảng gồm có 256 cột/16384 hàng hình thành trên 4 triệu ô dữ liệu.
Tên bảng tính mặc nhiên là Sheet# (# là số thứ tự). Theo chế độ ngầm định, một tệp Workbook có 16
Sheet, đợc liệt kê từ Sheet1 đến Sheet16 (có thể nâng giá trị này lên đến 255). Trên màn hình
Microsoft Excel đang chọn bảng tính Sheet1 của tệp Book1.
<+> Status Bar (thanh trạng thái) dòng chứa chế độ làm việc hiện hành hay ý nghĩa lệnh hiện
hành của bảng tính và các tình trạng hiện hành của hệ thống nh NumLock, Capslock,...
Các chế độ làm việc thông thờng gồm:
- Ready : Sẵn sàng nhập dữ liệu.
- Enter : Đang nhập dữ liệu.
- Edit : Đang điều chỉnh dữ liệu.
- Point : Đang điều chỉnh dữ liệu hay công thức trong ô hiện hành. Chọn chế độ này bằng

cách di chuyển đến ô muốn điều chỉnh và gõ phím F2.
3 - Thoát khỏi excel
Biên soạn: Nguyễn Hoàng Lâm
2
Câu Lạc Bộ My Computer Giáo trình Microsoft Excel 2000
Vào Menu File, chọn Exit (hoặc bấm Alt+F4). Nếu có thực hiện bất cứ sửa đổi nào trong các
WorkBook đang mở mà cha lu vào đĩa (cho đến thời điểm thoát) thì Excel sẽ thông báo nhắc nhở ngời
dùng có muốn ghi lại những sự thay đổi đó hay không.
III - Tạo bảng tính
1 - Cách di chuyển con trỏ bảng tính
Tại một thời điểm luôn luôn tồn tại một con trỏ ô trong bảng tính. Khi nhập dữ liệu, vào công
thức hay thao tác lệnh sẽ tác động đến địa chỉ tại vị trí con trỏ bảng tính hiện hành. Để di chuyển con
trỏ sử dụng các phím di chuyển hoặc kích chuột tại một ô để di chuyển con trỏ đến ô đó.
2 - Vùng, cách chọn vùng
Vùng là một hoặc nhiều ô liên tục. Vùng đợc xác định bởi toạ độ vùng gồm địa chỉ ô đầu vùng
và địa chỉ ô cuối vùng, dạng : <ô đầu>:<ô cuối>. Ví dụ A2:C8
Trớc khi thực hiện một thao tác, ngời sử dụng phải chọn phạm vi làm việc (có thể là một vùng
hoặc nhiều vùng).
+> Chọn một ô : di chuyển con trỏ đền ô chọn, hoặc kích chuột tại ô chọn.
+> Chọn một cột : kích chuột tại ký hiệu cột.
+> Chọn một dòng : kích chuột tại số thứ tự hàng.
+> Chọn một vùng, có các cách chọn :
- Đặt con trỏ tại ô đầu vùng, ấn Shift, dùng các phím mũi tên dịch chuyển đến ô cuối vùng.
- Đặt con trỏ chuột tại ô đầu vùng, ấn và giữ nút trái chuột, kéo đến ô cuối vùng
- Đặt con trỏ chuột tại ô đầu vùng, ấn và giữ phím Shift trong khi kích chuột tại ô cuối vùng.
+> Chọn nhiều vùng : ấn và giữ phím Ctrl trong khi dùng chuột thực hiện thao tác chọn các vùng
khác nhau.
3 - Các kiểu dữ liệu
Trong một ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu. Kiểu dữ liệu phụ thuộc vào ký tự đầu tiên đợc
nhập.

