Báo cáo thực tập cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động phòng công chứng

Mục lục
Mở đầu........................................................................................................................... 2
I. Cơ sở lý luận về thành lập, tổ chức, hoạt động của phịng cơng chứng...................3
II. Q trình hình thành và phát triển Phịng cơng chứng...........................................5
1. Khái qt về Phịng cơng chứng..........................................................................5
2. Về lịch sử thành lập và phát triển của Phịng cơng chứng...................................6
III. Về Chức năng nhiệm vụ, lĩnh vực hoạt động của Phịng cơng chứng...................7
1. Chức năng, nhiệm vụ..........................................................................................7
2. Lĩnh vực hoạt động.............................................................................................8
IV. Cơ cấu tổ chức, cách thức quản lý tại Phịng cơng chứng....................................9
1. Về cơ cấu tổ chức................................................................................................9
2. Về cách thức quản lý hoạt động..........................................................................9
V. Về việc tuân thủ các quy định của Luật cơng chứng và các văn bản có liên quan
của Phòng................................................................................................................. 13
1. Về trụ sở, cơ sở vật chất, con dấu, tài khoản.....................................................13
2. Tên gọi và người đại diện theo pháp luật..........................................................13
3. Về hoạt động công chứng..................................................................................13
4. Mức thu, chế độ thu, nộp, sử dụng và quản lý phí cơng chứng.........................16
5. Việc lưu trữ và cấp bản sao văn bản cơng chứng..............................................16
6. Về việc thực hiện nghĩa vụ của Phịng cơng chứng...........................................16
VI. Định hướng phát triển của Phịng trong thời gian tới.........................................17
VII. Nhận xét chung và bài học rút ra sau quá trình kiến tập....................................18
Kết luận....................................................................................................................... 20
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................................21

1


HỌC VIỆN TƯ PHÁP
KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ
CÁC CHỨC DANH KHÁC

NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP

Đợt thực tập: Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức,chức năng nhiệm vụ và hoạt động của
Tổ chức hành nghề công chứng
Mở đầu
Thực tiễn hoạt động công chứng trong những năm vừa qua cho thấy rằng, hoạt
động công chứng ngày càng phát triển. Một mặt, do hoạt động sôi động của nền kinh
tế thị trường, các quan hệ xã hội trong lĩnh vực kinh tế thương mại và các quan hệ
giao dịch trở nên phong phú đa dạng; mặt khác, do nhận thức về pháp luật của nhân
dân về quyền và nghĩa vụ phát sinh trong các quan hệ giao dịch dân sự ngày càng cao.
Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường và sự hội nhập ngày càng sâu rộng, vai trò của
công chứng hết sức quan trọng - là công cụ Nhà nước quản lý các hoạt động giao dịch.
Và vì vậy, ngành công chứng đã trở thành một bộ phận không thể thiếu trong việc
quản lý Nhà nước về pháp luật. Sự tăng trưởng của nền kinh tế đã khiến cho các hợp
đồng giao dịch dân sự và thương mại liên quan đến tài sản gia tăng không ngừng.
Thời gian qua, hoạt động của các phịng cơng chứng đã trở nên gần gũi và
thiết thực hơn đối với các tầng lớp nhân dân trong toàn xã hội. Đảm bảo tối đa quyền
và lợi ích hợp pháp của các bên yêu cầu công chứng cũng như đơn giản, linh hoạt hơn
về thủ tục công chứng đang là mối quan tâm lớn nhất đối với mỗi một tổ chức hành
nghề công chứng hiện nay.
Ngay từ trước khi bắt đầu bén duyên với nghề công chứng, với tư cách là một
công dân, tôi đã nhận thức được phần nào vị trí, vai trị của tổ chức hành nghề cơng
chứng đối với an tồn pháp lý xã hội. Nhân đợt thực tập đầu tiên này, tơi đã có cơ hội
tìm hiểu sâu hơn nữa về tổ chức hoạt động và vị trí, chức năng nhiệm vụ của tổ chức
hành nghề công chứng. Và thật may mắn trong q trình thực tập tại Phịng cơng
chứng, các anh chị em đồng nghiệp trong văn phòng đã rất nhiệt tình chỉ dẫn và hỗ trợ
tơi hồn thành tốt đợt thực tập. Đặc biệt tơi cịn được tham gia hỗ trợ cơng tác tại văn
phịng, bước đầu rèn luyện những kỹ năng cần có trong hành nghề cũng như có định
hướng rõ ràng hơn về những tiêu chuẩn về kiến thức, kỹ năng, đạo đức hành nghề cần

có để trở thành công chứng viên.
2


I. Cơ sở lý luận về thành lập, tổ chức, hoạt động của phịng cơng chứng
Cơng chứng xuất hiện ở nước ta từ những năm 1930, do tình hình lịch sử và
điều kiện kinh tế, xã hội nên nước ta không thành lập tổ chức công chứng. Năm 1991,
Hội đồng Bộ trưởng ( nay là Chính phủ) đã ban hành Nghị định 45/HĐBT về tổ chức
và hoạt động công chứng nhà nước. Đây là văn bản pháp luật đầu tiên nước ta sử dụng
thuật ngữ công chứng nhà nước: Công chứng nhà nước là việc chứng nhận tính xác
thực của hợp đồng và giấy tờ theo quy định của pháp luật nhằm bảo vệ quyền, lợi ích
hợp pháp của cơng dân và cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội ( sau đây
gọi chung là các tổ chức), góp phần phịng ngừa vi phạm pháp luật, tăng cường pháp
chế xã hội chủ nghĩa.
Đến thời điểm hiện tại, hoạt đồng công chứng ở nước ta chịu sự điều chỉnh
của Luật Cơng chứng 2014. Luật có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2015. Theo quy
định của Luật Công chứng Cơ quan hoạt động công chứng chuyên trách của nước ta
hiện nay có tên gọi là Phịng cơng chứng (hay cho tên gọi Phịng cơng chứng nhà
nước trước đây) và Văn phịng cơng chứng. Trên thực tế, việc tồn tại hai hình thức tổ
chức hành nghề cơng chứng sẽ dẫn tới tồn tại hai loại công chứng viên:
 Nếu cơng chứng viên làm việc trong các Phịng cơng chứng nhà nước
thì họ là viên chức nhà nước;
 Cơng chứng viên nào làm việc trong các Văn phịng cơng chứng thì họ
khơng phải là cơng chức hay viên chức nhà nước mà có thể là cơng
chứng viên hợp danh hoặc công chứng viên làm việc theo chế độ hợp
đồng
Theo Luật viên chức số 58/2010/QH12 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội
chủ nghĩa Việt Nam, "Viên chức là công dân Việt Nam được tuyển dụng theo vị trí việc
làm, làm việc tại đơn vị sự nghiệp công lập theo chế độ hợp đồng làm việc, hưởng
lương từ quỹ lương của đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật"

