0129 tổ chức thông tin kế toán trong chu trình doanh thu tại công ty tnhh tổng hợp thương mại gia bảo luận văn tốt nghiệp

BỘGIÁO DỤCVÀĐÀO TẠO
TRƢỜNGĐẠIHỌCQUYNHƠN

PHANMINH HÀ

TỔCHỨCTHƠNGTINKẾTỐNTRONGC
HUTRÌNHDOANH THUTẠICƠNGTY
TNHHTỔNGHỢPTHƢƠNGMẠIGIABẢO

Chunngành

:

Kế

tốnMã số

:

8.34.03.01

Ngƣờihƣớngdẫn:TS.HuỳnhThịHồngHạnh


ỜICMĐON
Tơixincamđoanluậnvănnàylàcơng trìnhnghiêncứ u khoahọc độclập
củatơidƣớisựhƣớngdẫncủaTS.HuỳnhThịHồngHạnh.Cácsốliệu,
ếtquảnghiêncứucủaluậnvănlàtrungthựcvàcónguồngốcrr à n g , h ô n g trng
vớit ỳ côngtrìnhnàoh á c đđ ƣ c cơngố .
BìnhĐịnhn h nn
Họcviên

PhanMinhHà


MỤCLỤC
LỜICAMĐOAN
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT
TẮTDANHMỤCCÁCBẢNG
DANHMỤCCÁCSƠ ĐỒ,HÌNH

MỞĐẦU............................................................................................................1
1. Tính cap thiết củađềtài...................................................................................1
2. Mụctiêunghiêncứu.........................................................................................3
3. Đốitƣngvàphạmvinghiêncứu..........................................................................3
4. Phƣơngphápnghiêncứu...................................................................................3
5. Ýnghĩacủa đềtàinghiêncứu............................................................................3
6. Kếtcau luậnvăn..............................................................................................4
7. Tổngquan cáccơngtrìnhnghiên cứu cóliên quan đếnđềtài................................4

CHƢƠNG1.CƠSỞLÝLUẬNVỀTỔCHỨCTHƠNGT I N K Ế TỐNTR
ONGCHUTRÌNH DOANH THU.......................................................................8
1.1. TỔNGQUANVỀHỆTHỐNGTHƠNGTINKẾTỐN...................................8
1.1.1. Kháiniệmcủahệthống thơng tin kếtốn..............................................8
1.1.2. Quytrìnhxửlýkếtốntrongdoanhnghiệp..............................................9
1.1.3. Mốiq u a n h ệ g i ữ a h ệ t h ố n g t h ô n g t i n k ế t o á n v ớ i c á c h ệ t h ố n g t

hơngtin kháctrongdoanhnghiệp.................................................................10
1.1.4. TổchứcHTTTKTtheophầnhànhvàchu trình.....................................11
1.2. TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH

DOANHTHU...............................................................................................18
1.2.1. Đặcđiểmcủa chutrìnhdoanhthu........................................................18
1.2.2. Chứcnăng củachu trình doanhthu.....................................................19
1.2.3. Mốiquanhệgiữacácbộphận trongchu trìnhdoanh thu........................22
1.3. TỔCHỨCTHƠNGTINTRONGCHUTRÌNHDOANHTHU........................24
1.3.1. Tổchứcthơng tin Hệthốngbánhàng..................................................26


1.3.2. Tổchứcthơngtingiaohàng.................................................................28
1.3.3. Tổchứcthơng tinlập hóađơnvàtheo dithanh tốn..............................29
1.3.4. Tổchứcthơng tintheodõi cơngnợvàthutiền.......................................32
1.4. KIỂMSỐTCHUTRÌNHDOANHTHU.................................................34
1.4.1. Mụctiêui ể m sốt chutrìnhdoanh thu..............................................34
1.4.2. Cácsaisót,gianlậnthƣờnggặpvài ệ n phápkiểmsốt..........................35

CHƢƠNG2.THỰCTRẠNGTỔCHỨCTHƠNGTIN
KẾTỐNTRONGCHU TRÌNHDOANHTHU TẠICƠNGTY
TNHHT H T M GIABẢO.................................................................................40
2.1. TỔNGQUANVỀCƠNGTYTNHHTHTMGIABẢO.................................40

2.1.1. Qtrìnhhìnhthành vàpháttriểncủacơngty.......................................40
2.1.2. Tổchứcbộmáycủacơng ty...............................................................42
2.1.3. Tổchứcbộ máykếtốntại cơng ty.....................................................43
2.1.4. ĐặcđiểmhoạtđộngkinhdoanhtạicơngtyTNHHTHTMGiaBảo.45
2.1.5. Đặcđiểmtổ chứccơngtáckếtốn.......................................................45
2.2. THỰCTRẠNGTỔCHỨCTHƠNGTINKẾTỐNTRONGCHUTRÌN

