Tải bản đầy đủ (.doc) (89 trang)

Tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán trong kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty Dịch vụ tư vấn tài chính, kế toán và kiểm toán

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (392.19 KB, 89 trang )

Luận văn tốt nghiệp Lê Thị Hoài Thanh
lời mở đầu
Cơ chế thị trờng đã và đang mở ra một thời kỳ phát triển sôi động nhng
cũng đầy rủi ro cho nền kinh tế Việt Nam. Vì thế việc hình thành hệ thống kiểm
tra giám sát và cảnh báo tài chính đồng bộ và hiệu quả là rất cần thiết. Thực tế
đã cho thấy rằng kể từ khi ra đời đến nay, kiểm toán nói chung và kiểm toán
độc lập nói riêng đã đóng một vai trò quan trọng trong việc làm lành mạnh nền
tài chính quốc gia, hoàn thiện cơ chế quản lý tài chính Nhà nớc, thúc đẩy các
doanh nghiệp phát triển... Nh vậy có thể nói rằng kiểm toán độc lập ra đời là
một tất yếu khách quan của nền kinh tế thị trờng, trớc hết là vì lợi ích của bản
thân doanh nghiệp, của các nhà đầu t trong và ngoài nớc đồng thời cũng là lợi
ích và yêu cầu của Nhà nớc.
Trong bất kỳ một cuộc kiểm toán nào hồ sơ kiểm toán cũng đóng một vai
trò quan trọng : Nó không chỉ chứa đựng những thông tin cần thiết làm căn cứ
đa ra ý kiến của kiểm toán viên mà còn là cơ sở pháp lý cho việc kiểm soát và
đánh giá chất lợng của cuộc kiểm toán, khẳng định với khách hàng về trình độ
chuyên môn nghiệp vụ cũng nh chất lợng của cuộc kiểm toán, từ đó làm tăng uy
tín đối với khách hàng, mở rộng mạng lới khách hàng góp phần thúc đẩy sự
phát triển của các công ty kiểm toán.
Bên cạnh đó, hồ sơ kiểm toán còn đóng vai trò rất quan trọng trong công
tác tổ chức kiểm toán : Là căn cứ để lập kế hoạch kiểm toán cho năm sau, là cơ
sở để giám sát và kiểm tra công việc do trợ lý kiểm toán tiến hành, phục vụ cho
phân công và phối hợp kiểm toán, làm tài liệu phục vụ cho công tác đào tạo...
Nhận thức đợc tầm quan trọng của việc lập hồ sơ kiểm toán, cùng với
những kiến thức thực tế có đợc qua thời gian thực tập tại Công ty Dịch vụ t vấn
tài chính, kế toán và kiểm toán ( AASC ) em đã chọn đề tài :
Tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán trong kiểm toán báo cáo tài chính
tại Công ty Dịch vụ t vấn tài chính, kế toán và kiểm toánvới mong muốn đi
sâu tìm hiểu thực tế công tác tổ chức hồ sơ kiểm toán tại Công ty cũng nh nêu
- Lớp Kiểm toán 40A - Đại học KTQD
1


Luận văn tốt nghiệp Lê Thị Hoài Thanh
ra một số ý kiến đóng góp vào việc vận dụng lý luận khoa học kiểm toán vào
phân tích thực tế của vấn đề.
Luận văn gồm có 3 chơng :
Chơng I : Những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống hồ sơ kiểm toán.
Chơng II : Thực tế tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán trong kiểm toán
báo cáo tài chính tại AASC.
Chơng III : Phơng hớng hoàn thiện tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán
tại AASC.
Do giới hạn về thời gian và điều kiện thực tế còn nhiều hạn chế việc tiếp
cận nghiên cứu đề tài mới chỉ dừng lại ở mức độ kết hợp giữa nghiên cứu lý
luận với quan sát thực tiễn, phỏng vấn... cho nên vấn đề cha đợc giải quyết cụ
thể. Mong rằng nội dung này sẽ đợc đa ra bàn luận ở những bậc nghiên cứu cao
hơn.
Em xin chân thành cảm ơn GS.TS Nguyễn Quang Quynh và các anh chị
đang công tác tại phòng Kinh doanh tiếp thị Công ty Dịch vụ t vấn tài chính kế
toán và kiểm toán(AASC) đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành luận văn này.
Hà nội, tháng 6 năm 2002
Sinh viên thực hiện
Lê Thị Hoài Thanh
- Lớp Kiểm toán 40A - Đại học KTQD
2
Luận văn tốt nghiệp Lê Thị Hoài Thanh
Chơng I : Những vấn đề lý luận cơ bản về
Hệ thống hồ sơ kiểm toán.
I. Bản chất của hồ sơ kiểm toán.
Kiểm toán là một quá trình do kiểm toán viên đủ năng lực và độc lập
tiến hành nhằm thu thập bằng chứng về những thông tin có thể định lợng của
một tổ chức và đánh giá chúng nhằm thẩm định và báo cáo về mức độ phù hợp
giữa những thông tin đó với các chuẩn mực đã đợc thiết lập

(1,2)
. Từ đó chúng ta
có thể thấy rằng kiểm toán có hai chức năng cơ bản là xác minh và bày tỏ ý
kiến về báo cáo tài chính của đơn vị kiểm toán. Để có thể thực hiện đợc chức
năng đó kiểm toán viên cần phải nắm đợc một lợng thông tin nhất định thông
qua quá trình thu thập và lu trữ. Đồng thời công việc kiểm toán cũng cần đợc
giám sát và quản lý một cách chặt chẽ vì nó là cả một quy trình phức tạp, đợc
phối hợp thực hiện bởi nhiều nhiều ngời và kết quả của nó có một vai trò rất
quan trọng đối với đơn vị khách hàng. Xuất phát từ chính yêu cầu đó hồ sơ
kiểm toán đã ra đời đáp ứng yêu cầu quản lý cũng nh chức năng của kiểm toán
nói chung và kiểm toán báo cáo tài chính nói riêng.
Khái niệm hồ sơ theo nghĩa thông thờng là : Tài liệu tổng hợp có liên
quan với nhau về một ngời, một vấn đề hay một sự việc
(10, 603)
ví dụ nh hồ sơ cá
nhân, hồ sơ vụ việc,... Một hồ sơ đợc coi là hoàn thiện khi thông qua đó ngời
đọc có thể nắm đợc những thông tin liên quan đến đối tợng trong hồ sơ đó. Trên
góc độ pháp lý hồ sơ cũng đợc sử dụng nh một công cụ bắt buộc của quản lý :
Hồ sơ là tập hợp những tài liệu, văn bản hành chính hay t pháp đợc sắp xếp
thành từng loại mục, từng vấn đề, từng vụ việc để xử lý thờng xuyên, hoặc để
trình ra một cơ quan tài phán( hành chính, thơng mại, dân sự,...) hay để lu trữ
(9, 327)
.
Trong lĩnh vực kiểm toán hồ sơ kiểm toán là một thuật ngữ thông
dụng và hồ sơ kiểm toán đợc coi là một công cụ hữu hiệu phục vụ cho yêu cầu
quản lý và chức năng xác minh của công việc kiểm toán.
- Lớp Kiểm toán 40A - Đại học KTQD
3
Luận văn tốt nghiệp Lê Thị Hoài Thanh
Trớc hết, xét về mặt thực hiện chức năng chung của kiểm toán, kiểm toán

