Báo cáo quá trình thực tập và thực trạng công tác tổ chức sự kiện của bộ phận sự kiện tại công ty tnhh đầu tư thương mại và du lịch quốc tế hòa bình

TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN
TRƯỜNG DU LỊCH

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP

BÁO CÁO Q TRÌNH THỰC TẬP VÀ THỰC TRẠNG CƠNG TÁC TỔ CHỨC SỰ
KIỆN CỦA BỘ PHẬN SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ
DU LỊCH QUỐC TẾ HỊA BÌNH

CHUN NGÀNH : QUẢN TRỊ DU LỊCH VÀ LỮ HÀNH
GVHD

: ThS. LƯU KHÁNH PHƯƠNG

SVTH

: TRẦN ĐỖ NGỌC THẢO
MSSV

: 25207217167

Đà Nẵng, Tháng 4 Năm 2023


TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN
TRƯỜNG DU LỊCH

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP

BÁO CÁO Q TRÌNH THỰC TẬP VÀ THỰC TRẠNG CƠNG TÁC TỔ CHỨC SỰ
KIỆN CỦA BỘ PHẬN SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ

DU LỊCH QUỐC TẾ HỊA BÌNH

CHUN NGÀNH : QUẢN TRỊ DU LỊCH VÀ LỮ HÀNH
GVHD

: ThS. LƯU KHÁNH PHƯƠNG

SVTH

: TRẦN ĐỖ NGỌC THẢO
MSSV

: 25207217167

Đà Nẵng, Tháng 4 Năm 2023


MỤC LỤC
CHƯƠNG 1 :KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ DU
LỊCH QUỐC TẾ HỊA BÌNH (HỊA BÌNH GROUP).........................................................3
1.1 Giới thiệu chung về cơng ty TNHH Đầu tư thương mại và du lịch Quốc tế Hịa Bình3
1.1.1. Thông tin cơ bản về công ty TNHH Đầu tư thương mại và du lịch Quốc tế Hịa
Bình............................................................................................................................................3
1.1.2. Q trình hình thành và phát triển của cơng ty TNHH Đầu tư thương mại và du
lịch Quốc tế Hịa Bình..............................................................................................................4
1.1.3. Cơ cấu tổ chức và chức năng của từng bộ phận trong công ty TNHH Đầu tư
thương mại và du lịch Quốc tế Hịa Bình...............................................................................6
1.2. Hệ thống sản phẩm của cơng ty.....................................................................................10
CHƯƠNG 2 : BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC
TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA BỘ PHẬN SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ

THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH HỊA BÌNH122.1 Giới thiệu về phịng tổ chức sự kiện của
công ty TNHH Đầu tư thương mại và du lịch Hịa Bình....................................................12
2.1.1 Sơ lược về phịng tổ chức sự kiện.................................................................................12
2.1.2 Cơ cấu tổ chức phòng sự kiện......................................................................................13
2.1.3 Chức năng và nhiệm vụ của phòng tổ chức sự kiện (Phòng Take care)..................13
2.1.4 Cơ sở vật chất kỹ thuật tại phịng tổ chức sự kiện.....................................................16
2.2 Báo cáo q trình thực tập và kinh nghiệm học hỏi được tại Công Ty TNHH Đầu tư
thương mại và du lịch Hịa Bình...........................................................................................17
2.2.1 Các nhiệm vụ thực hiện................................................................................................17
2.2.2 Kinh nghiệm đạt được..................................................................................................26
2.2.3 Những điểm yếu và hạn chế của bản thân trong quá trình thực tập.......................27
2.3 Thực trạng công tác tổ chức sự kiện tại Hịa Bình Group...........................................28
2.3.1 Mục tiêu tổ chức sự kiện...............................................................................................28


2.3.2 Cơng tác tổ chức sự kiện tại Hịa Bình Group............................................................29
2.4 Đánh giá ưu điểm và nhược điểm công tác tổ chức sự kiện tại Hịa Bình Group......35
2.4.1 Ưu điểm..........................................................................................................................35
2.4.2 Hạn chế...........................................................................................................................36
CHƯƠNG 3 : GIẢI PHÁP NHẰM PHÁT TRIỂN VÀ HỒN THIỆN CƠNG TÁC TỔ
CHỨC SỰ KIỆN TẠI CƠNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH
QUỐC TẾ HÒA BÌNH..........................................................................................................38
3.1 Mục tiêu và định hướng phát triển cơng tác tổ chức sự kiện tại Hịa Bình Group....38
3.1.1 Mục tiêu..........................................................................................................................38
3.1.2 Định hướng....................................................................................................................39
3.2 Giải pháp phát triển và hồn thiện cơng tác tổ chức sự kiện tại Hịa Bình Group....40
DANH MỤC HÌNH ẢNH VÀ SƠ ĐỒ


