Sang Kien Kinh Nghiem Mot So Kinh Nghiem Trong Viec Luutru Ho So Ke Toan Truong Hoc.doc
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (150.31 KB, 15 trang )
Sáng kiến kinh nghiệm một số kinh nghiệm trong việc lưu trữ hồ sơ kế toán
MỘT SỐ KINH NGHIỆM TRONG VIỆC
LƯU TRỮ HỒ SƠ KẾ TOÁN
I.ĐẶT VẤN ĐỀ:
Lưu trữ hồ sơ kế toán đối với một kế toán rất quan trọng nhất là tình hình
hiện nay có một số đơn vị trường học gần hết niên độ kế toán năm nay nhưng
vẫn chưa quyết toán được ngân sách năm trước cũng như việc luân chuyển kế
toán trong các đơn. Kế tốn khơng làm việc liên tục trong một đơn vị thì người
kế nhiệm rất khó khăn trong việc tìm kiếm chứng từ kế tốn cũ nếu như việc sắp
xếp khơng có khoa học. Vì vậy việc lưu trữ hố sơ kế tốn sao cho khoa học và
dễ tìm là một việc rất quan trọng trong cơng tác kế tốn.
Lưu trữ hồ sơ kế tốn là cơng đoạn cuối cùng của q trình lưu chuyển
chứng từ kế tốn gồm các bước:
1. Lập chứng từ kế toán
2. Kiểm tra chứng từ kế tốn
3. Ghi sổ kế tốn
4. Lập báo cáo tài chính
5. Lưu trữ hồ sơ kế tốn
Và cơng việc hết sức quan trọng trong quá trình lưu trữ này là việc phối
hợp thông tin giữa các bộ phận trong hệ thống. Qua đó thiết lập số liệu chứng từ
kế tốn, vị trí lưu trữ các thơng tin và các chứng từ. Giúp cho việc kiểm tra tài
chính một cách thuận lợi cũng như việc báo cáo tài chính khi cần thiết.
II.CƠ SỞ LÝ LUẬN:
- Căn cứ quyết định số 218/2000/QĐ-BTC của bộ trưởng bộ tài chính
ngày 29/12/2000 về việc ban hành chế độ lưu trữ tài liệu kế toán. “Tài liệu kế
toán phải bảo quản, lưu trữ theo quy định của chế độ này là bản chính các tài liệu
kế tốn được ghi chép trên giấy có giá trị pháp lý về kế toán bao gồm:
1. Chứng từ kế toán gồm: Chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ.
2. Sổ kế toán: Sổ kế toán chi tiết, thẻ kế toán chi tiết sổ kế toán tổng hợp.
Người thực hiện: Nguyễn Duy Tân
Trang1
Sáng kiến kinh nghiệm một số kinh nghiệm trong việc lưu trữ hồ sơ kế tốn
3. Báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính tháng, báo cáo tài chính quý, báo
cáo tài chính năm.
4. Tài liệu khác liên quan đến kế tốn ,là các tài liệu ngồi các tài liệu nói
trên ,được dùng làm căn cứ để lập chứng từ kế tốn ;các tài liệu khác có liên
quan đến nghĩa vụ thuế với Nhà nước ,các tài liệu liên quan đến kiểm kê , biên
bản định giá ...các tài liệu liên quan đến vấn đề kiểm tra , kiểm toán , thanh
tra ;tài liệu về chương trình kế tốn trên máy vi tính , tài liệu liên quan đến việc
tiêu huỷ tài liệu kế toán .
Và thời gian lưu trữ hồ sơ kế toán là tối thiểu 5 năm, 20 năm và trên 20
năm tuỳ thuộc vào từng loại tài liệu kế toán .
III. CƠ SỞ THỰC TIỄN:
Các đơn vị trường học hằng năm được thành lập ban thanh tra làm việc
thanh tra tài chính tại Trung tâm tuỳ theo từng đơn vị từ 2 đến 3 lần, cán bộ
chuyên quản Phịng kế hoạch tài chính Sở giáo dục đào tạo và cán bộ chuyên
quản Sở tài chính, quản lý tài chính 8 trung tâm, 01 trường mẫu giáo và 27
trường THPT mà cơng tác kiểm tra quyết tốn hằng năm chỉ có 2 cán bộ, Sở
Giáo Dục Đào Tạo Bạc Liêu hằng năm tổ chức nhiều đoàn thanh tra về các đơn
vị để thanh tra toàn diện, thanh tra tài chính. Đồn kiểm tốn hằng năm có thể đi
kiểm tra đột xuất về tài chính ở một đơn vị nào đó. Nếu như ở các đơn vị trường
học mà khơng làm tốt việc lưu trữ hồ sơ kế tốn thì rất khó khăn trong việc kiểm
tra đánh giá vấn đề tài chính tại đơn vị được kiểm tra.
