Chương 2 tổ chức quản lý dự án

TỔ CHỨC QUẢN LÝ
DỰ ÁN
CHƯƠNG 2


Thiết kế cơ cấu
tổ chức dự án
Các mơ hình tổ chức dự án
Lựa chọn mơ hình tổ chức dự án

Nhà quản lý dự
Vị trí và trách nhiệm của giám đốc dự án
án
Tố chất cần thiết của giám đốc dự án

Các bên liên quan
đến dự án
Xác định các thành phần liên quan
Xây dung ma trận các bên liên quan


1. CƠ CẤU TỔ CHỨC DỰ ÁN
Dự án được chia ra làm nhiều phần và
được phân công tới các bộ phận chức năng
hoặc các nhóm trong bộ phận chức thích
hợp. Dự án sẽ được tổng hợp bởi nhà quản
lý chức năng cấp cao

✓Linh hoạt trong việc huy động và sử dụng nhân lực
✓Tính chun nghiệp cao
✓Khó điều hành

✓Tổ chức lỏng lẻo, môi trường bất ổn
✓Các hoạt động DA không nhận được sự ưu tiên cần thiết

Mơ hình chức năng


1. CƠ CẤU TỔ CHỨC DỰ ÁN
Một nhà quản lý phải chịu trách nhiệm quản lý một nhóm/ tổ
gồm những thành viên nòng cốt được chọn từ những bộ phận
chức năng khác nhau trên cơ sở làm việc toàn phần (full-time).
Các nhà quản lý chức năng không có sự tham gia chính thức

•
•
•
•
•
•

Giám đốc dự án chịu trách nhiệm hồn tồn về dự án,
Trong phạm vi trách nhiệm khơng có xung đột hoặc khơng nhầm lẫn,
Tập trung chun gia có tay nghề cao,
Có thể đưa ra quyết định nhanh chóng,
Thống nhất chỉ huy, có tinh thần đồng đội và sự động viên cao,
Cơ cấu tổ chức đơn giản và dễ hiểu, dễ nhận biết các mối quan hệ

✓Sự trùng lặp các chun gia, vì bộ phận nào cũng có chun gia, có thể
cùng ngành nghề/lĩnh vực hoạt động
✓Cơ sở chi phí cao hơn
✓Sự cạnh tranh quá thái trong nội bộ tổ chức quản lý dự án

Mơ hình dự án


1. CƠ CẤU TỔ CHỨC DỰ ÁN
TỔNG GIÁM ĐỐC

Là sự kết hợp của hai dạng cấu trúc
tổ chức dạng chức năng và dự án

Trưởng BP dự án

Trưởng BP
kỹ thuật

Trưởng BP
tài chính

Trưởng BP
nhân sự

...

Giám đốc DA A

A, B

C, D

E, F

G, H

Giám đốc DA B

I, K

L, M

O, P

Q, T

Giám đốc DA C

X, Y

Z, T

V, U

J, R

✓ Dự án luôn được coi là trọng tâm của tất cả các hoạt động; các thành viên có thể làm việc ở tất cả các dự án;
✓ Tiếp cận được những kỹ năng tồn cơng ty, do các thành viên dự án cùng nhau thực hiện các công việc ở tất cả
các hạng mục/dự án khác nhau;
✓ Khơng có sự chồng chéo như trong quản lý dự án thuần tuý;
✓ Có thể phản hồi nhanh chóng các thông tin ở tất cả các khâu khác nhau của dự án;
✓ Cách tiếp cận tổng thể, do không có nhiều bộ phận chun mơn hóa như trong tổ chức truyền thống/ thuần túy;
✓ Các cơ hội phát triển cá nhân/nghề nghiệp,

✓ Các nhóm làm việc về các vấn đề đặc thù, có thể hỗ trợ lẫn nhau và hiểu nhau hơn

Mơ hình ma trận

➢
➢
➢

➢
➢

Giám đốc dự án có thể xung đột với giám đốc chức năng
Các mục tiêu đạt được của cơng ty có thể ở dưới mức tối ưu hóa;
Báo cáo 2 lần gây mâu thuẫn và nhầm lẫn cho các thành viên của nhóm, chẳng hạn,
nhóm chuyên gia được điều động đến làm việc và bộ phận quản lý thực hiện nhiệm vụ
của dự án cùng báo cáo;,
Lượng thơng tin bị q tải. Do có nhiều bộ phận báo cáo;
Đội ngũ chuyên gia luôn quá tải vì có nhiều cơng việc ở các đơn vị khác nhau của các
dự án đều yêu cầu



Lựa chọn mơ hình nào để
tổ chức dự án?
✓Quy mơ DA, nguồn lực DA?
✓Đặc điểm DA: địa điểm, thời gian thực hiện?

