Phân tích thiết kế hệ thống quản lý thư viện

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

QUẢN LÝ THƯ VIỆN

ĐỀ TÀI :QUẢN LÝ THƯ VIỆN

SINH VIÊN THỤC HIỆN:
LỚP:

PHẠM VĂN THÀNH
CNTTK06- HN

HÀ NỘI 20-1-2009

LỜI NÓI ĐẦU
TRƯỜNG CAO ĐĂNG BÁCH KHOA 1

CNTTK06HN


PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

QUẢN LÝ THƯ VIỆN

Cơng nghệ thông tin là một ngành khoa học mới nhưng sự phát triển của nó
đang mở ra một kỷ nguyên mới,kỷ nguyên của sự làm chủ khoa học. Việc đưa
tin học vào quản lý nhầm khắc phục sự yếu kém của các hệ thống trong các cơ
quan đoàn thể, các doanh nghiệp là việc cấp thiết hiện nay.Để làm được điều
này yêu cầu người quản lý phải có khả năng phân tích hệ thống một cách chi
tiết có khoa học, cụ thể là phải đánh giá được hiện trạng của hệ thống, từ đó có
thể thiết kế ra một mơ hình hệ thống mới đáp ứng với nhu cầu đặt ra trong hiện

tại và tương lai.
Việc quản lý sinh viên trong các trường đại học, cao đẳng, trung học là một
khâu quan trọng trong quản lý. Qua khảo sát một vài trường, chúng em thấy
việc quản lý của các trường còn mang nhiều tính thủ cơng. Mặc dù đã có sự
đưa tin học vào việc quản lý nhưng việc cập nhật hồ sơ chứng từ đều mới chỉ
dừng lại ở một vài chương trình phần mềm soạn thảo như Microsoft Word,
microsoft Excel ..... việc này mang tính thủ cơng là chủ yếu và đem lại hiệu
quả không cao và tốn rất nhiều thời gian của người quản lý.
Yêu cầu đặt ra của người quản lý là có một chương trình phần mền hồn thiện
giúp việc cập nhật, xử lí thơng tin một cách nhanh chóng và hiệu quả nhằm hạn
chế sự mất thời gian và chương trình đó được thiết kế đủ để đáp ứng nhu cầu
thực tế của đơn vị trong hiện tại và có thể cải tiến nâng cấp trong tương lai.
Bằng sự tiếp thu các kiến thức đã học tai trường, chúng em đã thiết kế và xây
dựng một chương trình phần mềm quản lÝ sinh viên thơng qua phần mềm
Microsoft Access, một ngôn ngữ phần mềm thông dụng hiện nay. Ngôn ngữ
Access là một ngôn ngữ thông dụng, bất kỳ hệ thống máy tính nào từ sau năm
1995 trở lại đây đều có phần mềm Microsoft office và trong đó có Access.
Trong khi thiết kế các bảng biểu (Table), truy vấn(Query), báo cáo(Report), v
v....người thiết kế có thể tham khảo qua sự trợ giúp của Winzard... điều này
giúp cho việc thiết kế cũng như sử dụng chương trình thuận tiện hơn.
Sau khi khải sát hiện trạng việc quản lÝ sinh viên , chúng em đã xây
dựng chương trình này; trước hết là để khẳng định quá trình học tập của mình
tại trường, sau đó nếu có thể giúp một phần nào đó trong việc quản lý sinh viên
trong các trường.
TRƯỜNG CAO ĐĂNG BÁCH KHOA 2

CNTTK06HN


PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

QUẢN LÝ THƯ VIỆN

Có được kết quả trong việc phân tích thiết kế trong chương trình này, chúng em
xin chân thành cảm ơn thầy giáo lương mạnh bá đã tận tình giúp đỡ, tạo mọi
điều kiện cho chóng em hồn thành việc thiết kế này. Tuy nhiên với sự hiểu
biết có hạn, chúng em có thể chưa đáp ứng được hết yêu cầu đặt ra của hệ
thống cũng như việc sai sót trong chương trình. Bởi vậy chúng em kính mong
sự đóng góp nhiều hơn nữa của Cơ để chương trình được trở nên hồn thiện
hơn.

