Cơ sở dẫn liệu và hồ sơ kiểm toán

I CƠ SỞ DẪN LIỆU

a.



b.

1. Khái niệm:
 Cơ sở dẫn liệu là các khẳng định của BGĐ đơn vị được kiểm
tốn một cách trực tiếp hoặc dưới hình thức khác về các khoản
mục thơng tin trình bày trên báo cáo tài chính và được kiểm
tốn viên sử dụng và xem xét các loại sai phạm có thể xảy ra
VÍ DỤ
Cơ sở dẫn liệu về khoản mục tiền trong báo cáo tài chính
Tài sản lưu động
Tiền mặt tại quỹ: 250.000.000 đồng
Có nghĩa là :
- tiền mặt tại quỹ đang tồn tại là 250.000.000 đồng ( tính hiện
hữu)
- tiền mặt có chính xác là 250.000.000 đồng ( tính đo lường hay
tính chính xác)
- tất cả tiền mặt của đơn vị đã được báo cáo, các nghiệp vụ liên
quan đến tiền đc ghi chép đủ ( tính đầy đủ)
- Tiền mặt được trình bày trên BCTC theo đúng quy định, ( tính
trình bày và cơng bố)
2. Phân loại:
Trong kiểm tốn tài chính tùy thuộc vào các phương pháp thu thập
bằng chứng khác nhau ( phương pháp tuân thủ và phương pháp cơ
bản) sẽ có nhóm các cơ sở dẫn liệu khác nhau.
Theo phương pháp tn thủ:

Sự hiện diện: Quy chế kiểm sốt có tồn tại.
Tính liên tục: Các quy chế kiểm tốn hoạt động liên tục trong kỳ của
báo cáo tài chính đã lập.
Tính hữu hiệu: quy chế kiểm sốt đang hoạt động có hiệu lực.
Theo phương pháp cơ bản:


 Sự hiện hữu: mục tiêu kiểm toán liên quan tới cơ sở dẫn liệu về sự
hiện hữu hoặc phát sinh là nhằm thu thập các bằng chứng để khẳng
định các tài sản công nợ và vốn CSH thực sự tồn tại và các hđ tạo ra
doanh thu thực sự phát sinh.
 Tính trọn vẹn: thu thập các bằng chứng nhằm khẳng định tất cả các
tài sản, các khoản nợ, hoạt động hay giao dịch đã xảy ra có liên quan
đến báo cáo tài chính phải được ghi chép hết các sự kiện liên quan.
VD: Kiểm toán viên sẽ thu thập các bằng chứng kiểm toán để xác
nhận xem tất cả các hàng tồn kho hiện có đã được trình bày đầy đủ
trên báo cáo tình chính chưa

Quyền và nghĩa vụ: thu thập bằng chứng kiểm toán để khẳng định
số liệu được báo cáo là tài sản công ty phải thực sự phản ánh quyền sở
hữu của công ty và những cơng nợ của cơng ty thì thực sự phản ánh
nghĩa vụ của cơng ty.
 Tính giá và đo lường: thu thập bằng chứng kiểm toán để xác định
liệu các tài sản công nợ được ghi chép theo theo giá trị thích hợp trên
cơ sở chuẩn mực và chế độ kế tốn hiện hành.
 Trình bày và cơng bố: kiểm tốn viên cần xác định xem liệu các
chính sách tài chính kế tốn, các ngun tắc kế tốn có được lựa chọn
và áp dụng một cách hợp lý không và liệu các thơng tin cần khai báo
có dầy đủ và thích đnag khơng.
VD: Kiểm tra xem trình bày và cơng bố khoản mục tài sản cố định

trên báo cáo tài chính đã phù hợp với chuẩn mực kế tốn và chế độ kế
tốn đã được áp dụng khơng
 Chính xác: thu thập bằng chứng kiểm toán để khẳng định một nghiệp
vụ hay một sự kiện được ghi chép theo đúng giá trị, đúng về tốn học
các phép tính cộng dồn hay chuyển số là đúng.
VD: KTV kiểm tra việc cộng dồn trong bảng số dư chi tiết các khoản
phải trả, và đối chiếu với sổ cái và sổ chi tiết


