Những vấn đề cơ bản về công tác tổ chức văn phòng trong doanh nghiệp

Những vấn đề cơ bản về công tác tổ chức văn
phòng trong doanh nghiệp
I. Khái niệm và chức năng văn phòng
1. Khái niệm văn phòng
Văn phòng là bộ máy hoạt động làm việc tổng hợp của đơn vị doanh nghiệp.
Văn phòng hiểu một cách đơn giản là nơi làm việc về giấy tờ, nơi nào thực hiện
các hoạn động, sản xuất hàng hoá, làm dịch vụ hoặc làm công việc hành chính
đều có nơi giao dịch bằng giấy tờ gọi là văn phòng.
Trong một doanh nghiệp công việc giấy tờ nh vậy khá nhiều, từ khi cách mạng
KHKT tiến nhanh nh vũ bão, giao lu thơng mại đợc mở rộng, cuộc cách mạng
thông tin bùng nổ, công việc giấy tờ trong các tổ chức đơn vị tăng lên nhanh
chóng. Nếu không kịp xử lý nó sẽ cản trở đến công việc kinh doanh của các doanh
nghiệp từ đó các nhà nghiên cứu quản trị của Việt Nam cũng nh của Tổng công ty
quan tâm nhiều hơn tới công tác Văn phòng của đơn vị và coi công tác văn phòng
là điều kiện sống còn của các tổ chức.
Mỗi Văn phòng có nhiệm vụ cụ thể khác nhau, ở các doanh nghiệp Nhà nớc
thì Văn phòng có những nhiệm vụ sau:
- Xây dựng chơng trình công tác hàng năm, 6 tháng, 3 tháng, hàng tháng và
lịch hàng tuần, hàng ngày của CQ đồng thời đôn đốc, theo dõi công việc thực hiện
kế hoạch đã vạch ra. Văn phòng tiến hành thu thập thông tin từ bên ngoài và trong
nội bộ doanh nghiệp để kịp thời xử lý, giúp lãnh đạo kịp thời đề ra phơng hớng
hoạt động SXKD. Văn phòng còn chịu trách nhiệm biên tập văn bản, chuẩn bị báo
cáo đề án, báo cáo phơng án quản lý theo sự lãnh đạo của CQ.
- Bên cạnh đó Văn phòng thực hiện các hoạt động tác nghiệp hành chính, hoàn
thiện tổ chức bộ máy Văn phòng, tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của CQ để
xây dựng mối quan hệ với khách hàng.
- Văn phòng cũng có trách nhiệm đảm bảo nhu cầu, hậu cần, tạo cơ sở vật chất
kỹ thuật, hỗ trợ phơng tiện và điều kiện để cán bộ CNV nâng cao hiệu quả công
tác và hiệu quả hoạt động.
Nh vậy, Văn phòng là bộ phận tổng hợp quản lý các hoạt động của CQ và là bộ
máy tham mu giúp đỡ lãnh đạo điều hành hoạt động của CQ.

2. Chức năng của Văn phòng
Có rất nhiều loại hình văn phòng nh văn phòng cơ quan hành chính, văn phòng
DNSXKD, văn phòng dịch vụ... Để phân biệt đợc CQ này với CQ khác ta căn cứ
vào các chức năng của từng văn phòng. ở đây chủ yếu phân tích về Văn phòng
DNSXKD. Văn phòng trong đơn vị SXKD đóng vai trò hết sức to lớn có ảnh hởng
quyết định mọi hoạt động cuả DN. Quan trọng hơn, Văn phòng là nơi liên kết các
mối liên hệ và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý doanh nghiệp. Bất cứ
một doanh nghiệp hay tổ chức nào dù có qui mô lớn hay nhỏ cũng đều có văn
phòng là nơi đại diện cho doanh nghiệp đảm nhận công tác hoạt động SXKD. Văn
phòng có 3 chức năng cơ bản sau:
a. Chức năng thông tin tổng hợp
Ngày nay các hoạt động kinh tế, thông tin có ý nghĩa rất to lớn và đợc xem nh
nguồn nhân lực của mọi sự phát triển. Nguồn thông tin thờng rất phong phú và đa
dạng, nó hiển diện ở mọi lĩnh vực. Thông tin đợc thu thập và xử lý theo yêu cầu cụ
thể của từng đơn vị.
Thông tin tiếp nhận từ hai loại: Thông tin có hệ thống và Thông tin không có
hệ thống.
-Thông tin có hệ thống là loại thông tin đợc duy trì trong hệ thống tổ chức, đợc
quy định về yêu cầu, nội dung và theo một kiểu thống nhất trong CQDN. Loại
thông tin này đợc thể hiện dới dạng văn bản nh các quyết định, nghị định của
Chính phủ xuống cấp dới, các báo cáo của cấp dới lên cấp trên.
-Thông tin không có hệ thống là loại thông tin liên quan đến sự kiện xảy ra bất
ngờ mang tính chất đột xuất không biết trớc. Loại thông tin này đòi hỏi phải thu
nhận và xử lý nhanh chóng, kịp thời.
Trong hoạt động văn phòng, chức năng thông tin tổng hợp luôn thể hiện tính
năng động của nó. Việc thu thập thông tin và xử lý thông tin đã phục vụ cho việc
dự báo các vấn đề xảy ra trong quá trình sản xuất, giúp cấp quản lý có đợc quyết
định đúng đắn để kịp thời xử lý. Bên cạnh đó, công tác thông tin giúp các nhà
quản lý phân tích dữ liệu, thông số để vạch ra những chiến lợc quan trọng, lâu dài
cũng nh các kế hoạch trung hạn hoặc ngắn hạn nhằm nâng cao hiệu quả trong

