Tin học hóa hệ thống quản lý kho nguyên vật liệu

Phần mở đầu
Giới thiệu tổng quan về đề tài
I- Tên đề tài:
Tin học hoá hệ thống quản lý kho nguyên vật liệu tại công ty may Thăng
Long
II- Lý do lựa chọn đề tài:
Ngày nay, tin học đợc ứng dụng trên mọi lĩnh vực đời sống xã hội. Đặc
biệt, đối với hoạt động sản xuất kinh doanh, tin học là một bộ phận không thể
thiếu của các doanh nghiệp nếu muốn hoạt động có hiệu quả.Thực tế cho thấy,
từ khi xuất hiện các phần mềm phục vụ cho hoạt động quản lý sản xuất, tài
chính, nhân sự, tín dụng, marketting, các doanh nghiệp không những tiết kiệm
đợc chi phí thuê nhân công mà còn nâng cao năng lực hoạt động, khắc phục đ-
ợc sai sót, nhầm lẫn trong quá trình quản lý, đem lại hiệu quả cao trong quá
trình sản xuất kinh doanh. Xuất phát từ thực tế đó, em muốn nghiên cứu đề tài
này trớc hết là để bắt kịp với nhu cầu và xu thế chung của xã hội, trên cơ sở đó
tăng cờng khả năng kết hợp giữa kinh tế với tin học đồng thời phát huy những
kiến thức của các bộ môn kinh tế đã đợc học trong nhà trờng, đặc biệt là bộ
môn kế toán.
Theo em, sự kết hợp giữa tin học và kinh tế là vô cùng cần thiết. Sự kết hợp
giữa hai lĩnh vực này sẽ không ngừng bổ trợ cho nhau, thúc đẩy nhau ngày
càng phát triển. Và hơn nữa, các thầy cô vẫn động viên chúng em TIN HOC-
KINH tế _đó là một thế mạnh của sinh viên trờng ta và em thấy mình cần
phải phát huy đợc thế mạnh đó.
1

III- Sự cần thiết của đề tài :
Đứng trên giác độ kinh tế xã hội nói chung
Theo nghiên cứu của các nhà kinh tế , nguyên nhân dẫn đến tình trạng
hoạt động kém hiệu quả của các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay là do trình
độ quản lý còn yếu kém. Mà thông tin lại là một trong những yếu tố đầu vào
hết sức quan trọng phục vụ cho quá trình quản lý. Không có thông tin một

cách đầy đủ, chính xác, kịp thời thì nghệ thuật quản lý dù có hay đến đâu hệ
thống sẽ vẫn hoạt động tồi tệ. Vì vậy theo em, xây dựng hệ thống thông tin
quản lý cho các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và đặc biệt là đối với
những doanh nghiệp lớn nh công ty may Thăng Long nói riêng càng là vấn đề
cần thiết hơn bao giờ hết
Đứng trên giác độ doanh nghiệp nói riêng:
- Công ty may Thăng Long là công ty may lớn trong cả nớc, chuyên gia
công may mặc hàng xuất khẩu, hàng nội địa, gia công thêu, mài....Sản phẩm
xuất khầu chiếm 80%-90% sản phẩm trung bình của công ty trong một năm.
Do vậy, việc xây dựng HTTT quản lý cho công ty là vấn đề cần thiết.
- Do qui mô lớn, hàng năm công ty xuất ra hàng triệu sản phẩm may mặc
nên nhu cầu nguyên vật liệu là rất lớn. Một điều nữa rất khó khăn cho công ty
là 80-90% sản phẩm của công ty là hàng gia công xuất khẩu, nên nguyên vật
liệu phần lớn đợc gửi về từ nớc ngoài. Nếu để thất thoát, lãng phí, sai hỏng sẽ
không có nguyên vật liệu thay thế, dẫn đến hậu quả nghiêm trọng là vi phạm
hợp đồng với nớc ngoài và phải đền bù, bồi thờng, phá bỏ hợp đồng. Do vậy,
vấn đề nguyên vật liệu phải đợc quản lý thật chặt chẽ, chính xác, hiệu quả.
Cho nên, thêo em hệ thống quản lý nguyên vật liệu cần phải đợc tin học hoá,
cần phải xây dựng một phần mềm nhằm đáp ứng yêu cầu đang đặt ra hết sức
bức thiết
2

- Mặt khác, sau khi khảo sát hệ thống quản lý kho nguyên vật liệu, một
vấn đề nữa em nhìn nhận thấy ở công ty cần phải giải quyết, đó là tình trạng
công việc của kế toán nguyên vật liệu cũng nh th ký kho thờng bị dồn vào cuối
tháng và cuối năm. Nguyên nhân là do doanh nghiệp sử dụng phơng pháp tính
giá xuất kho Bình quân cả kỳ dự trữ , phải đợi đến cuối tháng mới tiến hành
tính giá vật liệu xuất kho, sau đó mới ghi sổ, lên báo cáo....dẫn đến thông tin
có khi cung cấp không kịp thời. Do đó, cần thiết phải xây dựng một hệ thống
thông tin tự động giúp giảm bớt khối lợng công việc của nhân viên vào cuối