Việc lưu trữ hồ sơ kế toán giúp cho Giám đốc và kế tốn tại đơn vị trường
học trong cơng tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành quản lý về kinh tế. Nó phản ánh
đầy đủ kết quả quản lý về cơng tác tài chính của một cơ quan, đơn vị .... lưu trữ
hồ sơ kế toán khoa học sẽ phục vụ kịp thời cho sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành
công tác tài chính có hiệu lực, hiệu quả. Ngược lại làm không tốt sẽ hạn chế hiệu
quả hoạt động quản lý, làm giảm hiệu lực chỉ đạo điều hành ngân sách, ảnh
hưởng đến hiệu quả cơng tác tài chính của cơ quan tổ chức bộ máy nhà nước nói
chung.
Người thực hiện: Nguyễn Duy Tân
Trang2
Sáng kiến kinh nghiệm một số kinh nghiệm trong việc lưu trữ hồ sơ kế toán
Trong phạm vi của sáng kiến này tơi khơng có tham vọng trình bày xun
suốt cơng tác lưu trữ hồ sơ kế tốn như nghiệp vụ của một văn thư lưu trữ mà chỉ
xin trình bày “Một số kinh nghiệm trong việc lưu trữ hồ sơ kế tốn”. Hy vọng
với những gì bản thân tơi trình bày sẽ gợi ra cho các đồng nghiệp hướng đi đúng
đối với kế tốn nói chung, kế tốn trung tâm GDTX nói riêng.
IV. NỘI DUNG NGHIÊN CỨU:
Việc lưu trữ hồ sơ kế tốn có ngun tắc chung của nó. Nếu việc lưu trữ
hồ sơ kế tốn khơng khoa học chúng ta không thể nào nhớ hết tất cả các nghiệp
vụ phát sinh của những năm trước .
A. Phân loại hồ sơ cần lưu trữ:
Thường là kế tốn khơng phân loại mà lưu trữ hồ sơ chung, ví dụ như chi
hoạt động q I trong đó có học phí, ngân sách thì lưu chung là chi hoạt động
quý I như vậy sẽ rất khó khăn trong việc phân tích nguồn, nhất là khi niên độ kế
toán đã qua. Căn cứ quy định lưu trữ và theo kinh nghiệm của bản thân đưa ra,
tôi phân loại hồ sơ cần lưu trữ về kế tốn theo các nhóm sau:
1. Nhóm chứng từ kế toán:
- Gồm chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ, các quyết định phân bổ ... liên quan
trực tiếp đến vấn đề hạch tốn kế tốn. Ví dụ: Phiếu thu, phiếu chi, hố đơn tài
chính, bảng tổng hợp chứng từ,... đây là nhóm có khối lượng lưu trữ lớn.
2. Nhóm sổ sách:
- Gồm sổ sách kế toán: Sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết theo từng nguồn, sổ tài
sản, sổ theo dõi rút dự toán, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái theo chứng từ ghi
sổ....
3. Nhóm báo cáo tài chính: (trong đó có các loại đối chiếu qua kho bạc,
bảo hiểm xã hội).
Tất nhiên các hồ sơ kế tốn nói trên phải được kiểm tra đầy đủ mang tính
hợp pháp, hợp lệ và cuối cùng điều kiện tiên quyết cho chương trình kế tốn
bằng máy là các chứng từ đều phải in ra có chữ ký, đóng dấu trước khi lưu trữ.
Người thực hiện: Nguyễn Duy Tân
Trang3
Sáng kiến kinh nghiệm một số kinh nghiệm trong việc lưu trữ hồ sơ kế tốn
Có một số trường hợp ở các đơn vị lưu sổ sách ở trong phần mềm máy tính như
vậy là khơng đúng.
