Thực Trạng Tổ Chức Công Tác Kế Toán Tại Ban Quản Lý Dự Án Y Tế Nông Thôn Bộ Y Tế.doc

1
Lời mở đầu

1/ Tính cấp thiết của đề tài
Nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA) là nguồn thu quan trọng cho Ngân
sách Nhà nớc và đợc sử dụng cho những mục tiêu u tiên của công cuộc phát triển
kinh tế-xà hội.
Trong những năm gần đây, nguồn hỗ trợ ODA cho y tế chủ yếu từ các tổ
chức liên hiệp quốc, các tổ chức ngân hàng và viện trợ song phơng. Tuy nhiên,
nguồn hỗ trợ ODA chủ yếu vẫn là viện trợ không hoàn lại hoặc vốn vay u đÃi (với tỷ
lệ hỗ trợ không hoàn lại là 25%). Trong thời gian 5 năm trở lại đây, tỷ lệ vốn vay u
đÃi đang có xu hớng tăng lên so với tỷ lệ hỗ trợ không hoàn lại. Theo các số liệu gần
đây, ớc tính có khoảng 18 nhà tài trợ song phơng và đa phơng hỗ trợ cho ngành y tế
với tổng vốn cam kết khoảng trên 1 tỷ đô la Mỹ. Trong đó, khoảng 49% là hỗ trợ
vốn vay, chủ yếu thông qua Ngân hàng thế giới (WB) và Ngân hàng phát triển Châu
á (ADB). Đặc biệt, số lợng các dự án tài trợ của Ngân hàng phát triển Châu á cho
Việt Nam nói chung và cho ngành y tế nói riêng ngày càng nhiều và chắc chắn sẽ
tiếp tục tăng lên trong thời gian tới. Điều này đòi hỏi vừa phải đẩy nhanh tiến độ giải
ngân thực hiện dự án, vừa phải thực hiện quản lý chặt chẽ, tiết kiệm và hiệu quả việc
sử dụng các nguồn vốn vay cho đầu t phát triển kinh tế xà hội của đất nớc. Thực tế
đó đặt ra yêu cầu tổ chức công tác kế toán tại các Ban quản lý dự án một cách khoa
học, hợp lý là vấn đề cần thiết, có tầm quan trọng đặc biệt nhằm tăng cờng công tác
quản lý và sử dụng nguồn vốn ODA, phù hợp với t cách pháp nhân của các Ban quản
lý dự án. Hệ thống kế toán phải đợc xây dựng trên cơ sở các nguyên tắc của kế toán
Việt Nam, đáp ứng đợc yêu cầu quản lý của chủ dự án, đòi hỏi của phía các nhà tài
trợ và các quy định của hệ thống kế toán doanh nghiệp. Từ đó, giúp các Ban quản lý
dự án quản lý tốt nguồn kinh phí dự án, giúp cho các cơ quan kiểm tra, kiểm soát
của Nhà nớc trong việc kiểm tra, kiểm soát việc chấp hành chế độ chi tiêu, ngăn
chặn sự tham nhũng, lÃng phí trong chi tiêu, đảm bảo cho việc chi tiêu đúng mục
đích, tiết kiệm kinh phí.
2/ Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Luận văn tập trung nghiên cứu những vấn đề sau:
- Làm sáng tỏ những vấn đề cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong các đơn
vị hành chính sự nghiƯp.
- Tỉng quan vỊ c¸c dù ¸n ODA ë ViƯt Nam và tổ chức công tác kế toán trong các dự
án ODA ở Việt Nam.
- Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Ban quản lý dự án y tÕ n«ng th«n – Bé Y
tÕ.


2

- Đề xuất phơng hớng và những giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán
tại Ban quản lý dự án y tế nông thôn Bộ Y tế nói riêng và trong ngành y tế nói
chung.
3/ Đối tợng và phạm vi nghiên cứu
Luận văn nghiên cứu về tổ chức công tác kế toán nhằm tăng cờng quản lý và
sử dụng nguồn vốn ODA tại Ban quản lý dự án y tế nông thôn - Bộ Y tế.
4/ Phơng pháp nghiên cứu
Luận văn đà vận dụng kết hợp các phơng pháp khoa học của kế toán nh:
chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, tính giá, tổng hợp và cân đối để giải quyết để giải quyết
các nội dung nghiên cứu của đề tài. Các phơng pháp đó đợc kết hợp chặt chẽ với
nhau dựa trên cơ sở những chính sách chế độ, quy định của Nhà nớc, phù hợp với t
cách pháp nhân của Ban quản lý dự án.
5/ Bố cục của luận văn
Tơng ứng với nội dung nghiên cứu, ngoài phần lời mở đầu, kết luận, tài liệu
tham khảo, mục lục, các từ viết tắt, danh mục bảng, luận văn đợc kết cấu nh sau:
Chơng 1: Cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị hành chính sự
nghiệp.
Chơng 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Ban quản lý dự án y tế nông thôn
Bộ y tế.

Chơng 3: Phơng hớng và những giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện tổ chức công
tác kế toán tại Ban quản lý dự án y tế nông thôn Bộ y tÕ.

Ch¬ng 1: c¬ së lý ln vỊ tỉ chøc công tác kế toán trong các
đơn vị hành chính sự nghiệp

1.1 Những vấn đề chung về đơn vị HCSN
1.1.1 Khái niệm đơn vị HCSN
Đơn vị HCSN là đơn vị do Nhà nớc quyết định thành lập nhằm thực hiện một
nhiệm vụ chuyên môn nhất định hay quản lý Nhà nớc về một lĩnh vực nào đó (các
cơ quan chính quyền, cơ quan quyền lực Nhà nớc, cơ quan quản lý Nhà nớc theo
ngành, các tổ chức đoàn thể để giải quyết) hoạt động bằng nguồn kinh phí Ngân sách Nhà n ớc
cấp, cấp trên cấp toàn bộ hoặc một phần kinh phí và các nguồn khác đảm bảo theo
nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp nhằm thực hiện nhiệm vụ của Đảng và Nhà nớc
giao cho từng giai đoạn.
NSNN là toàn bộ các khoản thu, chi của Nhà nớc đà đợc cơ quan Nhà nớc có
thẩm quyền quyết định và đợc thực hiện trong một năm để đảm bảo thực hiện các
chức năng, nhiệm vụ của Nhà nớc.
1.1.2 Phân loại đơn vị HCSN


3

(a) Phân loại theo tính chất hoạt động
* Các cơ quan hành chính Nhà nớc, bao gồm: Các cơ quan quản lý Nhà nớc
các cấp từ Trung ơng đến địa phơng nh: Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, Tổng cục, Uỷ
ban, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng chủ tịch nớc, Văn phòng UBND, Văn phòng
HĐND, các Sở, Phòng, Ban để giải quyết ở địa phơng.
* Các đơn vị sự nghiệp công: trong lĩnh vực Giáo dục - Đào tạo, Y tế, Văn
hoá - Thông tin, Thể dục thể thao, Nông - Lâm - Ng nghiệp, Thuỷ lợi, sự nghiệp

