Quy trình Quản lý chất lượng Thanh quyết toán mẫu trong xây dựng
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (851.02 KB, 112 trang )
Địa chỉ: Số 124 Nguyễn Ngọc Nại, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội
ĐT: 0958 099 938. Email: , Web: www.giaxaydung.vn
LỜI GIỚI THIỆU
Theo quy định tại Điểm d Khoản 2 Điều 113 của Luật Xây dựng hiện hành Nhà
thầu phải có hệ thống quản lý chất lượng phù hợp và thiết lập hồ sơ quản lý chất
lượng cơng trình.
Tại Khoản 3 Điều 4 Nghị định số 46/2015/NĐ-CP quy định như sau: Nhà thầu
khi tham gia hoạt động xây dựng phải có đủ điều kiện năng lực theo quy định, phải
có biện pháp tự quản lý chất lượng các công việc xây dựng do mình thực hiện,
Nhà thầu chính hoặc tổng thầu có trách nhiệm quản lý chất lượng cơng việc do nhà
thầu phụ thực hiện. Tài liệu này nhằm góp phần vào biện pháp tự quản lý chất lượng
của bạn và công ty bạn.
Quy định tại Khoản 2 Điều 13 về yêu cầu về chất lượng sản phẩm và nghiệm
thu, bàn giao sản phẩm hợp đồng xây dựng của Nghị định số 37/2015/NĐ-CP:
"2. Nghiệm thu, bàn giao sản phẩm các cơng việc hồn thành:
a) Các thỏa thuận về quy trình nghiệm thu, bàn giao của các bên tham gia hợp
đồng phải tuân thủ đúng các quy định của pháp luật về quản lý chất lượng cơng trình
xây dựng.
b) Các cơng việc cần nghiệm thu, bàn giao; căn cứ nghiệm thu, bàn giao; quy
trình, thời điểm nghiệm thu, bàn giao sản phẩm các cơng việc hồn thành; thành
phần nhân sự tham gia nghiệm thu, bàn giao; biểu mẫu nghiệm thu, bàn giao; các
quy định về người ký, các biên bản, tài liệu nghiệm thu, bàn giao phải đúng với
quy định của pháp luật và được các bên thỏa thuận trong hợp đồng."
Thực tế cho thấy các Cơng ty Nhà thầu có hiểu biết, thực hiện chủ động thỏa
thuận trước với Chủ đầu tư về biểu mẫu nghiệm thu, bàn giao… để có thể ứng dụng
phần mềm QLCL GXD trong cơng tác nghiệm thu, bàn giao…, tự động hóa cơng
việc hồ sơ chất lượng – nghiệm thu – hồn cơng, nhật ký… thì có thể tiết kiệm được
nhiều chi phí nhân lực cho cơng việc này. Vì thế tác giả và Cơng ty CP Giá Xây
Dựng dày công sưu tầm, biên soạn tài liệu này nhằm giúp các Công ty Nhà thầu, các
bạn làm công việc chuẩn bị và đi thỏa thuận hợp đồng xây dựng, làm cơng việc
nghiệm thu, hồn cơng có tư liệu để thuận lợi hơn trong cơng việc.
Tài liệu này là 1 thành phần thuộc bộ giải pháp phần mềm QLCL GXD được
biên soạn với Styles GXD và để mở dạng file Word để tiện cho người dùng cuối sử
dụng vào công việc. Không sử dụng ở các phần mềm khác và các hoạt động kinh
doanh, thương mại khi chưa được sự đồng ý của tác giả và Công ty CP Giá Xây
Dựng.
Địa chỉ: Số 124 Nguyễn Ngọc Nại, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội
ĐT: 0958 099 938. Email: , Web: www.giaxaydung.vn
Tác giả: Nguyễn Thế Anh
Địa chỉ: Số 124 Nguyễn Ngọc Nại, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội
ĐT: 0958 099 938. Email: , Web: www.giaxaydung.vn
QUY TRÌNH QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG (QLCL) VÀ NGHIỆM THU THANH
QUYẾT TỐN (TQT) MẪU
CƠNG TY CỔ PHẦN GIÁ XÂY DỰNG (GXD JSC)
CONSTRUCTION COST SERVICES JOINT STOCK COMPANY
QUY TRÌNH QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG (QLCL),
NGHIỆM THU THANH QUYẾT TOÁN (TQT)
Lần ban hành: 03
Mã số: CLQT-09
Ngày ban hành: 02/11/2019
Số trang: 110
1. Những người có liên quan phải đọc, hiểu và thực hiện theo đúng nội dung của quy trình này.
2. Nội dung trong quy định này có hiệu lực kể từ ngày ban hành.
3. Mỗi bộ phận chỉ được phân phối duy nhất 01 bản gốc của quy trình này, các bản sao có mã số khác với
bản gốc phải được loại bỏ, tuyệt đối khơng được sử dụng.
I. MỤC ĐÍCH.................................................................................................................................2
II. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG..................................................................................2
III. TÀI LIỆU THAM KHẢO VÀ CÁC CĂN CỨ PHÁP LÝ......................................................2
IV. CHỮ VIẾT TẮT, PHÂN LOẠI...............................................................................................3
V. NỘI DUNG................................................................................................................................4
VI. LƯU HỒ SƠ...........................................................................................................................26
VII. BIỂU MẪU - PHỤ LỤC.......................................................................................................26
CÁC ĐƠN VỊ LIÊN QUAN ÁP DỤNG QUY TRÌNH
STT
Tên đơn vị
STT
Tên đơn vị
1.
Hội đồng quản trị
7.
