Quản lý nhân sự và tiền lương

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC TỰ NHIÊN

BÁO CÁO MƠN HỌC

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN

QUẢN LÝ NHÂN SỰ VÀ
TIỀN LƯƠNG
Cơng ty TNHH - Thủ Công Mỹ Nghệ Kim Bôi

Giáo viên hướng dẫn: Nguyễn Gia Tuấn Anh
Sinh viên thực hiện: Lê Thanh Tùng
Viên Ngọc Tài
Nguyễn Trường Vang
TP.HCM, THÁNG 4 NĂM 2009


LỜI CẢM ƠN
Em xin chân thành cảm ơn thầy: Nguyễn Gia Tuấn Anh, giáo viên mơn
Phân tích thiết kế hệ thống thông tin thuộc trường Đại học Khoa học tự nhiên
TPHCM đã tận tình giảng dạy, hướng dẫn và đóng góp ý kiến cho em trong
suốt thời gian thực tập, giúp em nhận thức rõ hơn về đề tài đã chọn để em có
thể hồn thành tốt báo cáo mơn học này.
Nhân đây, em cũng xin cảm ơn Ban Giám đốc của Công ty TNHH Thủ
Công Mỹ Nghệ Kim Bôi đã tạo điều kiện cho em thực tập tại công ty. Đặc
biệt em xin chân thành cảm ơn các cô chú, anh chị phịng tổ chức hành chánh,
phịng kế tốn của cơng ty đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ, cung cấp số liệu,
thông tin liên quan cần thiết cho em trong quá trình thực tập.
Vì thời gian hạn chế, báo cáo thực tập của em khó tránh khỏi những thiếu
sót nên rất mong sự góp ý chân thành của Q thầy cơ, bạn bè để em nâng

cao trình độ nhận thức và nghiệp vụ của mình.
Cuối cùng, em xin kính chúc thầy Tuấn Anh và các Cơ chú, Anh chị trong
Công ty TNHH Thủ Công Mỹ Nghệ Kim Bôi luôn vui khỏe, đạt được nhiều
thành công trong công việc.
TP.HCM, ngày 26 tháng 05 năm 2009


NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN BỘ MÔN

......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................


Quản lý Nhân sự - Tiền lương

LỜI MỞ ĐẦU
Điều hành và quản lý nhân sự - tiền lương là hoạt động xuyên suốt trong
quá trình phát triển của doanh nghiệp. Một hệ thống thông tin tốt trợ giúp rất

nhiều cho doanh nghiệp trong việc quản trị nguồn nhân lực, trả công xứng
đáng và kịp thời cho người lao động, giúp nhà lãnh đạo nhanh chóng đưa ra
các quyết định hợp lý.
Hiện nay nhiều doanh nghiệp đã nhận rõ tầm quan trọng của việc ứng
dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý. Tuy nhiên, đa số các doanh
nghiệp vừa và nhỏ chỉ tin học hóa hệ thống thơng tin ở mức thơ sơ, chủ yếu
sử dụng các chương trình xử lý số liệu nhằm giảm nhẹ việc tính tốn, lưu trữ
dữ liệu riêng biệt trên từng máy tính đơn.
Việc tin học hóa cơng tác quản lý nhân sự - tiền lương mang lại nhiều lợi
ích hơn so với quản lý thủ cơng. Một chương trình quản lý nhân sự - tiền
lương tốt sẽ trở thành cánh tay đắc lực cho lãnh đạo và các bộ phận chức
năng trong việc quản trị doanh nghiệp.
Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH Thủ Công Mỹ Nghệ Kim Bôi,
em đã chọn đề này này nhằm mục đích tìm hiểu, phân tích hệ thống thơng tin
và thực hiện một chương trình quản lý nhân sự - tiền lương với mong muốn
chương trình này sẽ giúp ích cho cơng tác quản lý tại công ty.

