Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty cổ phần thương mại kỹ thuật Việt Nam - Vinatech

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
KHOA KẾ TOÁN
------------
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP
Đ ề tài:
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU
TẠI CÔNG TY CP THƯƠNG MẠI KỸ THUẬT
VIỆT NAM
Họ và tên sinh viên : Nguyễn Hải Yến
Giảng viên hướng dẫn : TS. Phạm Thị Thủy
HÀ NỘI, NĂM 2009
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
KHOA KẾ TOÁN
------------
CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP
Đ ề tài:
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU
TẠI CÔNG TY CP THƯƠNG MẠI KỸ THUẬT
VIỆT NAM
Họ và tên sinh viên : Nguyễn Hải Yến
Chuyên ngành : Kế toán tổng hợp
Lớp : Kế toán C
Khóa : 47
Hệ : Chính quy
Giảng viên hướng dẫn : TS. Phạm Thị Thủy
HÀ NỘI, NĂM 2009
MỤC LỤC
DANH MỤC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ………………………………………………..1
LỜI MỞ ĐẦU..........................................................................................................1
CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI KỸ
THUẬT VIỆT NAM (VINATECH).......................................................................3

1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Vinatech.............................3
1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty Vinatech.................................6
1.2.1. Lĩnh vực và ngành nghề kinh doanh chủ yếu của Vinatech........................6
1.2.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty Vinatech..............................6
1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của công ty
Vinatech..............................................................................................................12
1.4. Đặc điểm tổ chức kế toán tại công ty Vinatech............................................15
1.4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán.............................................................15
Mối quan hệ giữa bộ máy kế toán và bộ máy quản lý chung:.........................17
1.4.2. Đặc điểm tổ chức hệ thống sổ kế toán......................................................18
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG NHẬP
KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI KỸ THUẬT VIỆT NAM
(VINATECH).........................................................................................................20
2.1. Kế toán nhập khẩu hàng hóa tại công ty cổ phần Vinatech........................21
2.1.1. Đặc điểm hoạt động nhập khẩu hàng hóa tại công ty Vinatech...............21
2.1.2. Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp.....................................................23
2.1.2.1. Chứng từ sử dụng...............................................................................23
2.1.2.2. Hạch toán chi tiết nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp...............................25
2.1.2.3. Hạch toán tổng hợp nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp...........................26
2.1.3. Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu ủy thác.......................................................52
2.1.3.1. Chứng từ và tài khoản sử dụng:.........................................................52
2.1.3.2. Trình tự hạch toán và ghi sổ kế toán..................................................56
2.2. Hoạt động tiêu thụ hàng hóa nhập khẩu tại công ty cổ phần thương mại kỹ
thuật Việt Nam (Vinatech)..................................................................................63
2.2.1. Đặc điểm tiêu thụ hàng hóa nhập khẩu:...................................................63
2.2.2. Kế toán giá vốn hàng bán:........................................................................63
2.2.2.1. Chứng từ và tài khoản sử dụng:.........................................................63
2.2.2.2. Trình tự hạch toán và ghi sổ kế toán:.................................................67
2.2.3. Kế toán doanh thu tiêu thụ hàng nhập khẩu.............................................71
2.2.3.1. Chứng từ và tài khoản sử dụng..........................................................71

2.2.3.2. Trình tự hạch toán và ghi sổ kế toán:.................................................71
2.2.4. Kế toán chi phí bán hàng..........................................................................78
2.2.4.1. Nội dung chi phí bán hàng.................................................................78
2.2.4.2. Tài khoản sử dụng..............................................................................78
2.2.4.3. Trình tự hạch toán và ghi sổ kế toán..................................................78
CHƯƠNG III: MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ
TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
THƯƠNG MẠI KỸ THUẬT VIỆT NAM (VINATECH)..................................82
3.1. Đánh giá khái quát về thực trạng kế toán luân chuyển hàng hóa nhập khẩu
tại công ty cổ phần thương mại kỹ thuật Việt Nam (Vinatech)..........................82
3.1.1. Về tổ chức bộ máy kế toán........................................................................82
3.1.2. Về vận dụng hệ thống chứng từ kế toán....................................................85
3.1.3. Về vận dụng tài khoản kế toán..................................................................85
3.1.4. Về vận dụng hệ thống sổ sách kế toán......................................................86
3.1.5. Về công tác hạch toán luân chuyển hàng hóa nhập khẩu.........................86
3.1.5.1. Về tính giá hàng hóa nhập khẩu.........................................................86
3.1.5.2. Về hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu......................................87
3.2. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại
công ty cổ phần thương mại kỹ thuật Việt Nam (Vinatech)...............................88
3.2.1. Ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán.......................................88
3.2.2. Ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán.................................88
3.2.3. Ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền.........................................89
3.2.4. Ý kiến nhằm hoàn thiện việc hạch toán dự phòng phải thu khó đòi.........90
3.2.5 Ý kiến nhằn hoàn thiện việc hạch toán hàng mua đang đi đường.............91
KẾT LUẬN............................................................................................................93
DANH MỤC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty Vinatech............................13
Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty Vinatech............................17
Sơ đồ 3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ tại công ty
Vinatech..................................................................................................................20

Việc nhập khẩu tại công ty Vinatech được thực hiện dưới hai phương thức sau:
............................................................................................................................21
Phương thức nhập khẩu trực tiếp......................................................................21
Phương thức nhập khẩu ủy thác (Vinatech đóng vai trò là công ty ủy thác nhập
khẩu)...................................................................................................................21
Tùy thuộc vào công việc hiện tại của các nhân viên trong công ty mà việc nhập
khẩu hàng hóa được diễn ra theo phương thức trực tiếp hoặc ủy thác. Các mặt
hàng mà công ty kinh doanh đều mang hàm lượng công nghệ cao, giá trị lớn vì
vậy việc nhập khẩu hàng hóa cũng rất phức tạp, phải trải qua nhiều giai đoạn
và thủ tục mới có thể hoàn thành việc nhập khẩu một cách cách trọn vẹn và
thành công. .........................................................................................................21
Đối với phương thức nhập khẩu trực tiếp phòng kinh doanh của công ty sẽ thực
hiện tất cả các thủ tục cần thiết để việc nhập khẩu hàng hóa được diễn ra một
cách thuận lợi. Trong việc nhập khẩu hàng hóa này phòng kinh doanh đóng vai
trò chủ đạo và chịu toàn bộ trách nhiệm nếu có rủi ro xảy ra. Phó giám đốc
kinh doanh phải có trách nhiệm đôn đốc phòng kinh doanh làm việc hiệu quả
hơn đồng thời phải giải trình với giám đốc mọi diễn biến cũng như kết quả công
việc của phòng kinh doanh.................................................................................21
Còn đối với phương thức nhập khẩu ủy thác, phòng kinh doanh sẽ có trách
nhiệm tìm công ty nhận dịch vụ ủy thác tin cậy và uy tín để việc nhập khẩu của
Vinatech được thuận lợi và hoàn thành đúng thời gian quy định. Hiện tại có rất
nhiều công ty cung cấp dịch vụ ủy thác nhập khẩu, vì vậy phòng kinh doanh
luôn phải cân nhắc thật kỹ lưỡng để lựa chọn ra một công ty đáp ứng được yêu
cầu về chất lượng dịch vụ cũng như giá cả của dịch vụ đó................................21
Một khâu rất quan trọng trong kế toán hàng nhập khẩu là việc xác định giá trị
từng mặt hàng nhập khẩu, công việc này được phòng kế toán thực hiện sau khi
đã tiếp nhận đầy đủ chứng từ liên quan đến hàng nhập khẩu. Việc tính toán này
cung cấp thông tin cho phòng kinh doanh hiểu biết về giá trị thực của hàng hóa,
làm cơ sở cho việc xác định giá bán một cách hợp lý, đem lại hiệu quả kinh
doanh cao cho doanh nghiệp..............................................................................22