Phòng Quản lý dự án
2.
Ban Giám đốc
8.
Phịng Đầu tư chứng khốn
3.
Phịng Hành chính nhân sự
9.
Phịng thiết bị - bảo vệ
4.
Phịng Tài chính kế tốn
10.
Khối xí nghiệp trực thuộc
5.
Phịng Kỹ thuật thi cơng
11.
Khối đội thi cơng
6.
Phịng Kinh tế thị trường
12.
Soạn thảo
Xem xét
Phê duyệt
Họ tên:
Họ tên:
Họ tên:
Địa chỉ: Số 124 Nguyễn Ngọc Nại, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội
ĐT: 0958 099 938. Email: , Web: www.giaxaydung.vn
Chức vụ:
Chức vụ: Phó Tổng giám đốc
Chức vụ: Tổng giám đốc
Địa chỉ: Số 124 Nguyễn Ngọc Nại, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội
ĐT: 0958 099 938. Email: , Web: www.giaxaydung.vn
I. MỤC ĐÍCH
Theo quy định tại Nghị định số 46/2015/NĐ-CP, Nghị định số
37/2015/NĐ-CP và Thông tư số 26/2016/TT-BXD (Điều 8, Điều 9, Điều 10).
Đảm bảo việc triển khai thực hiện công tác lập hồ sơ, tài liệu quản lý chất
lượng, hồ sơ thanh quyết tốn cơng trình thi cơng xây lắp do công ty Cổ phần
Giá Xây Dựng trực tiếp thi cơng được thực hiện có hệ thống, hợp lý, đạt hiệu
quả cao, nhanh chóng phù hợp với quy định của Pháp luật và các quy định của
Chủ đầu tư.
Tăng cường sự chủ động, phân rõ trách nhiệm, mối liên hệ giữa các phịng
ban chức năng có liên quan trong công tác lập hồ sơ, tài liệu quản lý chất lượng,
hồ sơ thanh quyết toán.
II. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG
Quy trình này được áp dụng đối với các gói thầu xây lắp các cơng trình do
Cơng ty Cổ phần Giá Xây Dựng trực tiếp thi cơng, quy trình được thực hiện
trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng thi cơng: ký kết xong hợp đồng, thi
cơng, hồn thành bàn giao cơng trình đưa vào sử dụng, bảo hành và thanh lý hợp
đồng.
Quy trình được soạn thảo trên cơ sở tuân thủ Luật Xây dựng, Nghị định,
Thông tư và các văn bản pháp lý hiện hành về: Quản lý dự án xây dựng, Quản lý
chất lượng cơng trình xây dựng, Quản lý chi phi đầu tư xây dựng, Quản lý đấu
thầu và Quản lý hợp đồng xây dựng. Quá trình thực hiện các đơn vị, cá nhân liên
quan cần nghiên cứu các văn bản pháp luật để áp dụng đúng với từng trường
hợp cụ thể.
Ban Giám đốc, phòng Kế hoạch và Quản lý Xây lắp, phịng Kĩ thuật thi
cơng, phịng Tài chính kế tốn, ban chỉ huy cơng trường và các đơn vị có liên
quan trong Cơng ty Cổ phần Giá Xây Dựng thực hiện theo đúng Quy trình.
III. TÀI LIỆU THAM KHẢO VÀ CÁC CĂN CỨ PHÁP LÝ
- Luật Xây dựng số 50/2014/QH13 ngày 18/06/2014 (Điều 138 đến Điều
147, Mục 2, Chương VII)
- Luật Đấu thầu số 43/2013/QH13 ngày 26/11/2013
- Nghị định số 32/2015/NĐ-CP ngày 25/3/2015 của Chính phủ về quản lý
chi phí đầu tư xây dựng
- Nghị định số 63/2014/NĐ-CP ngày 26/06/2014 quy định chi tiết thi hành
một số điều của Luật đấu thầu
Địa chỉ: Số 124 Nguyễn Ngọc Nại, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội
ĐT: 0958 099 938. Email: , Web: www.giaxaydung.vn
- Nghị định số 37/2015/NĐ-CP ngày 22/4/2015 của Chính phủ quy định chi
tiết về hợp đồng xây dựng
- Nghị định số 46/2015/NĐ-CP ngày 12/05/2015 của Chính phủ về quản lý
chất lượng và bảo trì cơng trình xây dựng
- Thơng tư số 08/2016/TT-BXD ngày 10/03/2016 của Bộ Xây dựng Hướng
dẫn một số nội dung về hợp đồng tư vấn xây dựng
- Thông tư số 09/2016/TT-BXD ngày 10/03/2016 của Bộ Xây dựng hướng
dẫn hợp đồng thi cơng xây dựng cơng trình
- Thơng tư 30/2016/TT-BXD về hợp đồng thiết kế - cung cấp thiết bị công
nghệ và thi công xây dựng
- Thông tư số 26/2016/TT-BXD ngày 26/10/2016 của Bộ Xây dựng về quản
lý chất lượng và bảo trì cơng trình xây dựng
- Thơng tư số 08/2016/TT-BXD của Bộ Xây dựng Hướng dẫn một số nội
dung về hợp đồng tư vấn xây dựng
- Thông tư số 07/2016/TT-BXD ngày 10/03/2016 của Bộ Xây dựng hướng
dẫn điều chỉnh giá hợp đồng xây dựng
- Các quy trình, hướng dẫn, quy định, quy chế của Công ty ban hành
- Hướng dẫn sử dụng phần mềm Quản lý chất lượng GXD (QLCL GXD) do
Công ty CP Giá Xây Dựng sản xuất
- Hướng dẫn sử dụng phần mềm Quyết toán GXD do Công ty CP Giá Xây
Dựng sản xuất
- Tham khảo một số tài liệu khác có liên quan.
