Hệ thống quản lý kho bải và quy trình nhập xuất hàng tại cty oppo

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH
Khoa Kinh Doanh Quốc Tế - Ngoại Thương

HỌC PHẦN: LOGISTICS QUỐC TẾ
ĐỀ TÀI TIỂU LUẬN:
HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO BÃI – QUY TRÌNH NHẬP
XUẤT HÀNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN KỸ THUẬT VÀ
KHOA HỌC VĨNH KHANG (OPPO VIỆT NAM)

Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Dược
Sinh viên thực hiện: ***
Mã số sinh viên: ***
Lớp: FT01.LT24-1

Năm 2020


SVTH: ***

GVHD: Nguyễn Thị Dược

MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU..........................................................................................................3
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ THUẬT
VÀ KHOA HỌC VĨNH KHANG...........................................................................5
1.1.

Giới thiệu chung về thương hiệu OPPO.......................................................5

1.2.

Quá trình hình thành và phát triển của cơng ty.............................................5
2.1

Thơng tin về cơng ty..............................................................................5

2.2

Q trình hình thành và phát triển của công ty......................................5

1.3.

Cơ cấu tổ chức và chức năng một số phịng ban của cơng ty.......................6

1.4.

Hệ thống kênh phân phối của cơng ty..........................................................8

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH NHẬP – XUẤT HÀNG TẠI KHO
OPPO VIỆT NAM - ĐÁNH GIÁ THỰC TIỄN....................................................9
2.1.

Hệ thống kho hàng của công ty OPPO.........................................................9

2.1.1.

Số lượng kho hàng.................................................................................9

2.1.2.

Thiết kế bên trong một kho hàng...........................................................9

2.1.3.

Thành phần..........................................................................................10

2.2.

Quy trình nhập – xuất hàng tại kho............................................................10

2.2.1.

Quy trình nhập hàng (IN BOUND).....................................................10

2.2.2.

Quy trình xuất hàng (OUT BOUND)..................................................13

2.3.

Đánh giá dựa trên tình hình thực tế tại kho................................................21

2.3.1.

Ưu điểm...............................................................................................21

2.3.2.

Nhược điểm.........................................................................................22

CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP..................................................................23
KẾT LUẬN............................................................................................................24
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO..............................................................25

2|TIỂU LUẬN: LOGISTICS QUỐC TẾ


SVTH: ***

GVHD: Nguyễn Thị Dược

LỜI MỞ ĐẦU
Tồn cầu hóa và khu vực hóa là hai bước ngoặc quan trọng trong tiến trình hội
nhập kinh tế quốc tế của mỗi quốc gia.
So với các nước khác, mặc dù Việt Nam được đánh giá là một đất nước phát
triển chưa cao, tuy nhiên trong những năm gần đây, Việt Nam đã không ngừng thay
đổi nền kinh tế đất nước, từng bước hoàn thiện để có thể đủ mạnh sánh vai với các
nước năm châu khác, bước sang một kỷ nguyên mới trong nền kinh tế thị trường.
Kết quả rõ ràng nhất trong sự cố gắng này là Việt Nam đã đạt được khá nhiều thành
tựu trong khối ASEAN. Bên cạnh đó, có rất nhiều nước đã lựa chọn Việt Nam làm
nơi đầu tư trong cách ngành nghề nói chung, và cho thương hiệu sản phẩm của
mình nói riêng. Ví dụ, ta có thể thấy rất nhiều thương hiệu nổi tiếng nước ngoài đã
mở chi nhánh tại Việt Nam, như thương hiệu chuỗi thức ăn nhanh MC’Donald,
KFC; Coca-Cola…, dễ thấy nhất là các thương hiệu điện thoại nước ngồi tại Việt
Nam.
Đi đơi với sự phát triển của xã hội, là sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật. Sau
cuộc cách mạng công nghệ lần thứ 4, thì các thiết bị cơng nghệ đã trở thành một
phần không thể thiếu trong công việc cũng như trong cuộc sống hằng ngày của mỗi
con người chúng ta. Đơn giản và dễ thấy nhất là điện thoại di động, không giống
như hồi xưa, điện thoại di động chỉ để nghe và gọi, hiện nay nó được tích hợp rất