tài chính hớng tới việc xác minh, bày tỏ ý kiến trên cơ sở các bằng chứng kiểm
toán. Mà các bằng chứng kiểm toán đợc thu thập bằng nhiều phơng pháp và từ
nhiều nguồn khác nhau. Do đó, chúng cần đợc thể hiện thành các tài liệu theo
những dạng nhất định và sắp xếp theo những nguyên tắc nhất định giúp kiểm
toán viên lu trữ và dẫn chứng khi cần thiết để bảo vệ ý kiến của mình. Đồng
thời quá trình làm việc của kiểm toán viên với những kế hoạch, chơng trình
kiểm toán, các thủ tục kiểm toán đã áp dụng,... cũng cần đợc ghi chép dới dạng
tài liệu để phục vụ cho chính quá trình kiểm toán cũng nh làm cơ sở để chứng
minh việc kiểm toán đã đợc tiến hành theo đúng những Chuẩn mực thực hành.
Tiếp đến, xét về mặt yêu cầu của quản lý ta thấy công việc kiểm toán đợc
tiến hành bởi nhiều ngời trong một thời gian nhất định do vậy việc phân công và
phối hợp kiểm toán cũng nh việc giám sát công việc của chủ nhiệm kiểm toán
phải đợc tiến hành một cách khoa học và chặt chẽ. Thông qua hồ sơ kiểm toán
kiểm toán viên chính có thể đánh giá đợc tiến độ và tiếp tục điều hành công
việc. Đồng thời, hồ sơ kiểm toán là hệ thống tài liệu căn bản để giúp cấp lãnh
đạo công ty kiểm toán kiểm tra tính đầy đủ của những bằng chứng thích hợp
làm cơ sở cho kết luận của kiểm toán viên. Chính vì thế, có thể kết luận rằng hồ
sơ kiểm toán là một phần không thể thiếu đợc trong mỗi cuộc kiểm toán thực
hiện chức năng chung của kiểm toán cũng nh đáp ứng đợc những yêu cầu về
mặt quản lý đối với công việc kiểm toán.
Hiện nay, có khá nhiều tài liệu đa ra khái niệm khác nhau về hồ sơ kiểm
toán nh :
Hồ sơ kiểm toán là các dẫn chứng bằng tài liệu về quá trình làm việc
của kiểm toán viên, về các bằng chứng thu thập đợc để hỗ trợ quá trình kiểm
toán và làm cơ sở pháp lý cho ý kiến của kiểm toán viên trên các báo cáo kiểm
toán.
(1, 186)
Hay theo Chuẩn mực Kiểm toán quốc tế : T liệu là sổ sách của kiểm
toán viên ghi chép về các thủ tục áp dụng, các cuộc khảo sát thực hiện, thông
tin thu đợc và kết luận thích hợp đạt đợc trong công tác kiểm toán. Các t liệu

- Lớp Kiểm toán 40A - Đại học KTQD
4
Luận văn tốt nghiệp Lê Thị Hoài Thanh
phải bao gồm tất cả các thông tin mà kiểm toán viên cho là cần thiết để tiến
hành quá trình kiểm tra đầy đủ và cung cấp căn cứ cho báo cáo kiểm toán.
(3, 49)
Dựa trên Chuẩn mực Kiểm toán quốc tế cũng nh thực tế tại Việt Nam Bộ
Tài chính đã ban hành Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 230 quy định : Hồ
sơ kiểm toán là tài liệu do kiểm toán viên lập, thu thập, phân loại, sử dụng và lu
trữ. Tài liệu trong hồ sơ kiểm toán đợc thể hiện trên giấy, trên phim ảnh, phơng
tiện tin học hay bất kỳ phơng tiện lu trữ nào khác theo quy định của pháp luật
hiện hành
(2, 27)
.
Nh vậy, các khái niệm đều nêu lên đợc những nét chung nhất về bản chất
cũng nh những chức năng cơ bản của hồ sơ kiểm toán và đã có nhiều cố gắng
hoàn thiện cho phù hợp với thực tế. Qua đó chúng ta có thể định nghĩa: Hồ sơ
kiểm toán chính là tập hợp tất cả các giấy tờ làm việc của kiểm toán viên chứa
đựng những thông tin mà kiểm toán viên thu thập đợc, những thủ tục mà kiểm
toán viên đã áp dụng và những kết luận mà kiểm toán viên đã đạt đợc trong quá
trình kiểm toán để làm cơ sở cho việc quản lý công việc kiểm toán cũng nh làm
cơ sở để đa ra ý kiến của mình thực hiện chức năng xác minh và bày tỏ ý
kiến. Yêu cầu chung đối với một hồ sơ kiểm toán là phải đầy đủ và chi tiết sao
cho một kiểm toán viên khác hoặc ngời kiểm tra, soát xét không tham gia vào
quá trình kiểm toán khi đọc hồ sơ kiểm toán có thể hiểu đợc một cách dễ dàng.
Nhng mặt khác các khái niệm này cũng chỉ ra rằng kiểm toán viên không thể và
không phải thu thập mọi tài liệu liên quan đến cuộc kiểm toán mà chỉ thu thập
và lu trữ những thông tin nào kiểm toán viên cho là cần thiết và có liên quan
trực tiếp đến kết luận của kiểm toán viên mà thôi. Nh vậy, hồ sơ kiểm toán chứa
đựng tất cả các bằng chứng kiểm toán mà kiểm toán viên đã thu thập đợc để

làm cơ sở cho các kết luận kiểm toán. Ngoài ra hồ sơ kiểm toán cũng lu trữ tất
cả các ý kiến bằng văn bản mà kiểm toán viên đa ra sau khi tiến hành cuộc
kiểm toán.
Cách thức tổ chức các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán đợc tiến hành tuỳ
thuộc vào quy định của mỗi công ty kiểm toán và quyết định của kiểm toán nh-
ng phải bảo đảm tính hệ thống của một hồ sơ : các tài liệu phải đợc sắp xếp
- Lớp Kiểm toán 40A - Đại học KTQD
5
Luận văn tốt nghiệp Lê Thị Hoài Thanh
theo từng mục, từng vấn đề, từng vụ việc,... thuận tiện cho việc lu trữ, bảo quản
cũng nh việc tra cứu tài liệu trong hồ sơ đó. Bởi cuộc kiểm toán không chỉ kết
thúc ở việc đa ra báo cáo kiểm toán hay th quản lý mà hồ sơ kiểm toán còn làm
cơ sở cho việc kiểm tra soát xét và khi cần có thể còn là cơ sở pháp lý mà công
ty kiểm toán đa ra để minh chứng cho công việc của mình. Tuy nhiên, chúng ta
biết rằng hồ sơ kiểm toán và phơng pháp kiểm toán là hai vấn đề có liên quan
chặt chẽ với nhau, cuộc kiểm toán đợc tiến hành bằng phơng pháp nào thì hồ sơ
kiểm toán đợc tổ chức theo phơng pháp đó. Hồ sơ kiểm toán chịu sự chi phối
trực tiếp của phơng pháp kiểm toán. Hiện nay trên thế giới phổ biến hai mô hình
hồ sơ kiểm toán là mô hình hồ sơ kiểm toán Tây Âu gắn liền với phơng pháp
thủ công và mô hình hồ sơ kiểm toán Bắc Mỹ với đại diện là mô hình hồ sơ
kiểm toán AS/2 với phơng pháp lập tự động có hệ thống tham chiếu. Việc áp
dụng mô hình hồ sơ kiểm toán nào là tuỳ thuộc vào điều kiện của từng công ty
kiểm toán.
Có rất nhiều yếu tố ảnh hởng đến nội dung của hồ sơ kiểm toán nhng có
thể nêu lên một số điểm chủ yếu sau :
- Mục đích và nội dung của cuộc kiểm toán.
- Hình thức báo cáo kiểm toán.
- Đặc điểm và tính phức tạp của hoạt động kinh doanh của khách
hàng.
- Bản chất và thực trạng của hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội

bộ.
- Phơng pháp, kỹ thuật kiểm toán đợc sử dụng trong quá trình kiểm toán.
- Nhu cầu về hớng dẫn, kiểm tra và soát xét những công việc do trợ lý
kiểm toán và cộng tác viên thực hiện trong một số trờng hợp cụ thể.
Để có thể tổ chức một hệ thống hồ sơ kiểm toán bảo đảm cơ sở pháp lý
cho ý kiến của kiểm toán viên và phục vụ tốt cho yêu cầu của quản lý thì hồ sơ
kiểm toán không chỉ cần phải đầy đủ và hợp lý về mặt nội dung mà cần phải
khoa học về mặt hình thức. Một hồ sơ kiểm toán đợc sắp xếp có hệ thống, có đề
- Lớp Kiểm toán 40A - Đại học KTQD
6
Luận văn tốt nghiệp Lê Thị Hoài Thanh
mục rõ ràng sẽ rất thuận tiện cho việc lu trữ bảo quản cũng nh tra cứu tài liệu
trong hồ sơ đó. Đồng thời cũng bảo đảm cho công việc kiểm tra, soát xét có
hiệu quả. Chính vì vậy khi thiết lập hệ thống hồ sơ kiểm toán trong kiểm toán
báo cáo tài chính các kiểm toán viên và công ty kiểm toán cần phải tuân thủ
một số yêu cầu chung về hồ sơ kiểm toán sau :
a. Hồ sơ kiểm toán phải có đề mục rõ ràng :
Để nhận dạng, phân biệt dễ dàng cho từng cuộc kiểm toán, từng khoản
mục, nội dung đợc kiểm toán. Đề mục thờng đợc đặt ở đầu hồ sơ kiểm toán, bao
gồm những nội dung sau :
- Tên đơn vị đợc kiểm toán.
- Đối tợng kiểm toán ( tài khoản, tiểu khoản, chỉ tiêu,..)
- Kỳ kiểm toán ( ngày kết thúc niên độ kế toán).
Số hồ sơ kiểm toán cũng đợc ghi chú ở một góc của hồ sơ để thuận tiện
cho việc tra cứu.
b. Hồ sơ kiểm toán phải có đầy đủ chữ ký của kiểm toán viên :
Các kiểm toán viên thực hiện hồ sơ kiểm toán phải ký tên và ghi ngày
tháng hoàn thành trên hồ sơ đó. Trong trờng hợp hồ sơ đợc thực hiện bởi đơn vị
đợc kiểm toán, kiểm toán viên vẫn cần phải ký vào sau khi đọc lại và kiểm tra
các thông tin trong đó. Để phân biệt, trong kiểm toán độc lập ngời ta ghi chú

Đợc chuẩn bị bởi khách hàng trên các hồ sơ này.
Những ngời có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ kiểm toán nh kiểm toán viên
chính, chủ nhiệm kiểm toán,... khi kiểm tra xong cũng phải ghi ngày tháng và
ký tên vào hồ sơ kiểm toán. Chữ ký của các kiểm toán viên trên hồ sơ kiểm toán
xác định trách nhiệm của họ đối với thông tin đợc ghi trên đó.
c. Hồ sơ kiểm toán cần đợc sắp xếp khoa học :
Số lợng các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán của một cuộc kiểm toán thờng
rất nhiều, vì thế chúng cần đợc đánh số một cách có hệ thống và khoa học bảo
đảm việc sử dụng và kiểm tra đợc dễ dàng. Muốn vậy, các hồ sơ kiểm toán phải
đợc sắp xếp sao cho mỗi khoản mục trên báo cáo tài chính đều có thể tra cứu
- Lớp Kiểm toán 40A - Đại học KTQD
7
Luận văn tốt nghiệp Lê Thị Hoài Thanh
ngợc về Bảng cân đối tài khoản, cũng nh về các hồ sơ kiểm toán cơ sở và các tài
liệu chứng minh khác.
Có nhiều cách sắp xếp và đánh số hồ sơ kiểm toán, cách đơn giản và th-
ờng đợc áp dụng là Bảng cân đối tài khoản sẽ phản ánh tất cả các khoản mục
trên báo cáo tài chính. Mỗi khoản mục sau đó đợc lập một Biểu chỉ đạo và đánh
số bằng một chữ cái hoặc một số. Các Biểu liệt kê, phân tích chỉnh hợp, tính
toán... của tài khoản trong khoản mục đó đợc sắp xếp theo sau Biểu chỉ đạo, và
đánh số bằng cách thêm vào một con số sau số của Biểu chỉ đạo. Các Biểu chi
tiết hơn và tài liệu dẫn chứng cũng đánh số tơng tự.
Trên cơ sở những yêu cầu về hình thức nh vậy thì mỗi tổ chức kiểm toán
có thể thiết lập cho mình những mẫu hồ sơ riêng phù hợp với điều kiện của từng
công ty sao cho : Hồ sơ kiểm toán đợc lập theo mẫu biểu và quy trình do công
ty kiểm toán quy định. Kiểm toán viên đợc phép sử dụng các mẫu biểu, giấy tờ
làm việc, các bảng biểu phân tích và các tài liệu khác của khách hàng, nhng
phải bảo đảm rằng các tài liệu đó đã đợc lập một cách đúng đắn
(2)
.

Nh vậy không có một quy định chung cho hình thức của hồ sơ kiểm toán
mà việc lập và sắp xếp tuỳ theo điều kiện và yêu cầu của kiểm toán viên và
công ty kiểm toán sao cho phù hợp với từng khách hàng và từng hợp đồng. Việc
sử dụng các tài liệu theo mẫu quy định ( bản câu hỏi, mẫu th, cấu trúc hồ sơ
mẫu,...) giúp cho kiểm toán viên nâng cao hiệu quả trong việc lập và kiểm tra
hồ sơ, tạo điều kiện cho việc phân công công việc và kiểm tra chất lợng kiểm
toán.
d. Hồ sơ kiểm toán phải đợc chú thích đầy đủ về nguồn gốc dữ liệu, ký
hiệu sử dụng,...
- Về nguồn gốc dữ liệu, kiểm toán viên cần chú thích rõ chúng đợc lấy
từ nguồn dữ liệu nào (sổ cái, nhật ký, hoá đơn...), nơi lu trữ tài liệu, bộ
phận hoặc ngời chịu trách nhiệm kiểm toán tài liệu ( nếu cần), cách
hình thành số liệu của đơn vị...Chú thích này là cơ sở để truy cập dữ
liệu khi cần thiết.
- Lớp Kiểm toán 40A - Đại học KTQD
8
Luận văn tốt nghiệp Lê Thị Hoài Thanh
- Kiểm toán viên cũng cần chú thích về các công việc kiểm toán viên đã
làm hoặc các kết quả đã đạt đợc, thí dụ đã đối chiếu với chứng từ gốc,
đã đối chiếu với sổ cái, đã kiểm tra cộng dồn.. Vì sự thuận tiện của nó
nên các ký hiệu đợc sử dụng rất rộng rãi bởi các kiểm toán viên. Để
không gây hiểu lầm, kiểm toán viên phải chú thích rõ về ý nghĩa của
từng ký hiệu ở bên dới hồ sơ kiểm toán.
- Ngoài ra kiểm toán viên cũng cần chú thích tóm tắt về những vấn đề
mà ngời đọc có thể không rõ khi sử dụng hồ sơ kiểm toán.
e. Hồ sơ kiểm toán phải đầy đủ, chính xác và thích hợp :
Hồ sơ kiểm toán không thể và không phải thu thập tất cả mọi tài liệu,
thông tin liên quan đến cuộc kiểm toán nhng phải bảo đảm đầy đủ cơ sở để
kiểm toán viên đa ra ý kiến của mình. Một hồ sơ kiểm toán đợc coi là đầy đủ
khi bao gồm các nội dung sau :

