Quy trình xử lý sự cố bất thường liên quan đến an toàn, pháp lý của sản phẩm

CƠNG TY ABC

QUY TRÌNH
XỬ LÝ SỰ CỐ BẤT THƯỜNG VỀ SẢN XUẤT LIÊN
QUAN ĐẾN ATSP, TÍNH PHÁP LÝ CỦA SẢN PHẨM
Mã hiệu

QT-

Lần ban hành/sửa đổi

1/0

Ngày hiệu lực
Tổng số trang

Trách nhiệm
Họ tên
Chữ ký
Chức vụ

Soạn thảo

Xem xét

Phê duyệt


QUY TRÌNH XỬ LÝ SỰ CỐ BẤT
Mã số:
QT

THƯỜNG VỀ SẢN XUẤT LIÊN
QUAN ĐẾN AN TOÀN SẢN PHẨM, Số ban hành/ sửa đổi: 1/0
TÍNH PHÁP LÝ CỦA SẢN PHẨM Ngày ban hành:

THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU
Số
TT

Mục sửa đổi/
Trang sửa

Mô tả nội dung sửa đổi

Lần sửa
đổi

Ngày sửa
đổi

A

B

C

D

E

Ghi chú:

1. Những các nhân có liên quan phải đọc, hiểu và thực hiện theo đúng theo Quy định
này của Quy trình
2. Nợi dung trong quy trình này có hiệu lực áp dụng như sự chỉ đạo của Ban Lãnh đạo
3. Bộ phận được phân phối chỉ được nhận duy nhất 01 bản (có đóng dấu kiểm soát),
các bản sao hoặc bản lỗi thời phải được loại bỏ ngay, tuyệt đối không được sử dụng.
QUY TRÌNH XỬ LÝ SỰ CỐ BẤT THƯỜNG VỀ SX LIÊN QUAN ĐẾN ATSP, TÍNH PHÁP LÝ CỦA SP

Trang 1/7


QUY TRÌNH XỬ LÝ SỰ CỐ BẤT
Mã số:
QT
THƯỜNG VỀ SẢN XUẤT LIÊN
QUAN ĐẾN AN TOÀN SẢN PHẨM, Số ban hành/ sửa đổi: 1/0
TÍNH PHÁP LÝ CỦA SẢN PHẨM Ngày ban hành:
1. Mục đích

1.1. Mọi sự cố xảy ra trong quá trình sản xuất phải được hiểu đúng để có thể
giải quyết vấn đề. Sự hiện hữu của sự cố thực ra không phải vấn đề mà vấn đề nảy
sinh khi sự cố không được biết đến không được giải quyết. Hoạt động sản xuất sẽ dần
ổn định khi hiểu đúng những bất thường và đưa ra biện pháp sửa chữa và phịng ngừa
để những bất thường đó khơng thể tái diễn.
Các sự cố bất thường khi xảy ra có thể gây ra các tác động tiêu cực lên sản
phẩm, cản trở đến việc kinh doanh của khách hàng hoặc ảnh hưởng đến sức khỏe
người tiêu dùng bao gồm:
- Các sự cố liên quan đến chất lượng sản phẩm như : Hàng loạt sản phẩm bị
cùng 1 lỗi, tỉ lệ lỗi quá lớn, vượt mức cho phép và chưa bao giờ xảy ra các tình huống
tương tự..
- Các sự cố về vấn đề an tồn sản phẩm: Ví dụ như các phụ liệu kim loại bị

nhiễm kim loại không qua được máy dị kim, độ chắc cúc dập khơng đat chuẩn…
- Các sự cố phát sinh liên quan đến tính pháp lý của sản phẩm: sử dụng các sản
phẩm không được sự cho phép của khách hàng…
- Các sự cố phát sinh khi nhà máy có sự thay đổi về cơng nghệ, cấu trúc sản
phẩm gây ra sự biến đổi thành phần hóa chất trong sản phẩm
- Các sự cố khác phát sinh có thể làm chậm tiến độ giao hàng, buộc doanh
nghiệp rơi vào các tình huống khẩn cấp ( như cháy , thiên tai, động đất,chập điện, lũ
lụt, hỏa hoạn, đình cơng, tràn hóa chất… .)
1.2. Những sự bất thường này có thể do nhân viên kiểm tra nhận ra , các đơn vị
test sản phẩm (test nội bộ hoặc bên thứ 3 ) hoặc cũng có thể do cơng nhân tự nhận

