Bài Giảng Hoạt Động Pr Ở Cấp Độ Dịch Vụ PR Chuyên Nghiệp

HOẠT ĐỘNG PR
Ở CẤP ĐỘ DỊCH VỤ PR CHUYÊN NGHIỆP
I

DOANH NGHIỆP TỰ LÀM PR HAY THUÊ DỊCH

VỤ ?

Một điều chắc chắn là doanh nghiệp là người hiểu và
nắm chắc các hoạt động của mình hơn ai hết. Doanh
nghiệp cũng nắm rõ ai là đối tượng công chúng muốn
nhắm tới, doanh nghiệp muốn gì ở cơng chúng, và muốn
chuyển tải thơng điệp gì đến họ. Chính vì vậy sẽ dễ dàng
hơn nếu doanh nghiệp tự vạch ra chương trình PR cho
mình. Cịn nếu th cơng ty dịch vụ thì chúng ta sẽ mất
thời gian giải thích cho họ và ai sẽ đảm bảo chắc chắn
rằng họ hiểu đúng những gì doanh nghiệp muốn nói. Hơn
nữa nếu doanh nghiệp có một đội ngũ nhân viên sáng tạo,
có thể nghĩ ra những hoạt động PR “độc nhất vơ nhị” thì
doanh nghiệp sẽ thu hút được sự quan tâm của công
chúng. Các công ty dịch vụ PR chuyên nghiệp thường
khuyên doanh nghiệp nên phỏng theo các hoạt động PR
mà họ đã thực hiện thành công cho các khách hàng trước
đây và điều này thật là sai lầm.
Vậy doanh nghiệp nên thuê công ty dịch vụ PR chuyên
nghiệp khi:


- Mọi người trong doanh nghiệp quá bận rộn với cơng
việc cho nên họ khơng có thời gian để thực hiện các
hoạt động PR

- Doanh nghiệp đã tìm kiếm trong nội bộ nhưng khơng
ai có khả năng làm PR
- Từ trước đến nay, doanh nghiệp chưa có mối quan hệ
nào với các cơ quan truyền thơng: Báo chí, truyền
hình, phát thanh...
- Một số hoạt động địi hỏi tính chun nghiệp cao như
tổ chức các sự kiện trong khi doanh nghiệp khơng có
khả năng và chưa có kinh nghiệm tổ chức các hoạt
động đó
Khi lựa chọn cơng ty dịch vụ PR chuyên nghiệp, chúng
ta cần xem xét đến các vấn đề sau:
-

Có thể cơng ty dịch vụ đã thực hiện rất thành cơng
cho rất nhiều tập đồn hay cơng ty lớn của nước
ngồi nhưng chưa thể chắc rằng sẽ thành cơng với
các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Hãy chọn những công
ty có thể chưa nổi tiếng lắm nhưng quan trọng là họ
có kinh nghiệm làm PR thành cơng cho các doanh
nghiệp

- Có năng lực vừa đủ để đáp ứng nhu cầu của doanh
nghiệp nếu không doanh nghiệp sẽ phải trả tiền cho
những điề mà doanh nghiệp không cần


- Khơng nên tin vào những gì họ nói mà tin vào những
chứng cứ về những công việc mà họ đã làm
- Nên hỏi ý kiến khách hàng cũ của công ty PR
- Nên xem xét kĩ lưỡng đề xuất của họ: Trước tiên nên

xem đề xuất của công ty dịch vụ có đúng với mục
đích mà doanh nghiệp muốn đạt được hay khơng, đề
xuất đó có sáng tạo hay không hay lặp lại kịch bản
của khách hàng trước...Việc xem xét kĩ lưỡng đề xuất
giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí do loại bỏ những
việc khơng cần thiết.
II

NHU CẦU HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN

CÁC CÔNG TY PR CHUYÊN NGHIỆP
Để xây dựng và phát triển thương hiệu cần có sự kết
hợp của rất nhiều công cụ khác nhau. Trước đây, rất nhiều
người cho rằng quảng cáo được xem là công cụ có tầm
quan trọng hơn cả. Tuy nhiên, trong những năm gần đây
PR đang dần “lên ngôi” và khẳng định vai trị mạnh mẽ
của mình bởi vì:
- So với quảng cáo thì ngân sách cấp cho hoạt động PR
thấp hơn nhiều nhưng hiệu quả mang lại không thua
kém
- “Quảng cáo là mình tự nói về mình”, trong khi
“PR là người khác nói về mình”. Do đó, sử dụng


PR trong việc quảng bá hình ảnh doanh nghiệp
thường có sức thuyết phục hơn vì có độ tin cậy cao
hơn
- Quảng cáo thuyết phục khách hàng bằng lợi ích
của sản phẩm. Còn PR chinh phục khách hàng bằng
những giá trị cao cả hơn.

