Bài giảng hệ thống thông tin

BÀI GIẢNG
HỆ THỐNG THÔNG TIN
QUẢN LÝ


LỜI MỞ ĐẦU
Trong những năm gần đây, các tổ chức ngày càng chú ý đến việc ứng dụng
các thành tựu của cơng nghệ nói chung và cơng nghệ thơng tin nói riêng vào mọi
hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh. Các hệ thống thông tin quản lý được tin
học hóa và ngày càng đóng vai trị quan trọng trong mọi hoạt động quản lý của các
tổ chức. Ban đầu, các hệ thống thông tin chủ yếu được xây dựng để hỗ trợ một số
hoạt động kế tốn, văn phịng, đến nay, các hệ thống này có mặt hầu hết ở tất cả
lĩnh vực quản lý theo chức năng của mọi tổ chức.
Bài giảng “Hệ thống thông tin quản lý” giới thiệu các khái niệm cơ bản liên
quan đến hệ thống thơng tin quản lý, quy trình tổng qt để xây dựng một hệ thống
thông tin quản lý cho một tổ chức. Bài giảng này được viết cho sinh viên khối
ngành kinh tế và quản trị kinh doanh nên cách tiếp cận các vấn đề đặt ra phù hợp
với vai trò của các nhà quản lý, các nhà quản trị kinh doanh trong các tổ chức.
Nội dung bài giảng được trình bày trong 8 chương:
Chương 1. Một số vấn đề cơ bản về Hệ thống thông tin quản lý
Chương 2. Các thành phần cơ bản của Hệ thống thông tin quản lý
Chương 3. Khái quát về phát triển Hệ thống thơng tin quản lý
Chương 4. Phân tích Hệ thống thơng tin quản lý
Chương 5. Thiết kế Hệ thống thông tin quản lý
Chương 6. Cài đặt Hệ thống thông tin quản lý
Chương 7. Các Hệ thống thông tin quản lý cấp chuyên gia và các Hệ thống
thông tin quản lý chức năng
Chương 8. Các Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định và hỗ trợ điều hành.


Các chương trên tương ứng với ba nhóm nội dung lớn:

 Chương 1 và chương 2 giới thiệu chung về các Hệ thống thông tin quản lý.
 Chương 3, chương 4, chương 5 và chương 6 tương ứng với các nội dung
tổng quát cần triển khai khi các tổ chức muốn phát triển một Hệ thống thông
tin quản lý mới.
 Hai chương cuối cùng giới thiệu các mơ hình Hệ thống thông tin quản lý cụ
thể đã và đang được các tổ chức sử dụng khá phổ biến.
Bài giảng “Hệ thống thông tin quản lý” được tác giả biên soạn lại dựa trên các bài
giảng đã được một số thầy cô biên soạn trước đây. Tuy tác giả rất cố gắng tổng
hợp, chọn lọc, sắp xếp các nội dung cho phù hợp với đề cương môn học, cập nhật
thêm thông tin... nhưng chắc chắn không thể tránh khỏi sơ suất, tác giả rất mong
được sự góp ý của các thầy cơ, các bạn sinh viên để tiếp tục hồn thiện bài giảng
này.
Hà Nội, tháng 11 năm 2017
ThS. Lê Thị Ngọc Diệp


MỤC LỤC
Danh mục từ viết tắt
Danh mục hình, bảng
PHẦN A. GIỚI THIỆU CHUNG
CHƯƠNG 1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN
QUẢN LÝ
1.1 Khái niệm và vai trị của thơng tin trong kinh tế xã hội
1.1.1 Khái niệm
1.1.2 Vai trị
1.2 Thơng tin quản lý trong tổ chức
1.2.1 Khái niệm và đặc điểm của thông tin quản lý................................................. 9
1.2.2 Phân biệt dữ liệu và thông tin ....................................................................... 10
1.2.3 Các dạng thông tin quản lý ........................................................................... 11
1.2.4 Các nguồn thơng tin của tổ chức................................................................... 13