Như vậy, đối với các Phịng cơng chứng thì trừ Trưởng Phịng cơng chứng là
cơng chức. Các Cơng chứng viên cịn lại của Phịng cơng chứng đều là viên chức và
Cơng chứng viên là viên chức này hồn tồn thoả mãn điều kiện để áp dụng các quy
định của Luật viên chức.
Khác với Văn phịng cơng chứng hoạt động theo chế độ công ty ( hợp danh
hoặc doanh nghiệp tư nhân), Phịng cơng chứng là đơn vị sự nghiệp công lập, là một
bộ phận thuộc hệ thống hỗ trợ các cơ quan tư pháp. Phịng cơng chứng có tư cách
pháp nhân, có trụ sở riêng, có tài khoản riêng và có con dấu theo quy định của pháp
luật. Phịng cơng chứng có trưởng phịng, phó trưởng phịng, cơng chứng viên, chuyên
viên và các nhân viên hành chính. Như vậy phịng cơng chứng hội đủ các điều kiện là
một tổ chức.
Phịng cơng chứng có đặc thù riêng, khơng phải là cơ quan quản lý Nhà nước,
không phải là đơn vị sản xuất kinh doanh, không phải là cơ quan tư pháp mà là đơn vị
sự nghiệp thuộc sở tư pháp, có quan hệ chặt chẽ với cơ quan tư pháp, là một tổ chức
áp dụng luật pháp một cách chuẩn mực, người thực hiện hành vi công chứng là công
3


chứng viên được Nhà nước đào tạo và tuyển dụng. Mục đích quan trọng mà cơng
chứng viên thực hiện và mong muốn đạt được là tính khách quan, trung thực, chính
xác chứ khơng phải là mục đích cạnh tranh hay kinh doanh. Nguyên tắc nhà nước
quản lý là nguyên tắc chung cho tất cả các cơ quan tổ chức, nhưng đối với công
chứng, nguyên tắc này thể hiện ở chỗ, Phịng cơng chứng là một cơ quan nhà nước
hoạt động theo quy chế riêng với mục đích là phục vụ lợi ích cơng, dịch vụ cơng, chứ
khơng hoạt động giống như cơ quan hành chính nhà nước.
Về địa vị pháp lý:
Phịng cơng chứng do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập và chịu
sự quản lý của Sở Tư pháp. Phịng cơng chứng là cơ quan độc lập, được nhà nước giao
cho thực hiện chức năng công chứng, có tư cách pháp nhân, có tài khoản riêng, có con
dấu riêng theo quy định của Luật Công chứng. Như vậy, Trong hệ thống bộ máy của

nhà nước thì Phịng công chứng là đơn vị sự nghiệp công lập, thực hiện chức năng
nhiệm vụ là công chứng, chứng nhận các việc công chứng theo quy định của pháp luật
hoặc theo yêu cầu của cá nhân, tổ chức.
Về tên gọi:
Tên gọi của Phịng cơng chứng theo số thứ tự thành lập và tên của tỉnh, thành
phố trực thuộc trung ương nơi Phịng cơng chứng được thành lập theo quy định tại
Điều 19 Luật công chứng.
Về thủ tục thành lập: Thủ tục thành lập Phịng cơng chứng được quy định tại
Điều 20 Luật Cơng chứng 2014:
 Việc thành lập Phịng cơng chứng do Sở Tư pháp chủ trì phối hợp với Sở Kế
hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính, Sở Nội vụ xây dựng đề án thành lập Phịng cơng
chứng trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định.
 Đề án thành lập quy định cần nêu rõ các vấn đề như sự cần thiết thành lập
Phịng cơng chứng, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở,
các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện.
 Khi có quyết định của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh thành lập Phịng cơng chứng
thì trong thời hạn ba mươi ngày, kể từ ngày có quyết định thành lập Phịng
cơng chứng, Sở Tư pháp phải đăng báo trung ương hoặc báo địa phương nơi
quyết định thành lập Phịng cơng chứng đó. Nội dung đăng báo cần phải có đầy
đủ các quy định như: tên gọi, địa chỉ trụ sở của phòng; số ngày, tháng, năm
quyết định thành lập và ngày bắt đầu hoạt động của Phịng cơng chứng.
 Trường hợp Uỷ ban nhân dân tỉnh thay đổi tên gọi hoặc trụ sở của Phịng cơng
chứng thì Sở Tư pháp có nhiệm vụ phải đăng báo những nội dung thay đổi đó
để cá nhân, tổ chức được biết .
Về chuyển đổi, giải thể phịng cơng chứng:
 Để tiếp tục thực hiện chủ trương xã hội hoá hoạt động công chứng, giảm về đầu
tư ngân sách, nguồn nhân lực của Nhà nước, phát triển mạnh Văn phòng công
chứng, nhất là đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có điều kiện
phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảo hài hồ lợi ích của Nhà nước và viên chức,
người lao động đang làm việc tại Phịng cơng chứng được chuyển đổi, tiến tới

4








chỉ cịn một hình thức tổ chức hành nghề cơng chứng là Văn phịng cơng chứng,
tương tự như ở các nước chuyển đổi từ kinh tế tập trung sang kinh tế thị trường,
Điều 21 Luật công chứng năm 2014 quy định về việc chuyển đổi Phịng cơng
chứng thành Văn phịng cơng chứng khi khơng cần thiết duy trì Phịng cơng
chứng.
Trong trường hợp khơng cần thiết duy trì Phịng cơng chứng thì Sở Tư pháp lập
đề án chuyển đổi Phịng cơng chứng thành Văn phịng cơng chứng trình Ủy ban
nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định.
Trường hợp khơng có khả năng chuyển đổi Phịng cơng chứng thành Văn
phịng cơng chứng thì Sở Tư pháp lập đề án giải thể Phịng cơng chứng trình Ủy
ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định.
Hiện nay, các vấn đề chuyển đổi Phịng cơng chứng thành Văn phịng cơng
chứng như các tiêu chí về sự khơng cần thiết duy trì Phịng cơng chứng, mục
tiêu, yêu cầu của việc chuyển đổi, trình tự, thủ tục chuyển đổi, vấn đề bảo đảm
chính sách, quyền lợi cho cơng chứng viên và người lao động trong Phịng cơng
chứng được chuyển đổi được quy định tại Nghị định 29/2015/NĐ-CP quy định
chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng (Điều 3 đến
Điều 12).
II. Quá trình hình thành và phát triển Phịng cơng chứng