kỳ, nhằm cung cấp thông tin kịp thời cho cấp trên, đồng thời khắc phục những
sai sót trong quá trình thực hiên công việc.
IV-Mục đích của đề tài :
- Đợc ngời sử dụng chấp nhận
- Giải quyết đợc hai vấn đề khó khăn của công ry
+ Tình trạng công việc của nhân viên kế toán và th ký kho bị
dồn vào cuối tháng dẫn đến không cung cấp thông tin kịp thời
cho cấp trên
+ Tình trạng khó khăn trong việc quản lý một số lợng nguyên vật
liệu quá lớn nhập từ nớc ngoài và mua trong nớc
- Cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ, nhanh chóng,
phục vụ tốt quá trình quản lý kho, phục vụ tốt cho bộ phân sản xuất, bộ
phận kế hoạch thị trờng
- Tận dụng năng lực tài nguyên( hệ thống máy tính) , năng lực con ng-
ời( đội ngũ cán bộ trẻ vừa đợc nhận vào công ty) nhằm nâng cao hiệu
quả công tác quản lý
- Giúp doanh nghiệp nâng cao doanh thu, tiết kiệm chi phí nhờ giảm đội
ngũ nhân công, tiết kiêm chi phí thất thoát lãng phí nguyên vật
3

liệu,giảm thiểu sai sót có thể xảy ra trong quá trình quản lý, đồng thời
hỗ trợ cho ngời lao động trong công việc
V- Nội dung thực hiện đề tài :
- Khảo sát hệ thống kho nguyên vật liệu của công ty
- Khảo sát hệ thống kế toán nguyên vật liệu của công ty
- Thu thập thông tin ( phỏng vấn, thông tin đầu ra, thông tin đầu vào, tệp
dữ liệu lu trữ trên máy tính)
- Nghiên cứu hệ thống
- Mô tả hệ thống và phân tích hệ thống
+ Mô tả bằng lời

+ Sơ đồ luồng thông tin (IFD)
+ Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)
+ Sơ đồ chức năng của hệ thống(BFD)
- Thiết kế hệ thống :
+ Thiết kế lôgic hệ thống bằng 2 phơng pháp ( đi từ thông tin đầu
ra và thiết kế bằng phơng pháp mô hình hoá)
+ Thiết kế các giải thuật sử dụng trong chơng trình
+ Thiết kế giao diện chơng trình
VI- ý nghĩa của đề tài :
-Đây là một đề tài mang tính ứng dụng, hệ thống thông tin mà đề tài xây
dựng chỉ nhằm mục đích phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh mức tác
nghiệp, cung cấp thông tin một cách đều đặn, kịp thời, tạo ra các báo cáo cho
các cấp quản lý khác và cho cấp trên, giúp họ có khả năng đa ra quyết định
dựa trên tình hình thực tế.
- Hỗ trợ cho hệ thống quản lý kho nguyên liệu của công ty may Thăng
Long
VII-Thời gian thực hiện đề tài :
4

20/9/2004-10/10/2004 Thu thËp th«ng tin
10/10/2004-1/11/2004 Ph©n tÝch hÖ thèng
1/11/2004-15/11/2004 ThiÕt kÕ hÖ thèng
15/11/2004-30/11/2004 LËp tr×nh
1/12 KiÓm tra phÇn mÒm
5

phần nội dung
chơng I
Giới thiệu về công ty và sơ lợc và công tác quản
lý vật liệu

I- Lịch sử hình thành công ty:
-Tên gọi : Công ty cổ phần may Thăng Long
-Tên giao dịch quốc tế : Thăng Long Garment Joint Stock Company
-Tên viết tắt : THALOGA
- Email :
- fax : (84-4) 8623374
-Website : />-Trụ sở : 250 Minh Khai, Hai Bà Trng, Hà Nội
Là một doanh nghiệp cổ phần, công ty may Thăng Long trực thuộc bộ công
nghiệp, đợc thành lập vào ngày 08/05/1958 theo quyết định của bộ trởng với
tên gọi là công ty may mặc xuất khẩu thuộc tổng công ty xuất khẩu tạp phẩm.
Đây là công ty may mặc xuất khẩu đầu tiên của miền Bắc
II- Chức năng của công ty:
- Sản xuất, gia công hàng may mặc xuất khẩu, hàng nội địa, gia công thêu mài
cho các nhu cầu tập thể, cá nhân, tổ chức kinh doanh ngành may.
III-Mục tiêu, ph ơng châm, quan điểm của công ty:
*Mục tiêu:
- Công ty không ngừng nâng cao số lợng và chất lợng sản phẩm, giảm giá
thành, tạo uy tín trên thị trờng trong nớc cũng nh quốc tế
- Thị trờng công ty không ngừng đợc mở rộng ra nớc ngoài, đồng thời tăng c-
ờng chiếm lĩnh thị trờng trong nuớc.
6

- Công ty phấn đấu đến năm 2005, sản phẩm của công ty sẽ lên đến 14 triệu
mỗi năm.
* Ph ơng châm, quan điểm của công ty :
Công ty may Thăng Long coi uy tín, sự sáng tạo, chất lợng hàng hoá là hàng
đầu. Vì vậy, công ty luôn chú trọng đến đào tạo đội ngũ công nhân viên, đổi
mới trang thiết bị cho kịp thời đại, đồng thời công ty cũng luôn chú trọng đến
công tác quản lý nguyên vật liệu, nhằm phục vụ tốt nhất cho sản xuất đảm bảo
sản phâm của công ty luôn đạt chất lợng cao.