QUY TRÌNH XỬ LÝ SỰ CỐ BẤT THƯỜNG VỀ SX LIÊN QUAN ĐẾN ATSP, TÍNH PHÁP LÝ CỦA SP

Trang 2/7


QUY TRÌNH XỬ LÝ SỰ CỐ BẤT
Mã số:
QT
THƯỜNG VỀ SẢN XUẤT LIÊN
QUAN ĐẾN AN TOÀN SẢN PHẨM, Số ban hành/ sửa đổi: 1/0
TÍNH PHÁP LÝ CỦA SẢN PHẨM Ngày ban hành:
thấy khi tự kiểm tra. Những bất thường có thể là nguyên nhân làm gián đoạn, chậm
tiến độ quá trình sản xuất.
1.3. Mục đích của quy trình nhằm giúp các bộ phận liên quan đưa ra hướng giải
quyết trong những tình huống cấp bách và kịp thời thơng báo tới khách hàng để cùng
đưa ra Phương hướng phù hợp nhất.

2. Phạm vi áp dụng
Áp dụng đối với tất cả các sự cố bất thường có thể xảy ra bất cứ lúc nào ở bất

kỳ công đoạn nào trong suốt quá trình diễn ra sản xuất cho những hàng đang xuất đi,
đang sản xuất hoặc chuẩn bị xuất cho khách hàng.
3. Đối tượng áp dụng
Áp dụng cho CBCNV phụ trách về hệ thống quản lý chất lượng QA, QC, lãnh
đạo xưởng của tồn Cơng ty, CBCNV phụ trách về an tồn sản phẩm hoặc tính
pháp lý của sản phẩm, CBCNV phụ trách các vấn đề liên quan đến các tình
huống khẩn cấp về thiên tai, lũ lụt…..

QUY TRÌNH XỬ LÝ SỰ CỐ BẤT THƯỜNG VỀ SX LIÊN QUAN ĐẾN ATSP, TÍNH PHÁP LÝ CỦA SP

Trang 3/7


QUY TRÌNH XỬ LÝ SỰ CỐ BẤT
Mã số:
QT
THƯỜNG VỀ SẢN XUẤT LIÊN
QUAN ĐẾN AN TOÀN SẢN PHẨM, Số ban hành/ sửa đổi: 1/0
TÍNH PHÁP LÝ CỦA SẢN PHẨM Ngày ban hành:

4. Nội dung
Lưu đồ :

Phát hiện vấn đề

Bc quản lí, thông
báo với khách
hàng

Truy xuất nguyên

nhân

Đưa ra biện pháp
xử lý

Thực hiện và theo
dõi việc thực hiện

Lưu hồ sơ

QUY TRÌNH XỬ LÝ SỰ CỐ BẤT THƯỜNG VỀ SX LIÊN QUAN ĐẾN ATSP, TÍNH PHÁP LÝ CỦA SP

Trang 4/7


QUY TRÌNH XỬ LÝ SỰ CỐ BẤT
Mã số:
QT
THƯỜNG VỀ SẢN XUẤT LIÊN
QUAN ĐẾN AN TOÀN SẢN PHẨM, Số ban hành/ sửa đổi: 1/0
TÍNH PHÁP LÝ CỦA SẢN PHẨM Ngày ban hành:

Bước

Các

Bộ Phận/

Trọng điểm

Tài liệu liên

bước tác

Người

quan/

nghiệp

phụ trách

Biểu mẫu sử
dụng

1

- Trong quá trình sản xuất, bộ phận quản lý
Phát

QA và các chất lượng thường xuyên đi kiểm tra chất

hiện vấn bộ
đề

- Quy trình về

phận lượng, an tồn sản phẩm tại từng cơng

liên quan

HTQLCL

đoạn sản xuất. Tại từng cơng đoạn có thể

-

Quy

trình

xảy ra những sự cố bất thường, khi phát

ứng phó khẩn

hiện cần báo cáo lên cấp trên để có những

cấp trong kinh

phương án xử lý kịp thời.

doanh

Trong trường hợp phát sinh các sự cố liên

- BM 08 –01

quan đến thiên tai, nhà máy có thể dự đốn

Phiếu KPPN

được 1 số vấn đề gặp phải thông qua việc
thường xuyên cập nhật tin tức trên báo đài,
2

Báo cáo Quản

thời sự , tin địa Phương..
lý - Sau khi phát hiện thấy những sự cố bất

quản lý chất lượng

thường nhân viên đi kiểm tra sẽ báo cáo Báo cáo kiểm

và thông và các bộ

lại cho quản lý. Quản lý sẽ tổng hợp các tra

báo kịp phận

thơng tin, tiến hành phân tích ngun BM08-1.1

liên

nội

bộ

thời với quan

nhân để đưa ra biện pháp xử lý nhanh Quy trình thơng

khách

chóng tránh làm gián đoạn q trình sản báo và xin xác

hàng

xuất.

nhận

khách

- Nhà máy cũng phải liên hệ thông báo hàng.
tình hình với khách hàng bằng các hình
thức như email, điện thoại trong vòng 2
tiếng khi phát hiện các sự cố nghiêm
trọng có thể ảnh hưởng tới tính pháp lý,
an tồn của sản phẩm cho dù sản phẩm
đó đang được xuất đi hay chưa xuất. các
nội dung thông báo bao gồm: vấn đề
được phát hiện, mức độ nghiêm trọng của
vấn đề, hướng xử lí tạm thời của nhà máy
QUY TRÌNH XỬ LÝ SỰ CỐ BẤT THƯỜNG VỀ SX LIÊN QUAN ĐẾN ATSP, TÍNH PHÁP LÝ CỦA SP

Trang 5/7


QUY TRÌNH XỬ LÝ SỰ CỐ BẤT

Mã số:
QT
THƯỜNG VỀ SẢN XUẤT LIÊN
QUAN ĐẾN AN TOÀN SẢN PHẨM, Số ban hành/ sửa đổi: 1/0
TÍNH PHÁP LÝ CỦA SẢN PHẨM Ngày ban hành:
Bước

Các

Bộ Phận/

Trọng điểm

Tài liệu liên

bước tác

Người

quan/

nghiệp

phụ trách

Biểu mẫu sử
dụng
(nếu có)…
- Đối với các vấn đề liên quan đến thiên
tai, sự cố nhà máy có thể dự đốn đươc

thì phải thơng báo ngay cho khách hàng
nếu thiên tai ảnh hưởng trực tiếp đến khu
vực nhà máy, gây chậm quá trình xuất
hàng hoặc khiến cho sản phẩm của công
ty bị ảnh hưởng về chất lượng, an tồn
( ví dụ lũ lụt, mưa bão to có thể khiến sản
phẩm bị ẩm mốc khi nhà xưởng của nhà
máy không đáp ứng các yêu cầu về bảo

3

quản hàng hóa…)
lý - Bộ phận có liên quan tiến hành phân tích - BM 08 -1

Truy

Quản

xuất

chất lượng

nguyên nhân, đưa ra hành động khắc Phiếu KPPN

nguyên

và các bộ

phục và phòng ngừa. Khi cần thiết phải

nhân

phận

tổ chức họp hoặc truy xuất nguồn gốc để

liên

quan
4

Đưa

đưa ra hành động khắc phục và phòng

ngừa hiệu quả nhất.
ra QA và BP - Biện pháp xử lý được đưa ra phải xử lý - BM 08 -01

biện

liên quan

triệt để được vấn đề, tránh tối đa xảy ra lặp Phiếu KPPN

pháp xử

lại. Trong trường hợp bắt buộc , nhà máy

lý

có thể tiến hành thu hồi sản phẩm để xử lý
và phải thông báo với các bên liên quan.và
phải thông báo với các bên liên quan
(khách hàng ).
Khi gặp các sự cố, trường hợp khẩn cấp
buộc phải ngừng sản xuất nhà máy phải
thông báo với khách hàng về các thiệt hại
của mình và nếu có ý định di rời thành
phẩm, BTP đến khu vực khác trong cùng