1. Khái qt về Phịng cơng chứng

Phịng cơng chứng được thành lập theo Quyết định số được thành lập theo
Quyết định số 04/QĐ-UB ngày 29/01/1992 của Ủy Ban Nhân Dân tỉnh Sông Bé(nay là
tỉnh Bình Dương), là đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài
khoản riêng.
Trưởng phịng: Cơng chứng viên NGUYỄN THỊ PHƯƠNG NGỌC
Điện thoại: (0274) 3.820.236
Email:
Trụ sở: 469 Đại lộ Bình Dương,phường Phú Cường, Tp. Thủ Dầu Một, Bình
Dương
Thời gian làm việc: Phịng công chứng làm việc liên tục từ thứ hai đến thứ sáu
trong tuần:
- Sáng: từ 7 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút
- Chiều: từ 13 giờ 00 phút đến 17 giờ 00 phút
Riêng ngày thứ bảy: làm việc buổi sáng từ 7 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút.
2. Về lịch sử thành lập và phát triển của Phịng cơng chứng
Thời kỳ những năm đầu thập kỷ chín mươi, sự nghiệp đổi mới tồn diện ở đất
nước ta dưới sự lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam thu được nhiều thành tựu rực
5


rỡ. Cụ thể, Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VI năm 1986 là một bước ngoặt lịch sử
trong tiến trình phát triển đất nước ta – Đại hội của sự đổi mới, mở cửa, chúng ta tiến
hành đổi mới quản lý kinh tế, xây dựng nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ
nghĩa. Tiếp theo sự thành cơng của Đại hội Đảng tồn quốc lần thứ VI, Nghị quyết Đại
hội Đảng toàn quốc lần thứ VII năm 1991 với cương lĩnh xây dựng đất nước trong thời
kỳ quá độ lên chủ nghĩa xã hội và chiến lược kinh tế – xã hội đã vạch ra những định
hướng lớn về kinh tế, tiếp tục phát triển nền kinh tế hàng hóa nhiều thành phần theo
định hướng xã hội chủ nghĩa.
Theo quan điểm chỉ đạo của Nghị quyết Đảng, ngày 27 tháng 2 năm 1991 Hội
đồng Bộ trưởng ban hành Nghị định số 45/HĐBT về tổ chức và hoạt động công chứng

Nhà nước, đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế xã hội chủ nghĩa, đảm bảo giá trị pháp lý
của các văn bản pháp luật về công chứng. Theo Nghị định này thì “ Phịng Cơng
chứng Nhà nước là cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh có tư cách pháp nhân, có tài
khoản riêng ở Ngân hàng, có con dấu mang hình quốc huy”. Đồng thời, mỗi tỉnh sẽ có
một phịng cơng chứng riêng. Ở những nơi chưa thành lập được phịng cơng chứng thì
Ủy ban nhân dân được thực hiện một số việc công chứng.
Thực hiện chủ trương về công chứng theo quy định của Nghị định số
45/HĐBT, cũng như đáp ứng nhu cầu công chứng của nhân dân tại địa phương, năm
1992 Phịng cơng chứng Nhà nước số 1 tỉnh Sông Bé được thành lập theo Quyết định
số 04/QĐ-UB ngày 29/01/1992 của Ủy Ban Nhân Dân tỉnh Sơng Bé(nay là tỉnh Bình
Dương). Đây là Phịng Công chứng nhà nước đầu tiên của tỉnh Sông Bé, tọa lạc tại thị
xã Thủ Dầu Một Trung tâm hành chính, kinh tế, xã hội của tỉnh. Thời điểm mới thành
lập, Phịng cơng chứng Nhà nước số 1 tỉnh Sơng Bé có 02 cơng chứng viên là đồng chí
Giám đốc Sở Tư pháp kiêm nhiệm công tác công chứng và thực hiện nhiệm vụ công
chứng của công chứng viên. Thời kỳ này, số lượng công chứng viên trên cả nước cịn
hạn chế, lại đảm đương cả cơng tác chứng thực bản sao, chữ ký nên Phịng cơng
chứng thường xun q tải. Mặt khác, công chứng viên không được đào tạo sâu và
tồn diện về chun mơn nghiệp vụ dẫn đến nhiều khó khăn trong q trình tiến hành
cơng chứng cũng như hoạt động của Phòng.
Ngày 11/01/1997, Ủy Ban Nhân Dân tỉnh Bình Dương ban hành quyết định số
133/QĐ-UB chun Phịng công chứng Nhà nước số 1 tỉnh Sông Bé thành Phịng cơng
chứng Nhà nước số I tỉnh Bình Dương kê từ ngày 01/01/1997, theo đó Phịng cơng
chứng Nhà nước số 1 tỉnh Bình Dương thuộc Sở Tư pháp, do Giám đốc Sở Tư pháp
trực tiếp chỉ đạo, điều hành, quản lý hoạt động của Phịng cơng chứng.
Ngày 08 tháng 12 năm 2000, Chính phủ tiếp tục ban hành Nghị định số
75/2000/NĐ-CP về công chứng, chứng thực. Nghị định này quy định về phạm vi cơng
chứng, chứng thực; tổ chức phịng cơng chứng; ngun tắc hoạt động; trình tự thủ tục
thực hiện việc công chứng, chứng thực; công tác chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp
huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn.
Cũng trong Nghị định này, thuật ngữ phòng công chứng đã được sử dụng để thay thế

cho thuật ngữ phịng cơng chứng Nhà nước, góp phần vào u cầu quan trọng trong
việc xã hội hóa hoạt động cơng chứng ở nước ta.
6


Trước nhu cầu công chứng ngày càng lớn, để đáp ứng nhu cầu của những
người yêu cầu công chứng và thực hiện hiệu quả hơn nữa chủ trương xã hội hóa hoạt
động cơng chứng. Ngày 29 tháng 11 năm 2006, tại kỳ họp thứ 10 Quốc hội khóa XI,
Luật Cơng chứng đã được thơng qua và có hiệu lực thi hành vào ngày 01 tháng 07 năm
2007. Theo Luật Công chứng 2006, công chứng viên được thừa nhận là một nghề, ghi
nhận tổ chức hành nghề công chứng tư và công chứng viên chứng nhận các hợp đồng,
giao dịch và không thực hiện các việc chứng thực như: sao y, chứng nhận chữ ký,…
Để góp phần vào việc thực hiện hoạt động công chứng tốt hơn, các văn bản hướng dẫn
thi hành luật công chứng cũng lần lượt ra đời như Nghị định số 79/2007/NĐ-CP của
Chính phủ ban hành ngày 18 tháng 5 năm 2007 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực
bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký giao về Phòng Tư pháp cấp huyện và Ủy ban
nhân dân cấp xã; Nghị định số 02/2008/NĐ-CP của Chính phủ ngày 04 tháng 01 năm
2008 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Cơng chứng.
Trong bối cảnh đó, Ủy Ban Nhân Dân tỉnh Bình Dương đã ban hành quyết
định số 4302/QĐ-UBND ngày 31/12/2008. Theo đó, Phịng cơng chứng Nhà nước số I
tỉnh Bình Dương được chuyển thành đơn vị sự nghiệp tự đảm bảo chi phí hoạt động,
Phịng cơng chứng được thực hiện quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện
nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế tài chính theo Nghị định số 43/2006/NĐ CP ngày
25/04/2006 của Chính Phủ.
Như vậy, Phịng cơng chứng là phịng cơng chứng đầu tiên được thành lập trên
địa bàn tỉnh Bình Dương. Qua gần 30 năm hoạt động, tập thể cán bộ nhân viên trong
Phịng ln nỗ lực hết mình vì uy tín, chất lượng dịch vụ, để hoàn thành tốt nhiệm vụ
của một đơn vị sự nghiệp công lập chuyên trách về công chứng, đáp ứng nhu cầu của
nhân dân qua từng thời kỳ. Chính vì vậy, những năm qua,Phịng cơng chứng đã dần
khẳng định vị thế của tổ chức hành nghề dịch vụ cơng chứng uy tín, chiếm lĩnh được