Trang 1


Quản lý Nhân sự - Tiền lương

CHƯƠNG I: ĐẶC TẢ HỆ THỐNG
I.1. GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH THỦ CƠNG MỸ
NGHỆ KIM BƠI
I.1.1. Giới thiệu chung
I.1.2. Tên cơng ty: Công ty TNHH - Thủ Công Mỹ Nghệ Kim Bôi
I.1.3. Tên giao dịch quốc tế: KIM BOI Co. Ltd
I.1.4. Điện thoại: 84-8-9202201-8371201-8375027
I.1.5. Fax: 84-8-9200220

I.1.6. Email: ;
I.1.7. Website: www.kimboico.com.vn
I.1.8. Văn phịng: 87 Ter. Trần Đình Xu, Phường Nguyễn Cư Trinh, Quận
1, TP.HCM.
I.1.9. Xưởng sản xuất: Ấp 1, Xã Xn Thới Thượng, Huyện Hóc Mơn,
TP.HCM.
I.1.10. Cơ sở: Cơng ty liên doanh Dừa Việt, Cơ sở Thái Thịnh (Bến Tre)
I.1.11. Mã số thuế: 0300935364-1
I.1.12. Quá trình hình thành và phát triển
Công ty Thủ Công Mỹ Nghệ Kim Bôi được thành lập ngày 29 tháng 09 năm
1994 theo giấy phép đầu tư số 1567/GP do Ủy Ban Nhân Dân TP.Hồ Chí Minh cấp
ngày 13 tháng 9 năm 1994.

CHƯƠNG II: Vốn đầu tư: 2.600.000.000 đồng
CHƯƠNG III: Vốn cố định: 1.000.000.000 đồng
CHƯƠNG IV: Vốn kinh doanh: 1.600.000 đồng
CHƯƠNG V: Doanh thu năm 2007: 7.146 triệu

Trang 2


Quản lý Nhân sự - Tiền lương

CHƯƠNG VI: Kim ngạch nhập khẩu năm 2007: 31.120 USD
CHƯƠNG VII: Kim ngạch xuất khẩu năm 2007: 175.339,62 USD

Trang 3


Quản lý Nhân sự - Tiền lương

Công ty Thủ Công Mỹ Nghệ Kim Bôi là một công ty trách nhiệm hữu hạn, có
tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định
của pháp luật Việt Nam.
Công ty Thủ Công Mỹ Nghệ Kim Bôi là một đơn vị chuyên khai thác, sản xuất
các sản phẩm thủ công mỹ nghệ từ cây dừa, vỏ dừa, gáo dừa và cọng lá dừa phục vụ
cho ngành công nghiệp, nông nghiệp, thuỷ lợi, xây dựng và môi trường.
Hàng năm công ty sử dụng trên 1000 tấn chỉ xơ dừa, sản xuất trên 500.000 mét
vuông sản phẩm. Trong đó, giá trị xuất khẩu bình qn đạt hơn 200.000 USD/ năm.
VII.1.1. Chức năng, mục tiêu và nhiệm vụ của công ty
VII.1.1.1. Chức năng
Công ty Thủ Công Mỹ Nghệ Kim Bôi là một đơn vị chuyên khai thác, sản xuất
các sản phẩm từ cây dừa, vỏ dừa, gáo dừa và cọng lá dừa phục vụ cho các ngành
công nghiệp, nông nghiệp, thủy lợi, xây dựng, mơi trường, trang trí mỹ nghệ và
hàng tiêu dùng…
Kinh doanh tổng hợp hàng hóa nguyên vật liệu như: băng keo, gạch lót, ván ép,
trang trí nội thất, …
VII.1.1.2. Mục tiêu
Mục tiêu hoạt động của công ty khai thác các sản phẩm sử dụng những nhiên
liệu từ thực vật nhằm bảo vệ môi trường và sức khỏe người sử dụng. Nguyên liệu
chủ yếu là từ cây dừa, ngồi ra cơng ty cịn tận dụng các phế phẩm nơng sản đang
có nguy cơ gây ơ nhiễm mơi trường tạo thành ván ép.
Với dây chuyền sản xuất, thiết bị hiện đại, đội ngũ cơng nhân có kinh nghiệm,
tay nghề cao, luôn luôn luôn sáng tạo, khai thác, phát triển sản phẩm mới phục vụ
cho nhu cầu trong nước và xuất khẩu.
Đem lại hiệu quả về kinh tế xã hội, góp phần đặc biệt q trình cung cầu hàng
hóa tạo nguồn thu cho ngân sách nhà nước. Tích lũy để mở rộng quy mô sản xuất,

