Quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần thương mại và dịch vụ xuất nhập khẩu tg việt nam

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI
KHOA KINH TẾ & KINH DOANH QUỐC TẾ

KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP

QUY TRÌNH GIAO HÀNG HĨA XUẤT KHẨU
BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU
TG VIỆT NAM

Giáo viên hướng dẫn

Sinh viên thực hiện

ThS. Chu Tiến Minh

Phạm Thị Ngọc
Lớp: K55E1
Mã sinh viên: 19D130030

HÀ NỘI – 2023


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan rằng khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Quy trình giao hàng hóa
xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Xuất Nhập
Khẩu TG Việt Nam” là công trình nghiên cứu của cá nhân em, dưới sự hướng dẫn
của ThS. Chu Tiến Minh.
Mọi tài liệu và kết quả nghiên cứu được sử dụng trong bài khóa luận này hồn
tồn trung thực. Các thơng tin trích dẫn trong bài đều được ghi rõ nguồn gốc. Việc
nghiên cứu và phân tích dữ liệu hồn tồn là thành quả của em.

Em xin chịu trách nhiệm về cơng trình nghiên cứu của riêng mình!

Hà Nội, ngày 28 tháng 04 năm 2023
Sinh viên thực hiện

Phạm Thị Ngọc

i


LỜI CẢM ƠN
Trong q trình nghiên cứu và hồn thành bài khóa luận này, bên cạnh sự cố
gắng, nỗ lực của bản thân, em còn nhận được sự hỗ trợ, giúp đỡ rất nhiều từ phía nhà
trường, q thầy cơ cũng như gia đình bạn bè.
Trước tiên, em xin chân thành cảm ơn nhà trường, quý thầy cô giảng viên khoa
Kinh tế và Kinh doanh quốc tế, những người đã truyền đạt kiến thức và kinh nghiệm
quý báu cho em qua những bài học bổ ích trên giảng đường. Đặc biệt, em xin gửi lời
cảm ơn sâu sắc đến ThS. Chu Tiến Minh - người đã trực tiếp hướng dẫn tận tình cho
em trong suốt thời gian qua để giúp em có hướng đi đúng đắn và hồn thành tốt bài
khóa luận tốt nghiệp này.
Bên cạnh đó, em vơ cùng biết ơn ban lãnh đạo và các anh chị đồng nghiệp trong
Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Xuất Nhập Khẩu TG Việt Nam hỗ trợ em
về kiến thức, kỹ năng trong quá trình thực tập tại đây cũng như khi nghiên cứu thực
hiện đề tài khóa luận này.
Với vốn kiến thức còn hạn chế nên dù đã có nhiều cố gắng nhưng khơng tránh
khỏi những sai sót, em rất mong nhận được những đóng góp quý báu từ q thầy cơ
để bài khóa luận của em được hoàn thiện hơn nữa.
Một lần nữa xin gửi đến thầy cô, bạn bè cùng các cô chú, anh chị tại các doanh
nghiệp lời cảm ơn chân thành và tốt đẹp nhất!
Em xin chân thành cảm ơn!

ii


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN .......................................................................................................i
LỜI CẢM ƠN ........................................................................................................... ii
MỤC LỤC ................................................................................................................ iii
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ .................................................. vii
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT................................................................................ viii
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU ............................... 1
1.1. Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu ........................................................... 1
1.2. Tổng quan vấn đề nghiên cứu........................................................................ 2
1.3. Mục đích nghiên cứu ...................................................................................... 4
1.4. Đối tượng nghiên cứu ..................................................................................... 4
1.5. Phạm vi nghiên cứu ........................................................................................ 5
1.6. Phương pháp nghiên cứu ............................................................................... 5
1.7. Kết cấu của khóa luận .................................................................................... 6
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO HÀNG HĨA XUẤT
KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN ................................................................................. 7
2.1. Khái quát về dịch vụ giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển .............. 7
2.1.1. Khái niệm về dịch vụ giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển ............. 7
2.1.2. Vai trò, ưu, nhược điểm của dịch vụ giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường
biển ....................................................................................................................... 7
2.2. Quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển ................................ 9
2.2.1. Nắm tình hình chuẩn bị hàng hóa và phương tiện vận tải ........................ 10
2.2.2. Giao hàng hóa tại điểm quy định ............................................................. 10
2.2.3. Lập và bàn giao chứng từ vận tải ............................................................. 12
2.2.4. Quyết tốn chi phí .................................................................................... 13
2.3. Các chứng từ thường sử dụng trong quy trình giao hàng hóa xuất khẩu

bằng đường biển................................................................................................... 14
2.3.1. Chứng từ hải quan .................................................................................... 14
2.3.2. Chứng từ hàng hóa ................................................................................... 14
2.3.3. Chứng từ vận tải ....................................................................................... 15
2.4.4. Các chứng từ khác .................................................................................... 16
iii


2.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường
biển ........................................................................................................................ 17
2.4.1. Các yếu tố bên ngoài ................................................................................ 17
2.4.2. Các yếu tố bên trong ................................................................................. 19
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO HÀNG HĨA
XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG
MẠI VÀ DỊCH VỤ XUẤT KHẨU KHẨU TG VIỆT NAM (TGIMEX
VIETNAM JSC) ...................................................................................................... 22
3.1. Tổng quan về Tgimex Vietnam JSC ........................................................... 22
3.1.1. Quá trình hình thành và phát triển ............................................................ 22
3.1.2. Lĩnh vực kinh doanh................................................................................. 23
3.1.3. Cơ cấu tổ chức .......................................................................................... 25
3.1.4. Nguồn nhân lực ........................................................................................ 26
3.1.5. Cơ sở vật chất kỹ thuật ............................................................................. 28
3.1.6. Tình hình tài chính ................................................................................... 29
3.2. Đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của Tgimex Vietnam JSC ........ 30
3.2.1. Hoạt động kinh doanh chung của Tgimex Vietnam JSC ......................... 30
3.2.1.1. Kết quả hoạt động kinh doanh của Tgimex Vietnam JSC giai đoạn
2020-2022 ....................................................................................................... 30
3.2.1.2. Hoạt động thương mại quốc tế của Tgimex Vietnam JSC ................ 32
3.2.2. Hoạt động kinh doanh giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển .......... 36
3.2.2.1. Giá trị giao hàng hóa xuất khẩu của Tgimex Vietnam JSC giai đoạn