a - Kiểu số (Number)
Ký tự đầu tiên gõ vào là các chữ số từ 0 đến 9, các dấu "+"; " -"; "."; ","; "()"; "$". Một số đợc
nhập vào mặc nhiên là dạng General, sau đó có thể định dạng trình bày số lại theo ý muốn bằng lệnh
Format/Cells.
b - Kiểu chuỗi (Text)
Ký tự đầu tiên gõ vào là các ký tự từ A đến Z, các ký tự canh biên nh sau : ^ \
Ký tự để canh các ký tự bên trong ô về bên trái. Ký tự để canh các ký tự trong ô về bên phải.
Ký tự ^ để canh các ký tự trong ô vào giữa. Ký tự \ để lặp lại ký tự theo sau nó cho đến hết chiều rộng
ô. Các ký tự canh biên chỉ có tác dụng khi ngời sử dụng đã chọn tuỳ chọn Navigation Keys trong
Tools\Option thẻ Transition.
c- Kiểu thời gian (Date & Time)
Dữ liệu kiểu thời gian phải đợc nhập với khuôn mẫu đã xác định khi chọn mã quốc gia. Thông
thờng chúng đợc nhập theo dạng mm/dd/yy đối với dữ liệu kiểu ngày và hh:mm:ss với dữ liệu kiểu giờ.
d- Kiểu công thức (Formular)
Biên soạn: Nguyễn Hoàng Lâm
3
Câu Lạc Bộ My Computer Giáo trình Microsoft Excel 2000
Công thức đợc thành lập dới dạng một biểu thức trong đó ký tự đầu tiên nhập vào bắt buộc phải
là dấu "=", "-" hoặc "+". Kết quả trình bày trong ô chứa công thức không phải là các ký tự gõ vào mà
chính là giá trị của công thức đó.
Ví dụ : Khi nhập =4*5+2 thì kết quả trình bày trong ô là 22.
Nh thông thờng thành phần của một công thức gồm các toán hạng và toán tử .
Một toán hạng trên Excel có thể là : hằng số, hằng chuỗi văn bản (phải đợc đặt trong cặp
kí ch kép), địa chỉ ô, vùng hoặc các loại hàm.
Các toán tử sử dụng trong công thức :
- Toán tử số học : + (cộng), - (trừ), * (nhân), / (chia), ^ (luỹ thừa), % (phần trăm).
- Toán tử chuỗi : & (nối chuỗi)
- Toán tử quan hệ : = (bằng), <> (khác), > (lớn hơn), >= (lớn hơn hoặc bằng), < (nhỏ hơn),
<= ( nhỏ hơn hay bằng).
Độ u tiên của các toán tử trong công thức : các nhóm biểu thức trong (...), luỹ thừa, nhân, chia,

cộng, trừ.
4 - Cách nhập dữ liệu
+> Chọn ô cần nhập.
+> Nhập dữ liệu (theo quy ớc đối với từng loại dữ liệu).
+> Kết thúc nhập bằng cách gõ phím ENTER hay di chuyển con trỏ ô hiện hành sang ô khác.
* Chú ý :
+> Dữ liệu ban đầu đợc nhập luôn đợc định dạng là dữ liệu nguyên thuỷ (General) do đó muốn
thay đổi cần phải tiến hành định dạng lại.
+> Khi nhập dữ liệu gồm cả số và văn bản thì Excel coi đó là văn bản.
+> ở chế độ ngầm định :
- Dữ liệu kiểu văn bản đợc canh chỉnh từ trái sang phải.
- Dữ liệu kiểu số đợc canh chỉnh từ phải sang trái.
+> Khi nhập dữ liệu hết độ rộng của một ô, nếu là :
- Dữ liệu kiểu văn bản nó sẽ tự động tràn sang ô kế tiếp nếu ô đó không có dữ liệu hoặc bị ẩn đi
nếu ô đó có chứa dữ liệu.
- Dữ liệu kiểu số thì đợc hiển thị dới dạng ######## hay dới dạng dấu phẩy động (n,mEa), ví
dụ 3,5E+7.
5 - Tự động điền dữ liệu
a - Cán tự điền (Autofill handle)
Cán tự điền là điểm góc dới bên phải ô hiện hành mà khi đặt chuột đến đó nó chuyển sang dạng
. Cán tự điền đợc dùng để tự động điền dữ liệu cho các ô kế tiếp bằng cách đặt chuột vào đó và kéo đến
các kế tiếp.
b - Tự động điền các loại dữ liệu
+> Nhập một dãy văn bản.
- Nhập dữ liệu kiểu văn bản cần điền vào ô đầu tiên.
- Đặt chuột vào cán tự điền rồi kích và kéo để tự động điền dữ liệu.
+> Nhập một dãy số.
- Nhập giá trị đầu và giá trị kế tiếp vào 2 ô kề nhau (cùng hàng hoặc cùng cột).
Biên soạn: Nguyễn Hoàng Lâm
4