- Mọi thông tin quan trọng có liên quan đến mục tiêu của hồ sơ kiểm
toán trong sổ sách của đơn vị và trong tài liệu của kiểm toán viên.
- Thủ tục kiểm toán chọn mẫu và thủ tục kiểm toán đợc áp dụng.
- Phạm vi áp dụng thủ tục đó.
- Sự phân biệt giữa những điều có thực và những điều mang tính chất
suy đoán.
Hồ sơ kiểm toán phải đầy đủ và chi tiết sao cho kiểm toán viên khác hoặc
ngời có trách nhiệm đọc sẽ hiểu đợc công việc kiểm toán và cơ sở ý kiến kiểm
toán.
Hồ sơ kiểm toán cần đợc chính xác, nghĩa là phải bảo đảm các kỹ thuật
tính toán : cộng ngang, cộng dọc, khớp đúng với các số liệu ở các hồ sơ kiểm
toán khác...
Nếu có những chênh lệch không trọng yếu, kiểm toán viên cần nêu rõ
trong hồ sơ kiểm toán là đã nhận thấy những chênh lệch đó và cho rằng chúng
không có ảnh hởng trọng yếu đến công việc kiểm toán.
- Lớp Kiểm toán 40A - Đại học KTQD
9
Luận văn tốt nghiệp Lê Thị Hoài Thanh
Hồ sơ kiểm toán cần trình bày các thông tin phù hợp, nghĩa là các thông
tin có quan hệ đến mục đích của hồ sơ kiểm toán, hay mục đích kiểm toán.
Những thông tin không cần thiết sẽ làm cho việc xem xét mất thời gian và khó
hiểu, nên sau khi hoàn thành việc kiểm toán, kiểm toán viên cũng nên loại bỏ
khỏi hồ sơ kiểm toán những tài liệu đó.
f. Hồ sơ kiểm toán cần trình bày dễ hiểu và rõ ràng :
Hồ sơ kiểm toán cần đợc trình bày sáng sủa và dễ hiểu để một kiểm toán
viên khác không tham gia cuộc kiểm toán khi đọc có thể hiểu đợc dễ dàng. Cụ
thể :
+ Việc sắp xếp nội dung và hình thức cần làm rõ những điều đã làm và đã
đạt đợc.
+ Ngôn ngữ sử dụng cần rõ ràng và dễ hiểu.

Hồ sơ kiểm toán nên viết trên một mặt giấy để tránh bị bỏ sót trong quá
trình đọc.
Nội dung của hồ sơ kiểm toán :
Không có bất cứ một Chuẩn mực chung hay một quy định chung nào về
cách tổ chức các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán mà công việc này đợc tiến hành
khác nhau ở những đơn vị kiểm toán khác nhau tuỳ thuộc vào quy định của mỗi
công ty kiểm toán và quyết định của kiểm toán viên. Mặc dù vậy, hồ sơ kiểm
toán bao giờ cũng gồm 2 loại : Hồ sơ kiểm toán thờng trực và hồ sơ kiểm toán
hiện hành.
Hồ sơ kiểm toán th ờng trực (hồ sơ kiểm toán chung) : Là hồ sơ kiểm
toán chứa đựng những thông tin chung về khách hàng liên quan đến hai hay
nhiều cuộc kiểm toán trong nhiều năm tài chính của khách hàng. Hồ sơ này
nhằm lu trữ những dữ kiện có tính chất lịch sử hoặc tính liên tục thích hợp với
quá trình kiểm toán đợc quan tâm thờng xuyên qua nhiều kỳ.
Hồ sơ kiểm toán thờng trực gồm những tài liệu sau :
- Các trích đoạn hoặc các bản sao những chứng từ có tầm quan trọng
liên tục nh bản điều lệ công ty, các văn bản dới luật, các giao kèo trái
- Lớp Kiểm toán 40A - Đại học KTQD
10
Luận văn tốt nghiệp Lê Thị Hoài Thanh
khoán và các hợp đồng. Mỗi loại chứng từ này đều rất quan trọng với
kiểm toán viên trong nhiều năm khi chúng còn có hiệu lực.
- Các quá trình phân tích từ các năm trớc, các tài khoản có tính quan
trọng liên tục đối với kiểm toán viên. Những tài khoản này thờng bao
gồm các tài khoản nh nợ dài hạn, vốn cổ đông, tài sản cố định... các
thông tin này trong hồ sơ kiểm toán thờng trực giúp kiểm toán viên
tập trung phân tích những biến động của số d năm hiện hành trên cơ
sở có xem xét lại kết quả của các lần kiểm toán năm trớc.
- Thông tin có liên quan đến hiểu biết về cơ cấu kiểm soát nội bộ và
quá trình rủi ro kiểm soát. Thông tin này bao gồm sơ đồ tổ chức, sơ

đồ hoạt động, bảng câu hỏi và các thông tin khác về hệ thống kiểm
soát nội bộ, gồm cả sự liệt kê các quá trình kiểm soát và các nhợc
điểm trong hệ thống.
- Kết quả của các thể thức phân tích từ các cuộc kiểm toán năm trớc :
Giúp kiểm toán viên quyết định có những biến động bất thờng trong
các số d tài khoản của năm hiện hành hay không.
Hồ sơ kiểm toán hiện hành ( hồ sơ kiểm toán năm) : Là hồ sơ kiểm
toán chứa đựng những thông tin về khách hàng chỉ liên quan trực tiếp đến cuộc
kiểm toán một năm tài chính. Hồ sơ kiểm toán hiện hành bao gồm tất cả những
t liệu mà kiểm toán viên sử dụng cho cuộc kiểm toán đang tiến hành. Các thông
tin trong hồ sơ hiện hành gồm các loại thông tin chủ yếu sau :
- Bảng Cân đối tài khoản : Là bảng tổng hợp và cân đối số d các tài
khoản trên sổ cái của đầu năm và cuối kỳ kiểm toán, các điều chỉnh
của kiểm toán viên và số d sau khi điều chỉnh. Trong thực tế, bảng
cân đối tài khoản có kết cấu giống nh các khoản mục trên báo cáo tài
chính. Bảng cân đối tài khoản là xơng sống của toàn bộ hồ sơ kiểm
toán, là biểu số cơ bản để kiểm soát và tổng hợp nên các hồ sơ chi
tiết.
- Lớp Kiểm toán 40A - Đại học KTQD
11
Luận văn tốt nghiệp Lê Thị Hoài Thanh
- Tờ tổng hợp ( hay còn đợc gọi là Biểu chỉ đạo) : Tờ tổng hợp đợc lập
riêng cho mỗi nhóm tài khoản, tiểu khoản mà tổng số của chúng đợc
phản ánh trên báo cáo tài chính nh một chỉ tiêu duy nhất. Tờ tổng hợp
còn đợc gọi là Biểu số phân nhóm hay Biểu số chỉ đạo dùng cho việc
phân tích các khoản mục trên báo cáo tài chính theo các tài khoản,
tiểu khoản. Nó là bớc trung gian giữa bảng cân đối tài khoản và các
hồ sơ kiểm toán cơ sở ( Biểu phân tích, Biểu số liệt kê...). và việc phân
tích báo cáo tài chính sẽ đợc tiến hành theo các tờ tổng hợp này.
- Bảng tổng hợp các bút toán điều chỉnh : Trong quá trình kiểm toán,

kiểm toán viên sẽ phát hiện các sai sót trong số liệu kế toán của đơn
vị, đối với các sai sót trọng yếu thì kiểm toán viên sẽ đa ra các bút
toán điều chỉnh lại cho đúng. Việc điều chỉnh này thờng phải đợc đa
ra thảo luận và đợc sự đồng ý của khách hàng. Nếu khách hàng không
đồng ý thì tuỳ thuộc vào mức độ trọng yếu mà kiểm toán viên có thể
phát hành loại báo cáo kiểm toán thích hợp.
Trong một số trờng hợp, sổ sách kế toán ghi chép đúng nhng việc thể
hiện chúng trên báo cáo tài chính thì không chính xác. Thí dụ : đơn vị thể hiện
số d đã bù trừ giữa bên nợ và bên có của các tài khoản thanh toán lên trên bảng
cân đối mà thực chất là phải phản ánh riêng số d nợ lên tài sản có và số d có lên
tài sản nợ, nghĩa là không đợc bù trừ cho nhau. Trong trờng hợp này, kiểm toán
viên không cần phải yêu cầu sửa lại sổ sách, mà chỉ điều chỉnh lại báo cáo tài
chính. Các bút toán điều chỉnh này đợc tập hợp trên một bảng gọi là Bảng
tổng hợp các bút toán điều chỉnh lại khoản mục.
- Các Bảng kê cơ sở : Phần lớn nhất của t liệu gồm những bảng kê chi
tiết đợc kiểm toán viên lập nhằm chứng minh cho số tiền đặc thù trên
báo cáo tài chính. Có nhiều loại bảng kê đợc sử dụng và kiểm toán
viên phải sử dụng đúng ở các khía cạnh khác nhau của cuộc kiểm toán
để bảo đảm tính đầy đủ của cuộc kiểm toán.
- Lớp Kiểm toán 40A - Đại học KTQD
12
Luận văn tốt nghiệp Lê Thị Hoài Thanh
- Bảng phân tích : Bảng phân tích đợc thiết kế để phản ánh hoạt động
vào tài khoản trên Bảng cân đối tài sản trong suốt kỳ kiểm tra, có kết
hợp với các số d đầu kỳ và cuối kỳ. Loại bảng kê này thờng đợc dùng
cho các tài khoản nh chứng khoán, nợ phải thu, dự phòng, bất động
sản, tài sản cố định, nợ dài hạn, vốn điều lệ. Đặc điểm chung của các
tài khoản này là ý nghĩa của hoạt động của tài khoản trong năm.
Trong hầu hết các trờng hợp, t liệu của các bảng phân tích có đối
chiếu tham khảo với các t liệu khác. Bảng này dùng để phân biệt mọi