 Tuy nhiên phương pháp cơ bản khi tiếp cận cơ sở dữ liệu
theo các khoản mục trong báo cáo tài chính sẽ được phân loại
như sau:
 Các cơ sở dẫn liệu đối với số dư tài khoản:

Tính hiện hữu (Existence): Tài sản, vốn chủ sở hữu và các khoản
nợ phải trả được Ban giám đốc cam kết phản ánh trên Báo cáo tài chính.
Ví dụ: Trong BCTC năm 2013 của công ty vinamilk, khoản mục tiền và
tương đương tiền nằm trên bảng CĐKT, tại thời điểm ngày 31/12/2013
phải thực sự tồn tại số lượng đúng như ở quỹ tiền mặt doanh nghiệp.


Tính đầy đủ (completeness): Tất cả tài sản, nợ phải trả và nguồn
vốn chủ sở hữu cần ghi nhận đầy đủ.

Quyền và nghĩa vụ: Đảm bảo doanh nghiệp có liên quan đến các
Tài sản có nghĩa vụ thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp.
VD: Dưới đây là danh mục các khoản phải trả của Vinamilk tại thời
điểm 31/12/2013. Doanh nghiệp có nghĩa vụ phải thanh tốn các khoản

nợ ngắn hạn cũng như dài hạn khi đến hạn, đặc biệt là các khoản phải
nộp cho ngân sách nhà Nước.


Tính giá và phân bổ: Chắc chắn rằng các thơng báo của doanh
nghiệp lên báo cáo tài chính phản ánh một cách đầy đủ và chính xác, các
thay đổi trong việc định giá cũng được thuyết minh rõ ràng.
VD: Vinamilk áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán
hàng tồn kho và phân bổ khấu hao theo phương pháp đường thẳng dựa
trên thời gian hữu dụng ước tính của tài sản cố định hữu hình.
Kiểm tốn viên cần xem xét:
o
Chính sách kế tốn mà đơn vị áp dụng để đánh giá tài sản có đúng
với các chuẩn mực kế tốn hiện hành hay khơng.
o

Việc đánh giá có nhất quán hợp lý không.


Các cơ sở dẫn liệu đối với nhóm giao dịch và sự kiện đã xảy ra
và liên quan đến đơn vị:

Sự phát sinh: Bạn giám đốc chắc chắn các sự kiện giao dịch và
kinh tế được diễn ra trong kỳ.
VD: hàng tồn kho xuất nhập trong kỳ được ghi nhận trên BCTC phải là
các sự kiện đã diễn ra. Trong kỳ DN tiến hành nhiều đợt mua, bán hàng
hóa nguyên vật liệu nên hàng tồn kho thường xuyên có sự biến động. các
NV xuất nhập HTK được ghi nhận trên BCTC phải thực sự diễn ra. Các
giấy tờ xuất nhập kho, sổ chi tiết kiểm kê vật tư hàng hóa, hóa đơn bán
hàng, … chính là cơ sở dânx liệu cho nv xuất nhập kho đã được tiến

hành.

Tính đầy đủ: Các sự kiện và giao dịch kinh tế cần được báo cáo
đầy đủ trên báo cáo tài chính.


VD: Trong kỳ dn vay vốn những ngân hàng nào, bao nhiêu đợt, số tiền
vay là bao nhiêu sẽ được ghi nhận thông qua hồ sơ vay vốn, giấy đề nghị
vay vốn,… Tất cả khoản vay trong kỳ cần ghi nhận đầy đủ.


Tính chính xác: Sự kiện và giao dịch đó được xác nhận là đúng với
giá trị thực tế.


Tính đúng kỳ: Các giao dịch này cần phản ánh đúng trong kỳ kế
tốn.
VD: DN bán chịu hàng hóa vào tháng 12/2021. Khách hàng thanh
toán cho DN vào tháng 1/2022. Ở đây giao dịch đã phát sinh trong
năm 2021 và phải ghi nhận vào báo cáo năm 2021. Không căn cứ
luồng tiền phát sinh vào lúc nào.