nhiều chức năng khác nhau, giúp con người giải quyết vấn đề một cách nhẹ nhàng
và hiệu quả. Có một câu nói khá thú vị trong việc hình dung vấn đề này là: “Có thể
qn ví nhưng khơng thể quên điện thoại”, vì vậy mà cái tên “điện thoại thơng
minh” là cách mà mọi người dùng để gọi nó.
Chính vì những tiện ích và chức năng vượt trội mà “điện thoại thông minh”
mang lại, đã dẫn đến nhu cầu sử dụng ngày càng cao, nên việc sở hữu một chiếc
điện thoại thơng minh khơng cịn là việc khó đối với các tầng lớp khác nhau trong
một xã hội, đó chính là lí do mà hiện nay xuất hiện khá nhiều thương hiệu điện
thoại khác nhau trên thị trường thế giới nói chung, và Việt Nam nói riêng.
Khác với Apple, OPPO phần lớn nhắm đến phân khúc giá tầm trung, chỉ cần
cỡ 5 – 7 triệu đồng là có thể sở hữu một chiếc điện thoại OPPO, tuy nhiên nhiều
người cho rằng, với mức giá này, thì chất lượng chắc là khơng cần phải mong chờ
gì nhiều. Nhưng thực tế không phải như vậy, chỉ là với mức giá cao hơn thì sản

3|TIỂU LUẬN: LOGISTICS QUỐC TẾ


SVTH: ***

GVHD: Nguyễn Thị Dược

phẩm sẽ được tích hợp thêm những tính năng khác, cịn chất lượng sản phẩm thì
khơng phân biệt mức giá, chỉ có “model sau tốt hơn model trước” mà thôi.
Vậy với mức giá khá kinh tế này là có thể sở hữu một chiếc điện thoại thơng
minh OPPO, thì khơng cần phải nói, q trình mua bán này sẽ diễn ra liên tục hàng
ngày và hàng giờ. Cho nên có một vấn đề được đặt ra ở đây là, vậy OPPO làm thế
nào quản lý được những đơn hàng đó?, q trình nhập xuất hàng của họ diễn ra như
thế nào?, hệ thống kho bãi của họ được quản lý ra sao?... để đáp ứng kịp thời với
mức tiêu thụ khổng lồ đó.
Vầ đây cũng chính là nội dung em sẽ trình bày ở phần sau liên quan đến đề tài

tiểu luận “Hệ thống quản lý kho bãi – Quy trình nhập xuất hàng tại Cơng ty Cổ
Phần Kỹ Thuật và Khoa học Vĩnh Khang (gọi tắt là OPPO VIỆT NAM)”. Trên
cơ sở mục đích của đề tài, bài tiểu luận gồm ba chương:
Chương 1: Giới thiệu sơ lược về Công Ty Cổ Phần Kỹ Thuật Và Khoa Học
Vĩnh Khang (OPPO Việt Nam).
Chương 2: Thực trạng quy trình nhập – xuất hàng tại cơng ty OPPO Việt Nam
và đánh giá thực tiễn.
Chương 3: Đề xuất giải pháp.

4|TIỂU LUẬN: LOGISTICS QUỐC TẾ


SVTH: ***

GVHD: Nguyễn Thị Dược

CHƯƠNG 1:
GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ THUẬT VÀ KHOA
HỌC VĨNH KHANG.
1.1. Giới thiệu chung về thương hiệu OPPO.
OPPO là một thương hiệu đã được đăng ký toàn cầu, chuyên cung cấp các
thiết bị điện tử di động và sản phẩm công nghệ cho hơn 28 quốc gia, trong đó có
Hoa Kỳ, Trung Quốc, Úc và nhiều quốc gia thuộc khu vực Châu Âu, Đông Nam Á,
Trung Đông và Châu Phi.
1.2. Quá trình hình thành và phát triển của cơng ty.
1.2.1. Thơng tin về công ty.


Tên doanh nghiệp giao dịch nội địa: CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ THUẬT
VÀ KHOA HỌC VĨNH KHANG



Tên doanh nghiệp giao dịch quốc tế: VINH KHANG SCIENCE &
TECHNOLOGY JOINT STOCK COMPANY



Tên viết tắt: V.K SCIENCE & TECH JSC



Trụ sở chính: 27 Nguyễn Trung Trực, Phường Bến Thành, Quận 1, Thành
phố Hồ Chí Minh, Việt Nam



Mã số thuế: 0312059023



Điện thoại: 028 3920 2555



Email:



Website: www.oppo.com/vn



Loại hình kinh doanh: Cơng ty cổ phần



Lĩnh vực hoạt động kinh doanh: buôn bán thiết bị và linh kiện điện tử viễn
thơng.

1.2.2. Q trình hình thành và phát triển của cơng ty
Trước khi đổi tên thành Công Ty Cổ Phần Kỹ Thuật và Khoa Học Vĩnh Khang vào
ngày 04/12/2019, thì cơng ty hoạt động theo hình thức cơng ty trách nhiệm hữu hạn một
thành viên, hơn nữa do có liên quan đến việc đăng ký thương hiệu toàn cầu bên Trung
Quốc, nên OPPO Việt Nam mới đổi tên sang Vĩnh Khang, với tư cách là nhà phân phối

5|TIỂU LUẬN: LOGISTICS QUỐC TẾ


SVTH: ***

GVHD: Nguyễn Thị Dược

chính và độc quyền điện thoại OPPO dưới sự ủy quyền trực tiếp của nhà sản xuất bên
Trung Quốc.