1.3 HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ
1.3.1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý ...........................................................13
1.3.2 Phân loại các hệ thống thông tin quản lý ...................................................... 15
1.3.3 Vai trị, lợi ích của hệ thống thơng tin quản lý ............................................. 22
CHƯƠNG 2. CÁC THÀNH PHẦN CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG THÔNG
TIN QUẢN LÝ .................................................................................................... 26
2.1 Tài nguyên về phần cứng – hệ thống máy tính ........................................... 26


2.1.1 Một số khái niệm cơ bản ......................................................................... 26
2.1.2 Các thành phần cơ bản của máy tính ........................................................... 26
2.1.3 Các dạng máy tính ........................................................................................ 29
2.1.4 Các yếu tố cần đánh giá khi lựa chọn phần cứng ......................................... 31
2.2 Tài nguyên về hệ thống truyền thông ............................................................. 31
2.2.1 Một số khái niệm cơ bản .......................................................................... 31
2.2.2 Phương thức truyền thông và các kênh truyền thông ................................... 32
2.2.3 Các loại mạng truyền thông .......................................................................... 33
2.3 Tài nguyên về phần mềm ............................................................................... 37
2.3.1 Một số khái niệm cơ bản .......................................................................... 37
2.3.2 Phần mềm hệ thống ................................................................................... 37
2.3.3 Phần mềm ứng dụng ..................................................................................... 38
2.4 TÀI NGUYÊN VỀ NHÂN LỰC ................................................................ 39
2.4.1 Một số khái niệm cơ bản ........................................................................... 39
2.4.2 Các nhóm nhân lực tham gia hệ thống thông tin quản lý ............................ 39
2.4.3 Các yêu cầu đối với tài nguyên nhân lực ...................................................... 40
2.5 TÀI NGUYÊN VỀ DỮ LIỆU ........................................................................ 40
2.5.1 Một số khái niệm cơ bản .......................................................................... 40
2.5.2 Các hoạt động cơ bản liên quan đến cơ sở dữ liệu ....................................... 40
2.5.3 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu ........................................................................ 41

2.5.4 Các cấu trúc cơ sở dữ liệu ....................................................................... 42
2.5.5 Các loại hình cơ sở dữ liệu ........................................................................... 45
2.5.6 Thiết kế cơ sở dữ liệu ............................................................................... 45
PHẦN B. PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ................... 48
CHƯƠNG 3. KHÁI QUÁT VỀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN
LÝ ..................................................................................................................... 48
3.1 Khái niệm và vai trò của phát triển hệ thống thông tin quản lý .................. 48
3.1.1 Khái niệm ................................................................................................. 48
3.1.2 Vai trị…. ...................................................................................................... 48
3.2 Quy trình phát triển hệ thống thơng tin quản lý .......................................... 49
CHƯƠNG 4. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN .................................. 52
4.1 Khái niệm và mục tiêu phân tích hệ thống thơng tin quản lý ....................... 52
4.2 Các phương pháp luận trong phân tích hệ thống thông tin quản lý ............ 52
4.2.1 Phương pháp tiếp cận hệ thống ................................................................. 52
4.2.2 Phương pháp đi từ phân tích chức năng đến mơ hình hóa ......................... 52
4.2.3 Phương pháp phân tích hệ thống có cấu trúc ................................................ 53
4.3 Quy trình phân tích hệ thống thơng tin quản lý ........................................... 53
4.3.1 Thu thập thơng tin cho q trình phân tích ................................................... 54
4.3.2 Lập sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD) ................................................ 58
4.3.3 Lập sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) ................................................................ 61