HDOANHTHUTẠICƠNGTYTNHHTHTMGIABẢO...................................46
2.2.1. Quytrìnhmua và bánthựcphẩmtạicơngty........................................46
2.2.2. Phâncơnggiữacácbộphậntrong chutrìnhdoanhthu...........................49

2.2.3.TổchứcthơngtinchutrìnhdoanhthutạicơngtyTNHHTHTMGiaBảo
51
2.2.4. Tổchứcthơngtin giaohàng...............................................................55
2.3. ĐÁNHGIÁTỔCHỨCTHƠNGTINKẾTỐNTRONGCHUTRÌNHDO

ANHTHUTẠICƠNGTYTNHHTHTMGIABẢO............................................69
2.3.1. Ƣuđiểm...........................................................................................69
2.3.2. Hạn chế..........................................................................................71
CHƢƠNG3.MỘTSỐGIẢIPHÁP HỒN THIỆN CƠNGTÁC
TỔCHỨCTHƠNGTINKẾTỐNTRONGCHUTRÌNHDOANHTHUTẠI
CƠNG TYTNHH TH TMGIABẢO.................................................................74


3.1. ĐỊNH HƢỚNG HỒN THIỆN TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ
TỐNTRONG
CHUTRÌNHDOANHTHUTẠICƠNGTYTNHHT H T M GIABẢO..........74
3.2. GIẢIPHÁPHỒNTHIỆNHTTTKTTRONGCHUTRÌNHDOANHTHU
TẠICƠNGTYTNHHTHTMGIABẢO............................................................75
3.2.1. Ứngdụng hệthống hoạchđịnhnguồn lựcdoanh nghiệp(ERP)...........75
3.2.2. Hoànt h i ệ n m ố i q u a n h ệ t hông t i n gi ữ a c ác b ộ p h ậ n t r o n g c h u tr
ìnhdoanhthu..............................................................................................78
3.2.3. Hồn thiệnvềtổchứcbộmáykếtốn..................................................81
3.2.3.Hồn thiệnhệthốngthống tinkếtốnchu trìnhdoanhthu.....................82
3.2.5. Hồnthiệnvềkiểmsốtnộibộ............................................................83
3.2.6. Hồnthiệnquytrìnhlnchuyểnchứngt ừ t r o n g c h u t r ì n h doan
hthu 83
3.2.7. Hồnthiệnsổsách,báo cáokếtốn trong chutrình doanh thu.............86
KẾTLUẬN.....................................................................................................90
DANHMỤC TÀI LIỆUTHAMKHẢO.........................................................89
QUYẾTĐỊNHGIAOĐỀTÀILUẬNVĂN(ảnsao)

DANHMỤCCHỮVIẾTTẮT
Chữviếttắt

Tênđầyđủ

CNTT

Cơngnghệthơngtin

CơngtyTNHHTHTM

CơngtyTráchnhiệmhữuhạnTổnghợpThƣơngm
ại

CSDL

Cơ sởdữliệu

DDH

Đơnđặthàng

DN

Doanhnghiệp

DNTN

Doanhnghiệptƣnhân

GTGT

Giátrịgiatăng

HTTTKT

Hệthống thơng tin kếtốn

SXKD

Sảnxuatkinhdoanh

TNHH

Tàisảncốđịnh

TSCĐ

Tráchnhiệmhữu hạn


DANHMỤCBẢNG
Số

Tên Bảng

hiệu
1.1

1.2

Bảngmơ tảchứcnăng vàhoạtđộngchínhcủacácchu trình
Cácrủiro,saisót,gianlậnthƣờnggặpvài ệ n phápi ể m
sốttrongchutrìnhdoanhthu

