Hệ thống ttkt kế toán

Vai trò của HTTTKT
1.Lưu trữ và xử lý: Ngày nay khi khoa học công nghệ ngày càng phát triển, việc này đã đặt ra
thách thức lớn cho các doanh nghiệp về vấn đề lưu trữ và quản lý thông tin tài chính kế tốn. Hệ
thống thơng tin đảm nhận nhiệm vụ lưu trữ và xử lý và cung cấp thông tin đáng tin cậy nhất cho
doanh nghiệp.
2.Cầu nối cho hệ thống tác nghiệp và hệ thống quản trị : Hệ thống thơng tin kế tốn phát triển
như một cầu nối giữa hệ thống quản trị và hệ thống tác nghiệp của doanh nghiệp. Hệ thống ngồi
vai trị lưu trữ và xử lý dữ liệu cịn có nhiệm vụ thống kê tổng hợp để đưa ra các báo cáo chính
xác, từ đó giúp kế tốn giải quyết cơng việc nhanh chóng trong quá trình làm việc.
3.Tiết kiệm thời gian và chi phí. Khi sử dụng hệ thống nhà quản lý sẽ tránh khỏi những sai sót
khơng đáng có trong việc lưu trữ thơng tin, từ đó hạn chế rủi ro cho doanh nghiệp, tránh thiệt hại
về mặt tài chính.
Phân loại hệ thống:
1.Tài chính: Hệ thống thơng tin kế tốn tài chính cung cấp thơng tin tài chính chủ yếu cho các
đối tượng bên ngồi, những thơng tin này phải tn thủ các quy định, chế độ, các nguyên tắc,
chuẩn mực kế tốn hiện hành. Báo cáo tài chính – đối tượng sử dụng bên ngoài doanh nghiệp :
Khách hàng, Ngân hàng,…
2. Chi phí: Hệ thống thơng tin kế tốn chi phí được sử dụng trong lĩnh vực sản xuất và cung cấp
dịch vụ. Cho phép tổ chức ghi nhận chi phí liên quan cho xuất sản phẩm và cung cấp dịch vụ. Bảng tính giá thành sản phẩm
3. Quản trị: Hệ thống thơng tin kế tốn quản trị được sử dụng để cho phép tổ chức hoạch định,
theo dõi, kiểm soát các hoạt động. Cho phép nhân viên quản trị các cấp được phép truy cập để
lấy những báo cáo hữu ích và phân tích thống kê.- Báo cáo quản trị về tình hình thực hiện dự
tốn
VD: Loại thơng tin : Báo cáo tài chính
Nội dung :Tài sản ngắn hạn và nợ ngắn hạn trong báo cáo tình hình tài chính
Mục đích : Xác định được khả năng thanh tốn thơng qua hệ số thanh toán là tỷ lệ giữa TS ngắn
hạn và Nợ ngắn hạn nếu lớn hơn 1 , TS ngắn hạn đủ đảm bảo cho Nợ ngắn hạn.
Đối tượng sử dụng bên ngoài : Ngân hàng – xem xét có cho DN vay hay khơng
Chu trình TSCĐ

Báo cáo kiểm soát và báo cáo ghi chép Báo cáo ghi chép liệt kê các nghiệp vụ phân loại được

xử lý trong kỳ. Nó cung cấp dấu vết kiểm tốn bằng cách trình bày những thay đổi của số dư tài