B. Lưu trữ:
1. Nhóm chứng từ:
a. Các quyết định phân bổ dự tốn: Tơi tập hợp các quyết định phân bổ
dự toán đầu năm và các quyết định bổ sung dự toán trong năm theo thứ tự và
tổng hợp theo từng quý đến cuối năm có bảng tổng hợp chứng từ theo từng
nguồn theo mẫu sau:
Đơn vị: ngàn đồng
Quyết định
số
Ngày,
tháng,
năm
Số 10/QĐSGDĐT
Số 395/QĐSGDĐT
Nội dung
Số tiền
Ghi chú
05/01/2012
Giao dự toán năm 2012
1.013.000
Từ đầu năm
21/05/2012
Bổ sung dự toán thực hiện NĐ 49
26.977
Nhập dự tốn
vào q II
Sau đó, tơi đóng bảng tổng hợp này lên trên các quyết định phân bổ, đăng
ký chứng từ ghi sổ và cuối cùng làm bìa cứng theo mẫu:
CHỨNG TỪ:
QUYẾT ĐỊNH PHÂN BỔ DỰ TỐN NĂM 20....
Nguồn: …………....
Đóng bìa cứng này lên trên bảng tổng hợp để lưu trữ .
b. Các chứng từ rút tiền mặt từ ngân sách (gọi là chứng từ thu):
Hằng ngày có bao nhiêu chứng từ rút dự tốn từ ngân sách tôi sắp xếp
theo thứ tự tăng dần theo ngày tháng phát sinh, kết thúc quý, tôi lập bảng kê
chứng từ gốc cùng loại và đăng ký chứng từ ghi sổ theo từng quý I, II, III, IV.
(Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục) Cuối năm tổng hợp lên một bảng
tổng hợp rút số tiền bao nhiêu. Bảng tổng hợp gồm các cột: TT - ngày tháng nội dung - số tiền rút - ghi chú. Cuối dịng là cột tổng cộng.
Tơi làm bìa cứng theo mẫu:
Người thực hiện: Nguyễn Duy Tân
Trang4
Sáng kiến kinh nghiệm một số kinh nghiệm trong việc lưu trữ hồ sơ kế tốn
RÚT DỰ TỐN TỪ NGÂN SÁCH NHẬP QUỸ
NGUỒN: ....
NĂM: 201....
Bìa này đóng trên các chứng từ rút tiền mặt từ ngân sách về nhập quỹ để
lưu trữ.
c. Chi lương:
Quý I (Chi lương từ tháng 1-3) và các khoản truy lĩnh lương (đăng ký một
chứng từ ghi sổ) (Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục).
Quý II (Chi lương từ tháng 4-6) và các khoản truy lĩnh lương (đăng ký
một chứng từ ghi sổ) (Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục).
Quý III (Chi lương từ tháng 7-9) và các khoản truy lĩnh lương (đăng ký
một chứng từ ghi sổ) (Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục).
Quý IV (Chi lương từ tháng 10-12) và các khoản truy lĩnh lương (đăng ký
một chứng từ ghi sổ) (Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục).
Cuối năm tổng hợp chi lương là bao nhiêu. Từ nguồn nào. Nếu chi lương
từ nhiều nguồn khác nhau. Bảng tổng hợp gồm các cột: TT - ngày tháng - Nội
dung chi - Số tiền - Ghi chú. Đóng bìa cứng theo mẫu:
CHI LƯƠNG TỪ NGUỒN: …...
NĂM 201....
Đóng bìa này trên chứng từ chi lương phát sinh trong năm để lưu trữ
d. Chi hoạt động bằng tiền mặt
Tập hợp các chứng từ chi hoạt động bằng tiền mặt theo từng quý, tuỳ theo
quý đó có nhiều nguồn hay khơng? Ví dụ trong q phát sinh ba nguồn; nguồn
tự chủ, nguồn không tự chủ, nguồn học phí ghi rõ trên mỗi chứng từ ghi sổ.
Quý I: đăng ký một hay nhiều chứng từ ghi sổ, tuỳ theo lượng chứng từ
phát sinh trong quý. (Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục)
Quý II: đăng ký một hay nhiều chứng từ ghi sổ, tuỳ theo lượng chứng từ
phát sinh trong quý. (Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục)
Quý III: đăng ký một hay nhiều chứng từ ghi sổ, tuỳ theo lượng chứng từ
phát sinh trong quý. (Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục)
Người thực hiện: Nguyễn Duy Tân
Trang5
Sáng kiến kinh nghiệm một số kinh nghiệm trong việc lưu trữ hồ sơ kế toán
Quý IV: đăng ký một hay nhiều chứng từ ghi sổ, tuỳ theo lượng chứng từ
phát sinh trong quý. (Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục)
e. Chi hoạt động bằng chuyển khoản:
Trong năm có các chứng từ chi hoạt động bằng chuyển khoản như :
- Chuyển tiền điện thoại.