Trang
14
37

2.1

Kếtquảhoạtđộngi n h doanh

42

2.2

Bảngdanhmụchànghóa

54

2.3

Bảngtheodiđơn đặthàngcủah á c h h à n g

55

2.4

Thơngtingiao hàng

58

2.5

Bảngtheo dithơngtin hóađơná n hàng

69

2.6

Bảngtổng hợpnợphải thu

69


DANHMỤCHÌNH
Số

TênHình

hiệu

Trang

1.1

Cácyếu tố cơả n củahệthống thơng tinế tốn

9

1.2

Quytrình xửlýế tốntrongdoanhnghiệp

10

Mối quanhệgiữahệthốngthơngtinế tốn với cáchệ

11

1.3

thốngthơngtinh á c trongdoanhnghiệp

1.4

Cácchứcnăng chínhcủachutrìnhdoanhthu

20

1.5

Quanhệgiữacácộ p h ậ n trong chutrình doanh thu

25

1.6

Sơđồ tổ chứcthơngtintrong chutrìnhdoanhthu

26

1.7

Quytrình xửlíá n hàng

27

1.8

Quytrình xửlí giao hàng

30

1.9

Quytrình lập hóađơn

32

1.10

Quytrình thutiềná n hàng

34

2.1

Phâncơnggiữacácộ phậntrongchu trìnhdoanhthu

51

3.1

Mốiquan hệthơngtincủachu trìnhdoanhthu

81


DANHMỤC SƠĐỒ
Sơđồ

Nộidung

Trang

Sơđồ 2.1

Tổ chứcquảnlý Cơng ty

43

Sơđồ 2.2

Sơđồộ máyế tốncủa Cơngty

44

Sơđồ 2.3

Quytrìnhmuavàá n hàngcơngnghệthựcphẩm

48

Sơđồ 3.1

Sơđồ hệthốngquảnlýá n hàng

77

Sơđồ 3.2

Phƣơngánhồnthiệntổchứcộ máyế tốn

83

Sơđồ 3.3.

Đềxuatcácƣ ớ c trongchutrìnhdoanhthu

85


1

MỞĐẦU
1. Tínhcấp thiết củađềtài
Kế tốn ngày nay khơng chỉ là ghi chép các thơng tin tài chính lên

cácbáo cáo mà cịn tham gia và có vai trị quan trọng trong quản trị doanh
nghiệp.Mộtđơnvịmuốnpháttriểnhaymuốntồntạivữngmạnhkhơngthểthiếumộthệ thống tài chính
hoạt động hiệu quả, kiểm soát đƣợc mọi hoạt động trongdoanh nghiệp. Để
làm đƣợc điều đó thơng tinế tốn phải đƣợc ln chuyểnđầy đủ, kịp thời. Hệ
thống thơng tin kế tốn chặt chẽ giúp ngăn chặn nhữnggian lận và sai sót một
cách hiệu quả, là một phần không thể thiếu trong quảntrịnộibộdoanhnghiệp.
Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, công nghệ thông
tinđƣợc áp dụng và khơng chỉ dừng ở phần mềm kế tốn mà còn ở tat cả
hoạtđộng ở các phòng ban trong tồn doanh nghiệp. Từ các tập đồn đa quốc
giađếncáccơngtycóquymơvừavànhỏ.Cácquytrìnhphứctạp,chồngchéo,s
ẽgâymat thờigianhoặc thậmchítạo điềukiện chogian lận,thatthốt.
Tytheođặct hùmà m ỗ i doanhnghi ệp sẽtổ chứ c t hơng tintheocác c
hu trình hoạt động khác nhau:chu trình bán hàng– thu tiền,mua hàng- thanh
tốn, chu trình doanh thu… Ddoanh nghiệp có quy mơ nhỏ hay lớn,hoạt động
trong lĩnh vực nào cũng đều cần có hệ thống thơng tin kế tốn đƣợctổ
chứcminhbạch, rõràngđểhỗ trợc h o

hoạt

động

tác

nghiệp,

h o ạ t đ ộ n g quản lý của doanh nghiệp đó đƣợc thực hiện hiệu quả. Tuy
nhiên,

thực

tếkhơngcómộthệthốngthơngtinkếtốntốiƣuchotatcảcácdoanhnghiệpvàkhơng thể áp
dụnghệthốngthơngtinkếtốncủađơnvịnàychođơnvịkhác.Vì vậy, mỗi doanh nghiệp cần xây
dựng cho mình một hệ thống thơng tin kếtốn riêng.


Công ty TNHH TH TM Gia Bảo là doanh nghiệp hoạt động trong
lĩnhvực bán buôn tổng hợp chủ yếu bán buôn và bán lẻ các mặt hàng công
nghệthực phẩm; bán buôn và bán lẻ đồ uống; dịch vụ vận tải hàng hóa bằng ơ
tơ.Với đặc thù kinh doanh tổng hợp đd ạ n g c h ủ n g l o ạ i c ô n g t y
c ũ n g đ c h ú trọng xây dựng HTTTKT cho các quy trình hạch tốn kế tốn
cũng nhƣ ápdụng CNTT cho các hoạt động quản lý của công ty đƣợc thơng
suốt.
Tuynhiêntrongqtrìnhhoạtđộngkinhdoanhcủamình,hiệntạicơngtyđ
angsử dụng hai phầnmềm:mộtp h ầ n m ề m

kế

tốn

phục

vụ

cho

c ơ n g v i ệ c k ế toán và một phần mềm khác cho bộ phận bán hàng - dịch
vụ.