niềm tin của hệ thống lớn khách hàng là các tổ chức kinh tế lớn, các tổ chức tín dụng Ngân hàng, các tổ chức và cá nhân, hộ gia đình có nhu cầu thực hiện dịch vụ công
chứng trên địa bàn tỉnh và cả nước.
III. Về Chức năng nhiệm vụ, lĩnh vực hoạt động của Phịng cơng chứng
1. Chức năng, nhiệm vụ
Chức năng của Phịng cơng chứng số I tỉnh Bình Dương là thông qua việc đảm
bảo hoạt động công chứng của cơng chứng viên tại văn phịng diễn ra một cách khách
quan, nghiêm minh, đúng pháp luật góp phần đảm bảo an toàn pháp lý của cá nhân, tổ
chức trong quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại và các quan hệ xã hội khác, phòng
ngừa vi phạm pháp luật, phòng ngừa tranh chấp và tăng cường pháp chế xã hội chủ
nghĩa.
Để thực hiện chức năng đó, Phịng cơng chứng phải hoàn thành tốt các nhiệm
vụ:
7










Chứng nhận tính xác thực của hợp đồng, giao dịch được xác lập trong quan hệ
dân sự, kinh tế, thương mại, đất đai, nhà ở, hơn nhân - gia đình, phân chia di
sản thừa kế…theo quy định của Luật Công chứng.
Chứng thực theo đúng thẩm quyền được quy định.
Tổ chức công tác tiếp dân và giải quyết khiếu nại, tố cáo theo thẩm quyền.
Thực hiện các cơng việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Phòng do
Ban Giám đốc Sở Tư pháp giao;

Hàng năm xây dựng chương trình và kế hoạch cơng tác, lập báo cáo dự tốn thu
chi và báo cáo thanh quyết tốn tài chính theo quy định;
Quản lý công tác tổ chức cán bộ công chức và đội ngũ cộng tác viên dịch thuật,
quản lý tài sản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ của đơn vị;

2. Lĩnh vực hoạt động.
Luật Công chứng năm 2014 quy định thẩm quyền của Công chứng viên như sau:
 Chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng
văn bản;
 Chứng nhận tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch
giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài
sang tiếng Việt mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân,
tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
 Chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản
được thực hiện theo quy định của pháp luật về chứng thực.
Căn cứ vào quy định về thẩm quyền của công chứng viên cũng như thông tin niêm yết
tại Phịng, có chia thẩm quyền hoạt động của Phịng thành hai lĩnh vực:
Về hoạt động cơng chứng
 Công chứng hợp đồng mua bán, vay, mượn, thế chấp, cầm cố tài sản;
 Công chứng hợp đồng mua bán, chuyển nhượng, tặng cho nhà ở và quyền sử
dụng đất;
 Công chứng hợp đồng cho thuê, thừa kế, thế chấp, bảo lãnh, góp vốn bằng
quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất;
 Công chứng thỏa thuận phân chia, nhập và xác nhận tài sản của vợ, chồng;
 Công chứng di chúc, khai nhận di sản, thỏa thuận phân chia di sản, từ chối nhận
di sản, nhận lưu giữ di chúc;
 Công chứng hợp đồng ủy quyền, giấy ủy quyền;
 Cơng chứng hợp đồng có yếu tố nước ngồi;
 Cơng chứng hợp đồng trong lĩnh vực kinh doanh, thương mại, sở hữu trí tuệ và
các hợp đồng, giao dịch khác…theo yêu cầu của khách hàng.

Văn bản công chứng do cơng chứng viên của phịng chứng nhận có giá trị
chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong văn bản cơng chứng khơng phải chứng minh,
trừ trường hợp bị Tịa án tuyên bố là vô hiệu.

8


Phí cơng chứng thu theo quy định của pháp luật, phí dịch vụ cơng chứng thu
theo sự thỏa thuận của khách hàng với Phịng Cơng chứng, được niêm yết cơng khai
tại trụ sở của phịng cơng chứng
Về hoạt động chứng thực
Theo khoản 4 Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, công chứng viên tại Phịng có thẩm
quyền và trách nhiệm chứng thực các việc:
 Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có
thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngồi; cơ
quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có
thẩm quyền của nước ngồi cấp hoặc chứng nhận;
 Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký
người dịch.
Ngồi ra, trong q trình hoạt động, phòng cũng thực hiện cung ứng một số dịch vụ
khác như:
 Kiểm tra tình trạng pháp lý của tài sản tham gia giao dịch;
 Tư vấn công chứng ngồi giờ làm việc, ngày nghỉ, ngày lễ;
 Cơng chứng tại địa chỉ của khách hàng theo quy định của pháp luật;
 Công chứng viên trực tiếp tư vấn, soạn thảo Hợp đồng, giao dịch;
 Tư vấn và hỗ trợ dịch vụ cho Việt kiều, Người nước ngoài mua nhà tại Việt
Nam;
 Tổ chức tín dụng, doanh nghiệp được ký trước Hợp đồng, giao dịch khi đã đăng
ký mẫu chữ ký, con dấu tại Phòng.
IV. Cơ cấu tổ chức, cách thức quản lý tại Phịng cơng chứng

1. Về cơ cấu tổ chức






Tổng số cán bộ, viên chức của Phòng là 13 người, gồm: Trưởng phịng,
cơng chứng viên, 05 chun viên nghiệp vụ, 1 kế toán, 1 thủ quỹ kiêm
văn thư, 1 nhân viên lưu trữ, 2 bảo vệ, 1 tạp vụ.
Hiện Phịng cơng chứng số I tỉnh Bình Dương khơng có Phó Trưởng
Phịng do người đảm nhận chức vụ Phó Trưởng phòng đã xin nghỉ việc
đến nay chưa bổ nhiệm người thay thế.
Nhân sự Phịng cơng chứng gồm các cơng chức, viên chức hưởng chế
độ lương theo đơn vị sự nghiệp công lập.