LỜI MỞ ĐẦU

Lời trước hết em xin cảm ơn nhà trường, các thầy cô giáo trong khoa
và cô Lưu Khánh Phương – giảng viên hướng dẫn em trong suốt thời gian
vừa qua. Trong thời gian thực tập vừa qua tại Công ty TNHH Đầu tư Thương
mại và du lịch Quốc tế Hịa Bình, cùng với sự hướng dẫn của giảng viên cô
Lưu Khánh Phương và các anh chị tại công ty thực tập em đã học hỏi được
rất nhiều kinh nghiệm thực tế ( được tiếp xúc đi các hội nghị, sự kiện, xác
định mục tiêu rõ ràng, định hướng nghề nghiệp, giao tiếp trao đổi và học hỏi
kĩ năng…), em đã có cái nhìn bao qt về ngành sự kiện cũng như cái nhìn
rõ ràng hơn về bộ phận tổ chức sự kiện trong một doanh nghiệp thực tế tại
Việt Nam.
Trong những năm gần đây, sự đổ bộ của các nhãn hiệu lớn kéo theo đó
là sự phát triển của ngành quảng cáo và tiếp thị truyền thông của các doanh
nghiệp ngày càng tăng cao. Nhu cầu quảng bá thương hiệu, sản phẩm và đánh
bóng tên tuổi của các cơng ty ngày càng nhiều hơn và nhờ đó vài năm trở lại
đây, ngành sự kiện đã bùng phát và dần thể hiện được vị thế của mình trên
thị trường kinh tế Việt Nam. Đây là cơ hội để các cơng ty có thể trao đổi,
gặp gỡ, giao lưu với nhau giúp thúc đẩy tăng cường mở rộng mối quan hệ có
lợi cho doanh nghiệp. Hơn lúc nào hết,tổ chức sự kiện trở nên quan trọng
hơn và vai trò tổ chức sự kiện trong các công ty ngày càng được chú trọng
hơn, trong đó Cơng ty TNHH Đầu tư thương mại và du lịch Quốc tế Hịa
Bình là cơng ty chuyên về sự kiện, hỗ trợ khách hàng trong những buổi hội
họp, hội nghị,gala,team building,… trong tổ chức sự kiện và các hoạt động
xung quanh tổ chức sự kiện.
Trong bài báo cáo chuyên đề thực tập, dựa trên cơ sở lý thuyết về tổ
chức sự kiện, cùng với sự nghiên cứu bằng quan sát và điều tra, em xin đưa


ra những thông tin, đánh giá tổng quát và nghiên cứu cá nhân về tình hình
thực trạng và một số ý kiến đóng góp nhằm nâng cao chất lượng cơng tác tổ
chức sự kiện của công ty TNHH Đầu tư thương mại và du lịch Quốc tế Hịa

Bình. Vì thế, em đã quyết định chọn đề tài “ BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC
TẬP VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA BỘ
PHẬN SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ DU
LỊCH HỊA BÌNH”.
Và để làm rõ hơn về đề tài trên, em xin đưa ra kết cấu chuyên đề như sau:
Chương 1: Khái quát về công ty TNHH Đầu tư thương mại và du
lịch Quốc tế Hịa Bình
Chương 2: Báo cáo q trình thực tập và thực trạng công tác tổ
chức sự kiện của bộ phận sự kiện tại công ty TNHH Đầu tư thương mại
và du lịch Quốc tế Hịa Bình
Chương 3: giải pháp nhằm phát triển và hồn thiện cơng tác tổ
chức sự kiện tại công ty TNHH Đầu tư thương mại và du lịch Quốc tế
Hịa Bình