biến động tăng giảm của một tài sản trong kỳ kiểm toán theo từng
nghiệp vụ, một số nghiệp vụ không trọng yếu có thể xếp chung một
dòng. Để lập biểu này, kiểm toán viên phải lấy số d ban đầu của tài
khoản, sau đó điều tra và liệt kê từng nghiệp vụ bên nợ, bên có từ đó
tính ra đợc số d cuối kỳ của tài khoản. Nếu phát hiện đợc một sai lầm
nào đó, sau khi trao đổi với đơn vị, kiểm toán viên sẽ ghi vào đó bút
toán điều chỉnh để tính ra số d đúng.
- Bảng cân đối thử : Loại bảng kê này gồm chi tiết cấu thành các số d
cuối kỳ hoặc tài khoản trên Bảng cân đối tài sản hay Báo cáo kết quả
hoạt động kinh doanh. Bảng cân đối thử khác Bảng phân tích ở chỗ
bảng này chỉ gồm những khoản mục cấu thành số d cuối kỳ.
- Bảng lu chuyển tiền tệ : Một minh chứng cho một số tiền đặc biệt đợc
dùng để kết hợp số tiền ghi trên sổ sách của khách hàng với một
nguồn thông tin khác. Bảng lu chuyển tiền tệ dùng để thuyết minh chi
tiết về sự khác biệt giữa số liệu thu từ các nguồn khác nhau.
- Khảo sát tính hợp lý : Gồm các thông tin có thể giúp kiểm toán viên
đánh giá số d của khách hàng có bao gồm sai số xét theo tình huống
có trong hợp đồng hay không. Thông thờng kiểm toán viên khảo sát
phí tổn khấu hao, khoản dự phòng cho các loại thuế, dự phòng cho
các khoản nghi ngờ bằng các cuộc khảo sát tính hợp lý.
- Lớp Kiểm toán 40A - Đại học KTQD
13
Luận văn tốt nghiệp Lê Thị Hoài Thanh
- Tổng hợp các thể thức : Là loại bảng kê tổng hợp các kết quả của một
cuộc kiểm toán đặc thù đã hoàn thành.
- Kiểm tra các chứng từ cơ sở : Số lợng các bảng kê theo mục đích đặc
biệt đợc thiết kế trình bày các khảo sát chi tiết đã hoàn thành nh quá
trình kiểm tra các chứng từ trong các cuộc khảo sát nghiệp vụ. Những
bảng kê này không trình bày số tổng cộng mà chúng chỉ làm bằng
chứng cho các cuộc khảo sát đã hoàn thành và các kết quả tìm đợc.

Tuy vậy, các bảng kê phải nêu rõ kết luận khẳng định hay phủ nhận
về mục tiêu khảo sát.
- Bảng thông tin : Loại bảng kê này bao gồm thông tin với bằng chứng
kiểm toán. Nó gồm những thông tin cho bảng khai thuế, dữ kiện cho
các bảng cân đối thời gian và số giờ làm việc của khách hàng.
- Tài liệu chứng minh bên ngoài : Rất nhiều nội dung của các t liệu
gồm tài liệu bên ngoài đợc kiểm toán viên thu thập lại nh các th xác
nhận, bản sao hợp đồng của khách hàng. Mặc dù không có ý nghĩa
thực sự nh các bảng kê nhng những tài liệu này vẫn đợc đánh ký hiệu
và lu giữ giống nh các bảng kê khác.
Trên cơ sở đó Bộ Tài chính đã ban hành Chuẩn mực Kiểm toán Việt
Nam ( VAS ) Số 230 quy định về nội dung của hồ sơ kiểm toán nh sau:
Hồ sơ kiểm toán không thể và không phải thu thập tất cả mọi tài liệu,
thông tin liên quan đến cuộc kiểm toán. Phạm vi và nội dung mỗi hồ sơ kiểm
toán đợc lập tuỳ thuộc vào sự đánh giá của kiểm toán viên. Hồ sơ kiểm toán
phải bảo đảm đầy đủ cơ sở cho kiểm toán viên đa ra ý kiến nhận xét của mình
và bảo đảm cho kiểm toán viên không tham gia vào cuộc kiểm toán và ngời
kiểm tra soát xét hiểu chi tiết cuộc kiểm toán sau khi trao đổi với kiểm toán
viên lập hồ sơ kiểm toán đó
(2)
.
Kiểm toán viên phải ghi chép và lu giữ trong hồ sơ kiểm toán của mình
tất cả các tài liệu và thông tin liên quan đến :
- Kế hoạch kiểm toán.
- Lớp Kiểm toán 40A - Đại học KTQD
14
Luận văn tốt nghiệp Lê Thị Hoài Thanh
- Nội dung, chơng trình và phạm vi các thủ tục kiểm toán đã đợc thực
hiện.
- Kết quả các thủ tục đã thực hiện.

- Những kết luận mà kiểm toán viên rút ra từ những bằng chứng kiểm
toán thu thập đợc.
Đồng thời hồ sơ kiểm toán phải ghi lại tất cả những suy luận của kiểm
toán viên về những vấn đề cần xét đoán chuyên môn và các kết luận liên quan.
Đối với những vấn đề khó xử lý về nguyên tắc hay khó xét đoán chuyên môn
ngoài việc đa ra kết luận kiểm toán viên còn phải lu giữ những thông tin có
thực, cần thiết đã thu thập đợc. Hồ sơ kiểm toán phải lu giữ kết quả kiểm tra
soát xét chất lợng kiểm toán của từng cấp có thẩm quyền theo quy định của
công ty kiểm toán.
Hồ sơ kiểm toán thờng đợc lập và lu trữ thành hai loại :
Hồ sơ kiểm toán chung
Hồ sơ kiểm toán năm
Hồ sơ kiểm toán chung thờng gồm :
+ Tên và số hiệu hồ sơ ; ngày tháng lập và ngày tháng lu trữ ;
+ Các thông tin chung về khách hàng :
Các ghi chép hoặc bản sao các tài liệu pháp lý thoả thuận và biên bản
quan trọng : Quyết định thành lập, Điều lệ công ty, Giấy phép thành
lập ( Giấy phép đầu t, Hợp đồng liên doanh), Đăng ký kinh doanh, bố
cáo, biên bản họp Hội đồng quản trị, họp Ban Giám đốc... ( Tên, địa
chỉ, chức năng và phạm vi hoạt động, cơ cấu tổ chức ...)
Các thông tin liên quan đến môi trờng kinh doanh, môi trờng pháp
luật có ảnh hởng đến hoạt động kinh doanh của khách hàng ; quá
trình phát triển của khách hàng.
- Lớp Kiểm toán 40A - Đại học KTQD
15
Luận văn tốt nghiệp Lê Thị Hoài Thanh
+ Các tài liệu về thuế : Các văn bản, chế độ thuế riêng trong lĩnh vực
hoạt động của khách hàng đợc cơ quan thuế cho phép, các tài liệu về thực hiện
nghĩa vụ thuế hàng năm;
+ Các tài liệu về nhân sự : Các thoả ớc lao động, các quy định riêng của