Tính phân loại: Các sự kiện và giao dịch cần được ghi lại đúng
trong tài khoản kế toán.
VD:trong kỳ phát sinh các NV bán chịu cho khách hàng hoặc trả trước
tiền hàng cho người bán, DN phải ghi nhận các giao dịch vào đúng tài
khoản




Các cơ sở dẫn liệu đối với trình bày và cơng bố:

Sự phát sinh: Các sự kiện, giao dịch và các vấn đề khác được
thuyết minh thực sự xảy ra và có liên quan đến đơn vị.



Tính đầy đủ: Tất cả các thuyết minh được cơng bố cần trình bày
đầy đủ trên BCTC.
VD: Trong thuyết minh báo cáo tài chính của cơng ty sữa vinamilk
DN này đã nếu rõ, đầy đủ và chi tiết những khoản mục sau:
o
Tiền và tương đương tiền
o
Đầu tư ngắn hạn
o
Khoản phải thu
o
Hàng tồn kho
o
TSCĐ hữu hình
o
TSCĐ vơ hình
o
….

Phân loại và dễ hiểu: Các thơng tin cần được trình bày BCTC một
cách dễ hiểu phù hợp rõ ràng.
VD: ta có thể xem xét cấu trúc của một thuyết minh BCTC của công ty
Vinamilk trên thuyết mình này báo cáo tài chính đã được thuyết minh

một cách rõ ràng cụ thể và phân loại ra đúng từng phần. như khoản mục
tiền và tương đương tiền được phân loại rõ ràng cụ thể nêu rõ co những
loại tiền nào:


Tính chính xác và tính giá: Thơng tin tài chính và thơng tin khác
được trình bày hợp lý và theo giá trị phù hợp.
II.Hồ sơ kiểm toán
1.Khái niệm hồ sơ kiểm toán:
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 230 “Tài liệu, hồ sơ kiểm
toán”: hồ sơ kiểm toán là các tài liệu do kiểm toán viên lập, thu
thập, phân loại, sử dụng và lưu trữ. Tài liệu trong hồ sơ kiểm toán
được thể hiện trong giấy, phim ảnh , trên phương tiện tin học hay


bất kì phương tiện lưu trữ nào khác theo quy định của pháp luật
hiện hành.
Chuẩn mực cũng quy định: “Kiểm toán viên phải thu thập và lưu
trong hồ sơ kiểm tốn mọi tài liệu, thơng tin cần thiết liên quan đến
cuộc kiểm toán đủ để làm cơ sở cho việc hình thành ý kiến kiểm
tốn của mình và chứng minh rằng cuộc kiểm toán đã được thực
hiện theo đúng các chuẩn mực kiểm tốn”.
2.Vai trị kiểm tốn
-Hồ sơ kiểm tốn có vai trị chứng minh về hoạt động kiểm tốn
diễn ra, là nơi lưu trữ những bằng chứng kiểm toán thu được trong
q trình thực hiện kiểm tốn, làm cơ sở cho việc đưa ra ý kiến của
kiểm toán viên.
-Hồ sơ kiểm toán trợ giúp cho việc lập kế hoạch và thực hiện cơng
việc kiểm tốn.
+Kiểm tốn viên chính sẽ lập các hồ sơ kiểm tốn cho từng cơng

việc chi tiết
+Mỗi hồ sơ kiểm tốn đánh dấu 1 bước cơng việc đã hồn thành
trong q trình kiểm tốn.
+Mỗi hồ sơ kiểm tốn là nơi lưu trữ thơng tin về 1 đối tượng.
-Hồ sơ kiểm toán trợ giúp cho việc kiểm tra, sốt xét, đánh giá chất
lượng cơng việc kiểm tốn
-Hồ sơ kiểm tốn trợ giúp cho việc xử lí các phát sinh sau cuộc
kiểm toán
-Hồ sơ kiểm toán làm tài liệu cho việc xử lí các phát sinh cho các
cuộc kiểm toán sau.
+Cho biết thời gian cần thiết để tiến hành cơng việc kiểm tốn dựa
vào thời gian thực hiện của kì trước.
+Cung cấp 1 cái nhìn thấu đáo về hệ thống kiểm soát nội bộ của
đơn vị.
+Cho biết các vấn đề “nổi cộm” cần đặc biệt quan tâm.
-Hồ sơ kiểm toán phục vụ các cuộc kiểm tra, thanh tra từ bên ngoài
theo yêu cầu của pháp luật và các quy định có liên quan.
3.Phân loại hồ sơ kiểm tốn
VD:
Hồ sơ kiểm toán chung (Hồ sơ lưu trữ):