PHẦN 1
KH ẢO S ÁT HI ỆN TR ẠNG H Ệ TH ỐNG
Thư viện khi càng phát triển về quy mơ thì càng địi hỏi một hệ thống cải
tiến. Số lượng sách , số lượng độc giả tăng lên nhanh. Việc quản lý thủ công
các hoạt động mượn rảt của thư viện sẽ dẫn đến nhiều bất cập. Tự động hóa
quản lý giao dịch là một yêu cầu bức thiết để không ngừng năng cao chất
lượng phục vụ độc giả.
1.Khảo sát hiện trạng hệ thống thư viện của trường đại học thái nguyên
Trước khi cảI tiến hệ thống cũ hay xây dựng một hệ thống mới, điều quan
trọng là cần phảI phân tích rõ hệ thống hiện tại để thấy được các ưu nhược
điểm của hệ thống . Phân tích hệ thống cũ về tổ chức , chức năng, dữ liệu
cần thiết để đánh giá hệ thống cũ và đưa ra các yêu cầu đối với hệ thống
mới cần đạt được .
2.Cơ cấu tổ chức tại thư viện này :
Thư viện được quản lý chung bởi 1 ban giám đốc. Dưới ban giám đốc là các
phòng ban bao gồm: phòng nghiệp vụ, phịng dịch vụ thơng tin tư liệu và
phịng cơng nghệ mạng máy tính.
Phịng nghiệp vụ có nhiệm vụ quản lý , theo dõi việc nhập sách , báo, tài
liệu. Công việc quản lý bao gồm cả việc phân loại, biên mục cả loại sách

mới, làm phích sách tra cứu, cập nhật cơ sở dữ liệu, quảm lý các thông tin
TRƯỜNG CAO ĐĂNG BÁCH KHOA 3

CNTTK06HN


PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

QUẢN LÝ THƯ VIỆN

trên mạng. Để thực hiện cơng việc này phịng nghiệp vụ được chia nhỏ
thành các phòng:
 Phòng bổ sung: đảm nhiệm việc nhập sách vào thư viện.
 Phòng biên mục: thực hiện phân loại tài liệu , đánh mã.
 Phòng Internet: cho in phích sách , in thư mục, cập nhật cơ sở dữ
liệu.
Phịng cơng nghệ mạng và máy tính làm thẻ thư viện cho sinh viên và cán bộ.
Thông tin làm thẻ thư viện lấy từ hồ sơ của sinh viên và cán bộ.
Phịng dịch vụ thơng tin tư liệu có chức năng quản lý mượn trả sách và lưu trữ
sách trong kho. Phòng này được chia thành các phòng nhỏ:
 Phòng mượn quản lý việc mượn sách, tài liệu của độc giả, lập báo
cáo thống kê mượn sách.
 Kho tổ chức lưu trữ tài liệu theo quy định của thư viện. Tổ kho
cũng thường xuyên bảo dưỡng và lập báo cáo về tình trạng sách.
3. Phân tích hoạt động của thư viện trường đại học thái nguyên
a/ Việc cấp phát và quản lý thẻ thư viện
Việc cấp thẻ cho sinh viên được tiến hành vào kì đầu của năm học thứ nhất,
căn cứ danh sách nhập học và hồ sơ của sinh viên. Các thẻ được đánh mã
theo số thứ tự của sinh viên trong khóa học và chỉ số của sinh viên trong
khoa học. Trên the có các thơng tin sau :

- Mã số thẻ sinh viên
- Tên sinh viên
- Ngày sinh
- Địa chỉ
- Niên khóa
- Mã sè trong thẻ sinh viên (thường không ghi)
- Lớp học. Khi sinh viên học năm thứ nhất mục này ghi tên
lớp đại cương.
- Ngành học. Mục này ghi khi sinh viên chuyển sang học
chun ngành.
- Chữ kí mẫu(thường khơng ghi)
- Cuối thẻ có dấu của thư viện
Thẻ thư viện chỉ có giá trị trong thời gian học ở trường . Cuối mỗi kì
thơng tin lại được cập nhật lại, Xét các sinh viên lưu ban, thôI học, chuyển
ngành, làm lại thẻ. Bên cạnh đó bộ phận cấp thẻ dựa vào báo cáo về các
sinh viên vi phạm quy chế thư viện để hủy thẻ.
b/ Nhập sách mới
Sách mới được nhập theo định kì khoảng nửa năm hay 1 năm. Kinh
phí nhập sách do nhà trường cung cấp. Ngồi ra nguồn sách có thể do các cá
nhân hoặc tổ chức nào đó tặng.
Đầu sách và số lượng sách cần nhập đươc xem xét từ báo cáo của
phòng đọc, phòng mượnvà kho. Căn cú vào kinh phí và nhu cầu của thư
viện, danh mục của các nhà xuất bản, Phòng bổ sung quyết định danh mục,
TRƯỜNG CAO ĐĂNG BÁCH KHOA 4