Ngoài việc thành lập bộ phận PR trong doanh nghiệp,
trong những thời điểm cần thiết, các doanh nghiệp cịn
nhờ đến dịch vụ PR chun nghiệp bên ngồi.
III

CẤU TRÚC TỔ CHỨC CỦA MỘT CƠNG TY PR

CHUN NGHIỆP
1.Mơ hình của một công ty PR chuyên nghiệp
Giống như các công ty khác, cơng ty PR hoạt động
theo luật doanh nghiệp. Có 4 hình thức là: doanh nghiệp
tư nhân, cơng ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần
hoặc công ty hợp danh
Mơ hình một cơng ty PR chun nghiệp thường gồm 3
thành phần chính yếu là khối tác nghiệp, khối hành chính
và khối kĩ thuật được mơ tả theo mơ hình sau:
Ban giám đốc

Khối tác nghiệp

Tư vấn
Truyền thông
Tổ chức sự kiện
Quản trị khủng hoảng

Khối hành chính

Lễ tân
Hành chính
Kế tốn

Nhân sự

Khối kĩ thuật

Nghiên cứu
Thiết kế
Dàn dựng
Kĩ thuật


2.Chức năng của từng bộ phận

a.Khối tác nghiệp
Khối tác nghiệp có thể được xem là “trái tim” của cả
cơng ty. Khối này bao gồm các hoạt động chính của một
cơng ty PR, nó có vai trị quyết định đến sự tồn tại và phát
triển của công ty bao gồm:

 Tư vấn: Công việc của bộ phận này là liên lạc, giải
đáp thắc mắc, tư vấn, thuyết phục khách hàng sử dụng
các giải pháp PR hiệu quả nhất cho các vấn đề của khách
hàng. Nhiều doanh nghiệp kí hợp đồng tư vấn dài hạn với
công ty PR và xem các ý kiến tư vấn là thành phần không
thể thiếu trong chiến lược quảng bá và duy trì hình ảnh
của doanh nghiệp.
Bộ phận này đòi hỏi nhân viên phụ trách phải là người
có kiến thức cao, am hiểu rộng, năng động, có tài thuyết
phục và kĩ năng diễn đạt xuất sắc.

 Truyền thông: Bộ phận này đảm đương tất cả các
vấn đề liên quan đến truyền thông và các phương tiện
truyền thơng như báo chí, phát thanh, truyền hình. Soạn
thảo các thơng cáo báo chí là việc làm thường xun của
bộ phận này. Ngồi ra, bộ phận này cịn phải bố trí các
cuộc phỏng vấn, liên lạc với các phóng viên, điện thoại,
gửi thư cho ban biên tập cũng như báo cáo kết quả với
khách hàng
Nhân viên phụ trách mảng này phải là người chi tiết,
cẩn thận. Khả năng diễn đạt, trình bày mạch lạc là những
tố chất phải có. Bên cạnh đó, kĩ năng giao tiếp cũng là yêu
cầu cần thiết để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp và bền
vững với giới truyền thông.

 Tổ chức sự kiện: Tổ chức sự kiện được chuẩn bị
chu đáo từ khâu ý tưởng cho đến quá trình thực hiện và
đánh giá kết quả. Trong thực thi công việc, bộ phận này
luôn phải kết hợp với bộ phận truyền thông nhằm quảng
bá hình ảnh cơng ty khách hàng được trọn vẹn và hiệu
quả hơn
Bộ phận này đòi hỏi nhân viên phụ trách phải là người
tháo vát, nhanh nhạy và hết sức chu đáo. Bên cạnh đó,
khả năng tiên liệu và sự linh hoạt ứng phó với tình huống
bất ngờ cũng là phẩm chất không thể thiếu.