khách hàng về nhân sự ; Quy định về quản lý và sử dụng quỹ lơng ;...
+ Các tài liệu về kế toán :
Văn bản chấp thuận chế độ kế toán đợc áp dụng
Các nguyên tắc kế toán áp dụng : Phơng pháp xác định giá trị hàng
tồn kho, phơng pháp tính dự phòng,...
+ Các hợp đồng hoặc thoả thuận với bên thứ ba có hiệu lực trong thời
gian dài ( ít nhất là hai năm tài chính) : Hợp đồng kiểm toán, hợp đồng cho
thuê, hợp đồng bảo hiểm, thoả thuận vay..
+ Các tài liệu khác : Hồ sơ kiểm toán nói chung đợc cập nhật hàng năm
khi có sự thay đổi liên quan đến các tài liệu đề cập trên đây.
Hồ sơ kiểm toán năm, thờng gồm :
+ Các thông tin về ngời lập, ngời kiểm tra (soát xét) hồ sơ kiểm toán :
Họ tên kiểm toán viên, trợ lý kiểm toán viên thực hiện kiểm toán và
lập hồ sơ kiểm toán ;
Họ tên ngời kiểm tra (soát xét), ngày tháng kiểm tra ;
Họ tên ngời xét duyệt, ngày tháng xét duyệt.
+ Các văn bản về tài chính, kế toán, thuế,... của cơ quan Nhà nớc và cấp
trên liên quan đến năm tài chính.
+Báo cáo kiểm toán, th quản lý, báo cáo tài chính và các báo cáo khác,..
( bản dự thảo và bản chính thức).
+ Hợp đồng kiểm toán, th hẹn kiểm toán, phụ lục hợp đồng ( nếu có) và
bản thanh lý hợp đồng.
+ Những bằng chứng về kế hoạch chiến lợc, kế hoạch kiểm toán chi tiết,
chơng trình làm việc và những thay đổi của kế hoạch đó ;
- Lớp Kiểm toán 40A - Đại học KTQD
16
Luận văn tốt nghiệp Lê Thị Hoài Thanh
+ Những bằng chứng về thay đổi hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát
nội bộ của khách hàng.
+ Những bằng chứng và kết luận trong việc đánh giá rủi ro tiềm tàng, rủi

ro kiểm soát và những đánh giá khác ;
+ Những bằng chứng đánh giá của kiểm toán viên về những công việc và
kết luận của kiểm toán viên nội bộ ;
+ Các sự kiện phát sinh sau khi kết thúc niên độ;
+ Những ghi chép về nội dung, chơng trình và phạm vi của những thủ tục
kiểm toán đợc thực hiện và kết quả đạt đợc ;
+ Những phân tích của kiểm toán viên về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
và số d các tài khoản ;
+ Những phân tích các tỷ lệ, xu hớng quan trọng đối với tình hình hoạt
động của khách hàng ;
+ Những bằng chứng về việc kiểm tra và soát xét của kiểm toán viên và
ngời có thẩm quyền với những công việc do kiểm toán viên, trợ lý kiểm toán
viên hoặc chuyên gia khác thực hiện ;
+ Các chi tiết về những thủ tục kiểm toán mà kiểm toán viên khác thực
hiện khi kiểm toán báo cáo tài chính của đơn vị cấp dới ;
+ Các th từ liên lạc với các kiểm toán viên khác, các chuyên gia khác và
các bên hữu quan ;
+ Các văn bản hoặc những chú giải về những vấn đề đã trao đổi với
khách hàng, kể cả các điều khoản của hợp đồng kiểm toán ;
+ Bản giải trình của Giám đốc ( hoặc ngời đứng đầu) đơn vị đợc kiểm
toán ;
+ Bản xác nhận do khách hàng hoặc ngời thứ ba gửi tới ;
+ Các kết luận của kiểm toán viên về những vấn đề trọng yếu của cuộc
kiểm toán, bao gồm cả những vấn đề bất thờng (nếu có) cùng với các thủ tục mà
kiểm toán viên đã thực hiện đề giải quyết các vấn đề đó.
- Lớp Kiểm toán 40A - Đại học KTQD
17
Luận văn tốt nghiệp Lê Thị Hoài Thanh
Hồ sơ kiểm toán là một tài liệu đặc biệt quan trọng đối với hoạt động
kiểm toán nói chung và kiểm toán độc lập nói riêng. Trong quy trình kiểm toán,

hồ sơ kiểm toán là một phần rất quan trọng đảm nhận nhiều chức năng khác
nhau. Xuất hiện từ khâu lập kế hoạch cho đến khâu kết thúc kiểm toán hồ sơ
kiểm toán là một tài liệu lu trữ bắt buộc, sử dụng nhiều năm sau ngày kết thúc
kiểm toán. Có thể khái quát các chức năng của hồ sơ kiểm toán theo sơ đồ nh
sau :
Sơ đồ số 1: Các chức năng cơ bản của hồ sơ kiểm toán
Cụ thể nội dung các chức năng của hồ sơ kiểm toán nh sau :
a. Phục vụ cho việc phân công và phối hợp kiểm toán :
Công việc kiểm toán thờng đợc tiến hành bởi nhiều ngời trong một thời
gian nhất định, do đó việc phân công và phối hợp làm việc là một yêu cầu cần
thiết. Hồ sơ kiểm toán là một công cụ hữu hiệu cho mục đích này, biểu hiện nh
sau:
- Các kiểm toán viên chính sẽ căn cứ vào chơng trình kiểm toán để lập
ra các hồ sơ kiểm toán cho mỗi công việc chi tiết, và giao cho các trợ
- Lớp Kiểm toán 40A - Đại học KTQD
18
Các chức năng của
hồ sơ kiểm toán
Phục
vụ
cho
phân
công

phối
hợp
kiểm
toán
Làm
cơ sở

cho
báo
cáo
kiểm
toán
Làm
tài
liệu
cho
kỳ
kiểm
toán
sau
Làm
cơ sở
pháp

cho
công
việc
kiểm
toán
Làm
tài
liệu
phục
vụ
cho
đào
tạo

Làm cơ
sở cho
việc
giám sát
kiểm tra
công
việc của
các trợ lý
kiểm
toán
Luận văn tốt nghiệp Lê Thị Hoài Thanh
lý kiểm toán thực hiện. Những công việc do các trợ lý kiểm toán tiến
hành, và các kết quả thu đợc sẽ phản ánh trên hồ sơ kiểm toán. Nh
vậy, thông qua cách này, một kiểm toán viên chính sẽ giao việc và
giám sát công việc của nhiều trợ lý kiểm toán.
- Hồ sơ kiểm toán cung cấp thông tin giữa các kiểm toán viên để phối
hợp hoạt động. Kết quả công việc của kiểm toán viên này có thể đợc
sử dụng bởi các kiểm toán viên khác để tiếp tục công việc đó, hay
thực hiện các công việc khác có liên quan.
- Mỗi hồ sơ kiểm toán đánh dấu một bớc công việc đợc hoàn thành
trong quá trình kiểm toán. Kiểm toán viên chính căn cứ số hồ sơ kiểm
toán đã phát hành và số hồ sơ kiểm toán đã thu hồi để đánh giá tiến
độ, và tiếp tục điều hành công việc.
- Mỗi hồ sơ kiểm toán là nơi lu trữ toàn bộ thông tin về một đối tợng.
Trong quá trình kiểm toán, các thông tin đã thu thập sẽ đợc tiếp tục bổ
sung, cập nhật vào hồ sơ kiểm toán của từng đối tợng có liên quan.
b. Làm cơ sở cho việc giám sát và kiểm tra công việc của các trợ lý
kiểm toán :
Việc xem xét và kiểm tra chất lợng công việc của các trợ lý kiểm toán đ-
ợc tiến hành trên các hồ sơ kiểm toán do họ thực hiện. Việc xem xét và kiểm tra

