Hoàn Thiện Công Tác Logistics Tại Công Ty Cổ Phần Nước Giải Khát Saigon Tribeco.doc

Trang 1

LỜI MỞ ĐẦU.
1-

Sự cần thiết của đề tài.
Đất nước ta đang từng bước tiến tới việc hội nhập kinh tế quốc tế. Hội nhập

kinh tế quốc tế với mức độ cạnh tranh thị trường thực sự và gay gắt hơn đã và sẽ
xác lập những yêu cầu cao hơn cho quá trình đổi mới tổ chức, vận hành kinh doanh
của doanh nghiệp và hiệu quả kinh tế – xã hội chính là thước đo vị thế của các
doanh nghiệp Việt Nam trên thị trường nội địa và quốc tế
Thực trạng vận hành kinh doanh của các doanh nghiệp Việt Nam và các doanh
nghiệp của các nước trong khu vực dưới điều kiện của hội nhập kinh tế quốc tế
trong những năm vừa qua cho thấy muốn tối đa hóa được hiệu quả kinh tế – xã hội
thì trước hết và quan trọng nhất phải tối đa nổ lực các hoạt động của mình trong đó
cơng cụ trọng yếu là công tác Logistics, là một trong những nội dung chiến lược
của doanh nghiệp. Logistics góp phần hỗ trợ đắc lực cho hoạt động marketing của
doanh nghiệp, đặc biệt là marketing – mix. Chính logistics đóng vai trị then chốt
trong việc đưa sản phẩm, hàng hóa đến nơi cần đến đúng lúc và kịp thời. Việc sản
phẩm – hàng hóa đến nơi đúng lúc, kịp thời chính là yếu tố quan trọng trong việc
thỏa mãn các nhu cầu của khách hàng.
Mục tiêu của Marketing là tối đa hóa lợi nhuận của doanh nghiệp về lâu dài
còn mục tiêu của Logistics là cung cấp hàng hóa – dịch vụ cho khách hàng với tổng
chi phí nhỏ nhất để đạt các mục tiêu trên Makerting và các mục tiêu kinh tế xã hội
của mình.
Vì vậy nghiên cứu những vấn đề về cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn để phát
triển và hồn thiện cơng tác logistics tại mỗi doanh nghiệp là giải pháp quản trị tối
ưu nó có tính cấp thiết và ý nghĩa quan trọng đối với các doanh nghiệp Việt Nam
trong tiến trình chủ động hội nhập kinh tế quốc tế.
Cơng ty cổ phần Nước Giải Khát Sài Gịn (TRIBECO) – là một doanh nghiệp

cũng đang trong xu thế đó, mặc dù với thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh đã
đạt được nhiều thành tích trong thời gian qua, thị phần tăng trưởng mạnh, hình ảnh
sản phẩm và công ty ngày càng được định vị cao trên thị trường nước giải khát nội


Trang 2

địa – một thị trường có dung lượng ngày càng lớn, sự cạnh tranh gay gắt… Tuy
nhiên, TRIBECO cũng đã bộc lộ những hạn chế và bất cập mà theo chúng tôi cơ
bản nhất là sự vận hành hệ thống phân phối, giải pháp tổ chức về dịch vụ khách
hàng và các vấn đề khác trong công tác quản trị logistics đã làm giảm đi đáng kể
hiệu quả sản xuất kinh doanh , sức cạnh tranh của Công ty trên thị trường.
Với những nhận thức như trên và nhằm mục tiêu vận dụng những lý thuyết đã
được đào tạo ở bậc đào tạo Thạc sỹ kinh tế của Trường Đại Học Thương Mại vào
thực tiễn hoạt động kinh doanh ở một doanh nghiệp cụ thể, chúng tôi chọn vấn đề
“Hồn thiện cơng tác logistics tại Cơng ty cổ phần nước giải khát Saigon – Tribeco.
“ làm đề tài luận văn tốt nghiệp.
2-

Mục đích nghiên cứu.
- Hệ thống hố những cơ sở lý luận cơ bản về công tác Logistics của doanh

nghiệp kinh doanh tạo lập khung cơ sở lý luận cơ bản của đề tài.
- Phân tích thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh, hiệu quả công tác
Logistics về các nội dung cơ bản như: dịch vụ khách hàng, dự trữ, cung ứng sản
xuất, vận tải, ….của Tribeco trên thị trường nước giải khát nước ta, chỉ ra các ưu,
nhược điểm và nguyên nhân của thực trạng, tạo lập các luận cứ thực tiễn để đưa ra
các đề xuất.
- Trên cơ sở dự báo các tác động của hội nhập kinh tế quốc tế, các thông số
phản ảnh khái quát thị trường nước giải khát nước ta và định hướng chiến lược phát

triển của TRIBECO đến 2010, đề xuất một hệ thống các giải phát phát triển hoàn
thiện công tác Logistics, các điều kiện để nâng cao hiệu quả vận hành và quản trị
logistics của TRIEBCO.
- Kiến nghị với hệ thống quản lý nhà nước và ngành nhằm tạo điều kiện và
mội trường triển khai tối ưu các chiến lược cơ bản về công tác logistics của các
Công ty kinh doanh nói chung và của Cơng Ty TRIBECO nói riêng.
3. Giới hạn nghiên cứu đề tài.
Là đề tài nghiên cứu có nội dung nghiên cứu khá phức tạp liên quan tới
nhiều yếu tố, nhiều lĩnh vực quản trị và trong những giới hạn về nguồn dữ liệu, thời


Trang 3

gian nghiên cứu, năng lực thực tế của ngừơi nghiên cứu, chúng tôi tập trung nghiên
cứu những nhân tố và điều kiện tác động đến việc vận hành, các nội dung quản trị
Logistics Công ty cổ phần nước giải khát Saigon – TRIBECO trên thị trường nội
địa, với nguồn dữ liệu thông tin được thu thập và khảo sát nhằm đánh giá thực tiễn
của những năm 2001 đến 2004 và những giải phát đề xuất có giá trị đến năm 2010
và một số năm tiếp theo.
4-

Tình hình nghiên cứu của đề tài.
Ở trong và ngồi nứớc đã có những cơng trình nghiên cứu lý luận về

Logistics cơ bản và các đề tài nghiên cứu khoa học về quản trị Logistics … nói
chung chưa có cơng trình nào nghiên cứu trực diện quản trị logistics đối với Công
ty sản xuất – kinh doanh nước giải khát trên thị trường nội địa nước ta.
5-

Phương pháp nghiên cứu.