2. Về cách thức quản lý hoạt động
Để Phòng đi vào hoạt động một cách hiệu quả, đảm bảo tuân thủ quy định
pháp luật và mang tới dịch vụ cơng chất lượng, an tồn, nhanh chóng cho người u
cầu cơng chứng, phịng đã triển khai cơ chế quản lý hoạt động hết sức chặt chẽ. Mỗi
chức danh trong Phịng đều có nhiệm vụ cụ thể và phải chịu trách nhiệm tương ứng
với công việc được giao. Đồng thời có trách nhiệm hỗ trợ các bộ phận khác khi cần
9


thiết và đều chịu sự quản lý chung, giám sát của Trưởng Phịng. Cụ thể:
(1) Trưởng phịng cơng chứng:








Trưởng phịng cơng chứng chịu trách nhiệm điều hành hoạt động của
Phịng, là chủ tài khoản tại ngân hàng, giải quyết khiếu nại tố cáo
theo thẩm quyền, đề nghị bổ nhiệm, miễn nhiệm phó trưởng phịng;
kiến nghị, bổ nhiệm, miễn nhiệm cơng chứng viên.
Khi thực hiện các việc cơng chứng, trưởng phịng công chứng thực
hiện với tư cách là công chứng viên. Việc này nhằm đảm bảo sự
thống nhất và làm việc có hiệu quả đồng thời tăng cường trách
nhiệm cá nhân của trưởng phịng cơng chứng. Trưởng phịng cơng
chứng khơng chi phối hoạt động chuyên môn của công chứng viên,
khi thực hiện hành vi công chứng giữa công chứng viên và trưởng
phịng cơng chứng là bình đẳng với nhau.
Trưởng phịng cơng chứng trực tiếp phân cơng cơng việc cho phó
trưởng phịng, cơng chứng viên và các nhân viên hành chính.
Trưởng phịng cơng chứng hầu như là người chịu trách nhiệm chính
trong hoạt động cơng chứng của Phịng và có quyền rất lớn đối với
công chứng viên.
Chủ tịch ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương ra
quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm trưởng phịng cơng chứng. Trưởng
phịng cơng chứng được lựa chọn trong số các công chứng viên, chịu
trách nhiệm về tồn bộ hoạt động của cơ quan.

(2) Cơng chứng viên:
Công chứng viên là chủ thể thực hiện hành vi cơng chứng. Theo đó, Cơng
chứng viên có nhiệm vụ:










Phổ biến trình tự, thủ tục thực hiện cơng chứng cho người yêu cầu
công chứng theo quy định của pháp luật;
Tiếp nhận, kiểm tra các giấy tờ, tài liệu do người u cầu cơng
chứng xuất trình; trực tiếp thực hiện cơng chứng, ký văn bản công
chứng và chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật về việc cơng
chứng do mình thực hiện;
Giải thích cho người u cầu cơng chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và
lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa pháp lý của việc công chứng;
Lập hồ sơ, soạn thảo hợp đồng khi có yêu cầu;
Xác định năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu;
Xem xét các hợp đồng nếu thấy không trái pháp luật, đạo đức xã hội
thì cơng chứng
Phải có thái độ hịa nhã, đúng mức, lịch thiệp, tôn trọng nhân dân.

Văn bản công chứng do cơng chứng viên chứng nhận có giá trị thi hành
đối với các bên và giá trị chứng cứ không cần chứng minh trước tòa, trừ
10


trường hợp bị tịa án tun vơ hiệu. Khi thực hiện công chứng, công
chứng viên độc lập tuân theo pháp luật và chịu trách nhiệm trước người
yêu cầu công chứng và trước Nhà nước về hành vi thực hiện công chứng

của mình.
Với thẩm quyền chứng thực, cơng chứng viên phải tuân thủ quy trình chứng
thực theo quy định của pháp luật.
Bên cạnh đó, khi phát hiện có hành vi vi phạm pháp luật của người yêu cầu
công chứng, chứng thực, cơng chứng viên có trách nhiệm báo cáo với lãnh đạo
phịng.
Ngồi ra, Cơng chứng viên cịn có trách nhiệm chủ động rà soát, nghiên cứu
đề xuất để kiến nghị sửa đổi, bổ sung hồn thiện các quy trình, thủ tục trong hoạt
động công chứng nhằm đáp ứng nhu cầu cải cách thủ tục hành chính.
(3) Chuyên viên nghiệp vụ
Chuyên viên nghiệp vụ là người giúp việc cho Công chứng viên, thực hiện
nhiệm vụ do lãnh đạo đơn vị giao. Trợ giúp công chứng viên trong việc tiếp nhận yêu
cầu công chứng, giải quyết các yêu cầu của khách hàng trong phạm vi thẩm quyền, cụ
thể:
 Tiếp nhận, hướng dẫn người u cầu cơng chứng về trình tự, thủ tục cơng
chứng, hướng dẫn viết phiếu yêu. cầu công chứng
 Soạn thảo hợp đồng giao dịch theo yêu cầu của khách hàng,đảm bảo yêu cầu kỹ
thuật, tính chính xác của văn bản;
 tổng hợp hồ sơ theo quy định trình cơng chứng viên kiểm tra trước khi ký;
 Trong quy trình chứng thực, Chuyên viên nghiệp vụ chịu trách nhiệm tiếp
nhận, kiểm tra, đối chiếu giữa bản chính với bản photo, đóng dấu sao Y bản
chính đối với yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính, trình hồ sơ đầy đủ bản
photo và bản chính để cơng chứng viên đối chiếu trước khi ký;
Với những công việc trên, chuyên viên nghiệp vụ phải chịu trách nhiệm trước
trưởng phịng, cơng chứng viên và pháp luật về kết quả, tiến độ, chất lượng, hiệu quả
về cơng việc được giao.
(4)Kế tốn
 Kế tốn là người giúp việc cho lãnh đạo đơn vị trong công tác tài chính,
thu chi:
 Quyết tốn và báo cáo tài chính hàng tháng, quý, năm;

 Lập bảng lương hàng tháng;


Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo phòng và pháp luật về các nhiệm vụ
được giao.
11


(5) Thủ quỹ
 Chịu trách nhiệm việc thu phí, thù lao cơng chứng, đóng dấu và vào số
cơng chứng các văn bản công chứng đã được Công chứng viên chứng
nhận;
 Thực hiện thu, chi tiền mặt, quản lý quỹ tiền mặt của phòng;
 Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo phòng và pháp luật về các nhiệm vụ
được giao.
(7)Văn thư, lưu trữ
 Đóng dấu hồ sơ, nhập lưu hồ sơ cơng chứng trên phần mềm công chứng
 Báo cáo thống kê theo mẫu, quản lý hồ sơ công chứng…
 Lập và thông báo kế hoạch giao nhận hồ sơ, tài liệu hàng năm.
 Lập Danh mục hồ sơ lưu trữ theo đúng quy định.
 Phân loại, hệ thống hóa các hồ sơ lưu trữ một cách gọn gàng, khoa học
và dễ tìm theo danh mục.Chịu trách nhiệm về việc bảo quản chặt chẽ,
thực hiện các biện pháp an toàn đối với hồ sơ công chứng.
 Quản lý và giải quyết văn bản đến ; Quản lý văn bản đi
 Lập và bảo quản số đăng ký văn bản đi, số đăng ký văn bản đến, số
chuyển giao văn bản;
 Giúp lãnh đạo đơn vị trong trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền
yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp hồ sơ công chứng phục vụ cho
việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan
đến việc công chứng, cấp bản sao công chứng.