2020-2022 ....................................................................................................... 36
3.2.2.2. Thị trường giao hàng hóa xuất khẩu của Tgimex Vietnam JSC ........ 37
3.2.2.3. Cơ cấu giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của công ty......... 39
3.3. Thực trạng quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại
Tgimex Vietnam JSC ........................................................................................... 41
3.3.1. Nắm tình hình chuẩn bị hàng hóa và phương tiện vận tải ........................ 41
3.3.2. Giao hàng hóa tại địa điểm quy định........................................................ 43
3.3.2.1. Đối với hàng đóng trong container, gửi hàng nguyên (FCL) ............ 46
3.3.2.2. Đối với hàng đóng trong container, gửi hàng lẻ (LCL) ..................... 48
iv


3.3.2.3. Đối với hàng rời ................................................................................. 49
3.3.3. Lập và bàn giao chứng từ vận tải ............................................................. 49
3.3.4. Quyết toán chi phí .................................................................................... 51
3.3.4.1. Quyết tốn chi phí với nhà cung cấp ................................................. 51
3.3.4.2. Quyết tốn chi phí với khách hàng .................................................... 51
3.4. Đánh giá thực trạng quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển
tại Tgimex Vietnam JSC ..................................................................................... 52
3.4.1. Thành cơng ............................................................................................... 52
3.4.2. Hạn chế cịn tồn tại ................................................................................... 54
3.4.3. Nguyên nhân của những tồn tại ................................................................ 55
CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HỒN
THIỆN QUY TRÌNH GIAO HÀNG HĨA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU
TG VIỆT NAM (TGIMEX VIETNAM JSC) ....................................................... 58
4.1. Định hướng phát triển hoạt động giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường
biển tại Tgimex Vietnam JSC ............................................................................. 58
4.1.1. Định hướng phát triển hoạt động giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển
của Việt Nam trong những năm tới .................................................................... 58

4.1.2. Định hướng phát triển hoạt động giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển
tại Tgimex Vietnam JSC giai đoạn 2023-2028 .................................................. 60
4.2. Đề xuất một số giải pháp nhằm hồn thiện quy trình giao hàng hóa xuất
khẩu bằng đường biển tại Tgimex Vietnam JSC .............................................. 62
4.2.1. Giải pháp hoàn thiện khâu nắm bắt thơng tin hàng hóa và phương tiện vận
tải ........................................................................................................................ 62
4.2.2. Giải pháp hồn thiện cơng tác chuẩn bị chứng từ và làm thủ tục hải quan
............................................................................................................................ 63
4.2.3. Giải pháp hồn thiện cơng tác kiểm tra, giám sát quy trình giao hàng hóa
xuất khẩu ............................................................................................................ 63
4.2.4. Giải pháp về công nghệ ............................................................................ 64
4.2.5. Giải pháp về nhân lực ............................................................................... 65
4.2.6. Giải pháp về thị trường và khách hàng .................................................... 66
v


4.2.7. Giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ .................................................... 66
4.3. Một số kiến nghị ............................................................................................ 67
4.3.1. Đối với cơ quan Nhà nước, Chính phủ, Hiệp hội giao nhận .................... 67
4.3.2. Đối với cơ quan hải quan ......................................................................... 68
KẾT LUẬN .............................................................................................................. 70
TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................................... 71

vi


DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ
1. Danh mục bảng biểu
Bảng 3. 1: Thông tin tổng quan về Tgimex Vietnam JSC ........................................ 22
Bảng 3. 2: Vai trò và trách nhiệm của các phòng ban trong Tgimex Vietnam JSC . 25

Bảng 3. 3: Cơ cấu lao động của Tgimex Vietnam JSC giai đoạn 2020-2022 .......... 26
Bảng 3. 4: Tình hình tài chính của Tgimex Vietnam JSC giai đoạn 2020-2022 ..... 29
Bảng 3. 5: Kết quả kinh doanh của Tgimex Vietnam JSC giai đoạn 2020-2022 ..... 31
Bảng 3. 6: Lợi nhuận theo dịch vụ của Tgimex Vietnam JSC .................................. 33
Bảng 3. 7: Doanh thu giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển ............................ 36
Bảng 3. 8: Tỷ trọng doanh thu thị trường giao hàng hóa xuất khẩu của Tgimex
Vietnam JSC.............................................................................................................. 38
Bảng 3. 9: Cơ cấu mặt hàng giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Tgimex
Vietnam JSC.............................................................................................................. 40
Bảng 3. 10: Số lượng hợp đồng sai sót trong khâu chuẩn bị chứng từ khai báo hải
quan của Tgimex Vietnam JSC trong giai đoạn 2020 -2022 .................................... 41
Bảng 3. 11: Phân luồng tờ khai hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Tgimex
Vietnam JSC giai đoạn 2020 - 2022 ......................................................................... 44

2. Danh mục hình vẽ, sơ đồ
Hình 2. 1: Sơ đồ tổ chức giao nhận hàng hóa xuất khẩu .......................................... 10
Hình 3. 1: Cơ cấu tổ chức của Tgimex Vietnam JSC ............................................... 25
Hình 3. 2: Cơ cấu giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của Tgimex Vietnam
JSC năm 2022 ........................................................................................................... 46
Hình 4. 1: Khối lượng hàng hóa hóa thơng qua cảng biển giai đoạn 2015-2022 ..... 58

vii


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
1. Danh mục từ viết tắt Tiếng Việt
Tên viết tắt