Vào năm 2012, Smartphone OPPO Finder được giới thiệu tại Việt Nam, mở ra
bước đầu lịch sử trong quá trình phát triển của OPPO Việt Nam. Ngày 27/03/2013,
tổ chức lễ ra mắt smartphone Find 5, N1 và hệ điều hành ColorOS, chính thức ra
mắt thương hiệu thương hiệu OPPO, và chính ngày này được cơng ty chọn làm

ngày sinh nhật của OPPO Việt Nam hằng năm. Năm 2016, với sự nỗ lực không
ngừng, OPPO đã vinh dự đứng top 2 thị trường smartphone ở Việt Nam. Đến năm
2017, OPPO đã lọt top 4 thị trường điện thoại toàn cầu, và là một trong những
thương hiệu được chào đón nhất Đơng Nam Á.
Với tầm nhìn là trở thành một doanh nghiệp vững mạnh và lâu dài, OPPO Việt
Nam đã khơng ngừng đổi mới và hồn thiện mình, với 4 sứ mệnh chính:
 Đối với người tiêu dùng: Mang đến cho người dùng có tâm khái khác biệt,
tận hưởng vẻ đẹp tuyệt mỹ của công nghệ.
 Đối với nhân viên: Có một mơi trường làm việc hịa hợp, và tơn trọng lẫn
nhau.
 Đối với đối tác: Hợp tác trên cơ sở cơng bằng, hợp lí, đơi bên cùng có lợi.
 Đối với xã hội: Chung tay chia sẻ cùng cộng đồng.
1.3. Cơ cấu tổ chức và chức năng một số phịng ban của cơng ty.
1.3.1. Cơ cấu tổ chức.

6|TIỂU LUẬN: LOGISTICS QUỐC TẾ


SVTH: ***

GVHD: Nguyễn Thị Dược

CHAIRMAN

CEO

SALE

MARKETING

FINANCE

HR

Retailer (IND – IA)
Key order account

Service center
Call center

Online
Brandshop

Logistics
Puchasing

Trainer
Trade Marketing

Test
Technology

1.3.2. Chức năng các phòng ban.
SALE – Phòng kinh doanh: Bao gồm nhiều nhánh nhỏ bên trong như team
Retailer chịu trách nhiệm cho kênh bán lẽ (là các đại lý bán lẽ có ký hợp đồng với
cơng ty); team Key order account tập trung chăm sóc những nhà bán lẽ có chuỗi cửa
hàng lớn như Thế giới di động (TGDĐ), FPT, Viettel….; team online phụ trách các
kênh bán hàng trực tuyến trên các website bán lẽ như shopee, lazada… và trên trang
web chính thức của cơng ty; team Brandshop tập trung chăm sóc các khách hàng
mua lẽ trực tiếp tại các cửa hàng của OPPO Việt Nam; Trainer và Trade Marketing

phụ trách công tác huấn luyện các kỹ năng bán hàng, chăm sóc khách hàng cho Sale
(Nhân viên bán hàng) – PG, PB (Nhân viên giới thiệu và bán sản phẩm của công ty
ở các chuỗi cửa hàng TGDĐ, FPT,…….
Marketing: Tổ chức các hoạt động marketing – xây dựng hình ảnh thương hiệu
OPPO; tìm hiểu nhu cầu, thị hiếu của người tiêu dùng; theo dõi tình hình biến động
của thị trường đối thủ để kịp thời đưa ra những chính sách đối phó kịp thời; thực
hiện khảo sát sản phẩm trước khi đưa ra các quyết định trong việc cải biến sản
phẩm hay phát triển sản phẩm.
HR - Phịng hành chính nhân sự: Tổ chức tuyển dụng nhân sự dựa theo nhu
cầu của các phòng ban, dưới sự phê duyệt của giám đốc điều hành; cập nhật kịp thời
tình hình nhân sự ra – vào trên hệ thống Center của công ty (hệ thống quản lý nhân
sự); kết hợp với bộ phận kế toán chi lương đúng thời gian cho nhân viên; hướng dẫn
7|TIỂU LUẬN: LOGISTICS QUỐC TẾ