- Chuyển tiền sửa chữa, nâng cấp.
- Chuyển tiền mua sắm.
- Chuyển tiền hoạt động khác ......
Từng q tơi tập hợp tồn bộ chứng từ phát sinh tuỳ theo loại hoạt động
như trên tôi đã phân tích, tách nguồn và đăng ký chứng từ ghi sổ theo từng loại.
(Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm phần phụ lục)
Cuối năm tổng hợp chi hoạt động là bao nhiêu. Trong đó gồm các mục chi
nào? Bảng tổng hợp gồm các cột: TT - Ngày tháng - Nội dung - Đơn vị được
chuyển - số tiền - Ghi chú, Cuối dịng có cột tổng cộng. Đóng bìa cứng theo
mẫu:
CHI HOẠT ĐỘNG TỪ NGUỒN: ……..
NĂM 201...
Đóng bìa này trên chứng từ phát sinh chi hoạt động theo từng nguồn rồi
lưu trữ.
f. Chuyển bảo hiểm xã hội, y tế, thất ngiệp:
Quý I: tập hợp các chứng từ chuyển bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo
hiểm thất nghiệp (đăng ký 1 chứng từ ghi sổ). (Mẫu chứng từ ghi sổ đính kèm
phần phụ lục)
Quý II: tập hợp các chứng từ chuyển bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và
bảo hiểm thất nghiệp (đăng ký 1 chứng từ ghi sổ). (Mẫu chứng từ ghi sổ đính
kèm phần phụ lục)
Quý III: tập hợp các chứng từ chuyển bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và
bảo hiểm thất nghiệp (đăng ký 1 chứng từ ghi sổ). (Mẫu chứng từ ghi sổ đính
kèm phần phụ lục)
Người thực hiện: Nguyễn Duy Tân
Trang6
Sáng kiến kinh nghiệm một số kinh nghiệm trong việc lưu trữ hồ sơ kế toán
Quý IV: tập hợp các chứng từ chuyển bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và
bảo hiểm thất nghiệp (đăng ký 1 chứng từ ghi sổ). (Mẫu chứng từ ghi sổ đính
kèm phần phụ lục)
Cuối năm: Lập bảng tổng hợp chuyển BHXH, BHYT, BHTN Có bảng
tổng hợp gồm các cột: TT- ngày tháng - nội dung - số tiền - ghi chú và cuối dịng
có cột tổng cộng. Cột tổng cộng là tổng số tiền chuyển BHXH, BHYT, BHTN
trong năm. Sau đó làm bìa cứng theo mẫu:
CHỨNG TỪ
CHUYỂN BHXH, BHYT, BHTN
Năm: 201....
Đóng bìa cứng này trên chứng từ phát sinh để lưu trữ .
g. Chuyển cơng đồn phí:
Tơi tập hợp các chứng từ phát sinh chuyển cơng đồn theo từng q và
đăng ký một chứng từ ghi sổ, cuối năm có bảng tổng hợp chuyển tiền cơng đồn
phí trong năm gồm các cột: TT - ngày tháng - nội dung - số tiền -Ghi chú, cuối
dịng có cột tổng cộng, cột tổng cộng là tổng tiền chuyển cơng đồn trong năm .
Sau đó làm bìa cứng theo mẫu:
CHỨNG TỪ
CHUYỂN CƠNG ĐỒN NĂM: 201….
Đóng bìa cứng này trên chứng từ phát sinh để lưu trữ .
h. Chứng từ thu sự nghiệp:
+ Hồ sơ miễn giảm:
- Danh sách miễn giảm tiền ....
Một số kế toán sắp xếp hồ sơ miễn, giảm không theo từng lớp mà sắp xếp
một loạt đơn xin miễn, giảm cho cả trường, làm như vậy thì thật là nhiêu khê khi
kiểm tra theo dõi thu.