kinh tế khác.
Các đơn vị sự nghiệp công gồm: Đơn vị sự nghiệp có thu và đơn vị sự nghiệp
không có thu (đơn vị sự nghiệp thụ hởng kinh phí NSNN). Trong đó, đơn vị sự
nghiệp có thu đợc phân loại: Đơn vị sự nghiệp có thu tự đảm bảo toàn bộ chi phí
hoạt động thờng xuyên và Đơn vị sự nghiệp có thu tự đảm bảo một phần chi phí hoạt
động thờng xuyên.
* Các tổ chức đoàn thể xà hội đợc ngân sách hỗ trợ một phần kinh phí để
hoạt động, nh: Mặt trận tổ quốc Việt Nam; Tổng liên đoàn Lao động Việt Nam;
Đoàn Thanh niên cộng sản HCM; Hội cựu chiến binh Việt Nam; Hội nông dân Việt
Nam; Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam; Hội, đoàn thể khác đợc NSNN hỗ trợ kinh
phí theo quy định của pháp luật.
* Các cơ quan an ninh quốc phòng.
(b) Phân loại theo cấp quản lý, gồm: Cơ quan cấp trung ơng và cấp địa phơng.
(c) Phân loại theo đơn vị dự toán: Các đơn vị HCSN trong cùng một ngành
theo một hệ thống dọc đợc chia thành các đơn vị dự toán các cấp nh sau:
* Đơn vị dự toán cấp 1 (đơn vị kế toán cấp 1): Là đơn vị trực tiếp nhận dự toán
ngân sách hàng năm do Thủ tớng Chính phủ hoặc UBND giao. Đơn vị dự toán cấp 1
thực hiện phân bổ, giao dự toán ngân sách cho đơn vị cấp dới trực thuộc; chịu trách
nhiệm trớc Nhà nớc về việc tổ chức, thực hiện công tác kế toán và quyết toán ngân
sách của đơn vị mình và công tác kế toán và quyết toán ngân sách của các đơn vị dự
toán cấp dới trực thuộc theo quy định.
* Đơn vị dự toán cấp 2 (Đơn vị kế toán cấp 2): Là đơn vị cấp dới đơn vị dự toán
cấp 1, đợc đơn vị dự toán cấp 1 giao dự toán và phân bổ dự toán đợc giao cho cho
đơn vị dự toán cấp 3 (trờng hợp đợc uỷ quyền của đơn vị dự toán cấp 1), chịu trách
nhiệm tổ chức thực hiện công tác kế toán và quyết toán ngân sách của đơn vị mình
và công tác kế toán và quyết toán của của các đơn vị dự toán cấp dới theo quy định.
* Đơn vị dự toán cấp 3 (Đơn vị kế toán cấp 3): Là đơn vị trực tiếp sử dụng ngân
sách, đợc đơn vị dự toán cấp 1 hoặc cấp 2 giao dự toán ngân sách, có trách nhiệm tổ
chức, thực hiện công tác kế toán và quyết toán ngân sách của đơn vị mình và đơn vị
sử dụng ngân sách trực thuộc (nếu có) theo quy định.

4

* Đơn vị cấp dới của đơn vị dự toán cấp 3: Là đơn vị đợc nhận kinh phí để thực
hiện phần công việc cụ thể, khi chi tiêu phải thực hiện một phần công tác kế toán
theo quy định.
Trờng hợp các đơn vị dự toán chỉ có một cấp, thì cấp này phải làm nhiệm vụ kế
toán của cấp 1 và cấp 3. Đơn vị dự toán có hai cấp, thì đơn vị dự toán cấp trên làm
nhiệm vụ kế toán của cấp 1, đơn vị dự toán cấp dới làm nhiệm vụ kế toán của cấp 3.
Ngoài công việc kế toán các khoản thu, chi của đơn vị mình, đơn vị dự toán cấp
1 và cấp 2 có đơn vị trực thuộc phải tổng hợp báo cáo kế toán của các đơn vị trực
thuộc gửi cho đơn vị kế toán cấp trên (nếu là cấp 2) hoặc cơ quan tài chính đồng cấp
(nếu là cấp 1).
1.1.3 Đặc điểm của đơn vị HCSN
Nguồn chi trả cho các hoạt động của đơn vị HCSN theo dự toán đợc cấp có
thẩm quyền giao và đợc NSNN cấp toàn bộ hoặc một phần dự toán đợc duyệt. Đơn
vị phải lập dự toán thu, chi NSNN theo các định mức, chế độ tiêu chuẩn do Nhà nớc
quy định trong phạm vi đợc cấp thẩm quyền giao hàng năm; Tổ chức chấp hành dự
toán thu, chi tài chính hàng năm theo chế độ chính sách của Nhà nớc; Chủ trì hoặc
phối hợp với các ngành hữu quan xây dựng các chế độ chi tiêu đặc thù của ngành,
lĩnh vực, địa phơng theo sự uỷ quyền của cơ quan có thẩm quyền; Thực hiện quản
lý, sử dụng tài sản Nhà nớc giao cho cơ quan, đơn vị; Chấp hành chế độ kế toán
thống kê theo pháp luật; Lập báo cáo quyết toán thu chi tài chính quý và năm về tình
hình sử dụng các nguồn tài chính của cơ quan, đơn vị theo luật NSNN.
1.2 Khái niệm và nguyên tắc cơ bản về tổ chức công tác kế toán trong các đơn
vị HCSN
1.2.1 Khái niệm kế toán
(a) Khái niệm
Kế toán là một bộ phận cấu thành hệ thống công cụ quản lý nền kinh tế quốc

dân nói chung, quản lý hoạt động kinh tế của đơn vị nói riêng.
Trên thực tế, có nhiều nhận thức, quan niệm về kế toán ở những phạm vi, góc
độ khác nhau nhng đều gắn kế toán với việc phục vụ cho công tác quản lý. Do vậy,
kế toán là công cụ không thể thiếu đợc trong hệ thống công cụ quản lý, kế toán là
khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về tài sản và sự vận động của tài sản,
các hoạt động kinh tế, tài chính ngân sách trong đơn vị, nhằm kiểm tra, giám sát
mọi hoạt động tài chính của đơn vị.
- Theo Liên đoàn Kế toán quốc tế (IFAC): Kế toán là nghệ thuật ghi chép, phản ánh,
tổng hợp theo một cách riêng có bằng chứng về những khoản tiền, các nghiệp vụ và
các sự kiện mà chúng có một phần tính chất tài chính và trình bày kết quả của nó.
- Theo Luật Kế toán: Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp
thông tin kinh tế, tài chính dới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động.


5

- Theo Điều lệ tổ chức công tác kế toán: Kế toán là việc ghi chép, tính toán bằng con
số chủ yếu dới hình thái giá trị để kiểm tra tình hình vận động của các loại tài sản,
quá trình và kết quả sản xuất kinh doanh, sử dụng vốn, kinh phÝ cđa Nhµ níc cịng
nh cđa tõng tỉ chøc.
Tõ các định nghĩa trên, chúng ta có thể đa ra định nghĩa về kế toán Nhà nớc
nh sau: Kế toán Nhµ níc lµ sù thu thËp, xư lý, kiĨm tra, giám sát, phân tích và cung
cấp thông tin chủ yếu bằng giá trị về hoạt động thu, chi NSNN, nợ Nhà nớc, các quỹ
tài chính Nhà nớc và tài sản Nhà nớc khác bằng hệ thống các phơng pháp chứng từ
kế toán, tài khoản kế toán, tính giá, tổng hợp - cân đối dựa trên những nguyên tắc,
chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán do Nhà nớc quy định.
Kế toán hành chính sự nghiệp là công việc tổ chức hệ thống thông tin bằng số
liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng, quyết toán kinh phí,
tình hình quản lý và sử dụng các loại vật t, tài sản công; tình hình chấp hành dự toán
thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nớc ở đơn vị.