Trang 4

Quản lý Nhân sự - Tiền lương

kinh doanh ổn định, tạo thêm việc làm cho người lao động và không ngừng nâng
cao đời sống công nhân viên.
VII.1.1.3. Nhiệm vụ
Nhiệm vụ của cơng ty là phải ln ln hồn thành các hợp đồng đúng thời
hạn, đảm bảo số lượng và chất lượng theo đúng yêu cầu của khách hàng.
Giữ vững uy tín, chủ động tìm đối tác kinh doanh, mở rộng thị trường.
Xây dựng, thực hiện kế hoạch trên cơ sở chiến lược và phát triển công ty.
Không ngừng nâng cao hiệu quả và mở rộng sản xuất kinh doanh.
Bảo toàn vốn, thực hiện nghiêm chỉnh các chính sách, chế độ quản lý kinh tế,
tài chính của nhà nước Việt Nam. Tuân thủ các nguyên tắc hạch toán kinh tế.
Kết hợp hài hịa giữa lợi ích cơng ty và lợi ích cảu người lao động trong phạm
vi luật định. Thực hiện phân phối lao động, tạo điều kiện nâng cao trình độ cảu
công nhân viên.
Thực hiện nghĩa vụ đối với cộng đồng xã hội và bảo vệ môi trường.

Trang 5


Quản lý Nhân sự - Tiền lương

VII.1.2. Mặt hàng sản xuất kinh doanh
Mặt hàng sản xuất kinh doanh chủ yếu của công ty là nệm xơ dừa phục vụ cho
các ngành như:
Công nghiệp: sản xuất chỉ, thảm, nệm, ván gỗ, … từ xơ dừa
Nông nghiệp: trồng vườn, cây kiểng, giỏ hoa từ xơ dừa, vỏ dừa, bụi xơ dừa, …
Môi trường: tấm lọc sơn, lọc nước bằng xơ dừa, giấy xơ dừa, …
Các mặt hàng thủ công mỹ nghệ, trang trí nội thất, vật dụng gia đình.

VII.1.3. Nguồn cung cấp nguyên vật liệu và thị trường tiêu thụ
Công ty mua nguyên vật liệu từ các công ty liên doanh trong nước ở các tỉnh
như: Bến Tre, Khánh Hòa, Tiền Giang, sau đó chế biến và xuất khẩu ra thị trường
nước ngồi như: Mỹ, Đài Loan, Nhật, Hồng Kơng, … và tiêu thụ nhỏ lẻ trong nước.
VII.1.4. Cơ cấu tổ chức
VII.1.4.1. Cơ cấu tổ chức tồn cơng ty
Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo kiểu chức năng. Bộ máy được
xác lập trên cơ sở gọn nhẹ, giảm bớt gánh nặng cho cán bộ chỉ huy trực tuyến, tăng
cường chun mơn hóa trong cơng việc và tăng hiệu quả làm việc.

Trang 6


Quản lý Nhân sự - Tiền lương

VII.1.4.2. Nhiệm vụ, chức năng của các phòng ban
 Ban giám đốc
Ban giám đốc là nơi điều hành tồn bộ cơng ty.
Đại diện cho công ty trước Pháp luật.
Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh.
Lãnh đạo các phòng ban chức năng, bổ nhiệm cán bộ, tổ chức bộ máy quản lý
và chỉ huy các công việc kinh doanh xuất nhập khẩu, cơng tác đối ngoại, kế tốn…
 Phịng tổ chức hành chính
Quản lý và thực hiện các văn bản hành chánh của Nhà nước và công ty.
Tổ chức thực hiện các thủ tục hành chính.
Quản lý nhân sự tiền lương.
 Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu
Thực hiện các hợp đồng bán hàng.
Xây dựng kế hoạch, phương án và chỉ tiêu hoạt động hàng tháng, hàng quý và
hàng năm.