CNTTK06HN


PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

QUẢN LÝ THƯ VIỆN

số lượng sách cần nhập mới, lập thành danh sách gửi đến khoa để lấy ý kiến
.
Sách mới nhạp về được gửi đến phòng biên mục. Tại đây sách được
xử lý về hình thức và nội dung rồi được đánh mã. Hình thức gồm :
- Tên sách ghi tren bìa
- Tên tác gỉa
- Sè trang
- Năm xuất bản
- Số lần táI bản
- Nhà xuất bản
Về nội dung thì có các thơng tinh càn thiết nh :
- Ngôn ngữ
- Thể loại , chuyên ngành
- Tóm tắt nọi dung
Dựa vào các thơng tin trên , phịng biên mục làm khóa cho các sách.
Sau đó sách được đánh mã. Mã sách được đánh theo kiểu phân đoạn gồm
phần kí tự và phần số .
Sách sau khi được xử lý và đánh mã được chuyển đến phịng
internet. Tại đây, người ta in phích sách tra cứu, in thư mục và cập nhật vào
cơ sở dữ liệu . Sau đó sách đuợc chuyển vào phịng dịch vụ thông tin tư
liệu.
c/ Mượn sách
Người đọc trước khi mượn sách, nếu muốn có thể tra cứu sách cần
mượn , việc tra cứu tiến hành theo từ khóa. Cơ sở dữ liệu hiện tại cho phép
tra cứu sách , tạp trí và luận văn . Muốn mựơn sách tại thư viện , người đọc
cần điềm đầy đủ thông tin vào phiếu yêu cầu:
- Họ tên
- Đơn vị

- Tên sách, tạp trí
- Ngày tháng năm mượn
- Chữ kí
Mỗi phiếu yêu cầu chỉ được mượn 1 quyển sách. sau khi điền thông
tin vào phiếu người đọc gửi yêu cầu cho thủ thư. Thủ thư xem xét phiếu đã
đầy đủ thông tin chưa, nếu chưa thì để vào ngăn từ chối , khi này người đọc
phảI ghi lại phiếu.
Khi thông tin đầy đủ thủ thư lấy phiếu yêu cầu, tìm sách trong kho
sách , nếu khơng tìm thấy do tên sai, kí hiệu sai hay hết sách thủ thư ghi lại
vào phiếu và để vào ngăn từ chối. Nếu thấy sách, thủ thư đưa sách , tích kê
cho người đọc và giữ lại số đối chiếu tích kê, thẻ thư viện của người đọc.
Người đọc muốn đổi sách thì ghi lại yêu cầu vào phiếu khác , mang sách và
phiếu đến chỗ thủ thư. Người đọc cần giữ phiếu tích kê để khi đối chiếu tới
số thủ thư giữ.
Muốn mựon về người đọc phảI ghi vào phiếu mượn. Phiếu
mượn gồm có các nội dung sau :
- Số phiếu
TRƯỜNG CAO ĐĂNG BÁCH KHOA 5

CNTTK06HN


PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

QUẢN LÝ THƯ VIỆN

- Ngày mượn
- mã Sách
- Tên sách
- Tình trạng mượn

- Tình trạng trả
- Ngày trả
- Ký nhận
Khi mượn sách về , ngưòi mượn và thủ thư xác định về tình trạng
sách hiện tại. Người đọc cần 1 khoản tiền đặt cọc tính tỉ lệ với giá sách .
Hiện tại số lượng sách của thư viện chỉ đủ để đọc tại chỗ , Mỗi đầu sách
chỉ có khoảng 2 quyển Chính vì vậy việc cho mượn vẫn chưa phong phú
khơng có sách nước ngoài.
d/ Trả sách
Độc giả đọc sách tại thư viện và phảI trả sách trong ngày. Khi trả sách, độc giả
mang sách và tích kê đến chỗ thủ thư. Thủ thư đối chiếu tích kê nhận
sách và dưa lại thẻ thư viện cho người đọc.
Đối với sách mượn về, khi người đọc trả sách thủ thư sẽ xem lại phiếu mượn ,
ghi thơng tin vào sổ mượn trả. Có thể chấp nhận ngay hoặc có thể ghi lai
vi phạm của người đọc.. Hiện nay thư viện hạn chế cho mượn vì số lượng
sách có hạn.
e/ Lập báo cáo
Thư viện khơng tiến hành lập báo cáo về hoạt động mựon trả sách. Việc mượn
quá hạn không trả, sách trả bị rách nát sẽ căn cứ vào thẻ thư viện để ghi
thông tin người đọc vi phạm vào sổ quản lý.
Thư viện hiện nay chủ yếu chỉ phục vụ sách giáo trình nên yêu ccầu sách mới
yêu cầu sách mới phụ thuộc vào các mơn học trong trường. Hiện nay chỉ
có báo cáo của tổ kho về tình trạng sách. Dựa vào báo cáo này ban giám
hiệu sẽ có quyết định thay sách cũ .
4. Các mẫu đơn và thẻ
a/ Thẻ thư viện
Trường Cao Đẳng X

THẺ THƯ VIỆN
M ã thẻ: ............................