(b) Nhiệm vụ của kế toán HCSN
Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán, theo đối tợng và nội dung công
việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán;
Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính ngân sách, các nghĩa vụ thu,
nộp, thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn kinh phí hình
thành tài sản; phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế
toán;
Phân tích thông tin, số liệu kế toán; tham mu, đề xuất các giải pháp phục vụ
yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán;
Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật.
(c) Yêu cầu kế toán
Đầy đủ: Phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào chứng từ
kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính;
Kịp thời: Phản ánh kịp thời, đúng thời gian quy định thông tin, số liệu kế
toán;
Chính xác: Phản ánh rõ ràng, dễ hiểu và chính xác thông tin, số liệu kế toán;
Trung thực: Phản ánh trung thực hiện trạng, bản chất sự việc, nội dung và giá
trị của nghiệp vụ kinh tế, tài chính;
Liên tục: Thông tin, số liệu kế toán đợc phản ánh liên tục từ khi phát sinh đến
khi kết thúc hoạt động kinh tế, tài chính; liên tục từ khi thành lập đơn vị kế toán đến
khi chấm dứt hoạt động; số liệu kế toán phản ánh kỳ này phải luỹ kế theo số liệu kế
toán của kỳ trớc;
Có hệ thống: Phân loại, sắp xếp thông tin, số liệu kế toán theo trình tự, có hệ
thống và có thể so sánh.
(d) Các nguyên tắc kế to¸n


6

Nguyên tắc Giá gốc: Giá trị của tài sản đợc tÝnh theo gi¸ gèc, bao gåm chi

phÝ mua, bèc xÕp, vận chuyển, lắp ráp, chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp
khác đến khi đa tài sản đó vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. Đơn vị kế toán không đợc tự điều chỉnh lại giá trị tài sản đà ghi sổ kế toán, tức là không đợc thay đổi giá
gốc của vật t, hàng hoá trừ trờng hợp pháp luật có quy định khác.
Nguyên tắc Nhất quán: Các chính sách và phơng pháp kế toán đà chọn phải
đợc áp dụng nhất quán ít nhất trong một kỳ kế toán năm. Trờng hợp có sự thay đổi
chính sách và phơng pháp kế toán đà chọn trong kỳ kế toán năm thì đơn vị kế toán
phải áp dụng nhất quán sự thay đổi đó trong cả năm và phải giải trình trong thuyết
minh Báo cáo tài chính. Chứng minh đợc sự thay đổi đó làm cho thông tin kế toán
tốt hơn, trung thực hơn, hợp lý hơn, hiệu quả hơn cho ngời sử dụng, ngời quản lý.
Nguyên tắc khách quan: Đơn vị kế toán phải thu thập, phản ánh khách quan,
đầy đủ, đúng thực tế, đúng thời gian nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.
Nguyên tắc công khai: Thông tin, số liệu trong báo cáo tài chính năm của đơn
vị kế toán phải đợc công khai theo quy định hiện hành của Chính phủ.
Nguyên tắc thận trọng: Đơn vị kế toán phải sử dụng phơng pháp đánh giá tài
sản và phân bổ các khoản thu, chi một cách thận trọng không đợc làm sai lệch tình
hình hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán.
Mục lục NSNN: Cơ quan Nhà nớc, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh
phí ngân sách Nhà nớc ngoài thực hiện các nguyên tắc nói trên còn phải thực hiện
nguyên tắc kế toán theo Mục lục NSNN.
1.2.2 Khái niệm tổ chức công tác kế toán
Tổ chức công tác kế toán là tổ chức việc thực hiện các chuẩn mực và chế độ
kế toán để phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ
chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản, lu trữ tài liệu kế toán, cung
cấp thông tin tài liệu kế toán và các nhiệm vụ khác của kế toán.
1.2.3 Nguyên tắc cơ bản về tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị HCSN
(a) Nguyên tắc phù hợp
Tổ chức công tác kế toán phải thích hợp, đảm bảo việc thu nhận và hệ thống
hoá thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính ở đơn vị nhằm cung cấp thông
tin kế toán đáng tin cậy phục vụ cho công tác quản lý. Trong các đơn vị, ngoài bộ
phận kế toán, còn có các bộ phận chuyên môn khác nh: kế hoạch, kỹ thuật, vật t...Các bộ phận trong đơn vị thờng có quan hệ chặt chẽ với nhau tạo thành một hệ

thống quản lý. Các thông tin kế toán đa ra đối với nội bộ đơn vị trớc hết là phục vụ
cho công tác quản lý. Do đó, tuỳ thuộc từng đơn vị với mục tiêu quản lý khác nhau,
đòi hỏi thông tin kế toán cũng khác nhau.
Phù hợp với quy mô hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị: Quy mô hoạt
động và yêu cầu quản lý của đơn vị sẽ quyết định đến khối lợng công việc kế toán
của đơn vị. Tuỳ theo khối lợng công việc kế toán nhiều hay ít, đơn vị sẽ tổ chức bộ


7

máy kế toán, tổ chức trình tự tiếp nhận và luân chuyển chứng từ, hạch toán và ghi
chép sổ kế toán... cho phù hợp.
Phù hợp với tính chất, đặc điểm của đơn vị: ở mỗi đơn vị khác nhau, đều có
những đặc điểm, điều kiện, môi trờng hoạt động riêng. Vì vậy, tổ chức kế toán phải
thích hợp với đặc thù ở mỗi đơn vị để nó thực sự trở thành công cụ đắc lực cho quản
lý. Một mặt phải tuân theo chế độ quy định, mặt khác phải chú ý đến những đặc
điểm và điều kiện riêng của đơn vị nh: chức năng, nhiệm vụ, tính chất hoạt động
của đơn vị; cơ chế và sự phân cấp quản lý tài chính; trình độ quản lý, trình độ nghiệp
vụ và chuyên môn của nhân viên kế toán, các phơng tiện phục vụ cho công tác kế
toán tại đơn vị.
Phù hợp với các qui định, chuẩn mực kế toán của Việt Nam và đợc điều chỉnh
theo các nguyên tắc kế toán đà đợc chấp nhận chung, đảm bảo việc cung cấp thông
tin số liệu đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý. Để đảm bảo thông tin kế toán có độ tin
cậy cao, thống nhất đối với các đối tợng sử dụng, Nhà nớc đà ban hành các chuẩn
mực kế toán cũng nh các chế độ kế toán tài chính, đòi hỏi các đơn vị phải tuân thủ
thực hiện. Chính vì vậy, khi thực hiện các nội dung tổ chức công tác kế toán trong
đơn vị, cần phải nắm vững các chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán hiện hành.
(b) Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả
Tổ chức công tác kế toán phải khoa học và hợp lý, tiết kiệm đợc chi phí và
nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị. Đặc biệt phải tổ chức bộ máy kế toán gọn

nhẹ, hiệu quả, phù hợp với trình độ, khả năng của đội ngũ cán bộ kế toán của đơn vị
và khả năng trang bị các phơng tiện kỹ thuật tính toán, ghi chép của đơn vị. Luôn
chú trọng nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho đội ngũ nhân viên kế toán để có thể
đáp ứng đợc những đòi hỏi ngày càng cao trong quá trình hội nhập các chuẩn mực
và nguyên tắc kế toán quốc tế cũng nh trong nớc.
1.2.4 Vai trò của thông tin kế toán trong hệ thống quản lý tài sản của các đơn
vị HCSN
Hệ thống thông tin sử dụng để ra quyết định quản lý đợc thu thập từ nhiều
nguồn khác nhau, nhng thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng. Thông tin kế toán
trong nội bộ của đơn vị về tài sản, kinh phí, các nguồn lực tự có về năng lực sản
xuất, dự trữ vật t, tiền vốn, chi phí để giải quyếtlà nguồn thông tin khá đầy đủ, toàn diện và
chính xác. Nhờ thông tin kế toán, mà lÃnh đạo cơ quan Nhà nớc, lÃnh đạo ngành,
các cấp của các đơn vị cơ sở có căn cứ tin cậy để phân tích, đánh giá tình hình và đề
ra các quyết định đúng đắn trong chỉ đạo, quản lý và điều hành hoạt động của đơn
vị, đảm bảo đạt hiệu quả kinh tế cao.
Tài sản, kinh phí là cơ sở vật chất cho hoạt động của đơn vị. Các đơn vị phải
có trách nhiệm quản lý, sử dụng, phát triển tài sản kinh phí của Nhà nớc giao. Ngoài
ra, trong nền kinh tế thị trờng, các đơn vị đợc chủ động phát huy các nguồn vốn
khác nh: vay ngân hàng, liên doanh liên kết, góp vốn cổ phần để giải quyếtđòi hỏi các đơn vị