STT

Tên đầy đủ

1

TNHH

Trách nhiệm hữu hạn

2

VND

Việt Nam Đồng

2. Danh mục từ viết tắt Tiếng Anh
Từ viết tắt

Nghĩa Tiếng Anh

Nghĩa Tiếng Việt

B/L

Bill of Lading

Vận đơn

CFS

Container freight

Kho khai thác hàng lẻ

C/O

Certificate of Origin

Giấy chứng nhận xuất xứ

CY

Container Yard

Bãi container

ETA

Estimated Time of Arrival

Dự kiến thời gian mà tàu đến

ETD

Estimated Time of Departure

Dự kiến thời gian mà tàu khởi
hành

EXW

Ex Works

Giao hàng tại xưởng

FCL

Full container load

Hàng nguyên container

FTA

Free Trade Area

Hiệp định thương mại tự do

HBL

House Bill of Lading

Vận đơn nhà

HS code

Harmonized Commodity
Description and Coding System

Hệ thống hài hịa mơ tả và mã
hóa hàng hóa

MBL

Master Bill of Lading

Vận đơn chủ

LCL

Less than container load

Hàng lẻ

SI

Shipping Instruction

Hướng dẫn giao hàng

TEU

Twenty feet equivalent unit

Đơn vị đo lường tương đương
1 container 20 feet

WTO

World Trade Organization

Tổ chức Thương mại thế giới

viii


CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
1.1. Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
Hội nhập kinh tế quốc tế đang diễn ra vô cùng mạnh mẽ, Việt Nam ngày càng
có nhiều cơ hội tham gia hợp tác với các quốc gia và khu vực trên thế giới. Nhu cầu
xuất nhập khẩu ngày càng tăng, các công ty giao nhận ngày càng phát triển về quy
mô và chất lượng, cung cấp ngày càng nhiều dịch vụ đa dạng và phong phú. Theo
Báo cáo logistics Việt Nam năm 2021 của Bộ Cơng Thương, hiện nay, Việt Nam hiện
có khoảng 4.000-4.500 doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận và có đến hơn
30.000 cơng ty liên quan. Trong đó, đa phần là các công ty vừa và nhỏ với thời gian
hoạt động bình quân 5 năm.
Trong những năm trở lại đây, Việt Nam tham gia ngày càng sâu và rộng hơn
vào các hiệp định thương mại tự do thế hệ mới, sau những ảnh hưởng của đại dịch
Covid-19, hoạt động thương mại Việt Nam có những con số tăng trưởng mạnh mẽ.
Năm 2020, Việt Nam xuất siêu kỷ lục đạt mức 19,1 tỷ USD, cao nhất trong lịch sử.
Cán cân thương mại Việt Nam đã liên tiếp thặng dư trong 5 năm trở lại đây, xuất siêu
năm sau luôn cao hơn năm trước. Đây là một điểm sáng của kinh tế Việt Nam trong
bối cảnh thương mại toàn cầu chịu nhiều ảnh hưởng tiêu cực bởi dịch Covid-19 bùng
phát và lan rộng ở nhiều quốc gia. Vượt qua khó khăn trong quá trình phục hồi kinh
tế, xuất nhập khẩu Việt Nam năm 2022 đạt tới mốc kỷ lục 730 tỷ USD (theo số liệu
của Bộ Công Thương). Trong bối cảnh đó, xuất khẩu sẽ trở thành hoạt động chủ lực
để phát triển, nâng cao giá trị nền kinh tế, có vai trị quyết định trong tiến trình hội
nhập với nền kinh tế thế giới của Việt Nam.
Hơn 80% khối lượng hàng hố thương mại trên tồn cầu được vận chuyển bằng
đường biển. Vận tải biển đóng vai trị một mắt xích quan trọng trong chuỗi dịch vụ
logistics, đặc biệt đối với điều kiện của Việt Nam là một quốc gia có bờ biển dài, gần
các tuyến đường hàng hải quan trọng của thế giới. Khối lượng và giá trị giao hàng

hóa xuất khẩu qua các cảng biển ln chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị giao nhận
hàng hóa quốc tế, kim ngạch buôn bán giữa Việt Nam và các nước ngày càng tăng
cao. Theo Tổng cục thống kê, năm 2022, tổng khối lượng hàng hóa thơng qua cảng
biển Việt Nam ước đạt 733,18 triệu tấn, tăng 4% so với năm 2021. Quy mô của hoạt
1


động xuất khẩu tăng lên nhanh chóng trong những năm gần đây là nguyên nhân trực
tiếp khiến cho giao nhận vận tải biển phát triển mạnh mẽ.
Công Ty Cổ Phần Thương Mại và Dịch vụ Xuất Nhập Khẩu TG Việt Nam cũng
là một trong những công ty tham gia vào lĩnh vực này với nhiều loại hình dịch vụ đa
dạng, trong đó hoạt động giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển đang được quan
tâm và chú trọng. Trong quá trình thực tập tại Cơng ty Cổ phần Thương Mại và Dịch
Vụ Xuất Nhập Khẩu TG Việt Nam, được tham gia vào quy trình làm hàng trực tiếp,
em nhận thấy rằng để hoạt động giao hàng hóa xuất khẩu đạt được hiệu quả cao địi
hỏi doanh nghiệp cần có quy trình hoạt động logic, khoa học và hiệu quả. Bởi một
quy trình hợp lý sẽ giúp cho doanh nghiệp khai thác và tối đa hóa hiệu quả sử dụng
các nguồn lực, nắm bắt các cơ hội và đối phó với các thách thức từ sự thay đổi của
môi trường kinh doanh. Chính vì thế, nghiên cứu quy trình giao hàng hóa xuất khẩu
bằng đường biển tại cơng ty để từ đó đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt
động đó là vấn đề thực tiễn mang tính cấp thiết.
Nhận thức được tầm quan trọng và thực trạng của quy trình giao hàng hóa xuất
khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu
TG Việt Nam, em đã quyết định nghiên cứu đề tài: “Quy trình giao hàng hóa xuất
khẩu bằng đường biển tại Công Ty Cổ Phần Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập
Khẩu TG Việt Nam” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình.
1.2. Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Hiện nay, hoạt động giao nhận vận chuyển được xem là một trong những yếu tố
then chốt góp phần tạo nên sự thành công cho hoạt động thương mại quốc tế. Cho
đến nay, có rất nhiều đề tài nghiên cứu liên quan đến quy trình giao hàng hóa xuất

khẩu bằng đường biển:
“Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng
đường biển tại Cơng ty TNHH Dịch Vụ Vận Tải và Thương Mại Việt Hoa” của tác
giả Nguyễn Thị Hiền năm 2011 khoa Quản trị kinh doanh - Trường Đại học Kỹ thuật
Công nghệ TP.HCM. Đề tài nhằm tìm hiểu rõ hơn về hoạt động giao nhận hàng hóa
xuất khẩu bằng đường biển, nghiên cứu những vấn đề chủ yếu của quy trình và thực
trạng của hoạt động giao nhận, nắm rõ hơn nghiệp vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa
2