Câu Lạc Bộ My Computer Giáo trình Microsoft Excel 2000
- Chọn 2 ô dữ liệu vừa nhập.
- Đặt chuột vào cán tự điền rồi kích và kéo để tự động điền dữ liệu.
+> Một số chuỗi đợc điền từ động.
Qtr1 Qtr2, Qtr2, Qtr4, Qtr1,...
Product1 Product2, Product3, Product4,. ..
Jan Feb, Mar, Apr, May, Jun, Jul, Aug,. ..
Jan 1998 Jan 1999, Jan 2000, Jan 2001, Jan 2002, Jan 2003,...
Mon Tue, Wed, Thu, Fri, Sat, Sun, Mon,. . .
IV - Thao tác trên tệp
Tệp trong Excel có phần mở rộng là XLS và có thể có nhiều bảng tính, biểu đồ...
1 - Lu trữ tệp trên đĩa
- Để lu trữ tệp thực hiện lệnh File\Save, chọn ổ đĩa và th mục chứa tệp rồi đa vào tên tệp cần lu
trữ Save.
- Lu trữ với tên cũ bằng cách chọn một trong các cách sau: gõ Ctrl+S, hoặc kí ch chuột vào biểu
tợng trên Standard Toolbar, hoặc thực hiện lệnh: File/Save
2 - Mở một tệp đã có trên đĩa
+> Thực hiện lệnh File/Open...
+> Chọn ổ đĩa và th mục chứa tệp cần mở.
+> Chọn tên tệp cần mở Open.
3 - Tạo một tệp mới
Để mở một tệp mới kích chuột vào biểu tợng trên Standard Toolbar .
4 - Đóng một tệp
Mở trình đơn File thực hiện lệnh Close.
V - Thao tác trên bảng tính
1 - Thao tác trên vùng
a - Hiệu chỉnh dữ liệu
+> Chọn vùng cần hiệu chỉnh, gõ F2.
+> Tiến hành các hiệu chỉnh cần thiết.
+> Gõ phím Enter để kết thúc hiệu chỉnh.

b - Huỷ bỏ lệnh soạn thảo đã thực hiện
Để huỷ bỏ lệnh soạn thảo đã thực hiện vào trình đơn Edit chọn lệnh Undo.
c - Lặp lại lệnh soạn thảo đã thực hiện
Để làm lại lệnh soạn thảo đã thực hiện vào trình đơn Edit chọn lệnh Redo.
d - Sao chép vùng dữ liệu
<+> Thao tác sao chép.
+> Chọn vùng nguồn (Source).
+> Thực hiện lệnh: Edit\Copy ( hoặc gõ Ctrl + C )
Biên soạn: Nguyễn Hoàng Lâm
5
Câu Lạc Bộ My Computer Giáo trình Microsoft Excel 2000
+> Chọn vùng đích (Destination) có cùng dạng với vùng nguồn hay di chuyển con trỏ ô đến vị trí
của ô góc trên bên trái của vùng đích.
+> Thực hiện lệnh : Edit\Paste (hoặc gõ Ctrl+ V ).
<+> Địa chỉ ô.
Khi chép giữ liệu, nếu vùng chứa dữ liệu kiểu công thức, kết quả vùng đích sẽ có thay đổi hay
không tuỳ thuộc công thức trong vùng nguồn tham chiếu địa chỉ tơng đối hay tuyệt đối.
+> Xét ví dụ.
Nhập bảng tính với nội dung :
A B C D E F
1 30 80 110 110 110 140
2 40 30 70 110 120
3 90 60 150 110
4 60 80 140 110 170
5
- Nhập vào ô C1 công thức : =A1+B1.
- Nhập vào ô D1 công thức : =$A$1+$B$1.
- Nhập vào ô E1 công thức : =$A1+B$1.
+> Các loại địa chỉ ô.
- Địa chỉ tơng đối (Relative Address) là loại địa chỉ mà khi chép đến vùng đích, địa chỉ tham