8

ph¶i qu¶n lý, sư dơng cã hiƯu qu¶ tiỊn vèn hiện có. Có nhiều biện pháp và hình thức
khác nhau để bảo vệ tài sản, tiền vốn, nhng biện pháp hiệu quả hơn cả là bằng công
cụ kế toán. Và thông tin kế toán sẽ giúp cho đơn vị nắm chắc về tình hình số lợng,
giá trị, hiện trạng tài sản, tiền vốn hiện có, theo dõi và giám sát liên tục, toàn diện và
có hệ thống sự biến động của tài sản tiền vốn ở mọi khâu, mọi giai đoạn trong quá
trình quản lý hoạt động của đơn vị, qua đó thực hiện việc kiểm tra, giám sát các hoạt
động kinh tế tài chính của đơn vị.

Thông tin kÕ to¸n gióp cho viƯc thùc hiƯn gi¸m s¸t kinh tế tài chính và công
khai tài chính đơn vị thông qua công khai thông tin kế toán trên báo cáo tài chính.
Qua đó đảm bảo tài chính đơn vị luôn lành mạnh, tránh mọi tiêu cực xảy ra trong
đơn vị.
Thông tin kế toán phản ánh một cách toàn diện, đầy đủ, tổng hợp toàn bộ các
mặt hoạt động quản lý kinh phí, quản lý sản xuất để giải quyếtbằng th ớc đo giá trị. Qua đó,
phân tích, đánh giá hiệu quả của từng hoạt động, từng biện pháp kinh tế; Đề xuất
các biện pháp khai thác, khả năng sử dụng tiết kiệm, có hiệu quả cao tài sản, tiền
vốn, lao động; Đề xuất các biện pháp ngăn chặn, hạn chế những thiệt hại, rủi ro để giải quyết
nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị. Qua đó giúp lÃnh đạo các đơn vị đa ra các
quyết định quản lý phù hợp.
1.3 Nội dung tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị HCSN
1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán trong các đơn vị HCSN
(a) Yêu cầu của việc tỉ chøc bé m¸y kÕ to¸n
Tỉ chøc bé m¸y kÕ toán là việc sắp xếp, bố trí, phân công công việc cho
những ngời làm công tác kế toán trong đơn vị, sao cho bộ máy kế toán phải phù hợp
với quy mô hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị.
Tổ chức bộ máy kế toán phải đảm bảo chỉ đạo và thực hiện toàn diện, thống
nhất và tập trung công tác kế toán, thông tin kinh tế của đơn vị. Bộ máy kế toán phải
gọn nhẹ, hợp lý, chuyên môn hoá, đủ năng lực hoàn thành nhiệm vụ kế toán của đơn
vị.
(b) Nhiệm vụ của bộ máy kế toán
Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tợng và nội dung công việc
kế toán, theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán;
Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh
toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; phát
hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán;
Phân tích thông tin, số liệu kế toán; tham mu đề xuất các giải pháp phục vụ
yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán;
Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật;

Ngoài ra, bộ máy kế toán còn phải tham gia công tác kiểm kê tài sản, kiểm
tra kế toán, tổ chức bảo quản lu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán theo quy định.


9

(c) Tổ chức bộ máy kế toán các cấp
Đơn vị kế toán thuộc hoạt động thu, chi NSNN đợc tổ chức bộ máy kế toán
theo các cấp ngân sách, gồm: Ngân sách Trung ơng, ngân sách tỉnh, ngân sách
huyện và ngân sách xÃ.
Cơ quan Nhà nớc, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí NSNN, đơn
vị dự trữ của Nhà nớc, các quỹ tài chính khác của Nhà nớc tổ chức bộ máy kế toán
theo cấp dự toán, nh sau:
+ Đơn vị kế toán cấp 1;
+ Đơn vị kế toán cấp 2;
+ Đơn vị kế toán cấp 3.
Trờng hợp đơn vị kế toán cấp 3 cần tổ chức bộ phận kế toán trực thuộc thì
việc tổ chức bộ máy kế toán trực thuộc do ngời đại diện theo pháp luật của đơn vị kế
toán cấp trên đơn vị kế toán cấp 3 quyết định.
(d) Hình thức tổ chøc bé m¸y kÕ to¸n
Tỉ chøc bé m¸y kÕ to¸n của đơn vị phải căn cứ vào hình thức tổ chức công
tác kế toán (tập trung, phân tán hay kết hợp giữa tập trung và phân tán), vào đặc
điểm tổ chức và quy mô hoạt động của đơn vị, vào tình hình phân cấp quản lý, khối
lợng, tính chất và mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính cũng nh yêu
cầu, trình độ của cán bộ quản lý, cán bộ kế toán. Việc tổ chức, cơ cấu bộ máy kế
toán trong đơn vị có mối quan hệ chặt chẽ với tình hình tổ chức công tác kế toán.
Hiện nay, trong các đơn vị việc tổ chức bộ máy kế toán có thể thực hiện theo các
hình thức sau:
* Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung
Theo hình thức này, đơn vị chỉ thành lập phòng kế toán trung tâm (đơn vị kế

toán cấp trên), còn ở các đơn vị phụ thuộc đều không có tổ chức kế toán riêng.
Phòng kế toán trung tâm thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở đơn vị, chịu
trách nhiệm thu nhận, xử lý và hệ thống hoá toàn bộ thông tin kế toán phục vụ cho
việc quản lý tài chính kế toán của đơn vị. Phòng kế toán trung tâm lu trữ, bảo quản
toàn bộ hồ sơ, tài liệu kế toán của đơn vị.
Tại các đơn vị phụ thuộc có nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hạch toán ban
đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu. Định kỳ lập Bảng kê phân loại chứng từ
kèm theo chứng từ chuyển về phòng kế toán trung tâm. ở các đơn vị phụ thuộc, hoạt
động có quy mô lớn, khối lợng nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh nhiều, phòng
kế toán trung tâm có thể bố trí nhân viên kế toán trực tiếp thực hiện một số phần
hành công việc kế toán cụ thể và định kỳ lập báo cáo đơn giản (báo cáo nội bộ) kèm
theo chứng từ gốc gửi về phòng kế toán trung tâm.
Phòng kế toán trung tâm thực hiện cả kế toán tài chính và kế toán quản trị
đáp ứng yêu cầu quản trị của đơn vị


10

Mô hình này thờng phù hợp với những đơn vị kế toán có quy mô vừa và nhỏ,
địa bàn hoạt động hẹp.
* Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán
Theo hình thức này, đơn vị thành lập phòng kế toán trung tâm (đơn vị kế toán
cấp trên); còn ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở đều có tổ chức kế toán riêng (đơn vị kế
toán cấp cơ sở). Đơn vị lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán này thờng là
những đơn vị đà phân cấp quản lý kinh tế, tài chính cho các đơn vị kế toán cấp cơ sở
ở mức độ cao, tức là đà cấp nguồn kinh phí riêng, tổ chức hạch toán riêng nhằm phát
huy tính chủ động, sáng tạo và nâng cao trách nhiệm của các đơn vị này trong mọi
hoạt động của đơn vị.
Toàn bộ công việc kế toán của đơn vị đợc phân công nh sau:
- Phòng kế toán trung tâm có nhiệm vụ:

+ Thực hiện các phần hành công việc kế toán phát sinh ở đơn vị kế toán cấp trên và
công tác tài chính của toàn đơn vị.
+ Hớng dẫn và kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở.
+ Thu nhận, kiểm tra báo cáo tài chính của các đơn vị cơ sở gửi lên và cùng với báo
cáo tài chính phần hành kế toán ở đơn vị kế toán cấp trên để lập báo cáo tài chính
tổng hợp toàn đơn vị.
- ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở: Thực hiện toàn bộ công tác kế toán phát sinh ở đơn
vị kế toán cấp cơ sở, tổ chức thu nhận, xử lý và hệ thống hoá toàn bộ thông tin kế
toán ở đơn vị mình để lập các báo cáo tài chính định kỳ gửi về phòng kế toán trung
tâm. Từng đơn vị kế toán cấp cơ sở phải căn cứ vào khối lợng công việc kế toán ở
đơn vị mình để xây dựng bộ máy kế toán cho phù hợp.
Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán thờng phù hợp với những đơn vị
có quy mô lớn, có nhiều đơn vị trực thuộc có trụ sở đóng ở nhiều địa phơng khác
nhau, địa bàn hoạt động rộng.
* Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán
Theo hình thức tổ chức công tác kế toán này, ở đơn vị kế toán cấp trên vẫn
lập phòng kế toán trung tâm, còn ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở thì tuỳ thuộc vào
quy mô, yêu cầu quản lý và trình độ cán bộ quản lý mà có thể tổ chức kế toán riêng
hoặc không tổ chức kế toán riêng. Đơn vị nào đợc tổ chức kế toán riêng thì thành lập
phòng kế toán để thực hiện toàn bộ công việc kế toán phát sinh ở đơn vị mình để
định kỳ lập báo cáo tài chính gửi về phòng kế toán trung tâm; còn đơn vị kế toán cấp
cơ sở nào không tổ chức kế toán riêng thì chỉ bố trí nhân viên kế toán làm nhiệm vụ
hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ chuyển về
phòng kế toán trung tâm. Hình thức tổ chức công tác kế toán này thích hợp với các
đơn vị lớn, có nhiều đơn vị kế toán cấp cơ sở mà mức độ phân cấp quản lý kinh tế
khác nhau, quy mô và trình độ cán bộ quản lý khác nhau, địa bàn hoạt động rộng,
vừa tập trung vừa phân tán.


11

Nhiệm vụ của phòng kế toán trung tâm trong trờng hợp này nh sau:
- Xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của toàn đơn vị.
- Thực hiện các phần hành công việc kế toán phát sinh ở đơn vị kế toán cấp trên và ở
các đơn vị kế toán cấp cơ sở không có tổ chức kế toán riêng.
- Hớng dẫn, kiểm tra công việc kế toán ở tất cả các đơn vị kế toán cấp cơ sở và các
nhân viên kế toán ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở không có tổ chức kế toán riêng.
- Thu nhận, kiểm tra báo cáo tài chính của các đơn vị kế toán cấp cơ sở gửi lên cùng
với báo cáo tài chính phần hành công việc kế toán ở đơn vị kế toán cấp trên để lập
báo cáo tài chính tổng hợp toàn đơn vị.
Tổ chức công tác kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp đợc trình bày theo Sơ
đồ số 1.1

Sơ đồ số 1.1: Sơ đồ tổ chức công tác kế toán
Thủ trưởngởng đơn vị
đơn vị hành chính sự nghiệp

Kế toán trưởngởng
(Hoặc phụ trách kế toán)

Kế toán:
- Thanh toán
- Vật t
- Tài sản

Kế toán:
- Vốn bằng tiền
- Nguồn kinh phí
- Các khoản thu

Kế toán:
- Chi hoạt động
- Chi dự án
- Chi SXKD

Kế toán
tổng hợp
- Lập báo
cáo tài chính

Phụ trách kế toán
đơn vị cấp dới

Phân chia các
công việc theo
nội dung công
tác kế toán


12

1.3.2 Tỉ chøc thùc hiƯn vµ vËn dơng hƯ thèng chøng tõ kÕ to¸n
(a) Kh¸i niƯm: Chøng tõ kÕ to¸n là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh
nghiệp vụ kinh tế, tài chính, ngân sách phát sinh và đà hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ
kế toán. Khi tỉ chøc thùc hiƯn vµ vËn dơng hƯ thèng chøng từ kế toán, đơn vị phải
căn cứ vào Luật kế toán, chế độ chứng từ kế toán do Bộ Tài chính hoặc tổ chức đợc
uỷ quyền ban hành.
(b) Nội dung chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ
yếu sau:
+ Tên và số hiệu của chứng từ kế toán.

+ Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán.
+ Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán.
+ Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán.
+ Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
+ Số lợng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tÕ, tµi chÝnh ghi b»ng sè;
tỉng sè tiỊn cđa chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ.
+ Chữ ký, họ và tên của ngời lập, ngời duyệt và những ngời có liên quan đến
chứng từ kế toán.
Ngoài những nội dung chủ yếu theo quy định nói trên, chứng từ kế toán có
thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ, nh: chứng từ giao dịch với
nớc ngoài có thể b»ng hai thø tiÕng.
(c) LËp chøng tõ kÕ to¸n
Chøng tõ kế toán là căn cứ pháp lý để tiến hành ghi chép các nghiệp vụ kinh
tế phát sinh vào sổ sách kế toán, là phơng tiện để phản ánh và kiểm tra các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị.
Do đó, tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt
động của đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập
một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính khi phát sinh.
Chứng từ kế toán phải lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung
quy định trên mẫu. Trong trờng hợp chứng từ kế toán cha quy định mẫu thì đơn vị
kế toán đợc tự lập chứng từ kế toán nhng phải có đầy đủ các nội dung nh quy định
của chứng từ kế toán (tên chứng từ, ngày tháng lập, nội dung phát sinh, số tiền, chữ
ký để giải quyết.). Đối với chứng từ liên quan đến thu, chi ngân sách Nhà n ớc đều phải do cơ
quan Nhà nớc có thẩm quyền quy định (nh Lệnh chi tiền, Giấy nộp tiền vào Ngân
sách Nhà nớc, Hoá đơn bán hàng, Tem, để giải quyết) gọi là chứng từ bắt buộc; mọi đơn vị kế
toán Nhà nớc phải thực hiện đúng theo quy định. Đối với những chứng từ kế toán đợc lập để giao dịch với tổ chức, cá nhân bên ngoài đơn vị thì phải có dấu của đơn vị
kế toán (nếu đơn vị kế toán đà có dấu).


13

Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không đợc viết
tắt, không đợc tẩy xoá, sửa chữa; khi viết phải dùng mực không phai, số và chữ viết
phải liên tục, không ngắt quÃng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ tẩy xoá, sửa
chữa đều không có giá trị thanh toán. Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế toán thì phải
huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai và lu tại cuống chứng từ không xé
rời ra khỏi.
Các chứng từ kế toán phải lập đủ số liên quy định. Trờng hợp phải lập nhiều
liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải
giống nhau.
Ngời lập, ngời ký duyệt và những ngời khác ký tên trên chứng từ kế toán phải
chịu trách nhiệm về nội dung của các chứng từ kế toán liên quan đến trách nhiệm
của ngời ký.
Chứng từ kế toán đợc lập dới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo các quy
định của chứng từ điện tử. Chứng từ điện tử phải in ra giấy và lu trữ theo quy định.
(d) Ký chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải ký
bằng bút mực. Không đợc ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký
khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một ngời phải thống nhất.
Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do ngời có thẩm quyền hoặc ngời đợc uỷ
quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi cha ghi ®đ néi dung chøng tõ thc
tr¸ch nhiƯm cđa ngêi ký.
Chøng từ kế toán chi tiền phải do ngời có thẩm quyền ký duyệt chi và kế toán
trởng hoặc ngời đợc uỷ quyền ký trớc khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán
dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.
Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
(e) Sắp xếp, bảo quản chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán sau khi sử dụng để ghi sổ kế toán phải đợc phân loại theo
nội dung kinh tế, sắp xếp theo trình tự thời gian và đóng thành từng tập, ngoài mỗi
tập ghi: Tên tập chứng từ, tháng, năm của chứng từ và số lợng chứng từ trong tập