IV. CHỮ VIẾT TẮT, PHÂN LOẠI
1. Viết tắt
- P. KH&QLXL: Phòng Kế hoạch và Quản lý xây lắp
- BCHCT: Ban chỉ huy cơng trường
- P. KTTC: Phịng Kĩ thuật thi cơng
- P. TCKT: Phịng tài chính kế tốn
- CĐT: Chủ đầu tư
- TVGS: Tư vấn giám sát
- HSHC: Hồ sơ hoàn thành cơng trình, hồ sơ hồn cơng.
2. Phân loại
Địa chỉ: Số 124 Nguyễn Ngọc Nại, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội
ĐT: 0958 099 938. Email: , Web: www.giaxaydung.vn
Trong q trình thực hiện hợp đồng thi cơng xây dựng, cơng tác quản lý thi
cơng ngồi hiện trường sẽ thực hiện thông qua các tài liệu, hồ sơ. Tài liệu, hồ sơ
đó gọi là “Hồ sơ, tài liệu quản lý chất lượng thi cơng xây dựng cơng trình”.
Để việc lập, quản lý thuận lợi và dễ dàng Công ty chia thành 3 cơng việc chính:
- Lập Hồ sơ pháp lý;
- Lập Hồ sơ chất lượng;
- Lập Hồ sơ thanh quyết tốn.
V. NỘI DUNG QUY TRÌNH
1. Chuẩn bị
Từ khâu chào thầu đã phải chú gì để đặt nền tảng cho quản lý chất lượng,
quản lý cơng trình khi trúng thầu, đi vào thi công: Dự thảo hợp đồng, các điều
khoản về biểu mẫu, tiêu chuẩn, chỉ dẫn kỹ thuật, nhật ký thi công, phân định
trách nhiệm người ký hồ sơ…
Từ lúc thương thảo hợp đồng, chốt hợp đồng để ký thì trong nội dung nêu
những gì để thuận lợi cho khâu quản lý xây dựng, quản lý chất lượng cơng
trình ?
Vào thi công, công tác chuẩn bị của cán bộ kỹ thuật : Chỉnh sửa biểu mẫu
hồ sơ, tạo file, tạo thư mục Cloud, tài khoản chia sẻ, quy trình thống nhất làm
việc khỏi xung đột,
Thỏa thuận về biểu mẫu, nội dung trong biểu mẫu (tuân thủ đúng nội dung
yêu cầu của Thơng tư số 26), nội dung hình thức trình bày
Đối với biên bản nghiệm thu chất lượng khơng đưa khối lượng, không đưa
tiêu chuẩn vào nội dung biên bản.
Bảng phụ lục nghiệm thu khối lượng.
Quy trình, trình tự, hồ sơ, thủ tục làm điều chỉnh giá, phát sinh -> phân
cơng. (Nếu vốn Nhà nước thì…, vốn tư nhân bám đó nhưng làm đơn giản hơn).
Chỉ dẫn kỹ thuật…
Mẫu nhật ký : hình thức và nội dung. Tất cả chuẩn bị trước sao cho có thể
tự động hóa được.
Thay vì thụ động làm theo Chủ đầu tư và Tư vấn giám sát -> khó tự động
hóa vì mẫu biểu mỗi nơi mỗi khác -> tăng chi phí, hiệu quả công việc thấp.
2. Lập hồ sơ pháp lý
Địa chỉ: Số 124 Nguyễn Ngọc Nại, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội
ĐT: 0958 099 938. Email: , Web: www.giaxaydung.vn
1.1. Định nghĩa
Hồ sơ pháp lý: là lý lịch khẳng định chất lượng của sản phẩm được Chủ
đầu tư lập từ khi có chủ trương đầu tư dự án đến khi kết thúc dự án. Nhà thầu
chỉ lập một phần hồ sơ pháp lý trong q trình thi cơng xây dựng liên quan đến
phần việc của Nhà thầu.
1.2. Nội dung
1.2.1. Lưu đồ
TRÁCH NHIỆM
NỘI DUNG
TRÌNH TỰ
Chỉ huy trưởng cơng
trường
Phân cơng trách nhiệm
Bước 1
Cán bộ BCHCT
Thu thập, lập hồ sơ
Bước 2
Cán bộ P.KTTC
Cán bộ BCHCT
Cán bộ P.KH&QLXL
Lãnh đạo
P.KH&QLXL
Cán bộ được phân
công
Giám sát lập hồ sơ
Tổng hợp, hoàn chỉnh hồ sơ
Kiểm tra
Phê duyệt
Quản lý và lưu trữ hồ sơ
Địa chỉ: Số 124 Nguyễn Ngọc Nại, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội
ĐT: 0958 099 938. Email: , Web: www.giaxaydung.vn
Bước 3
Bước 4
Bước 5
Bước 6
Bước 7
1.2.2. Diễn giải
Phân công trách nhiệm
- BCHCT: chịu trách nhiệm về việc thu thập, lập hồ sơ.
- P.KTTC: chịu trách nhiệm việc giám sát lập hồ sơ.
- P.KH&QLXL: chịu trách nhiệm báo cáo trước Ban Giám đốc về thời gian,
tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ.
