Fsi cẩm nang chuyển đổi số doanh nghiệp mô hình 5 giai đoạn 1

CẨM NANG CHUYỂN ĐỔI SỐ THÀNH CƠNG:

MƠ HÌNH TRIỂN KHAI 5 GIAI ĐOẠN
DÀNH CHO KHỐI DOANH NGHIỆP
(UPDATE 2022)


BỐI CẢNH

CHUYỂN ĐỔI SỐ
TỒN CẦU
53% tổ chức, doanh
nghiệp, tập đồn đã
chuẩn bị sẵn sàng với
một chiến lược chuyển
đổi số trên quy mơ tồn
doanh nghiệp.
(Theo IDC)

74% tổ chức đang có kế
hoạch loại bỏ hồn tồn
hồ sơ giấy trong vịng 5
năm tới.
(Theo nghiên cứu của Iron
Mountain, tháng 4 năm 2022)
Với mục tiêu nâng cao trải nghiệm
khách hàng, thu hút thêm nhân sự tài
năng và cải thiện khả năng cạnh tranh
trên thương trường thời 4.0, các doanh
nghiệp đã và đang đẩy mạnh quá trình
chuyển đổi số, tích cực áp dụng cơng

nghệ thơng tin trong vận hành, đồng
2

thời, hồn thiện các quy trình làm việc
trên mơi trường số.
Theo dự đốn của IDC, từ năm 2022
đến năm 2024, vốn đầu tư vào chuyển
đổi số là 6.3 nghìn tỷ đơ-la, chiếm 55%
tổng đầu tư cho cơng nghệ thơng tin và
truyền thơng tồn cầu (ICT).
Yếu tố cốt lõi góp phần giúp chuyển đổi
số thành cơng là hiện đại hóa hệ thống
quản lý thơng tin và dữ liệu, giảm bớt
các tài liệu giấy và quy trình làm việc
thủ công truyền thống của các doanh
nghiệp.
Thành công của việc này phụ thuộc vào
2 yếu tố:
01 Sự ủng hộ từ Ban điều hành cơng ty
(1)
02 Một quy trình triển khai mang tính
(2)
chiến lược đúng đắn.
Trước bối cảnh tồn cầu kể trên, những
doanh nghiệp không bắt tay ngay vào
thực hiện chuyển đổi số sẽ tụt hậu so
với các đối thủ cạnh tranh.
Vậy doanh nghiệp bạn đã có kế hoạch
chuyển đổi số chưa?

Hãy cùng tham khảo tài liệu “Cẩm nang
chuyển đổi số thành cơng” từ FSI để
có thêm những hiểu biết quan trọng
trước khi bắt tay vào triển khai chuyển
đổi số tại doanh nghiệp của mình nhé.


Cẩm nang chuyển đổi số thành cơng

Bạn có thể dễ dàng nhận thấy hầu hết
các tài liệu doanh nghiệp hiện nay đều
được khởi tạo trên môi trường số, tuy
nhiên, tài liệu giấy vẫn sẽ tồn tại do yêu
cầu đặc thù từ luật pháp hoặc quy định
riêng của doanh nghiệp.

CHUYỂN ĐỔI SỐ:

NHƯ NÀO VÀ BẮT ĐẦU
TỪ ĐÂU?

Việc lưu trữ và sử dụng song song
hai loại tài liệu vật lý và tài liệu điện
tử tại doanh nghiệp của bạn cần hết
sức cẩn trọng, tránh tình trạng quản lý
chồng chéo, thiếu khoa học, lãng phí
các nguồn lực của tổ chức.

93% các doanh nghiệp đang bước đầu thực hiện việc
“dọn dẹp”, số hóa, chuyển đổi dữ liệu, tiến tới lưu trữ

tập trung và khoa học toàn bộ các tài liệu, dữ liệu của
họ. (Theo nghiên cứu từ Economist Impact)
Chuyển đổi số tại doanh nghiệp có thể bắt đầu từ cải thiện phương thức quản lý
thông tin và dữ liệu của doanh nghiệp.
Để làm được điều đó, bạn cần có một hướng dẫn cụ thể, rõ ràng và khả thi.