quốc tế và nội địa cũng như tình hình xuất nhập khẩu của cơng ty. Qua đó, đưa ra một
số giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn nữa hoạt động giao nhận của cơng ty
trong thời gian tới góp phần thúc đẩy và phát triển doanh nghiệp.
“Các giải pháp hồn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng
container đường biển tại Công ty TNHH IFB International Freightbridge Việt Nam”
của tác giả Nguyễn Ngọc Phụng năm 2012. Đề tài này đã phân tích các thực trạng và
đề xuất các giải pháp nhằm hồn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng
container đường biển tại cơng ty IFB. Tác giả đã kết hợp các phương pháp nghiên
cứu thống kê, mơ tả, phân tích, so sánh, đánh giá để góp phần tạo nên thành cơng của
bài nghiên cứu.
“Tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty
Giao nhận Vận chuyển Hà Thành - chi nhánh Hải Phòng” của tác giả Đồng Thị Ngọc
Ánh năm 2015 khoa Kinh tế - Bộ môn Logistics trường Đại học Hàng Hải Việt Nam.
Sự kết hợp các phương pháp nghiên cứu như phân tích, thống kê, so sánh… tác giả
đã nêu ra các lý thuyết tổng quan về quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường
biển, phân tích được thực trạng quy trình này tại cơng ty và đề xuất giải pháp hồn
thiện quy trình cho doanh nghiệp.
“Hồn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH
Nissin Logistics” của tác giả Đỗ Thị Hạnh Ngân, trường Đại học Thương mại năm
2016. Đề tài tìm hiểu thực tế quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển nhằm

đánh giá những mặt đạt được và những tồn tại yếu kém. Từ đó đưa ra giải pháp nhằm
hồn thiện quy trình giao hàng xuất khẩu vận chuyển bằng đường biển tại công ty.
“Quản trị hoạt động giao nhận hàng hóa Xuất Nhập Khẩu tại công ty cổ phần
đại lý hàng hải Việt Nam - chi nhánh Hải Phòng” của tác giả Chung Ngọc Khánh,
Đại học Dân Lập Hải Phòng năm 2018. Luận văn đã hệ thống hóa được những lý luận
cơ bản, phân tích được thực trạng công tác quản trị hoạt động giao nhận hàng hóa
xuất nhập khẩu và đưa ra một số biện pháp hồn thiện hoạt động tại chi nhánh cơng
ty. Tuy nhiên, bài luận văn mới chỉ dừng ở việc nghiên cứu tổng quát hoạt động giao
nhận bao gồm cả xuất và nhập khẩu mà chưa đi sâu vào một hoạt động thế mạnh cụ
thể của công ty.
3


Các đề tài nghiên cứu trên đã góp phần hồn thiện hệ thống lý luận về quy trình
giao nhận hàng xuất nhập khẩu nói chung và quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng
đường biển nói riêng; đưa ra một số định hướng phát triển cho hoạt động giao nhận
tại công ty; các đề xuất, kiến nghị đối với các công ty cũng như Nhà nước để quản trị
tốt quy trình này. Để có một cái nhìn sâu sắc hơn về quy trình giao hàng hóa xuất
khẩu bằng đường biển, em đã lựa chọn đề tài “Quy trình giao hàng hóa xuất khẩu
bằng đường biển tại Cơng ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Xuất Nhập Khẩu
TG Việt Nam”. Ngoài việc, đưa ra các cơ sở lý luận chung về quy trình giao hàng
hóa xuất khẩu bằng đường biển, em sẽ tập trung phân tích sâu thực trạng thực hiện
công tác này qua việc quan sát thực tế hoạt động của cơng ty trong giai đoạn 20202022. Từ đó, đánh giá và đưa ra một số giải pháp nhằm hồn thiện quy trình giao
hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển phù hợp với định hướng của công ty trong thời
gian tới.
1.3. Mục đích nghiên cứu
Đề tài nhằm mục đích nghiên cứu các vấn đề sau:
-

Hệ thống hóa các vấn đề lý thuyết cơ bản về giao nhận, quy trình giao hàng

hóa xuất khẩu bằng đường biển.

-

Phân tích thực trạng quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của
Công ty Cổ Phần Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu TG Việt Nam.

-

Đánh giá những mặt đạt được và vấn đề tồn tại trong quy trình giao hàng xuất
khẩu của công ty.

-

Đưa ra định hướng phát triển và một số giải pháp khắc phục và hồn thiện quy
trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại cơng ty.

1.4. Đối tượng nghiên cứu
Đề tài khóa luận tập trung nghiên cứu về quy trình giao hàng hóa xuất khẩu
bằng đường biển tại Công ty Cổ Phần Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu TG
Việt Nam.

4


1.5. Phạm vi nghiên cứu
Về nội dung: Đề tài nghiên cứu quy trình nghiệp vụ giao hàng hóa xuất khẩu
bằng đường biển tại Công ty Cổ Phần Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu TG
Việt Nam.
Về thời gian: Đề tài nghiên cứu nghiệp vụ giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường

biển tại Công ty Cổ Phần Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu TG Việt Nam và
lấy số liệu trong 3 năm từ 2020-2022. Giải pháp cho đề tài định hướng áp dụng trong
giai đoạn 5 năm 2023-2028.
Về không gian: Đề tài nghiên cứu tại Công ty Cổ Phần Thương Mại và Dịch Vụ
Xuất Nhập Khẩu TG Việt Nam.
1.6. Phương pháp nghiên cứu
1.6.1. Phương pháp thu thập số liệu
Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: Dữ liệu sơ cấp được thu thập bằng phương
pháp quan sát thực tế thơng qua q trình thực tập tìm hiểu, làm việc tiếp xúc trực
tiếp và phỏng vấn cán bộ nhân viên công ty đánh giá về chất lượng hoạt động cung
cấp dịch vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại phịng kinh doanh và xuất nhập
khẩu tại Cơng ty Cổ Phần Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu TG Việt Nam.
Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Nguồn dữ liệu thứ cấp được sử dụng
trong khóa luận dựa trên các cơ sở dữ liệu được thu thập từ: Nguồn dữ liệu nội bộ
Công ty Cổ Phần Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu TG Việt Nam như: các
báo cáo của báo cáo tài chính; báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; báo cáo của
phòng xuất nhập khẩu trong giai đoạn từ 2020 – 2022. Ngoài ra, thu thập nguồn dữ
liệu bên ngoài như các bài viết có liên quan được đăng trên báo, tạp chí, website của
cơng ty.
1.6.2. Phương pháp phân tích dữ liệu
Phương pháp thống kê: Thu thập, phân loại thông tin, số liệu, qua đó đánh giá
thực trạng quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của công ty.