IV- Hình thức tổ chức kinh hoanh :
Ngày 01/03/2004, theo quyết định của bộ công nghiệp, công ty may Thăng
Long đã chuyển thành công ty cổ phần may Thăng Long. Trớc đây, may
Thăng Long là doanh nghiệp nhà nớc, nay đợc cổ phần hoá theo hình thức bán
một phần giá trị doanh nghiệp rồi huy động thêm vốn của ngời lao động trong
và ngoài doanh nghiệp. Nhà nớc vẫn nắm giữ 50% cổ phần, còn 50% cổ phần
dành cho công nhân trong công ty và bên ngoài. Hình thức cổ phần này khiến
cho công nhân trong công ty trở thành ngời chủ thực sự của doanh nghiệp, tạo
thêm động lực cho sản xuất, kinh doanh và hình thành cơ chế kiểm soát có
hiệu quả hơn của ngời lao động và xã hội đối với doanh nghiệp, tăng năng
suất, tiết kiệm chi phí.
V- Sản phẩm và thị tr ờng của công ty:
- Sản phẩm của công ty là hàng may mặc chất lợng cao, rất đa dạng về số lợng
và chủng loại(đồng phục, sơ mi nam nữ , comle, jacket, quần áo bò, áo
khoác,quần áo trẻ em, veston....). Tuy nhiên, sản phẩm của công ty chủ yếu là
hàng gia công cho nớc ngoài, bên cạnh đó cũng có những sản phẩm do công ty
tự sản xuất ra( Hàng gia công là những hàng hoá đợc khách hàng đặt và gửi
nguyên vật liệu về cho công ty sản xuất, với những mặt hàng này công ty chỉ
cần theo dõi nguyên vật liệu về số lợng mà không phải theo dõi về giát trị).
7

- Hàng năm công ty sản xuất từ 8-9 triệu sản phẩm, trong đó hàng xuất khẩu
chiếm 90% , hàng gia công chiếm 80%-90%
- Thị trờng sản phẩm của công ty hiện rất lớn. Sản phẩm của công ty đang có
mặt trên khoảng 30 quốc gia trên thế giới, cả những thị trờng khó tính nh
Nhật Bản, Pháp, Hàn Quốc, Hồng Kông, Đài Loan, Đức, Thuỵ Điển, Hà
Lan....
- Ngoài thị trờng trong nớc, hàng nội địa cũng đợc công ty chú trọng đầu t.
Những sản phẩm tiêu thụ nội địa chủ yếu là quần âu, sơ mi cao cấp, quần áo
bò, áo jacket, quần áo trẻ em...kiểu dáng phù hợp nên đợc nhiều ngời a thích.

VI- Thành tích quan trọng của công ty trong quá trình công tác:
- Thành lập từ ngày 08/05/1958 đến ngày 15/12/1958 công ty hoàn thành
xuất sắc năm đầu tiên kế hoạch của mình với tổng sản lợng 391129 sản phẩm ,
đạt 112,8% so với kế hoạch.
- Giai đoạn 1980-1986 : Mở rộng thị trờng Đức, Tiệp, Mông Cổ....
- Giai đoạn 1980-1986 : Xuất khẩu 5 triệu áo sơ mi, đợc nhà nớc tặng thởng 2
huân chơng lao động hạng 3 và một huân chơng lao động hạng nhất cùng
nhiều bằng khen khác mặc dù đay là những năm đầu tiên chấm dứt thời kỳ bao
cấp chuyển sang kinh tế thị trờng.
- Ngày 08/02/1991: Xí nghiệp là đơn vị đàu tiên trong ngành may mặc đợc
nhà nớc cấp giấy phép xuất khẩu trực tiếp, tạo thế chủ động, giảm phiền hà,
chi phí.
- Cho đến nay công ty vẫn không ngừng mở rộng thị trờng, nâng cao chất lợng
sản phẩm, mẫu mã sản phẩm cho phù hợp với nhu cầu ngời sử dụng.
VII- Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty :
- Công ty may Thăng Long là đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập, trực thuộc
tổng công ty may Việt Nam, tổ chức quản lý trực tuyến chức năng theo 2
cấp:
8

+ Cấp xí nghiệp : Đứng đầu là giám đốc xí nghiệp, và giúp việc cho giám
đốc xí nghiệp là các quản đốc, trởng bộ phận, nhân viên tác nghiệp, nhân viên
tiền lơng, nhân viên cấp phát phụ liệu. Xí nghiệp không có bộ máy kế toán mà
chỉ có nhiệm vụ tập hợp chi phí để chuyển cho kế toán công ty hạch toán.
+ Cấp công ty : Mọi hoạt động sản xuất kinh doanh đều đợc chỉ đạo bởi ban
giám đốc. Ban giám đốc gồm một tổng giám đốc, 3 phó tổng giám đốc. Ngoài
ra cấp công ty còn có 7 phòng ban chức năng : phòng tổ chức lao động, phòng
kế toán tài vụ, phòng kỹ thuật chất lợng, phòng kế hoạch thị trờng, phòng kinh
doanh nội địa, phòng chuẩn bị sản xuất, xí nghiệp phụ trợ, cửa hàng thời
trang.