 Chịu trách nhiệm trước trưởng phịng về cơng việc và nhiệm vụ được
giao
(8)Nhân viên quản trị mạng
 Quản trị các phần mềm, giám sát mạng lưới máy tính, khắc phục các sự
cố.
 Duy trì hoạt động thơng suốt của hệ thống mạng,
 Sửa chữa máy móc, thiết bị tin học cho các hư hỏng thông thường,
 Chịu trách nhiệm trước trưởng phịng về cơng việc và nhiệm vụ được
giao.
(9) Nhân viên tạp vụ:
Thực hiện công việc vệ sinh, đảm bảo môi trường làm Việc luôn sạch sẽ, ngăn
nắp, gọn gàng; Giữ gìn cảnh quan đơn vị.
(10) Bảo vệ
 Duy trì trật tự nhằm đảm bảo cho sự an tồn của văn phịng cũng như các
khách hàng và giữ gìn tài sản của Phòng;
 Giúp khách hàng đến yêu cầu cơng chứng đưa xe vào đúng vị trí khi
khách, phát thẻ xe, thu thẻ xe khi khách hàng lấy lại xe; Giữ gìn tài sản
của khách hàng
12


Giữ xe cho công chức, viên chức, người lao động làm việc tại Phòng;
Chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về công việc và nhiệm vụ được
giao.
 Chịu trách nhiệm trước trưởng phịng về cơng việc và nhiệm vụ được
giao.
Có thể thấy, cơng việc của từng chức danh tại Phịng cơng chứng dựa phân
chia một cách khoa học, chặt chẽ, chuyên nghiệp, phù hợp với các quy định của Luật
công chứng 2014 và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan về tổ chức
hành nghề cơng chứng nói chung và Phịng cơng chứng nói riêng.



V. Về việc tn thủ các quy định của Luật công chứng và các văn bản có liên
quan của Phịng
1. Về trụ sở, cơ sở vật chất, con dấu, tài khoản
Phịng cơng chứng được thành lập theo đúng quy định pháp luật, đáp ứng các
điều kiện về địa chỉ trụ sở, cơ sở vật chất và có quyết định thành lập của Ủy ban nhân
dân, có con dấu và tài khoản riêng theo quy định tại Điều 19 Luật công chứng 2014.
2. Tên gọi và người đại diện theo pháp luật
Người đại diện theo pháp luật của Phịng cơng chứng là Trưởng phịng - là
công chứng viên, do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh bổ nhiệm.
Tên gọi của Phịng cơng chứng: tên gọi ban đầu là "Phịng cơng chứng Nhà
nước số 1 tỉnh Sơng Bé"đến ngày 01/01/1997 được đổi thành "Phịng cơng chứng Nhà
nước số I tỉnh Bình Dương". Tên gọi được sử dụng hiện nay được đặt theo đúng quy
định tại khoản 3 điều 19 Luật Công chứng 2014: “Tên gọi của Phịng cơng chứng bao
gồm cụm từ “Phịng cơng chứng” kèm theo số thứ tự thành lập và tên của tỉnh, thành
phố trực thuộc trung ương nơi Phịng cơng chứng được thành lập.”
3. Về hoạt động cơng chứng
Quy trình cơng chứng tại Phịng cơng chứng tỉnh Bình Dương được sơ đồ hóa như sau:

Bước

Quy trình

Người
thực hiện

13

1

Khách hàng

Nộp hồ sơ

Hồ sơ không hợp lệ

2
Hồ sơ cần sửa đổi, bổ
sung

3

4

5

6

Hồ sơ không hợp lệ

Hồ sơ không hợp lệ

Tiếp nhận và kiểm tra hồ
sơ

Soạn thảo và ký văn bản

Ký cơng chứng

Tính phí

Trả kết quả

Chun
viên
nghiệp
vụ
Cơng
chứng
viên
Cơng
chứng
viên
Cơng
chứng
viên

Kế tốn

Thủ quỹ

14


Trong quá trình tham gia hỗ trợ việc thực hiện quy trình cơng chứng ở Phịng,
học viên nhận thấy ở mỗi bước, công chứng viên và chuyên viên nghiệp vụ đều đảm
bảo tuân thủ theo đúng quy định pháp luật về quy trình cơng chứng. Tuy nhiên phịng
chỉ có 2 cơng chứng viên (kể cả Trưởng Phịng) nên thời điểm lượng hồ sơ quá nhiều,

công chứng viên không thể trực tiếp thực hiện tất cả các bước theo quy trình để giải
quyết yêu cầu công chứng, chuyên viên sẽ thay công chứng viên thực hiện một số thủ
tục về công chứng như: tiếp nhận hồ sơ, hướng dẫn cho khách hàng đến yêu cầu công
chứng, xem xét hồ sơ để trình cơng chứng viên, soạn thảo hợp đồng văn bản, cho
khách hàng ký (điểm chỉ). Tuy nhiên theo quy định tại Điều 40, 41 Luật công chứng
2014, công chứng viên phải là người thực hiện công việc trên. Cụ thể:
Điều 40. Công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn
“…3. Công chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Trường hợp
hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý và ghi
vào sổ cơng chứng.
4. Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng tuân thủ đúng các quy định
về thủ tục công chứng và các quy định pháp luật có liên quan đến việc thực hiện hợp
đồng, giao dịch; giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và
lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc tham gia hợp đồng, giao
dịch.
5. Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ u cầu cơng chứng có vấn đề
chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có sự nghi
ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng của
hợp đồng, giao dịch chưa được mô tả cụ thể thì cơng chứng viên đề nghị người yêu
cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng
viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì
có quyền từ chối cơng chứng.
6. Cơng chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch; nếu trong dự thảo hợp
đồng, giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của
hợp đồng, giao dịch không phù hợp với quy định của pháp luật thì cơng chứng viên
phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Trường hợp người u cầu
cơng chứng khơng sửa chữa thì cơng chứng viên có quyền từ chối cơng chứng.
7. Người u cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng
viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công
chứng.