4.3.4 Lập báo cáo phân tích hệ thống thơng tin ..................................................... 72
CHƯƠNG 5. THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ................... 75
5.1 Quy trình thiết kế hệ thống thơng tin quản lý ................................................. 75
5.2 Mơ hình hóa thực thể .................................................................................. 75
5.2.1 Thực thể và các thuộc tính ............................................................................ 76
5.2.2 Mối quan hệ giữa các thực thể ...................................................................... 80
5.3 Xây dựng sơ đồ Quan hệ - Thực thể và thiết kế các tệp dữ liệu từ sơ đồ Quan

hệ - Thực thể ........................................................................................................ 87
5.3.1 Sơ đồ Quan hệ - Thực thể (ERD) ................................................................. 87
5.3.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu từ sơ đồ Quan hệ - Thực thể ..................................... 89
5.4 Chuẩn hóa dữ liệu ........................................................................................... 93
5.4.1 Khái niệm ..................................................................................................... 93
5.4.2 Các dạng chuẩn và q trình chuẩn hóa ....................................................... 94
5.5 Thiết kế phần mềm hoặc lựa chọn phần mềm trên thị trường ....................... 101
5.5.1 Thiết kế phần mềm mới .............................................................................. 101
5.5.2 Lựa chọn phần mềm trên thị trường ........................................................... 105
5.6 Thiết kế giao diện người – máy ..................................................................... 107
5.6.1 Nội dung thông tin của các giao diện ......................................................... 108
5.6.2 Các kiểu thiết kế giao diện người - máy ..................................................... 111
CHƯƠNG 6. CÀI ĐẶT HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ........................ 116
6.1 Lập kế hoạch cài đặt hệ thống ...................................................................... 116


6.2 Nội dung của quá trình chuyển đổi sang hệ thống mới ................................. 116
6.2.1 Chuyển đổi phần cứng, phần mềm hệ thống .............................................. 117
6.2.2 Chuyển đổi các quy trình nghiệp vụ, công nghệ quản lý, biểu mẫu ........... 118
6.2.3 Chuyển đổi các yếu tố con người................................................................ 118
6.2.4 Chuyển đổi dữ liệu .................................................................................... 120
6.3 Các phương pháp đưa hệ thống mới vào sử dụng ........................................ 121
6.3.1 Phương pháp chuyển đổi trực tiếp (direct conversion) ............................... 121
6.3.2 Phương pháp chuyển đổi song song (parallel conversion) ......................... 122
6.3.3 Phương pháp chuyển đổi theo giai đoạn (phased conversion) ................... 123
6.3.4 Phương pháp chuyển đổi thăm dò (pilot conversion) ................................. 123
6.4 Hỗ trợ sử dụng và cải tiến hệ thống .............................................................. 124
6.4.1 Hỗ trợ sử dụng ............................................................................................ 124
6.4.2 Cải tiến hệ thống ......................................................................................... 124
6.5 Biên soạn tài liệu hệ thống và quản lý cấu hình ........................................... 125

6.5.1 Biên soạn tài liệu hệ thống ........................................................................ 125
6.5.2 Quản lý cấu hình ......................................................................................... 126
PHẦN C. CÁC MƠ HÌNH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ................... 127
CHƯƠNG 7. CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CẤP CHUYÊN GIA
VÀ CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CHỨC NĂNG ...................... 127
7.1 Hệ thống thơng tin tự động hóa văn phịng .................................................. 127


7.1.1 Giới thiệu chung ........................................................................................ 127
7.1.2 Sơ đồ luồng dữ liệu vào - ra ...................................................................... 128
7.1.3 Các chức năng cơ bản ................................................................................. 129
7.1.4 Cơng nghệ văn phịng ................................................................................. 131
7.1.5 Các phần mềm quản lý văn phòng .............................................................. 133
7.2 Hệ thống thông tin xử lý giao dịch ................................................................ 136
7.2.1 Giới thiệu chung ........................................................................................ 136
7.2.2 Quy trình xử lý giao dịch ............................................................................ 136
7.2.3 Các HTTT xử lý giao dịch phổ biến ........................................................... 139
7.3 Hệ thống thông tin sản xuất kinh doanh ........................................................ 140
7.3.1 Giới thiệu chung ........................................................................................ 140
7.3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu vào - ra ...................................................................... 140
7.3.3 Phân loại HTTT quản lý sản xuất kinh doanh ............................................ 141
7.3.4 Các phần mềm quản lý sản xuất kinh doanh .............................................. 145
7.4 Hệ thống thơng tin tài chính kế tốn .............................................................. 147
7.4.1 Giới thiệu chung ........................................................................................ 147
7.4.2 Sơ đồ luồng dữ liệu vào - ra ....................................................................... 147
7.4.3 Phân loại HTTT Tài chính - Kế tốn .......................................................... 150
7.4.4 Các phần mềm tài chính – kế tốn .............................................................. 155
7.5 Hệ thống thơng tin marketing ........................................................................ 159