Tìm nguồn hàng, nhà cung cấp, tìm hiểu nhu cầu thị trường.
Đồng thời tìm kiếm khách hàng mới, quản lý và chăm sóc khách hàng.
Báo cáo kết quả công tác định kỳ cho lãnh đạo.
 Phịng kế tốn
Quản lý về mặt tài chính của công ty.
Quản lý thu chi, xuất nhập tiền hàng, vật tư, cơng cụ.
Cập nhật, ghi chép, hạch tốn sổ sách, chứng từ hàng ngày.
Kiểm tra giám sát việc sử dụng vốn của các phòng ban trong việc thực hiện kế
hoạch của công ty.

Trang 7


Quản lý Nhân sự - Tiền lương

Thực hiện chế độ sổ sách kế tốn, báo cáo tài chính theo quy định của cơng ty
và Pháp luật.
Trích nộp đầy đủ và kịp thời các khoản nộp theo quy định của Nhà nước về
thuế và các khoản lệ phí của cơng ty.
 Phân xưởng
Chỉ đạo và lập kế hoạch sản xuất theo yêu cầu của công ty.
Tổ chức điều hành mọi hoạt động sản xuất.
Báo cáo định kỳ về số lượng, chất lượng hàng hóa, thiết bị, máy móc, dụng cụ
lao động cho Ban giám đốc.
Phân xưởng được quản lý bởi Ban điều hành xưởng, gồm 3 tổ sản xuất:
 Tổ máy:
Thực hiện khâu sản xuất chính của cơng ty. Sản xuất tấm xơ dừa từ dây chuyền
sản xuất, thiết bị hiện đại.
 Tổ thủ công:
Sản xuất sản phẩm thủ công từ tấm xơ dừa, sản xuất các sản phẩm thủ công

mỹ nghệ khác từ nguyên liêu khác như: vỏ dừa, gáo dừa, …
 Tổ kỹ thuật cơ khí:
Thiết kế, chế tạo những phụ tùng máy móc hỗ trợ cho việc sản xuất. Bảo trì,
sửa chữa máy móc, thiết bị trong xưởng.

Trang 8


Quản lý Nhân sự - Tiền lương

VII.2. PHÂN TÍCH NHU CẦU CỦA CÔNG TY VÀ CHỨC NĂNG CỦA
HỆ THỐNG THÔNG TIN
Hiện nay, công tác quản lý nhân sự và tiền lương chỉ đơn thuần là lưu trữ dữ
liệu trên máy tính và sổ sách. Phương pháp quản lý khơng đồng bộ này gây khơng ít
khó khăn và bất tiện trong việc quản lý.
Mặt khác Công ty TNHH Thủ Công Mỹ Nghệ Kim Bôi là công ty sản xuất
kinh doanh nên hệ thống nhân sự gồm có nhân viên văn phịng và cơng nhân xưởng.
Cách thức tính lương của hai loại hình lao động này hồn tồn khác nhau, đặc biệt
việc cách tính lương cho cơng nhân khá phức tạp. Phương pháp tính lương thủ cơng
bằng chương trình Microsoft Excel thường xun xảy ra trường hợp tính nhầm,
phát lương chậm, ...
Ngồi ra, chưa có hệ thống thống kê, báo cáo tự động để cung cấp thông tin
phục vụ công tác Quản lý Nhân sự - Tiền lương.
Vì vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Quản lý Nhân sự Tiền lương là rất cần thiết và cần được triển khai sớm.
Đề này này nhằm mục đích tìm hiểu, phân tích hệ thống thơng tin của cơng tác
Quản lý Nhân sự - Tiền lương và từ đó thiết kế một chương trình bằng hệ quản trị
Microsoft Access nhằm hỗ trợ công việc quản lý nhân sự và chủ yếu là giúp cho
việc tính lương một cách tự động, chính xác, kịp thời...