Để theo dõi chặt chẽ trong vấn đề này sau khi xét đơn miễn, giảm học phí
được xét xong tôi lập danh sách học sinh miễn giảm theo từng lớp, ví dụ :
Danh sách miễn giảm tiền ... lớp 10A
Người thực hiện: Nguyễn Duy Tân
Trang7
Sáng kiến kinh nghiệm một số kinh nghiệm trong việc lưu trữ hồ sơ kế toán
Năm học : 201... 201….
STT
Họ và tên
Đối tượng
Miễn
1
Nguyễn Văn A
TB 2/4
100%
2
Phan Văn B
Nghèo
100%
3
Nguyễn Văn C
Giảm
Cận nghèo
Ghi chú
50%
Sau danh sách là đơn miễn giảm học sinh cũng thứ tự như trên em A trước
và em B sau.., và sắp xếp từ lớp 10 cho đến lớp 12 cuối cùng. Sau đó tơi lập
bảng tổng hợp miễn giảm học phí theo mẫu:
BẢNG TỔNG HỢP MIỄN GIẢM TIỀN............
NĂM HỌC :201… 201...
TT
Tên lớp
Miễn
Số
lượng
Số
tiền
Giảm
Số
lượng
Số
tiền
Cộng M-G
Số
lượng
Ghi chú
Số
tiền
Cộng
Đóng bảng tổng hợp lên trên chứng từ miễn giảm tiền... sau đó làm bìa
cứng theo mẫu sau và đưa vào lưu trữ:
HỒ SƠ MIỄN GIẢM TIỀN ....
Năm học: ....................
+ Danh sách theo dõi thu:
Đầu năm học tôi làm sổ theo dõi thu bằng cách lập danh sách học sinh
từng lớp gồm các cột : TT - Họ và tên - số tiền phải thu - Miễn - Giảm - số tiền
phải thu đã miễn giảm - Thực thu - Thất thu - Ghi chú (cột này để ghi rõ nguyên
nhân thất thu.
Trong năm thu được bao nhiêu đưa vào cột thực thu (Viết phiếu thu để
làm chứng từ và quyết toán với cơ quan thuế) và cuối năm có bảng tổng hợp thu
gồm các cột: TT - Tên lớp - Phải thu - Miễn - Giảm - Phải thu đã trừ miễn giảm Người thực hiện: Nguyễn Duy Tân
Trang8
Sáng kiến kinh nghiệm một số kinh nghiệm trong việc lưu trữ hồ sơ kế toán
thực thu - Thất thu - Nguyên nhân thất thu - Đạt tỉ lệ. Sau đó đóng bảng tổng
hợp lên trên danh sách học sinh nộp tiền (có phiếu thu kèm theo). Làm bìa cứng
theo mẫu
HỒ SƠ THU .....
NĂM HỌC: 201… 201...
Đóng bìa cứng này trên danh sách học sinh thu thành từng tập để đưa vào
lưu trữ.
+ Chứng từ nộp vào kho bạc:
Tất cả các giấy nộp tiền vào kho bạc ở các quý. Mỗi quý đăng ký 1 chứng
từ ghi sổ (Mẫu chứng từ ghi sổ kèm theo phần phụ lục). Cuối năm có bảng tổng
hợp nộp tiền ... vào kho bạc gồm các cột: TT - ngày tháng - Số tiền nộp - Ghi
chú, cuối dịng có cột tổng cộng, cột tổng cộng là tổng tiền nộp tiền.... vào kho
bạc trong năm .
Sau mỗi niên độ kế tốn tơi sắp xếp ngay thẳng các chứng từ đưa vào kẹp
hồ sơ lưu trữ ngoài kẹp và trên gáy kẹp làm nhãn tên hồ sơ, trang trí cho thẩm
mỹ rồi đưa vào lưu trữ:
CHỨNG TỪ
NGUỒN:................ NĂM ....................