chiếu của vùng đích xẽ thay đổi theo phơng và chiều với toạ độ tăng (giảm) tơng ứng.
Địa chỉ tham chiếu tơng đối có dạng <cột ><dòng >.
Ví dụ : Dữ liệu tại các ô nh bảng tính trên.
Công thức tại ô C1 là : =A1+B1 kết quả là 110.
Khi chép công thức C1 vào ô C2 thì công thức ở C2 có nội dung : =A2+B2 và kết quả là 70.
Tơng tự, khi chép công thức C1 vào ô C3 thì công thức ở C3 có nội dung : =A3+B3 và kết quả là 150;
vào ô C4 thì công thức ở C4 có nội dung : =A4+B4 và kết quả là 140.
Địa chỉ A1, B1 trong công thức của ô C1 là địa chỉ tơng đối.
- Địa chỉ tuyệt đối (Absolute Address ) là loại địa chỉ khi chép đến vùng đích ,địa chỉ tham chiếu
của vùng đích sẽ giữ nguyên giống nh vùng nguồn.
Địa chỉ tham chiếu có dạng : $< cột >$< dòng >.
Ví dụ : Dữ liệu tại các ô nh bảng tính trên.
Công thức tại ô C1 là : =$A$1+$B$1 kết quả là 110
Khi chép công thức D1 vào ô D2 thì công thức ở D2 có nội dung : =$A$2+$B$2 và kết
quả là 110. Tơng tự, khi chép công thức D1 vào ô D3 và D4 thì công thức ở đó vẫn có nội dung :
=$A$2+$B$2 và kết quả là 110.
Địa chỉ $A$1, $B$1 đợc gọi là địa chỉ tuyệt đối.
- Địa chỉ hỗn hợp (Mixed Address)
Địa chỉ tham chiếu có dạng $<cột><dòng> (tuyệt đối cột, tơng đối dòng) hoặc
<cột>$<dòng> (tơng đối cột, tuyệt đối dòng). Khi chép đến vùng đích, địa chỉ tham chiếu của vùng
đích bị thay đổi một cách tơng ứng hoặc theo cột hoặc theo hàng.
Ví dụ : Dữ liệu tại các ô nh bảng tính trên.
Biên soạn: Nguyễn Hoàng Lâm
6
Câu Lạc Bộ My Computer Giáo trình Microsoft Excel 2000
Công thức tại ô E1 là : =$A1+B$1 kết quả là 110
Khi chép công thức E1 vào ô E2 thì công thức ở E2 có nội dung : =$A2+B$1và kết quả là
120. Tơng tự, khi chép công thức E1 vào ô F1 thì công thức ở F1 có nội dung : =$A1+C$1 và kết quả
là 140; vào ô F4 thì công thức ở F4 có nội dung : =$A4+C$1và kết quả vẫn là 170
e - Di chuyển dữ liệu vùng

+> Chọn vùng nguồn (suorce).
+> Thực hiện lệnh : Edit\ Paste.
+> Chọn vùng đích (destination area) có cùng dạng với vùng nguồn hay di chuyển con trỏ ô đến
vị trí của ô góc trên bên trái của vùng đích.
+> Thực hiện lệnh : Edit\Paste.
2 - Thao tác với ô, hàng, cột
a - Chèn hàng, cột, ô
+> Chèn hàng (Rows)
- Chọn các hàng để xác định vị trí và số lợng hàng muốn chèn thêm.
- Thực hiện lệnh Insert\Rows.
+> Chèn cột (Columns)
- Chọn các cột để xác định vị trí và số lợng cột muốn chèn thêm.
- Thực hiện lệnh Insert\Colunms.
+> Chèn ô (Cells)
- Chọn vùng muốn chèn vào ô trống.
- Thực hiện lệnh Insert\Cells.. .
- Chọn cách chèn rồi nhấn OK.
a - Xoá hàng, cột, ô
+> Xoá hàng (Rows)
- Chọn các hàng cần xoá.
- Thực hiện lệnh Edit\Delete.
+> Xoá cột (Columns)
- Chọn các cột cần xoá.
- Thực hiện lệnh Edit\Delete.
+> Xoá ô (Cells)
- Chọn vùng muốn xoá.
- Thực hiện lệnh Edit\Delete...
Biên soạn: Nguyễn Hoàng Lâm
7
Câu Lạc Bộ My Computer Giáo trình Microsoft Excel 2000