- Phương pháp luận của các đề tài là các quan điểm của Đảng và Nhà nước ta

trong đổi mới tổ chức và vận hành kinh doanh của các doanh nghiệp dưới điều kiện
của hội nhập kinh tế quốc tế.
- Phương pháp tiếp cận cơ bản của đề tài là phương pháp tiếp cận hệ thống –
logic – lịch sử.
- Thích ứng với các nội dung cụ thể của đề tài chúng tôi lực chọn và sử dụng
thích hợp các phương pháp như : Phân tích tổng hợp có so sánh, phương pháp mơ
hình hóa, sơ đồ hóa, phương pháp điều tra trắc nghiệm hiện trường, phương pháp
chuyên gia…
6-

Kết cấu của đề tài.
Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn được soạn trong 115 trang, 23 bảng

và 23 hình. Kết cấu của luận văn gồm 3 chương:
Chương 1 – Cơ sở lý luận về Logistics.
Chương 2 – Thực trạng vận hành logistic tại Công Ty TRIBECO.
Chương 3 – Những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác Logistics của TRIBECO.


Trang 4

CHƯƠNG 1.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ LOGISTICS.
1.1 – Tổng quan về Logistics.
1.1.1

– Khái niệm về logistics.

“Logistics” vẫn còn là một thuật ngữ rất mới mẽ tại Việt Nam và chỉ mới du
nhập vào Việt Nam trong thời gian gần đây. “ Logistics” theo nghĩa đang sử dụng
trên thế giới có nguồn gốc từ tiếng Pháp : “Logistique”. Hiện nay, vẫn chưa có một
định nghĩa thống nhất về “logistics” mà tùy vào những trường hợp cụ thể người ta
xem logistics như là những hoạt động về: hậu cần, tiếp vận, tổ chức dịch vụ cung
ứng và thậm chí là vận trù. Một số định nghĩa về “logistics” hiện đang tồn tại và
phổ biến như:
“ Logistics là hệ thống các công việc được thực hiện một cách có kế hoạch
nhằm quản lý ngun vật liệu, dịch vụ, thơng tin và dịng chảy của vốn…nó bao
gồm cả những hệ thống thơng tin ngày một phức tạp, sự truyền thông và hệ thống
kiểm sốt cần phải có trong mơi trường làm việc hiện nay”.
“ Logistics là sự duy trì, phát triển, phân phối/sắp xếp và thay thế nguồn
nhân lực, nguyên vật liệu, thiết bị, máy móc..”.
“ Logistics là quy trình lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và kiểm sốt q
trình lưu chuyển và dự trữ hàng hóa, dịch vụ…từ điểm xuất phát đầu tiên đến nơi
tiêu thụ cuối cùng sao cho hiệu quả và phù hợp với yêu cầu của khách hàng”.
“ Logistics là khoa học nghiên cứu việc lập kế hoạch, tổ chức và quản lý các
hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ”.
“ Logistics là khoa học nghiên cứu việc lập kế hoạch và thực hiện những lợi
ích và cơng dụng của các nguồn tài nguyên cần thiết nhằm giữ vững những hoạt
động của toàn bộ hệ thống”.
Tổng hợp các quan điểm, định nghĩa trên, theo người viết :
“ Logistics là q trình tối ưu hóa về vị trí, vận chuyển và dự trữ nguồn tài
nguyên từ điểm đầu tiên của dây chuyền cung ứng cho đến tay người tiêu dùng cuối
cùng, thông qua hàng loạt các hoạt động kinh tế”


Trang 5

1.1.2

– Mối quan hệ Logistics – Cung ứng – Phân phối.

Theo Uûy ban quản trị logistics, là một trong những tổ chức hàng đầu trong
lĩnh vực này thì :” Quản trị logistics là quá trình hoạch định, thực hiện và kiểm soát
một cách hiệu lực, hiệu quả hoạt động vận chuyển, lưu trữ hàng hóa, dịch vụ và
những thơng tin có liên quan từ điểm đầu đến điểm tiêu thụ cuối cùng với mục đích
thỏa mãn nhu cầu của khách hàng”. Điều này cho thấy rằng Logistics bao gồm mọi
dịch vụ kinh doanh liên quan đến vận tải (đường biển, đường hàng không, đường
bộ, đường thủy,…), lưu kho, lưu bãi, sắp xếp hàng hóa sẵn sàng cho q trình vận
tải, bao bì đóng gói và phân phối đi các nơi theo yêu cầu.
Từ cuối thế kỷ 20, logistics được mở rộng thêm các mặt hoạt động và lợi ích.
Khái niệm mở rộng đó được gọi là quản trị dây chuyền cung ứng. Một dây chuyền
cung ứng là một mạng lưới (có thể lựa chọn) về phương tiện và phân phối để thực
hiện các chức năng thu mua nguyên liệu, vật liệu,.. chuyển hóa chúng thành sản
phẩm trung gian và cuối cùng, rồi phân phối những sản phẩm đó đến khách hàng.
Quá trình phân phối là khái niệm phản ánh sự di chuyển hàng hóa của một tổ
chức (người sản xuất, kinh doanh hoặc bất kỳ những khác có hàng hóa); nó bao
gồm sự vận chuyển hàng hóa bằng các phương tiện khác nhau, từ địa điểm này sang
địa điểm khác, từ quốc gia này đến quốc gia khác, trong đó có sự phối hợp giữa các
hoạt động và các chức năng khác nhau nhằm bảo đảm hàng hóa chu chuyển liên tục
từ giai đoạn tiền sản xuất đến tay người tiêu thụ cuối cùng.
Như vậy, quá trình phân phối và hoạt động logistics có liên quan mật thiết
với nhau, nếu thiếu một kế hoạch khoa học và sự quản lý chặt chẽ thì tồn bộ q
trình chu chuyển hàng hóa, dịch vụ phức tạp sẽ khơng được thực hiện nhịp nhàng,
liên tục và chính xác. Chính vì vậy, Logistics là một cơng nghệ quản lý, kiểm sốt
tồn bộ q trình phân phối, sản xuất, tiêu thụ một cách đồng bộ. Tồn bộ q trình
phân phối từ khâu cung ứng đến khâu tiêu thụ được thực hiện theo nhu cầu thực tế.
1.1.3

– Logistic trong giao nhận vận tải.