5


Phương pháp phân tích: Phân tích các thơng tin, số liệu từ những tài liệu nội bộ
để nghiên cứu các mối quan hệ đáng tin cậy giữa các dữ liệu thống kê từ đó đánh giá
thực trạng quy trình hoạt động giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của doanh
nghiệp.

Phương pháp so sánh: Lập bảng biểu thống kê, sơ đồ hình vẽ về hoạt động kinh
doanh qua các năm, từ đó so sánh chỉ ra sự khác nhau, tăng trưởng doanh thu, lợi
nhuận qua các năm.
Phương pháp tổng hợp: Phân tích, đưa ra các nhận xét đánh giá về thực trạng
quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của cơng ty.
1.7. Kết cấu của khóa luận
Ngồi các phần như: lời cảm ơn, mục lục, các danh mục bảng biểu sơ đồ hình
vẽ, danh mục từ viết tắt và các tài liệu tham khảo, kết cấu của khóa luận tốt nghiệp
bao gồm 4 chương như sau:
Chương 1: Tổng quan của vấn đề nghiên cứu.
Chương 2: Cơ sở lý luận về quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển.
Chương 3: Phân tích thực trạng quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường
biển tại Cơng ty Cổ Phần Thương Mại và Dịch Vụ Xuất Nhập Khẩu TG Việt Nam.
Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp hồn thiện quy trình giao
hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ Phần Thương Mại và Dịch Vụ
Xuất Nhập Khẩu TG Việt Nam.

6


CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO HÀNG HÓA XUẤT
KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
2.1. Khái quát về dịch vụ giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển
2.1.1. Khái niệm về dịch vụ giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển
Trong thương mại quốc tế, hàng hóa cần phải được vận chuyển đến nhiều nước
khác nhau, từ nước người bán sang nước người mua. Trong trường hợp đó, người
giao nhận là người tổ chức việc di chuyển hàng và thực hiện các thủ tục liên quan đến
việc vận chuyển.
Theo quy tắc mẫu của FIATA về dịch vụ giao nhận: “Giao nhận vận tải là bất
kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói

hay phân phối hàng hóa cũng như cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến
các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh tốn, thu
thập chứng từ liên quan đến hàng hoá”.
Người giao nhận hay người kinh doanh dịch vụ giao nhận (Freight Forwarder/
Forwarder) có thể là chủ hàng, chủ tàu, công ty xếp dỡ, người giao nhận chuyên
nghiệp hay bất kỳ người nào khác có đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa.
Giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có
liên quan đến q trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi
hàng (người gửi hàng) ở quốc gia này đến nơi nhận hàng (người nhận hàng) ở quốc
gia khác bằng đường biển.
2.1.2. Vai trò, ưu, nhược điểm của dịch vụ giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường
biển
2.1.2.1. Vai trị
Giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là một nghiệp vụ, nội dung quan trọng,
là yếu tố không thể tách rời trong buôn bán quốc tế. Nhất là trong thời kỳ hội nhập
như hiện nay, việc thông thương buôn bán giữa các quốc gia ngày càng phát triển.
a. Đối với nền kinh tế quốc gia

7


Giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển phát triển góp phần làm thay đổi cơ
cấu hàng hóa và cơ cấu thị trường trong bn bán quốc tế. Hàng hóa của các quốc gia
được vận chuyển đến nhiều thị trường khác nhau trên thế giới, đáp ứng nhu cầu của
con người và góp phần đa dạng nguồn hàng, mặt hàng trong bn bán quốc tế.
Giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển có tác động tới cán cân thanh tốn
quốc tế: Việc giao hàng xuất khẩu càng phát triển chứng tỏ hoạt động xuất của quốc
gia đó cũng phát triển, điều này góp phần đem lại nguồn ngoại tệ và thúc đẩy hoạt
động nhập khẩu.
Giao hàng xuất khẩu thúc đẩy quan hệ ngoại giao, giao lưu, hợp tác kinh tế với

các nước. Là tiền đề cho nhiều cuộc hợp tác giao thương lâu dài với các quốc gia trên
thế giới.
b. Đối với doanh nghiệp
Giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển phát triển góp phần tăng doanh thu
cho doanh nghiệp, tăng doanh số bán hàng, đa dạng và mở rộng thị trường đầu ra. Từ
đó doanh nghiệp có thể mở rộng quy mô và số lượng sản xuất để tăng lợi nhuận.
Giao hàng hóa xuất khẩu phát triển cịn góp phần tạo ra nhiều việc làm cho công
nhân, nhân viên, tăng phúc lợi xã hội và cải thiện chất lượng đời sống của cơng nhân
viên.
Tăng uy tín và sức ảnh hưởng của doanh nghiệp trên thị trường kinh tế trong
nước và quốc tế. Với một doanh nghiệp, khi các mặt hàng của họ đủ điều kiện để
được vận chuyển xuất khẩu đến các quốc gia trên thế giới, điều này chứng tỏ chất
lượng sản phẩm của họ tốt và có uy tín trên thị trường.
2.1.2.2. Ưu điểm
Giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển có năng lực chuyên chở lớn. Các
cơng cụ vận tải biển có thể vận chuyển được khối lượng hàng hóa lớn, cồng kềnh,
quãng đường vận chuyển dài. Nhờ sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật, trọng tải tàu biển
rất lớn và có xu hướng tăng lên với trọng tải trung bình hiện nay từ 15.000 - 20.000
DWT đối với tàu kinh doanh theo hình thức tàu chợ, đối với tàu chở hàng khô và tàu
chở dầu, trọng tải trung bình lớn hơn nhiều (30.000 - 40.000 DWT đối với tàu chở
8


hàng khô, 50.000 - 70.000 DWT đối với tàu chở dầu). Đặc biệt, trên thế giới đã xuất
hiện những tàu chở dầu cực lớn trọng tải trên 500.000 DWT.
Dịch vụ giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển có giá thành vận chuyển thấp
hơn nhiều so với các phương thức vận chuyển khác. Nguyên nhân là do trọng tải tàu
biển lớn, cự ly chuyên chở trung bình dài, năng suất lao động cao.
Các tuyến đường vận tải trên biển hầu hết là những tuyến đường giao thơng tự
nhiên. Do đó, người ta khơng địi hỏi phải đầu tư nhiều vốn, nguyên vật liệu, sức lao