7.5.1 Giới thiệu chung ......................................................................................... 159
7.5.2 Sơ đồ luồng dữ liệu vào - ra ....................................................................... 160
7.5.3 Phân loại HTTT Marketing ........................................................................ 160
7.5.4 Các phần mềm Marketing ........................................................................... 167
7.6 Hệ thống thông tin quản trị nhân lực ............................................................. 168
7.6.1 Khái niệm ................................................................................................... 168
7.6.2 Sơ đồ luồng dữ liệu vào - ra ....................................................................... 168
7.6.3 Phân loại HTTT quản trị nhân lực .............................................................. 169
7.6.4 Các phần mềm quản trị nhân lực ................................................................ 173
CHƯƠNG 8. CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ RA QUYẾT ĐỊNH VÀ
HỖ TRỢ ĐIỀU HÀNH ....................................................................................... 180
8.1 Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định và hỗ trợ ra quyết định theo nhóm . 180
8.1.1 Q trình ra quyết định trong các tổ chức ................................................ 180
8.1.2 HTTT hỗ trợ ra quyết định ......................................................................... 181
8.1.3 HTTT hỗ trợ ra quyết định theo nhóm ....................................................... 184
8.2 Hệ thống thơng tin hỗ trợ điều hành .............................................................. 185
8.2.1 Khái niệm ................................................................................................... 185
8.2.2 Mô hình hệ thống ........................................................................................ 186
TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................... 189


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt
CBCNV

Nghĩa đầy đủ
: Cán bộ công nhân viên

CNTT

: Công nghệ thông tin

CSDL

: Cơ sở dữ liệu

HTTT

: Hệ thống thông tin

HTTTQL

: Hệ thống thông tin quản lý

SXKD

: Sản xuất kinh doanh

DANH MỤC HÌNH

Hình 1.1. Phân loại HTTTQL theo cấp ứng dụng ................................................. 16
Hình 1.2. Mơ tả một hệ thống phân phối bán hàng ............................................... 17
Hình 1.3. Mô tả cấu trúc một HTTT phục vụ quản lý ........................................... 19
Hình 1.4. Mối liên hệ giữa các hệ thống ............................................................... 21
Hình 2.1. Các thành phần của HTTT quản lý ........................................................ 26
Hình 2.2. Cấu trúc của một máy tính...................................................................... 27
Hình 2.3. Cấu trúc liên kết mạng bus .................................................................... 34
Hình 2.4. Cấu trúc liên kết mạng sao .................................................................... 34