chứng từ. Các tập chứng từ đợc lu tại bộ phận kế toán trong thời hạn 12 tháng kể từ
ngày kết thúc kỳ kế toán năm, sau đó chuyển vào lu trữ theo quy định.
Biểu mẫu chứng từ kế toán cha sử dụng phải đợc bảo quản cẩn thận, không đợc để h hỏng, mục nát. Chứng từ liên quan đến thu, chi NSNN cha sử dụng phải đợc
quản lý theo chế độ quản lý ấn chỉ của Bộ Tài chính. Chứng từ kế toán có giá trị nh
tiền, trong thời hạn có giá trị sử dụng phải đợc quản lý nh tiền.
(f) Chứng từ kế toán sao chụp
Chứng từ kế toán sao chụp phải đợc chụp từ bản chính và phải có chữ ký và
dấu xác nhận của ngời đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán nơi lu bản chính


14

hoặc cơ quan Nhà nớc có thẩm quyền quyết định tạm giữ, tịch thu tài liệu kế toán
trên chứng từ kế toán sao chụp.
Chứng từ kế toán sao chụp đợc thực hiện trong các trờng hợp sau đây:
+ Đơn vị kế toán có dự án vay nợ, viện trợ của nớc ngoài theo cam kết, nếu
phải nộp bản chứng từ chính cho nhà tài trợ nớc ngoài. Trờng hợp này chứng từ sao
chụp phải có chữ ký và dấu xác nhận của ngời đại diện theo pháp luật của nhà tài trợ
hoặc của đơn vị kế toán.
+ Đơn vị kế toán bị cơ quan Nhà nớc có thẩm quyền tạm giữ hoặc tịch thu
bản chính chứng từ kế toán. Trờng hợp này chứng từ sao chụp phải có chữ ký và dấu
xác nhận của ngời đại diện của cơ quan Nhà nớc có thẩm quyền quyết định tạm giữ
hoặc tịch thu tài liệu kế toán trên chứng từ kế toán sao chụp theo quy định.
+ Chứng từ kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại do nguyên nhân khách quan nh
thiên tai, hoả hoạn phải đến đơn vị mua, đơn vị bán hoặc đơn vị kế toán khác có liên
quan để sao chụp lại.
(g) Mẫu chứng từ kế toán
Mẫu chứng tõ kÕ to¸n bao gåm mÉu chøng tõ kÕ to¸n bắt buộc và mẫu chứng
từ kế toán hớng dẫn.
Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc là mẫu chứng từ đặc biệt có giá trị nh tiền

gồm: Séc, biên lai thu tiỊn, vÐ thu phÝ, lƯ phÝ, tr¸i phiÕu, tÝn phiÕu, công trái, các loại
hoá đơn bán hàng và mẫu chứng từ bắt buộc khác. Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc
do cơ quan Nhà nớc có thẩm quyền quy định nội dung, kết cấu của mẫu mà đơn vị
kế toán phải thực hiện đúng về biểu mẫu, nội dung, phơng pháp ghi các chỉ tiêu và
áp dụng thống nhất cho các đơn vị kế toán hoặc từng đơn vị kế toán cụ thể.
Mẫu chứng từ kế toán hớng dẫn là mẫu chứng từ kế toán do cơ quan Nhà nớc
có thẩm quyền quy định; ngoài các nội dung quy định trên mẫu, đơn vị kế toán có
thể bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức biểu mẫu cho phù hợp với việc ghi
chép và yêu cầu quản lý của đơn vị.
Biểu mẫu chứng từ kế toán bắt buộc do Bộ Tài chính hoặc đơn vị đợc Bộ Tài
chính uỷ quyền in và phát hành. Đơn vị đợc uỷ quyền in và phát hành chứng từ kế
toán bắt buộc phải in đúng theo mẫu quy định, đúng số lợng đợc phép in cho từng
loại chứng từ và phải chấp hành đúng các quy định về quản lý ấn chỉ của Bộ Tài
chính.
(h) Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán
Tất cả các chứng từ kế toán do đơn vị lập hay do bên ngoài chuyển đến đều
phải tập trung ở bộ phận kế toán đơn vị. Bộ phận kế toán phải kiểm tra, xác minh
những chứng từ đó là đúng thì mới xử lý thu, chi và dùng chứng từ đó để ghi sổ kế
toán.
Trình tự luân chuyển chứng tõ kÕ to¸n bao gåm c¸c bíc sau:


15

+ Lập chứng từ kế toán và phản ánh các nghiƯp vơ kinh tÕ tµi chÝnh vµo
chøng tõ. Khi cã nghiƯp vơ kinh tÕ ph¸t sinh, kÕ to¸n sÏ lùa chọn loại chứng từ phù
hợp trong danh mục hệ thống chứng từ ban hành để ghi chép.
+ Kiểm tra chứng từ kế toán. Khi nhận chứng từ kế toán phải kiểm tra tính
hợp pháp, hợp lệ, tính chính xác số liệu ghi trên chứng từ, mức độ hoàn chỉnh của
chứng từ. Nếu chứng từ lập không đúng thủ tục, nội dung thì ngời chịu trách nhiệm

kiểm tra phải trả lại nơi lập chứng từ để làm lại.
+ Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản nghiệp vụ kinh tế và ghi sổ
kế toán. Chứng từ sau khi đợc kiểm tra sẽ phân loại theo tính chất nghiệp vụ kinh tế
hoặc theo các phần hành công việc, định khoản nghiệp vụ và là căn cứ để ghi sổ kế
toán. Việc ghi sổ kế toán này phụ thuộc vào hình thức sổ kế toán đơn vị áp dụng.
+ Lu trữ, bảo quản chứng từ kế toán. Trong và sau quá trình hạch toán, chứng
từ luôn đợc bảo quản cẩn thận. Nếu mất chứng từ gốc phải báo cáo với thủ trởng đơn
vị để có biện pháp xử lý kịp thời. Riêng trờng hợp mất hoá đơn bán hàng, séc trắng
phải báo với cơ quan thuế hoặc cơ quan công an địa phơng số lợng hoá đơn mất,
hoàn cảnh mất để có biện pháp xác minh, xử lý theo luật định.
1.3.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
(a) Khái niệm về tài khoản kế toán và hệ thống tài khoản kế toán
Tài khoản kế toán là phơng pháp kế toán dùng để phân loại và hệ thống hoá
các nghiƯp vơ kinh tÕ, tµi chÝnh theo néi dung kinh tế.
Hệ thống tài khoản kế toán là bảng kê các tài khoản kế toán cần sử dụng cho
các lĩnh vực hoạt động.
Trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán đà qui định trong chế độ kế toán các
đơn vị kế toán cần nghiên cứu, lựa chọn các tài khoản kế toán áp dụng ở đơn vị và đợc chi tiết các tài khoản kế toán đà chọn phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu
quản lý của đơn vị.
(b) Yêu cầu của việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Đảm bảo phản ánh, hệ thống hoá đầy đủ, cụ thể mọi nội dung đối tợng kế
toán, mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong đơn vị.
Phù hợp với những quy định thống nhất của Nhà nớc và các văn bản hớng
dẫn thực hiện của cơ quan quản lý cấp trên.
Phù hợp với đặc điểm, tính chất hoạt động, trình độ phân cấp quản lý kinh tế,
tài chính của đơn vị.
Đảm bảo mối quan hệ với các chỉ tiêu báo cáo tài chính.
Đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin trên máy vi tính và thoả mÃn nhu cầu thông
tin cho các đối tợng sử dụng.
Đối với các tài khoản cấp 1, cấp 2: Đơn vị phải vận dụng theo đúng quy định.