9

Sau đây là sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty
10

Chủ tịch
HĐQT
Tổng giám đốc
Phó TGĐ
điều hành SX
Văn phòng
công ty
Phòng kế
toán tài vụ
XN phụ
trợ
Phó TGĐ
điều hành KD
Phòng Kế
hoạch thị
trường
Phòng Kỹ
Thuật Chất
Lượng
Phòng
chuẩn bị
SX
Giám
đốc các
XN

Phòng kinh
doanh tổng
hợp
Cửa hàng
thời trang
Nhân viên thống kê
ở các XN
Các XN và
PX
Mô hình bộ máy kế toán
Giới thiệu về bộ máy kế toán của công ty :
Phòng kế toán là một trong những phòng ban chức năng của công ty với 10 lao
động kế toán, trong đó : 01 kế toán trởng, 01 phó phòng kế toán, 01 thủ quỹ,
07 kế toán phần hành
Hình thức kế toán công ty áp dụng là hình thức nhật ký chứng từ.
Đặc điểm của bộ máy kế toán là có chức năng tham mu, giúp việc cho giám
đốc trong quá trình quản lý sử dụng vốn sao cho đúng mục đích, đúng chính
sách, đúng chế độ nhằm đạt hiệu quả cao nhất trong sản xuất, kinh doanh.
VIII- Sơ l ợc về bộ phận kế toán nguyên vật liệu tại công ty:
- Công tác kế toán nguyên vật liệu của công ty chỉ do một cán bộ kế toán phụ
trách gọi là kế toán chi tiết, kế toán chi tiết có nhiêm vụ ghi chép số liệu chi
tiết cho các nghiệp vụ kế toán phát sinh vào sổ theo dõi chi tiết nguyên vật
liệu, và ghi các bút toán cho các nghiệp vụ đó. Còn kế toán tổng hợp sẽ là ng-
Kế toán trưởng
Phó phòng kế toán
Kế
toán
thanh
toán
Kế

toán
TSCĐ
và NV
Kế
toán
vật
tư
Kế
toán
công
nợ
Kế
toán
lương
và
BHXH
Kế
toán
tập
hợp
CP
Kế
toán
tiêu
thụ
Kế
toán
tổng
hợp
nhân viên thống kê các xí nghiệp và phân xưởng

ời tập hợp số liệu của kế toán chi tiết, đa lên các bảng kê, sổ cái tà khoản của
tất cả các phần hành kế toán trong đó có kế toán nguyên vật liệu.
IX- Tình trạng áp dung tin học ở công ty :
Hiện nay, các bộ phận quản lý của công ty đều sử dụng máy tính để theo dõi
và tiến hành công việc. Bộ phận quản lý kho của công ty đợc sử dụng một máy
tính giúp th ký kho theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn- kho của nguyên vật liệu
- Bộ phận kế toán của công ty cũng đều đã đợc trang bị máy tính để làm việc.
Mỗi kế toán chi tiết đợc sử dụng một máytính riêng.
- Hiện nay, tuy đã sử dụng máy tính để quản lý, song các phần hành kế toán
đều đang sử dụng phần mềm excel để làm kế toán. Mới chỉ có phần hành
kế toán tiền mặt-ngân hàng đang áp dụng phần mềm kế toán EFFECT do đặc
thù công việc của công ty nên các phần hành kế toán khác đều cha thể áp
dụng. Công ty cho biết trong thời gian tới sẽ cố gắng tìm một phần mềm kế
toán phù hợp với công tác kế toán ở công ty.
- Toàn bộ hệ thống máy tính của công ty cũng đều đã nối mạng cục bộ.
X- Sơ l ợc về công tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty:
-Nguyên vật liệu đợc quản lý trực tiếp ngay tại kho, tại đâyth ký kho tiến hành
lập các phiếu nhập-xuất kho, đồng thời theo dõi thật chặt chẽ nguyên vật liệu
về mặt số lợng, th ký kho có nhiệm vụ phối hợp chặt chẽ với kế toán kho để
thực hiện việc quản lý nguyên vật liệu một cách chính xác thông qua kiểm tra,
dối chiếu số liệu giữa hai bên.
- Trên phòng kế toán, nguyên vật liệu cũng đợc theo dõi chi tiết cả về mặt số l-
ợng và mặt giá trị, và đợc hạch toán theo từng kỳ kế toán.
- ở đây, em xin đợc xây dựng đề tài quản lý nguyên vật liệu cho phòng kế
toán của công ty vì thực ra nó cũng sẽ bao gồm cả phần theo dõi số lợng
nguyên vật liệu.
chơng II
12

Phơng pháp luận nghiên cứu :