Dưới đây là mơ hình 5 bước giúp doanh nghiệp chuyển đổi số
thành công mà bạn không nên bỏ qua!

3


BUỚC 1: CHỈNH LÝ

Xác định những tài liệu vật lý cần bảo lưu, cần
loại bỏ, hay cần số hóa
67% nhà điều hành doanh nghiệp cho rằng việc xác
định những tài liệu cần số hóa là yếu tố tiên quyết để
cải thiện phương thức quản lý thông tin và dữ liệu của
tổ chức, tiến tới chuyển đổi số thành công.
(Theo nghiên cứu của Iron Mountain)
Bạn chỉ có thể đưa ra quyết định đúng khi
nắm rõ những thông tin, dữ liệu, tài liệu mà
doanh nghiệp bạn đang sở hữu.
Tiến hành chỉnh lý tài liệu để phân loại,
thống kê và sắp xếp các thông tin khoa
học là bước quan trọng để khởi động q
trình chuyển đổi số tồn diện cho doanh
nghiệp.
Khi hồn tất khâu chỉnh lý, người đứng

đầu doanh nghiệp có thể dễ dàng quyết
định xem đâu là những tài liệu vật lý có giá
trị cao, cần lưu giữ, những tài liệu cần loại
bỏ hoặc cần được số hóa.
Mặc dù, việc giữ lại tất cả tài liệu của tổ
chức có vẻ như là một lựa chọn vô cùng
hấp dẫn, tuy nhiên, đây cũng là phương
án tồn tại nhiều rủi ro tiềm ẩn như:
Hao tổn chi phí: Lưu trữ tài liệu giấy gây
lãng phí ngân sách cho nhân công, không
gian và thiết bị lưu trữ, in ấn, và bảo quản
tài liệu.
Nguy cơ mất, hỏng, rị rỉ: Các tài liệu vật lý
khó kiểm sốt hơn các tài liệu điện tử và
cũng khơng có khả năng phục hồi một khi
gặp sự cố.

4

Giảm sút hiệu suất: Một nhân viên trung bình
tốn tới 25% thời gian làm việc trong tuần để
thực hiện các tác vụ thủ công như nhập liệu,
sao chép, lập chỉ mục hoặc truy xuất tài liệu.
Do đó, việc xác định được những tài liệu
bản cứng cần bảo lưu, cần loại bỏ, hay cần
số hóa là tối quan trọng để khởi động hành
trình chuyển đổi số tại doanh nghiệp.


Cẩm nang chuyển đổi số thành cơng

BUỚC 2: SỐ HĨA

Xây dựng “văn phịng khơng giấy”
cho doanh nghiệp
Số hóa tài liệu sẽ giúp doanh nghiệp bạn
khai thác hiệu quả giá trị của những thơng
tin đang sở hữu, có thể kể đến như:
Truy cập dữ liệu của cơng ty an tồn và
linh hoạt ở mọi nơi, cho dù làm việc từ
xa hay tại văn phịng
Tìm kiếm, trích xuất và chia sẻ thơng tin
nhanh chóng giữa các phịng ban
Tối ưu hóa quy trình làm việc để cải thiện
trải nghiệm của khách hàng và giảm bớt
áp lực của nhân viên
Giúp các nhân sự đưa ra phản hồi
nhanh chóng và quyết định sáng suốt

42% tài liệu giấy của
doanh nghiệp nên được
số hóa, các tài liệu cịn
lại có thể được lưu trữ
tại kho tài liệu vật lý
hoặc tiêu hủy, tùy thuộc
vào nhu cầu sử dụng và
quy định của tổ chức.
(Theo nghiên cứu của Iron
Mountain)

Cải thiện hiệu suất toàn doanh nghiệp.
Sau khi bạn đã hoàn tất phân loại, chỉnh lý
và số hóa tài liệu, bước tiếp theo chính là lựa
chọn chọn phương án để lưu trữ và xử lý tất
cả dữ liệu, thông tin của doanh nghiệp một
cách hiệu quả.