khoản trong kỳ. Đối với tài sản cố định hệ thống lập hai báo cáo ghi chép lại là (1) “báo cáo tài
sản cố định tăng trong kỳ” và báo cáo này trình bày những tài sản tăng trong kỳ, trong tồn (2) là
“báo cáo giảm trong kỳ” nhằm trình bày tất cả các tài sản ở thanh lý, nhượng bán trong kỳ .
Báo cáo quản lý Hệ thống TSCĐ tạo ra hai báo cáo quản lý “ Chi tiết TCSĐ” và “ Bảng tính
khấu hao TSCĐ”.+ Báo cáo chi tiết TSCĐ liệt kê các TSCĐ ở nơi sử dụng và các chi tiết như nơi
sản xuất, xuất xứ và tỷ lệ khấu hao...mà chi tiết cho số dư tài khoản tài sản cố định. Báo cáo này
được lập định kỳ.+ Bảng tính khấu hoa TSCĐ trình bày mức khấu hao hàng kỳ chi tiết theo từng
tài sản cố định, theo nơi sử dụng tài sản.
Mục tiêu: Có chính sách tiền lương phù hợp+Việc tuyển dụng, trả lương, khen thưởng,... phù
hợp chính sách của đơn vị và luật pháp+Tiền lương, thưởng được tính chính xác +Tiền lương ,
thưởng đến tay nhân viên+Kiểm sốt chi phí tiền lương +Lập BCTC và các Báo cáo liên quan
đến lao động trung thực và hợp lý

Chu trình chuyển đổi
Lập kế hoạch sản xuất là quá trình tổng hợp các ý tưởng, tạo lập hay xây dựng một kế hoạch
hoàn chỉnh cho một dự án sản xuất của doanh nghiệp đó. Từ kế hoạch sản xuất này, doanh
nghiệp sẽ biết đến quy trình sản xuất sản phẩm diễn ra như thế nào từ khâu cung ứng đầu vào
cho đến khâu dịch vụ khách hàng cuối cùng.( Kế hoạch hoạt động /Kế hoạch sản xuất)
Đầu vào: Sản xuất sản phẩm là quá trình kết hợp các yếu tố đầu vào như lao động, vốn, nguyên
vật liệu, máy móc thiết bị,… để tạo ra hàng hóa hay dịch vụ để sử dụng, trao đổi hay nhằm mục
đích thương mại.
(Kế hoạch sản xuất- Phiếu yêu cầu vật tư- Phiếu xuất kho)
Sản xuất là một quá trình là sự kết hợp của các loại nguyên liệu đầu vào vật chất và phi vật chất
(kế hoạch, bí quyết…) khác nhau để nhằm tạo ra thứ gì đó cho tiêu dùng (sản phẩm). Đó là hoạt
động tạo ra sản phẩm, hàng hóa hay dịch vụ có giá trị sử dụng và mang lại lợi ích cho người sử
dụng. (Phiếu xuất kho/Báo cáo sản phẩm (SP hồn thành, sản phẩm HTDD)/Bảng chấm
cơng/Hóa đơn dịch vụ mua ngồi/Bảng tổng hợp chi phí sản xuất/Bảng tính lương)

Nhập kho: Theo từng giai đoạn hình thành, bán thành phẩm là các sản phẩm đã được hoàn thiện
và khi được sản xuất trong giai đoạn 1 mà nó chưa tạo nên bán thành phẩm, chúng sẽ được gọi là
sản phẩm dở dang. Thành phẩm là sản phẩm đã hoàn thiện ở tất cả các giai đoạn và được nhập


kho, giúp doanh nghiệp đạt được lợi ích kinh tế (Bảng tổng hợp chi phí sản xuất/Bảng tính giá
thành/Báo cáo sản phẩm (sản phẩm hoàn thành, sản phẩm HTDD)/Phiếu nhập kho)