Phần tin học:
I- Tổng quan về hệ thống thông tin
Ngày nay, khi công nghệ thông tin ngày một phát triển mạnh mẽ và
đợc ứng dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực thì thuật ngữ Hệ thống thông tin
ngày càng đợc nhắc đến nhiều hơn. Tuy vậy, không phải ai cũng hiểu biết đầy
đủ về 4 từ HTTT_có thể mỗi ngời lại hiểu nó dới một khía cạnh và góc nhìn
khác nhau. Cho nên ta cần tìm hiểu định nghĩa chuẩn về HTTT trớc khi bắt tay
vào xây dựng nó.
1-Thành phần và chức năng của HTTT:
HTTT không chỉ đơn thuần là một phần mềm mà nó là một tập hợp những con
ngời, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu, viễn thông....thực hiện hoạt
động thu thập, lu trữ, xử lý, phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc
gọi là môi trờng.

Mô hình HTTT
13

Phần cứng
Phần mềm
Viễn thông
Con người
Dữ
liệu
Rõ ràng việc tìm hiểu HTTT là cần thiết , nếu không hiểu biết đầy đủ về
HTTT thì hệ thống xây dựng xong sẽ hoạt động tồ tệ kém hiệu quả, hoặc là
không thể hoạt động hoặc cũng có thể hoạt động của nó không phù hợp,
không đợc ngời dùng chấp nhận. Chẳng hạn, khi nghiên cứu HTTT, chúng ta
không nghiên cứu đến yếu tố con ngời một chủ thể tác động trực tiếp lên
HTTT sẽ gây ra hậu quả nghiêm trọng , rất có thể là họ sẽ khớc từ việc sử
dụng hệ thống do nó hoạt động quá phức tạp, không thân thiện với ngời dùng,

xa lạ với những gì mà họ vẫn làm hay không hề đáp ứng yêu cầu cảu hệ thống.
Nguyên nhân gốc rễ của vấn đề này là do ngời thiết kế hệ thống đã không chịu
xem xét đến yếu tố con ngời là một thành phần cấu tạo nên HTTT. Hoặc
một ví dụ khác cũng cho thấy sự thiếu vắng thành phần dữ liệu trong HTTT sẽ
dẫn đến hậu quả khó lờng. Ngời xây dựng HTTT có thể quên rằng với một
khối lợng dữ liệu nhỏ mà họ nhập vào máy thì đơng nhiên việc máy xử lý là
đơn giản, dễ dàng, và cho kết quả nhanh chóng nhng khi hệ thống đa vào hoạt
động thực tế thì với một khối lợng dữ liệu quá lớn nh vậy thì , thì tốc độ xử lý
sẽ vô cùng chậm chạp, thông tin sẽ không cung cấp kịp thời. Ngoài ra, còn vô
vàn những vấn đề nảy sinh nữa mà chúng ta không thể nêu ra hết hay không
thể lờng trớc đợc nếu ta xác định HTTT một cách không đầy đủ.
2- Qui trình hoạt động của HTTT:
Đầu vào của HTTT( Inputs ) đợc lấy từ các nguồn ( Sources ) và đợc xử
lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã đợc lu rữ thừ trớc. Kết quả
xử lý ( Outputs ) sẽ đợc chuyển đến các đích ( Destination ) hoặc cập nhật vào
kho dữ liệu ( Storage ) . Toàn bộ qui trình đợc thể hiện dới sơ đồ sau:
14

Nguồn
Thu thập Xử lý &
lưu trữ
Phân phát
Kho dữ liệu
Đích

3- Phân loại HTTT :
Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra:
-Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS ( Transaction Procesing System )
Xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc là với
khách hàng hoặc với nhà cung cấp, những ngời cho vay, hoặc những nhân

viên của nó. VD: Hệ thống trả lơng , lập hoá đơn , theo dõi khách hàng, theo
dõi nhà cung cấp.
- Hệ thống thông tin quản lý MIS ( Management Information System )
Là những hệ thống trợ giúp cho hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt
động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý, hoặc lập kế
hoạch chiến lợc. Chúng chủ yếu dựa vào các CSDL đợc tạo ra bởi các hệ xử
lý giao dịch cũng nh từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Nói chung chúng
tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hay theo yêu cầu.
Các báo cáo này thờng có tính so sánh, chúng làm tơng phản tình hình hiện
tại với một tình hình đã đợc dự kiến trớc, tình hình hiện tại với một dự báo,
các dữ liệu hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng nghành công nghiệp,
dữ liệu hiện thời và các dữ liệu lịch sử. VD : Hệ thống phân tích năng lực
bán hàng, hệ thống theo dõi chi tiêu , theo dõi năng suất nhân viên , nghiên
cứu về thị trờng.
- Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS ( Decision Support System ) :
15