Hình 2.5. Cấu trúc liên kết mạng vịng ................................................................ 35
Hình 2.6. Cấu trúc liên kết mạng dạng lưới .......................................................... 35
Hình 2.7. Ví dụ về cấu trúc dữ liệu phân cấp ........................................................ 42
Hình 2.8. Ví dụ về cấu trúc dữ liệu mạng .............................................................. 43
Hình 2.9. Ví dụ về cấu trúc dữ liệu đa chiều ......................................................... 44
Hình 4.1. Mẫu báo cáo kết quả nghiên cứu tài liệu hệ thống ................................ 55
Hình 4.2. Sơ đồ chức năng kinh doanh “Quản lý tài chính” ................................. 60
Hình 4.3. Sơ đồ BFD quản lý tín dụng tại một ngân hàng .................................... 60
Hình 4.4. Sơ đồ BFD quản lý bán hàng của một cơng ty ...................................... 61
Hình 4.5. Phân rã xử lý i ơt mức n thành DFD mức n+1 ...................................... 64
Hình 4.6. Cân bằng các dịng dữ liệu và chia nhỏ dữ liệu ..................................... 64
Hình 4.7. Ví dụ hệ thống các sơ đồ luồng dữ liệu ................................................ 66
Hình 4.8. Sơ đồ ngữ cảnh “Quản lý tín dụng” ....................................................... 66
Hình 4.9. Sơ đồ “Quản lý tín dụng” mức 0 ........................................................... 67
Hình 4.10. Sơ đồ mức 1 của xử lý 1.0 ................................................................... 67
Hình 4.11. Sơ đồ mức 1 của xử lý 2.0 ............................................................ 67
Hình 4.12. Dịng dữ liệu tính lương trong tổ chức .................................. 68
Hình 4.13. Sử dụng ngôn ngữ cấu trúc giản lược bổ sung cho DFD .............. 69
Hình 4.14. Sử dụng cây quyết định bổ sung cho DFD .................................. 69
Hình 4.15. Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống Food Ordering System .................... 70


Hình 4.16. Sơ đồ DFD-0 của hệ thống Food Ordering System .......................... 71
Hình 5.1. Các dịng thơng tin trong một tổ chức .............................................. 76
Hình 5.2. Các dịng thơng tin trong tổ chức thơng qua CSDL chung ............. 76
Hình 5.3. Ví dụ về các loại thuộc tính trong thực thể ....................................... 78
Hình 5.4. Các ký pháp biểu diễn thực thể ............................................................ 79
Hình 5.5. Thực thể “Nhân viên” và một số thuộc tính .................................... 79
Hình 5.6. Biểu diễn mối quan hệ giữa các thực thể ........................................ 81
Hình 5.7. Quan hệ kết hơn trong thực thể “Nhân dân” ................................... 82

Hình 5.8. Quan hệ phụ trách trong thực thể “Nhân viên” ................................... 82
Hình 5.9. Quan hệ “được cấu thành” trong thực thể “SP/NL” .................... 82
Hình 5.10. Biểu diễn mối quan hệ 1-1 giữa hai thực thể ........................... 83
Hình 5.11. Mối quan hệ giữa hai thực thể “Hộ gia đình” và “Căn hộ” ............ 83
Hình 5.12. Mối quan hệ giữa hai thực thể “Lãnh đạo phịng” và “Phịng cơng tác”
…..83
Hình 5.13. Biểu diễn mối quan hệ 1-N giữa hai thực thể ........................... 83
Hình 5.14. Mối quan hệ giữa hai thực thể “Khách hàng” và “Hóa đơn” ........ 84
Hình 5.15. Mối quan hệ giữa thực thể “Lớp học” và thực thể “Sinh viên” ......... 84
Hình 5.16. Biểu diễn mối quan hệ N-N giữa hai thực thể ................................ 84
Hình 5.17. Mối quan hệ giữa thực thể “Sinh viên” và thực thể “Mơn học” ........ 84
Hình 5.18. Mối quan hệ giữa thực thể “Hóa đơn” và thực thể “Hàng hóa” ......... 85


Hình 5.19. Mối quan hệ giữa các thực thể “Nhà cung cấp”, “Hàng hóa” và “Siêu
thị”............................................................ 85
Hình 5.20. Bộ ba mối quan hệ bậc 2 được biến đổi từ quan hệ bậc 3 ................ 85
Hình 5.21. Thực thể quan hệ “Thi” mô tả mối quan hệ giữa “Sinh viên” và “Mơn
học”................................................................................. 86
Hình 5.22. Sơ đồ Quan hệ - Thực thể quản lý các trường đại học ..................... 88
Hình 5.23. Chi tiết hóa các module quản lý hóa đơn .................................... 102
Hình 5.24. Các module quản lý doanh nghiệp ................................................... 104
Hình 5.25. Ví dụ về thiết kế đối thoại ................................................................. 111
Hình 5.26. Ví dụ về thiết kế thực đơn ................................................................. 111
Hình 5.27. Thiết kế các biểu tượng trong Windows ............................................ 112
Hình 5.28. Giao diện kiểu điền mẫu để đăng nhập vào Hệ thống VRS của
VNPT……………….. 112
Hình 6.1. Nội dung chuyển đổi HTTT cũ sang HTTT mới ................................. 117
Hình 6.2. Các phương pháp chuyển đổi để đưa hệ thống mới vào sử dụng ....... 121
Hình 7.1. Sơ đồ tổng quát HTTT tự động hóa văn phịng ...................... 128