Khi mở thêm các tài khoản cấp 1, cấp 2 phải có sự chÊp thn cđa Bé Tµi chÝnh.


16

Đối với các tài khoản cấp 3 trở lên: Đơn vị đợc quyền bổ sung theo yêu cầu
và phải xây dựng thành danh mục và quy định rõ phơng pháp ghi chép các tài khoản
này phục vụ cho kế toán của đơn vị.
1.3.4 Tổ chức vận dụng sổ kế toán và hình thức kế toán
(a) Sổ kế toán
* Khái niệm: Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lu giữ toàn bộ các
nghiệp vụ kinh tế, tài chính ngân sách đà phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán.
* Nội dung của sổ kế toán
Sổ kế toán phải ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ;
ngày, tháng, năm khoá sổ; chữ ký của ngời lập sổ, kế toán trởng và ngời đại diện
theo pháp luật của đơn vị kế toán; số trang, đóng dấu giáp lai.
Sổ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:
+ Ngày, tháng ghi sổ.
+ Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán làm căn cứ ghi sổ.
+ Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.
+ Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào các tài khoản kế
toán.
+ Số d đầu kỳ, sè tiỊn ph¸t sinh trong kú, sè d ci kú.
Sỉ kế toán phải sử dụng giấy tốt, đảm bảo ghi chép rõ ràng, sạch sẽ, đồng
thời sổ kế toán phải dùng mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn, có thể đóng thành quyển hoặc để
tờ rời. Các tờ sổ rời khi dùng xong phải đóng thành quyển theo từng năm để lu trữ.
Trớc khi dùng sổ kế toán phải hoàn thiện các thủ tục sau:
+ Đối với sổ kế toán dạng quyển:
. Trang đầu sổ phải ghi rõ tên đơn vị, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán, họ
tên ngời giữ và ghi sổ, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho ngời khác.

. Phải đánh số trang và giữa hai trang sổ phải đóng dấu của đơn vị (gọi là
đóng dấu giáp lai).
. Thủ trởng đơn vị (hoặc phụ trách kế toán) phải ký xác nhận vào trang đầu và
trang cuối của sổ kế toán.
+ Đối với sổ tờ rời:
. Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên đơn vị, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ,
tháng sử dụng, họ, tên ngời giữ và ghi sổ.
. Các tờ rời trớc khi dùng phải đợc thủ trởng đơn vị ký xác nhận và đảm bảo
sự an toàn, dễ tìm kiếm.
* Các loại sổ kế toán
Sổ kế toán bao gồm 2 loại sổ là sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm.
- Sổ kế toán tổng hợp: Sổ của phần kế toán tổng hợp gọi là sổ kế toán tổng hợp. Sổ
kế toán tổng hợp gồm sổ Nhật ký, Sổ cái và sổ kế toán tổng hợp khác. Đối với sổ kế


17

toán tổng hợp, Nhà nớc quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phơng pháp ghi
chép đối với các loại sổ.
+ Sổ Nhật ký: Là sổ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính
phát sinh theo trình tự thời gian. Số liệu trên Sổ Nhật ký phản ánh tổng số các hoạt
động kinh tế, tài chính phát sinh trong một kỳ kế toán.
+ Sổ Cái: Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo
nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán). Số liệu trên Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình
hình tài sản, nguồn kinh phí và tình hình sử dụng nguồn kinh phí.
- Sổ kế toán chi tiết: Sổ của phần kế toán chi tiết gọi là Sổ kế toán chi tiết, gồm các
sổ và thẻ kÕ to¸n chi tiÕt. Sỉ kÕ to¸n chi tiÕt dïng để ghi chép các đối t ợng kế toán
cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý, số liệu sổ kế toán chi tiết cung
cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, công nợ cha

đợc phản ánh chi tiết trên Sổ tổng hợp.
Đơn vị kế toán phải căn cứ vào hệ thống sổ kế toán do Bộ Tài chính quy định
để chọn một hệ thống sổ áp dụng ở đơn vị và đợc cụ thể hoá các sổ kế toán đà chọn
để phục vụ yêu cầu kế toán của đơn vị.
Đối với đơn vị kế toán cấp 1 và cấp 2, ngoài việc mở sổ kế toán theo dõi tài
sản và sử dụng kinh phí trực tiếp của cấp mình còn phải mở sổ kế toán theo dõi việc
cấp phát kinh phí và quyết toán việc sử dụng kinh phí của các đơn vị trực thuộc để
tổng hợp báo cáo quyết toán với cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính.
* Mở sổ, ghi sổ và kho¸ sỉ kÕ to¸n: Tỉ chøc hƯ thèng sỉ kÕ toán khoa học
giúp cho việc quản lý, theo dõi vật t, tài sản của đơn vị đợc chặt chẽ, đồng thời việc
tìm kiếm các thông tin kinh tế đợc nhanh chóng, chính xác, phục vụ tốt yêu cầu
quản lý của đơn vị. Với ý nghĩa nh vậy, việc mở sổ kế toán và ghi chép của đơn vị
phải đảm bảo những yêu cầu sau:
- Mở sổ kế toán: Mỗi đơn vị kế toán chỉ đợc mở và giữ một bộ sổ kế toán duy nhất
gồm: Sổ kế toán tổng hợp và Sổ kế toán chi tiết. Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế
toán năm. Đối với đơn vị mới thành lập phải mở sổ kế toán từ ngày thành lập. Thủ
trởng đơn vị và kế toán trởng có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán này trớc khi sư
dơng.
- Ghi sỉ kÕ to¸n
+ ViƯc ghi sỉ kÕ toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán. Mọi số liệu, thông tin
trên sổ kế toán bắt buộc phải cã chøng tõ kÕ to¸n chøng minh. Sỉ kÕ to¸n phải ghi
kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ. Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế
toán phải chính xác, trung thực, đúng với chứng từ kế toán.
+ Việc ghi sổ kế toán phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ
kinh tế, tài chính. Thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp
thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm trớc liền kề. Sổ kế toán phải ghi liên
tục từ khi mở sổ đến khi kho¸ sỉ.