+Là hồ sơ kiểm tốn chứa đựng các thơng tin chung về khách thể
kiểm toán liên quan tới hai hay nhiều cuộc kiểm toán trong nhiều
năm với cùng một khách thể.
+Hồ sơ kiểm tốn chung do đó thường bao gồm các dữ liệu có tính
lịch sử hay mang tính liên tục qua các năm tài chính.
+Hồ sơ kiểm tốn chung giúp cơng ty kiểm tốn có thơng tin mang
tính hệ thống về khách thể giúp giảm thiểu thời gian và chi phí
kiểm tốn đối với những khách thể kiểm tốn mà cơng ty thực hiện

trong nhiều năm.
-Hồ sơ kiểm tốn chung thông thường bao gồm:
+Tên và số hiệu hồ sơ ; ngày , tháng lập và ngày , tháng lưu trữ
+Các thông tin chung về khách hàng: Các ghi chép hay bản sao các
tài liệu pháp lí, thỏa thuận và biên bản quan trọng như: Quyết định
thành lập, Giấy phép đăng kí kinh doanh, Điều lệ cơng ty, Biên bản
họp Hội đồng quản trị, họp Ban giám đốc,
+Các tài liệu về thuế: Các văn bản, chế độ thuế riêng trong lĩnh
vực hoạt động của khách thể, các tài liệu về việc thực hiện chế độ
thuế hàng năm.
+Các tài liệu về nhân sự: Các thỏa ước lao động, các quy định
riêng của đơn vị được kiểm toán về lao động, các quy định về quản
lí và sử dụng quỹ lương.
+Các tài liệu về kiểm toán (các nguyên tắc kiểm toán áp dụng, báo
cáo tài chính. Các phân tích về các tài khoản quan trọng như: tài
sản cố định, nợ dài hạn, vốn chủ sở hữu để xem xét tình hình biến
động qua các kì, và kết quả kiểm tốn năm trước.
+Các hợp đồng hoặc thỏa thuận với bên thứ ba có hiệu lực trong
thời gian dài (ít nhất hai năm tài chính): Hợp đồng kiểm tốn, Hợp
đồng cho th, Hợp đồng bảo hiểm, thỏa thuận vay …
+Các tài liệu về chính sách kế toán, các tài liệu khác: Hồ sơ kiểm
toán chung được cập nhật hàng năm khi có sự thay đổi liên quan
đến các tài liệu đề cập trên đây.
-Mục đích:
+Sau nhiều năm vẫn giúp kiểm tốn nhớ lại được khoản mục của
cuộc kiểm toán.


+Trong các năm sau sẽ cung cấp những tóm tắt về chính sách và tổ
chức của tổ chức cho kiểm toán viên.

+Lưu trữ các hồ sơ về các khoản mục ít, hoặc không biến động
đáng kể giữa các năm.
Hồ sơ kiểm toán năm (hồ sơ chi tiết): là hồ sơ kiểm tốn
chứa đựng những thơng tin về khách thể kiểm toán chỉ liên quan
tới cuộc kiểm toán của năm hiện tại.
Hồ sơ kiểm tốn năm bao gồm:
- Các thơng tin người lập, người kiểm tra hồ sơ kiểm toán
-Văn bản pháp lí chỉ liên quan đến 1 năm tài chính
-Hợp đồng kiểm tốn và bản thanh lí hợp đồng
-Kế hoạch và chương trình kiểm tốn
-Thư giải trình của giám đốc
-Những bằng chứng kiểm toán và kết luận trong việc đánh giá rủi
ro
-Các kết luận của kiểm toán viên về những vấn đề trọng yếu của
cuộc kiểm toán và các kiểm toán viên đã thực hiện để giải quyết
các vấn đề đó
Ngồi ra cịn 1 số thơng tin khác được sắp xếp với nhau để phục vụ
cho 1 vài mục đích đặc biệt như đánh giá hành vi không tuân thủ,
xem xét sự kiện sau ngày kết thúc niên độ, sự thay đổi giá cả, các
thông tin quan trọng với sự quản lí.
Kiểm tốn viên và doanh nghiệp kiểm tốn phải hồn thiện hồ sơ
kiểm tốn chính thức trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày lập báo
cáo kiểm toán theo quy định và hướng dẫn của Chuẩn mực kiểm
toán Việt Nam số 230.
Thời gian lưu trữ của hồ sơ kiểm tốn tối thiểu là 10 năm, trừ
trường hợp có quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
4.Yêu cầu của hồ sơ kiểm tốn
-Hồ sơ kiểm tốn phải có đề mục rõ ràng:
+Tên đơn vị
+Đối tượng kiểm toán