8. Người u cầu cơng chứng đồng ý tồn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao
dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên u cầu người
u cầu cơng chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều
này để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.”
Điều 41. Công chứng hợp đồng, giao dịch do công chứng viên soạn thảo theo đề
nghị của người yêu cầu công chứng

15


“…2. Công chứng viên thực hiện các việc quy định tại các khoản 3, 4 và 5 Điều 40
của Luật này.
Trường hợp nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch là xác thực, không vi phạm
pháp luật, không trái đạo đức xã hội thì cơng chứng viên soạn thảo hợp đồng, giao
dịch.
3. Người yêu cầu công chứng tự đọc dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng
viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe. Trường hợp người u cầu cơng chứng
đồng ý tồn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của
hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên yêu cầu người u cầu cơng chứng xuất trình
bản chính của các giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều này để đối chiếu trước khi ghi lời
chứng, ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.”
4. Mức thu, chế độ thu, nộp, sử dụng và quản lý phí cơng chứng
Mức thu, chế độ thu, nộp, sử dụng và quản lý phí cơng chứng được Phịng
cơng chứng thực hiện theo quy định của pháp luật hướng dẫn tại Thông tư số
257/2016/TT-BTC của Bộ tài chính ngày 11/10/2016.
Phịng trích 50% số tiền phí thu được để trang trải chi phí cho việc quản lý và
thu phí theo chế độ quy định. Nộp vào ngân sách nhà nước 50% tiền phí thu được theo
chương, loại, khoản, mục của mục lục ngân sách nhà nước hiện hành.
5. Việc lưu trữ và cấp bản sao văn bản công chứng
Lưu trữ văn bản công chứng là cơng việc quan trọng, vì các văn bản cơng

chứng phải lưu giữ lâu dài, phải đảm bảo bí mật tuyệt đối. Văn phịng ln chú trọng
việc bảo quản chặt chẽ, thực hiện biện pháp an toàn đối với hồ sơ công chứng. Đồng
thời chế độ lưu trữ được tuân thủ theo quy định tại Điều 64 Luật Công chứng 2014:
“Bản chính văn bản cơng chứng và các giấy tờ khác trong hồ sơ cơng chứng phải được
lưu trữ ít nhất là 20 năm tại trụ sở của tổ chức hành nghề cơng chứng; trường hợp lưu
trữ ngồi trụ sở thì phải có sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp.”
Trong trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền có yêu cầu bằng văn bản
về việc cung cấp hồ sơ công chứng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều
tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã cơng chứng thì căn cứ vào quy
định pháp luật, Phịng cơng chứng tiến hành cung cấp bản sao văn bản công chứng và
các giấy tờ khác có liên quan. Việc đối chiếu bản sao văn bản cơng chứng với bản
chính chỉ được thực hiện tại trụ sở của Phịng cơng chứng.
6. Về việc thực hiện nghĩa vụ của Phịng cơng chứng
Cũng trong thời gian thực tập, học viên nhận thấy Phịng cơng chứng đã thực
hiện đầy đủ nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng theo quy định tại Điều 33
Luật Công chứng, cụ thể:
16


Quản lý công chứng viên hành nghề tại tổ chức mình trong việc tuân thủ pháp
luật và quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.
 Chấp hành quy định của pháp luật về lao động, thuế, tài chính, thống kê.
 Thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà
nước.
 Niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người u cầu cơng
chứng, phí cơng chứng, thù lao cơng chứng và chi phí khác tại trụ sở của tổ
chức mình.
 Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình
theo quy định tại Điều 37 của Luật Công chứng 2014 và bồi thường thiệt hại
theo quy định tại Điều 38 của Luật Công chứng 2014.

 Tiếp nhận, tạo điều kiện thuận lợi và quản lý người tập sự hành nghề cơng
chứng trong q trình tập sự tại tổ chức mình.
 Tạo điều kiện cho cơng chứng viên của tổ chức mình tham gia bồi dưỡng
nghiệp vụ công chứng hằng năm.
 Thực hiện yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc báo cáo, kiểm
tra, thanh tra, cung cấp thông tin về hợp đồng, giao dịch, bản dịch đã công
chứng.
 Lập sổ công chứng và lưu trữ hồ sơ công chứng.
 Chia sẻ thơng tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các
thông tin khác về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên
quan đến hợp đồng, giao dịch do cơng chứng viên của tổ chức mình thực hiện
cơng chứng để đưa vào cơ sở dữ liệu công chứng quy định tại Điều 62 của Luật
Công chứng 2014
 Các nghĩa vụ khác theo quy định của Luật Công chứng 2014 và các văn bản
quy phạm pháp luật khác có liên quan.
Đồng thời Phịng ln tạo điều kiện cho cơng chứng viên có thể thực hiện các
quyền và nghĩa vụ được quy định tại Luật Công chứng 2014 và các văn bản hướng dẫn
thi hành.


VI. Định hướng phát triển của Phòng trong thời gian tới




Con người là yếu tố quyết định sự phát triển. Phịng cơng chứng đang nỗ lực
xây dựng đội ngũ cán bộ có năng lực, năng động, có tính chun nghiệp cao.
Bên cạnh đó, Văn phịng cũng chú trọng xây dựng mơi trường làm việc thân
thiện, có kỷ luật, đậm nét văn hóa riêng…
Thực hiện phương châm “Phục vụ tận tình, hiệu quả, an tồn và đúng pháp

luật”, Phịng cơng chứng luôn luôn phục vụ khách hàng một cách tốt nhất, ln
cung cấp dịch vụ cơng chứng nhanh chóng, thuận tiện, chính xác và an tồn về
pháp luật, đảm bảo tối đa quyền lợi của khách hàng, tạo niềm tin vững chắc cho
khách hàng khi tham gia hợp đồng, giao dịch.

17






Chú trọng công tác đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ
cán bộ nhân viên của Phịng.
Tăng cường cơng tác cải cách hành chính, tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho
khách hàng.
Trong thời gian tới, cơng chức, viên chức và người lao động tại Phịng sẽ tiếp
tục phấn đấu hồn thành tốt nhiệm vụ chính trị và chuyên môn, phục vụ tốt cho
hoạt động của mình, đẩy mạnh việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin, đưa hoạt
động công chứng đi vào chiều sâu và ngày càng chuyên nghiệp. Đồng thời, tăng
cường mối quan hệ với các cơ quan quản lý Nhà nước và đơn vị liên quan để
nâng cao chất lượng hoạt động công chứng trên địa bàn
VII. Nhận xét chung và bài học rút ra sau quá trình kiến tập

Trong thời gian thực tập, học viên nhận thấy Phịng cơng chứng ln lấy sự
nhiệt tình, chu đáo, chặt chẽ pháp lý để xây dựng và củng cố niềm tin của người yêu
cầu công chứng dành cho đơn vị - một “thương hiệu” đã trở thành truyền thống và
khẳng định vị thế của mình trong suốt những năm qua”.
Trong điều kiện khác nhau về quy định thu nộp nguồn phí cơng chứng, khơng
thể cạnh tranh với số đơng văn phịng đang hoạt động như một loại hình kinh doanh