CHƯƠNG 1 :KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI
VÀ DU LỊCH QUỐC TẾ HỊA BÌNH (HỊA BÌNH GROUP)
1.1 Giới thiệu chung về công ty TNHH Đầu tư thương mại và du lịch
Quốc tế Hịa Bình
1.1.1. Thơng tin cơ bản về công ty TNHH Đầu tư thương mại và du lịch
Quốc tế Hịa Bình
- Tên đầy đủ: Cơng ty TNHH Đầu tư thương mại và du lịch Quốc tế Hịa
Bình
- Tên giao dịch quốc tế : HOA BINH INTERNATIONAL TOUR CO.,TD
- Tên viết tắt: Hịa Bình Group
- Thành lập ngày: 14/4/2008
- Trụ sở chính của cơng ty: Số nhà 39, ngõ An Trạch I, Phường Quốc Tử
Giám, Quận Đống đa, Hà Nội
- Email:
- Điện thoại: (024) 37325976

- Trụ sở đang thực tập: Số 217 Trần Phú, quận Hải Châu, TP Đà Nẵng
- Điện thoại: 0236.399.6116
- Email:
-

Webside:

www.hoabinhevents.com ,

hoabinh-group.com , danangevents.com

- Logo:

www.hoabinhtourist.com,


1.1.2. Q trình hình thành và phát triển của cơng ty TNHH Đầu tư
thương mại và du lịch Quốc tế Hịa Bình
Cơng ty Hịa Bình Group được thành lập có đầy đủ cơ sở pháp lý do chi
cục thuế quận Đống Đa – Hà Nội cấp và đi vào hoạt động vào ngày
14/4/2008. Được tạo nên

bởi những con người có cùng chung ý tưởng và

đam mê tổ chức và phát triển hội nghị, sự kiện và du lịch. Trải qua nhiều thử
thách và khó khăn, để đạt được thành cơng như ngày nay chính là nhờ sự liên
tục đổi mới, nâng cấp trình độ con người, hệ thống trang thiết bị hiện đại,
chuyên nghiệp tiêu chuẩn quốc tế nhằm tối ưu hóa lợi ích của khách hàng.
Hịa Bình Group đã có những bước đi vững chắc để trở thành thương hiệu uy
tín hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức hội nghị, sự kiện và du lịch tại Việt

Nam. Hệ thống quản trị hội nghị và sự kiện chuyên nghiệp của Hịa Bình
Group giúp thực hiện đúng các cam kết về chất lượng dịch vụ, tiến độ làm
việc, hiệu quả công việc và đảm bảo quản trị rủi ro tốt nhất cho khách hàng.
Nhờ vậy, Hịa Bình Group đã được các cơ quan nhà nước, các trường học,


viện, tổ chức quốc tế, các doanh nghiệp, tập đoàn lựa chọn làm đơn vị tổ
chức dịch vụ hậu cần cho các hội nghị – sự kiện quan trọng như:
 Hội nghị Greater Mekong Forum các năm 2011, 2013, 2015, 2016,
2017, 2018
 Hội nghị an tồn giao thơng Quốc gia các năm 2013, 2014, 2015, 2016
 Hội nghị gây mê hồi sức toàn quốc các năm 2014, 2015, 2016, 2017,
2018
 Hội nghị quốc tế IWAMSN các năm 2012, 2014, 2016, 2018
 Hội nghị quốc tế biển Đông các năm 2011, 2012, 2013, 2014, 2015,
2016, 2017, 2018
 Hội nghị xúc tiến đầu tư quốc tế ngành thông tin và truyền thông Việt
Nam 2017, 2018
 Hội nghị Gặp gỡ châu Âu 2018
 Hội nghị The Asset 2018
 Hội nghị quốc tế xúc tiến hợp tác kinh tế – y tế – giáo dục giữa tập
đoàn Thiên Sư và Việt Nam 2018
 Hội nghị biển Ấn Độ Dương 2018
 Lễ kỷ niệm 50 năm ngày thành lập và đón nhận huân chương lao động
công ty Phụ Tùng Máy số 1 Thái Nguyên 2018
 Lễ hội Anh Quốc 2018
 Lễ hội giáng sinh Đức tại Hà Nội 2017, 2018
 Lễ kỷ niệm 16 năm thành lập công ty TOTO Việt Nam 2018
Sứ mệnh của cơng ty: Hịa Bình Group ln học hỏi và đổi mới để mang
lại những dịch vụ chuyên nghiệp nhất và tốt nhất trong lĩnh vực truyền

thông, hội nghị và tổ chức sự kiện, triển lãm và du lịch; góp phần vào sự
phát triển và thành công của quý khách hàng.