Giá thực tế hàng nhập khẩu...............................................................................22
=.........................................................................................................................22
Giá mua hàng nhập khẩu...................................................................................22
+.........................................................................................................................22
Thuế nhập khẩu..................................................................................................22
+.........................................................................................................................22
Thuế TTĐB hàng nhập khẩu..............................................................................22
+.........................................................................................................................22
Chi phí mua hàng nhập khẩu.............................................................................22
Chi phí mua hàng nhập khẩu được phân bổ như sau:......................................22
Chi phí mua hàng nhập khẩu phân bổ cho hàng i.............................................22
=.........................................................................................................................22
Tổng chi phí mua hàng nhập khẩu.....................................................................22
X.........................................................................................................................22
Giá trị của mặt hàng i........................................................................................22
Tổng giá trị hàng nhập khẩu..............................................................................22
Hợp đồng nhập khẩu (Sales contract):..............................................................23
Đây là chứng từ xác định mối quan hệ thương mại giữa bên mua và bên bán.
Nó là một chứng từ rất quan trọng để xác định quyền lợi cũng như nghĩa vụ của
các bên trong việc xuất nhập khẩu hàng hóa.....................................................23
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): ...................................................23
Là chứng từ cơ bản trong các chứng từ hàng hóa. Hóa đơn do người bán lập
sau khi đã gửi hàng nhằm yêu cầu người mua trả tiền theo tổng số hàng đã
được ghi trên hóa đơn. Hóa đơn thương mại là cơ sở cho việc theo dõi, thực
hiện các hợp đồng và khai báo hải quan, điều kiện cơ sở giao hàng, phương
thức thanh toán và phương thức chuyên chở hàng. Hóa đơn thương mại được
lập thành nhiều bản và dùng cho nhiều việc khác nhau: xuất trình cho ngân
hảng để yêu cầu ngân hàng thanh toán tiền hàng, xuất trình cho công ty bảo
hiểm để tính phí bảo hiểm, cho cơ quan quản lý ngoại hối để xin cấp ngoại tệ,
cho hải quan để tính thuế....................................................................................23

Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of quality):........................................23
Là chứng từ xác nhận chất lượng hàng hóa. Người cấp giấy chứng nhận sản
xuất có thể là người sản xuất cũng có thể là cơ quan chuyên môn như Cục kiểm
nghiệm hàng hóa xuất nhập khẩu hay công ty giám định...................................23
Bảng kê chi tiết (Specification):.........................................................................23
Là chứng từ trong đó thống kê tất cả các loại hàng và các mặt hàng của lô
hàng trên hóa đơn hoặc trên hợp đồng..............................................................23
Phiếu đóng gói (Packing list):...........................................................................23
Là một chứng từ hàng hóa do nhà cung cấp lập ra để liệt kê những mặt hàng,
những loại hàng được đóng gói trong một kiện hàng nhất định........................23
Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin):..............................................23
Là chứng từ do phòng Thương mại của nước xuất khẩu cấp cho nhà cung cấp
xác nhận nơi sản xuất hoặc nguồn gốc hàng hóa...............................................24
Giấy chứng nhận số lượng (Certificate of quantity):........................................24
Là chứng từ xác nhận số lượng hàng hóa mà người bán giao cho người mua.
Giấy này có thể do cục kiểm nghiệm phẩm chất hàng hóa xuất nhập khẩu hoặc
công ty giám định cấp hoặc do đơn vị xuất khẩu lập và được công ty giám định
hay hải quan kiểm nghiệm và xác nhận..............................................................24
Vận đơn (Bill of lading – B/L hoặc Bill of air – B/A):.......................................24
Là chứng từ chuyên chở hàng hóa do người vận chuyển cung cấp cho chủ hàng
nhằm xác định quan hệ pháp lý giữa người vận chuyển với chủ hàng...............24
Bảo hiểm đơn (Insurance policy):.....................................................................24
Là chứng từ do công ty bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm. Bảo hiểm đơn
có tác dụng xác nhận đã ký kết một hợp đồng bảo hiểm và các điều khoản của
hợp đồng đó, đây là chứng từ cần thiết để khiếu nại công ty bảo hiểm và để
nhận tiền bồi thường bảo hiểm khi gặp rủi ro....................................................24
Hóa đơn hải quan:.............................................................................................24
Hóa đơn này thuận tiện cho việc thống kê của hải quan nước nhập khẩu, thuận
tiện cho việc xác định nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa. Hóa đơn hải quan còn
được dùng để ngăn chặn việc bán phá giá, mặt khác nó còn xác định chính xác

giá của hàng hóa nhằm ngăn chặn việc báo giá giả để trốn thuế......................24
Ngoài các chứng từ do phía nước ngoài cung cấp phần hành kế toán nhập khẩu
còn sử dụng các chứng từ sau:...........................................................................24
Tờ khai hải quan................................................................................................24
Biên lai thu thuế.................................................................................................24
Phiếu nhập kho..................................................................................................24
Giấy báo nợ của ngân hàng...............................................................................24
Phiếu thu, chi tiền mặt.......................................................................................24
Giấy đề nghị nhập hàng hóa..............................................................................24
Bản dịch hóa đơn của nhà cung cấp nước ngoài..............................................25
Biên bản xác nhận tình trạng thiết bị................................................................25
Đối với phương thức nhập khẩu trực tiếp, phòng kinh doanh tiến hành tìm hiểu
khách hàng trong nước và nhà cung cấp nước ngoài. Phòng kinh doanh lập
giấy đề nghị nhập hàng và phương án kinh doanh trình giám đốc xem xét và phê
duyệt. Giám đốc căn cứ vào điều kiện thực tế sẽ viết giấy ủy quyền cho phó
giám đốc kinh doanh hoặc trưởng phòng kinh doanh thay mặt giám đốc ký kết
hợp đồng nhập khẩu thông qua hình thức đàm phán giao dịch trực tiếp hoặc
thông qua các đơn chào hàng của nhà cung cấp nước ngoài. Khi hợp đồng đã
được ký kết phòng kinh doanh chuyển bản hợp đồng chính và đơn xin mở L/C
để làm thủ tục mở L/C. Ngân hàng gửi cho bên bán một bản L/C, bên bán (nhà
xuất khẩu) tiến hành kiểm tra nội dung L/C xem có phù hợp không, nếu thỏa
mãn các điều kiện đã ký kết trong hợp đồng thì sẽ tiến hành chuyển hàng và lập
một bộ chứng từ gửi cho ngân hàng. Khi bộ chứng từ gốc từ nước ngoài về đến
ngân hàng mở L/C, ngân hàng sẽ kiểm tra và yêu cầu cán bộ của công ty kiểm
tra lại, nếu thấy hợp lý thì đồng ý trả tiền cho ngân hàng để thanh toán cho nhà
xuất khẩu, đồng thời ngân hàng sẽ trao bộ chứng từ này cho công ty để đi nhận
hàng. Nhân viên kinh doanh của công ty sẽ trực tiếp nhận hàng tại cảng và vận
chuyển hàng về nhập kho của công ty. .............................................................25
Sơ đồ 4: Hạch toán chi tiết quá trình nhập khẩu hàng hóa tại Vinatech..........26
Sơ đồ 5: Quy trình ghi sổ kế toán tổng hợp phần hành nhập khẩu hàng hóa...26