này đợc tiến hành từ thấp lên cao : Kiểm toán viên chính sẽ kiểm tra và yêu cầu
các trợ lý kiểm toán giải trình các nội dung trên hồ sơ kiểm toán của mình, sau
đó các hồ sơ kiểm toán này sẽ tiếp tục đợc kiểm tra bởi các chủ nhiệm, các chủ
phần hùn... Quá trình này bảo đảm chất lợng của hồ sơ kiểm toán và công việc
của trợ lý kiểm toán đợc giám sát đầy đủ. Sau mỗi lần kiểm tra, ngời kiểm tra sẽ
ký tên trên hồ sơ kiểm toán để xác nhận sự kiểm tra của mình.
c. Làm cơ sở cho báo cáo kiểm toán :
Đây là chức năng rất quan trọng của hồ sơ kiểm toán vì mục đích cuối
cùng của một cuộc kiểm toán là đa ra báo cáo kiểm toán thể hiện ý kiến của
kiểm toán viên về tình hình tài chính của đơn vị khách hàng. Hồ sơ kiểm toán
- Lớp Kiểm toán 40A - Đại học KTQD
19
Luận văn tốt nghiệp Lê Thị Hoài Thanh
chính là những dẫn chứng bằng tài liệu cho các bằng chứng kiểm toán, những
phân tích đánh giá của kiểm toán viên. Vì thế hồ sơ kiểm toán chính là cơ sở để
các kiểm toán viên đa ra báo cáo kiểm toán và các kết luận kiểm toán sau khi
tiến hành cuộc kiểm toán.
d. Làm tài liệu cho kỳ kiểm toán sau :
Để tiến hành cuộc kiểm toán có kết quả tốt, chi phí thấp cần phải xây
dựng một kế hoạch chiến lợc, kế hoạch chi tiết và dự toán sát với tình hình thực
tế. Nh vậy để giảm bớt công việc thu thập các tài liệu và nâng cao hiệu quả của
công việc lập kế hoạch kiểm toán, kiểm toán viên sẽ sử dụng hồ sơ kiểm toán
kỳ trớc nh là nguồn thông tin phong phú cho việc lập kế hoạch và cuộc kiểm
toán kỳ sau, cụ thể là :
- Cho biết thời gian cần thiết để tiến hành công việc kiểm toán dựa vào
thời gian thực tế của kỳ trớc.
- Cung cấp một cái nhìn thấu đáo về hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn
vị.
- Cho biết các vấn đề nổi cộm cần đặc biệt quan tâm.
- Một số tài liệu, thông tin chỉ cần cập nhật, bổ sung là có thể sử dụng

đợc cho kỳ sau.
- Làm mẫu cho các kiểm toán viên phụ thực hiện công việc dựa vào hồ
sơ kiểm toán kỳ trớc. Nhờ đó, kiểm toán chính sẽ đỡ tốn thời gian h-
ớng dẫn cụ thể và chi tiết.
Tuy nhiên việc sử dụng hồ sơ kiểm toán của kỳ trớc đòi hỏi phải chú ý
các vấn đề nh sự thay đổi về các mặt hoạt động và hệ thống kiểm soát nội bộ
của đơn vị, khả năng nâng cao hiệu quả của công việc kiểm toán.
e. Hồ sơ kiểm toán là cơ sở pháp lý cho công việc kiểm toán.
Kiểm toán viên, nhất là kiểm toán viên độc lập phải chứng minh đợc rằng
công việc kiểm toán đã đợc tiến hành trên cơ sở tuân thủ các Chuẩn mực Kiểm
toán hiện hành thông qua các hồ sơ kiểm toán. Muốn vậy, hồ sơ kiểm toán phải
đầy đủ, rõ ràng và có tính thuyết phục, không đợc chứa đựng những vấn đề
- Lớp Kiểm toán 40A - Đại học KTQD
20
Luận văn tốt nghiệp Lê Thị Hoài Thanh
không thể giải thích đợc, các lập luận thiếu vững chắc, các thay đổi không giải
thích đợc..
f. Làm tài liệu cho đào tạo.
Với những ngời mới bắt đầu bớc vào nghề kiểm toán thì hồ sơ kiểm toán
những năm trớc đợc coi là tài liệu đào tạo rất quan trọng kết hợp với sự hớng
dẫn của những kiểm toán viên có kinh nghiệm. Hồ sơ kiểm toán là những tài
liệu thực tế nhất mà ngời cộng sự mới bớc vào nghề cần phải tiếp cận để làm
quen dần với công tác kiểm toán.
Trên cơ sở những yêu cầu cả về mặt nội dung và hình thức của hồ sơ
kiểm toán Bộ Tài chính đã đa ra những quy định chung về tính bí mật, an toàn,
lu trữ và sở hữu hồ sơ kiểm toán trong Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam Số 230
nh sau :
Tính bí mật, an toàn :
Hồ sơ kiểm toán lu trữ toàn bộ những tài liệu về hoạt động tài chính của
khách hàng vì vậy nó cần đợc giữ bí mật và an toàn. Và kiểm toán viên và

công ty kiểm toán có trách nhiệm phải giữ bí mật và bảo đảm an toàn hồ sơ
kiểm toán
(2).
Lu trữ hồ sơ kiểm toán :
Cũng theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 230 : Kiểm toán viên và
công ty kiểm toán phải lu trữ hồ sơ kiểm toán để bảo đảm cho yêu cầu về mặt
nghiệp vụ và pháp lý. Hồ sơ kiểm toán phải đợc lu trữ trong một thời gian đủ
để đáp ứng yêu cầu hành nghề và phù hợp với quy định chung của pháp luật về
bảo quản lu trữ hồ sơ, tài liệu do Nhà nớc quy định riêng cho tổ chức nghề
nghiệp và từng công ty kiểm toán
(2).
Việc tổ chức lu trữ và sắp xếp nh thế nào là do các công ty kiểm toán
tự bố trí theo quy định riêng của công ty nhng phải bảo đảm rằng : Hồ sơ kiểm
toán đợc sắp xếp lu trữ một cách thuận lợi, khoa học theo một trật tự dễ lấy dễ
tra cứu và đợc lu giữ quản lý tập trung tại nơi lu giữ hồ sơ của công ty. Trờng
- Lớp Kiểm toán 40A - Đại học KTQD
21
Luận văn tốt nghiệp Lê Thị Hoài Thanh
hợp công ty kiểm toán có các chi nhánh, hồ sơ kiểm toán đợc lu tại nơi đóng
dấu báo cáo kiểm toán.
(2)
Sở hữu hồ sơ kiểm toán :
Hồ sơ kiểm toán thuộc quyền sở hữu và là tài sản của công ty kiểm toán.
Khách hàng hay bên thứ ba có quyền xem xét, sử dụng một phần hoặc toàn bộ
tài liệu này khi đợc sự đồng ý của Giám đốc ( hoặc ngời đứng đầu) công ty
kiểm toán hoặc theo quy định của Nhà nớc và tổ chức nghề nghiệp.
Kiểm toán viên đợc phép cung cấp một phần hoặc toàn bộ tài liệu cho
khách hàng tuỳ từng trờng hợp cụ thể do công ty kiểm toán quyết định. Trong
mọi trờng hợp, tài liệu làm việc của kiểm toán viên không thể thay thế chứng từ
kế toán, báo cáo tài chính của khách hàng.