Sơ đồ dòng chảy
B ư ớ c 1 : Ph ân c ôn g tr á c h nh iệ m
Ngay sau khi thành lập xong BCHCT, Chỉ huy trưởng có trách nhiệm phân
công ngay một cán bộ làm hồ sơ pháp lý. Thời gian để Chỉ huy trưởng phân
công chậm nhất là 2 ngày kể từ khi có quyết định thành lập BCHCT. Chỉ huy
trưởng nói rõ quy trình thực hiện việc lập hồ sơ. Giới thiệu cán bộ làm hồ sơ làm
việc với Chủ đầu tư, Tư vấn giám sát quản lý cho Chủ đầu tư để thống nhất danh
mục hồ sơ, các biểu mẫu.
B ư ớ c 2 : Th u t hậ p lậ p h ồ s ơ
Cán bộ được phân công nhiệm vụ cần đọc và đảm bảo là hiểu rõ quy trình
này. Cần nghiên cứu và trả lời câu hỏi hồ sơ pháp lý gồm những căn cứ, tài liệu,
hồ sơ gì? Liệt kê các biểu mẫu có thể sử dụng làm thành hệ thống đối với cơng
trình thi cơng.
Cán bộ được phân cơng sau khi nhận được danh mục, biểu mẫu hồ sơ pháp
lý Chủ đầu tư và Tư vấn giám sát tiến hành rà sốt lại. Đối với những tài liệu
cịn thiếu, chưa hợp lý thì đề xuất với Chủ đầu tư và Tư vấn giám sát. Khi nhận
các danh mục tài liệu hay biểu mẫu từ Chủ đầu tư và Tư vấn giám sát cần có chữ
ký xác nhận.
Sau 10 ngày kể từ ngày chỉ huy trưởng giới thiệu cán bộ làm hồ sơ pháp lý
với Chủ đầu tư và Tư vấn giám sát, cán bộ phải thống nhất được các danh mục,
biểu mẫu quy cách để làm hồ sơ pháp lý và hoàn thành việc thu thập các hồ sơ,
tài liệu có từ trước như: Kết quả phê duyệt trúng thầu, biểu giá hợp đồng, quyết
định thành lập BCHCT...
Khi hồ sơ pháp lý có sự thay đổi, bổ sung thì thời gian để cán bộ hồ sơ
hoàn thiện là 2 ngày kể từ ngày có thay đổi, bổ sung.
B ướ c 3: G iá m s á t l ập hồ s ơ
Sau khi thành lập xong BCHCT, lãnh đạo P.KTTC cử cán bộ P.KTTC có
trách nhiệm theo dõi, giám sát việc lập hồ sơ pháp lý đối với cơng trình đó.
Địa chỉ: Số 124 Nguyễn Ngọc Nại, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội
ĐT: 0958 099 938. Email: , Web: www.giaxaydung.vn
Cán bộ P.KTTC phụ trách cơng trình cùng với cán bộ làm hồ sơ pháp lý
kiểm soát các hồ sơ, danh mục cịn thiếu, chưa hợp lý để hồn thiện hồ sơ.
Khi có sự thay đổi, bổ sung hồ sơ pháp lý, chịu trách nhiệm trước Ban
Giám đốc trong báo cáo tuần.
B ướ c 4: T ổn g hợ p, h oà n c hỉ nh h ồ s ơ
Trước các đợt thanh quyết toán 10 ngày. Cán bộ hồ sơ pháp lý phải rà sốt
lại, sau đó tổng hợp, hồn chỉnh hồ sơ.
Trước các đợt thanh quyết tốn 7 ngày cán bộ hồ sơ pháp lý mang lên
P.KH&QLXL kiểm tra.
B ướ c 5: K i ể m tr a
Sau khi nhận hồ sơ pháp lý từ công trường. Cán bộ P.KH&QLXL được
giao theo dõi cơng trình có trách nhiệm kiểm tra về tính đầy đủ, hợp lệ của hồ
sơ. Thời gian để cán bộ P.KH&QLXL xem xét là 2 ngày kể từ ngày nhận được
hồ sơ. Có biên bản giao nhận.
Cán bộ P.KH&QLXL hiểu rõ từng nhà thầu phụ, để làm sao việc lắp giá
đảm bảo là khả thi nhất.
B ướ c 6: P hê d uy ệ t
Cán bộ P.KH&QLXL báo cáo lãnh đạo phịng về tình hình thực hiện hồ sơ.
Sau khi xem xét đánh giá hồ sơ bằng biên bản làm việc. Lãnh đạo P.KH&QLXL
có trách nhiệm báo cáo Ban Giám đốc trong báo cáo tuần.
B ướ c 7: Q uả n lý v à l ư u hồ s ơ
Sau 2 ngày kể từ khi nhận được hồ sơ pháp lý P.KH&QLXL có phản hồi
và giao lại cho BCHCT tiến hành làm thanh quyết toán. Khi có vướng mắc liên
quan đến phịng ban liên quan trên cơng ty cần giúp cơng trường hồn thành các
tài liệu còn thiếu.
1.3. Danh mục hồ sơ, tài liệu và liên hệ
ST
T
NỘI DUNG HỒ SƠ
LIÊN HỆ
BIỂU MẪU
1
Danh mục hồ sơ pháp lý
CĐT& TVGS
BM-20-01
2
Biên bản kiểm tra hồ sơ nghiệm thu giai
đoạn xây dựng hồn thành, hồn thành
hạng mục cơng trình hoặc cơng trình
đưa vào sử dụng
CĐT& TVGS
BM-20-02
CĐT& TVGS
BM-20-03
3
Biên bản kiểm tra công tác quản lý chất
lượng thi công xây dựng trên công
Địa chỉ: Số 124 Nguyễn Ngọc Nại, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội
ĐT: 0958 099 938. Email: , Web: www.giaxaydung.vn
ST
T
NỘI DUNG HỒ SƠ
LIÊN HỆ
BIỂU MẪU
4
Báo cáo của Nhà thầu về q trình và
chất lượng thi cơng theo giai đoạn hồn
thành, hồn thành hạng mục cơng trình
hoặc cơng trình đưa vào sử dụng
CĐT& TVGS
BM-20-04
5
Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn
nhà thầu.