Trang 9

Quản lý Nhân sự - Tiền lương

VII.3. MỘT SỐ BIỂU MẪU TIÊU BIỂU TRONG CÔNG TÁC QUẢN
LÝ NHÂN SỰ - TIỀN LƯƠNG
VII.3.1. Bảng chấm công hàng ngày của nhân viên văn phịng

VII.3.2. Bảng chấm cơng của cơng nhân xưởng

Trang 10


Quản lý Nhân sự - Tiền lương

VII.3.3. Bảng lương của nhân viên văn phòng

Trang 11


Quản lý Nhân sự - Tiền lương

VII.4. NỘI DUNG THỰC HIỆN VÀ GIỚI HẠN ĐỀ TÀI
VII.5. Quản lý thông tin nhân sự
VII.6. Sơ yếu lý lịch.
VII.7. Hợp đồng lao động.
VII.8. Cơ cấu tổ chức nhân sự.
VII.9. Biến động trong quá trình cơng tác.
VII.10. Chính sách cho người lao động.
VII.11. Thực hiện chấm công

VII.12. Thiết kế bảng chấm công phù hợp với các hình thức chấm cơng
như:

VII.13. Nhân viên văn phịng: chấm công theo ngày, giờ.
VII.14. Công nhân xưởng: chấm công theo ngày, giờ, năng suất làm
việc, …; chấm công cá nhân, chấm cơng nhóm.

VII.15. Tính lương
VII.16. Tính lương từng ngày, tính lương tháng dựa vào dữ liệu từ bảng
chấm cơng và các hệ số, tham số, phụ cấp, chính sách từ thơng tin quản lý nhân sự.

VII.17. Tính khác khoản khen thưởng, lương phép năm.
VII.18. Thống kê, báo cáo
VII.19. Tình hình nhân sự.
VII.20. Truy xuất thơng tin của cơng nhân viên.
VII.21. Chi tiết ngày công và năng suất của công nhân viên.
VII.22. Lương tháng cho từng công nhân viên, từng phòng ban.
VII.23. Tổng hợp lương cả năm.

Trang 12


Quản lý Nhân sự - Tiền lương

Do hạn chế về thời gian thực tập nên chương trình khơng thể hồn tồn tin học
hóa cơng tác Quản lý Nhân sự - Tiền lương của công ty. Bên cạnh những xử lý tự
động của chương trình, một số nghiệp vụ vẫn cịn phải xử lý thủ cơng. Hy vọng sau
này em có cơ hội tiếp tục hồn thiện chương trình.

CHƯƠNG VIII: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

VIII.1. SƠ ĐỒ CHỨC NĂNG
Nhằm đảm
bảo tính
chính xác,
nhanh gọn và
kịp thời trong
q trình
quản lý nhân
sự và việc
tính lương, hệ
thống đã
phân cấp
quản lý theo
chức năng
sau:

Hệ thống quản lý

Thông tin chung

Nhân sự

Chấm cơng

Tính lương

Báo cáo

Trang 13

Quản lý Nhân sự - Tiền lương

VIII.2. MƠ HÌNH THỰC THỂ KẾT HỢP
VIII.2.1. Mơ hình
Chức vụ

Q trình
cơng tác

Đảm
nhận

Có 1

Cơng nhân viên

Hợp đồng
lao động

Ký

Có 2

Có 3

Phiếu chấm cơng
theo năng suất

Phiếu chấm cơng

theo thời gian

Chi tiết

Cơng việc

Có 4

Thuộc

Nhóm cơng việc

Mức giá
cơng việc

Trang 14


Quản lý Nhân sự - Tiền lương

VIII.2.2. Ghi chú:
Loại thực thể

Mối kết hợp

VIII.2.3. Diễn giải:
VIII.2.4. Các loại thực thể
VIII.2.5. Công nhân viên: bao gồm các thuộc tính liên quan đến công
nhân viên như: mã số công nhân viên, họ tên, ngày sinh, địa chỉ, trình độ, …
VIII.2.6. Chức vụ: bao gồm các thuộc tính liên quan đến chức vụ như:

mã chức vụ, tên chức vụ, …
VIII.2.7. Q trình cơng tác: bao gồm các thuộc tính liên quan đến q
trình cơng tác của công nhân viên như: chức vụ, hệ số lương, phụ cấp, …
VIII.2.8. Hợp đồng lao động: bao gồm các thuộc tính liên quan đến hợp
đồng lao động của công nhân viên như: mã hợp đồng, loại hợp đồng, ngày ký, thời
hạn, …
VIII.2.9. Nhóm cơng việc: gồm các thuộc tính liên quan đến nhóm cơng
việc tại xưởng sản xuất như: mã nhóm, tên nhóm, diễn giải.
VIII.2.10. Cơng việc: bao gồm các thuộc tính liên quan đến cơng việc tại
xưởng sản xuất như: mã công việc, tên công việc, mã nhóm, diễn giải.
VIII.2.11. Mức giá cơng việc: bao gồm các thuộc tính liên quan đến đơn
giá cơng việc như: mã công việc, ngày cập nhật giá, đơn giá.
VIII.2.12. Phiếu chấm cơng theo thời gian: bao gồm các thuộc tính liên
quan đến chấm công như: mã số công nhân viên, ngày làm việc, giờ làm việc, giờ
vắng, …

Trang 15


Quản lý Nhân sự - Tiền lương

VIII.2.13. Phiếu chấm công theo năng suất: gồm các thuộc tính liên quan
đến việc chấm công theo năng suất cho công nhân xưởng như: mã chấm công, mã
số công nhân viên, ngày làm việc.
VIII.2.14. Mối kết hợp
VIII.2.15. Đảm nhận: là mối kết hợp giữa Công nhân viên và Chức vụ.
Mối kết hợp này thể hiện rằng tại một thời điểm một công nhân viên chỉ đảm nhận
một chức vụ và một chức vụ có thể được đảm nhận bởi một hoặc nhiều công nhân
viên.
VIII.2.16. Có 1: là mối kết hợp giữa Cơng nhân viên và Q trình cơng

tác. Mối kết hợp này thể hiện rằng, một cơng nhân viên có thể có một hoặc nhiều
q trình cơng tác và một q trình cơng tác chỉ thuộc về một công nhân viên.
VIII.2.17. Ký: là mối kết hợp giữa Công nhân viên và Hợp đồng lao
động. Mối kết hợp này thể hiện rằng một công nhân viên có thể ký một hoặc nhiều
hợp đồng lao động và một hợp đồng lao động chỉ thuộc về một cơng nhân viên.
VIII.2.18. Thuộc: là mối kết hợp giữa Nhóm công việc - Công việc. Mối
kết hợp này thể hiện rằng một nhóm cơng việc có thể có một hoặc nhiều cơng việc
và một cơng việc chỉ thuộc một nhóm cơng việc.
VIII.2.19. Có 4: là mối kết hợp giữa Cơng việc và Mức giá công việc.
Mối kết hợp này thể hiện rằng một cơng việc có thể có một hoặc nhiều mức giá và
một giá chỉ thuộc một công việc.
VIII.2.20. Có 2: là mối kết hợp giữa Cơng nhân viên và Phiếu chấm công
theo thời gian. Mối kết hợp này thể hiện rằng một cơng nhân viên có thể có một
hoặc nhiều dữ liệu chấm công và một dữ liệu chấm cơng chỉ thuộc về một cơng
nhân viên.
VIII.2.21. Có 3: là mối kết hợp giữa Công nhân viên và Phiếu chấm công
theo năng suất. Mối kết hợp này thể hiện rằng một cơng nhân có thể có một hoặc
nhiều dữ liệu chấm công và một dữ liệu chấm công chỉ thuộc về một công nhân.

Trang 16


Quản lý Nhân sự - Tiền lương

VIII.2.22. Chi tiết: là mối kết hợp giữa Phiếu chấm công theo năng suất
và Công việc. Mối kết hợp này thể hiện rằng một phiếu chấm cơng theo năng suất
có thể có một hoặc nhiều chi tiết chấm cơng và một cơng việc có thể xuất hiện một
hoặc nhiều lần trong một chi tiết chấm công.

Trang 17