Là những hệ thống đợc thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt
động ra quyết định. Quá trình ra quyết định thờng đợc mô tả nh là một qui
trình đợc tạo ra từ ba giai đoạn : Xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các
phơng án giải quyết và lựa chọn một phơng án.
- Hệ thống chuyên gia ES ( Expert System ) :
Đó là hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo,
trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một
chuyên gia về một lĩnh vực nào đó.
- Hệ thống thông tin tăng cờng khả năng cạnh tranh ISCA (Information
System Competitive Advantage )
Hệ thống thông tin tăng cờng khả năng cạnh tranh đợc thiết kế cho những
ngời sử dụng là những ngời ngoài tổ chức , có thể là một khách hàng , một
nhà cung cấp , và cũng có thể là một tổ chức khác thuộc cùng một ngành

công nghiệp...Chúng cho phép các tổ chức thành công trong việc đối đầu với
các lực lợng cạnh tranh.
VD : Việc lắp đặt đầu cuối cho phép khách hàng của một công ty phân phối
dợc phẩm chuyển trực tiếp đơn đặt hàng của khách vào máy tính cả nhà cung
cấp. Điều đó rõ ràng là khá lôi cuốn khách hàng.
Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra quyết định:
16

Tài chính
chiến lợc
Marketting
chiến lợc
Nhân lực
chiến lợc
Kinh doanh &
chiến lợc
Hệ
thống
thông
tin
văn
phòng
Tài chính
chiến thuật
Marketting
chiến thuật
Nhân lực
chiến thuật
Kinh doanh &
chiến thuật

Tài chính
tác nghiệp
Marketting
tác nghiệp
Nhân lực
tác nghiệp
Kinh doanh &
tác nghiệp
4- Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một HTTT:
Những vấn đề về quản lý:
Trớc khi có máy tính, vấn đề quản lý đối với một doanh nghiệp thực sự là rất
khó khăn và phức tạp. Ví dụ nh việc truyền các yêu cầu và mệnh lện từ giám
đốc tới nhân viên sẽ phải thông qua nhiều ngời thậm chí có thể biến dạng đi,
trong khi đó nếu dựa vào HTTT trong doanh nghiệp và sự kết nối mạng thông
tin sẽ đợc truyền đi một cách nhanh chóng, chính xác và ngời quản lý có thể
truyền mệnh lệnh trực tiếp cho cá nhân phụ trách công việc. Ngoài vấn đề
truyền đạt các yêu cầu và mệnh lệnh, vấn đề cập nhật thông tin nh chính sách
thuế, thông tin khách hàng ...cũng đợc cập nhật nhanh chóng và chính xác
hơn.
Ngày nay, cùng với sự phát triển của thời đại thì qui mô của doanh nghiệp
cũng phát triển với tốc độ tơng tự. Các công ty lớn không chỉ làm việc tại một
cơ sở mà ở nhiều cơ sở, tuy vậy, trụ sở thì chỉ ở một nơi. Do vậy việc quản lý
ngày càng trở nên phức tạp. Vậy yêu cầu đặt ra là sao cho ngời lãnh đạo chỉ
cần ngồi ở một nơi mà vẫn có thể quản lý ở khắp các nơi ? Để làm đợc điều
đó bắt buộc ngời quản lý phải dựa trên công nghệ máy tính, một hệ thống
thông tin hiện đại sẽ là một phơng pháp hữu hiệu nhất trong hoàn cảnh này.
Yêu cầu của lãnh đạo :
17

Sự hoạt động của công ty có trôi chảy nhanh nhạy hay không đợc thể hiện rõ

ràng nhất thông qua sự thực hiện mệnh lệnh của lãnh đạo. Điều này không chỉ
phụ thuộc vào cấp dới mà còn bị chi phối bởi tính chất của mệnh lệnh. Một
mệnh lệnh đa ra phải có căn cứ xác đáng, mệnh lệnh đó phải xây dựng trên
những nguồn thông tin nội bộ và bên ngoài .
Đó là những vấn đề hết sức khó khăn đối với nhà quản lý, họ không thể một
mình thu thập tài liệu, phân tích và nghiên cứu để đa ra quyết định đợc. Do
đó , họ cần có những công cụ bổ trợ đắc lực và luôn phục vụ sẵn sàng. Cái mà
họ cần chính là một hệ thống có tính chuyên nghiệp sâu và có hiệu quả cao.
Yêu cầu của công nghệ :
Việc xuất hiện những công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc mọt tổ chức
phải xem xét lại những thiết bị hiên có trong hệ thống thông tin của mình. Khi
các hệ quản trị cơ sở dữ liệu ra đời nhiều tổ chức phải rà soát lại HTTT của
mình để quyết định những gì họ sẽ phải cài đặt nếu muốn sử dụng những công
nghệ này.
Sự thay đổi sách lợc chính trị:
Các sách lợc chính trị đa ra mang tính cỡng chế thi hành và không có sự lựa
chọn. Chính vì vậy các doanh nghiệp không thể nấn ná xem có nên thay đôi hệ
thống thông tin hay không mà sự thay đổi là bắt buộc. Có thể lấy ví dụ nh một
hệ thống kế toán doanh nghiệp đợc xây dựng dựa trên những chính sách về tài
chính của năm 1986. Nhng cho đến ngày 01/01/2001 thì những qui định về kế
toán đợc thay đổ nh sau :
-Đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia là chữ Đ , ký hiệu
quốc tế là VND
-Tất cả những chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải bằng bút mực
-áp dụng bắt buộc chế độ lu trữ chứng từ kế toán mới.
........
5-Yêu cầu đối vơi một hệ thống thông tin :
18