Việc nhập khẩu tại công ty Vinatech được thực hiện dưới hai phương thức sau:
............................................................................................................................21
Phương thức nhập khẩu trực tiếp......................................................................21
Phương thức nhập khẩu ủy thác (Vinatech đóng vai trò là công ty ủy thác nhập
khẩu)...................................................................................................................21
Tùy thuộc vào công việc hiện tại của các nhân viên trong công ty mà việc nhập
khẩu hàng hóa được diễn ra theo phương thức trực tiếp hoặc ủy thác. Các mặt
hàng mà công ty kinh doanh đều mang hàm lượng công nghệ cao, giá trị lớn vì
vậy việc nhập khẩu hàng hóa cũng rất phức tạp, phải trải qua nhiều giai đoạn
và thủ tục mới có thể hoàn thành việc nhập khẩu một cách cách trọn vẹn và
thành công. .........................................................................................................21
Đối với phương thức nhập khẩu trực tiếp phòng kinh doanh của công ty sẽ thực
hiện tất cả các thủ tục cần thiết để việc nhập khẩu hàng hóa được diễn ra một
cách thuận lợi. Trong việc nhập khẩu hàng hóa này phòng kinh doanh đóng vai
trò chủ đạo và chịu toàn bộ trách nhiệm nếu có rủi ro xảy ra. Phó giám đốc
kinh doanh phải có trách nhiệm đôn đốc phòng kinh doanh làm việc hiệu quả
hơn đồng thời phải giải trình với giám đốc mọi diễn biến cũng như kết quả công
việc của phòng kinh doanh.................................................................................21
Còn đối với phương thức nhập khẩu ủy thác, phòng kinh doanh sẽ có trách
nhiệm tìm công ty nhận dịch vụ ủy thác tin cậy và uy tín để việc nhập khẩu của
Vinatech được thuận lợi và hoàn thành đúng thời gian quy định. Hiện tại có rất
nhiều công ty cung cấp dịch vụ ủy thác nhập khẩu, vì vậy phòng kinh doanh
luôn phải cân nhắc thật kỹ lưỡng để lựa chọn ra một công ty đáp ứng được yêu
cầu về chất lượng dịch vụ cũng như giá cả của dịch vụ đó................................21
Một khâu rất quan trọng trong kế toán hàng nhập khẩu là việc xác định giá trị
từng mặt hàng nhập khẩu, công việc này được phòng kế toán thực hiện sau khi
đã tiếp nhận đầy đủ chứng từ liên quan đến hàng nhập khẩu. Việc tính toán này
cung cấp thông tin cho phòng kinh doanh hiểu biết về giá trị thực của hàng hóa,
làm cơ sở cho việc xác định giá bán một cách hợp lý, đem lại hiệu quả kinh
doanh cao cho doanh nghiệp..............................................................................22

Giá thực tế hàng nhập khẩu...............................................................................22
=.........................................................................................................................22
Giá mua hàng nhập khẩu...................................................................................22
+.........................................................................................................................22
Thuế nhập khẩu..................................................................................................22
+.........................................................................................................................22
Thuế TTĐB hàng nhập khẩu..............................................................................22
+.........................................................................................................................22
Chi phí mua hàng nhập khẩu.............................................................................22
Chi phí mua hàng nhập khẩu được phân bổ như sau:......................................22
Chi phí mua hàng nhập khẩu phân bổ cho hàng i.............................................22
=.........................................................................................................................22
Tổng chi phí mua hàng nhập khẩu.....................................................................22
X.........................................................................................................................22
Giá trị của mặt hàng i........................................................................................22
Tổng giá trị hàng nhập khẩu..............................................................................22
Hợp đồng nhập khẩu (Sales contract):..............................................................23
Đây là chứng từ xác định mối quan hệ thương mại giữa bên mua và bên bán.
Nó là một chứng từ rất quan trọng để xác định quyền lợi cũng như nghĩa vụ của
các bên trong việc xuất nhập khẩu hàng hóa.....................................................23
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): ...................................................23
Là chứng từ cơ bản trong các chứng từ hàng hóa. Hóa đơn do người bán lập
sau khi đã gửi hàng nhằm yêu cầu người mua trả tiền theo tổng số hàng đã
được ghi trên hóa đơn. Hóa đơn thương mại là cơ sở cho việc theo dõi, thực
hiện các hợp đồng và khai báo hải quan, điều kiện cơ sở giao hàng, phương
thức thanh toán và phương thức chuyên chở hàng. Hóa đơn thương mại được
lập thành nhiều bản và dùng cho nhiều việc khác nhau: xuất trình cho ngân
hảng để yêu cầu ngân hàng thanh toán tiền hàng, xuất trình cho công ty bảo
hiểm để tính phí bảo hiểm, cho cơ quan quản lý ngoại hối để xin cấp ngoại tệ,
cho hải quan để tính thuế....................................................................................23

Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of quality):........................................23
Là chứng từ xác nhận chất lượng hàng hóa. Người cấp giấy chứng nhận sản
xuất có thể là người sản xuất cũng có thể là cơ quan chuyên môn như Cục kiểm
nghiệm hàng hóa xuất nhập khẩu hay công ty giám định...................................23
Bảng kê chi tiết (Specification):.........................................................................23
Là chứng từ trong đó thống kê tất cả các loại hàng và các mặt hàng của lô
hàng trên hóa đơn hoặc trên hợp đồng..............................................................23
Phiếu đóng gói (Packing list):...........................................................................23
Là một chứng từ hàng hóa do nhà cung cấp lập ra để liệt kê những mặt hàng,
những loại hàng được đóng gói trong một kiện hàng nhất định........................23
Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin):..............................................23
Là chứng từ do phòng Thương mại của nước xuất khẩu cấp cho nhà cung cấp
xác nhận nơi sản xuất hoặc nguồn gốc hàng hóa...............................................24
Giấy chứng nhận số lượng (Certificate of quantity):........................................24
Là chứng từ xác nhận số lượng hàng hóa mà người bán giao cho người mua.
Giấy này có thể do cục kiểm nghiệm phẩm chất hàng hóa xuất nhập khẩu hoặc
công ty giám định cấp hoặc do đơn vị xuất khẩu lập và được công ty giám định
hay hải quan kiểm nghiệm và xác nhận..............................................................24
Vận đơn (Bill of lading – B/L hoặc Bill of air – B/A):.......................................24
Là chứng từ chuyên chở hàng hóa do người vận chuyển cung cấp cho chủ hàng
nhằm xác định quan hệ pháp lý giữa người vận chuyển với chủ hàng...............24
Bảo hiểm đơn (Insurance policy):.....................................................................24
Là chứng từ do công ty bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm. Bảo hiểm đơn
có tác dụng xác nhận đã ký kết một hợp đồng bảo hiểm và các điều khoản của
hợp đồng đó, đây là chứng từ cần thiết để khiếu nại công ty bảo hiểm và để
nhận tiền bồi thường bảo hiểm khi gặp rủi ro....................................................24
Hóa đơn hải quan:.............................................................................................24
Hóa đơn này thuận tiện cho việc thống kê của hải quan nước nhập khẩu, thuận
tiện cho việc xác định nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa. Hóa đơn hải quan còn
được dùng để ngăn chặn việc bán phá giá, mặt khác nó còn xác định chính xác

giá của hàng hóa nhằm ngăn chặn việc báo giá giả để trốn thuế......................24
Ngoài các chứng từ do phía nước ngoài cung cấp phần hành kế toán nhập khẩu
còn sử dụng các chứng từ sau:...........................................................................24
Tờ khai hải quan................................................................................................24
Biên lai thu thuế.................................................................................................24
Phiếu nhập kho..................................................................................................24
Giấy báo nợ của ngân hàng...............................................................................24
Phiếu thu, chi tiền mặt.......................................................................................24
Giấy đề nghị nhập hàng hóa..............................................................................24
Bản dịch hóa đơn của nhà cung cấp nước ngoài..............................................25
Biên bản xác nhận tình trạng thiết bị................................................................25
Đối với phương thức nhập khẩu trực tiếp, phòng kinh doanh tiến hành tìm hiểu
khách hàng trong nước và nhà cung cấp nước ngoài. Phòng kinh doanh lập
giấy đề nghị nhập hàng và phương án kinh doanh trình giám đốc xem xét và phê
duyệt. Giám đốc căn cứ vào điều kiện thực tế sẽ viết giấy ủy quyền cho phó
giám đốc kinh doanh hoặc trưởng phòng kinh doanh thay mặt giám đốc ký kết
hợp đồng nhập khẩu thông qua hình thức đàm phán giao dịch trực tiếp hoặc
thông qua các đơn chào hàng của nhà cung cấp nước ngoài. Khi hợp đồng đã
được ký kết phòng kinh doanh chuyển bản hợp đồng chính và đơn xin mở L/C
để làm thủ tục mở L/C. Ngân hàng gửi cho bên bán một bản L/C, bên bán (nhà
xuất khẩu) tiến hành kiểm tra nội dung L/C xem có phù hợp không, nếu thỏa
mãn các điều kiện đã ký kết trong hợp đồng thì sẽ tiến hành chuyển hàng và lập
một bộ chứng từ gửi cho ngân hàng. Khi bộ chứng từ gốc từ nước ngoài về đến
ngân hàng mở L/C, ngân hàng sẽ kiểm tra và yêu cầu cán bộ của công ty kiểm
tra lại, nếu thấy hợp lý thì đồng ý trả tiền cho ngân hàng để thanh toán cho nhà
xuất khẩu, đồng thời ngân hàng sẽ trao bộ chứng từ này cho công ty để đi nhận
hàng. Nhân viên kinh doanh của công ty sẽ trực tiếp nhận hàng tại cảng và vận
chuyển hàng về nhập kho của công ty. .............................................................25
Biểu số 1: Đơn xin nhập khẩu trang thiết bị y tế.................................................28
Biểu số 2: Giấy báo Nợ..........................................................................................29

Biểu số 3: Hóa đơn thương mại (Invoice)............................................................30
Biểu số 4: Phiếu đóng gói chi tiết (Packing list)..................................................31
Biểu số 5: Vận đơn hàng không (Air Waybill)....................................................32
Biểu số 6: Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin)................................33
Biểu số 7: Giấy chứng nhận số lượng và chất lượng...........................................34
Biểu số 8: Tờ khai hàng hóa nhập khẩu số 1827.................................................36
Biểu số 9: Biên lai thu lệ phí hải quan..................................................................37
Biểu số 10: Biên lai thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập
khẩu số 40179.........................................................................................................38
Biểu số 11: Phiếu nhập kho số 3250.....................................................................42
Biểu số 12: Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ (sản phẩm, hàng hóa)Công ty Vinatech
.................................................................................................................................44
Biểu số 13: Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa........45
Biểu số 14: Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại..............................................46
Biểu số 15: Chứng từ ghi sổ số 541 và 561...........................................................47
Biểu số 16: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ................................................................48
Biểu số 17: Sổ cái tài khoản 156............................................................................49
Biểu số 18: Sổ chi tiết thanh toán với người bán.................................................51
Biểu số 19: Tờ khai hàng hóa nhập khẩu số 1702...............................................53
Biểu số 20: Biên lai thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập
khẩu số 40163.........................................................................................................54
Biểu số 21: Hóa đơn GTGT số 41328 ..........................................54
Biểu số 22: Phiếu nhập kho số 3241.....................................................................55
Biểu số 23: Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ (sản phẩm, hàng hóa)...........................59
Biểu số 24: Chứng từ ghi sổ số 534.......................................................................60
Biểu số 25: Sổ cái tài khoản 156............................................................................61
Biểu số 26: Phiếu xuất kho số 3325.......................................................................64
Biểu số 27: Hóa đơn GTGT số 32625 ..............................................................65
Biểu số 28: Chứng từ ghi sổ số 564.......................................................................66
Biểu số 29: Sổ cái tài khoản 156............................................................................69