18

+ Thông tin số liệu ghi trên sổ kế toán phải rõ ràng, liên tục, có hệ thống,
không đợc xen kẽ, ghi cộng đè, không đợc bỏ cách dòng, nếu có dòng cha ghi hết
phải gạch chéo phần không ghi. Khi ghi hÕt trang sỉ ph¶i céng sè liƯu tỉng cộng của
trang và chuyển số liệu tổng cộng sang đầu trang kế tiếp.
+ Thông tin ghi sổ kế toán phải b»ng bót mùc, cÊm tÈy xo¸, cÊm dïng chÊt
ho¸ häc để sửa chữa. Khi cần sửa chữa số liệu trong sổ kế toán phải thực hiện đúng
các phơng pháp quy định. Tuyệt đối không đợc để ngoài sổ kế toán một khoản tài
sản, vật t, tiền vốn của đơn vị dới bất kỳ hình thức nào.
- Khoá sổ kế toán
+ Đơn vị kế toán phải khoá sổ kế toán vào cuối kỳ kế toán trớc khi lập báo
cáo tài chính. Ngoài ra, đơn vị kế toán phải khoá sổ kế toán trong các trờng hợp:
kiểm kê tài sản, sát nhập, chia tách, chuyển hình thức sở hữu, đình chỉ hoạt động để giải quyết
và các trờng hợp khoá sổ khác theo quy định của pháp luật.
+ Khoá sổ kế toán là tiến hành cộng sổ để tính ra tổng số phát sinh, số phát
sinh bên Nợ, số phát sinh bên Có và số d cuối kỳ của từng tài khoản kế toán hoặc
thu, chi, tồn quỹ, nhập, xuất, tồn kho vật t, sản phẩm, hàng hoá để giải quyếtMỗi lần khoá sổ kế
toán, ngời ghi sổ, kế toán trởng phải ký xác nhận bên dới số liệu khoá sổ.
* Sửa chữa sổ kế toán
- Các phơng pháp sửa chữa sổ kÕ to¸n
Khi ph¸t hiƯn sỉ kÕ to¸n ghi b»ng tay có sai sót thì không đợc tẩy, xoá làm
mất dấu vết thông tin và số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong ba phơng
pháp sau đây:
+ Ghi cải chính (còn gọi là phơng pháp xoá bỏ) bằng cách gạch một đờng
thẳng bằng mực đỏ vào chỗ ghi sai và ghi số hoặc chữ đúng bằng mực thờng ở trên
và phải có chữ ký của kế toán trởng bên cạnh. Nếu sai sót chỉ là một chữ số thì cũng
phải xoá bỏ toàn bộ con số sai và viết lại con số đúng. Phơng pháp này áp dụng cho
các trờng hợp sai sót sau đây:
. Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài
khoản.

. Sai sót không ảnh hởng đến số tiền tổng cộng.
+ Ghi số âm (còn gọi là phơng pháp ghi đỏ) bằng cách ghi lại số sai bằng
mực đỏ hoặc ghi lại số sai trong dấu ngoặc đơn, sau đó ghi lại số đúng bằng mực thờng và phải có chữ ký của kế toán trởng bên cạnh. Phơng pháp này áp dụng cho các
trờng hợp sai sót sau đây:
. Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai đà ghi sổ kế
toán mà không thể sửa lại bằng phơng pháp cải chính.
. Khi đà lập và gửi báo cáo kế toán đi rồi mới phát hiện ra sai sót.
. Sai sót, mà trong đó bút toán ở tài khoản đà ghi số tiền nhiều lần hoặc con
số ghi sai lớn hơn con sè ghi ®óng.


19

Khi dùng phơng pháp ghi số âm để đính chính số sai thì phải lập một chứng
từ ghi sổ đính chÝnh” do kÕ to¸n trëng ký x¸c nhËn.
+ Ghi bỉ sung đợc áp dụng cho trờng hợp bút toán ghi đúng về quan hệ đối
ứng giữa các tài khoản nhng số tiền ghi lại ít hơn số tiền thực tế phát sinh trong các
nghiệp vụ kinh tế, tài chính hoặc là bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ.
Trờng hợp sửa chữa này cũng phải lập chứng tõ ghi sỉ bỉ sung” do kÕ to¸n trëng
ký x¸c nhận và ghi thêm số chênh lệch thiếu cho đủ với số đúng.
- Thời điểm sửa chữa sổ kế toán
Trờng hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót trớc khi báo cáo tài chính năm đợc
nộp cho cơ quan Nhà nớc có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm
đó và sửa chữa lại báo cáo tài chính trớc khi gửi đi.
Trờng hợp phát hiện sỉ kÕ to¸n cã sai sãt sau khi b¸o c¸o tài chính năm đÃ
nộp cho cơ quan Nhà nớc có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm
đà phát hiện sai sót và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót.
- Sửa chữa sổ kế toán trong trờng hợp ghi sổ bằng máy vi tính
Trờng hợp phát hiện sai sót trớc khi báo cáo tài chính nộp cho cơ quan Nhà
nớc có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán trên máy vi tính của

năm đó.
Trờng hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đà nộp cho cơ quan
Nhà nớc có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán trên máy vi tính
của năm đà phát hiện sai sót và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót.
Sửa chữa sổ kế toán trong trờng hợp ghi sổ bằng máy vi tính cũng thực hiện
theo phơng pháp ghi số âm và phơng pháp ghi bổ sung.
(b) Lựa chọn, vận dụng hình thức kế toán phù hợp
* Khái niệm: Hình thức kế toán là các mẫu sổ kế toán, trình tự, phơng pháp
ghi sổ và mối liên quan giữa các sổ kế toán. Thực chất hình thức kế toán là hình thức
tổ chức hệ thống sổ kế toán bao gồm số lợng các loại sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán
tổng hợp, kết cấu sổ, mối quan hệ về trình tự và phơng pháp ghi chép, kiểm tra, đối
chiếu giữa các sổ kế toán cũng nh việc tổng hợp số liệu để lập báo cáo tài chính.
* Các hình thức kế toán: Theo chế độ hiện hành, đơn vị HCSN thực hiện một
trong ba hình thức kế toán sau:
Hình thức Nhật ký Sổ Cái
Nguyên tắc, đặc trng cơ bản
Đặc trng cơ bản của hình thức Nhật ký Sổ Cái là: các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh đợc kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và phân loại, hệ thống hoá theo
nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp là
sổ Nhật ký Sổ Cái và trong cùng một quá trình ghi chép.
Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng
tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.


20

Các loại sổ kế toán
+ Nhật Ký Sổ Cái.
+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Trình tự, nội dung ghi sổ kế toán

Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán (hoặc Bảng tổng hợp chứng
từ kế toán) đà đợc kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào
Nhật Ký Sổ Cái. Mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp) đợc ghi một dòng đồng thời
ở cả hai phần Nhật ký và Sổ Cái. Bảng tổng hợp chứng từ đợc lập cho những chứng
từ cùng loại, phát sinh nhiều lần trong mét ngµy, nh: phiÕu thu, phiÕu chi, phiÕu
xuÊt, phiÕu nhËp vật liệu...
Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ sau khi đợc dùng để ghi Nhật ký
Sổ Cái, phải đợc ghi vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối tháng, sau khi đà phản ¸nh toµn bé chøng tõ gèc ph¸t sinh trong th¸ng
vµo Nhật Ký Sổ Cái và các sổ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng Nhật ký
Sổ Cái ở cột phát sinh của phần Nhật ký và cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần
Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các các
tháng trớc và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối
tháng này. Căn cứ vào số d đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong th¸ng tÝnh ra
sè d cuèi th¸ng (cuèi quý) của từng tài khoản.
Việc kiểm tra đối chiếu các số liệu sau khi cộng Nhật Ký Sổ Cái phải đảm
bảo yêu cầu sau:
Tổng số phát sinh = Tổng số phát sinh Nợ của =
Tổng số phát sinh Có
ở phần Nhật ký
tất cả các tài khoản
của tất cả các tài khoản
Tổng số d Nợ các TK = Tổng số d Có các TK
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có
và tính ra số d cuối tháng của từng đối tợng; Căn cứ số liệu của từng đối tợng chi tiết
lập Bảng Tổng hợp chi tiết cho từng tài khoản. Số liệu trên Bảng Tổng hợp chi tiết
từng tài khoản đợc đối chiếu với số phát sinh Nợ, phát sinh Có và số d của tài khoản
đó trên Nhật ký Sổ Cái.
Số liệu trên Nhật ký Sổ Cái, trên các sổ, thẻ kế toán chi tiết và Bảng Tổng
hợp chi tiÕt sau khi kiĨm tra, ®èi chiÕu khíp ®óng đợc sử dụng để lập Bảng Cân đối

tài khoản và các Báo cáo tài chính khác.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký Sổ Cái đ ợc thể hiện trên sơ đồ
số 1.2
Sơ đồ số 1.2: Trưởngình tự ghi sổ kế toán theo hình thức
nhật ký – sỉ c¸i sỉ c¸i