Báo cáo: Bảng kê nghiệp vụ/Báo cáo kiểm soát/Báo cáo đặc biệt/Báo cáo tổng hợp chi phí sản
xuất
Chu trình tài chính
Xác định nhu cầu vốn: sử dụng chỉ tiêu tài chính của kỳ trước, dự đốn các biến động trong vốn
lưu động, đo lường sự chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế để xác định nhu cầu vốn trong tương
lai. Từ đó, doanh nghiệp có thể tính tốn số vốn cần huy động và lựa chọn các phương thức huy
động vốn phù hợp, nhằm tránh tình trạng thừa vốn hoặc thiếu vốn có thể làm gián đoạn hoạt
động kinh doanh và giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn.( Báo cáo tài chính, Kế hoạch tài chính, Dự báo thu
chi và đánh giá tài chính)
Huy động vốn: Vốn góp ban đầu+Huy động vốn từ lợi nhuận không chia+Kêu gọi hợp tác liên
doanh+Tận dụng vốn chiếm dụng+ Sử dụng dịch vụ vay từ các ngân hàng+ từ phát hành cổ
phiếu, trái phiếu
Phân bổ vốn: Mua sắm vật tư, TSCĐ cho mục đích sản xuất kinh doanh, cung cấp dịch vụ+ Bù
đắp chênh lệch các khoản phải thu, phải trả giữa doanh nghiệp với khách hàng+Đầu tư mở rộng
hoạt động sản xuất kinh doanh,.... Chứng từ sử dụng: hợp đồng mua bán, hóa đơn GTGT, giấy
báo Nợ
Sổ: Sổ chi tiết vay ngân hàng+Sổ chi tiết người giữ trái phiếu+Sổ chi tiết cổ phiếu/ cổ đông
Phát triễn hệ thống:


Chu trình tiền lương:

Cập nhật thơng tin về nhân sự: Trong giai đoạn này, phòng nhân sự tuyển dụng nhân viên, cập
nhật mới thông tin liên quan tới nhân viên tuyển dụng . Trường hợp là nhân viên cũ, nếu có thay
đổi về tình trạng cá nhân hay các vấn đề liên quan tới lương như mức lương, các khoản phụ cấp,
tỷ lệ bảo hiểm… thì phịng nhân sự cũng tiến hành cập nhật lại thông tin
Thu thập và kiểm tra các dữ liệu về thời gian lao động hay kết quả lao động Có nhiều
phương thức trả lương cho nhân viên như trả lương theo giờ lao động, trả lương cố định, theo
tháng, trả lương theo sản phẩm…Hình thức trả lương theo giờ thích hợp cho cơng nhân làm việc
có tính chất thời vụ. Hình thức trả lương theo kết quả cơng việc, cách tính lương này sẽ phù hợp
cho những cơng việc có thể đo lường kết quả chính xác hoặc những cơng việc cần khuyến khích
trực tiếp kết quả lao động
Lập bảng tính lương Bộ phận tính lương lập bảng tính lương cho từng nhân viên bao gồm tiền
lương được hưởng, các khoản khấu trừ và tiền lương thực sự của người lao động
Thanh toán lương cho nhân viên, nộp các khoản phải nộp liên quan khác Việc thanh tốn
lương cho nhân viên có thể bằng tiền mặt hoặc qua hệ thống thanh toán của ngân hàng . Ngoài ra
đơn vị phải thực hiện các khoản nộp nghĩa vụ liên quan tới lương hoặc nộp hộ cho người lao
động các khoản nghĩa vụ này.
Chứng từ Thẻ thời gian+Thẻ thời gian theo cơng việc+Bảng tính lương+Bảng thanh tốn
lương+Bảng thanh tốn BHXH trả thay lương +Báo cáo tính lương+Báo cáo luỹ kế thu nhập
cá nhân+Báo cáo thanh toán các khoản nghĩa vụ liên quan tới thu nhập cá nhân
Chu trình chi phí