QUY TRÌNH XỬ LÝ SỰ CỐ BẤT THƯỜNG VỀ SX LIÊN QUAN ĐẾN ATSP, TÍNH PHÁP LÝ CỦA SP

Trang 6/7


QUY TRÌNH XỬ LÝ SỰ CỐ BẤT
Mã số:
QT
THƯỜNG VỀ SẢN XUẤT LIÊN
QUAN ĐẾN AN TOÀN SẢN PHẨM, Số ban hành/ sửa đổi: 1/0
TÍNH PHÁP LÝ CỦA SẢN PHẨM Ngày ban hành:
Bước

Các

Bộ Phận/

Trọng điểm

Tài liệu liên

bước tác

Người

quan/

nghiệp

phụ trách

Biểu mẫu sử
dụng
nhà máy hoặc sử dụng các bên gia công để
tiếp tục đơn hàng thì nhà máy phải thơng
báo và được sự đồng ý của khách hàng.
- Nhà máy tìm ra được những sản phẩm
không phù hợp hoặc nguyên vật liệu bị loại
không được áp dụng trong q trình sản
xuất có thể ảnh hưởng đến yêu cầu về xuất
hàng, an toàn, quy chuẩn và chất lượng của
sản phẩm, phải thông báo ngay cho khách
hàng.
-Nhà máy phải nhận được sự chấp thuận từ
khách hàng nếu có bất kỳ thay đổi nào về
thiết kế sản phẩm, quy trình sản xuất, hoặc
nguồn gốc của nguyên vật liệu có thể ảnh
hưởng đến u cầu an tồn, tiêu chuẩn,
chất lượng sản phẩm của CPSC.
-Nếu có bất kỳ nguyên vật liệu nào không

nằm trong phạm vi cho phép của khách
hàng, nhà máy phải chịu trách nhiệm thông
báo và xin chấp thuận từ khách hàng để

5

Theo

QA

tiến hành sản xuất.
Bộ phận QA và các bộ phận liên quan phải

dõi,

thưc hiện đúng các nội dung đã thống nhất

giám sát

thực hiện trước đó, thường xuyên giám sát

việc thực

hiệu quả của việc thực hiện.

hiện

Nếu vẫn không thể cải thiện được vấn đề
phải tiếp tục thông báo , trao đổi thông tin
với khách hàng để có hướng xử lý

QUY TRÌNH XỬ LÝ SỰ CỐ BẤT THƯỜNG VỀ SX LIÊN QUAN ĐẾN ATSP, TÍNH PHÁP LÝ CỦA SP

Trang 7/7


QUY TRÌNH XỬ LÝ SỰ CỐ BẤT
Mã số:
QT
THƯỜNG VỀ SẢN XUẤT LIÊN
QUAN ĐẾN AN TOÀN SẢN PHẨM, Số ban hành/ sửa đổi: 1/0
TÍNH PHÁP LÝ CỦA SẢN PHẨM Ngày ban hành:
Bước

Các

Bộ Phận/

Trọng điểm

Tài liệu liên

bước tác

Người

quan/

nghiệp

phụ trách

Biểu mẫu sử
dụng
- Các báo cáo liên quan đến các sự cố bất Quy trình quản

6

Lưu
sơ

hồ QA

thường sẽ được phịng QA lưu giữ theo lý hồ sơ
“Quy trình quản lý hồ sơ”

QUY TRÌNH XỬ LÝ SỰ CỐ BẤT THƯỜNG VỀ SX LIÊN QUAN ĐẾN ATSP, TÍNH PHÁP LÝ CỦA SP

Trang 8/7