Biểu số 30: Sổ chi tiết bán hàng............................................................................72
Biểu số 31: Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng...............................................74
Biểu số 32: Chứng từ ghi sổ số 565.......................................................................75
Biểu số 33: Sổ cái tài khoản 511............................................................................76
Biểu số 34: Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh........................................................79
Biểu số 35: Chứng từ ghi sổ số 568.......................................................................80
Biểu số 36: Sổ cái tài khoản 642............................................................................81
LỜI MỞ ĐẦU
Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường như hiện nay vấn đề thông tin tài
chính kế toán là một lĩnh vực rất quan trọng và là mối quan tâm của rất nhiều
đối tượng trong xã hội. Bất kỳ một công ty nào dù lớn hay nhỏ, dù hoạt động
trong lĩnh vực nào thì thông tin tài chính kế toán cũng đóng vai trò quan trọng
đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đó.
Chính vì tầm quan trọng của thông tin kế toán mà kế toán đã trở thành
công cụ quản lý hữu hiệu của các doanh nghiệp. Bên cạnh việc nâng cao hiệu
quả hoạt động kinh doanh các công ty đều không ngừng tăng cường hoạt
động quản lý thông qua hệ thống kế toán nhằm đạt được hiệu quả cao nhất
trong hoạt động kinh doanh. Công ty cổ phần thương mại kỹ thuật Việt Nam
(Vinatech) cũng rất coi trọng việc xây dựng một hệ thống kế toán hoàn chỉnh
nhằm mang lại thông tin tài chính kế toán chính xác đáp ứng được kịp thời
những biến động của thị trường.
Vinatech là một công ty cổ phần chuyên kinh doanh trang thiết bị, công
cụ dụng cụ y tế. Hoạt động chủ yếu của công ty là nhập khẩu hàng hóa từ
nước ngoài và bán cho các bệnh viện trong nước. Việc nhập khẩu hàng hóa là
một khâu hết sức quan trọng, giai đoạn này được coi là giai đoạn đầu tiên
trong hoạt động kinh doanh của công ty. Hàng hóa nhập khẩu hầu hết được
công ty bán cho các bệnh viện theo đơn đặt hàng, nhưng cũng có một số vật
tư hàng hóa công ty mua về dự trữ trong kho, tuy nhiên số lượng hàng hóa
này rất nhỏ và không đáng kể. Hoạt động chủ yếu của công ty là nhập khẩu và
tiêu thụ hàng hóa nhập khẩu, chính vì vậy quy trình luân chuyển hàng hóa

nhập khẩu diễn ra thường xuyên, liên tục tại công ty và trở thành hoạt động
quan trọng nhất trong công ty. Căn cứ vào đặc điểm kinh doanh của công ty,
bộ máy kế toán cũng có sự tổ chức cho phù hợp với yêu cầu của hoạt động
này. Vì vậy việc hạch toán quá trình luân chuyển hàng hóa là hoạt động xuyên
1
suốt và quan trọng nhất của phòng kế toán. Chính vì tầm quan trọng của quy
trình luân chuyển hàng hóa nhập khẩu tại công ty mà em đã lựa chọn đề tài:
“Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại công ty cổ phần
thương mại kỹ thuật Việt Nam” để làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp. Đây là
đề tài có thể nói lên được những đặc trưng riêng có trong hoạt động kinh
doanh của công ty Vinatech.
Bố cục chuyên đề gồm 3 chương:
Chương I: Tổng quan về công ty cổ phần thương mại kỹ thuật Việt
Nam (Vinatech)
Chương II: Thực trạng kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại
công ty cổ phần thương mại kỹ thuật Việt Nam (Vinatech)
Chương III: Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện kế toán lưu
chuyển hàng hóa nhập khẩu tại công ty cổ phần thương
mại kỹ thuật Việt Nam (Vinatech)
Do trình độ còn hạn chế nên chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em
không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự góp ý và chỉ
bảo tận tình của các thầy cô giáo, các anh chị trong phòng kế toán để chuyên
đề của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Phạm Thị Thủy, chị kế toán trưởng
và các anh chị trong phòng kế toán của công ty Vintech đã giúp đỡ em hoàn
thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp này.
2
CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG
MẠI KỸ THUẬT VIỆT NAM (VINATECH)
1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Vinatech

Công ty cổ phần thương mại kỹ thuật Việt Nam (Vinatech) là một công
ty chuyên kinh doanh các sản phẩm liên quan đến lĩnh vực y tế. Tuy là một
công ty mới thành lập nhưng trong những năm vừa qua công ty đã đạt được
khá nhiều thành tựu đáng kể. Công ty Vinatech được thành lập vào năm 2000
với số vốn điều lệ là 7 tỷ đồng do ba cổ đông sáng lập. Trong thời gian đầu
công ty đã gặp không ít khó khăn về vấn đề nhân sự. Y tế là lĩnh vực không
phải mới mẻ nhưng đòi hỏi rất khắt khe về trình độ cũng như kiến thức của
nhân viên, vì vậy việc tuyển chọn được nhân viên am hiểu về lĩnh vực này
không hề dễ dàng. Những ngày đầu mới thành lập công ty chỉ mang hình thức
là một cơ sở kinh doanh chưa được coi là một doanh nghiệp thực sự. Đến
ngày 27 tháng 4 năm 2003 công ty mới chính thức đăng ký kinh doanh tại Sở
Kế Hoạch và Đầu Tư Hà Nội:
Giấy phép đăng ký kinh doanh công ty cổ phần số 0103007137
Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI KỸ THUẬT
VIỆT NAM
Tên giao dịch: VIET NAM TECHNOLOGY – TRADING JOINT
STOCK COMPANY
Tên viết tắt: VINATECH.,JSC
Địa chỉ trụ sở chính: Thôn Hải Bối, xã Hải Bối, huyện Đông Anh,
thành phố Hà Nội
Điện thoại: (04)9438471 Fax: (04)9437738
Email:
Văn phòng đại diện: số 17 ngõ 182/22 Hoàng Văn Thái – Thanh Xuân
– Hà Nội
Các nhân viên đều làm việc tại văn phòng đại diện và mọi giao dịch của
công ty đều qua văn phòng đại diện.
3
Tháng 06 năm 2006 công ty làm hồ sơ xin thay đổi đăng ký kinh doanh
lần một. Mục đích của việc thay đổi đăng ký kinh doanh là đăng ký bổ sung
ngành nghề mà công ty kinh doanh đồng thời thay đổi số điện thoại liên lạc:

Số điện thoại mới: (04)5658501 Số Fax mới: (04)35658507
Trong lần đăng ký kinh doanh đầu tiên công ty chỉ chuyên kinh doanh
các máy móc, trang thiết bị kỹ thuật ngành y tế. Trong lần thay đổi này công
ty đã đăng ký thêm một số mặt hàng ngoài máy móc thiết bị liên quan đến
lĩnh vực y tế như vật tư tiêu hao, hóa chất xét nghiệm...
Đến ngày 16 tháng 03 năm 2007 công ty lại đăng ký thay đổi kinh
doanh lần thứ hai. Đây là lần tạo bước ngoặt khá quan trọng đối với công ty.
Ngoài việc kinh doanh các thiết bị y tế công ty còn cung cấp dịch vụ cho thuê
các trang thiết bị đó, không những kinh doanh trong nước mà còn xuất nhập
khẩu các mặt hàng của công ty. Trong lần đăng ký này công ty cũng đăng ký
thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện:
Văn phòng đại diện mới: 26 Trần Quốc Hoàn – Cầu Giấy – Hà Nội
Mặc dù đăng ký thêm hình thức xuất nhập khẩu các mặt hàng của công ty
nhưng hiện tại công ty chỉ chuyên nhập khẩu thiết bị và các mặt hàng khác từ
Nhật Bản, công ty cũng đang liên hệ với các đối tác nước ngoài để mở rộng
thêm thị trường tiên thụ sản phẩm nhưng triển vọng của kế hoạch này không
cao.
Trước đây mọi giao dịch của công ty đều qua ngân hàng Hàng Hải,
nhưng hiện nay do nhu cầu về ngoại tệ cũng như giao dịch với nước ngoài
ngày càng nhiều nên công ty chủ yếu giao dịch tại ngân hàng Ngoại thương
Việt Nam (Vietcombank). Là một công ty nhỏ và mới thành lập nên công ty
chưa tạo lập được uy tín đối với các ngân hàng. Vì vậy công ty hoạt động chủ
yếu dựa vào nguồn vốn chủ sở hữu.
Đến nay công ty đã có thêm hai cổ đông mới, làm tăng vốn điều lệ của
công ty lên thành 10 tỷ.
Qua hơn 8 năm hình thành và phát triển công ty đã tạo lập được uy tín
đối với khách hàng. Điều này được chứng minh bằng việc rất nhiều bệnh viện
4
lớn như Viện mắt Trung ương, bệnh viện Bưu điện, bệnh viện Việt Đức... đều
là khách hàng thường xuyên của công ty. Ngoài việc cung ứng sản phẩm cho