5


BƯỚC 3: LƯU TRỮ TRÊN NỀN TẢNG SỐ

Tìm kiếm, chia sẻ, quản lý tài liệu điện tử với kho
dữ liệu số tập trung, bảo mật cao
Sau khi thực hiện số hóa, doanh nghiệp bạn cần lưu trữ tài liệu số trên cùng một nền tảng,
cho phép nhân viên truy cập thơng tin nhanh chóng, tìm kiếm và chia sẻ dễ dàng hơn.

64% các doanh nghiệp tin rằng việc nâng cấp và tích
hợp các cơng nghệ mới như lưu trữ đám mây là cần thiết
với mọi tổ chức trong bối cảnh hiện tại.
(Theo nghiên cứu của Iron Mountain)

Nhờ áp dụng những công nghệ và nền tảng
số tiên tiến để lưu trữ tài liệu, doanh nghiệp
bạn nhận được nhiều lợi ích như:
Bảo đảm an ninh thơng tin
Tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao
hiệu suất
Chia sẻ thông tin nội bộ nhanh chóng,
tiện lợi

Truy cập và tìm kiếm dữ liệu dễ dàng,
thuận tiện cho cơng tác tổng hợp, báo
cáo, phân tích.
Tuy nhiên, bạn cần lưu ý lựa chọn hình thức,
dịch vụ lưu trữ dữ liệu điện tử phù hợp với
doanh nghiệp của mình để đạt được hiệu
quả như mong muốn, tiết kiệm chi phí vận
hành và thời gian triển khai.

6


Cẩm nang chuyển đổi số thành công

Dưới đây là 4 hình thức phổ biến nhất về nền tảng
lưu trữ dữ liệu số mà bạn có thể tham khảo:

ON-PREMISES
(Lưu trữ tài liệu nội bộ)

OFFSITE

(Lưu trữ tại các trung tâm dữ
liệu bên ngoài)

ƯU ĐIỂM

NHƯỢC ĐIỂM

ƯU ĐIỂM

NHƯỢC ĐIỂM

Lưu trữ trên hệ thống
nội bộ doanh nghiệp là
lựa chọn tiện lợi nhất vì
khơng có sự tham gia
của bên thứ 3, không
tốn thời gian và chi phí
chuyển giao dữ liệu và
hạn chế tối đa rủi ro mất
an tồn thơng tin.

Việc lưu trữ lượng lớn
dữ liệu nội bộ chỉ có
thể thực hiện được với
sự đầu tư nguồn lực
khổng lồ vào cơ sở hạ
tầng và thuê thêm nhân
viên phụ trách.

Các trung tâm dữ liệu
dùng chung cung cấp
một giải pháp với chi phí
hấp dẫn và khả năng
tăng, giảm quy mơ lưu
trữ linh hoạt. Cùng với
đó, doanh nghiệp bạn
cũng tận dụng được
không gian, nguồn lực

và nhân sự của nhà
cung cấp, giúp duy trì
cơng tác bảo mật, vận
hành và hỗ trợ 24/7.

Bạn sẽ cần phải sử
dụng dịch vụ bên thứ
ba và chuyển dữ liệu
của tổ chức bạn đến
địa điểm bên ngoài
được chỉ định. Rủi ro sẽ
đến từ phía nhà cung
cấp và doanh nghiệp
bạn sẽ phụ thuộc nhiều
vào họ.

Lưu trữ dữ liệu offsite là phương án đáng cân nhắc nhờ mức chi phí tốt hơn so với các trung tâm lưu trữ tư
nhân, đồng thời, giải phóng nhân sự IT của doanh nghiệp bạn khỏi công tác quản lý kho lưu trữ, để họ tập
trung vào các tác vụ, dự án quan trọng hơn.