SVTH: ***

GVHD: Nguyễn Thị Dược

- giải quyết các thủ tục liên quan đến bảo hiểm, lương thưởng… cho nhân viên; tổ
chức các sự kiện gắn kết nhân viên và công ty….
Ngoài ra một số bộ phận khác sẽ chịu quản lý của HR như Service center
(Trung tâm bảo hành); Call center (trung tâm chăm sóc khách hàng); Puchasing
team (Bộ phận thu mua); Test team (Bô phận kiểm tra, thẩm định sản phẩm trước
khi đưa ra bán trên thị tường Việt Nam); Technology (Phụ trách hệ thống thông tin
quản lý của công ty) và cuối cùng là Team Logistics (Chịu trách nhiệm về kho bãi,
tình hình nhập xuất hàng của cơng ty) và cũng chính là chủ đề sẽ được thảo luận ở
phần sau bài tiểu luận này.
FINANCE – Phòng kế toán: Bao gồm team order check – team xử lý đơn
hàng trước khâu xuất hàng của team logistics, vấn đề này sẽ được đề cập sơ lược

trong phần sau; tiếp đến là team kế nội bộ có nhiệm vụ kiểm sốt, phân tích chi phí,
theo dõi và truy địi các khoản nợ, phản ánh chính xác tình hình kinh doanh của
công ty qua các giai đoạn; đảm bảo đủ nguồn tiền để chi lương – thanh toán các
khoản vay – lãi ngân hàng…
1.4. Hệ thống kênh phân phối của công ty.
NHÀ MÁY

OPPO VIỆT NAM

ONLINE

Branshop

KA

Online

IND - IA

NGƯỜI TIÊU DÙNG CUỐI CÙNG
OPPO Việt Nam hoạt động theo mơ hình phân phối 2 cấp, với vai trị là nhà
phân phối chính, nên cơng ty sẽ ràng buộc hợp đồng với các đối tác là không được

8|TIỂU LUẬN: LOGISTICS QUỐC TẾ


SVTH: ***

GVHD: Nguyễn Thị Dược

mua bán kinh doanh theo hình thức phân phối hàng – mà chỉ có thể bán lẽ đến tay
người tiêu dùng. Trong đó:


IND - IA: Là các đại lý bán lẽ - hộ kinh doanh (Do team Retailer chịu trách
nhiệm kiểm soát)



KA: Là các chuỗi cửa hàng bán lẽ như TGDĐ, FPT, Viettel, Nguyễn
Kim…. (Do team Key order account chịu trách nhiệm kiểm soát)



Online: Là các trang bán hàng trực tuyến như Lazada, shopee, Icare,…dưới
hình thức OPPO Việt Nam bán sĩ cho họ, không bán trực tiếp cho người
tiêu dùng. (Do team online chụ trách nhiệm kiểm sốt)

Ngồi ra, cơng ty cịn sử dụng kênh trực tiếp, đưa sản phẩm đến tay người tiêu
dùng cuối cùng thơng qua các hình thức bán online trên website chính thức của
cơng ty (Khác với hình thức bán online trong mơ hình 2 cấp được đề cập phía trên,
mà hình thức này bán trực tiếp cho khách hàng, trong đó các trang bán lẽ online như
Lazada, shopee.. chỉ đóng vai trị là cơng cụ đặt hàng của khách hàng, xuất bán và
giao hàng đều do OPPO Việt Nam phụ trách); và qua các cửa hàng branshop mà
công ty đứng tên mở.
CHƯƠNG 2:
THỰC TRẠNG QUY TRÌNH NHẬP – XUẤT HÀNG TẠI KHO OPPO VIỆT
NAM - ĐÁNH GIÁ THỰC TIỄN.
2.1. Hệ thống kho hàng của công ty OPPO Việt Nam.
2.1.1. Số lượng kho hàng.

OPPO Việt Nam hoạt động trên khắp 63 tỉnh thành của Việt Nam, trải dài trừ
Bắc xuống Nam, chia nhỏ ra hơn 40 khu vực. Để thuận tiện cho việc phân phối
hàng hóa, tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian giao hàng đến tay đối tác, OPPO Việt
Nam chia hệ thống kho thành 3 kho hàng có quy mô lớn, được đặt cố định ở 3 miền
của đất nước:


Kho miền nam (còn gọi là kho tổng – gọi tắt là Kho sài gịn): được đặt tại
Tp.Hồ Chí Minh, chịu trách nhiệm phân phối hàng cho 2 kho chi nhánh
còn lại, và phân phối hàng cho các khu vực thuộc miền nam như Vũng
Tàu, Bình Dương, Bình Thuận….

9|TIỂU LUẬN: LOGISTICS QUỐC TẾ


SVTH: ***

GVHD: Nguyễn Thị Dược

Kho miền bắc (kho chi nhánh – gọi tắt là Kho hà nội): được đặt tại Tp.Hà
Nội, chịu trách nhiệm phân phối hàng cho các khu vực thuộc miền bắc như
Nghệ An, Sơn La, Thái Nguyên…
Kho miền trung (kho chi nhánh – Kho đà nẵng): được đặt tại Tp.Đà Nẵng,
chịu trách nhiệm phân phối hàng cho các khu vực thuộc miền trung như
Quy Nhơn, Khánh Hòa, Quảng Nam, Buôn Mê Thuột….





