Hoàn thiện công tác tổ chức văn phòng tại công ty tnhh tập đoàn công nghiệp trường hải (thaco industries) – chi nhánh chu lai

TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
NGÀNH QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG
­
­
­
­­
­

CHUN ĐỀ TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI: “HỒN THIỆN CƠNG TÁC TỔ CHỨC VĂN PHỊNG TẠI
CƠNG TY TNHH TẬP ĐỒN CƠNG NGHIỆP TRƯỜNG HẢI (THACO
INDUSTRIES) – CHI NHÁNH CHU LAI”

Giảng viên hướng dẫn
Sinh viên thực hiện
Lớp
MSSV

: Th.s Mai Xn Bình
: Nguyễn Thị Bích Diễm
: K25 - QHV1
: 25203003943

Đà Nẵng, năm 2023


Chuyên đề tốt nghiệp
Bình

GVHD: Th.S Mai Xuân

LỜI CẢM ƠN
Được sự phân công của quý thầy cô khoa Quản trị kinh doanh, Trường Đại Học
Duy Tân, sau 6 tuần thực tập em đã hồn thành Khóa luận tốt nghiệp “Hồn thiện cơng
tác tổ chức văn phịng tại Cơng ty TNHH Tập Đồn Cơng Nghiệp Trường Hải (Thaco
Industries) - Chi Nhánh Chu Lai”.
Để hoàn thành nhiệm vụ được giao, ngoài sự nổ lực học hỏi của bản thân cịn có sự
hướng dẫn tận tình của thầy hướng dẫn, cơ chú, anh chị trong doanh nghiệp.
Em chân thành cảm ơn thầy – Th.s Mai Xuân Bình, người đã hướng dẫn cho em
trong suốt thời gian thực tập. Thầy chỉ dẫn em định hướng đi cho em, để em hoàn thành
tốt nhiệm vụ. Một lần nữa em chân thành cảm ơn thầy và chúc thầy dồi dào sức khỏe.
Xin cảm ơn Công ty TNHH Tập đồn Cơng nghiệp Trường Hải - Thaco Industries,
các anh, chị, nhân viên trong văn phòng đã tạo điều kiện cho em được thực tập, học hỏi
công việc và cung cấp thơng tin, tài liệu thực tế bổ ích.
Tuy nhiên vì kiến thức chun mơn cịn hạn chế và bản thân còn thiếu nhiều kinh
nghiệm thực tiễn nên nội dung của báo cáo khơng tránh khỏi những thiếu xót, em rất
mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo thêm của q thầy cơ để khóa luận này được hồn
thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Đà Nẵng, ngày 06 tháng 4 năm 2023
Sinh viên

Nguyễn Thị Bích Diễm

SVTH NGUYỄN THỊ BÍCH DIỄM

i


Chuyên đề tốt nghiệp

Bình

GVHD: Th.S Mai Xuân

LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đề tài: “Hồn thiện cơng tác tổ chức văn phịng tại Cơng ty
TNHH Tập Đồn Cơng Nghiệp Trường Hải (Thaco Industries) - Chi Nhánh Chu Lai”
qua 3 năm 2020 – 2022” là một nghiên cứu độc lập không sao chép người khác. Đề tài là
một sản phẩm mà em đã nỗ lực nghiên cứu trong quá trình học tập tại trường cũng như
thực tập tại Công ty TNHH Tập đồn Cơng nghiệp Trường Hải (Thaco Industries) - Chi
nhánh Chu Lai và dưới sự hướng dẫn của thầy Mai Xn Bình. Trong q trình viết bài
có sự tham khảo một số tài liệu và các số liệu em đưa ra trong báo cáo là hoàn toàn trung
thực.
Đà nẵng, ngày 06 tháng 4 năm 2023
Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Bích Diễm

SVTH NGUYỄN THỊ BÍCH DIỄM

ii


Chuyên đề tốt nghiệp
Bình

GVHD: Th.S Mai Xuân

Mục lục
Phần I: ĐẶT VẤN ĐỀ.....................................................................................................1

1.1 Tính cấp thiết của đề tài.............................................................................................1
1.2. Mục tiêu nghiên cứu..................................................................................................2
1.3. Đối tượng nghiên cứu................................................................................................2
1.4. Phạm vi nghiên cứu...................................................................................................2
1.5. Phương pháp nghiên cứu..........................................................................................2
1.6. Kết cấu của khóa luận...............................................................................................2
Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHỊNG CƠNG TÁC TỔ CHỨC VĂN
PHỊNG TẠI CƠNG TY TNHH TẬP ĐỒN CƠNG NGHIỆP TRƯỜNG HẢI –
THACO INDUSTRIES....................................................................................................3
1.1. Một số khái niệm; công tác tổ chức văn phòng:......................................................3
1.1.1. Khái niệm về văn phòng:..................................................................................3
1.1.2. Khái niệm về quản lý văn phòng:.....................................................................4
1.1.3. Khái niệm về tổ chức văn phịng:.....................................................................6
1.2. Nội dung cơng tác tổ chức văn phịng:.....................................................................7
1.2.1. Tổ chức bộ máy và phân cơng cơng việc:........................................................7
1.2.2. Điều hành cơng việc văn phịng:......................................................................9
1.2.3. Tổ chức mua sắm trang thiết bị và ứng dụng CNTT:.......................................9
1.2.3.1. Tổ chức mua sắm trang thiết bị:................................................................9
1.2.3.2. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng:......................10
1.2.4. Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn phịng:.................................................11
1.2.4.1. Tổ chức cơng tác thơng tin phục vụ lãnh đạo, cơ quan tổ chức...............12
1.2.4.2. Tổ chức các cuộc họp, hội nghị...............................................................13
1.2.4.3. Tổ chức các chuyến đi công tác...............................................................15
1.2.4.4. Tổ chức quản lý văn bản:........................................................................17
1.2.4.5. Công tác lễ tân.........................................................................................23
1.2.4.6. Cơng tác hậu cần:....................................................................................24

SVTH NGUYỄN THỊ BÍCH DIỄM

iii

Chun đề tốt nghiệp
Bình

GVHD: Th.S Mai Xn

1.2.4.7. Cơng tác quản lý nguồn nhân lực:...........................................................26
1.2.5. Một số nguyên tắc hoạt động của văn phòng:.................................................27
1.2.5.1. Nguyên tắc pháp chế:..............................................................................27
1.2.5.2. Nguyên tắc tập trung dân chủ:.................................................................27
1.2.5.3. Nguyên tắc liên tục:.................................................................................27
1.2.5.4. Nguyên tắc quyền hạn gắn với trách nhiệm:............................................28
1.2.5.5. Nguyên tắc nhà quản trị văn phịng địi hỏi phải có trình độ chun mơn
nghiệp vụ hành chính:...............................................................