1.Xử lý yêu cầu mua hàng ✓Tất cả các nghiệp vụ mua hàng phải được người có thẩm quyền
phê duyệt ✓Giấy đề nghị mua hàng phải có đầy đủ thơng tin và được lập thành hai Liên Liên 1:
Lưu tại bộ phận yêu cầu Liên 2: Lưu tại bộ phận mua hàng để làm căn cứ đặt hàng ✓Phân công
cụ thể người chịu trách nhiệm đề nghị mua hang Tránh tình trạng đề nghị mua hàng nhiều lần
cho cùng một nhu cầu
2.Lựa chọn nhà cung cấp và đặt hàng ✓ Lựa chọn Nhà cung cấp  Mục đích: Tiếp cận được
những nguồn cung câp chất lượng và giá cả hợp lí ✓ Đề nghị các Nhà cung cấp báo giá ngay khi
có nhu cầu mua hàng. Bảng giá phải thể hiện đầy đủ thông tin về chất lượng, số lượng, giá cả,

phương thức giao nhận, điều kiện thanh toán…. ✓ Hốn đổi vị trí các nhân viên mua hàng Tránh
tình trạng một nhân viên có quan hệ với nhà cung cấp trong một thời gian dài
3. Nhận hàng và nhập kho ✓Nhân viên nhận hàng không được thuộc bộ phận đặt hàng ✓ Khi
nhận hàng, nhân viên nhận hàng cần lập báo cáo nhận hàng ghi rõ số lượng, chủng loại, chất
lượng và lập thành 3 liên gửi cho + Bộ phận nhận hàng + Bộ phận mua hàng + Bộ phận kế toán
4. Ghi nhận nợ phải trả và thanh toán tiền hàng ✓Quy định về luân chuyển chứng từ để đảm
bảo hóa đơn của nhà cung cấp được chuyển ngay đến phịng Kế tốn ✓Nếu hóa đơn có sai sót
cần nhanh chóng liên lạc với nhà cung cấp để tìm hiểu nguyên nhân và xử lý ✓Hạn chế thực
hiện thanh toán bằng tiền mặt ✓ Khi thu được Tiền phải nộp vào quỹ hay Ngân hàng ngay trong
ngày => tránh bị chiếm dụng, thất thoát ✓ Ghi chép kịp thời các nghiệp vụ xảy ra ✓ Tổ chức
kiểm kê quỹ tiền mặt thường xuyên và đối chiếu với sổ quỹ hay sổ khi chép của kế toán.
CHứng từ: - 1. Phiếu yêu cầu mua hàng hóa đã duyệt Đơn đặt hàng (Purchase order) Giấy xác
nhận đơn đặt hàng của người cung cấp Hợp đồng – 2.Phiếu nhập kho (báo cáo nhận hàng –
Receive report) Phiếu vận chuyển, phiếu giao hàng Hóa đơn vận chuyển (nếu thiếu dịch vụ vận
chuyển – 3. Phiếu chi, ủy nhiệm chi, giấy báo nợ, giấy đề nghị thanh tốn, chứng từ thanh tốn,
hóa đơn GTGT, chứng từ trả lại hàng mua (nếu trả lại hàng)
Chu trình doanh thu
Mục tiêu:+ Tất cả các nghiệp vụ trước khi thực hiện được ủy quyền và xét duyệt đúng đắn+Chỉ
ghi chép các nghiệp vụ có thực+Phải ghi chép đầy đủ tất cả các nghiệp vụ có thực và được xét
duyệt đúng đắn+Ghi chép chính xác các nghiệp vụ+Đảm bảo an toàn tài sản+Hoạt động của
doanh nghiệp hiệu quả và hiệu năng
Các rủi ro thường xảy ra trong quá trình xử lý nghiệp vụ:+ Nhận và chấp nhận đặt hàng của
những khách hàng khơng có khả năng thanh tốn+Nhận đặt hàng những hàng hóa và dịch vụ
doanh nghiệp khơng có sẵn hoặc khơng có khả năng cung cấp+Người khơng có nhiệm vụ lại
nhận đặt hàng+Xuất hàng khi chưa cho phép+Nhân viên khơng có thẩm quyền lại xuất hàng, gửi
bán+Xuất không đúng số lượng hoặc loại hàng+Chuyển hàng không đúng địa điểm hoặc không
đúng khách hàng+Không ghi hoặc ghi chậm số tiền khách hàng thanh toán+Ghi sai khách hàng
thanh tốn+Khơng nộp tiền thu