sản phẩm hành chính, đơn vị xác định rõ vai trị phục vụ của mình với tư cách là một
đơn vị sự nghiệp cung cấp dịch vụ công của tỉnh.
Để đạt được kết quả chuyên môn và hồn thành xuất sắc mọi nhiệm vụ được
giao, Phịng cơng chứng luôn tranh thủ sự chỉ đạo của Đảng ủy, lãnh đạo của Sở Tư
pháp; sự phối hợp, hỗ trợ của các phịng chun mơn và các đơn vị trực thuộc Sở Tư
pháp. Đồng thời, tiếp tục nâng cao trách nhiệm quản lý, chỉ đạo, điều hành của thủ
trưởng đơn vị theo hướng sâu sát hơn, cụ thể hơn;
Quá trình tiếp nhận và giải quyết yêu cầu của khách đến cơng chứng, chứng
thực, tập thể Phịng cơng chứng ln tn thủ các ngun tắc, trình tự thủ tục của Luật
Cơng chứng quy định. Đảm bảo tuyệt đối an toàn pháp lý cho những hợp đồng, giao
dịch đã được chứng nhận, khơng để xảy ra sai sót, khiếu nại do lỗi của công chứng
viên, viên chức, hợp đồng lao động của đơn vị.
Bên cạnh đó, Phịng cơng chứng thường xun quan tâm đến cơng tác cải cách
thủ tục hành chính, rà soát để chỉnh sửa và loại bỏ kịp thời những thủ tục, giấy tờ
không cần thiết mà vẫn bảo đảm tính an tồn pháp lý cho những hợp đồng giao dịch
được chứng nhận. Nhiều năm qua đã có những sáng kiến được áp dụng vào thực tiễn,
rút ngắn thời gian giải quyết công việc, tạo điều kiện thuận lợi, đáp ứng mọi yêu cầu
của tổ chức, cá nhân nhằm cung cấp dịch vụ tốt nhất, duy trì, thu hút lượng khách đã
tin tưởng khi đến yêu cầu công chứng tại đơn vị.
Thời gian kiến tập không dài nhưng học viên cũng rút ra được nhiều bài học
kinh nghiệm:

18


Thứ nhất, tơi ý thức được vai tị của việc quản lý hoạt động của tổ chức hành
nghề công chứng. Hoạt động công chứng của tổ chức hành nghề công chứng
chỉ được thực hiện một cách nghiêm minh, khách quan, đúng pháp luật và đạt
hiệu quả khi có bộ máy tổ chức chặt chẽ, phân công nhiệm vụ cho công chứng
viên, chuyên viên nghiệp vụ và các chức danh khác theo phương châm rõ

người, rõ việc, rõ thời gian hoàn thành, phù hợp với năng lực sở trường của
từng cá nhân.
Thứ hai, qua việc tham gia hỗ trợ việc công chứng, chức thực tại Phịng cơng
chứng, học viên rút ra được công chứng viên khi thực hiện hành vi công
chứng, chứng thực phải độc lập trong khi thực hiện nhiệm vụ, hoạt động công
chứng không bị chi phối hoặc bị áp đặt bởi bất cứ một tổ chức hay cá nhân
nào. Công chứng viên phải chịu trách nhiệm cá nhân về cơng việc mà mình
thực hiện.
Thứ ba, cơng chứng viên là người được Nhà nước giao quyền, thay mặt Nhà
nước chứng nhận tính xác thực và tính hợp pháp của các hợp đồng, giao dịch
bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc tổ chức,
cá nhân tự nguyện yêu cầu công chứng. Thông qua hoạt động nghề cơng
chứng, cơng chứng viên là người góp phần bảo vệ pháp luật, bảo vệ các
quyền và lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng khi tham gia giao
kết các hợp đồng, giao dịch tại tổ chức hành nghề công chứng. Do vậy, việc
tuân thủ hiến pháp, pháp luật; khách quan, trung thực; chịu trách nhiệm trước
pháp luật về văn bản công chứng; tuân theo đạo đức hành nghề công chứng là
nguyên tắc không thể thiếu và trách nhiệm bắt buộc của nghề công chứng.
Thứ tư, Công chứng viên khi hành nghề phải thật sự khách quan, trung thực,
khơng thiên vị, khơng vì lợi ích cá nhân, sự quen thân làm ảnh hưởng đến lợi
ích người khác, khơng cơng chứng hợp đồng, giao dịch có nội dung trái đạo
đức xã hội. Công chứng viên phải luôn coi trọng uy tín của mình đối với cơng
việc chun mơn, không thực hiện những hành vi làm tổn hại đến danh dự cá
nhân, thanh danh nghề nghiệp, không sử dụng trình độ chun mơn, hiểu biết
của mình trong cơng việc để trục lợi, gây thiệt hại cho người yêu cầu công
chứng. Trong trường hợp biết hoặc phải biết việc công chứng hoặc nội dung
công chứng là trái pháp luật, đạo đức xã hội thì khơng được thực hiện cơng
chứng.
Cuối cùng, Công chứng là lĩnh vực hoạt động tư pháp chuyên sâu, địi hỏi
phải có kiến thức, kỹ năng một cách tồn diện và có nhân phẩm, đạo đức hành

nghề. Để trở thành một công chứng viên không chỉ cần nắm vững các quy
định về chế định cơng chứng mà cịn phải nắm được các văn bản quy phạm
pháp luật điều chỉnh hợp đồng, giao dịch như: Bộ luật dân sự, Luật Đất đai,
Luật Nhà ở, Luật hơn nhân gia đình…từ đó học viên nhận thức được bản thân
phải phấn đấu nhiều hơn nữa để đạt được các tiêu chuẩn bổ nhiệm công chứng
viên.
19


Kết luận
Tổ chức hành nghề công chứng ở nước ta là một tổ chức thành lập theo quy
định của pháp luật, có q trình hình thành và phát triển từ sau Cách mạng tháng Tám
1945. Cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ, quyền hạn đã được nhiều văn bản pháp luật quy
định, trong quá trình đổi mới hiện nay cần phải sửa đổi bổ sung cho phù hợp với tiến
trình phát triển của xã hội
Xem xét từ yêu cầu phát triển của xã hội cũng như việc đáp ứng nhu cầu công
chứng hợp đồng, giao dịch của cá nhân, tổ chức thì việc tăng cường củng cố và hồn
thiện pháp luật về tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên nói riêng và hoạt
động cơng chứng nói chung là một yêu cầu khách quan. Mỗi tổ chức hành nghề công
chứng phải có những hình thức và giải pháp mới để nâng cao chất lượng dịch vụ công
chứng, đảm bảo hoạt động công chứng diễn ra nghiêm minh, khách quan, đúng trình
tự và đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật.
Quá trình kiến tập chỉ kéo dài trong 5 ngày nhưng đã giúp tơi có được cái nhìn
tổng quan về mơ hình cơng chứng tại Việt Nam và cách thức hoạt động của một tổ
chức hành nghề công chứng mà cụ thể là Phịng cơng chứng. Đồng thời qua việc tìm
hiểu về cơ cấu tổ chức, quy chế, cách thức vận hành của tổ chức hành nghề công
chứng; quá trình thành lập của Phịng cơng chứng, kết hợp với những kiến thức chung
đã học được đã giúp tơi hồn thiện về cơ bản kiến thức về phương thức hoạt động của
tổ chức hành nghề công chứng. Đồng thời quá trình học hỏi thực tiễn vừa qua đã giúp
tơi hiểu hơn quyền và nghĩa vụ của công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng;

quy tắc đạo đức hành nghề công chứng của công chứng viên đồng thời học hỏi và rèn
luyện thêm các kỹ năng mềm, kỹ năng bổ trợ của công chứng viên.

20