Chính

vì

haiphầnm ề m đ ộ c l ậ p n ê n s ố l i ệ u k h ơ n g c ó s ự l i ê n k ế t , d ẫ n đ ế n c h ồ n
g c h é o công việc, tốn thời gian, nhân lực, vật lực, khó đối chiếu và dễ gian lận, saisót. Chẳng hạn trong
trƣờng hợp, bộp h ậ n

bán

hàng

của

đơn

vị

nhận

đ ƣ ợ c đơnđ ặ t h à n g c ủ a k h á c h h à n g n h ƣ n g d o k h ô n g c ó s ự đ ố i c h i ế u l
i ê n k ế t s ố liệun ê n b ộ p h ậ n đ ặ t h à n g c h a p n h ậ n đ ơ n h à n g m à s ố t h ự c t ồ n
k h o k h ô n g đáp ứng đủ, dẫn đến công ty không kịp thời cung cap hàng cho đối tác. Điềunày làm ảnh
hƣởng đến uy tín cũng nhƣ gây tổn that cho cơng ty, vì cơng tysẽ phải chịu
mức phí bị phạt hợp đồng do không đáp ứng đủ số lƣợng
kháchhàngm o n g m u ố n t r o n g h ợ p đ ồn g đk ý k ế t . Bên c ạ n h đ ó c ơ n g t y còn
p h ả i tốn một chi phí khơng nhỏ cho việc duy trì, bảo trì, sửa chữa hai phần
mềm.Do vậy, cơng ty cần có các thay đổi trong HTTTKT để thông tin cung
capđƣợc thuận tiện, nhanh chóng, dễ hiểu, đầy đủ, kịp thời và thơng suốt
trongtồncơng tymàkhôngcần phải sử dụng nhiều phầnm ề m . T h ô n g t i n
c u n g capdựatrênHTTTKTthiếtkếmớiphảihữuíchchoviệcraquyếtđịnhcủanhà quản trị. Với những
lợi ích mà HTTTKT đem lại cùng với thực trạngHTTTKT của công ty, tác

giả tiến hành thực hiện luận văn đề tài: “Tổ chứcthông tin kế tốn trong chu
trình doanh thu tại cơng ty TNHH Tổng HợpThƣơngMạiGiaBảo”


2. Mụctiêunghiêncứu
- Hệ thống hóa những lý luận, nghiên cứu về tổ chức thơng tin kế
tốntrong chutrìnhdoanhthutrongcác doanhnghiệp.
- Khảo sát và đánh giá thực trạng công tác tổ chức thông tin kế
tốntrong các khâu cơản của chu trình doanh thu, từ đó xác định những hạn
chếtồn tại trong việc tổ chức thơng tin kế tốn trong chu trình doanh thu tại
côngtyTNHHTổng HợpThƣơng Mại GiaBảo
- Đề xuat một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức thơng
tinkế tốn trong chu trình doanh thu tại cơng ty TNHH Tổng Hợp Thƣơng
MạiGia Bảo
3. Đốitƣợngvàphạmvinghiêncứu
- Đối tƣợng nghiên cứu là việc tổ chức thơng tin kế tốn trong chu
trìnhdoanhthutạicơngtyTNHHTHTMGia Bảo
- Phạmvinghiêncứulà tổchức thơngtin
kếtốntrongchutrìnhdoanhthutạicơngtyTNHHTHTMGia Bảogiaiđoạn 20162018
4. Phƣơngphápnghiêncứu
- Luậnvănsửdụngphƣơngphápđịnhtính
- Phƣơngpháptổnghợpvàsửdụngphƣơngphápkhảosátphỏngvanđểth
uthậpthơngtinnghiêncứu.
5. Ýnghĩa của đềtàinghiêncứu
a. Vềmặtlýluận
Hiện nay, đa số các doanh nghiệp đều tổ chức hệ thống thơng tin
kếtốn theo phần hành với việc sử dụng phần mềm kế toán một cách riêng
lẻ,dẫn đến việc chia sẻ, cập nhật thông tin giữa cácộ phận gặp nhiều khó
khăn.Việc ứng dụng tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn theo chu trình cịn
khá