động để xây dựng và bảo quản các tuyến vận tải trên biển, trừ việc đầu tư xây dựng
các hải cảng và kênh đào quốc tế. Đây là một nguyên nhân làm cho giá thành vận tải
đường biển thấp hơn các phương thức vận chuyển khác.
2.1.2.3. Nhược điểm
Dịch vụ giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển cịn bị phụ thuộc vào điều
kiện tự nhiên. Mơi trường hoạt động, thời tiết, điều kiện thủy văn trên mặt biển ln
ảnh hưởng đến q trình chuyển chở. Những rủi ro thiên tai, tai nạn bất ngờ trên biển
thường gây ra những tổn thất lớn cho tàu, hàng hóa và sinh mạng con người. Do đó,
địi hỏi phải có sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật, sự ra đời của những con tàu biển
hiện đại có khả năng chinh phục thiên nhiên.
Tốc độ vận chuyển của tàu biển cịn thấp. Q trình giao hàng hóa xuất khẩu
bằng đường biển mất nhiều thời gian hơn so với các phương thức vận chuyển khác.
Tốc độ của một tàu chở hàng bình thường là 16 - 20 hải lý/giờ (tương đương 30 - 40
km/h), trong khi đó, tốc độ thơng thường của những chiếc máy bay thương mại là 890
- 945 km/h.
2.2. Quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển
Quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển là một trình tự các bước tổ
chức, thực hiện giao hàng hóa giữa địa điểm bốc hàng và địa điểm dỡ hàng, trong đó
bao gồm các cơng việc như nắm tình hình chuẩn bị hàng hóa và phương tiện vận tải;
giao hàng hóa tại địa điểm quy định; lập và bàn giao chứng từ vận tải; quyết tốn chi
phí.

9


Giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển là một nghiệp vụ, nội dung quan
trọng trong dịch vụ giao nhận nói chung và dịch vụ giao hàng xuất khẩu nói riêng.
Q trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển gồm nhiều bước có mối quan hệ
mật thiết với nhau cần được tiền hành theo sơ đồ dưới đây:
Hình 2. 1: Sơ đồ tổ chức giao nhận hàng hóa xuất khẩu

Nguồn: Bài giảng Quản trị giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế - Trường
Đại học Thương Mại
2.2.1. Nắm tình hình chuẩn bị hàng hóa và phương tiện vận tải
-

Người giao nhận nắm tình hình chuẩn bị hàng hóa và chứng từ của chủ hàng.

+ Tiến độ sản xuất/thu mua hàng hóa; cơng tác bao gói và kẻ mã ký hiệu hàng
hóa.
+ Tình hình chuẩn bị các chứng từ cần thiết làm thủ tục hải quan. Những chứng
từ do chủ hàng xuất khẩu tự mình phát hành hoặc nằm trong sự kiểm sốt của
mình.
-

Người giao nhận nắm tình hình phương tiện vận tải hoặc tiến hành lưu cước,
đăng ký chuyến phương tiện vận tải.

+ Trường hợp đã có hợp đồng với người chuyên chở thực tế, người giao nhận
cần liên lạc với hãng vận chuyển để biết lịch trình của phương tiện vận chuyển
có thay đổi gì khơng.
+ Trường hợp cần lưu cước (Booking note) với hãng tàu chợ hoặc hãng hàng
không, người giao nhận thực hiện như hướng dẫn ở phần “Tổ chức vận chuyển
hàng hóa quốc tế”.
2.2.2. Giao hàng hóa tại điểm quy định
Người giao nhận phối hợp cùng với chủ hàng để thực hiện các công việc:
10


- Vận chuyển hàng hóa đến địa điểm được chỉ định. Địa điểm này có thể là kho

của người bán hoặc địa điểm có thể là ga, càng xuất khẩu.
- Khai báo và thơng quan hàng hóa xuất khẩu. Người giao nhận có thể khai báo
dưới tên của chủ hàng hoặc dưới tên chính mình (đại lý khai báo hải quan).
- Tiến hành kiểm nghiệm, giám định, kiểm dịch nếu cần và lấy giấy chứng nhận
hay biên bản thích hợp.
- Giao hàng xuất khẩu cho người vận chuyển thực tế
- Với mỗi hình thức gửi hàng khác nhau sẽ có quy trình giao hàng khác nhau:
Hàng đóng trong container, gửi hàng ngun (FCL): là những lơ hàng có khối
lượng hàng hóa lớn và đồng nhất chứa đầy một hoặc nhiều container. Trong phương
thức này, người chuyên chở nhận nguyên container từ người gửi hàng ở nơi đi và giao
nguyên container cho người nhận hàng ở nơi đến. Người chuyên chở, quản lý, chăm
sóc, hỗ trợ gửi hàng hóa trong container từ khi nhận container tại bãi cho đến khi tới
người nhận, hỗ trợ xếp dỡ hàng từ bãi container cảng gửi xuống tàu để chuyên chở
đến cảng đích, giao nhận hàng cho người nhận kèm theo vận đơn hợp lệ, chịu mọi chi
phí trong q trình chun chở.
Người gửi hàng sẽ có trách nhiệm đóng hàng, thuê đơn vị vận chuyển container
về kho hoặc nơi lấy hàng, đóng hàng và xếp hàng vào container, vận chuyển giao
nhận cho bên vận tải hàng và nhận vận đơn do người chuyên chở cung cấp. Đồng
thời, người gửi sẽ phải chi trả các khoản chi phí liên quan đến việc vận chuyển hàng
container tới người nhận.
Người nhận hàng sẽ thực hiện thủ tục vận đơn theo đúng quy định để nhận hàng
tại bãi, sắp xếp vận chuyển hàng về kho bãi của mình và trả container rỗng về cho
bên phía chuyên chở, thực hiện việc giao nhận hàng hóa theo đúng vận đơn.
Hàng đóng chung container, gửi hàng lẻ (LCL): là những lơ hàng đóng chung
trong một container mà người gom hàng phải chịu trách nhiệm đóng hàng và dỡ hàng
vào hoặc ra container. Khi gửi hàng, nếu hàng khơng đủ để đóng nguyên một
container, có thể gửi hàng theo phương pháp hàng lẻ. Trong phương thức này, người
gửi hàng có trách nhiệm sắp xếp, vận chuyển hàng hóa từ kho bãi tới địa điểm giao
11