✓Công nghệ sử dụng?
✓Độ bất định của DA?
✓Khả năng, chuyên môn, kinh nghiệm?

✓Số lượng DA cùng thực hiện trong cùng thời kỳ?


2. NHÀ QUẢN
LÝ DỰ ÁN

NGUYỄN THỊ HẢI BÌNH – KHOA QTKD, ĐH TÀI CHÍNH MARKETING


NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN
NGUYỄN THỊ HẢI BÌNH – KHOA QTKD, ĐH TÀI CHÍNH MARKETING


3. XÁC ĐỊNH
CÁC BÊN LIÊN
QUAN TỚI DỰ
ÁN

3.1 XÁC ĐỊNH CÁC THÀNH PHẦN
THAM GIA DỰ ÁN
a. Xác định theo chức năng

✓ Người trực tiếp tham gia
thực hiện: Chủ đầu tư, nhà
thầu, tư vấn giám sát;
✓ Người trực tiếp tham gia duy
trì: Nhà cấp vốn, nhà tài trợ,
người cho vay, cổ đông …
✓ Đơn vị sử dụng thành quả: tổ
chức, cá nhân được nhận

quyền sỡ hữu hay vận hành
dự án
✓ Cơ quan thanh tra, kiểm tra,
giám
sát
NGUYỄN THỊ HẢI BÌNH – KHOA QTKD, ĐH TÀI CHÍNH MARKETING


3.1 XÁC ĐỊNH CÁC THÀNH PHẦN THAM GIA DỰ ÁN

3. XÁC ĐỊNH
CÁC BÊN LIÊN
QUAN TỚI DỰ
ÁN

b. Xác định theo mức độ hay
tầm ảnh hưởng của người
tham gia dự án

c. Xác định theo sự quan tâm
của các BP hay cá nhân (gián
tiếp và trực tiếp)
d. Xác định theo nhiệm vụ cụ
thể của từng người và đơn vị
tham gia

NGUYỄN THỊ HẢI BÌNH – KHOA QTKD, ĐH TÀI CHÍNH MARKETING


3.2 XÂY DỰNG MA TRẬN CÁC BÊN LIÊN QUAN

3. XÁC ĐỊNH
CÁC BÊN LIÊN
QUAN TỚI DỰ
ÁN

a. Phân tích các bên tham gia – TẠI SAO?

➢ xác định các thể chế và các mối quan
hệ, mà nếu bỏ qua có thể sẽ có ảnh
hưởng tiêu cực đến dự án và các
chính sách
➢ Xác định những lợi ích xung đột nhau
giữa các bên tham gia hoặc chi phối
nhau để lường trước các phương án
dung hịa quyền lợi, tận dụng tốt nhất
những đóng góp của các bên tham
gia;
➢ Giúp đánh giá và đề xuất các hình
thức tham gia phù hợp cho các bên
tham gia khác nhau ở các giai đoạn
THỊ HẢI
của chuNGUYỄN
kỳ dự
ánBÌNH – KHOA QTKD, ĐH TÀI CHÍNH MARKETING


3.2 XÂY DỰNG MA TRẬN CÁC BÊN LIÊN QUAN

3. XÁC ĐỊNH

CÁC BÊN LIÊN
QUAN TỚI DỰ
ÁN

a. Phân tích các bên tham gia – AI?

Các bên tham gia bao gồm
các cá nhân, tổ chức hoặc các
cơ quan quan tâm đến dự án
hay chương trình

NGUYỄN THỊ HẢI BÌNH – KHOA QTKD, ĐH TÀI CHÍNH MARKETING


Bước 1. Xác định các bên liên quan chủ chốt
Bước 2. Xác định lợi ích của các bên liên quan
Bước 3. Xác định quyền hạn và ảnh hưởng của các bên tham gia
Bước 4. Lập ma trận các bên liên quan
Đặc điểm,

lợi ích và kỳ vọng

Sự nhạy cảm đối các vấn đề

Các bên tham gia

….

đan xen

Chính quyền TW
Chính quyền địa phương

Bên sử dụng
Nhà tài trợ

Người góp vốn
v.v...

XÂY DỰNG MA TRẬN CÁC BÊN
LIÊN QUAN
NGUYỄN THỊ HẢI BÌNH – KHOA QTKD, ĐH TÀI CHÍNH MARKETING