Trong trờng hợp có từ hai công ty kiểm toán trở lên cùng thực hiện một
cuộc kiểm toán thì hồ sơ kiểm toán đợc lập theo sự phân công công việc của
từng bên. Để tạo thành các bộ hồ sơ hoàn chỉnh làm cơ sở soát xét, phát hành
báo cáo kiểm toán và lu trữ hồ sơ, khi chuẩn bị kết thúc cuộc kiểm toán, mỗi
bên phải phô tô cho nhau các hồ sơ thuộc phần công việc của công ty mình. Nh
vậy, khi có hai hay nhiều công ty kiểm toán cùng tiến hành một cuộc kiểm toán
thì hồ sơ kiểm toán là thuộc sở hữu chung của các công ty kiểm toán đó, mỗi
công ty có một hồ sơ kiểm toán hoàn chỉnh về cuộc kiểm toán và đợc lu tại mỗi
công ty.
- Lớp Kiểm toán 40A - Đại học KTQD
22
Luận văn tốt nghiệp Lê Thị Hoài Thanh
Chơng II : thực tế tổ chức hệ thống hồ sơ
kiểm toán trong kiểm toán báo cáo tài
chính tại Công ty dịch vụ t vấn tài chính
kế toán và kiểm toán (AASC )
I. Đặc điểm chung của Công ty dịch vụ t vấn tài
chính kế toán và kiểm toán (AASC)
1. Lịch sử hình thành và phát triển của AASC
Công ty Dịch vụ t vấn tài chính, kế toán và kiểm toán (AASC) là một
trong những tổ chức hợp pháp đầu tiên và lớn nhất của Việt Nam hoạt động
trong lĩnh vực kiểm toán, kế toán và t vấn tài chính. Công ty đợc thành lập theo
Quyết định số 164 TC/ QĐ/TCCB ngày 13 tháng 05 năm 1991 của Bộ Tài
chính. Khi mới thành lập Công ty có tên là Công ty Dịch vụ kế toán(ASC) và
chỉ cung cấp duy nhất dịch vụ kế toán. Sau đó, đợc phép của Bộ Tài chính Công
ty đợc bổ sung thêm dịch vụ kiểm toán và đổi tên thành Công ty Dịch vụ t vấn
tài chính, kế toán và kiểm toán (AASC) theo Quyết định số 639
TC/QĐ/TCCB của Bộ Tài chính và đó trở thành tên giao dịch chính thức của
Công ty từ năm 1993 đến nay.
Ngày 29 tháng 4 năm 1993 Công ty đợc Trọng tài kinh tế Hà nội cấp

Giấy chứng nhận Đăng ký kinh doanh số 109157. Ngày 14 tháng 9 năm 2001
vừa qua Công ty đã kỷ niệm 10 năm thành lập và đón nhận Huân chơng lao
động hạng Ba do Chủ tịch nớc trao tặng.
Công ty có trụ sở chính đặt tại số 1 Lê Phụng Hiểu - Hoàn Kiếm - Hà
Nội.
ĐT : 8268681 - 8262775
Fax : 84 - 4 - 8253973
Trải qua hơn 10 năm hoạt động, ngoài trụ sở chính Công ty đã có thêm 4
chi nhánh và 1 văn phòng đại diện ở khắp các miền trên cả nớc :
- Lớp Kiểm toán 40A - Đại học KTQD
23
Luận văn tốt nghiệp Lê Thị Hoài Thanh
- Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh đặt tại số 29 Võ Thị Sáu - Quận 1
Thành phố Hồ Chí Minh
- Chi nhánh Quảng Ninh đặt tại cột 8 - Phờng Hồng Hà - Thành phố
Hạ Long
- Chi nhánh Thanh Hoá đặt tại 25 Phan Chu Trinh - Phờng Điện Biên -
Thành phố Thanh Hoá
- Chi nhánh Vũng Tàu đặt tại số 42 Đờng Thống Nhất - Thành phố
Vũng Tàu
- Văn phòng đại diện tại Hải Phòng đặt tại 22 Trần Phú - Thành phố
Hải Phòng
Với số vốn ban đầu chỉ là 200 triệu đồng do Bộ Tài chính cấp đến nay
Công ty đã có hệ thống cơ sở vật chất đạt trên 10 tỷ đồng với các trang thiết bị
hiện đại. Doanh thu năm 2001 vừa qua đạt khoảng 19,2 tỷ đồng nộp Ngân sách
4 tỷ đồng/ năm, thu nhập cá nhân bình quân đầu ngời đạt 2,5 triệu/ ngời/tháng.
2. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty :
Công ty Dịch vụ t vấn tài chính, kế toán và kiểm toán là một doanh
nghiệp Nhà nớc trực thuộc Bộ Tài chính nên Công ty hoạt động dới sự chỉ đạo
trực tiếp của Bộ Tài chính. Đồng thời, là một trong những công ty lớn nhất tại

Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ tài chính kế toán và kiểm toán nên
Công ty phải tuân thủ các chế độ cũng nh các Chuẩn mực nghề nghiệp. Vì vậy
việc tổ chức bộ máy quản lý của Công ty có nhiều nét đặc thù. AASC phân chia
các phòng ban theo chức năng, mỗi phòng ban chịu trách nhiệm về một lĩnh vực
riêng : Kiểm toán dự án, kiểm toán quyết toán các công trình xây dựng cơ
bản,... cùng hoạt động theo kế hoạch chung của Công ty.
Tuy nhiên, do tính chất nghề nghiệp và đặc điểm của từng loại hình dịch
vụ mà Công ty cung cấp nên các phòng ban đợc tổ chức một cách linh hoạt để
kịp thời hỗ trợ lẫn nhau đáp ứng một cách tốt nhất mọi yêu cầu của khách hàng.
Ví dụ đối với dịch vụ kiểm toán là loại hình dịch vụ chủ yếu chiếm khoảng 75%
doanh thu của Công ty : Công ty không phân chia lĩnh vực khách hàng cho từng
- Lớp Kiểm toán 40A - Đại học KTQD
24
Luận văn tốt nghiệp Lê Thị Hoài Thanh
phòng ban mà tất cả các phòng nghiệp vụ của Công ty đều có thể cung cấp dịch
vụ này cho khách hàng thuộc tất cả các loại hình doanh nghiệp với chất lợng
cao. Chỉ trừ phòng Kiểm toán báo cáo quyết toán các công trình xây dựng cơ
bản ( gọi tắt là phòng Kiểm toán XDCB) là hoạt động chuyên sâu trong lĩnh vực
kiểm toán báo cáo quyết toán các công trình xây dựng cơ bản vì đây là một lĩnh
vực phức tạp có liên quan nhiều đến kiến thức chuyên môn của ngành xây dựng
đòi hỏi phải có những chuyên gia trong lĩnh vực này.
Là một doanh nghiệp nhỏ nhng khách hàng của Công ty lại phân bố trên
phạm vi cả nớc và do đặc điểm của nghề nghiệp là phải thực hiện tại đơn vị
khách hàng vì vậy việc tổ chức bộ máy quản lý cuả Công ty phải rất khoa học
để đáp ứng một cách tốt nhất mọi nhu cầu của khách hàng. Ngoài trụ sở chính
tại số 1 Lê Phụng Hiểu Công ty còn có 4 chi nhánh và 1 văn phòng đại diện ở
khắp mọi miền trên toàn quốc. Bộ máy quản lý của Công ty đợc tổ chức nh sau :
Sơ đồ số 2 (trang 25)
Ban Giám đốc gồm có :
Giám đốc Ngô Đức Đoàn

Phó Giám đốc 1: Lê Đăng Khoa
Phó Giám đốc 2 : Nguyễn Thanh Tùng
Phó Giám đốc 3 : Tạ Quang Tạo
Phòng Hành chính tổng hợp : Chịu trách nhiệm quản lý công văn đi,
đến, ra các quyết định về công tác tổ chức của Công ty, nghiên cứu sắp xếp đề
đạt cán bộ,..Ngoài ra phòng hành chính tổng hợp còn đảm nhiệm nhiều công
việc khác : phối hợp với phòng kế toán để tổ chức tiền lơng cho cán bộ công
nhân viên, tổ chức đội lái xe, bảo vệ, cung cấp sổ sách mẫu biểu,...
Các phòng nghiệp vụ :
Hiện nay AASC có 5 phòng nghiệp vụ là : phòng Kiểm toán các ngành
thơng mại dịch vụ, phòng Kiểm toán quyết toán các công trình XDCB, phòng
Kinh doanh tiếp thị, phòng Kiểm toán các dự án, phòng T vấn và Bồi dỡng
nghiệp vụ. Tuy nhiên sự phân chia này chỉ mang tính chất tơng đối vì các phòng
- Lớp Kiểm toán 40A - Đại học KTQD
25

×