mớiđốivớinhữngngƣờilàmcơngtáckếtốnnóichungvàcơngtáckếtốntrongcácd o a
nhnghiệpthƣơngmạinóiriêng.Chutrìnhdoanhthutrongdoan
h


nghiệp thƣơng mại là chu trình bán hàng và thu tiền khách hàng của
doanhnghiệp. Tổ chức tốt thông tin kế tốn trong chu trình doanh thu sẽ góp
phầnđảm bảo những nghiệp vụ bán hàng và thanh toán của khách hàng đƣợc
thựchiện nhanh chóng, chính xác và đƣợc kiểm sốt tốt, hạn chế việc that
thốt tàisảncủa cơngty.
b.Vềmặtthựctiễn
Đềt à i đ ã h ệ t h ố n g h ó a n h ữ n g k i ế n t h ứ c c ơ b ả n v ề t ổ c h ứ c t h ô n g t i n
kếtốn

trongchutrìnhdoanh

thutạicơngt y

TNHHTH

T M G i a B ả o . Thôngq u a v i ệ c p h â n t í c h , đ á n h g i á t h ự c t r ạ n g t ổ c
h ứ c t h ô n g t i n k ế t o á n trong chu trình doanh thu tại cơng ty, tác giả rút ra những mặt cịn tồn tại
ởđơnvị,từđóđềxuatgiảipháp nhằmhồnt hi ệncơng táctổchức thơngt in
kếtốntrongchutrìnhdoanhthutạicơngtyTNHHTHTMGiaBảo.
6. Kết cấu luậnvăn
Ngồiphầnmởđầuvàkếtluận,luậnvănđƣợckếtcauthành3chƣơngnhƣsau:
Chƣơng1:Cơsởlýluậnvềtổchứcthơngtinkếtốntrongchutrìnhdoanhthu
Chƣơng2:Thựctrạngtổchứcthơngtinkếtốntrongchutrìnhdoanhthu
tạicơngtyTNHHTHTMGia Bảo
Chƣơng 3: Một số giải pháp nhằm hồn thiện thơng tin kế tốn

trongchu trìnhdoanh thutạicơng tyTNHH TH TMGia Bảo
7.Tổngquancáccơng trìnhnghiêncứucóliênquanđếnđềtài
Tổ chức thơng tin kế tốn là một trong các yếu tố quan trọng góp
phầngiúp cơng ty có hoạt động kinh doanh vững mạnh.Van đề hồn thiện tổ
chứcthơngtinkếtốnđãđƣợcnhiềutổchứcvàcánhânquantâmnghiêncứudƣớicác góc
độ,khíacạnh,lĩnhvựctiếpcậnkhácnhau.Mộtsốnghiêncứuliênquanđến lĩnh vựcnàycóthểkểđếnnhƣ:


Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2011) đã hệ thống
hóatồn bộ lý thuyết về hệ thống thơng tin kế tốn trong một tổ chức. Đây là
tàiliệunghiêncứu kháhồnchỉnhvềhệthống thơngtinkếtốn.
Trần Mậu Thơng (2010)"Hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn tạiCông
ty Cổ phần Lâm Đặc Sản Quảng Nam"– luận văn thạc sĩ quản trị kinhdoanh
của Đại học kinh tế - Đại học Đà Nẵng. Ở đề tàinày tác giả cũng đã hệthốnghóa
các

lý

luận

về

hệ

thống

thơng

tin

kế

tốn

từ

đó

nêu

thực

trạng

hệthốngthơngtinkếtốntạicơngtycũngnhƣcónhữnggiảiphápđểhoảnthiệnhệ

thống

thơng tin kế tốn tại cơng ty. Tuy vậy luận văn vẫn chƣa bám sátthựctrạngđểcónhữnggiảipháp
hiệuquảhơn.
Phạm Lê Hồi (2012) "Hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốn trong
chutrình bán hàng và thu tiền tại công ty Cổ phần Pymepharco" – luận văn
thạc sĩquảntrịkinhdoanhcủaĐạihọckinhtế-ĐạihọcĐàNẵng,trongcơngtrìnhnghiêncứunày tác giả
cũnghệ thống hóa lý luậnvề hệ thốngthơngt i n k ế tốn cũng nhƣ ở phần
thực trạng tác giả nêu về thực trạng ứng dụng tin học,xây dựng chứng từ và
quy trình luân chuyển chứng từ, về tổ chức dữ liệu vàmã hóa các đối tƣợng
quản lý…qua chƣơng 3 tác giả cũng nêu các điều kiệnđể thực hiện các giải
pháp để góp phần hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốntrong chu trình bán
hàng