CLOUD
(Lưu trữ đám mây)
ƯU ĐIỂM

NHƯỢC ĐIỂM

Với tính linh hoạt và độ
tin cậy cao, khả năng
mở rộng dễ dàng, chi
phí bảo trì thấp, lưu trữ

trên đám mây là lựa
chọn lý tưởng giúp các
nhân sự truy cập dữ liệu
cần thiết khi làm việc từ
xa và cộng tác cùng
nhau dễ dàng hơn. Đây
cũng là giải pháp tối
ưu về chi phí dành cho
doanh nghiệp.

Do có thể truy cập dễ
dàng từ máy tính hay
người dùng bất kỳ,
lưu trữ trên đám mây
tồn tại rủi ro bị đánh
cắp thông tin. Nếu lựa
chọn phương án lưu
trữ ‘cloud’, tổ chức của
bạn cần xem xét triển
khai các biện pháp bảo
mật tăng cường, nhằm
chống lại lỗ hổng hệ
thống, rò rỉ dữ liệu.

ARCHIVE STORAGE
(Lưu trữ dữ liệu lâu dài)
Đây không phải là giải pháp cho phép kết nối 24/7
hay khả năng truy cập dữ liệu theo yêu cầu.
Tuy nhiên, so với các giải pháp kể trên, phương pháp
lưu trữ dữ liệu lâu dài ít tốn kém, ít u cầu bảo trì

hơn, đồng thời, có mức tiêu thụ năng lượng và tổng
chi phí đầu tư thấp hơn.

Hiện nay, nhiều nhà cung cấp đang xây dựng các giải pháp lưu trữ đám mây tập trung khai thác thế mạnh
về dung lượng lưu trữ và khả năng mở rộng. Một số khác lại tập trung phát triển các giải pháp được thiết kế
đặc biệt để quản lý dữ liệu doanh nghiệp, tối ưu bảo mật.
Vì vậy, nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp lưu trữ ‘cloud’ để tối ưu cho tổ chức mình, hãy lựa chọn gói dịch
vụ chuyên biệt dành cho khách hàng doanh nghiệp.
7


BƯỚC 4: TỰ ĐỘNG HÓA

Tối ưu quản lý dữ liệu để thúc đẩy cộng tác và tự
động hóa quy trình làm việc
Tới giai đoạn này, bạn đã hoàn tất việc sắp
xếp, số hóa và lưu trữ thơng tin của doanh
nghiệp theo một cấu trúc chặt chẽ và
khoa học.
Giờ là lúc để triển khai tự động hóa các
quy trình nghiệp vụ thủ công vốn đang
chiếm một lượng lớn thời gian làm việc
của các nhân sự, đặc biệt là tại các phòng
ban có số lượng hồ sơ, tài liệu lớn như
Hành chính - Nhân sự, Tài chính - Kế tốn.

Mức đầu tư cho tự động
hóa quy trình làm việc
sẽ tăng từ mức 5 tỷ USD
vào năm 2018 lên 26 tỷ

USD vào năm 2025.
(Theo nghiên cứu của Forbes)

75% tổ chức đã tăng cường đầu tư vào công nghệ
đám mây hoặc các công cụ kỹ thuật số để cải thiện
q trình tự động hóa quy trình làm việc kể từ khi
đại dịch COVID bắt đầu.
(Theo nghiên cứu của Iron Mountain)

Cụ thể, việc lưu trữ tài liệu tập trung trên
một nền tảng số đã đem tới hiệu quả đột
phá tại phịng kế tốn của tất cả các doanh
nghiệp được triển khai.
Nếu như lúc trước, hóa đơn của nhà cung
cấp thường đến nhiều từ nhiều nguồn, ở
nhiều định dạng (giấy và kỹ thuật số), theo
nhiều bố cục và ngôn ngữ khác nhau, đồng
thời, được chuyển tới từng người một
dưới dạng tệp đính kèm email đến nhóm
Kế tốn của trụ sở chính để đối chiếu, phê
duyệt hóa đơn và đơn đặt hàng.
Đây là một quy trình thủ công, tốn thời
gian, kém hiệu quả và thường dẫn đến
việc thanh toán chậm cho nhà cung cấp,
làm giảm sự gắn kết và mức độ hài lòng
với nhà cung cấp.
8