Trang 6

Giao nhận, vận tải có vai trị rất quan trọng trong đời sống xã hội và đây
cũng là lĩnh vực có hoạt động logistics phát triển mạnh.
Sự phát triển của logistics trong giao nhận, vận tải bắt nguồn từ sự thay đổi
trong sản xuất. Q trình hàng hóa đi từ người sản xuất đến người tiêu dùng là một
bộ phận của q trình lưu thơng. Tính chất phong phú của hàng hóa và sự vận động
phức tạp của chúng địi hỏi cần phải có một sự quản lý chặt chẽ và đặt ra những yêu
cầu mới cho công tác vận tải. Để tránh việc tồn đọng vốn, nhà sản xuất ln tìm
cách duy trì một lượng tồn kho nhất định ( thường là nhỏ nhất ). Điều này tác động
đến hoạt động vận tải nói riêng và lưu thơng phân phối nói chung một mặt phải đảm
bảo yêu cầu đúng lúc ( JIT : Just In Time ), mặt khác phải tăng cường vận chuyển
những chuyến hàng nhỏ nhằm thực hiện mục tiêu không để hàng tồn kho. Trong
điều kiện thị trường cạnh tranh gay gắt, điều này dẫn đến nhu cầu vận chuyển
những chuyến hàng nhỏ, đều đặn, kịp thời phụ thuộc rất nhiều vào hệ thống xếp dỡ
– vận chuyển hàng hóa nhanh.
Bên cạnh đó, sự phát triển của khoa học thông tin đã hổ trợ cho việc kết hợp
các quá trình sản xuất – lưu kho hàng hóa – tiêu thụ với các hoạt động vận tải có
hiệu quả hơn giúp người vận tải nâng cao chất lượng phục vụ.
Dịch vụ logistics chính là sự phát triển khéo léo của dịch vụ vận tải đa
phương thức. Tồn bộ hoạt động vận tải có thể được thực hiện theo một hợp đồng
vận tải đa phương thức và sự phối hợp mọi chu chuyển của hàng hóa do người tổ
chức dịch vụ logistics đảm nhận.
Như vậy, trong lĩnh vực giao nhận vận tải logistics không phải là một dịch
vụ đơn lẻ mà luôn là một chuỗi các dịch vụ về giao nhận hàng hóa : thực hiện các
thủ tục về giao nhận, tổ chức vận tải, lưu kho, phân phối hàng hóa đến những nơi
khác nhau theo yêu cầu nhất là việc chuẩn bị cho hàng hóa ln trong tình trạng sẵn

sàng khi có u cầu là giao được ngay.
Dịch vụ logistics chính là sự phát triển ở giai đoạn cao của dịch vụ giao nhận
kho vận trên cơ sở sử dụng và kết hợp những thành tựu của các ngành khoa học


Trang 7

khác để điều phối hàng hóa từ người sản xuất đến người tiêu dùng cuối cùng qua
các công đoạn: vận chuyển – lưu kho – phân phối hàng hóa.
1.1.4

– Vai trò của Logistics và xu hướng phát triển.

Logistics là một chức năng kinh tế có ảnh hưởng sâu rộng đến tồn xã hội.
Hiện nay, người ta ln mong muốn có những dịch vụ hồn hảo và điều này sẽ
được thực hiện khi phát triển logistics.
Đối với nền kinh tế : Logistics là một chuỗi các hoạt động xuyên suốt, liên
tục và có mối liên hệ mật thiết với nhau, tác động qua lại lẫn nhau. Xem xét ở góc
độ tổng thể, logistics là mối liên kết kinh tế xuyeân suốt gần như tồn bộ q trình
sản xuất, lưu thơng và phân phối hàng hóa. Mỗi hoạt động trong chuỗi đều có một
vị trí và chiếm một chi phí nhất định. Vì vậy, nếu nâng cao hiệu quả hoạt động của
logistics thì sẽ góp phần quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả kinh tế – xã hội.
Đối với doanh nghiệp : Đối với các doanh nghiệp, logistics có vai trò rất to
lớn. Logistics giúp giải quyết đầu ra lẫn đầu vào của doanh nghiệp một cách có hiệu
quả thơng qua việc tối ưu hóa q trình chu chuyển ngun vật liệu, hàng hóa, dịch
vụ … Logistics cịn giúp các doanh nghiệp tiết giảm chi phí một cách đáng kể, tăng
khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp. Có nhiều doanh nghiệp thành công nhờ vào
chiến lược và hoạt động logistics đúng đắn và ngược lại, nhiều doanh nghiệp đã gặp
không ít khó khăn, thậm chí thất bại khi có những quyết định sai lầm trong hoạt
động logistics.

Mặt khác, logistics còn hỗ trợ đắc lực cho hoạt động marketing của doanh
nghiệp, đặc biệt là marketing – mix. Chính logistics đóng vai trị then chốt trong
việc đưa sản phẩm, hàng hóa đến nơi cần đến đúng lúc và kịp thời. Việc sản phẩm –
hàng hóa đến nơi đúng lúc, kịp thời chính là yếu tố quan trọng trong việc thỏa mãn
các nhu cầu của khách hàng.
Mục tiêu của Marketing là tối đa hóa lợi nhuận của doanh nghiệp về lâu dài
cịn mục tiêu của Logistics là cung cấp hàng hóa – dịch vụ cho khách hàng với tổng
chi phí nhỏ nhất.