và

thu

tiền

tại

cơng

ty

Cổ

phần

Pymerpharco

nhƣngluậnvănvẫncónhiềuđiểmcầnbổsungđểhồnthiện.
Nghiên cứu của tác giả Huỳnh Thị Hồng Hạnh và Nguyễn Mạnh
Toàn(2013), trong bài viết“Tiếp cận tổng thể và đa chiều về hệ thống thơng
tin kếtốn”,qua phƣơng pháp tổng hợp và hệ thống hóa các nghiên cứu trong
vàngồi nƣớc, tác giả đã giới thiệu sáu cách tiếp cận về khái niệm và bản
chatcủa HTTTKT hiện nay gồm: tiếp cận hƣớng đến đối tƣợng kế tốn, tiếp
cậntheo chu trình, tiếp cận theo hƣớng tổ chức cơng tác kế tốn và bộ máy
kếtốn,tiếpcậnvớitƣcáchlàmộthệthốngthơngtin,tiếpcậnthơngquaviệc


xác định các yếu tố cau thành HTTTKT và tiếp cận trong điều kiện tin
họchóa. Tác giả chỉ ra mỗi cách tiếp cận đều có ý nghĩa lý luận và thực tiễn

nhatđịnh, đồng thời cũng chỉ ra những hạn chế trong việc tiếp cận HTTTKT
trênmộtkhíacạnhhoặcmộtsốyếutốcauthànhHTTTKT.Từđó,tácgiảtrìnhbàymột cách
tiếpcậnmớimangtínhtổngthểvàđachiềuvềHTTTKTđólàtiếpcận dựa trên mối liên hệ giữa chu
trình hoạt động và các phần hành kế tốn vàcáchtiếpcậndựatrênmốiliênhệgiữacácphầnhành
kếtốnvớicácnguồnlực, phƣơng pháp và quy trình hạch tốn. Cách tiếp cận mới
này mô tả mộtcách khái quát và trực quan về mối liên hệ và tính thống nhat
giữa các yếu tốcau thành của HTTTKT, giúp hiểu r hơn bản chat HTTTKT
và

nhờ

đó

có

thểứngdụngtrongqtrìnhphântích,thiếtkếvàtổchứcmộtHTTTKThiệuquả.Tuy nhiên,
nghiêncứuchỉdừngởgiácđộlýthuyết,chƣađisâuvàotổchứcthơngtinkếtốnchomộtđơnvịcụthể.
Khi ứng dụng cơng nghệ thơng tin nói chung và tổ chức cơng tác quản
lýtheohệthốngquảntrịERPnóiriêng,cầnphảithayđổicáchtiếpcậntổchứcHTTTKT, mà cách tiếp cận
HTTTKT theo chu trình là cách tiếp cận mới, phhợp để tăng cƣờng chức
năng

phối

hợp,

trao

đổi

thơng

tin

giữa

các

bộ

phậnnày.Cáchtiếpcậnnàyhƣớngđếncácđốitƣợngsửdụngthơngtinkếtốntrêncơ sở xác
định

r

từng

loại

thơng

tin

kế

tốn

cần

thiết

cho

ai,

cho

bộ

phận

chứcnăngnàotrongmộtchutrìnhkinhdoanhđểtổchứcghinhận,theodi,báocáohoặcphân
quyềntruycậpkhaithácdữliệu,thơngtinđómộtcáchnhanhchóngvàchínhxác.Đểđảmbảocáchoạt
độngđƣợcdiễnramộtcáchnhịpnhàng,đồng bộ nhằm đạt đƣợc hiệu quả cao, phối hợp hoạt
động

giữa

các

chức

năng,bộphận, c á n h â n c ngt h a m giat r on g c ngm ộ t c h u t r ì nh , khác v ớ i vi ệc
t ổ chứcHTTTKTtheotừngphầnhành,theodivàcungcapthơngtinvềtừngđốitƣợng kế
tốn. Điều này đã đƣợc phân tích làm r trong nghiên cứu“Tiếp
cậntheochutrình-Cơsởđểnângcaohiệuquảcủahệthốngthơngtinkếtốn”


của tác giả Nguyễn Mạnh Toàn (2011). Nghiên cứu này tổ chức các hoạt
độngthànhbốnchutrìnhcơbảnlàchutrìnhbánhàngvàthutiền,chutrìnhmua