 Quản trị khủng hoảng: Khủng hoảng luôn là cơn ác
mộng của các doanh nghiệp. Bộ phận quản trị khủng
hoảng của một cơng ty PR chun nghiệp phải có sự am
hiểu tình hình và khả năng giải quyết vấn đề sắc sảo. Bên

cạnh đó, phải nắm chắc quy luật vận động và khuynh
hướng của các hiện tượng thì mới có thể giúp doanh
nghiệp khách hàng vượt qua thử thách đáng sợ này
Nhân viên quản trị khủng hoảng phải là những người
nhiều kinh nghiệm, từng trải, có nền tảng kiến thức vững
chắc, có tầm nhìn, tầm bao qt sự việc và khả năng tiên
đốn các vấn đề có thể phát sinh
Giải quyết khủng hoảng không phải chỉ là công việc
của một người, nó địi hỏi cơng sức và trí tuệ của cả tập
thể. Xử lí khủng hoảng là nhiệm vụ chung của cả bộ phận,
và thậm chí, của tồn cơng ty.

b.Khối hành chính
Đây là khối “trung tâm đầu não” phụ trách việc quản lí,
điều hành tồn bộ hoạt động cơng ty. Khối hành chính bao
qt tồn bộ cơng việc của các bộ phận cũng như các vấn
đề về nhân sự, chính sách, thủ tục, quy chế, lương bổng,
khen thưởng, kỉ luật, … cho cán bộ, nhân viên tồn cơng
ty. Thơng thường, người giám đốc điều hành sẽ kiêm
nhiệm quản lí khối này.

c. Khối kĩ thuật


Khối kĩ thuật gồm các bộ phận hỗ trợ hoặc có liên quan
đến khía cạnh kĩ thuật của các hoạt động trong một công
ty PR. Khối này thường bao gồm các bộ phận:

 Nghiên cứu: Song song với các hoạt động tác
nghiệp thì việc nghiên cứu thị trường là hoạt động không

thể thiếu ở các công ty PR chuyên nghiệp. Các phương
pháp nghiên cứu thị trường thường được áp dụng trong
PR là nghiên cứu những thơng tin có sẵn, thăm dị ý kiến
cũng như nghiên cứu hình ảnh của tổ chức đối với công
chúng
Người phụ trách công tác nghiên cứu này, phải là
người có trình độ nghiên cứu nhất định, am hiểu về thị
trường và có khả năng làm việc độc lập cao.

 Thiết kế: Khâu thiết kế rất cần thiết cho mọi hoạt
động, từ việc lập kế hoạch cho đến xây dựng các biểu
mẫu, hình ảnh, biểu trưng hoặc các phương tiện nhận
dạng khác. Công tác thiết kế tốt sẽ giúp tiết kiệm thời
gian, công sức cũng như chi phí khi triển khai thực hiện
Bộ phận thiết kế cần những con người làm việc tỉ mỉ,
cẩn thận nhưng đồng thời cũng phải có óc thẩm mĩ và khả
năng sáng tạo cao.

 Dàn dựng: Là một khâu quan trọng trong công tác
chuẩn bị của mọi hoạt động tác nghiệp. Từ việc xây dựng


một kịch bản PR cho đến thiết kế, trang hoàng một địa
điểm tổ chức sự kiện đều cần đến “bàn tay dàn dựng”
Người làm công tác dàn dựng không chỉ lên chương
trình, chuẩn bị các khâu âm thanh, ánh sáng, xe cộ, vệ
sinh, an ninh, v.v… mà còn phải bám sát chương trình từ
đầu đến cuối. Họ phải “đi trước, về sau” để chỉ đạo mọi
công việc dàn dựng chương trình cho đến “thu dọn chiến
trường” sau khi kết thúc

Cơng tác dàn dựng đòi hỏi sức khoẻ tốt, chịu đựng áp
lực cao trong việc chạy đua với thời gian sao cho kịp tiến
độ chương trình. Nhưng cũng được niềm vui khi thấy được
cơng trình của mình tạo được hiệu ứng tốt.