P.KH&QLXL
6
Hợp đồng giao nhận thầu XL
P.KH&QLXL
7
Các phụ lục hợp đồng (nếu có).
P.KH&QLXL
8
Giấy phép đăng ký kinh doanh của
ĐVTC
P.KH&QLXL
9
Hồ sơ năng lực của ĐVTC.
P.KH&QLXL
10
Hợp đồng ĐVTC và ĐV thí nghiệm,
kiểm định chất lượng.
P.KH&QLXL
11
Hồ sơ năng lực của ĐV thí nghiệm.
P.KH&QLXL
12
Chứng nhận khả năng thực hiện các
thí nghiệm của phịng thí nghiệm (Cấp
phép mã số LAS)
P.KH&QLXL
13
Giấy giao nhiệm vụ của Công ty cho Xí
nghiệp XL (hoặc đội thi cơng XL).
14
Quyết định thành lập ban chỉ huy cơng
trường, Ban an tồn lao động, Hội đồng
kĩ thuật nội bộ
trường
BM-20-05
BM-15-03
BM-07-01
BM-15-04
15
Xác nhận chữ ký của ĐVTC (ban chỉ
huy cơng trường, Ban an tồn lao động,
Hội đồng kĩ thuật nội bộ)
16
Xác nhận chữ ký của TVGS.
CĐT& TVGS
17
Biên bản bàn giao mặt bằng, mốc giới
và hồ sơ liên quan
CĐT& TVGS
18
Biên bản nghiệm thu mốc và cao độ tạm
của đơn vị thi cơng, định vị cơng trình
(đối với cơng trình nhà ở), có sơ họa thể
BM-20-06
CĐT& TVGS
Địa chỉ: Số 124 Nguyễn Ngọc Nại, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội
ĐT: 0958 099 938. Email: , Web: www.giaxaydung.vn
BM-15-02
ST
T
NỘI DUNG HỒ SƠ
LIÊN HỆ
BIỂU MẪU
hiện tuyến đường chuyền và góc mở
kèm theo
19
Các QĐ, cơng văn của chủ đầu tư mang
tính pháp lý trong q trình thi cơng
(nếu có).
20
Các cơng văn của ĐVTC gửi chủ đầu tư
mang tính pháp lý trong q trình thi
cơng (nếu có).
21
Các cơng văn trả lời của TVTK trong
q trình thi cơng (nếu có)
22
Bảng kê các thay đổi so với thiết kế thi
công được phê duyệt
23
Hồ sơ năng lực của các Nhà thầu phụ
và hợp đồng (nếu có)
CĐT& TVGS
BM-20-07
BM-20-08
P.KH&QLXL
Ghi chú:
- Cán bộ hồ sơ pháp lý khi gặp khó khăn trong các danh mục nêu trên liên
hệ với các phòng, ban được quy định ở trên để hồn tất hồ sơ.
- Khi khơng có u cầu khác của Chủ đầu tư và Tư vấn giám sát phải tuân
theo các biểu mẫu của công ty.
3. Lập hồ sơ chất lượng
a. Định nghĩa
Quản lý chất lượng cơng trình xây dựng: Là hoạt động quản lý của các chủ
thể tham gia các hoạt động xây dựng theo quy định của Nghị định số
46/2015/NĐ-CP và pháp luật khác có liên quan trong quá trình chuẩn bị, thực
hiện đầu tư xây dựng cơng trình và khai thác, sử dụng cơng trình nhằm đảm bảo
các yêu cầu về chất lượng và an tồn của cơng trình.
Hồ sơ chất lượng: Là lý lịch khẳng định chất lượng của sản phẩm trong quá
trình thi công xây dựng thông qua các biên bản nghiệm thu.
1.4. Nội dung
1.4.1. Lưu đồ
Địa chỉ: Số 124 Nguyễn Ngọc Nại, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội
ĐT: 0958 099 938. Email: , Web: www.giaxaydung.vn
TRÁCH NHIỆM
NỘI DUNG
TRÌNH TỰ
Chỉ huy trưởng cơng
trường
Phân cơng trách nhiệm
BƯỚC 1
Cán bộ BCHCT
Lập hồ sơ
BƯỚC 2
Cán bộ P.KTTC
Kiểm tra hồ sơ
BƯỚC 3
Cán bộ BCHCT
Cán bộ P.KH&QLXL
Lãnh đạo
P.KH&QLXL
Cán bộ được phân
công
Tổng hợp, hoàn chỉnh hồ sơ
Kiểm tra
Phê duyệt
Quản lý và lưu trữ hồ sơ
BƯỚC 4
BƯỚC 5
BƯỚC 6
BƯỚC 7
1.4.2. Diễn giải
Phân công trách nhiệm
- P.KH&QLXL: Chịu trách nhiệm báo cáo trước Ban Giám đốc về thời gian,
hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ. Nhà thầu và với Chủ đầu tư thỏa thuận trước về quy
trình quản lý chất lượng, các biểu mẫu biên bản nghiệm thu và nhật ký thi công
sử dụng theo biểu mẫu có sẵn của phần mềm Quản lý chất lượng cơng trình
GXD (QLCL GXD) để thuận tiện cho công việc lập và quản lý hồ sơ khâu thi
công.