Để tối ưu hóa quy trình trên tại phịng kế
tốn, giải pháp được áp dụng là sự kết hợp

giữa số hóa tài liệu và cơng nghệ hiện đại
như trí tuệ nhân tạo (AI) và học máy (Machine
Learning). Nhờ đó, một thư viện kỹ thuật số
được tạo ra, giúp tự động trích xuất dữ liệu
quan trọng từ các tài liệu điện tử để đưa
thông tin phù hợp đến đúng người, tại đúng
bước trong quy trình của doanh nghiệp.
Tự động hóa các quy trình, tác vụ thủ công
giúp doanh nghiệp bạn vận hành hiệu quả
và giải phóng nhân viên để họ tập trung vào
những ý tưởng chiến lược, tạo ra giá trị cao
cho tổ chức.


Cẩm nang chuyển đổi số thành công

BƯỚC 5: KHAI PHÁ

Ứng dụng kết quả của dữ liệu giúp xác định các
xu hướng và khuôn mẫu quan trọng
Đây là giai đoạn cuối cùng trong quá trình chuyển đổi kỹ thuật số của tổ chức bạn. Sau khi
bạn đã xác định những gì cần giữ và loại bỏ, những gì cần phải số hóa; xác định nơi để
lưu trữ dữ liệu và triển khai tự động hóa các quy trình thủ cơng; giờ là lúc để khai thác và
áp dụng những hiểu biết quan trọng thu được từ dữ liệu doanh nghiệp vào điều hành, kinh
doanh, sản xuất.

Doanh nghiệp chuyển đổi số thành cơng là doanh nghiệp
có khả năng tận dụng dữ liệu để khám phá những giá
trị ẩn, đem tới mơ hình kinh doanh mới, trải nghiệm
khách hàng mới, phương thức vận hành mới.

Với sự kết hợp của các công nghệ tiên
tiến như Al và ML, bạn dễ dàng phân loại
và trích xuất dữ liệu, tìm kiếm và phân tích
thơng tin từ nhiều nguồn lưu trữ. Bằng
cách tổng hợp và trực quan hóa tồn bộ
dữ liệu này thơng qua màn hình báo cáo
trên một nền tảng duy nhất, bạn và các
cấp quản lý sẽ có được thơng tin chi tiết
sát thời gian thực để đưa ra các quyết
định kinh doanh sáng suốt hơn.
Tận dụng những phân tích nâng cao, bạn
cũng có thể dễ dàng xác định các hình
mẫu và xu hướng tương lai, trở thành
đơn vị tiên phong trên thị trường trong lĩnh
vực của mình. Đồng thời, việc áp dụng
các kết quả của dữ liệu vào kinh doanh
cũng giúp phát hiện ra các luồng doanh
thu mới, những ngách thị trường mới mà
doanh nghiệp bạn có thể chưa từng xem
xét trước đây.

90% các tổ chức được khảo
sát đã triển khai các công
nghệ tiên tiến như trí tuệ
nhân tạo (AI) và Machine
Learning (ML).
(Theo nghiên cứu của Iron
Mountain)
9