Hình 7.2. Sơ đồ luồng dữ liệu vào ra của HTTT văn phịng ................... 128
Hình 7.3. Quy trình xử lý giao dịch ..................................................... 136
Hình 7.4. Hệ thống xử lý giao dịch theo thời gian thực tại một trung tâm thương
mại................................................................ 138
Hình 7.5. Sơ đồ tổng quát của HTTT quản lý sản xuất kinh doanh ................ 141


Hình 7.6. Sơ đồ tổng qt về HTTT tài chính .............................................. 148
Hình 7.7. Quy trình xử lý nghiệp vụ kế tốn tự động hóa ............................. 150
Hình 7.8. Sơ đồ tổng quát của HTTT quản trị nhân lực ................................ 169
Hình 7.9. Luồng thông tin vào/ra của một HTTT quản trị nhân sự ................. 176
Hình 8.1. Mơ hình HTTT hỗ trợ ra quyết định ............................................. 183
Hình 8.2. Mơ hình HTTT hỗ trợ điều hành ............................................ 186
Hình 8.3. Ví dụ về một giao diện của HTTT ESS – Netsuite ...................... 187

DANH MỤC BẢNG

Bảng 1.1. Tính chất của các dạng thơng tin quản lý trong tổ chức ...................... 12
Bảng 1.2. Ví dụ về các HTTTQL theo chức năng trong một doanh nghi....... 21
Bảng 4.1. Bảng quyết định bổ sung cho DFD ................................................. 69
Bảng 4.2. Từ điển dữ liệu bổ sung cho DFD .................................................. 70
Bảng 5.1. Bảng thực thể “NHÂN VIÊN” ................................................. 80
Bảng 5.2. Danh sách các thực thể và thuộc tính .......................................... 88
Bảng 5.3. Tệp dữ liệu Cán bộ và quan hệ Vợ/Chồng .................................... 90
Bảng 5.4. Tệp dữ liệu Nhân viên và quan hệ Phụ trách ........................... 90
Bảng 5.5. Các tệp Sanpham và tệp Quanhe................................................. 91
Bảng 5.6. Các tệp “Trưởng phịng” và “Phịng cơng tác” .......................... 91


Bảng 5.7. Các tệp Lophoc và Sinhvien .......................................................... 92

Bảng 5.8. Các tệp Sinhvien, Monhoc và SVMH ....................................... 93
Bảng 5.9. Thực thể “Nhân viên – Khóa học” ............................................. 95
Bảng 5.10. Thực thể “Khách hàng – Người phụ trách” .................................. 97
Bảng 5.11. Các thực thể “Khách hàng – Đại lý” và “Đại lý - Người phụ
trách” .......... 98
Bảng 5.12. Các thực thể đã được chuẩn hóa từ thực thể “Hóa đơn” .............. 100