2.1.2. Thiết kế bên trong một kho hàng.
Kho hàng được thiết kế theo dạng hình vng, hàng hóa được sắp xếp gọn
gàng trên pallet, xếp dọc từ trên xuống dưới, mỗi một vị trí được đánh một kí hiệu
khác nhau, mơ phỏng theo mơ hình dưới đây:

Hình 1: Mơ phỏng vị trí hàng hóa trong kho hàng.
Trong đó:
-

-

Các ơ A1, B1, C1…: là vị trí chứa các pallet hàng, có thể là một hoặc nhiều
pallet hàng.
Giữa mỗi vị trí đặt hàng sẽ là một khoảng khơng gian cố định, đồng thời
không đặt các pallet sát vào tường, để tránh trường hợp va đập gây hư
hỏng.
Một pallet hàng bắt buộc phải cùng 1 loại model máy, với kích thước
chuẩn là: 100 máy/thùng x 10 thùng/lớp x 10 lớp, tương đương sẽ là 10.000
máy/pallet. Cách thức xếp một lớp hàng trên pallet được thể hiện như sau:

10 | T I Ể U L U Ậ N : L O G I S T I C S Q U Ố C T Ế


SVTH: ***

GVHD: Nguyễn Thị Dược

Hình 2: Cách xếp các thùng hàng trên 1 pallet hàng.
2.1.3. Thành phần.
Các kho hàng bên OPPO Việt Nam được vận hành theo hình thức truyền

thống, nghĩa là máy móc, thiết bị chỉ là cơng cụ hỗ trợ, và con người vẫn đóng vai
trị là nhân tố chính trong tồn bộ hoạt động của kho.
Cơng cụ:


Hệ thống warehouse (Hệ thống quản lý đơn hàng và quản lý kho bãi Dùng trong nội bộ OPPO Việt Nam).



Hệ thống máy tính (để trao đổi thơng tin giữa các bộ phận với nhau).



Máy scan hàng (tên gọi khác: máy quét mã vạch – dùng trong bước xuất
nhập hàng).



Trang thiết bị phục vụ cho việc nhập – xuất và sắp xếp hàng hóa như xe
nâng, xe đẩy, xe kéo…

2.2. Quy trình nhập – xuất hàng tại kho.
2.2.1. Quy trình nhập hàng (IN BOUND).
Quy trình nhập hàng tại kho tổng, bao gồm từ 4 nguồn chính, được thể hiện cụ
thể trong sơ đồ sau:

11 | T I Ể U L U Ậ N : L O G I S T I C S Q U Ố C T Ế


SVTH: ***

GVHD: Nguyễn Thị Dược

IN BOUND

Factory

Warranty

(New shipment)

(Rework)

Purchase Order

WH Transfer

Return

Return Order

Transfer order

SCAN IN

Report

Hình 3: Quy trình nhập hàng vào kho.
Trong đó:
Factory Hàng nhập từ nhà máy (Hàng mới)

Warranty Hàng nhập từ kho bảo hành (các máy lỗi đã được trung tâm
bảo hành sửa và chạy lại chương trình) – lơ máy này thường
bán giá ưu đãi cho nhân viên trong công ty.
WH Transfer Hàng nhập từ các kho chi nhánh
Return Hàng đổi trả từ đại lý
Purchase Order Đơn hàng nhập kho trên hệ thống
Transfer Order Đơn hàng chuyển khi trên hệ thống
Return Order Đơn hàng trả về kho trên hệ thống
SCAN IN Thao tác Submit, Confirm IMEI cho các đơn hàng trên hệ
thống
Report Cập nhật báo cáo, thông báo hàng về cho các bộ phận liên
quan
In bound sẽ được chia theo nhiều loại tùy thuộc vào nguồn hàng nhập từ đâu,
và mỗi một nguồn hàng sẽ có những cách nhập khách nhau.
Ví dụ hàng nhập từ Factory (Nhà máy sản xuất): sau khi hàng đến kho, thủ kho
sẽ đối chiếu số lượng imei (Mã số đi kèm mỗi máy) do nhà máy cung cấp với số

12 | T I Ể U L U Ậ N : L O G I S T I C S Q U Ố C T Ế


SVTH: ***

GVHD: Nguyễn Thị Dược

lượng hàng thực tế nhận được. Sau đó tiến hành nhập kho trên hệ thống warehouse
–tức là đẩy imei lên hệ thống thông qua thao tác Scan in.
Sau đó sẽ là bước put away - nghĩa là đưa hàng hóa vào 1 vị trí nhất định ở
kho, bước này không được mô tả trong sơ đồ, nhưng có diễn ra vì nó khá quan
trọng, ảnh hưởng đến việc bố trí hàng hóa trong kho. Và lúc này hàng hóa sẽ được
đặt trong kho theo bố cục được giới thiệu như trong hình 1 (đã được đề cập trong