2. Nhóm sổ sách:
Đối với kế tốn trường thì chỉ cần mở các loại sổ sau:
- Nhật ký - Sổ cái
- Sổ quỹ tiền mặt
- Số kế toán chi tiết quỹ tiền mặt
- Sổ tiền gửi ngân hàng, kho bạc
- Sổ tài sản cố định
- Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng
- Sổ chi tiết các tài khoản
- Sổ theo dõi dự tốn
- Sổ theo dõi sử dụng nguồn kinh phí
Người thực hiện: Nguyễn Duy Tân
Trang9
Sáng kiến kinh nghiệm một số kinh nghiệm trong việc lưu trữ hồ sơ kế toán
- Sổ tổng hợp sử dụng nguồn kinh phí
- Sổ chi tiết các khoản thu
- Sổ chi tiết chi hoạt động
- Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh
- Sổ theo dõi tạm ứng kinh phí của Kho bạc
Tất cả các loại sổ làm bằng tay đầu năm trình Giám đốc ký chuyển văn
thư đóng dấu giáp lai, Kế toán đánh số trang từ trang đầu tiên cho đến trang cuối
cùng. Trường hợp ghi sổ bằng máy cuối kỳ kế toán phải tiến hành in ra giấy tồn
bộ, đóng thành quyển sau đó làm thủ tục pháp lý như sổ bằng tay rồi đưa vào lưu
trữ như sau: Sau mỗi niên độ kế tốn tơi làm thủ tục khoá sổ rồi tập hợp các loại
sổ trên sắp xếp ngay thẳng cho vào kẹp hồ sơ lưu trữ và làm nhãn tên hồ sơ dán
lên bìa và gáy hồ sơ:
HỒ SƠ
SỔ SÁCH NĂM: ........
3. Nhóm báo cáo tài chính:
Báo cáo tài chính được lập định kỳ theo từng q, có luỹ kế năm, báo cáo
quyết tốn thường là cuối niên độ kế tốn. Báo cáo tài chính được lập với mục
đích cơ bản sau đây:
Tổng hợp và trình bày một cách khái quát về tài sản, tình hình cấp phát
kinh phí Nhà nước. Ngồi ra trường có hoạt động sự nghiệp có thu phải báo cáo
tài chính cịn có bảng tổng hợp tình hình thu kết quả của sự nghiệp có thu trong
kỳ.
Cung cấp các thơng tin cần thiết, tin cậy về kinh tế, tài chính phục vụ cho
việc kiểm tra, kiểm soát các khoản chi và tình hình quản lý tài sản của Nhà nước.
Cung cấp thơng tin cho việc phân tích đánh giá tình hình thực hiện dự
tốn thu chi, tình hình tơn trọng mức chi kinh phí, tạo điều kiện cho việc lập kế
hoạch kinh phí và thực hiện cơ chế khốn chi trong Nhà trường.
Để đạt được mục đích trên báo cáo tài chính hay quyết tốn cần thực hiện
được các u cầu cơ bản:
Người thực hiện: Nguyễn Duy Tân
Trang10
Sáng kiến kinh nghiệm một số kinh nghiệm trong việc lưu trữ hồ sơ kế tốn
Báo cáo tài chính phải được lập theo mẫu quy định, đầy đủ các tiêu thức
và đảm bảo tuân thủ phương pháp lập đối với từng chỉ tiêu từng báo cáo.
Các số liệu trong báo cáo phải phản ảnh đầy đủ, rõ ràng, dễ hiểu và trung
thực.
Số liệu của các chỉ tiêu giống nhau của các báo cáo phải đảm bảo thống
nhất.
Báo cáo quyết toán được sắp theo trình tự như sau:
* Bảng cân đối tài khoản.
* Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết tốn kinh phí đã sử dụng.
* Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động.
* Bảng đối chiếu dự tốn kinh phí ngân sách cấp theo hình thức rút dự
tốn tại KBNN.
* Bảng đối chiếu tình hình tạm ứng và thanh tốn tạm ứng kinh phí ngân
sách tại KBNN.
* Bảng đối chiếu số dư tài khoản tiền gửi.
* Báo cáo thu, chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất, kinh doanh.
* Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ.
* Báo cáo số kinh phí chưa sử dụng đã quyết tốn năm trước chuyển sang.
* Thuyết minh báo cáo tài chính.
* Đối chiếu BHXH (qua các thông báo của BHXH về việc nộp tiền bảo
hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp về BHXH)
* Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt .
* Biên bản kiểm kê tài sản cuối năm .
* Biên bản thanh lý tài sản
* Bảng tính hao mịn tài sản
* Bảng tổng hợp theo dõi tài sản trong năm .
Tất cả các báo cáo trên tơi đóng thành tập in bìa và trang trí cho thẩm mỹ
ngồi bìa ghi: Tên cơ quan chủ quản - Tên đơn vị - Tên báo cáo quyết toán năm
- Ghi trình tự hồ sơ gồm có (như trình tự báo cáo quyết tốn đã nói ở trên) .Như
Người thực hiện: Nguyễn Duy Tân
Trang11
Sáng kiến kinh nghiệm một số kinh nghiệm trong việc lưu trữ hồ sơ kế tốn
vậy cuối năm tơi tập hợp các loại báo cáo về tài chính rồi đưa vào kẹp hồ sơ có
nhãn tên (Hồ sơ báo cáo tài chính - năm ) để lưu trữ .