PHẦN A. GIỚI THIỆU CHUNG

CHƯƠNG 1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN
QUẢN LÝ
Thơng tin có vai trị vơ cùng to lớn trong các hoạt động của con người.
Thông tin và các hệ thống thông tin quản lý là một loại nguồn lực đặc biệt quan
trọng trong các tổ chức. Chương này trình bày một số khái niệm cơ bản về thơng
tin và vai trị của thông tin trong kinh tế - xã hội, các khái niệm hệ thống, hệ thống
thơng tin nói chung và các khái niệm liên quan đến HTTTQL nói riêng.
1.1 Khái niệm và vai trị của thơng tin trong kinh tế xã hội
1.1.1 Khái niệm
Trong cuộc sống hàng ngày, khái niệm thông tin phản ánh các tri thức, hiểu
biết của chúng ta về một đối tượng nào đó. Ở dạng chung nhất, thông tin luôn được
hiểu như các thông báo nhằm mang lại một sự hiểu biết nào đó cho đối tượng nhận
tin.
Thơng tin (Information) có tính chất phản ánh và liên quan đến hai chủ thể:
chủ thể phản ánh (truyền tin) và đối tượng nhận sự phản ánh đó (tiếp nhận thơng
tin). Để chuyển tải được thơng tin cần có “vật mang thơng tin”, ví dụ như ngơn
ngữ, chữ cái, chữ số, các ký hiệu, bảng biểu… Khối lượng tri thức mà một thông
tin mang lại gọi là nội dung thông tin. Tuy nhiên, ý nghĩa mà nội dung thông tin
mang lại sẽ phụ thuộc rất nhiều vào đối tượng tiếp nhận thơng tin. Có những thơng
tin chỉ có ý nghĩa đối với một nhóm người nhưng có những thơng tin có ý nghĩa

với cả xã hội.
1.1.2 Vai trị


Thơng tin có vai trị vơ cùng to lớn trong các hoạt động của con người. Khơng
có thơng tin, con người khơng có sự dẫn dắt cho các hoạt động của mình và hồn
tồn bất định trong mơi trường.
Thơng tin là một loại nguồn lực đặc biệt quan trọng trong tổ chức; người quản
lý cần thông tin để hoạch định và điều khiển tất cả các tiến trình trong tổ chức,
giúp cho tổ chức tồn tại và phát triển trong mơi trường hoạt động của nó. Thơng tin
trợ giúp người quản lý tổ chức hiểu rõ thị trường, định hướng cho sản phẩm mới,
cải tiến tổ chức và các hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức. Các hệ thống
thơng tin dựa trên máy tính với ưu thế tự động hóa xử lý cơng việc dựa trên khoa
học quản lý, khoa học tổ chức và công nghệ thông tin (xử lý và truyền thông) đã
ngày càng mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho tổ chức trong mọi hoạt động, từ các
công việc đơn giản lặp lại hàng ngày cho đến công việc phát hiện vấn đề và giải
quyết vấn đề.
1.2 Thông tin quản lý trong tổ chức
1.2.1 Khái niệm và đặc điểm của thông tin quản lý
1.2.1.1 Khái niệm thông tin quản lý
Trước khi nghiên cứu khái niệm thông tin quản lý trong các tổ chức, chúng ta
xác định khái niệm tổ chức.
Tổ chức (Organization) được hiểu theo nghĩa là một hệ thống được tạo ra từ
các cá thể nhằm đạt mục tiêu của nó bằng hợp tác và phân công lao động. Một tổ
chức bao gồm một nhóm các nguồn lực được thiết lập cho các hoạt động vì một
mục đích cụ thể. Hầu hết các loại nguồn lực của tổ chức như nhân lực, tài lực, vật
lực… và sự liên kết các nguồn lực này để phục vụ cho tổ chức đều là đối tượng
quản lý (hoạch định, điều khiển, giám sát, đo lường) của những người quản lý
trong tổ chức. Mỗi tổ chức thường có ba cấp có chức năng quản lý (cấp cao, cấp