Nh chúng ta đã biết, việc quản lý hiệu quả một tổ chức phần lớn dựa

vào chất lợng thông tin do các hệ thống thông tin chính thức sản sinh ra. Do
đó, một HTTT hoạt động kém sẽ là nguồn gốc gây ra những hậu quả nghiêm
trọng.
Một HTTT hoạt động tốt hay kém đợc đánh giá thông qua chất lợng
thông tin mà nó cung cấp. Những tiêu chuẩn đánh giá chất lợng của thông tin
bao gồm:
Độ tin cậy: Thông tin do HTTT cung cấp phải tn cậy đợc.Độ tin cậy của thông
tin thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác.Thông tin ít độ tin cậy sẽ
gây cho tổ chức những hậu quả tồi tệ.
Tính đầy đủ: Hệ thống phải cung cấp đợc thông tin ở nhiều góc độ khác nhau,
bao quát đợc những vấn đề nhà quản lý quan tâm, yêu cầu để nhà quản lý xem
xét vấn đề và đa ra quyết định.
Tính thích hợp và dễ hiểu: Thông tin phải đợc gửi tới cho những ngời sử dụng
thích hợp, không chứa nhiều thông tin không thích ứng với ngời sử dụng, trình
bày sáng sủa, viết rõ ràng, không có từ đa nghĩa và các phần tử thông tin phải
đợc bố trí hợp lý.
Tính đ ợc bảo vệ : Thông tin là nguồn lực quí báu của tổ chức, vì vậy nó phải đ-
ợc bảo vệ một cách nghiêm ngặt, chỉ những ngời đợc quyền mới đợc phép tiếp
cận thông tin. Sự thiếu an toàn về thông tin có thể gây cho tổ chức những thiệt
hại rất lớn.
Tính kịp thời: Thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và đợc bảo vệ an
toàn nhng vẫn không có ích nếu nó không đợc gửi tới ngời sử dụng khi cần
thiết. Do đó, thời gian phản hồi thông tin của hệ thống phải đúng lúc, phù hợp
với công việc.
Làm thế nào để có một HTTT hoạt động tốt, có hiệu quả cao là một trong
những công việc của bất kỳ một nhà quản lý hiện đại nào. Để giải quyết đợc
19

vấn đề đó cần phải xem xét cơ sở kỹ thuật cho các HTTT và phơng pháp phân
tích thiết kế cài đặt hệ thống thông tin

6- Ph ơng pháp phát triển hệ thống thông tin
Mục đích chính xác của việc phát triển một hệ thống thông tin là có đợc
một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của ngời sử dụng, mà nó đợc hoà hợp vào
trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới
hạn về tài chính và thời gian định trớc. Một hệ thống thông tin là một đối tợng
phức tạp, vận động trong một môi trờng cũng rất phức tạp. Để làm chủ đợc sự
phức tạp đó, phân tích viên cần có một cách tiến hành nghiêm túc, một phơng
pháp.
Một phơng pháp là tập hợp các bớc và các công cụ cho phép tiến hành
một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhng dễ quản lý hơn.
Có ba phơng pháp cơ bản nhất để xây dựng HTTT :
- Nguyên tắc 1: Sử dụng mô hình
- Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng
- Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình lôgíc khi phân
tích và từ mô hình lôgíc sang mô hình vật lý khi thiết kế.
7- Các công đoạn của phát triển HTTT
Việc phát triển HTTT bao gồm 7 giai đoạn. Mỗi giai đoạn đều có sự
liên hệ mật thiết với các giai đoạn khác. Cuối mỗi giai đoạn phải kèm theo
việc ra quyết định về việc tiếp tục hay chấm dứt sự phát triển hệ thống. Tuỳ
theo kết quả của một giai đoạn mà có thể phải quay về giai đoạn trớc để tìm
cách khắc phục những sai sót. Trong quá trình phát triển hệ thống có một số
nhiệm vụ đợc thực hiện trong tất cả các giai đoạn. Đó là việc lập kế hoạch cho
giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá dự án và lập
tài liệu về hệ thống và về dự án.
- Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu
20

Mục đích của giai đoạn này là cung cấp cho lãnh đạo của tổ chức những dữ
liệu đích thực để ra quết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự
án phát triển hệ thống. Giai đoạn này thực hiện tơng đối nhanh và không đòi

hỏi chi phí lớn.
Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau:
1.1 Lập kế hoạch
1.2 Làm rõ yêu cầu
1.3 Đánh giá khả năng thực thi
1.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh gía yêu cầu
- Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết
Mục đích của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang
nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của vấn đề đó, xác định
những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và các mục tiêu mà
hệ thống thông tin mới phải đạt đợc. Nội dung của báo cáo phân tích chi tiết là
cơ sở tiếp tục tiến hành hay ngừng phát triển một hệ thống mới.
Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau:
2.1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết
2.2 Nghiên cứu môi trờng của hệ thống đang tồn tại
2.3 Nghiên cứu hệ thống thực tại
2.4 Đa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp
2.5 Đánh giá lại tính khả thi
2.6 Thay đổi đề xuất của dự án
2.7 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết
* Các công cụ sử dụng trong giai đoạn phân tích chi tiết :
Để có cái nhìn tổng quát đối với HTTT, cán bộ phân tích phải tiến hành mô
hình hoá hệ thống đó. Có nghĩa là là phải biểu diễn hệ thống đó dới dạng mô
hình, sơ đồ nhắm giúp mọi ngời có thể nhanh chóng hiểu đợc một cách nhanh
21

chóng và tổng quát về hệ thống. Hiện nay có các công cụ phổ biến để mô hình
hoá hệ thống đó là : Sơ đồ luồng thông tin (IFD_Information Flow Diagram ),
Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD_ Data Flow Diagram )
Sơ đồ luồng thông tin:

Sơ đồ luồng thông tin (IFD) : Đợc dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách
thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, lu trữ trong thế
giới vật lý bằng các sơ đồ.
Các ký pháp của IFD :
- Xử lý :
Xử lý thủ công Giao tác ngời-máy Tin học hoá hoàn toàn

- Kho lu trữ dữ liệu :

Thủ công Tin học hoá
- Dòng thông tin : - Điều khiển
Sơ đồ luồng dữ liệu :
22

DFD dùng để mô tả chính hệ thống thông tin IFD nhng trên góc độ trừu t-
ợng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý , các lu trữ dữ liệu ,
nguồn và đích nhng không quan tâm đến nơi, thời điểm và đối tợng chịu trách
nhiệm xử lý. Sơ đồ IFD chỉ đơn thuần là mô tả hệ thống làm gì và để làm gì.
Các ký pháp dùng cho sơ đồ DFD :
Nguồn hoặc đích :
Dòng dữ liệu : Tên dòng dữ liệu
Tiến trình xử lý :
Kho dữ liệu : Tệp dữ liệu
Các mức của DFD :
- Sơ đồ ngữ cảnh ( Contex diagram ) : thể hiện nội dung tổng quát nhất của
HTTT. Trong sơ đồ này có thể bỏ qua các xử lý cập nhật, các kho dữ liệu
- Phân rã sơ đồ : Nhằm mô tả chi tiết hơn nội dung của hệ thống. bắt đầu từ sơ
đồ ngữ cảnh, ngời ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0,1,2...
- Giai đoạn 3: Thiết kế lôgíc
Giai đoan này xác định tất cả các thành phần lôgíc của một HTTT, cho phép

loại bỏ đợc các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt đợc những mục tiêu đã đợc
thiết lập ở giai đoạn trớc. Mô hình lôgíc của hệ thống mới sẽ bao hàm các
23

Tên người, bộ phận
phát/nhận thông tin
Tên tiến
trình XL
thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra, nội dung của cơ sở dữ liệu, các xử lý
và các dữ liệu đợc nhập vào.
Giai đoạn này có các công đoạn sau:
3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu
3.2 Thiết kế xử lý
3.3 Thiết kế các luồng dữ liệu vào
3.4 Chỉnh sửa tài liệu cho mức lôgíc
3.5 Hợp thức hoá mô hình lôgíc
- Giai đoạn 4: Đề xuất các ph ơng án của giải pháp
Giai đoạn này xây dựng các mô hình khác nhau để cụ thể hoá mô hình lôgíc
nhằm chọn lựa ra mô hình phù hợp nhất với hệ thống. Mỗi phong án là một
phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhng cha phải là một mô tả
chi tiết.
Trong giai đoạn này phải thực hiện các bớc sau:
4.1 Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức
4.2 Xây dựng các phơng án của giải pháp
4.3 Đánh giá các phơng án của giải pháp
4.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phơng án
giải pháp
- Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài
Giai đoạn này phải đa ra đợc hai tài liệu quan trọng: tài liệu chứa tất cả các
đặc trng của hệ thống mới cần cho việc thực hiện kỹ thuật và tài liệu hớng dẫn

ngời sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với những
phần tin học hoá.
Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau:
5.1 Lập kế hoạch thiết kế vật ký ngoài
24

5.2 Thiết kế chi tiết các giao diện vào, ra
5.3 Thiết kế cách thức tơng tác với phần tin học hoá
5.4 Thiết kế các thủ tục thủ công
5.5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài
- Giai đoạn 6:Triển khai kỹ thuật hệ thống
Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hoá
của hệ thống thông tin. Sản phẩm cuối cùng của giai đoạn này chính là phần
mềm. Giai đoạn này phải cung cấp các bản hớng dẫn sử dụng và thao tác, cũng
nh các tài liệu mô tả về hệ thống.
Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau:
6.1 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật
6.2 Thiết kế vật lý trong
6.3 Lập trình
6.4 Thử nghiệm hệ thống
6.5 Chuẩn bị tài liệu
- Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác
Giai đoạn này thực hiện việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Việc
chuyển đổi này cần đợc thực hiện với những va chạm ít nhất, cần phải lập kế
hoạch một cách cẩn thận.
Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau:
7.1 Lập kế hoạch cài đặt
7.2 Chuyển đổi
7.3 Khai thác và bảo trì
7.4 Đánh giá

25