Trang 8

Tổng chi phí = Chi phí vận tải + Chi phí lưu kho, bãi + Chi phí giải quyết đơn
hàng, cung cấp thơng tin + Chi phí sản xuất + Chi phí dự trữ.
Trong giai đoạn hiện nay, tồn cầu hóa nền kinh tế thế giới là xu thế tất yếu.
Bất kỳ quốc gia nào hoặc ngành nghề nào khơng phân biệt quy mơ muốn phát triển
thì phải chấp nhận và tích cực vào q trình hội nhập này. Tồn cầu hóa làm cho
giao thương giữa các các quốc gia, các vùng lãnh thổ trên thế giới phát triển mạnh
mẽ và sẽ làm cho những nhu cầu về vận tải, kho bãi, giao nhận,.. phát triển.
Logistics là quá trình tối ưu hóa về vị trí, lưu chuyển và dự trữ nguồi tài nguyên từ
điểm đầu của dây chuyền cung ứng đến điểm cuối là người tiêu dùng cuối cùng
thông qua các hoạt động kinh tế. Hơn nữa logistics là một chức năng kinh tế chủ
yếu, có vai trị quan trọng đối với nền kinh tế nói chung và từng doanh nghiệp nói
riêng. Vì vậy, sự phát triển của Logistics là tất yếu.
1.2 – Quản trị Logistics.
Quản trị Logistics là q trình hoạch định, thực hiện và kiểm sốt có hiệu lực
hiệu quả việc chu chuyển và dự trữ hàng hóa – dịch vụ .. và những thơng tin có liên
quan từ điểm đầu đến điểm cuối cùng với mục tiêu thỏa mãn nhu cầu của người
tiêu dùng. Logistics là một chuỗi các hoạt động có liên quan mật thiết với nhau, tác
động qua lại lẫn nhau, được thực hiện một cách khoa học và có hệ thống qua các

bước : nghiên cứu, hoạch định, tổ chức, quản lý, thực hiện, kiểm tra và hoàn thiện.
Nghiên cứu quản trị logistics bao gồm các vấn đề sau:
1.2.1

– Dịch vụ khách hàng

Theo nghĩa rộng, dịch vụ khách hàng là thước đo về mức độ hoạt động hiệu quả của
hệ thống logistics trong việc tạo ra sự hữu dụng về mặt thời gian và địa điểm đối
với sản phẩm hay dịch vụ. Thực tế, khái niệm dịch vụ khách hàng thường bị dùng
lẫn lộn với khái niệm sự thỏa mãn của khách hàng. Sự thỏa mãn của khách hàng là
sự đánh giá tổng quát của khách hàng đối với các yếu tố chiến lược marketing –
mix như : sản phẩm, giá cả, phân phối, chiêu thị… Như vậy, sự thỏa mãn của khách
hàng là khái niệm rộng hơn dịch vụ khách hàng.
Có nhiều định nghĩa về “dịch vụ khách hàng” như :


Trang 9

 Dịch vụ khách hàng là những hoạt động cụ thể của doanh nghiệp nhằm giải
quyết tốt các đơn hàng của khách hàng. Hoặc :
 Dịch vụ khách hàng là việc thực hiện những công việc cụ thể, được đánh giá
bằng những thông số cụ thể. Hoặc :
 Dịch vụ khách hàng là một phần trong triết lý chung của doanh nghiệp, phải
thỏa mãn nhu cầu của khách hàng một cách tốt nhất.
Tuy nhiên, theo người viết – Dịch vụ khách hàng là quá trình diễn ra giữa người
mua, người bán và bên thứ ba ( các nhà thầu phụ ). Kết quả của quá trình này là
tạo ra giá trị gia tăng cho sản phẩm hay dịch vụ được trao đổi.
Một cách khác ngắn gọn hơn, Dịch vụ khách hàng là q trình cung cấp các tiện
ích từ giá trị gia tăng cho dây chuyền cung ứng với chi phí hiệu quả nhất.
Có nhiều yếu tố trong giao dịch với khách hàng, thơng thường có 3 nhóm yếu tố sau

:
Các yếu tố trước giao dịch. Bao gồm :
Xây dựng chính sách dịch vụ khách hàng; Giới thiệu các dịch vụ cho khách hàng;
Tổ chức bộ máy thực hiện; Phòng ngừa rủi ro; Quản trị dịch vụ.
Những yếu tố trước giao dịch có xu hướng tương đối ổn định, ít thay đổi trong thời
gian khá dài. Do đó, khách hàng có thể nghiên cứu, lựa chọn để các yêu cầu của
mình được đáp ứng tốt nhất.
Các yếu tố trong giao dịch thường gắn liền với dịch vụ hàng hóa, bao gồm:
Tình hình dự trữ hàng hóa; Thơng tin về hàng hóa; Tính chính xác của hệ thống;
Tính ổn định của quá trình thực hiện đơn hàng; Khả năng thực hiện các chuyến
hàng đặc biệt; Khả năng điều chuyển hàng hóa; Thủ tục thuận tiện; Sản phẩm thay
thế.
Các yếu tố sau giao dịch như :
Lắp đặt, bảo hành, sửa chữa và các dịch vụ khác; Theo dõi sản phẩm; Giải quyết
những khiếu nại của khách hàng; Cho khách hàng mượn sản phẩm.
Như vậy, dịch vụ khách hàng có ý nghĩa quan trọng đặc biệt trong việc tạo ra lợi thế
chiến lược cho doanh nghiệp. Dịch vụ khách hàng là đầu ra của toàn bộ hệ thống


Trang 10

logistics và là phần kết nối quan trọng giữa hoạt động marketing và hoạt động
logistics. Nó yểm trợ đắc lực cho yếu tố phân phối trong marketing – mix. Hơn nữa,
dịch vụ khách hàng đóng vai trị quan trọng và quyết định trong việc thỏa mãn nhu
cầu của khách hàng, giúp duy trì và phát triển lịng trung thành của khách hàng đối
với doanh nghiệp. Do dịch vụ khách hàng có tầm quan trọng đặc biệt, vì vậy các
doanh nghiệp cần phải xây dựng cho mình một chiến lược dịch vụ khách hàng đúng
mức, khoa học và hợp lý. Một số biện pháp chủ yếu để xây dựng chiến lược dịch vụ
khách hàng như :
 Xác định phản ứng của khách hàng đối với việc hết hàng.