nhận tại trạm đóng container gom hàng và tự chịu chi phí vận chuyển. Người giao
nhận nhận lẻ hàng hóa từ nhiều chủ hàng và giao lẻ hàng hóa cho nhiều chủ hàng,
đồng thời phải có trách nhiệm đóng hàng và dỡ hàng. Người chuyên chở có trách
nhiệm vận chuyển hàng lẻ, thường là các đơn vị cung cấp dịch vụ hoặc các hãng tàu
sẽ đảm nhiệm trả hàng và giao hàng lẻ trực tiếp cho người nhận hàng theo vận đơn
đã ký kết với người gửi.
Hàng rời: có thể được hiểu là hàng chở xô, thông thường sẽ không được đóng
thùng, đóng bao hay đóng gói. Đối với hàng hóa loại này sẽ được trực tiếp chứa thơng
qua các khoang tàu thủy. Chủ hàng tự mình hoặc ủy quyền cho người khác giao kết
hợp đồng vận chuyển hàng hóa bằng đường biển với người giao nhận. Người giao
nhận có thể tự mình vận chuyển hoặc ủy quyền cho người khác, mặc dù vậy nhưng
họ phải có nghĩa vụ mẫn cán để trước và khi bắt đầu chuyến đi, tàu biển có đủ khả
năng đi biển, có đủ các điều kiện nhận, vận chuyển và bảo quản hàng hóa phù hợp
với tính chất của hàng hóa. Khi người giao nhận ủy quyền cho bên thứ ba (người vận
chuyển thực tế) là người được người vận chuyển ủy thác thực hiện tồn bộ hoặc một
phần việc vận chuyển hàng hóa bằng đường biển.
2.2.3. Lập và bàn giao chứng từ vận tải
Người giao nhận cần thực hiện các công việc:
-

Yêu cầu khách hàng cung cấp chi tiết thông tin làm vận đơn của lô hàng. Thông
tin thường bao gồm: Shipper, Consignee, Notify party (nếu có), Package
number, Description of goods, Mark and No., Freight, yêu cầu đặc biệt khác
nếu có.

-

Gửi vận đơn HBL nháp để khách hàng kiểm tra và gửi người vận tải/co-loader
hướng dẫn gửi hàng (SI) để làm MBL.

-

Khi xác nhận phương tiện đã khởi hành, người giao nhận gửi HBL bản chính
và hóa đơn (debit note) cho khách hàng.

-

Trường hợp gửi hàng rời bằng tàu chuyền, người giao nhận và chủ hàng liên
hệ hãng tàu để đổi Biên lai thuyền phó lấy B/L có xác nhận “Clean on Board”.
B/L này được xem như hợp đồng vận chuyển.

12


-

Trường hợp hàng hóa bằng container theo hình thức FCL hoặc LCL, người
vận tải sẽ phát hành vận đơn chủ (MBL), và người giao nhận sẽ phát hành vận
đơn thứ cấp (HBL).

-

Gửi pre-alert cho đại lý nước ngồi. Thơng tin cần có trên pre-alert: tên cơng
ty gửi hàng (shipper), tên công ty nhận hàng (consignee), mã cảng đi (POL),
mã cảng đến (POD), thời gian đi thực tế, thời gian đến dự đến, số vận đơn
MBL/HBL, điều kiện giao hàng, chi tiết về hàng hóa (như số container và
trọng lượng với hàng FCL, số GW và Volume với hàng LCL).

2.2.4. Quyết tốn chi phí

● Người giao nhận quyết tốn chi phí với nhà cung cấp
Người giao nhận yêu cầu nhà cung cấp (hãng tàu, air co-loader) gửi Debit note
để kiểm tra và xác nhận. Người giao nhận cung cấp thông tin viết hóa đơn để nhà
cung cấp phát hành hóa đơn. Trên cơ sở debit note và hóa đơn, người giao nhận thanh
toán cho nhà cung cấp. Người giao nhận cũng thanh tốn phí hoa hồng cho đại lý của
mình ở nước ngồi.
Việc thanh tốn của người giao nhận với các nhà cung cấp hoặc đại lý có thể
diễn cho từng lơ hàng hoặc thanh tốn vào cuối tháng căn cứ vào bảng kê những lô
hàng trong tháng.
● Người giao nhận quyết tốn chi phí với khách hàng
Sau khi giao nhận hàng hóa xuất khẩu, người giao nhận phát hành Debit nót và
hóa đơn cho khách hàng và theo dõi thanh tốn. Chi phí này có thể là khoản trả trực
tiếp cho người giao nhận như tiền công thực hiện các cơng việc giao nhận, khai báo,
thơng quan hàng hóa… Chi phí này có thể là các khoản mà người giao nhận thay mặt
chủ hàng trả trước cho bên thứ ba như:
- Phí vận chuyển nội địa đưa hàng hóa ra đến ga, cảng xuất khẩu.
- Phí xử lý hàng hóa tại ga, cảng bao gồm việc cân, đo hàng, vận chuyển hàng
xung quanh khu vực kho hàng và đưa hàng lên phương tiện vận tải…
- Phí lưu kho (nếu có)

13


- Phí xử lý những lơ hàng đặc biệt (nếu có)
- Chi phí khác như chi phí xin cấp các loại giấy phép, chứng nhận…
Để thu tiền, sau khi cung cấp dịch vụ, người giao nhận lập debit note gửi cho
chủ hàng, liệt kê các loại chi phí mà khách hàng cần trả. Người giao nhận trả lại tờ
khai gốc cho khách hàng khi khách hàng đã hoàn thành các nghĩa vụ cam kết trong
hợp đồng.
2.3. Các chứng từ thường sử dụng trong quy trình giao hàng hóa xuất khẩu bằng

đường biển
2.3.1. Chứng từ hải quan
Tờ khai hải quan là một văn bản do chủ hàng, chủ phương tiện khai báo xuất
trình cho cơ quan hải quan trước khi hàng hoặc phương tiện xuất hoặc nhập qua lãnh
thổ quốc gia.
Thông lệ quốc tế cũng như pháp luật Việt Nam quy định việc khai báo hải quan
là việc làm bắt buộc đối với phương tiện xuất hoặc nhập qua cửa khẩu quốc gia. Mọi
hành vi vi phạm như không khai báo hoặc khai báo không trung thực đều bị cơ quan
hải quan xử lý theo luật pháp hiện hành.
2.3.2. Chứng từ hàng hóa
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Sau khi giao hàng hóa xuất khẩu,
người xuất khẩu phải chuẩn bị một hóa đơn thương mại. Đây là yêu cầu của người
bán đòi hỏi người mua phải trả số tiền hàng đã được đi trên hóa đơn.
Phiếu đóng gói (Packing List): là bảng kê khai tất cả các hàng hóa đựng trong
một kiện hàng. Phiếu đóng gói được sử dụng để mơ tả cách đóng gói hàng hóa, ví dụ
như kiện hàng được chia ra làm bao nhiêu gói, loại bao gói nào được sử dụng, trọng
lượng của bao gói, kích cỡ bao gói, các dấu hiệu có thể có trên bao gói… Phiếu đóng
gói được đặt trong bao bì sao cho người mua có thể dễ dàng tìm thấy, cũng có khi để
trong một túi gắn bên ngồi bao bì.
Hợp đồng mua bán ngoại thương (Sales Contract): là sự thỏa thuận giữa
những đương sự có trụ sở kinh doanh ở các nước khác nhau, theo đó bên xuất khẩu