các bệnh viện lớn công ty còn hướng đến các khách hàng nhỏ như là các trung
tâm y tế, các trạm xá ở cả thành thị và nông thôn, đồng bằng và miền núi.
Bằng việc tăng trưởng nhanh công ty đã khẳng định được vị thế của mình
trong lĩnh vực y tế.
Bảng số liệu phát triển của công ty trong 4 năm gần đây
Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008
Doanh
thu
12,012,769,000 15,012,422,000 18,210,900,300 25,749,506,700
Lợi nhuận
sau thuế
218,532,609 450,430,567 591,179,494 641,754,650
Giá trị
hợp đồng
kinh tế
26,935,700,000 28,755,600,000 54,230,900,000 77,681,750,000
Trong những năm qua đội ngũ nhân viên luôn cố gắng hết mình để đem
lại cho công ty sự phát triển khá vững chắc như hiện nay. Dựa vào khả năng
và các mối quan hệ của mình, họ không ngừng mang lại cho công ty những
hợp đồng có giá trị lớn về mặt kinh tế. Trong những năm đầu mới thành lập
đội ngũ nhân viên còn thiếu kinh nghiệm nhưng hiện nay họ đã có đủ khả
năng để xử lý hầu hết các tình huống khó khăn trong công việc nhất là về vấn
đề kỹ thuật. Tất cả các khâu từ việc kiểm tra thiết bị trước khi lắp đặt, lắp đặt
rồi bảo trì, bảo dưỡng thiết bị đều do nhân viên của công ty thực hiện. Mọi
sản phẩm đều được nhân viên kỹ thuật kiểm tra kỹ càng trước khi giao cho
khách hàng. Điều này không phải bất kỳ công ty nào cũng có thể làm được. Đây
là một trong những điều để khẳng định công ty cổ phần thương mại kỹ thuật
Việt Nam tuy là một công ty không lớn nhưng lại mang tính chuyên nghiệp cao.
5
Ban giám đốc công ty cũng không ngừng cải thiện điều kiện làm việc

cho đội ngũ nhân viên của công ty, tạo điều kiện tốt nhằm nâng cao năng suất
lao động và tăng cường hiệu quả kinh doanh.
1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty Vinatech
1.2.1. Lĩnh vực và ngành nghề kinh doanh chủ yếu của Vinatech
Trải qua hơn 8 năm hoạt động công ty đã tạo được uy tín đối với khách hàng
không những ở trong mà còn ngoài Hà Nội. Thị trường tiêu thụ sản phẩm của công
ty ngày càng lớn, ban đầu mở rộng ra các địa bàn lân cận Hà Nội, giờ đây công ty
đã có khá nhiều đơn đặt hàng từ các tỉnh xa như Lào Cai, Lâm Đồng...
Ngoài việc mở rộng địa bàn tiêu thụ sản phẩm công ty còn hướng tới việc
mở rộng hình thức kinh doanh, không những bán mà còn cho thuê máy móc thiết
bị rồi còn cung cấp các dịch vụ bảo hành, sửa chữa trang thiết bị ngành y tế.
Lĩnh vực ngành nghề kinh doanh của công ty:
- Tư vấn, lắp đặt, thiết kế hệ thống khí y tế, hệ thống khí sạch, phòng
mổ hệ thống báo gọi y tá (không bao gồm thiết kế công trình)
- Sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng các máy móc, thiết bị y tế
- Kinh doanh, mua bán vật tư, trang thiết bị, máy móc kỹ thuật ngành y tế
- Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hóa
- Chuyển giao công nghệ thiết bị y tế
- Buôn bán hóa chất xét nghiệm, vật tư tiêu hao (trừ các loại hóa chất
nhà nước cấm)
- Cho thuê xe ô tô, máy móc, thiết bị công ty kinh doanh
- Xuất nhập khẩu các mặt hàng công ty kinh doanh
- Đại lý phân phối hóa chất xét nghiệm, vật tư tiêu hao
- Đại lý độc quyền phân phối máy sinh hóa, máy huyết học ERNA –
Nhật, Monitor theo dõi bệnh nhân Infinium – Mỹ
1.2.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty Vinatech
a. Đặc điểm về sản phẩm và thị trường kinh doanh của công ty Vinatech:
Vinatech là công ty chuyên nhập khẩu thiết bị y tế theo đơn đặt hàng
của bệnh viện mà mỗi một bệnh viện lại có nhu cầu về cấu hình các sản phẩm
là khác nhau. Vì vậy các mặt hàng của công ty đều là những sản phẩm ứng

6
dụng tiến bộ khoa học công nghệ, nó mang tính đơn chiếc và có tính đặc thù.
Các mặt hàng của công ty có thể chia ra thành 3 nhóm chính như sau:
• Máy móc, trang thiết bị y tế bao gồm một số chủng loại chủ yếu:
TÊN HÃNG XUẤT XỨ TÊN/LOẠI THIẾT BỊ
ACKERMANN
Đức Hệ thống gọi y tá trung tâm
C & U
Nhật Bản
Hệ thống khí y tế trung tâm bao
gồm khí O
2
, Khí nén và khí hút.
Mizuho
Nhật Bản
Bàn mổ đa chức năng
Đèn mổ
Dao mổ điện
Máy hút dịch
Đức
Dao mổ điện
Thiết bị trị liệu
Nhật Bản
Máy huyết học tự động18 thông số
Máy xét nghiệm sinh hoá
Máy phân tích Bilirubin...
Nhật Bản Máy điện tim 1, 3, 6, 12 cần
Đức
Máy li tâm
Máy li tâm lạnh

Hermatocrit...
Đức
Hệ thống mổ nội soi cho các
chuyên khoa
Máy nội soi Tai-Mũi-Họng
Optic các loại
7
INFINIUM
Mỹ
Máy gây mê kèm thở
Monitor bệnh nhân
Monitor trung tâm
Đức Máy rửa phim x-quang tự động
Mỹ Bồn Ôxy cao áp điều trị
Nhật Bản
Máy siêu âm đen trắng
Máy siêu âm màu KT số
Monitor bệnh nhân, Monitor trung
tâm
Máy sốc tim
Mỹ
Nồi hấp tiệt trùng
Tủ sấy
Ultrasonix
Canada
Máy siêu âm mầu
Máy siêu âm màu 3D, 4D thời gian
thực
• Dụng cụ y tế bao gồm một số sản phẩm: Tai nghe huyết áp, kìm kẹp
kim, ống thủy tinh xét nghiệm...