- Chọn cách xoá rồi nhấn OK.
VI - định dạng dữ liệu bảng tính
1 - Thay đổi độ rộng cột, chiều cao dòng
a - Đổi độ rộng cột
- Chọn các cột cần thay đổi độ rộng.
- Bấm và kéo chuột trên đờng gianh giới giữa tiêu đề hai cột để thay đổi kích thớc.
b- Thay đổi chiều cao một dòng
- Chọn các hàng cần thay đổi chiều cao.
- Bấm và kéo chuột trên đờng gianh giới giữa tiêu đề hai hàng để thay đổi.
2 - Định dạng dữ liệu số
Sau khi nhập dữ liệu, tính toán,. .. ta còn phải trình bầy bảng tính sao cho thích hợp với yêu cầu
công việc. Cụ thể là chọn kiểu thể hiện số liệu, chọn đơn vị tính thích hợp, thay đổi kiểu chữ , cỡ chữ,
nhấn mạnh nội dung, số liệu quan trọng...
a - Các kiểu định dạng có sẵn
+> Dùng biểu tợng trên Formatting Toolbar.
- $ : Biểu tợng để biểu diễn dữ liệu số kiểu tiền tệ. Ví dụ : $ 70,000,000.00
- % : Biểu tợng để biểu diễn dữ liệu số kiểu phần trăm. Ví dụ : 70%
- , : Biểu tợng để biểu diễn dữ liệu số kiểu phân nhóm, bắt đầu từ bên phải, 3 chữ số một nhóm ,
dùng dấu "," phân nhóm. Dấu chấm "." tách phần nguyên và thập phân.
+> Các bớc thực hiện định dạng hiển thị số :
- Chọn vùng dữ liệu để định dạng số.
- Thực hiện lệnh Format\Cells... chọn thẻ Number.
Biên soạn: Nguyễn Hoàng Lâm
8
Câu Lạc Bộ My Computer Giáo trình Microsoft Excel 2000
- Chọn loại định dạng trong danh sách Category
- Chọn kiểu hiển thi số âm ở Negative numbers.
- Chọn OK hay gõ Enter.
b - Định dạng của ngời dùng
+> Các mã định dạng.

# : Dùng biểu diễn vị trí cho 1 con số thực sự, nếu giá trị nhập thực tế vợt ngoài mẫu định dạng
thì giá trị đợc biểu diễn bằng # sẽ đợc làm tròn.
0 : Dùng thêm vào giá trị thực các số 0 vô nghĩa.
? : Thêm khoảng trống vào giá trị đợc định dạng.
+> Tạo định dạng của ngời dùng.
- Thực hiện lệnh Format\Cells... chọn thẻ Number.
- Chọn Custom trong danh sách Category.
- Nhập mã định dạng vào hộp Type, đồng thời theo dõi kết quả ở Sample.
3 - Điều chỉnh dữ liệu
- Chọn vùng dữ liệu để định dạng
-Thực hiện lệnh Format\Cells chọn thẻ Alignment.
Biên soạn: Nguyễn Hoàng Lâm
9
Câu Lạc Bộ My Computer Giáo trình Microsoft Excel 2000
- Chọn mục Horizontal để lựa chọn điều chỉnh ngang dữ liệu trong từng ô.
- Chọn mục Vertical để lựa chọn điều chỉnh dọc dữ liệu trong từng ô.
- Chọn mục Orientation để lựa chọn hình thức trải dữ liệu.
- Các mục chọn trong Text control :
Wrap text : Cố định dữ liệu trong vùng kích thớc ngầm định của ô.
Shrink to fit : Co dãn dữ liệu đủ để chứa trong ô.
Merge cells : Kết hợp các ô thành một ô.
- Chọn OK hay gõ Enter.
4 - Định dạng ký tự
- Chọn vùng dữ liệu để định dạng.
-Thực hiện lệnh Format\Cells chọn thẻ Font.
- Thực hiện các thao tác định dạng tơng tự ở Word.
5 - Tạo các đờng kẻ
- Chọn vùng dữ liệu để định dạng.
- Thực hiện lệnh Format\Cells chọn thẻ Border.
- Thực hiện các thao tác định dạng tơng tự ở Word.