Tên SV: ...........................
Ngày sinh:........................
Lớp:.................
Khoa:.......................
Ngày cấp:.........................
Hạn thẻ:...........................

TRƯỜNG CAO ĐĂNG BÁCH KHOA 6

CNTTK06HN


PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

QUẢN LÝ THƯ VIỆN

b/ Phiếu mượn sách:
Số:..........................

Trường Cao Đẳng X

PHIẾU MƯỢN SÁCH
Mã thẻ: ...................................................................
Mã sách: ..................................................................
T ên s ách .................................................................
Ngày mượn: .............................................................
Ngày trả: ..................................................................
Xác nhận của thủ thư

Người mựợn kí tên

c/ Phiếu đọc:
Số:..........................

Trường Cao Đẳng X

PHIẾU ĐỌC
Mã thẻ: .......................................................
Mã sách: .....................................................
Tên sách: ....................................................
Thời gian đọc: ............................................
Ngày đọc: ..................................................
Người đọc kí tên

5 .Đánh giá hệ thống hiện tại
Sau khi phan tích hoạt động của hệt hống cũ em rót ra được những điểm
chính sau:
 Ưu điểm
- Hệ thống có cơ chế quản lý sách và độc giả chặt chẽ. Điều
này thể hiện ở việc chia phòng ban chuyên trách .
TRƯỜNG CAO ĐĂNG BÁCH KHOA 7

CNTTK06HN


PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

-

-

QUẢN LÝ THƯ VIỆN

Thơng tin về sách báo tài liệu được lưu trữ ở 2 dạng : phích
tra cứu và cơ sở dữ liệu trên máy tính .Điều này có thể giúp
người đọc tìm sách theo nhiều phương tiện.
Thông tin khi tra cứu sách là đầy đủ. Nhờ đó mà người đọc
có thể biết tóm tắt về sách mà mình muốn mượn.
Cho phép phát hiện các vi phạm về mượn trả, sách trong thư
viện do giữ lại thẻ thư viện mỗi khi người đọc mượn sách .

Tuy nhiên hệ thống lai bộc lộ những thiếu xót và nhược điểm. Chúng
sẽ ảnh hưởng đến hoạt động khi quy mơ tăng.
 Nhược điểm
- Mặc dù có cơ sở dữ liệu và chương trình trên máy tính
nhưng chỉ cho phép tìm kiếm theo từ khóa
- Việc tra cứu thông tin sách chưa cho phép thêm khả năng
trợ giúp muợn sách. Khơng có thơng tin lưu kho của sách,
khơng tạo được yêu cầu mượn ngay trên máy .
- Việc thủ thư phảI kiểm tra lại kho sách xem có hay không sẽ
mất nhiều thời gian và công sức.
- Thông tin về các lần mượn trả sách không đuợc giữ lại. Nh
vậy sẽ không lập được báo cáo thống kê.
Từ phân tích hiện trang trên em đưa ra giảI pháp nâng cấp hệ thống
hiện tại. Cụ thể ta cần đặt ra yêu cầu cho hệ thống mới phảI đạt được .
Yêu cầu xuất phát từ chính những nhược điểm của hệ thống hiện tại.
6.Yêu cầu đặt ra với hệ thống mới
Hệ thống phảI đảm bảo các chức năng qquản lý sách , độc
giả, các giao dịch mựơn trả sách , lưu lại các thông tin để tra cứu
báo cáo

Dữ liệu về sách cho phép tìm kiếm , cập nhật thuận tiện hơn.
Hiện tại thư viện đã có cơ sở dữ liệu trên máy tính nhưng lại chạy
trên máy đơn khơng thể nối mạng, chạy trên hệ điều hành DOS đơn
nhiệm. Việc cần thiết là xây dựng 1 hệ thống CSDL đáp ứng được
các chỉ tiêu tìm kiếm và đa truy nhập. Nó phảI đảm bảo việc quản
lý sách thuận tiện từ nhập sách mới , đến mựon trả, thống kê. Nh
vậy CSDL về sach phảI đáp ứng nhiều loại người dùng khác nhau ,
cả người đọc lấn nhân viên thư viện.
Dữ liệu về giao dịch . Hiện tại việc mượn trả sách được ghi
lại trong các sổ mượn trả một cách thủ cơng. Chóng ta cần thay thế
viẹc đoc bằng 1 CSDL giao dịch, ghi lai tất cả các lần mượn trả với
các thông tin cần thiết . Cơ sở dữ liệu này rất quan trọng vì các giao
dịch mượn trả mới chính là các hoạt động cần kiểm sốt nhất trong
thư viện.
- Dữ liệu về độc giả. Nó giúp cho việc quản lý nhanh chóng và
chính xác hơn. Đồng thời nó là nguồn dữ liệu cho báo cáo .
TRƯỜNG CAO ĐĂNG BÁCH KHOA 8