 Kết hợp tối ưu giữa chi phí và thu nhập.
 Sử dụng phương pháp phân tích ABC, quy tắc Pareto.
 Kiểm sốt dịch vụ khách hàng.

1.2.2

– Hệ thống thông tin trong quản trị logistics.

Một trong những nội dung quan trọng của quản trị logistics là quản trị hệ thống
thông tin phức tạp trong tồn bộ q trình này. Hệ thống thơng tin logistics bao
gồm :
 Thông tin trong nội bộ từng tổ chức thuộc hệ thống logistics; doanh nghiệp
logistics; các nhà cung cấp; các khách hàng, người mua hàng…
 Thông tin trong từng bộ phận chức năng của mỗi doanh nghiệp : logistics, kỹ
thuật, kế tốn – tài chính, nhân sự, marketing, sản xuất ...
 Thông tin trong từng khâu của dây chuyền cung ứng: dịch vụ khách hàng,
kho tàng, bến bãi, vận tải,…
 Và sự kết nối thông tin giữa các tổ chức, bộ phận, các công đoạn nêu trên.
Trong hệ thống thơng tin phức tạp này thì việc xử lý các đơn hàng của khách hàng
là khâu trung tâm, có một vai trị đặc biệt quan trọng.
1.2.2.1 – Q trình đặt hàng.
Q trình đặt hàng bao gồm tồn bộ khoảng thời gian kể từ khi khách hàng bắt đầu
đặt hàng cho đến khi sản phẩm, hàng hóa được giao đến khách hàng, được khách


Trang 11

hàng đồng ý nhập kho và chấp nhận, hoàn thành những chứng từ, thủ tục có liên
quan. Q trình tổng quát bao gồm các bước sau :
-

Chuẩn bị đơn hàng và chuyển đơn hàng đến bộ phận tiếp nhận.

-

Đơn hàng được chấp nhận và nhập vào hệ thống ( ghi sổ, máy tính,..).

-

Giải quyết đơn hàng.

-

Chuẩn bị hàng hóa theo yêu cầu ( sản xuất, đóng gói,..)

-

Vận chuyển hàng hóa.

-

Giao nhận hàng.

1.2.2.2 – Hệ thống thơng tin.
Khách
hàng đặt
hàng
Chuyển
đơn đặt
hàng

Nhận
đơn
hàng

Giao hàng
cho khách
hàng

Danh mục
hàng hóa
sẵn có

Kiểm tra
công nợ

Kế hoạch
sản xuất

Vận
chuyển
hàng hóa
Đơn đặt
hàng

Hồ sơ
danh
mục
hàng
hóa

Sản xuất

Hóa đơn

Thực hiện
đơn đặt
hàng

Chuẩn bị
xuất kho

Chứng từ
vận tải

Kế hoạch
chuyển hàng

Hình 1.1 – Đường đi của một đơn hàng

Căn cứ vào hình 1.1 chúng ta thấy rằng đường đi của một đơn hàng trải qua nhiều
khâu và phải xử lý nhiều thơng tin có liên quan với nhau. Do đó, phương thức
truyền tin và và xử lý thơng tin có tác động rất lớn đến q trình đặt hàng của khách


Trang 12

hàng. Hiện nay, có nhiều phương thức để thực hiện: thực hiện bằng tay, thông qua
điện thoại hoặc sử dụng hệ thống thông tin điện tử.

Trang 13

Bảng 1.1 – ĐẶC TRƯNG CỦA HỆ THỐNG THỰC HIỆN ĐƠN HÀNG.
CẤP
ĐỘ
1
2
3

HÌNH THỨC
HỆ THỐNG
Thực hiện bằng tay
Thực hiện bằng
điện thoại
Thơng tin điện tử

TỐC
ĐỘ
Chậm
Trung
bình
Nhanh

CHI PHÍ THỰC
HIỆN / DUY TRÌ
Thấp
Trung bình

HIỆU

QUẢ
Thấp
Tốt

ĐỘ CHÍNH
XÁC
Thấp
Trung bình

Đầu tư cao.
Rất tốt
Chi phí hoạt động thấp
Nguồn : Logistics – những vấn đề cơ bản (trang 124) – PGS-TS Đoàn Thị Hồng Vân

Cao

Bảng 1.1 phản ánh rõ nét các đặc trưng của các thơng tin trong q trình đặt hàng.
Với cấp độ 1, rất dễ xảy ra tình trạng đơn hàng bị sai về các yêu cầu của khách hàng
do có nhiều sự nhầm lẫn, hiệu quả khơng cao, mặc dù chi phí cho hình thức này là
thấp nhưng ít được sử dụng và được thay thế bằng hình thức ở cấp độ 2 và 3. Ở cấp
độ 2 và 3, tính hiệu quả tăng lên đáng kể. Đặc biệt là với cấp độ 3, tính chính xác và
hiệu quả rất cao do rút ngắn được thời gian đặt hàng cho dù chi phí đầu tư có cao
nhưng lại tiết kiệm được nhân sự trong khâu tiếp nhận và xử lý các thơng tin.
Trong q trình tiếp nhận đơn hàng, việc xác định số lượng hàng hóa tồn kho tức
thời có vai trị rất quan trọng. Điều này giúp doanh nghiệp xác định chính xác thời
gian giao hàng cùng các chủng loại sản phẩm, hàng hóa cần cung ứng cho khách
hàng.
Với hệ thống thông tin điện tử , ngồi việc giải quyết tốt q trình đặt hàng, phân
phối cịn giải quyết hiệu quả cho các khâu trong tồn bộ quá trình quản lý logistics
như :

 Quản lý tình hình xuất nhập tồn kho vật tư, hàng hóa.
 Tự động lập các yêu cầu về vật tư khi lượng tồn kho đến mức giới hạn.
 Lập đơn hàng và kiểm tra đơn hàng.
 Theo dõi việc thực hiện các đơn hàng.
 Lập các báo cáo có liên quan theo yêu cầu.