trung và cấp cơ sở), và một cấp có chức năng thực hiện các giao dịch cụ thể (cấp
này không có trách nhiệm quản lý, ví dụ như nhân viên kế tốn, nhân viên kiểm kê,
cơng nhân sản xuất...). Trên thực tế, tất cả các cấp của tổ chức đều sử dụng và tạo
ra thông tin. Cán bộ quản lý ở các cấp quản lý khác nhau cần thông tin phục vụ
mục đích quản lý khác nhau, từ đó xuất hiện khái niệm thông tin quản lý như sau:
Thông tin quản lý (Managerial Information) là thơng tin mà có ít nhất một cán bộ
quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình. Ví dụ
như một doanh nghiệp, để ban hành quyết định phát triển sản phẩm mới, cần thông
tin về thị trường, nhu cầu, thị hiếu của khách hàng, năng lực của chính doanh
nghiệp đó. Để ban hành quyết định khen thưởng sinh viên, nhà trường cần thông
tin về kết quả học tập (điểm các học phần, điểm trung bình chung trong kỳ) và kết
quả rèn luyện của mỗi sinh viên…
1.2.1.2 Đặc điểm của thông tin quản lý
Các cán bộ quản lý cần thơng tin quản lý có giá trị sử dụng để ban hành các quyết
định quản lý phù hợp. Do đó, thơng tin quản lý cần có những đặc điểm sau đây:
- Tính chính xác: thơng tin đảm bảo đúng với vấn đề, sự việc mà nó phản ánh,
khơng chứa lỗi sai, được tạo ra từ các dữ liệu chính xác.
- Tính đầy đủ: chứa mọi dữ kiện cần thiết liên quan đến vấn đề, sự việc mà nó
phản ánh.
- Tính tin cậy: phụ thuộc vào một số yếu tố như phương pháp thu thập dữ liệu,
nguồn gốc của thông tin.
- Tính phù hợp: thể hiện qua việc thơng tin đến đúng đối tượng cần nhận tin, mang
lại giá trị sử dụng cho người nhận tin.


- Tính kịp thời: thơng tin đến người nhận tin đúng thời điểm cần sử dụng. Ngoài
các đặc điểm trên, thơng tin cần có tính mềm dẻo (có thể sử dụng cho nhiều mục
đích khác nhau), tính dễ khai thác (có thể tra cứu dễ dàng, nội dung rõ ràng)…
1.2.2 Phân biệt dữ liệu và thông tin

Dữ liệu (Data) là các số liệu hoặc các tài liệu thu thập được chưa qua
xử lý, chưa được biến đổi cho bất cứ một mục đích nào khác. Ví dụ, các cuộc điều
tra dân số sẽ cung cấp nhiều dữ liệu về số nhân khẩu của từng hộ gia đình, họ
tên, tuổi, giới tính, nghề nghiệp… của từng thành viên trong mỗi hộ. Khi một
doanh nghiệp bán được một lơ hàng nào đó sẽ sinh ra các dữ liệu về số lượng hàng
hoá đã bán, giá bán, địa điểm bán hàng, thời gian bán hàng, hình thức thanh tốn,
giao nhận hàng. Một trường học thu học phí sẽ cập nhật dữ liệu về họ tên sinh viên
nộp tiền, lớp, số tiền nộp, các học phần sẽ học… Các dữ liệu này sẽ được lưu trữ
trên các thiết bị tin học và chịu sự quản lý của một chương trình máy tính phục vụ
cho nhiều người dùng với các mục đích khác nhau.
Khác với dữ liệu được xem là nguyên liệu ban đầu, thông tin (Information) có
dạng như sản phẩm hồn chỉnh thu được sau quá trình xử lý dữ liệu, hoặc là những
dữ liệu đã được tổ chức lại sao cho nó thực sự có ý nghĩa đối với người sử dụng.
Thơng tin có giá trị gia tăng so với giá trị vốn có của dữ liệu ban đầu. Ví dụ như
Bộ Lao động– Thương binh– Xã hội có thể dựa vào dữ liệu điều tra dân số để
thống kê số người theo độ tuổi, theo giới tính… Các doanh nghiệp dựa vào dữ liệu
bán hàng để tính tổng doanh thu, số lượng hàng đã bán trong một giai đoạn nào đó
(ngày, tuần, tháng, …). Các trường học dựa vào dữ liệu nộp học phí để xác định
tổng tiền học phí đã thu trong kỳ, thống kê số lượng sinh viên đã nộp hoặc chưa
nộp theo từng lớp…