• Các loại hóa chất xét nghiệm
Ba nhóm sản phẩm chính này đã đem lại những hợp đồng trị giá rất lớn
cho công ty đặc biệt là nhóm máy móc, trang thiết bị y tế. Mỗi hợp đồng nằm
trong nhóm này đều có giá trị lên đến hàng tỷ đồng. Trong năm 2008 vừa qua
công ty đã nhận được một hợp đồng với giá trị là 70 tỷ đồng.
Ngoài việc nhập khẩu thiết bị theo đơn đặt hàng công ty còn có những hợp
đồng bảo dưỡng, sửa chữa máy móc, trang thiết bị cho các bệnh viện. Các hợp
đồng này đều do chính nhân viên kỹ thuật của công ty thực hiện. Tuy đây không
phải là lĩnh vực chính của công ty nhưng đem lại cho công ty một nguồn lợi
8
nhuận khá lớn do phần trăm lợi nhuận tính trên tổng giá trị hợp đồng khá cao.
Công ty còn có một nguồn thu nhập khác đó là từ việc làm trung gian nhập khẩu
hàng hóa cho các công ty trong cùng lĩnh vực. Đây chỉ là hình thức hỗ trợ lẫn
nhau giữa các công ty nhỏ cùng kinh doanh các sản phẩm có tính năng giống
nhau. Việc nhập khẩu thiết bị y tế phải trải qua khá nhiều thủ tục phức tạp. Vì vậy
nếu công ty bạn chỉ cần một (hoặc vài) sản phẩm để cung cấp cho khách hàng của
họ, mà trong đợt này Vinatech đang nhập khẩu loại mặt hàng đó thì Vinatech sẽ
trở thành trung gian và hưởng phần trăm hoa hồng trên giá trị sản phẩm đó, phần
trăm này nhiều hay ít phụ thuộc vào sự thỏa thuận giữa hai công ty.
Một vấn đề cần nhắc đến nữa đó là thị trường tiêu thụ sản phẩm của
công ty ngày càng được mở rộng, có được điều này là do đội ngũ nhân viên
công ty đều rất tận tình với công việc, không ngại khổ, ngại xa, luôn cố gắng
hết mình vì lợi ích chung của toàn công ty. Không chỉ bán sản phẩm cho các
bệnh viện nằm trên địa bàn thành phố Hà Nội, công ty còn có mối quan hệ
kinh doanh với các bệnh viện thuộc các tỉnh lân cận Hà Nội như Bắc Giang,
Hưng Yên, Hải Dương, Vĩnh Phúc... và còn ở các tỉnh xa hơn nữa như Hà
Giang, Lào Cai, Lâm Đồng.
Hiện nay nhu cầu về các sản phẩm ngành y tế ngày càng tăng, điều này
dẫn đến quy mô kinh doanh của công ty ngày càng lớn, tạo đà vững chắc cho sự
phát triển bền vững và lâu dài của Vinatech. Với xu thế phát triển của công ty

như hiện nay thì việc mở rộng quy mô công ty trong tương lai sẽ không còn xa.
b. Đặc điểm về quy trình kinh doanh của công ty:
 Quy trình kinh doanh máy móc, thiết bị y tế (theo hình thức đấu thầu):
Là một công ty chuyên nhập khẩu thiết bị y tế từ nước ngoài theo đơn đặt
hàng của các bệnh viện cho nên đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty cũng
có những nét riêng biệt so với các công ty khác. Việc nhập khẩu hàng từ nước
ngoài phụ thuộc vào đơn đặt hàng ở trong nước. Để có được các đơn đặt hàng từ
9
các bệnh viện công ty phải tham gia đấu thầu. Quá trình từ khi đấu thầu đến khi
bàn giao máy móc thiết bị và kết thúc bảo hành diễn ra theo quy trình như sau:
• Tham gia đấu thầu:
Khi một bệnh viện có nhu cầu về một loại máy móc thiết bị nào đó thì sẽ
tiến hành mời thầu. Việc cập nhật thông tin về các đợt mời thầu của các bệnh
viện sẽ do nhân viên kinh doanh của công ty đảm nhiệm. Đội ngũ nhân viên này
sẽ phải tìm hiểu về các quy định của đợt mời thầu và loại sản phẩm mà bệnh
viện đó yêu cầu. Sau khi có các thông tin cụ thể về sản phẩm công ty sẽ tổ chức
một cuộc họp để xem xét việc có thể tham gia đấu thầu hay không. Một điều
quan trọng hơn cả là công ty phải giành được quyền mua hồ sơ dự thầu. Sau khi
mua được hồ sơ dự thầu phòng kinh doanh sẽ tiến hành lập dự toán sơ bộ kinh
doanh. Việc lập dự toán chịu ảnh hưởng của các điều khoản mà nhà cung cấp
đưa ra, vì vậy lựa chọn nhà cung cấp là một khâu rất quan trọng để đem lại lợi
thế cho doanh nghiệp. Dự toán sơ bộ này sẽ xác định mức giá của gói thầu và
trên cơ sở xem xét các đối thủ cạnh tranh cùng tham gia dự thầu phòng kinh
doanh sẽ đưa ra giá thầu. Mức giá này phải đủ nhỏ để thắng thầu nhưng vẫn đảm
bảo công ty có được một mức lợi nhuận mong muốn. Tuy nhiên việc chọn thầu
của đơn vị mời thầu còn phụ thuộc vào các yếu tố như năng lực tài chính, uy tín
của đơn vị nhận thầu, thời hạn bảo hành và thời gian giao hàng cho đơn vị mời
thầu. Vì vậy để có được giá thầu hợp lý nhất thì còn phải xem xét đến các yếu tố
trên nhằm mang lại mức lợi nhuận cao nhất có thể cho công ty.
Sau khi thắng thầu đơn vị mời thầu và công ty sẽ tiến hành ký kết hợp