CNTTK06HN


PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

QUẢN LÝ THƯ VIỆN

Ngồi ra hệ thống cần lưu trữ thêm các thông tin khác về
nhà xuất bản , và lĩnh vực… Tất cả các dữ liệu này được đặt vào 1
cơ sở dữ liệu duy nhất được cài trên máy.
Hệ thống được nối mạng và chia sẻ truy cập vao CSDL.
Phân quyền người dùng để hạn chế việc truy nhập. Người đọc chỉ

có thể truy nhập để tra cứu sách và tài liệu còn nhân viên cần có
mật khẩu để truy nhập vào dữ liệu độc giả , giao dịch cũng như các
chức ăng khác của hệ thống .

PHẦN 2:
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
QUẢN LÝ THƯ VIỆN
I. MƠ TẢ BÀI TỐN
* u cầu bài toán ở đây là xây dựng hệ thống quản lý thư viện của một trường
Cao Đẳng X
Mô phỏng bài tốn: Bài tốn đặt ra cho nhóm là khi độc giả mượn sách xuất
trình thẻ thư viện cho người thủ thư kiểm tra. Người thủ thư tiến hành nhập mã
thẻ vào hệ thống và kiểm tra xem thẻ đã quá hạn hay chưa. Nếu quá hạn thì yêu
cầu độc giả làm đơn xin cấp thẻ mới. Trường hợp thẻ hợp lệ thỡ yờu cầu độc
giả viết các thông tin về sỏch (tờn sỏch, tờn tác giả, nhà xuất bản) vào phiếu
mượn sau đó người thủ thư tiến hành tìm kiếm sỏch trờn hệ thống máy tính.
Nếu có sẽ liệt kê ra một danh sách cỏc sỏch và tiến hành cho mượn đồng thời
điền thông tin về thời gian mượn, trả vào phiếu mượn . Khi độc giả trả sách thì
nhân viên nhận sách sẽ nhập sách vào kho sách. Đối với những trường hợp độc
giả làm mất sách hoặc trả sách quá thời hạn thì sẽ bị xử phạt theo quy định
chung của thư viện. Căn cứ vào các thông tin độc giả lưu trong hệ thống ban
quản lý thư viện sẽ gửi các thông báo đến độc giả.
1. CÁC YÊU CẦU ĐẶT RA CHO HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN:

TRƯỜNG CAO ĐĂNG BÁCH KHOA 9

CNTTK06HN


PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

QUẢN LÝ THƯ VIỆN

- Hệ thống quản lý thư viện được xõy dựng giúp cho người quản lý thư viện có
thể truy xuất thơng tin một cách nhanh chóng đến các đối tượng (đối tượng
sách và đối tượng độc giả) và các thông tin liờn quan đến việc quản lý thư viện.
- Hệ thống phải đáp ứng được: nhu cầu quản lý về sách, về tác giả, về nhà xuất
bản, về số lượng sách trong thư viện và các thông tin liên quan đến việc mượn
trả sách.
- Đối với người khai thác hệ thống thì phải đảm bảo việc truy vấn dữ liệu
nhanh và chính xác, các thao tác truy cập đơn giản, giao diện đẹp, hệ thống có
khả năng phát hiện lỗi và cho phép bảo trì và nâng cấp hệ thống.
2.CÁC CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN:
- Cập nhật dữ liệu
+ Sách
+ Lĩnh vực và NXB
+ Độc giả
+Chỉnh sửa thông tin- sửa tên NXB-sửa tên lĩnh vực
- Mượn trả
+ Mượn
+ Trả
- Tra cứu
+ Tra cứu sách – theo tên- theo tác giả - theo lĩnh vực
+ Tỡm kiếm thông tin độc giả
- Thống kê
+ Thống kê số sách hiện còn
+ Độc giả hiện có
+ Độc giả đang mượn
+Số lượng sách quá hạn
II.