hàngvàthanhtốn,chutrìnhsảnxuatvàchutrìnhtàichính.Nghiêncứunàylàcơsởđểtácgiảtổc
hứccácchutrìnhtrongcơngty,địnhhƣớnghồnthiệntổchứcthơngtinkếtốnđểđápứngđ
ầyđủchứcnăngcủakếtốntrongchutrìnhTrầnT h ị T h a n h T â m ( 2 0 1 3 ) "Hồnt h i ệ n h
ệthốngthơngtinkếtốn
trongc h u t r ì n h c u n g ứ n g t ạ i C ô n g t y Cổ p h ầ n C ẩ m Hà "–
l u ậ n v ă n t h ạ c s ĩ quảntrịkinhdoanhcủaĐạihọckinhtế-ĐạihọcĐàNẵng,vớiđềtàinàytácgiả cũng đã
nêu lý luận hệ thống thông tin kế toán ở phần thực trạng tác giảnêu về tổ
chức hệ thống chứng từ trong chu trình cung ứng, tổ chức và mã hóadữliệu,tổ
chứcthơngtinkếtốntrongchutrìnhcungứngtạicơngtycổphầnCẩmHàcũngnhƣởphầnđánhgiáƣuvàkhuyếtđiểmđểtừ
đó

tác

giả

cónhữngg i ả i p h á p h o à n t h i ệ n q u y t r ì n h l u â n c h u y ể n c h ứ n g t ừ ; h o à n t
h i ệ n t ổ chứcvàmãhóadữliệu;hồnthiệntổchứcthơngtinkếtốntrongchutrìnhcung ứng trong mục này
tác

giả

đã

đƣa

ra

sơ

đồ

hồn

thiện

quy

trình.

Nhìnchungđềtàinàycũngkháhồnchỉnhvềmặtlýthuyếtnhữnggiảiphápđƣaralà
bámsátthực trạng.
Đề tài "Tổ chức thơng tin kế tốn trong chu trình doanh thu tại cơng
tyTNHH TH TM Gia Bảo" là đề tài nghiên cứu về tổ chức thông tin kế
tốntrong chu trình doanh thu. Bên cạnh đó đề tài là kế thừa từ cơng trình
nghiêncứu của các tác giả nói trên để vận dụng vào thực tế cơng ty để có
những giảipháphợplýgiúpcơngtyngàycàngpháttriểnbềnvữnghơn.


CHƢƠNG1.CƠSỞLÝLUẬNVỀTỔCHỨCTHƠNGTINKẾTỐ
N TRONGCHUTRÌNHDOANHTHU
1.1. TỔNGQUANVỀHỆTHỐNGTHƠNGTINKẾTỐN

1.1.1. háiniệc ủ a hệthốngthngtinế tán
Hệ thống thơng tin kế toán là một bộ phận cau thành quan trọng của
hệthống thôngtin quản lý trong doanh nghiệp bao gồm nguồn nhân lực, các
phƣơngtiện, các phƣơng pháp kế toán đƣợc tổ chức khoa học nhằm thu thập, xử lý
vàcungcapthơngtinvềtìnhhìnhhuyđộngvàsửdụngvốncủadoanhnghiệpcũngnhƣk
ếtquảhoạtđộngkinhdoanhcủadoanhnghiệptrongtừngkỳnhatđịnh.Haichứcnăngcủa
hệthốngthơngtinkếtốnlàthơngtinvàkiểmtra[2].
Hệthốngthơngtinkếtốnlàsựkếthợpgiữahệthốngkếtốnvàhệthống

thơngt in. T ổ chứcc ơn g t áckếtốntr ongđiềukiện ứ n g dụngC N T T tạoramột
hƣớngnghiêncứumới-nghiêncứuvềhệthốngthơngtinkế
tốn.Tacóthểhiểu“Hệthốngthơngtinkếtốnlàmộttậphợpcácnguồnlựcbaogồmc
onngƣờivàcácmáymócthiếtbịnhằmbiếnđổidữliệukếtốnthànhcácthơng
tinkếtốn”,đƣợcminh họaquaHình1.1.

Phần
cứng

Dữ

Phần
mềm

Thơng
tinkế

liệukế

tốn(Báo

tốn(Chứn

cáotài
Con ngƣời

gtừ)

chính,Báo
cáokế

tốnquản

Cơsở
dữ liệu

Quy
trình

Hình1.1. Cácyếutố cơbảncủa hệthốngthơng tin kếtốn

trị)


1.1.2. Quytrìnhxửlýkếtốn trong doanhnghiệp
Việc tổchứccác nghiệpvụghichép,
xửlýkếtốnvàcungcapthơngtintrongdoanhnghiệpthƣờngtntheocácbƣớcnhƣởHìn
h1.2.
Các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh

Ghinhận

Xửlý

Chứng từ kế toán

Kế toán chi tiết

Sổ nhật ký

Các sổ chi tiết

Sổ cái

Các bảng
tổng hợp chi tiết

Bảng cân đối
tài khoản

Báo cáo

Báo cáo tài chính

Kế tốn tổng hợp
Hình1.2. Quy trình xửlý kếtoántrong doanhnghiệp

(Nguồn: [2])


1.1.3. Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế tốn với các hệ
thốngthơng tin khác trongdoanhnghiệp
Hệ thống thơng tin trong doanh nghiệp là một hệ thống đa dạng,
phứctạpvớinhiềuchứcnăngkhácnhauđƣợcthựchiệnbởicácbộphậnkhácnhau,có mới
quanhệràngbuộc,chặtchẽ,cungcapthơngtinlẫnnhaunhằmđảmbảo chohoạtđộng của doanhnghiệp
cóhiệuquả.
Các hệ thống thơng tin chức năng nhƣ hệ thống thơng tin tài chính,
hệthống thơng tin nhân sự, hệ thống thông tin maketing, hệ thống thông tin
cungứng,hệthốngthông tinsản xuat, hệthốngthơngtin bán hàng đềucóm ố i quanhệ
chặtchẽvớinhauvàcómốiquanhệchặtchẽvớihệthốngthơngtinkế tốn tạo nên một hệ thống thơng

tin quản lý hồn chỉnh phục vụ yêu cầuquảntrị củadoanhnghiệp[2].
Mối quan hệ giữa HTTTKT và các hệ thống thơng tin khác đƣợc thể hiện
quasơđồ ởHình1.3.

MIS

HTTT
sản xuat
HTTT
bán hàng

HTTT
cung ứng
HTTT
Kế tốn

HTTT
tài chính

HTTT
Maketing

HTTT
nhân sự

Hình 1.3. Mối quan hệ giữa hệ thống thơng tin kế tốn với các
hệthốngthơng tinkháctrong doanh nghiệp


1.1.4. Tổ chức HTTTKTtheo phần hành và chu

trìnha.Tổchức thơngtinkếtốn theophần hành
Tổ chức thơng tin kế tốn theo phần hành là cách tổ chức dữ liệu
kếtoán bằng việc phân loại và xử lý theo từng đối tƣợng kế toán nhat định.
Mỗiphần hành do một nhân viên kế toán phụ trách độc lập. Nhân viên kế
tốnphần hành nào thì chịu trách nhiệm thu thập, kiểm tra tat cả các chứng từ
liênquan và thực hiện việc cập nhật dữ liệu theo từng đối tƣợng kế tốn
thuộcphầnhànhđó.Cụthể,kếtốncácphầnhànhtheodõivàcungcapthơngti
nvềsốdƣđầukì,tìnhhìnhphátsinhtăng,phátsinhgiảmtrongkìvàsốdƣcuốikìcủatừngđốitƣợng.
Ví dụ: Với phần hành kế tốn vật tƣ, căn cứ vào các số liệu trên
cácphiếu nhập – xuat kho, kế toán chi tiết vật tƣ sẽ theo dõi sự biến động về
sốlƣợng, đơn giá, thành tiền vào sổ chi tiết mở cho từng loại vật tƣ theo trình
tựthời gian. Tồn bộ chứng từ, các sổ kế tốn chi tiết liên quan đến vật tƣ do
kếtốnvậttƣquảnlývàlƣutrữ.Cuốikì,kếtốnchitiếtvậttƣsẽtiếnhànhkiểmtra,cộngsổđểxác
định giá trị từng loại vật tƣ tồn kho và lập bảng tổng hợpnhập–xuat–
tồnchotồnbộvậttƣ,hànghóa,trêncơsởđóđốichiếuđểđảmbảokhớpđúngvớisốliệucủa
kếtốntổnghợp.
Trong doanh nghiệp thƣờng có các phần hành kế tốn chủ yếu nhƣ:
kếtốnvốnbằngtiền,kếtốnvậttƣ,kếtốncơngnợ,kếtốnTSCĐ,kếtốnchiphí
sảnxuatvà giáthành sảnphẩm…
Tổ chức thơng tin kế tốn theo phần hành hƣớng đến các đối tƣợng
kếtoán, chú trọng đến việc phân loại, thu thập, xử lý và cung cap thơng tin
vềtình hình và sự biến động theo từng loại tài sản và nguồn vốn trong q
trìnhkinh doanhcủa cơngty[2].
b.Tổchứcthơng tinkếtốntheo chutrình
Việctổchứccơngtáckếtốntheochutrìnhđộclậpđápứngđƣợcu