- P.KTTC: Chịu trách nhiệm báo cáo về tiến độ, chất lượng lập hồ sơ trước
Ban Giám đốc.
Địa chỉ: Số 124 Nguyễn Ngọc Nại, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội
ĐT: 0958 099 938. Email: , Web: www.giaxaydung.vn
- BCHCT: Chịu trách nhiệm về việc lập hồ sơ.
Sơ đồ dòng chảy
B ướ c 1: P hâ n c ô ng tr ác h n hi ệ m
Ngay sau khi thành lập xong BCHCT, chỉ huy trưởng có trách nhiệm phân
công ngay một cán bộ làm hồ sơ pháp lý. Thời gian để Chỉ huy trưởng phân
công chậm nhất là 2 ngày kể từ khi có quyết định thành lập BCHCT. Chỉ huy
trưởng nói rõ quy trình thực hiện việc lập hồ sơ. Giới thiệu cán bộ làm hồ sơ làm
việc với Chủ đầu tư, Tư vấn giám sát quản lý cho Chủ đầu tư để thống nhất danh
mục các căn cứ pháp lý, hồ sơ, biểu mẫu.
B ướ c 2: T hu th ập l ập hồ s ơ
Sau 5 ngày kể từ ngày chỉ huy trưởng giới thiệu cán bộ làm hồ sơ chất
lượng với Chủ đầu tư và tư vấn giám sát, cán bộ phải thống nhất được các danh
mục, biểu mẫu quy cách để làm hồ sơ chất lượng. Trình CĐT&TVGS các biểu
mẫu Cơng ty áp dụng, Nhà thầu chủ động sử dụng các biểu mẫu sẵn có theo
phần mềm QLCL GXD để phát huy tối đa phần mềm sẵn có.
Nếu khi thương thảo và ký hợp đồng chưa có quy định, q trình tạo lập
các biểu mẫu quy cách trong hồ sơ chất lượng, lãnh đạo P.KTTC cử cán bộ cùng
cán bộ hồ sơ pháp lý làm việc với CĐT&TVGS thống nhất các danh mục hồ sơ,
các biểu mẫu theo phần mềm QLCL GXD.
Đối với mỗi cơng việc trong q trình thi cơng: Ngay sau khi công việc
được nghiệm thu 1 ngày cán bộ hồ sơ chất lượng phải hồn chỉnh ngay cơng
việc đó. Nhập ngay số liệu vào phần mềm QLCL GXD và lưu trữ cẩn thận.
Trong q trình thi cơng có phát sinh nằm ngoài hợp đồng. Phải làm các
biên bản có xác nhận của Chủ đầu tư, Tư vấn giám sát. Phần phát sinh này sau 2
ngày cán bộ hồ sơ chất lượng phải giao cho P.KTTC và P.KH&QLXL mỗi
phòng 1 bản chính hoặc phơ tơ.
B ướ c 3: K i ể m tr a hồ s ơ
Các cuộc họp giao ban tuần ở các công trường Công ty trực tiếp thi cơng,
lãnh đạo P.KTTC cử cán bộ phịng đi họp để nắm bắt được tình hình.
Cán bộ phịng kĩ thuật thi cơng có trách nhiệm bám sát việc lập hồ sơ. Phải
kiểm tra cho từng công việc cụ thể, thời gian hồn thành như đã quy định trong
quy trình. Trong báo cáo tuần ở cuộc họp giao ban, P.KTTC có trách nhiệm báo
cáo tình hình thực hiện hồ sơ các công trường công ty trực tiếp thi công. Đối với
Bản vẽ hồn cơng cần hướng dẫn bổ sung các phát sinh khi thay đổi thiết kế cho
Địa chỉ: Số 124 Nguyễn Ngọc Nại, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội
ĐT: 0958 099 938. Email: , Web: www.giaxaydung.vn
cán bộ phụ trách hồ sơ chất lượng.
B ướ c 4: T ổn g hợ p, h oà n c hỉ nh h ồ s ơ
Trước các đợt thanh quyết toán 10 ngày. Cán bộ hồ sơ chất lượng phải rà
sốt lại, sau đó tổng hợp, hồn chỉnh hồ sơ.
Trước các đợt thanh quyết toán 7 ngày cán bộ hồ sơ pháp lý mang lên
P.KH&QLXL kiểm tra.
B ướ c 5: P hê d uy ệ t
Cán bộ P.KH&QLXL báo cáo lãnh đạo phịng về tình hình thực hiện hồ sơ.
Sau khi xem xét đánh giá hồ sơ bằng biên bản làm việc. Lãnh đạo P.KH&QLXL
có trách nhiệm báo cáo Ban Giám đốc
B ướ c 6: Q uả n lý v à l ư u hồ s ơ
Sau 2 ngày kể từ khi nhận được P.KH&QLXL có phản hồi và giao lại cho
BCHCT tiến hành làm thanh quyết tốn. Khi có vướng mắc các phịng ban liên
quan trên cơng ty cần giúp cơng trường hồn thành các tài liệu cịn thiếu.
1.4.3. Danh mục hồ sơ, tài liệu
Theo bảng dưới đây và theo Phụ lục 3 của Thông tư số 26/2016/TT-BXD
của Bộ Xây dựng.
STT
1
NỘI DUNG HỒ SƠ
BIỂU MẪU
Danh mục hồ sơ chất lượng
A. Chứng chỉ, thí nghiệm vật liệu, cấu kiện
thành phẩm và thiết bị đầu vào
2
Chứng chỉ chất lượng nguồn gốc xuất xứ: thiết
bị, vật liệu, cấu kiện thành phẩm sử dụng vào
cơng trình.