14


có nghĩa vụ chuyển vài quyền sở hữu của bên nhập khẩu một tài sản nhất định gọi là
hàng hóa. Bên nhập khẩu có nghĩa vụ nhận hàng và trả tiền hàng.
Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin): là một chứng từ ghi nơi sản
xuất hàng do người xuất khẩu kê khai, ký và được người của cơ quan có thẩm quyền
tại người xuất khẩu xác nhận. Chứng từ này cần thiết cho cơ quan hải quan để tùy

theo Chính sách của Nhà nước vận dụng các chế độ ưu đãi khi tính thuế. Nó cũng cần
thiết cho việc theo dõi thực hiện chế độ hạn ngạch. Đồng thời trong chừng mực nhất
định, nó nói lên phẩm chất của hàng hóa bởi vì đặc điểm địa phương và điều kiện sản
xuất có ảnh hưởng tới chất lượng hàng hóa.
Bảng kê khai chi tiết hàng hóa (Cargo List): là bảng kê các hàng hóa gửi đi.
Bảng kê do chủ hàng lập và xuất trình cho người đại diện của vận tải. Đây là cơ sở
để người vận tải vạch sơ đồ sắp xếp hàng lên tàu, để cơ quan giao nhận, vận tải ngoại
thương xét thứ tự ưu tiên cần được gửi trước, gửi sau, để tính phí liên quan đến việc
xếp hàng hóa, phí lưu kho, phí cẩu hàng…
2.3.3. Chứng từ vận tải
Vận đơn đường biển (B/L - Bill of Lading): Đây là chứng từ vận tải mà người
chuyên chở hàng hóa hay đại diện của họ ký phát cho người gửi hàng sau khi nhận
hàng để chuyên chở. Theo thơng lệ quốc tế, vận đơn có chức năng chủ yếu là:
+ Làm bằng chứng cho hợp đồng vận tải.
+ Là biên lai xác nhận người gửi hàng đã giao hàng cho người chuyên chở.
+ Là chứng từ sở hữu cho phép hàng hóa có thể chuyển từ người gửi hàng sang
người nhận hàng hay người nào khác được quyền nhận hàng.
Chỉ thị xếp hàng (Shipping Note): Là chỉ thị của người gửi hàng cho công ty
vận tải và cơ quan quản lý cảng, cung cấp đầy đủ về hàng hóa được gửi đến cảng để
xếp lên tàu và những chỉ dẫn cần thiết.
Biên lai thuyền phó (Mate’s receipt): là giấy xác nhận của thuyền phó phụ trách
về hàng hóa trên tàu, xác nhận đã nhận hàng chuyên chở. Trong biên lai thuyền phó,
người ta ghi kết quả của việc kiểm nhận hàng hóa và tình trạng hàng hóa xếp lên tàu
mà các nhân viên kiểm kiện trên tàu đã tiến hàng trong khi hàng hóa bốc lên tàu.
15


Bản khai lược hàng hóa (Cargo Manifest): là chứng từ kê khai hàng hóa trên
tàu, cung cấp thơng tin về tiền cước (Freight manifest). Bản lược khai do đại lý tàu
biển soạn và được dùng để khai hải quan và để cung cấp thông tin người giao nhận

hoặc cho chủ hàng. Nó cịn được dùng để:
+ Xuất trình cho hải quan kiểm tra khi tàu ra/vào cảng.
+ Cung cấp thông tin cho người giao nhận hoặc cho chủ hàng.
+ Căn cứ để thanh toán với cảng hoặc với đại lý tàu về chi phí liên quan.
+ Cơ sở để lập biên bản kết toán nhận hàng với tàu.
Sơ đồ xếp hàng (Cargo Plan): Là bản vẽ vị trí sắp đặt các lô hàng ở trên tàu
sao cho hiệu quả nhất theo các quy tắc nhất định của hãng tàu. Nắm được sơ đồ này
chúng ta có thể biết được thời gian cần phải bốc hàng lên tàu, đồng thời biết được lơ
hàng của mình đặt cạnh lơ hàng nào. Sơ đồ xếp hàng có chức năng:
+ Giúp người chuyên chở cân đối trọng lượng hàng trên tàu, giúp tàu không bị
nghiêng ngả và dễ vận hành.
+ Giúp ban quản lý cảng vụ lên kế hoạch chất xếp theo đúng sơ đồ, không bị
xáo trộn hoặc nhầm lẫn, đồng thời giúp rút ngắn thời gian đóng hàng.
Phiếu kiểm đếm (Dock sheet, Tally sheet): Dock sheet là một loại phiếu kiểm
đếm tại cầu tàu trên đó ghi số lượng hàng hóa đã được giao nhận tại cầu. Tally sheet
là phiếu kiểm đếm hàng hóa đã xếp lên tàu do nhân viên kiểm đếm chịu trách nhiệm
ghi chép. Công việc kiểm đếm tại tàu tùy theo quy định của từng cảng cịn có một số
chứng từ khác như phiếu ghi số lượng hàng, báo cáo hàng ngày… Phiếu kiểm đếm là
một chứng từ gốc về số lượng hàng hóa được xếp lên tàu. Do đó, bản sao của phiếu
kiểm đếm phải giao cho thuyền phó phụ trách về hàng hóa một bản để lưu giữ, nó
cịn cần thiết cho những khiếu nại tổn thất về hàng hóa sau này.
2.4.4. Các chứng từ khác
Biên bản giám định phẩm chất (Survey report of quality): là văn bản xác nhận
phẩm chất thực tế của hàng hóa tại nước người nhập khẩu (cảng đến) do một cơ quan

16