mục 3.1.2 Thiết kế bên trong một kho hàng). Ngồi việc đưa hàng vào vị trí kho
thực tế, song bên cạnh đó cần phải đi đơi với thao tác trên hệ thống, ví dụ tại vị trí
A1 là model Reno2f thì trên hệ thống cũng thể hiện tương tự, tại location A1 => sẽ
là model Reno2f. Qua đây, nhấn mạnh rằng: thực tế và hệ thống phải khớp với nhau
về số lượng – model và vị trí.
Để có thể hình dung một cách rõ ràng, chúng ta cùng tìm hiểu thêm 1 ví dụ cụ
thể như sau: Giả sử hôm nay kho sẽ nhập 3 model: Find X2, Reno 3, A91, thì kho sẽ
gán Find X2 nằm ở A3, reno 3 nằm ở B2, và A91 ở C2, lúc đó vị trí sẽ như thế này:

Hình 4: Vị trí kho hàng sau bước put away
Có một điều khá hay trong hệ thống warehouse của OPPO Việt Nam là, khi
tiến hành bước Put Away thì trên hệ thống sẽ đưa ra những đề xuất về vị trí gán
hàng cho lơ hàng nhập trong ngày hơm đó dựa trên những phân tích tồn kho trên hệ
thống.
Ví dụ: Cùng với lơ hàng nhập đó, khi chuẩn bị sang bước put away, hệ thống
sẽ đề xuất cho kho là Find X2 nên đặt cùng 1 model khác tại vị trí A2 (Vì dựa theo
tồn kho trên hệ thống, chỗ đó cịn trống), mình có thể xem xét ý kiến đó và gán
hàng vào ơ A2, nhưng nếu khơng thích thì mình có thể bỏ qua và gán theo sự sắp
xếp của mình là mỗi model 1 vị trí khác nhau (như ví dụ bên trên), hoặc gán 3
13 | T I Ể U L U Ậ N : L O G I S T I C S Q U Ố C T Ế


SVTH: ***

GVHD: Nguyễn Thị Dược

model vào cùng 1 vị trí (nếu còn dư chỗ) cũng được, chỉ cần lưu ý THỰC TẾ = HỆ
THỐNG là được.
Tương tự hàng nhập từ nguồn Warranty, WH transfer, hay Return đều phải
thông qua bước Scan In trên hệ thống => set location cho nó trên hệ thống và sắp

xếp đặt hàng thực tế trong kho. Đặc điểm chung của 3 nguồn hàng này là hàng cũ
được trả về kho tổng, số lượng máy có thể khơng lên đến vài ngàn (hoặc có cũng
khơng phải diễn ra thường xuyên), nên loại hàng này thường đặt trên các kệ hàng
trong kho, có dán nhãn phân biệt từng loại model và nguồn hàng.
Nguồn nhập từ WH transfer, ngoài hàng cũ đổi trả của đại lý do quá 30 ngày
(kể từ ngày mua hàng, mà hàng chưa được bán ra cho người tiêu dùng cuối cùng) ở
các kho chi nhánh, thì cũng có chuyển hàng mới về kho tổng, ví dụ ban đầu kho sài
gịn chuyển cho kho hà nội 3000 máy Find X2, nhưng sau đó kho sài gịn thiếu hàng
thì bên kho hà nội sẽ chuyển về lại số lượng máy mà bên kho sài gòn cần để đáp
ứng nhu cầu của các đại lý, tuy nhiên trường hợp này khá hiếm, do trước khi
chuyển hàng về các kho chi nhánh, bên sale sẽ cân – chia hàng cho các khu vực dựa
trên số lượng hàng thực tế nhận được xong, thì bên kho mới thực hiện chuyển hàng
sang kho chi nhánh.
2.2.2. Quy trình xuất hàng (OUT BOUND).
Tất cả những gì xuất hàng ra ngồi gọi là out bound, bao gồm:

Hình 5: Quy trình xuất hàng tại kho

14 | T I Ể U L U Ậ N : L O G I S T I C S Q U Ố C T Ế


SVTH: ***

GVHD: Nguyễn Thị Dược

Đơn hàng WH Transfer: sau khi kho sài gòn nhập hàng, sẽ dựa theo list chia
hàng cho khu vực của bên sale gửi mà chuyển hàng cho 2 kho chi nhánh.
Đơn hàng Export: Xuất hàng sang campuchia, 1 tháng sẽ có khoảng 1 lơ.
Theo như nội dung trình bày ở phần trước, kênh phân phối của OPPO Việt
Nam gồm 3 mảng chính, khơng kể đến mảng online, thì hằng ngày đơn hàng chủ