3
Thơng báo kết quả kiểm tra chất lượng: vật tư,
cấu kiện thành phẩm, thiết bị nhập khẩu sử dụng
trong hạng mục cơng trình này của các tổ chức tư
vấn có tư cách pháp nhân được nhà nước quy
định .
4
Kết quả thí nghiệm các loại vật liệu sử dụng vào
cơng trình.
5
Thiết kế cấp phối các loại vữa, bê tơng...
6
Lý lịch thiết bị, máy móc chính tham gia thi
cơng.
Địa chỉ: Số 124 Nguyễn Ngọc Nại, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội
ĐT: 0958 099 938. Email: , Web: www.giaxaydung.vn
GHI CHÚ
STT
NỘI DUNG HỒ SƠ
BIỂU MẪU
GHI CHÚ
B. Chứng chỉ, kết quả thí nghiêm hiện trường
7
Biên bản lấy mẫu hiện trường.
8
Báo cáo kết quả các thí nghiệm hiện trường (gia
cố nền, sức chịu tải của cọc móng; chất lượng bê
tơng cọc, lưu lượng giếng, điện trở của hệ thống
chống sét cho công trình và cho thiết bị, kết cấu
chịu lực, thử tải bể chứa, thử tải ống cấp nước chất lỏng ....).
9
Báo cáo kết quả kiểm tra chất lượng đường hàn
của các mối nối: cọc, kết cấu kim loại, đường
ống áp lực (dẫn hơi, chất lỏng), bể chứa bằng
kim loại ...
C. Hệ thống các biên bản nghiệm thu
10
Biên bản nghiệm thu hạng mục cơng trình,
nghiệm thu hồn thành cơng trình để đưa vào sử
dụng
11
Biên bản nghiệm thu giai đoạn xây lắp
Biên bản nghiệm thu chất lượng các công tác xây
dựng và lắp đặt thiết bị
- Kèm theo phiếu yêu cầu NT của nhà thầu.
12
- Biên bản nghiệm thu nội bộ của nhà thầu (nếu
cần dùng để quản lý nội bộ của nhà thầu, khơng
cần lưu hồ sơ hồn thành cơng trình).
- Sơ họa hồn cơng, ảnh chụp q trình nghiệm
thu các bộ phận cơng trình bị che khuất (nếu có).
13
Các biên bản nghiệm thu thiết bị chạy thử đơn
động và liên động không tải (theo mẫu) nghiệm
thu thiết bị chạy thử liên động có tải (theo mẫu),
báo cáo kết quả kiểm tra, thí nghiệm, hiệu
chỉnh, vận hành thử thiết bị(khơng tải và có
tải).
14
Biên bản thử và nghiệm thu các thiết bị thơng tin
liên lạc, các thiết bị bảo vệ (nếu có).
15
Biên bản thử và nghiệm thu các thiết bị phòng
Địa chỉ: Số 124 Nguyễn Ngọc Nại, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội
ĐT: 0958 099 938. Email: , Web: www.giaxaydung.vn
Nội dung
biên bản chỉ
cần đủ theo
Điều 8,
Thông tư số
26/2016/TTBXD
Nội dung
theo Điều 8
STT
NỘI DUNG HỒ SƠ
BIỂU MẪU
GHI CHÚ
cháy chữa cháy, nổ (nếu có).
16
Lý lịch thiết bị, máy móc lắp đặt trong cơng
trìnhhướng dẫn hoặc quy trình vận hành khai
thác cơng trình; quy trình bảo hành và bảo trì
thiết bị và cơng trình
Văn bản (biên bản) nghiệm thu, chấp thuận hệ
thống kỹ thuật, công nghệ đủ điều kiện sử dụng
của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền về :
- Chất lượng sản phẩm nước sinh hoạt;
- Sử dụng các chất chống thấm thi cơng các hạng
mục cơng trình cấp nước;
- Phịng cháy chữa cháy, nổ;
- Chống sét;
- Bảo vệ môi trường;
17
- An toàn lao động, an toàn vận hành;
- Thực hiện giấy phép xây dựng (đối với trường
hợp phải có giấy phép xây dựng);
- Chỉ giới đất xây dựng;
- Đấu nối với cơng trình kỹ thuật hạ tầng (cấp
điện,
cấp nước, thốt nước, giao thơng...);
- An tồn đê điều (nếu có), an tồn giao thơng
(nếu có);
- Thơng tin liên lạc (nếu có).
18
Hồ sơ ảnh chụp trong tồn bộ q trình thi cơng.
19
Hồ sơ giải quyết sự cố cơng trình (nếu có).
D. Hệ thống hồ sơ kèm theo
20
Bản vẽ hồn cơng hạng mục và tồn bộ cơng
trình về kiến trúc, kết cấu, lắp đặt thiết bị, hệ
thống kỹ thuật cơng trình, hồn thiện... có danh
mục bản vẽ kèm theo
Địa chỉ: Số 124 Nguyễn Ngọc Nại, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội
ĐT: 0958 099 938. Email: , Web: www.giaxaydung.vn
Theo điều
11 và phụ
lục II của
Thông tư số
26/2016/TTBXD ngày
STT
NỘI DUNG HỒ SƠ
BIỂU MẪU
GHI CHÚ
26/10/2016.