Tầm nhìn của cơng ty: Hịa Bình Group phấn đấu trở thành tập đoàn
chuyên tổ chức hội nghị, sự kiện và MICE lớn nhất và tốt nhất tại Việt Nam
đến năm 2020. Chúng tôi coi yếu tố con người là nền tảng cho sự phát triển
lâu dài và bền vững. Chúng tôi coi thành công của khách hàng là thành tích
của chúng tơi
1.1.3. Cơ cấu tổ chức và chức năng của từng bộ phận trong công ty
TNHH Đầu tư thương mại và du lịch Quốc tế Hịa Bình
a. Cơ cấu tổ chức
Cơng ty có hơn 500 nhân lực ở cả 3 chi nhánh, bao gồm những nhân
lực chính sau:
- Tổng giám đốc
- Phó giám đốc
- Giám đốc tài chính
- Cố vấn ban giám đốc
- Giám đốc văn phòng Đà Nẵng/TP Hồ Chí Minh
- Giám đốc trung tâm thiết bị
- Trưởng phịng thiết kế
- Trưởng phịng xe
- Trưởng phịng Hành chính nhân sự
- Trưởng bộ phận màn hình LED
- Trưởng phịng Kinh doanh hội nghị
- Trưởng phòng care
- Trưởng bộ phận vé
- Trưởng bộ phận Âm thanh

(Nguồn: nội bộ cơng ty Hịa Bình Group)
CHƯƠNG 2 Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức chi nhánh văn phòng Đà Nẵng
b. Chức năng của từng bộ phận
- Trưởng phòng đại diện chi nhánh:
+ Chịu trách nhiệm sử dụng , quản lý, bảo toàn và phát triển vốn, tài
sản được Tổng công ty giao.
+ Xây dựng, điều hành và quản lý việc thực hiện kế hoạch kinh doanh
và chính sách kinh doanh của Công ty; bảo đảm hiệu quả vận doanh của chi
nhánh.
+ Nghiên cứu tiếp thị, xây dựng chiến lược tiếp thị, quảng cáo và
khuyến mãi, phục vụ hoạt động kinh doanh trong phạm vi kinh doanh.
+ Tổ chức hoạt động kế tốn theo quy định của cơng ty.
+ Thực hiện các chương trình marketing theo kế hoạch của công ty, lập
và thực hiện chương quảng cáo khuyến mãi trong phạm vi kinh doanh.
+ Thực hiện việc tuyển dụng, đào tạo nhân viên tại chi nhánh.
+Theo dõi tình hình kinh doanh và tài chánh tại chi nhánh, báo cáo kịp
thời về văn phịng chính.
+ Quản lý tồn bộ nhân viên, thực hiện toàn quyền với nhân viên chi
nhánh theo chính sách thủ tục nhân sự của cơng ty.


+ Thực hiện theo mục tiêu doanh thu của công ty với chi nhánh, định kỳ
hàng tháng báo cáo việc thực hiện.
+ Đóng dấu và kí kết các giấy tờ và hợp đồng của công ty. Giải quyết
các vấn đề tồn đọng trong cơng ty.
- Phịng hành chính nhân sự:
+ Hỗ trợ giám đốc chi nhánh tồn bộ các cơng tác liên quan đến việc tổ
chức
+ Hỗ trợ giám đốc chi nhánh quản lý nhân sự, quản lý ngiệp vụ hành
chính, cũng như các vấn đề pháp chế, hoạt động truyền thơng và quan hệ

cơng chúng.
- Bộ phận kế tốn:
+ Thực hiện những nghiệp vụ về chun mơn tài chính, kế toán theo
đúng quy định của Nhà nước.
+ Theo dõi, phản ánh sự vận động vốn kinh doanh của Công ty và cố
vấn cho Ban lãnh đạo các vấn đề liên quan.
+ Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc về chế độ kế toán. Cập nhật những
thay đổi của chế độ kế toán theo quy định của pháp luật.
- Bộ phận điều hành:
+ Trực tiếp làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ đàm phán mức giá và
chất lượng các dịch vụ
+ Trực tiếp thực hiện các giao dịch, giới thiệu và đàm phán, đưa ra
những thỏa thuận với khách về dịch vụ và thuyết phục khách hàng ký kết hợp
đồng. \
+ Trực tiếp phân công công việc và giao trách nhiệm cho nhân viên thực
hiện.