 Kĩ thuật: Bộ phận kĩ thuật có mặt trong hầu hết các
công ty. Với công ty PR, bộ phận này chủ yếu giúp quản
trị trang web - một kênh liên lạc với các khách hàng rất có
hiệu quả. Bên cạnh đó, bộ phận này cung cấp sự hỗ trợ
cần thiết có liên quan đến khía cạnh kĩ thuật cho tất cả các
bộ phận khác trong công ty.
IV

CÁC HOẠT ĐỘNG CHÍNH CỦA MỘT CƠNG

TY PR CHUN NGHIỆP
1.Tư vấn cho lãnh đạo các doanh nghiệp
- Hướng quảng bá thương hiệu, thông qua việc phân
tích các yếu tố kinh tế, chính trị, xã hội và môi trường
nhân văn nơi doanh nghiệp hoạt động


- Tư vấn chiến lược kinh doanh và dự báo sự phát triển
của doanh nghiệp
- Tư vấn những cách thức giao tế, phát ngôn, diễn văn,
v.v… để việc xuất hiện trước công chúng của lãnh đạo
các doanh nghiệp gây được những ấn tượng tích cực.
2.Xây dựng và củng cố mối quan hệ với giới
truyền thông
- Xây dựng và củng cố mối quan hệ với các cơ quan

thơng tấn, báo chí, phát thanh, truyền hình thơng qua
việc cộng tác cung cấp tin, bài cho các cơ quan này
- Bên cạnh đó, là các hoạt động tổ chức họp báo, sắp
xếp các buổi phỏng vấn, trả lời giới truyền thông,
soạn thảo thông cáo báo chí, gửi thư cho ban biên
tập, v.v…
3.Truyền thơng chính sách hoạt động của các
doanh nghiệp
- Truyền thơng những chính sách của các doanh nghiệp
về sản phẩm cũng như dịch vụ đến công chúng, nhất
là công chúng mục tiêu
- Tư vấn và đưa ra các giải pháp cho các doanh nghiệp
khách hàng thay đổi các chiến lược truyền thông
không hiệu quả của họ
4.Tổ chức sự kiện


- Tổ chức các sự kiện như hội thảo, hội nghị khách
hàng, đại hội cổ đông, động thổ, khai trương, khánh
thành, lễ kỉ niệm ngày truyền thống, v.v…
- Tìm ý tưởng và tham gia vạch kế hoạch cho các
chương trình tài trợ cộng đồng của doanh nghiệp. Mặt
khác, giúp doanh nghiệp tổ chức các buổi viếng thăm
cơ sở của các quan chức, nhân vật nổi tiếng, khách
quốc tế, v.v…
5.Quản trị khủng hoảng
- Giúp các doanh nghiệp quản trị các sự cố khủng
hoảng gây tổn hại đến uy tín và danh tiếng của họ
như tranh chấp, khiếu nại, kiện tụng, v.v…
Khi vào cuộc cùng doanh nghiệp, PR phải làm vững

lòng cho cả cơng chúng và doanh nghiệp. Phải phân tích
thấu đáo sự việc, đưa ra các giải pháp tối ưu nhằm tìm ra
“lối thốt” cho khách hàng một cách nhẹ nhàng nhất. Tuy
nhiên, điều đó khơng có nghĩa là phải đạt được bằng mọi
giá, kể cả việc đánh lừa dư luận. Quản trị khủng hoảng nói
riêng và hoạt động PR nói chung phải luôn tuân thủ vấn
đề đạo đức nghề nghiệp.
V

VẤN ĐỀ NHÂN SỰ TRONG CÔNG TY PR

CHUYÊN NGHIỆP
1.

Yêu cầu về số lượng


Số lượng nhân viên trong một công ty PR phụ thuộc
vào quy mô hoạt động và điều kiện phát triển, trong đó,
yếu tố quyết định là lượng khách hàng mà cơng ty có
được
Một cơng ty PR hoạt động hiệu quả và được khách
hàng tín nhiệm, có thể phát triển thêm hệ thống chi nhánh
ở nhiều nơi. Khi đó, số lượng nhân viên có thể tăng lên
nhiều để đảm bảo nhu cầu phát triển và mở rộng của
công ty.
2.

Yêu cầu về chất lượng

Nguồn nhân lực của một công ty PR chuyên nghiệp
phải là một đội ngũ nhân lực đầy nhiệt huyết, có trình độ
chun mơn vững vàng, sáng tạo trong cơng việc, kĩ năng
nói và viết xuất sắc, khả năng giao tiếp, đàm phán tốt
cùng với mối quan hệ xã hội rộng
Những thành viên trong đội ngũ này đồng thời phải có
sức khoẻ tốt, tâm lí vững vàng, chịu được áp lực cơng việc
cao cũng như có được một nền tảng đạo đức nghề nghiệp
đảm bảo.