Biểu đồ phân cấp chức năng

TRƯỜNG CAO ĐĂNG BÁCH KHOA 10

CNTTK06HN


PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

QUẢN LÝ THƯ VIỆN

QUẢN LÝ THƯ
VIỆN

Quản lý
thông tin

Quản lý
muợn trả

Quản lý
danh mục
sách

Quản lý
Mượn

Quản lý
lĩnh vực

Quản lý
Trả

TRA
CỨU

Tra cứu
sách

Thống kê
Số sách
hiện cịn

Thơng tin
độc giả
mượn sách

Thống kê
Độc giả
hiện có

Quản lý
nhà xuất
bản

Thống kê
Độc giả
đang mượn

Quản lý
Độc giả

Thống kê
Số sách
mượn quá
hạn

III. Biểu đồ luồng dữ liệu các cấp
1. Sơ đồ ngữ cảnh:
TRƯỜNG CAO ĐĂNG BÁCH KHOA 11

THỐNG
KÊ

CNTTK06HN


PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

ĐỘC
GIẢ

QUẢN LÝ THƯ VIỆN

HỆ THỐNG
QUẢN LÝ
THƯ VIỆN

NHÀ XUẤT

BẢN

BAN QUẢN LÝ
THƯ VIỆN

Tác nhân ngoài của hệ thống là: ĐỘC GIẢ, NHÀ XUẤT BẢN , BAN
QUẢN LÝ THƯ VIỆN
2. Sơ đồ luồng dữ liệu:(MỨC ĐỈNH VÀ DƯỚI ĐỈNH)
2.1 .Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh:

TRƯỜNG CAO ĐĂNG BÁCH KHOA 12

CNTTK06HN


PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

QUẢN LÝ THƯ VIỆN

Yêu cầuu

THỐNG
KÊ

BAN QUẢN LÝ THƯ
VIỆN

Báo cáo

Độc giảc giả

TRA CỨU

Quản lý
thông tin

ĐỘC GIẢ
Thông tin sách

Quản lý
muợn trả

Phiếuu
Thủ thư

TRƯỜNG CAO ĐĂNG BÁCH KHOA 13

CNTTK06HN


PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

QUẢN LÝ THƯ VIỆN

2.2.Sơ đờ luồng dữ liệu dưới mức đỉnh:
a/ quản lý thông tin
quản lý
sách
Sách
Yêu

cầu

quản lý
lĩnh vực

Yêu cầu

Thông
tin
sách

THỦ THƯ

Thông tin
chi tiết
Yêu
cầu

Thông
tin chi
tiết

Yêu cầu

Quản
lý Độc
giả

Thông tin
độc giả

Độc giả

Lĩnh vực

Nhà xuất bản

Quản lý
nhà
xuất
bản

b/ Sơ đồ quản lý mượn trả
Hình 1.0

Quản lý
MƯỢN

Quản lý
TRẢ

ĐỘC GIẢ

TRƯỜNG CAO ĐĂNG BÁCH KHOA 14

CNTTK06HN


PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

QUẢN LÝ THƯ VIỆN

c/ Sơ đồ tra cứu

Tác giả
Lĩnh vực

Yêu cầu tra cứu

TRA CỨU

Thông
tin
BAN QUẢN LÝ
THƯ VIỆN

Kết quả
u cầu

ĐỘC GIẢ

Kết quả
Tìm kiếm
thơng tin độc
giả

u cầu

d/ Sơ đờ chức năng thống kê

Thống kê số

sách hiện
cịn
u
cầu
Thống kê

độc giả
hiện có

Báo
cáo

Yêu cầu
Báo cáo

Ban quản lý
thư viện

Yêu
cầu

Yêu cầu
Báo cáo

Báo
cáo

thống kê
độc giả
đang mượn

TRƯỜNG CAO ĐĂNG BÁCH KHOA 15

CNTTK06HN

Thống kê
Số lượng
sách quá
hạn


PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

QUẢN LÝ THƯ VIỆN

IV. Phân tích hệ thống về dữ liệu
1. Phát hiện các thực thể:
+ ĐỘC GIẢ
+ SÁCH
+ LĨNH VỰC
+ NHÀ XUẤT BẢN
+MƯỢN TRẢ
MÔ HÌNH THỰC THỂ QUAN HỆ
(1) ĐỘC GIẢ  DocGia (Mã thẻ,họ đệm ,tên ,năm sinh, nghề nghiệp, giới
tính , địa chỉ LH)
(2)SÁCH  Sach (Mó sỏch, tờn sỏch, năm xuất bản, mã nhà xuỏt bản,tác giả,
mã lĩnh vực, tổng lượng)
(3)LĨNH VỰC  LinhVuc(Mã lĩnh vực,tờn lĩnh vực )
(4)NHÀ XUẤT BẢN  NhaXB(Mó NXB,tờn NXB )
(5) MƯỢN TRẢ =>MuonTra(mó số thẻ, mó sỏch, ngày mượn, ngày hẹn trả)
2.Mối quan hệ giữa các thực thể :

- Xét hai thực thể độc giả và mượn trả :
Mỗi độc giả có thể mượn trả sách nhiều lần vào mỗi đợt khác nhau. Chính vì
vậy mối quan hệ giữa thực thể độc giả và thực thể mượn trả là mối quan hệ 1- n