Ví dụ 1: Tìm chứng từ chi lương tháng 5 năm 2010:
Trước hết mở kẹp chứng từ năm 2010 và tìm kẹp chứng từ chi lương quý
2 lấy bảng lương tháng 5 để xem.
Ví dụ 2: Có một phụ huynh đến thắc mắc về vấn đề đơn xin miễn giảm
học phí của năm học: 2011 -2012.
Trước hết mở kẹp chứng từ năm 2011. Tìm kẹp hồ sơ miễn giảm năm học
2011 - 2012. Hỏi phụ huynh con phụ huynh học lớp nào, Ta lật danh sách lớp đó
xem tên học sinh ở số mấy trong danh sách và tìm đơn xin miễn giảm số đó để
xem nội dung được ghi như thế nào để giải thích cho phụ huynh tránh mất thời
gian của phụ huynh.
Ví dụ 3: Phịng kế hoạch tài chính Sở giáo dục đi khảo sát tình hình tài
chính ở một số trường năm 2010 chi mục 110 (Vật tư văn phòng) là bao nhiêu,
Sau khi đưa vào cơ chế khốn chi bắt đầu năm 2011 thì mục này tiết kiệm được
bao nhiêu:
Trước hết ta mở kẹp hồ sơ báo báo tài chính năm 2010 tìm báo cáo quyết
tốn q 4 năm 2010 và kẹp hồ sơ báo báo tài chính năm 2011 tìm báo cáo quyết
tốn q 4 năm 2011. Sau đó xem báo chi tiết về tình hình kinh phí sử dụng của
hai năm sẽ so sánh được mức tiết kiệm này.
Ví dụ 4: Sở Giáo Dục Đào Tạo Bạc Liêu về thanh tra toàn diện trường ,
kiểm tra và lấy số liệu hai năm: Ngân sách 2010, Ngân sách 2011, các khoản
thu học phí ...
Nhìn vào hồ sơ lưu trữ ta rút kẹp chứng từ năm 2010, 2011, Kẹp sổ sách
năm 2010, 2011 Kẹp báo cáo tài chính năm 2010, 2011 đem trình đồn thì trong
đó có tất cả vừa chứng từ và số liệu đã có bảng tổng hợp rõ ràng. Khơng cần
phải tìm kiếm mất thời gian mà gây ấn tượng không tốt về vấn đề tài chính tại
đơn vị .
Người thực hiện: Nguyễn Duy Tân
Trang12
Sáng kiến kinh nghiệm một số kinh nghiệm trong việc lưu trữ hồ sơ kế toán
Với cách này, ở đơn vị nào cũng sắp xếp như vậy, hồ sơ kế tốn được lưu
trữ khoa học như vậy thì tìm rất nhanh khi lãnh đạo cần, các số liệu đều có trên
bảng tổng hợp sẽ tạo điều kiện thuận lợi trong việc so sánh, báo cáo số liệu kế
toán qua các năm. Nếu như có sự thay đổi về kế tốn thì kế tốn kế nhiệm đỡ vất
vả khó khăn trong việc tìm kiếm chứng từ cũng như việc bàn giao từ kế toán cũ
sang kế toán mới.
V. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU:
Qua nhiều năm làm cơng tác kế tốn ở Trung Tâm GDTX Giá Rai bản
thân tơi đã tìm tịi nghiên cứu vừa làm, vừa học nên đã đúc kết, rút được một vài
kinh nghiệm trong việc lưu trữ hồ sơ kế tốn như đã trình bày ở trên. Từ kinh
nghiệm này đã đem lại một số kết quả nhất định.
- Ban thanh tra Trung tâm thấy rõ được nguồn chi qua việc phân loại
chứng từ theo nguồn. Số liệu chặt chẽ chính xác trên các báo cáo tạo ra nguyên
tắc dân chủ cơng khai về tài chính trong Trung tâm. Qua đó các cán bộ, cơng
chức, viên chức ln tin tưởng về khả năng xây dựng tài chính tại đơn vị và n
tâm cơng tác.