21
Nhật ký thi công xây dựng cơng trình (có thể ghi
tay, in nhật ký hoặc 2 bên A-B có thể thỏa thuận
về hình thức nhật ký khác)
Theo quy
định tại
Điều 10
Thông tư số
26/2016/TTBXD ngày
26/10/2016.
Ghi chú: Các mẫu biên bản, hướng dẫn thực hiện lập hồ sơ chất lượng sẽ
được trình bày ở các mục 7: các tài liệu đi kèm.
1.5. Ứng dụng phần mềm QLCL GXD
Cán bộ Phòng Kế hoạch và Quản lý xây lắp khi thương thảo hợp đồng với
Chủ đầu tư thỏa thuận luôn bộ mẫu biên bản, nhật ký thi công sử dụng theo phần
mềm QLCL GXD để tiết kiệm công sức, thời gian. Tận dụng tối đa những gì sẵn
có và đã được tự động hóa, giảm thiểu những biểu mẫu khác biệt khó khăn cho
khâu tự động hóa.
Chỉnh sửa biểu mẫu (template) có sẵn trong phần mềm cho phù hợp với
yêu cầu của CĐT & TVGS.
Nghiên cứu ứng dụng phần mềm QLCL GXD để nâng cao năng suất lao
động, rút ngắn thời gian làm hồ sơ, quản lý hồ sơ khoa học, giảm nhân lực cho
khâu hồ sơ chất lượng – ghi nhật ký...
Mỗi ngày cần bố trí cán bộ nhập số liệu nghiệm thu, thí nghiệm, nhật ký thi
cơng… Nhập số liệu tính diễn giải chi tiết khối lượng hồn thành để đề nghị
nghiệm thu, thanh tốn và có so sánh thường xuyên theo khối lượng hợp đồng
để có giải pháp, đề xuất ngay khi có phát sinh, bổ sung, điều chỉnh...
Phổ biến, theo dõi và cập nhật thường xuyên các video hướng dẫn tại kênh
video />Quản lý hồ sơ bằng phần mềm QLCL GXD để thuận tiện trong khâu tra
cứu, tìm kiếm và in ấn các biên bản nghiệm thu, mẫu thí nghiệm; tra cứu tiêu
chuẩn thi cơng và nghiệm thu.
4. Lập hồ sơ thanh toán
a. Định nghĩa
Để hiểu rõ với từng giai đoạn đang làm loại hồ sơ thanh tốn gì ? thủ tục ra
Địa chỉ: Số 124 Nguyễn Ngọc Nại, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội
ĐT: 0958 099 938. Email: , Web: www.giaxaydung.vn
sao ? Cán bộ đảm nhiệm công việc cần hiểu một số thuật ngữ:
Hồ sơ thanh toán khối lượng hoàn thành
Là hồ sơ đề nghị Chủ đầu tư thanh toán phần khối lượng được
nghiệm thu mà Nhà thầu đã thực hiện được trong giai đoạn quy ước, thỏa thuận
trong hợp đồng. Hồ sơ này có thể làm cơ sở tạm thanh tốn khi khối lượng
giai đoạn quy ước có giá trị quá lớn và thời gian thi công dài ngày.
Trước khi triển khai tạm thanh toán theo hồ sơ khối lượng hoàn thành,
phải thống nhất với Chủ đầu tư về việc chia giai đoạn để tạm thanh toán khối
lượng hồn thành và có sự chấp thuận trước khi thực hiện.
Nội dung bảng tính của "Hồ sơ thanh tốn khối lượng hoàn thành" sẽ
được xét duyệt lại trong "Hồ sơ thanh tốn giai đoạn hồn thành" hoặc “Hồ sơ
quyết tốn hợp đồng”.
Giá trị duyệt của "Hồ sơ thanh toán khối lượng hoàn thành" sẽ được trừ
vào giá trị "Hồ sơ thanh tốn giai đoạn hồn thành" hoặc “Hồ sơ Quyết tốn
hợp đồng”.
Hồ sơ thanh tốn giai đoạn hồn thành:
- Là hồ sơ thanh toán được chủ đầu tư duyệt khi kết thúc một giai đoạn
quy ước hoặc hoàn thành hạng mục cơng trình (nêu trong hợp đồng) đã được
nghiệm thu.
- Nội dung bảng tính của "Hồ sơ thanh tốn giai đoạn hoàn thành" là toàn
bộ giá trị khối lượng của giai đoạn được nghiệm thu.
- Giá trị duyệt thanh tốn khơng bao gồm giá trị đã duyệt tại "Hồ sơ thanh
tốn khối lượng hồn thành" của giai đoạn đó.
- Giá trị duyệt của các hồ sơ thanh toán sẽ được cộng dồn và bị trừ vào
quyết toán hợp đồng khi cơng trình hồn thành được nghiệm thu đưa vào sử
dụng.
Hồ sơ quyết toán:
Quyết toán giai đoạn:
Quyết toán giai đoạn là khi một hay vài hạng mục trong tồn bộ dự án đã
hồn thành nghiệm thu. Có thể đưa vào vận hành sử dụng.
Với giai đoạn quy ước, với các phần khuất lấp hoặc kết thúc một hạng mục,
bộ phần chính của cơng trình, Nhà thầu sẽ lập hồ sơ quyết toán giai đoạn. Hồ sơ
quyết toán giai đoạn bao gồm tất cả các chi phí mà nhà thầu thực hiện của giai
đoạn đó. Cần nghiên cứu Quyết tốn giai đoạn có phải là thanh tốn hồn thành
Địa chỉ: Số 124 Nguyễn Ngọc Nại, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội
ĐT: 0958 099 938. Email: , Web: www.giaxaydung.vn