Độc giả

1

n

Mượn trả

- Xét hai thực thể sách và mượn trả :
Mỗi 1 quyển sách có thể mượn trả nhiều lần bởi những độc giả khác nhau.
Chính vì vậy mối quan hệ giữa thực thể sách và thực thể mượn trả là mối quan
hệ 1- n
Sách

1

n

Mượn trả

- Xét hai thực thể sách và nhà xuất bản :
Mỗi 1 quyển sách chỉ do 1 nhà xuất bản sản xuất còn một nhà xuất bản có thể
xuất bản ra nhiều laoij sách khác nhau. Chính vì vậy mối quan hệ giữa thực thể
nhà xuất bản và thực thể sách là mối quan hệ 1- n
TRƯỜNG CAO ĐĂNG BÁCH KHOA 16

CNTTK06HN


PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
Nhà xuất bản

1

QUẢN LÝ THƯ VIỆN
n

Sách

-Xét hai thực thể sách và lĩnh vực
Mỗi quyển sách có1 lĩnh vực riêng khơng giống nhau. Chính vì vậy mối quan
hệ giữa thực thể lĩnh vực và thực thể sách là mối quan hệ 1- n
Lĩnh vực

1

n

Sách

3.Các thuộc tính của thực thể
-Thực thể độc giả:c thể độc giả: độc giảc giả:

Tên riêng
Mathe
Hodem

Ten
Namsinh
nghenghiep
Gioitinh
DiachiLL

Kiểu dữ liệu
Text
Text
Text
Date/time
Text
bit
Text

Mô tả
Mã thẻ
Họ tên đệm
Tên độc giả
Năm sinh
Nghề nghiệp
Giới tính nam hay nữ
Địa chỉ liên lạc

- THỰC THỂ NHÀ XUẤT BẢNC THỂ NHÀ XUẤT BẢN NHÀ XUẤT BẢNT BẢNN
Tên riêng
MaNXB
TenNXB

Kiểu dữ liệu

Text
Text

Mô tả
Mã nhà xuất bảnt bảnn
Tên nhà xuất bảnt bảnn

Kiểu dữ liệu
Text
Text
Text
Text
int
Text
Text
int

Mô tả
Mã sách
Tên sách
Mã nhà xuất bản
Tên nhà xuất bản
Số lượng
Mã lĩnh vực
Tác giả
Tổng lượng