+ Quan sát, đôn đốc kiểm tra để phối hợp giải quyết với các công ty liên
quan giải quyết những thay đổi, những tình huống và sự cố bất ngờ xảy ra
trong quá trình chương trình xảy ra
- Bộ phận Sale :
+ Nắm vững các thông tin dịch vụ công ty cung cấp
+ Tìm kiếm khách hàng tìm năng: Gặp gỡ hoặc gọi điện liên hệ giới
thiệu cho khách hàng về sản phẩm dịch vụ, nắm bắt nhu cầu tư vấn, giúp
khách tiếp cận được các sản phẩm đang cần.
+ Báo giá và đàm phán giá cả, thương thảo hợp đồng mua bán, thảo
thuận thời hạn thanh toán và giao nhậ
+ Gửi báo cáo kinh doanh cho cấp trên.
- Bộ phận kỹ thuật:

+ Phối hợp với các phòng ban khác rà soát, kiểm tra số lượn và chất
lượng trong quá trình xuất và nhập thiết bị.
+ Chỉ đạo thi cơng sản phẩm ở các giai đoạn. Tổ chức quản lí, kiểm tra
chất lượng sản phẩm
+ Làm nghiệm thu bàn giao sản phẩm
+ Thực hiện kiểm tra, đảm bảo chất lượng máy móc, tránh tình trạng hư
hỏng
+ Chịu trách nhiệm cho thuê các thiết bị sự kiện
+ Đề xuất phương án và mua thiết bị mới khi thiết bị chưa đảm bảo
+ Tổ chức training về vấn đề kĩ thuật và kết hợp với phịng hành chính
tuyển nhân lực
- Bộ phận Maketing:
+ Lên ý tưởng, xây dựng và phát triển thương hiệu:
+ Nghiên cứu và phát triển sản phẩm


+ Sáng tạo và thực hiện các chiến lược Marketing
+ Thiết lập các quan hệ truyền thông
+ Tham mưu với Ban giám đốc về từng chiến lược
- Bộ phận CSKH:
+ Tổng hợp các chỉ số đánh giá về khách hàng (mức độ thỏa mãn, khiếu
nại, các vấn đề hay gặp phải, …) và lập báo cáo trình các cấp trên
+ Quản lý các kênh thông tin giúp khách hàng tiếp cận với dịch vụ / sản
phẩm và nắm bắt chính sách đối với dịch vụ / sản phẩm đó một cách tốt nhất
+ Quản lý việc tặng ưu đãi, quà nhân các dịp quan trọng trong năm cho
các khách hàng của công ty
+ Lập kế hoạch, đề xuất cải tiến sản phẩm / dịch vụ theo nhu cầu của
khách hàng theo thời gian nhất định (theo quý / năm)
+ Xây dựng chính sách / cập nhật chính sách cho các sản phẩm mới /
sản phẩm được cải tiến và đưa lên các kênh thơng tin hiện có của doanh

nghiệp
+ Lập kế hoạch về chi phí cho việc chăm sóc khách hàng và trình lên
các cấp lãnh đạo
- Bộ phận Takecare: Nhiệm vụ hậu cần ở các chương trình, lên ý
tưởng, setup, tổ chức và giám sát các hạng mục chương trình.
1.2. Hệ thống sản phẩm của cơng ty
- Dịch vụ tổ chức tổ chức các chương trình sự kiện: Gala Dinner, tiệc
cuối năm, tiệc tân niên, lễ mở bán bất động sản, chương trình lễ hội, tổ chức
tiệc cưới, lễ khởi cộng và khánh thành, lễ khai trương, lễ ra mắt sản phẩm
dịch vụ và sản phẩm mới, .. tổ chức kỷ niệm thành lập công ty, doanh
nghiệp,…


- Dịch vụ tổ chức hội nghị: hội nghị khoa học, hội nghị ra mắt sản
phẩm, hội nghị tri ân khách hàng, hội nghị tượng đỉnh,..
- Cung cấp các giải pháp quảng cáo, truyền thông
- Dịch vụ vé máy bay
- Dịch vụ cho thuê xe
- Dịch vụ đặt phòng khách sạn
- Dịch vụ Du lịch
- Dịch vụ cho thuê thiết bị sự kiện