VII - Các hàm mẫu thông dụng của Excel
1. Phơng pháp biên tập hàm
Có 2 phơng pháp nhập sử dụng hàm : - Nhập trực tiếp.
- Gọi sử dụng bằng Paste Function.
a - Nhập trực tiếp
Dạng thức tổng quát của hàm: =<Tên hàm>(Danh sách đối số)
- Tên hàm : tên hàm mẫu do Excel quy định. Ví dụ: SUM, AVERAGE, MAX,...
- Đối số : có thể là các hằng, biểu thức, địa chỉ ô, vùng ô hoặc hàm.
* Chú ý : - Tên hàm và các đối không phân biệt chữ thờng và chữ hoa.
Biên soạn: Nguyễn Hoàng Lâm
10
Câu Lạc Bộ My Computer Giáo trình Microsoft Excel 2000
- Đối số phải đợc đặt trong ngoặc đơn ( ) và phân cách nhau bởi dấu phẩy.
- Hàm có thể có tối đa 30 đối nhng độ dài không vợt quá 255 kí tự.
- Nội dung của hàm hay biểu thức không đợc phép chứa dấu cách.
b - Gọi sử dụng hàm bằng Paste Function
- Đặt con trỏ tại ô cần nhập hàm mẫu, rồi thực hiện lệnh Insert\ Function. ..
- Chọn nhóm hàm cần thực hiện trong khung Function category.
- Chọn tên hàm cần thực hiện trong khung Function name.
- Chọn nút OK. Excel đóng hộp đối thoại và đa tên hàm lên thanh công thức. Ví dụ, chọn hàm
tính trung bình cộng: AVERAGE, sau khi chọn nút Finish, thanh công thức hiển thị:
=AVERAGE(number 1, number 2,...)
- Nhập các đối số theo quy định của từng hàm trong ngoặc đơn.
- Gõ phím Enter (hoặc kích OK), kết quả xuất hiện trên ô đã chọn.
2 - Một số hàm thông dụng
a - Hàm logic
a1. Hàm AND(<Logic1>[,Logic2][,Logic3]. . .) : Hàm cho kết quả đúng khi và chỉ khi tất cả
các biểu thức logic đối đúng. Ngợc lại một trong các đối mang giá trị sai hàm trả về kết quả sai.
Ví dụ : =AND(-7<-1,6>3,3+1>3) TRUE
=AND(-7<-1,6>3,3+1>3+2) FALSE

a2. Hàm OR(<Logic1>[,Logic2][,Logic3]. . .) : Hàm cho kết quả đúng khi có 1 trong các biểu
thức logic đúng. Ngợc lại hàm trả về kết quả sai khi tất cả các đối mang giá trị sai
Ví dụ : =OR(-7>-1,6<3,3+1>3) TRUE
=OR(-7>-1,6<3,3+1>3+2) FALSE
a3. Hàm NOT(<Logic>) : Hàm phủ định.
Ví dụ : =NOT(FALSE) TRUE
=NOT(3+1<3+2) FALSE
a4. Hàm IF (<BT logic>,<Giá trị 1>,<Giá trị 2>) : Hàm trả về <Giá trị 1> nếu <BT logic>
cho kết quả đúng, ngợc lại hàm trả về <Giá trị 2> nếu <BT logic> cho kết quả sai.
Biên soạn: Nguyễn Hoàng Lâm
11