ĐẢM BẢO HIỆU QUẢ CỦA KHOẢN ĐẦU TƯ CHO

CHUYỂN ĐỔI SỐ
Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ hay
chuyển đổi số đã và đang tác động mạnh mẽ
đến mọi tổ chức, ở mọi quy mơ, mọi lĩnh vực.
Q trình chuyển đổi số đã tái định hình trải
nghiệm của nhân viên và khách hàng ở khắp
mọi nơi, theo chiều hướng tích cực, thậm chí
là đột phá.
Tuy nhiên, đây cũng là quá trình sẽ hao tổn của
doanh nghiệp bạn khơng ít nguồn lực về nhân
sự, thời gian và ngân sách. Hãy vững tin, bởi
nếu làm đúng, bạn sẽ sớm nhận được “trái
ngọt”, nâng cao sức cạnh tranh của tổ chức
lên một tầm mới, vượt trội so với các đối thủ
trên thị trường, đảm bảo cho sự phát triển bền
vững của doanh nghiệp.

“

Hãy bắt tay xây dựng một chiến
lược chuyển đổi số với định hướng
rõ ràng và quy mô phù hợp với đơn
vị của mình ngay hơm nay.
Với “Cẩm nang chuyển đổi số thành cơng”,
FSI hy vọng bạn đã nắm vững lộ trình triển khai
chuyển đổi số (5 giai đoạn) cho doanh nghiệp

của mình.
Việc thực hiện lần lượt và hồn chỉnh từng giai
đoạn là vơ cùng quan trọng, bởi mỗi giai đoạn
đều đóng vai trị nền tảng thiết yếu cho q
trình tiếp theo, để doanh nghiệp bạn tiến tới
chuyển đổi số toàn diện và thành công.
Đừng dừng lại tại đây!
Tiếp tục nghiền ngẫm và chia sẻ về những hiểu
biết này với các cấp quản lý, nhân sự IT, cũng
như toàn thể đội ngũ của bạn là cách nhanh
nhất để thúc đẩy tổ chức chuyển đổi số.
Chúc bạn và doanh nghiệp của mình tự tin
vững bước trên hành trình chuyển đổi số!

10


Cẩm nang chuyển đổi số thành công

Nhà cung cấp giải pháp chuyển đổi số
hàng đầu Việt Nam
Với 15 năm kinh nghiệm tư vấn và triển khai thực tế về chuyển đổi số, số hóa cho hơn 5500
khách hàng thuộc khối hành chính cơng và khối doanh nghiệp, FSI đã và đang nỗ lực không
ngừng để sáng tạo, cải tiến các giải pháp công nghệ cao, thúc đẩy các cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp trong nước chuyển đổi số thành công, đạt được hiệu suất đột phá trong điều
hành và kinh doanh.
Nhờ trí tuệ và tâm huyết của đội ngũ hơn 300 kỹ sư, chuyên gia công nghệ đầu ngành trong
lĩnh vực chuyển đổi số, số hóa, dữ liệu lớn, FSI đem tới hệ sinh thái giải pháp chuyển đổi
số lấy dữ liệu làm trung tâm, gồm hơn 30 dịch vụ, phần mềm và công nghệ tiên tiến, cùng
năng lực triển khai tổng thể xuất sắc top 1 thị trường.

15+

300+

5500+

30+

50+

500+

NĂM KINH NGHIỆM

KHÁCH HÀNG

GIẢI THƯỞNG

CHUYÊN GIA KỸ SƯ
VÀ CÔNG NGHỆ

GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ
CHUYỂN ĐỔI SỐ

ĐẠI LÝ TOÀN QUỐC
4 CHI NHÁNH

Hà Nội

Cần Thơ

Đà Nẵng

Hồ Chí Minh
11


CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN CƠNG NGHỆ FSI​
Văn phịng Hà Nội (Trụ sở chính)
Tầng 5A, tòa nhà Lâm Viên, số 107A Nguyễn Phong Sắc, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội
Văn phịng Hồ Chí Minh
Tầng 9, Toà nhà Lottery Tower, số 77 Trần Nhân Tơn, Phường 9, Quận 5, TP Hồ Chí Minh
Email:
Hotline: 0904 805 255

12

www.fsivietnam.com.vn

www.sohoatailieu.com

www.doceye.vn

www.ionetech.vn