1.2.3

– Quản trị dự trữ.


Trang 14

1.2.3.1 – Khái niệm và phân loại dự trữ.
Dự trữ là một nội dung quan trọng của quản trị logistics. Nếu việc dự trữ nguyên
vật liệu, nhiên liệu, sản phẩm, hàng hóa … khơng đủ về số lượng, chủng loại hoặc
không bảo đảm các yêu cầu về chất lượng thì sẽ có những ảnh hưởng rất lớn đến
hoạt động logistics (không thể diễn ra một cách liên tục và hiệu quả).
Dự trữ còn là sự đầu tư về vốn với qui mô lớn, tốn kém nhưng thực sự là cần thiết
và có mối quan hệ mật thiết với các mức độ dịch vụ khách hàng.
Một số nguyên nhân của việc hình thành dự trữ :
 Do sự phân cơng lao động xã hội, chun mơn hóa sản xuất ;
 Do sản xuất, vận tải,.. phải đạt tới một quy mơ nhất định thì mới mang lại
hiệu quả ;
 Để cân bằng cung – cầu đối với những mặt hàng có tính thời vụ ;
 Đề phịng rủi ro ;
 Phương tiên để phục vu nhu cầu khách hàng một cách tốt nhất ;
 Nhằm mục đích đầu cơ ;
 Do hàng hóa, sản phẩm khơng tiêu thụ được ;
 Phương tiện giúp q trình logistics một cách thơng suốt.

Dự trữ gồm nhiều loại và có thể phân theo nhiều tiêu thức khác nhau. Một số tiêu
thức chủ yếu để phân loại dự trữ trong hoạt động logistics như :
 Phân loại theo vị trí của hàng hóa trên dây chuyền cung ứng :
Logistics là một chuỗi các hoạt động liên tục, có liên quan mật thiết và tác động qua
lại lẫn nhau, được thực hiện một cách khoa học và có hệ thống nhằm chu chuyển
hàng hóa, dịch vụ,… Để đảm bảo cho quá trình logistics diễn ra một cách liên tục
thì dự trữ sẽ tồn tại trên suốt dây chuyền cung ứng, ở tất cả các khâu (hình 1.2)
DỰ TRỮ
NGUYÊN VẬT
LIỆU

DỰ TRỮ BÁN
THÀNH
PHẨM

DỰ TRỮ SẢN
PHẨM TRONG
SẢN XUẤT

DỰ TRỮ SẢN
PHẨM TRONG
LƯU THÔNG

Hình 1.2 – CÁC LOẠI DỰ TRỮ CHỦ YẾU PHÂN THEO VỊ TRÍ


Trang 15

Theo chiều thuận, quá trình logistics sẽ đi từ người cung cấp nguyên liệu đến người
tiêu thụ sản phẩm cuối cùng. Tại mỗi khâu của q trình, cơng tác dự trữ phải được

xem xét và tổ chức sao cho phải đảm bảo được sự hoạt động liên tục và hiệu quả
của quá trình. Tuy nhiên, trong thực tế, mỗi khâu trong q trình logistics có thể có
những sản phẩm khơng đạt u cầu, cần phải khắc phục ( hồn trả, sửa chữa,..) , với
những trường hợp này, cần phải tổ chức quá trình logistics ngược ( reverse logistics
) và ở mỗi khâu phải hình thành dự trữ.
Theo vị trí trong hệ thống logistics, người ta cịn có thể chia dự trữ thành 2 loại :
 Dự trữ trong kho : bao gồm dự trữ trong kho vật tư ( nguyên vật liệu, phụ
tùng,..); dự trữ trong kho bán thành phẩm; dự trữ trong kho của nhà sản xuất;
dự trữ trong kho của các nhà phân phối, bán buôn, bán lẻ,...lượng dự trữ này
nhằm đảm bảo cho sản xuất được liên tục và thỏa mãn những nhu cầu của
người tiêu dùng.
 Dự trữ hàng hóa trên đường vận chuyển là dạng dự trữ hàng hóa trong q
trình vận động từ điểm đầu đến điểm cuối của dây chuyển cung ứng. Thông
thường, thời gian trên đường vận chuyển gồm : thời gian hàng hóa được
chuyên chở trên các phương tiện vận tải, thời gian bốc dỡ, thời gian bảo
quản, lưu trữ tại các kho, bãi của đơn vị vận tải.

 Phân theo nguyên nhân hình thành dự trữ.
Theo tiêu thức này, có các loại dự trữ sau đây :


Dự trữ định kỳ : là loại dự trữ nhằm đảm bảo cho việc bán hàng/ sản

xuất được diễn ra liên tục giữa 2 kỳ đặt hàng / mua hàng liên tiếp. Được xác
định bằng công thức :
Ddk = m x t . Với :
Ddk : dự trữ định kỳ/thường xuyên.
m : Mức sử dụng hàng hóa bình qn 1 ngày đêm.
t : Thời gian thực hiện việc mua hàng / Chu trình đặt hàng.

Trang 16

Như vậy, mức dự trữ định kỳ phụ thuộc vào mức cầu hàng hóa và và độ dài của chu
trình đặt hàng. Khi những yếu tố này thay đổi thì mức dự trữ định kỳ cũng sẽ thay
đổi tương ứng.


Dự trữ để đầu cơ là dạng dự trữ không nhằm mục đích thỏa mãn nhu

cầu cho khách hàng mà chỉ nhằm làm tăng lợi nhuận cho chính doanh nghiệp.