đồng và công ty phải bảo lãnh thầu thông qua ngân hàng với giá trị từ 5% đến
7% giá trị gói thầu. Việc bảo lãnh gói thầu nhằm đảm bảo đơn vị trúng thầu
không bỏ thầu đồng thời nếu hợp đồng không được thực hiện thì đó là tiền bồi
thường cho đơn vị đặt hàng.
Mua sản phẩm từ nhà cung cấp: Hầu hết các máy móc thiết bị nằm
trong gói thầu đều phải nhập khẩu từ nước ngoài (Nhật, Mỹ, Đức, Canada...).
10
Trong thời gian chờ phê duyệt đơn xin nhập khẩu công ty sẽ tiến hành xem
xét các báo giá của một số nhà cung cấp nước ngoài. Các báo giá này đều rất chi
tiết về đặc tính và cấu hình sản phẩm, một loại sản phẩm của các nhà cung cấp
khác nhau lại có cấu hình khác nhau mặc dù cùng có chức năng như nhau. Vì vậy
nhân viên kỹ thuật của công ty phải có trách nhiệm dịch các bản báo giá và hướng
dẫn sử dụng thiết bị sang tiếng Việt nhằm phục vụ tốt hơn cho công việc sau này.
Sau khi đơn xin nhập khẩu được Vụ trang thiết bị và công trình y tế - Bộ y tế phê
duyệt thì lúc đó công ty mới ký kết hợp đồng với nhà cung cấp nước ngoài mà
công ty cho là sản phẩm của nhà cung cấp đó đáp ứng được yêu cầu của đơn vị
đặt hàng đồng thời đem lại hiệu quả cao nhất cho công ty. Trong một số trường
hợp công ty không trực tiếp nhập khẩu hàng hóa mà ủy thác cho đơn vị khác làm
thay việc này. Nhưng công ty chỉ giao cho đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu thực
hiện hợp đồng thương mại đã ký bao gồm các khâu: Tiếp nhận, thanh toán, chi trả
hộ tiền hàng, thuế nhập khẩu... Trong mối quan hệ này bên nhận ủy thác nhập
khẩu là bên cung cấp dịch vụ còn công ty giữ vai trò là bên mua dịch vụ ủy thác.
Sau khi làm xong tất cả các thủ tục hàng sẽ về đến kho của công ty.
• Tiếp nhận hàng và tiến hành chạy thử:
Việc nhận hàng chủ yếu là kiểm tra về số lượng cũng như quy cách sản
phẩm đã đúng so với hợp đồng hay chưa. Sau khi nhập kho các máy móc, thiết
bị sẽ được kiểm tra sơ bộ bằng việc chạy thử, công việc này do nhân viên kỹ
thuật thực hiện. Khi đã xác định được một cách căn bản tình trạng của thiết bị
thì phòng kỹ thuật sẽ tiến hành lập biên bản xác nhận tình trạng thiết bị.
• Bàn giao và bảo hành:

Phòng kỹ thuật có nhiệm vụ lắp đặt và hướng dẫn cách sử dụng cho
nhân viên bệnh viện. Công ty chỉ chịu trách nhiệm bảo hành trong trường hợp
máy móc, thiết bị do chính công ty cung cấp gặp trục trặc. Do đặc tính chuyên
biệt của sản phẩm nên công ty sẽ cung cấp luôn các dịch vụ sửa chữa sau thời
hạn bảo hành cũng như cung cấp các phụ tùng thay thế chính hãng.
 Quy trình kinh doanh máy móc, thiết bị (theo đơn đặt hàng)
11
Đội ngũ nhân viên kinh doanh sẽ có nhiệm vụ tìm kiếm các đơn đặt hàng
phù hợp với khả năng cung ứng của công ty. Việc có thực hiện tốt đơn đặt hàng
hay không còn phụ thuộc vào việc lựa chọn nhà cung cấp. Các nhân viên kinh
doanh sẽ phải cân nhắc thật kỹ lưỡng để chọn ra nhà cung cấp nhằm đem lại lợi
nhuận cao cho công ty và chất lượng sản phẩm được đảm bảo. Sau khi đã lựa
chọn được nhà cung cấp, nhân viên kinh doanh đó phải lập báo cáo phân tích lợi
nhuận hợp đồng. Trong báo cáo này điều quan trọng nhất đó là chỉ tiêu phần
trăm lợi nhuận hợp đồng trên tổng giá trị hợp đồng. Giám đốc sẽ phê duyệt kế
hoạch nếu như tỷ lệ phần trăm này cao hơn lãi suất ngân hàng. Theo đánh giá
của ban giám đốc hợp đồng này sẽ mang lại lợi ích lâu dài cho công ty mặc dù tỷ
lệ lợi nhuận nhỏ hơn lãi suất thì ban giám đốc sẽ thông qua kế hoạch này.
Việc mua sản phẩm, tiếp nhận hàng và chạy thử, bàn giao và bảo hành
tương tự như phần đấu thầu.
Quy trình thực hiện các dịch vụ sửa chữa máy móc, thiết bị y tế:
Căn cứ vào khả năng của mình các nhân viên kỹ thuật sẽ tìm kiếm các
hợp đồng thuê sửa chữa máy móc thiết bị, hoặc cũng có những hợp đồng do
bệnh viện trực tiếp liên hệ với công ty. Trước khi ký kết hợp đồng nhân viên kỹ
thuật đó cũng phải lập báo cáo phân tích lợi nhuận hợp đồng. Nhưng hầu hết các
báo cáo này đều được ban giám đốc thông qua vì lợi nhuận tính trên tổng giá trị
hợp đồng rất cao, thường là không dưới 40%. Tuy đây không phải là lĩnh vực
chính của công ty nhưng vì nó đem lại hiệu quả cao nên hiện nay công ty đang
không ngừng tăng cường hơn nữa việc phát triển lĩnh vực này trong tương lai.
1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của công ty

Vinatech
Những ngày đầu mới thành lập, bộ máy quản lý của công ty còn khá đơn
giản. Nhưng sau này do yêu cầu của công việc nên bộ máy đó đã dần dần được
thay đổi cho phù hợp với quy mô ngày càng mở rộng của công ty. Bộ máy
quản lý của công ty được tổ chức tập trung và được thể hiện qua sơ đồ sau:
12
Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty Vinatech
BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY VINATECH
Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty bao gồm:
Hội đồng quản trị là cơ quan có quyền hành cao nhất tại công ty. Hội
đồng quản trị có quyền quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục tiêu và
quyền lợi của toàn công ty. Cả 5 cổ đông của công ty đều là thành viên hội
đồng quản trị.
Giám đốc do hội đồng quản trị bầu ra, chịu mọi trách nhiệm trước hội
đồng quản trị và pháp luật. Giám đốc cũng chính là cổ đông chiếm số cổ phần
lớn nhất trong công ty. Vì vậy quyền hành của giám đốc trong công ty là rất
lớn. Giám đốc là người điều hành mọi hoạt động lớn và chịu mọi trách nhiệm
trước pháp luật về các vấn đề của công ty. Giám đốc có nhiệm vụ xây dựng
phương án kinh doanh hàng năm của công ty, có quyền quyết định, tuyển
chọn, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng với khách hàng, nhà cung cấp, quyết
định khen thưởng, kỷ luật, mức lương, phụ cấp đối với nhân viên, tiến hành tổ
chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, quyết định các giải pháp phát triển và
mở rộng thị trường.
Dưới quyền giám đốc là hai phó giám đốc, phòng nhân sự và phòng kế toán.
Phó giám đốc kinh doanh: Giúp giám đốc điều hành tất cả các hoạt
động kinh doanh của công ty, trực tiếp giao nhiệm vụ cho phòng kinh doanh ,
duyệt các phương án do phòng kinh doanh đề ra trước khi trình lên giám đốc.
13
P. GIÁM ĐỐC
KINH DOANH

P. GIÁM ĐỐC
KỸ THUẬT
P. KINH DOANH P. KỸ THUẬTP. NHÂN SỰ P. KẾ TOÁN
GIÁM ĐỐC
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