yếu là của các đại lý nhỏ lẽ, mỗi đại lý lên từ 1 đến 2 đơn hàng, gọi tắt là đơn hàng
IND; và đơn hàng của các chuỗi cửa hàng bán lẽ như TGDĐ, FPT… lên theo dạng
PO (Puchasing Order – đơn hàng), 1 tuần có thể có từ 1 đến 2 PO tùy theo nhu cầu
hoặc hơn, và mỗi PO vậy sẽ gồm rất nhiều đơn nhỏ lẽ giao đến từng chi nhánh của
chuỗi cửa hàng đó, gọi tắt là đơn hàng KA. Về cơ bản thì đơn hàng online, IND hay
KA đều giống nhau, nên quy trình xuất hàng (Out bound) đều gồm 3 bước:
Bước 1. Sale admin lên đơn trên hệ thống.
Sale admin là người phụ trách việc lên đơn hàng cho đại lý trên hệ thống thông
qua nhân viên sale ở các khu vực (đơn hàng IND), tại văn phòng tổng sale admin
phụ trách các đơn hàng của nhà Key order account (đơn KA) gọi là admin tổng;
admin tổng chịu trách nhiệm quản lý admin khu vực và chia hàng cho các khu vực.
Đại lý lẽ
(Retailer)

Key order
account

Sale khu
vực
Admin tổng

Sale admin
khu vực

Lên đơn trên hệ thống Warehouse
Hình 5: Quy trình lên đơn hàng của đại lý.

15 | T I Ể U L U Ậ N : L O G I S T I C S Q U Ố C T Ế

SVTH: ***

GVHD: Nguyễn Thị Dược

• Đơn hàng IND

Hình 6: Giao diện lên đơn hàng IND trên Hệ thống warehouse.
Bước 1: Chọn loại máy (thơng thường chỉ có 3 loại sau: Retailer - bán giá đại
lý; demo - bán giá demo – và chỉ bán cho đại lý; staff: bán giá lẽ - chọn khi lên đơn
máy bán cho nhân viên nội bộ)
Bước 2: Đại lý thuộc miền nào thì chọn đúng kho miền đó.
Bước 3: Chọn tên đại lý (Trên warehouse sẽ truy xuất thông tin theo tên đại lý,
phục vụ cho q trình đóng gói và giao hàng của kho được diễn ra chính xác.)
Bước 4: Chọn sản phẩm cần lên và số lượng, hệ thống sẽ tự nhảy đơn giá và
tổng tiền.
Bước 5: Submit – hoàn thành đơn hàng.

16 | T I Ể U L U Ậ N : L O G I S T I C S Q U Ố C T Ế


SVTH: ***

GVHD: Nguyễn Thị Dược

Hình 7: Chi tiết đơn hàng sau khi lên đơn trên Warehouse
Trên đơn hàng sẽ thể hiện rõ, đại lý lấy máy gì, số lượng bao nhiêu, đơn giá và
tổng số tiền của đơn hàng.
Ngoài ra, trên đơn hàng cịn cung cấp thêm một số thơng tin như sau:






Sales order number: là mã đơn hàng (Mã SN), mỗi đơn hàng sau khi submit trên
hệ thống sẽ có một mã số. Tuy nhiên vẫn có trường hợp trùng mã SN, lúc này
đơn hàng sẽ bị lỗi, nên phải hủy và lên lại.
Warehouse: Đơn hàng sẽ được xuất tại kho được chọn.
Retailer name: Tên đại lý
……
• Đơn PO KA

Hình 8: Chi tiết 1 PO KA trên wareshouse.

17 | T I Ể U L U Ậ N : L O G I S T I C S Q U Ố C T Ế


SVTH: ***

GVHD: Nguyễn Thị Dược

Khác với các đơn hàng IND, thì do số lượng đại lý trong 1 PO quá nhiều, và
mỗi một nhà KA sẽ có những mức giá ưu đãi khác nhau nên KA sẽ lên theo dạng
PO – thực hiện thao tác mass upload file excel (theo form chuẩn) trên hệ thống, chứ
không lên từng đơn bằng tay như đơn IND được trình bày ở phía trên.
Tuy nhiên về cơ bản thì trong một PO KA, mỗi đơn nhỏ cũng có mã SN, tên
cửa hàng, số lượng, thành tiền…. (Như hình 8, thì PO này chỉ có 1 đơn hàng, tuy
nhiên sẽ có những PO có hàng ngàn đơn hàng tương tự vậy).
Ngoài ra, trên PO cũng sẽ thể hiện rõ trạng thái đơn hàng đó ra sao, như trên
hình 8 thì có 3 dấu “X” – trạng thái chưa xử lí - ở 3 cột tương ứng là Payment