Dự trữ theo mùa vụ đối với những sản phẩm, hàng hóa chỉ sản xuất

theo mùa vụ nhưng được sử dụng quanh năm như nơng sản, Hoặc có những sản
phẩm, hàng hóa được sản xuất quanh năm nhưng chỉ sử dụng theo mùa vụ như
quần áo, thời trang,sách vở,..


Dự trữ do những sản phẩm, hàng hóa tiêu thụ chậm, khơng bán được.

 Phân loại dự trữ theo công dụng.
 Dự trữ thường xuyên / định kỳ dùng để đảm bảo hàng hóa cho các hoạt động
logistics được diễn ra liên tục.
 Dự trữ bảo hiểm để phòng ngừa những rủi ro, bất trắc trong quá trình cung
ứng. Thường được xác định bằng phương pháp thống kê kinh nghiệm.
 Dự trữ chuẩn bị được sử dụng cho việc chuẩn bị hàng hóa để cung cấp cho
khách hàng như : kiểm tra, phân loại, bao bì đóng gói, dán nhãn,…Dạng dự
trữ này được xác định thông qua việc kết hợp phương pháp thống kê kinh

nghiệm và phương pháp định mức khoa học.
1.2.3.2 – Quản trị dự trữ.
Dự trữ có tầm ảnh hưởng rất lớn đến toàn bộ hoạt động logistics. Mức dự trữ khơng
thích hợp sẽ dẫn đến tình trạng khơng thực hiện được mục tiêu chiến lược của
logistics là : Tối thiểu hóa tổng chi phí + thực hiện tốt các dịch vụ khách hàng. Nếu
dự trữ quá nhiều, doanh nghiệp sẽ bị ứ đọng vốn, lãng phí nguồn lực, hiệu quả kinh
doanh giảm sút. Ngược lại, lượng dự trữ quá thấp, khơng đủ sản phẩm, hàng hóa
bảo đảm cho q trình kinh doanh sẽ dẫn đến tình trạng khơng thỏa mãn được dịch
vụ khách hàng.


Trang 17

Nhằm tối ưu hóa trong cơng tác quản trị dự trữ, vấn đề vô cùng quan trọng được đặt
ra là tối thiểu hóa chi phí logistics nhưng vẫn bảo đảm được hoạt động sản xuất –
kinh doanh của doanh nghiệp.
Chi phí quản trị dự trữ bao gồm 4 khoản chi lớn :
 Chi phí về vốn : Lượng vốn đầu tư vào hàng dự trữ.
 Chi phí cho các dịch vụ hàng hóa dự trữ : bảo hiểm, thuế..
 Chi phí về kho bãi, bảo quản : trang thiết bị, th kho,..
 Chi phí rủi ro cho hàng hóa dự trữ : hao mịn vơ hình, hư hỏng trong bảo
quản, chuyên chở,…
Mỗi khoản chi phí trong chi phí quản lý hàng hóa dự trữ đều có liên quan trực tiếp
hoặc gián tiếp với mức dự trữ. Do đó, việc nghiên cứu sự tương quan giữa tổng chi
phí quản lý hàng dự trữ, chi phí đặt hàng, tổng chi phí logistics với mức dự trữ sẽ
xác định được mức dự trữ tối ưu.
Để xác định mức dự trữ tối ưu chúng ta sẽ sử dụng mơ hình – Mức đặt hàng tối ưu
(EOQ : Economic Oder Quantity ). Mơ hình EOQ nhằm xác định mức đặt hàng tối
ưu dựa trên cơ sở phân tích chi phí đặt hàng và chi phí dự trữ. Khi chi phí đặt hàng
bằng chi phí quản lý hàng dự trữ thì sẽ đạt mức đặt hàng tối ưu.

Bằng phương pháp phân tích cân bằng chi phí giữa các hoạt động logistics, ta có
hình 1.3 sau đây :

EOQ

Tổng chi
phí (min)

Tổng chi phí

Chi phí quản lý dự trữ

Chi phí đặt hàng

Mức đặt hàng
Hình 1.3 - Cân bằng chi phí để xác định EOQ.


Trang 18

Hình 1.3 cho thấy :
Chi phí quản lý hàng dự trữ tương quan đồng biến với mức đặt hàng – mức dự trữ.
Khi mức dự trữ tăng thì chi phí quản lý hàng dự trữ cũng tăng và ngược lại.
Chi phí đặt hàng tương quan nghịch biến với mức đặt hàng.
Tổng chi phí = Chi phí đặt hàng + Chi phí quản lý hàng dự trữ, có mối liên hệ khá
phức tạp với mức đặt hàng. Khi chưa tới điểm EOQ thì mức đặt hàng tăng, tổng chi
phí giảm nhưng khi vượt quá điểm EOQ thì mức đặt hàng tăng kéo theo tổng chi
phí tăng. EOQ đạt được khi đồ thị chi phí quản lý hàng dự trữ cắt chi phí đặt hàng
( Chi phí đặt hàng cân bằng với chi phí quản lý hàng dự trữ ), tại đó tổng chi phí sẽ
đạt mức thấp nhất.

EOQ được xác định bằng cơng thức :
EOQ =

2 PD
CV

Trong đó :
EOQ : Mức đặt hàng tối ưu.
P : Chi phí đặt hàng.
D : Nhu cầu hàng hóa trong kỳ ( Số đơn vị hàng hóa )
C : Chi phí quản lý hàng dự trữ ( tính bằng tỷ lệ % so với giá trị hàng hóa )
V : Chi phí/ giá trị trung bình của đơn vị hàng hóa dự trữ.
1.2.4

– Quản trị vật tư.