+Kỳ kiểm toán


-Hồ sơ kiểm tốn phải có đầy đủ chữ ký của kiểm toán viên: Kiểm
toán viên thực hiện hồ sơ kiểm tốn nào thì phải kí tên và ghi ngày
hồn thành hồ sơ đó. Nếu hồ sơ được thực hiện bởi đơn vị được
kiểm tốn thì sau khi đọc lại và kiểm tra thơng tin bên trong, kiểm
tốn viên phải kí tên và phân biệt, ghi rõ được chuẩn bị bởi khách
thể trên các hồ sơ này.
-Hồ sơ kiểm toán phải đầy đủ nguồn dữ liệu, ký hiệu sử dụng
-Hồ sơ kiểm tốn phải đầy đủ, thích hợp và chính xác:
-Hồ sơ kiểm tốn cần trình bày dễ hiểu và rõ ràng.
-Hồ sơ kiểm toán cần được sắp xếp, lưu giữ 1 cách thuận tiện,
khoa học theo 1 trật tự dễ lấy, dễ tìm, dễ tra cứu, và được lưu giữ,
quản lí tập trung tại nơi lưu giữ hồ sơ và phải đảm bảo giữ bí mật,
an tồn cho hồ sơ kiểm toán.
5.Yêu cầu đối với kiểm toán viên
-Trong quá trình kiểm tốn, kiểm tốn viên phải lập hồ sơ kiểm
toán đầy đủ và chi tiết sao cho kiểm toán viên khác hoặc người có
trách nhiệm kiểm tra (sốt xét) đọc sẽ hiểu được tồn bộ về cuộc
kiểm tốn.
-Kiểm tốn viên phải ghi chép và lưu giữ trong hồ sơ kiểm tốn
của mình tất cả các tài liệu và thơng tin liên quan đến:
+Kế hoạch kiểm toán
+Việc thực hiện kiểm tốn: Nội dung, chương trình và phạm vi của
các thủ tục đã được thực hiện
+Kết quả của các thủ tục đã thực hiện
+Những kết luận mà kiểm toán viên rút ra được từ những bằng
chứng kiểm toán thu thập được.
6. Hồ sơ kiểm tốn và các yếu tố có thể gây ảnh hưởng

Trong quá trình thực hiện hồ sơ kiểm tốn có thể hồ sơ kiểm tốn
sẽ bị ảnh hưởng bởi một số các yếu tố sau tác động:
- Mục đích của doanh nghiệp trong việc thực hiện hồ sơ kiểm toán
và nội dung của hồ sơ kiểm toán.
- Báo cáo kiểm tốn và hình thức thực hiện hồ sơ kiểm toán.
- Đặc điểm về hoạt động kinh doanh của khách hàng và tính phức
tạp của hoạt động kinh doanh đó.


- Thực trạng và bản chất của hệ thống kế toán kiểm soát nội bộ và
kiểm toán.
- Các yếu tố các phương pháp được sử dụng trong q trình kiểm
tốn và các kỹ thuật được sử dụng trong quá trình kiểm toán.
- Cách làm việc của người hướng dẫn, người kiểm tra và người rà soát
các cuộc kiểm toán. Cụ thể đó có thể là trợ lý của kiểm tốn viên hoặc
các cộng tác viên kiểm tốn sẽ có phong cách làm việc khác nhau. Đó
cũng chính là một trong những yếu tố có thể ảnh hưởng đến q trình
làm việc của kiểm toán viên.