CHƯƠNG 2: BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP VÀ THỰC TRẠNG
CÔNG TÁC TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA BỘ PHẬN SỰ KIỆN TẠI CÔNG
TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH HỊA BÌNH
2.1 Giới thiệu về phịng tổ chức sự kiện của công ty TNHH Đầu tư thương
mại và du lịch Hịa Bình
2.1.1 Sơ lược về phịng tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện thực chất là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho

một “SỰ KIỆN” diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến
khi nó kết thúc.
Tổ chức sự kiện là tổ chức các hoạt động trong các lĩnh vực xã hội,
thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thơng qua các hình thức như hội
thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội, … nhằm mục đích truyền đi những
thơng điệp mà người làm sự kiện muốn cơng chúng của mình nhận thức
được.
Tổ chức sự kiện thực chất là nhằm thu hút sự quan tâm và chú ý của
giới truyền thông và đối tượng công chúng mục tiêu mà đơn vị muốn hướng
đến. Tổ chức sự kiện đóng vai trị như một công cụ quan trọng trong các hoạt
động tiếp thị, quảng bá chỉ đứng sau nghiên cứu thị trường và quảng cáo.
Đối với Hịa Bình Group phịng sự kiện tại mỗi chi nhánh là phịng ban
khơng thể thiếu ở trong cơng ty. Đây là đin hướng đầu tiên mà Hịa Bình
Group muốn hướng đến và ln muốn thương hiệu, hình ảnh được phổ biến
rộng rãi trên Việt Nam.
Đây cũng là phịng ban khơng thể vận hành riêng biệt và tách rời với
các phòng bộ phận khác, bộ phận sự kiện ln cần có sự liên kết chặt chẽ


giữa các phòng ban với nhau để thành một tổng thể thống nhất, đem lại hiệu
quả cao nhất cho mỗi chương trình trong cơng ty tổ chức.
Phịng tổ chức sự kiện đảm nhận nhiệm vụ lên lên kế hoạch, nội dung,
ý tưởng (nếu khách chưa xác định được) và tổ chức các nhiệm vụ hậu cần,
chạy chương trình khi chương trình đã có được. Ngồi ra, phịng tổ chức sự
kiện cịn có thể đảm nhận vai trị đi trao đổi với khách hàng về những yêu
cầu của khách, giải đáp thắc mắc về các hạng mục có trong chương trình với
khách hàng.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức phòng sự kiện

Trưởng phòng

Take care

Phó phịng Take
care

Nhân viên Take
care
(Nguồn: nội bộ cơng ty Hịa Bình Group)
Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức phịng sự kiện
2.1.3 Chức năng và nhiệm vụ của phòng tổ chức sự kiện (Phòng Take
care)
- Chức năng và nhiệm vụ của trưởng phòng Takecare:
+ Người điều hành tất cả mọi người trong phịng ban, điều nhân lực làm
việc theo chun mơn khi có đồn diễn ra.


+ Nắm bắt và phát triển từng cá nhân nhân lực trong phịng ban theo
năng lực về chun mơn mỗi người.
+ Gắn kết các thành viên trong phòng ban lại để hòa hợp và phát triển
tốt nhất cùng đưa phòng ban đi lên
+ Là người lên kế hoạch và chịu trách nhiệm trực tiếp về sáng tạo và
các yếu tố hậu cần, trong đó bao gồm: đưa ra phương án thiết kế chương
trình tổng quan, chia cơng việc cho từng thành viên chuẩn bị các vật dụng
thiết bị, điều phối đi đúng thời gian kế hoạch, duyệt chương trình và kịch
bản.
+ Cùng hỗ trợ các phòng ban khác trao đổi với khách hàng, lên phương
án khảo sát cho khách, trao đổi và thống nhất ý kiến với các phòng ban khác
về tổng thể chương trình.
+ Kí xác nhận báo cáo và tổng kết mỗi đồn phịng ban đảm nhân.
+ Báo cáo theo tuần, theo quý các hoạt động của phòng ban cho giám