1.2.4.1 – Những khái niệm.
Trong yếu tố đầu vào thì vật tư có vai trị quan trọng, là phần chiếm tỷ trọng cao
nhất. Quản trị vật tư bao gồm các hoạt động cơ bản : quản trị cung ứng vật tư và
theo dõi, quản lý vật tư như một tài sản thuộc sở hữu của doanh nghiệp.
Trong thực tế khi nói về hoạt động cung ứng, người ta có thể dùng các khái niệm:
Mua hàng/mua sắm ( Purchasing) – Mua hàng là một trong những chức năng cơ
bản, không thể thiếu của mỗi tổ chức. Mua hàng gồm những hoạt động có liên quan
đến việc mua nguyên vật liệu, máy móc, trang thiết bị… để phục vụ cho hoạt động
của tổ chức.


Trang 19

Thu mua ( Procurement): Thu mua là hoạt động thiết yếu của tổ chức, là sự phát

triển, mở rộng chức năng mua hàng. So với mua hàng thì trong thu mua người ta
chú trọng nhiều hơn đến các vấn đề mang tính chiến lược.Thu mua bao gồm các
việc: mua sắm, vận chuyển, dự trữ và tất cả các hoạt động có liên quan đến việc
nhập vật tư đầu vào.
Quản trị cung ứng (Suppli management): Quản trị cung ứng là sự phát triển ở một
bước cao hơn của thu mua. Nếu mua hàng và thu mua chủ yếu là các hoạt động
mang tính chiến lược, thì quản trị cung ứng tập trung chủ yếu vào các chiến lược:
Đặt quan hệ trước để mua hàng (Eerly Purchasint Involvement – EPI) và đặt quan
hệ trước với nhà cung cấp (Earli Supplier Involvement – EPI) ngay trong quá trình
thiết kế sản phẩm và phát triển các chi tiết kỹ thuật kèm theo các sản phẩm quan
trọng.
Quản trị vật tư – là chức năng quan trọng, không thể thiếu của mỗi tổ chức. Quản
trị vật tư bao gồm các công việc :quản trị cung ứng vật tư và theo dõi, quản lý vật tư
trong suốt quá trình vật tư tồn kho tại tổ chức như một tài sản thuộc sở hữu của tổ
chức
Mối quan hệ giữa mua hàng – thu mua – quản trị cung ứng và quản lý vật tư của
cơng ty, có mối quan hệ mật thiết, là các bước tiến hóa của hoạt động cung ứng.
Hình thức sau có phạm vi hoạt động rộng hơn hình thức trước và nếu mua hàng bao
gồm các hoạt động mang tính chiến thuật, thì quản trị cung ứng chủ yếu tập trung
vào các chiến lược
Bảng 1.2 –NHỮNG QUAN ĐIỂM CŨ VÀ MỚI VỀ QUẢN TRỊ VẬT TƯ.
Quan niệm cũ
Thị trường
Sản phẩm
Sự sản xuất

Quan niệm mới

Thị trường của người bán,ít có sự Thị trường của người mua,có sự
cạnh tranh,xuất khẩu bị hạn chế

cạnh tranh mãnh liệt, theo định
hướng tồn cầu hóa.
Chủng loại khơng phong phú,vịng Chủng loại đa dạng,vịng đời
đời sản phẩm dài, có kỹ thuật thấp
ngắn,có kỹ thuật cao
Hết cơng suất,tính linh hoạt thấp,mơ Hết cơng suất, tính linh hoạt cao,mơ
hình lớn,thời gian hồn thành dài,chi hình nhỏ,thời gian hồn thành ngắn,
phí thấp,làm thay vì mua.
chi phí thấp,mua thay vì làm.


Trang 20

Chất lượng
dịch vụ

Chất lượng dịch vụ cao,dự trữ lớn,
quá trình cung ứng chậm, vận chuyển
chậm
Quản lý, xử lý dữ liệu bằng sổ sách
giấy tờ
Sản xuất đóng vai trị định hướng

Chất lượng dịch vụ cao, dự trữ ít,
q trình cung ứng nhanh,thời gian
vận chuyển nhanh
Quản lý,xử lý dữ liệu bằng máy tính,

Cơng nghệ
thơng tin

Chiến lược
Theo định hướng thị trường
kinh doanh
Nguồn : Hans F.Busch. “Integrated Materials Management”.

Nhu cầu vật tư thường xuất phát từ các bộ phận sản xuất hay bộ phận quản lý kho.
Nhu cầu vật tư ở các bộ phận sử dụng được xác định bằng công thức:
Nj = ∑ pi.qj - Trong đó:
Nj- Nhu cầu vật tư j để sản xuất các loại sản phẩm.
pi - Số sản phẩm i cần sản xuất
qj – Mức sử dụng vật tư j để sản xuất sản phẩm I (i= 1, n)
1.2.4.2 – Quản trị nguồn cung cấp.
Đối với các tổ chức cần sản phẩm hay dịch vụ, thì một nhà cung cấp tốt thật sự là
một tài nguyên vô giá, bởi chính họ sẽ góp phần trực tiếp vào thành công của tổ
chức. Nhà cung cấp tốt không chỉ giao hàng đúng chất lượng, đủ số lượng, kịp thời
gian, với giá cả hợp lý, với thái độ phục vụ tận tâm, luôn đảm bảo đầu vào cho sản
xuất thông suốt, mà cịn hổ trợ khách hàng của mình phát triển sản phẩm, phân tích
giá trị, sẵn sàng hợp tác trong các chương trình giảm chi phí, áp dụng các kỹ thuật,
công nghệ tiên tiến…giúp người mua đạt được hiệu quả cao hơn
Cơ sở để lựa chọn nhà cung cấp tiềm năng là bảng xếp hạng các nhân tố ảnh hưởng
dưới đây : ( bảng 1.3 )
Bảng 1.3 –CÁC NHÂN TỐ ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG CẤP.
Các nhân tố
Kỹ thuật,trong đó
- Hiểu vấn đề
- Phương pháp công nghệ
- Trang thiết bị
- Tay nghề cơng nhân
- u cầu bảo trì
Tổng điểm kỹ thuật

- Khả năng đáp ứng lịch giao hàng
- Giá cả
- Năng lực quản trị,tài chính
- Quy trình kiểm sốt

Điểm tối đa - (mức độ ảnh hưởng )
10
20
5
3
2
40
20
20
10
10