- Phịng kế hoạch tài chính Sở Giáo dục và Sở tài chính khi kiểm tra báo
cáo quyết toán hằng năm tiết kiệm được thời gian với nhân sự khiêm tốn nhưng
cũng đánh giá chính xác về cơng tác tổ chức tài chính tại đơn vị. Nhiều năm liền
đơn vị được đánh rất cao việc sắp xếp và lưu trữ hồ sơ kế toán khoa học tạo điều
kiện thuận lợi trong việc kiểm tra báo cáo quyết tốn hằng năm.
- Khi đồn thanh tra, đồn kiểm toán về trung tâm thanh kiểm tra về vấn
đề tài chính bất kỳ năm nào chứng từ và số liệu cũng đã được sắp xếp lưu trữ
khoa học thì việc kiểm tra đánh giá chặt chẽ, chính xác hơn. Trung tâm cũng
được Sở Giáo Dục Đào Tạo đánh giá cao về cơng tác tổ chức tài chính tại đơn
vị.
- Bản thân đỡ vất vả trong việc tìm kiếm khi lãnh đạo cần một chứng từ kế
tốn nào đó để tra cứu trong việc chi một hoạt động nào đó giữa năm này và năm
khác, khi cán bộ giáo viên thắc mắc về vấn đề lương ở một năm nào đó.
Người thực hiện: Nguyễn Duy Tân
Trang13
Sáng kiến kinh nghiệm một số kinh nghiệm trong việc lưu trữ hồ sơ kế tốn
VI. KẾT LUẬN :
Việc trình bày trên đây chưa thể hiện hết được những vấn đề và việc làm
cụ thể theo quy định về quá trình quản lý tài chính kế tốn của Nhà Nước quy
định. Ở đây tơi chỉ trình bày việc làm của một kế toán đã ứng dụng thực tế tại
Trung Tâm GDTX Giá Rai và đã đem lại kết quả phục vụ tốt cho công tác quản
lý, chỉ đạo về tài chính tại đơn vị. Khi chưa áp dụng phương pháp này Giám đốc
tơi cần một chứng từ nào đó tơi phải xin hẹn hơm sau, rất khó khăn trong việc
tìm kiếm chứng từ năm trước, khi kiểm tra báo cáo số liệu rất là cập rập. Từ khi
áp dụng phương pháp này tơi rất n tâm trong việc tìm kiếm và tự tin. Số liệu
luôn luôn sẵn sàng trên các bảng tổng hợp được lưu trữ thì rất thuận lợi trong
việc báo cáo khi cần.
VII. ĐỀ NGHỊ :
Công tác lưu trữ hồ sơ kế toán tại các đơn vị rất quan trọng.
- Vì vậy đề nghị các lãnh đạo của các đơn vị thuộc Sở Giáo Dục Đào Tạo
nhắc nhở để các kế tốn làm tốt cơng tác này. Nếu làm tốt cơng tác này thì việc
ln chuyển kế tốn sẽ không rắc rối khi bàn giao công tác cũng như hết niên độ
kế tốn mà vẫn có một số trường chưa quyết toán ngân sách của năm trước.
- Khi đi thực tế kiểm tra tài chính tại các đơn vị trường đề nghị Sở Giáo
Dục Đào Tạo đưa mục này vào để góp ý thêm về cơng tác chỉ đạo tài chính tại
đơn vị.
Đây cũng chỉ là một số phương pháp trong vô số phương pháp của người
làm công tác kế tốn. Qua đề tài này tơi mong muốn góp một vài kinh nghiệm
nhỏ của mình với mong muốn đồng nghiệp thực hiện tốt Quyết định số:
218/2000/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ tài chính về việc ban hành Chế độ lưu trữ
tài liệu kế toán. Đề tài này chắc chắn khơng tránh khỏi những thiếu sót, rất mong
hội đồng khoa học các cấp và đồng nghiệp góp ý trao đổi để bản thân tơi có thêm
được nhiều kinh nghiệm tốt hơn trong việc lưu trữ hồ sơ kế tốn. Tơi xin chân
thành cảm ơn!
Người thực hiện: Nguyễn Duy Tân
Trang14
Sáng kiến kinh nghiệm một số kinh nghiệm trong việc lưu trữ hồ sơ kế toán
Giá Rai, ngày 28 tháng 03 năm 2013
Người thực hiện
Nguyễn Duy Tân
Người thực hiện: Nguyễn Duy Tân
Trang15