(Thanh toán) – Shipping (Đưa qua kho) – Out of warehouse (Xuất khỏi Warehouse)
Tóm lại, dù lên đơn theo hình thức nào thì cũng chịu sự kiểm sốt của kho, có
hàng thực tế thì hệ thống mới lên đơn được.
Bước 2. CheckMoney kiểm tra đơn và tick qua kho.
Checkmoney là một team thuộc bộ phận kế toán, phụ trách cho đơn hàng qua
kho.
Đối với các đơn hàng IND, sau khi lên đơn, sale admin sẽ báo đại lý chuyển
tiền, và gửi ủy nhiệm chi cho team Checkmoney, họ kiểm tra xem có tiền hay chưa,
đối chiếu tiền nhận được và đơn hàng trên hệ thống có khớp nhau hay khơng, và sau
đó họ sẽ tick cho đơn qua kho.
Đối với các đơn hàng KA, tương tự, sau khi admin chạy PO xong, sẽ báo team
checkmoney tick PO qua kho xuất hàng, trong trường hợp nhà đó đi hàng bằng
cơng nợ thì khơng cần chờ tiền, với những nhà đi hàng bằng tiền mặt thì bắt buộc
phải nhận được tiền, team checkmoney mới cho PO qua kho.
Bước 3. Kho xuất hàng và bàn giao vận chuyển.
Sau khi đơn hàng qua kho, sẽ được nhân viên dưới kho xử lý theo quy trình
sau:
In Packing List

Scan out

Packing & Delivery

Bước 3.1- In Packing list (PL) để đi lấy hàng:
Sau khi nhân viên thứ nhất (NVT1) in PL, sẽ chuyển sang cho nhân viên thứ
hai (NVT2) đi lấy hàng.

18 | T I Ể U L U Ậ N : L O G I S T I C S Q U Ố C T Ế

SVTH: ***

GVHD: Nguyễn Thị Dược

Giả sử đơn hàng chỉ có 1 model, bằng kinh nghiệm và trí nhớ của mình, nhân
viên có thể khơng cần in PL để đi lấy hàng, nhưng với đơn hàng có nhiều model, thì
khơng thể làm vậy được.

Hình 9: Ví dụ về một PL gồm nhiều model máy
Trên PL, có thể hiện chi tiết về những model cần lấy, với số lượng bao nhiêu,
màu gì, và đặc biệt là cột Location, hệ thống chỉ rõ cho người lấy nên đến vị trí nào
để lấy model nào, đó là lý do vì sao bước Put Away địi hỏi phải chính xác thực tế
và hệ thống. Nếu bước Put Away khi nãy mình đặt Reno2F ở A1 mà đi confirm hệ
thống là B2, thì tới khâu đi lấy hàng sẽ bị sai, dẫn đến việc là không lấy được hàng
và tốn cơng sức đi tìm kiếm lại.
Vấn đề đặt ra ở đây là: dựa vào yếu tố nào để kho set các vị trí cho logic, để
khi soạn hàng nhân viên không phải chạy qua chạy lại các vị trí khác nhau q
nhiều lần? Thật ra, nó khơng có một quy ước hay quy tắc cụ thể nào hết, chỉ bằng
vào kinh nghiệm và sự hiểu biết rõ ràng về vị trí trong kho, mà nhân viên phụ trách
đưa hàng hóa vào những vị trí thích hợp, giúp cho q trình logistics được diển ra
sn sẽ và rút ngắn được các thời gian chờ không cần thiết. Ví dụ kho sẽ đưa các
mặt hàng hot, hàng mới ở những vị trí gần nhau, vì thơng thường mỗi model hàng

19 | T I Ể U L U Ậ N : L O G I S T I C S Q U Ố C T Ế


SVTH: ***

GVHD: Nguyễn Thị Dược

đều có thời điểm được ưa chuộng của nó, và đại lý sẽ lấy hàng theo từng mùa như
vậy.
Bước 3.2 - Scan out
Sau khi NVT2 lấy hàng xong sẽ chuyển hàng lại cho NVT1 thực hiện thao tác
scan out imei trên vỏ hộp vào hệ thống, nhằm mục đích gán imei đó cho đơn hàng
của đại lý đó trên hệ thống. Sau đó xuất hóa đơn trực tiếp từ hệ thống.

Hình 10: Trạng thái đơn hàng sau khi Scan out
Sau khi kho scan out và xuất hóa đơn, thì đơn hàng trên hệ thống sẽ được cập
nhật thêm các thông tin khác:
Mục 1:




Order time: Thời gian lên đơn hàng trên hệ thống và kế bên là account của
người lên đơn (Phần này đã có khi đơn hàng được tạo bởi admin)
Pay time: Là bước xác nhận và cho qua kho của team checkmoney và kế
bên là account của người cho đơn qua kho.
Out time: Là thời gian đơn hàng được xuất khỏi kho và kế bên là account
của người xuất kho.

20 | T I Ể U L U Ậ N : L O G I S T I C S Q U Ố C T Ế