đốc chi nhánh
+ Đứng ra giải quyết các vấn đề và chịu trách nhiệm với mỗi vấn đề gây
ảnh hưởng đến danh tiếng công ty (khi xong một đồn bị khách phản ánh hay
có vấn đề thiếu sót trong bất kì quy trình tổ chức nào ảnh hưởng đến tập thể)
+ Tìm kiếm và thiết lập mối quan hệ với khách hàng
+ Đại diện phịng trình ý kiến cho giám đốc
+ Liên hệ với các nhà cung ứng và sở ban ngành, ca sĩ, PG, nhân lực để
chạy chương trình
- Chức năng và nhiệm vụ của Phó phịng Takecare
+ Đào tạo nhân lực hậu cần trước khi mỗi chương trình diễn ra
+ Đưa ý kiến và chỉnh sửa phần chuẩn bị của nhân viên sự kiện
+ Giúp đỡ những nhân lực mới khi chạy chương trình


+ Duyệt các phương án tổ chức và phương án dự phòng của các thành
viên
+ Cùng hỗ trợ với trưởng phịng về quản lí nhân sự, đào tạo nhân lực
+ Duyệt các chương trình (timeline, cơng tác chia việc của SUP mỗi
chương trình)
+ Giám sát nhân viên chạy chương trình
+ Hỗ trợ giám đốc gặp gỡ và đón tiếp những khách quan trọng
+ Hướng dẫn trực tiếp thực tập sinh sự kiện và thử việc sự kiên tại công
ty
+ Điều phối công việc cho các nhaan viên trong ban
+ Cùng hỗ trợ trao đổi và giải đáp thắc mắc của khách hàng
+ Hỗ trợ giải đáp các vấn đề thắc mắc của nhân viên tại phòng ban
+ Quyết định các nhân sự tại phòng ban ( tuyển nhân viên, đào tạo,..)
- Chức năng và nhiệm vụ của Nhân viên Takecare:
+ Chuẩn bị các địa điểm (đưa ra nhiều lựa chọn), trang thiết bị cần dùng
trong chương trình

+ Lên ý tưởng kịch bản cho chương trình
+ Tổ chức và giám sát chương trình
+ Bố trí và sắp xếp các trang thiết bị, vật dụng trang trí,.. theo yêu cầu
của khách hàng
+ Chịu trách nhiệm làm việc theo hướng dẫn của quản lý, xử lý công
việc theo yêu cầu của quản lý
+ Đưa ra các ý tưởng tới các bước tiến hành cho chương trình
+ Tiếp nhận những ý kiến của khách hàng hoặc phịng ban khác trong
cơng ty, lên ý tưởng tổ chức cho sự kiện
+ Lập kế hoạch, ước tính kinh phí tổ chức sự kiện và báo cáo ngân sách


+ Thuê địa điểm, liên hệ với các nhà cung cấp
+ Đảm bảo mọi thứ trong sự kiện phải được chỉn chu nhất (chỗ ngồi
khách mời, khăn bàn, ly nước,..)
+ Đánh giá quy mô và báo cáo đề xuất các quy trình
+

Kiểm sốt được các tiêu chí an tồn thực phẩm trong suốt chương

trình
2.1.4 Cơ sở vật chất kỹ thuật tại phịng tổ chức sự kiện
Phịng ban có diện tích 5m x 6m. Ngồi ra phịng cịn có các vật dụng sau :
TÊN VẬT CHẤT KĨ

TÌNH
SỐ LƯỢNG

STT
THUẬT

1
Máy vi tính
2
Máy in trắng đen
3
Máy in màu
4
Bàn làm việc
5
Ghế dựa làm việc
6
Ghế xếp
7
Điều hòa
8
Quạt trần
9
Kệ đựng hồ sơ tại bàn
10 Tủ đựng hồ sơ, giấy tờ
11 Ổ cắm điện
12 Tủ lạnh
13 Lò vi sóng
14 Kệ nước
15 Chăn
16 Nệm
17 Bảng đứng họp
18 Tai nghe
19 Ấm nước siêu tốc
( Nguồn: Nội bộ cơng ty Hịa Bình Group)

TRẠNG
Mới
Mới
Mới
Mới
Mới
Mới
Mới
Mới
Mới
Mới
Mới
Mới
Mới
Mới
Mới
Mới
Mới
Mới
Mới

7
3
1
10
9
7
1
1
7

2
9
1
1
1
5
2
1
5
1

Bảng 2.1.4 Cơ sở vật chất tại phịng ban Sự kiện
Qua bảng thống kê các cơ sở vật chất nêu trên, có thể thấy phịng ban
được trang bị đầy đủ các vật dụng và trang thiết bị hiện đại nhất để phục vụ