-Thực thể độc giả:c thể độc giả: sách

Tên riêng

MaS
TenS
MaNXB
TenNXB
Soluong
MaLV
Tacgia
Tongluong

-THỰC THỂ NHÀ XUẤT BẢNC THỂ NHÀ XUẤT BẢN MƯỢN TRẢN TRẢN
Tên riêng
Mathe

Kiểu dữ liệu
Text

TRƯỜNG CAO ĐĂNG BÁCH KHOA 17

Mô tả
Mã thẻ
CNTTK06HN


PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

MaS
Ngaymuon
ngayhentra

QUẢN LÝ THƯ VIỆN

Text
Date/time
Date/time

Mã sách mượn
Ngày mượn sách
Ngày hẹn trả sách

- THỰC THỂ NHÀ XUẤT BẢNC THỂ NHÀ XUẤT BẢN LĨNH VỰCNH VỰC THỂ NHÀ XUẤT BẢNC
Tên riêng
MaLV
TenLV

Kiểu dữ liệu
Text
Text

Mô tả
Mã lĩnh vực sách
Tên lĩnh vực sách

TỪ MỐI QUAN HỆ CỦA CÁC THỰC THỂ TA CÓ BẢNG LIÊN KẾT
SAU :
Sách
Độc giả

Mã sách
Tên sách
Mã NXB

TênNXB
Số lượng
Mã LV
Tác giả
Tổng lượng

Mã thẻ
Họ đệm
Tên
Năm sinh
Nghề nghiệp
Giới tính
Địa chỉ LL

Nhà xuất
bản
Mã NXB
Tên NXB

Mượn trả
Mã thẻ
Mã sách
Ngày mượn
Ngày hẹntrả

TRƯỜNG CAO ĐĂNG BÁCH KHOA 18

Lĩnh vực
Mã LV
Tên lĩnh vực

CNTTK06HN


PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

QUẢN LÝ THƯ VIỆN

V. LỰA CHỌN CÔNG CỤ PHÁT TRIỂN
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access
Microsoft Access là hệ quản trị cơ sở trên mơi trường Windows trong đó
có sẵn các cơng cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động sản sinh chương trình cho
hầu hết các bài tốn thường gặp trong quản lý, thống kê, kế tốn. Các đối tượng
chính trong cơ sở dữ liệu Access là bảng, truy vấn, biểu mẫu, báo cáo, các
macro và module.
1.Bảng (Table) : Là nơi chứa dữ liệu của một đối tượng nào đó như sản
phẩm và nhà cung cấp. Mỗi bảng chứa thông tin về một chủ thể xác định. Bảng
tổ chức thành các cột (các trường) và các hàng(các bản ghi).Mỗi trường trong
bảng chứa các thông tin khác nhau chẳng hạn như bảng “ Biên bản” chứa thông
tin về khách hàn như “ họ tên”, “địa chỉ”, “số điện thoại “. Mỗi bảng chứa
thông tin đầy đủ , chi tiết về một sản phẩm. Thơng thường một trường thương
liên quan đến hai bảng đó người ta có thể lấy dữ liệu giữa hai bảng này để
View, sửa, xóa. Khi tạo bảng thường có một hoặc nhiều trường được chọn là
khóa chính để xác định duy nhất một bản ghi. Điều này giúp :
- Tự động tạo chỉ mục (Index) trên khóa nhằm tăng tốc độ truy vấn và các
thao tác khác.
- Khi nhập dữ liệu sẽ kiểm tra sự trùng lặp trên khóa chính.
- Dùng khóa chính để tạo sự liên kết.
- Để hiện cửa sổ nhập liệu, ta chọn chứa năng Datasheet View
- Để hiện cửa sổ thiết kế, ta chọn chứa năng Design view.

2. Truy vấn (Query): Là công cụ mạnh của Access dùng để tổng hợp, sắp
xếp tìm kiếm dữ liệu. Trong Access có thể tạo các truy vấn bằng phương pháp
viết lệnh SQL. Loại thông dụng nhất là Select query (Truy vấn chọn ) với các
khả năng :
+ Chọn bảng, query khác làm nguồn dữ liệu
+ Chọn các trường hiển thị
+ Thêm các trường mới là kết quả thực hiện các phép tính trên các trường
của bảng nguồn.
TRƯỜNG CAO ĐĂNG BÁCH KHOA 19

CNTTK06HN


PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

QUẢN LÝ THƯ VIỆN

+ Đưa vào các điều kiện tìm kiếm, lựa chọn
+ Đưa vào các trường dùng để sắp xếp.
Khi muốn thay đổi định ngiã của một truy vấn ở chế độ Design, Muốn
nhập dữ liệu ta mở truy vấn ở chế độ Datasheet.
3-Mẫu biểu :
Là công cụ mạnh của Access dùng để thể hiện, cập nhật dữ liệu cho các
bảng và tổ chứa giao diện chương trình. mẫu biểu gồm các ơ điều khiển thuộc
các thể loại, công cụ khác nhau .
Nguồn dữ liệu của mẫu biểu là bảng hoặc một truy vấn. Khi nguồn dữ
liệu, mẫu biểu dùng để thể hiện và cập nhật dữ liệu cho các trường nguồn. Mẫu
biểu không có nguồn dữ liệu (Unbound) thường được dùng để tổ chức giao
diện chương trình. Cũng có thể thiết kế một kiểu mẫu để chạy một Macro hay
mét Module để đáp ứng một sự kiện nào đó.

Khi muốn thay đổi thiết kế của mẫu biểu ta mở nó ở chế độ Design. ở
chế độ này, hộp Toolbox là công cụ để tạo, thiết kế mẫu biểu.
Mẫu biểu thường có 5 thành phần :
- Đầu và cuối báo biểu (Form header / Footer) :Không quan trọng nh
Report header / Footer nhưng cũng được dùng trong thiết kế form:
+ Header để chứa các tiêu đề
+ Footer dùng chứa các nút lệnh thao tác trên bản ghi hoặc các
dòng tổng cộng
- Đầu và cuối trang ( Page header / Footer ):Là Ýt quan trọng nhất vì nó
chỉ liên quan đến hình ảnh của Form khi in ra giấy. Đó là tiêu đề đầu và cuối
mỗi trang được dùng để xác định hoặc ngắt bằng dấu hiệu ngắt ngang.
- Thân ( Detail ): Phần quan trọng nhất của Form. Với những Form có
dữ liệu, đây chính là phần lặp lại mỗi bản ghi. Do vậy muốn dữ liệu được hiển
thị nh những phiếu nhập dữ liệu, dàn dọc các điều khiển trong phần Detail.
Muốn dữ liệu được hiển thị dưới dạng bảng, dàn ngang các điều khiển trong
phần Detail.
Riêng với Form dạng Datasheet chỉ cần kéo đủ các điều khiển vào
Detail không cần quan tâm đến vị trí.
TRƯỜNG CAO ĐĂNG BÁCH KHOA 20

CNTTK06HN