hoạt động sản xuất. Công tác thông tin tổng hợp cũng cung cấp tài liệu, báo cáo,
các công trình khoa học cho nhà quản lý nghiên cứu, từ đó rút ra những bài học
kinh nghiệm thực tiễn cho việc điều hành quản lý và cũng có thể qua các đề nghị
đó cải tiến phơng thức đổi mới t duy và cách quản lý nhằm đa đơn vị phát triển.
Trong thời đại bùng nổ thông tin nh hiện nay thì công tác thông tin tổng hợp càng
làm thay đổi vị trí và vai trò văn bản của văn phòng trong mỗi doanh nghiệp. Rõ
ràng cuộc cách mạng thông tin đã tạo ra sự phát triển vợt bậc của kinh tế mỗi nớc.
Các doanh nghiệp đã nhận thấy rõ vai trò, chức năng quan trọng của thông tin
trong hoạt động kinh doanh bởi vì nền kinh tế càng phát triển thì lu lợng thông tin
càng phong phú và đa dạng. Mặt khác, để tồn tại và phát triển kinh tế xã hội, các
quốc gia phải thi hành chính sách mở cửa, khuyến khích các doanh nghiệp hội
nhập và trong cơ chế mở.Muốn tồn tại, các doanh nghiệp phải nhanh chóng nắm
bắt các nguồn thông tin và xử lý chúng kịp thời để đạt đợc mục tiêu trong kinh
doanh.
Trong công tác thông tin thì yếu tố thiết bị thông tin đóng vai trò rất quan
trọng. Ngày nay, song song với sự phát triển không ngừng của lu lợng thông tin
thì các phơng tiện, thiết bị thông tin điện tử cũng xuất hiện ngày càng đa dạng và
phong phú. Hệ thống máy tính điện tử nối mạng cho phép các nhân viên văn
phòng và xử lý thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và rất có hiệu quả. Hệ
thống thông tin hiện đại này giúp các nhà quản lý giải phóng khỏi phần lớn các
công việc sự vụ, dành nhiều thời gian cho vấn đề hoạch định chơng trình hoạt
động và điều hành, quản lý cơ quan.Bên cạnh đó, với các trang thiết bị thông tin
hiện đại các nhân viên làm việc đạt hiệu quả hơn, năng động và thao tác nghiệp vụ
cũng trở nên linh hoạt hơn. Nh vậy, công tác thông tin tổng hợp thực sự đóng vai
trò quan trọng trong công tác quản trị văn phòng.
b. Chức năng tham mu
Ta biết rằng hoạt động của một CQ phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong đó có yếu
tố chủ quan thuộc về nhà quản lý bởi vậy muốn ra những quyết định mang tính
khoa học, ngời quản lý cần căn cứ vào các yếu tố khách quan nh ý kiến tham gia
của các cấp quản lý, của những ngời trợ giúp.

Nh chúng ta đã biết, bất cứ cấp lãnh đạo nào cũng phải đặt ra các mục tiêu
SXKD.Muốn đạt đợc mục tiêu đó, doanh nghiệp phải có cơ cấu tổ chức thích hợp,
năng động và uyển chuyển. Đặc điểm chính của một tổ chức hoạt động hiệu quả
đó là khả năng dự báo những thay đổi cần thiết về mặt tổ chức và giải pháp thích
nghi với điều kiện SXKD thay đổi. Việc hoạch định và lập kế hoạch đợc xem nh
là con đờng dẫn tới đích, đòi hỏi phải xác định đợc hớng đi nhanh nhất, đúng đắn
nhất.
Thông thờng các DNSX kế hoạch dựa trên quy luật cơ bản: quy luật giá trị và
những khả năng thực tế của mình để đảm bảo vai trò là công cụ để quản lý nhằm
đáp ứng nhu cầu phát triển nhanh nền KTXH.
c. Chức năng hậu cần
Công tác hậu cần là công tác chuẩn bị các điều kiện cho sự hoạt động bình
thờng của tổ chức. Làm tốt công tác hậu cần có nghĩa là văn phòng đã nâng cao
hiệu quả làm việc của doanh nghiệp. Hậu cần thờng là những công việc dịch vụ
nh tạo ra cơ sở vật chất để CBCNV thực hiện nhiệm vụ của họ, tăng thêm hiệu quả
làm việc.
Công tác hậu cần thực hiện nhiệm vụ quản lý các khoản tiết kiệm đảm bảo
cho đời sống của CBCNV. Bên cạnh đó, công tác hậu cần cũng đợc coi nh công cụ
quản lý hiệu quả. Việc chuẩn bị các chỉ tiêu kế hoạch sẽ góp phần vào việc hoàn
thành tốt các chỉ tiêu kế hoạch đó cũng nh việc tổ chức thành công các hội nghị,
hội thảo. Công tác hậu cần còn là diện mạo của CQ qua việc xây dựng cơ sở vật
chất, xây dựng uy tín bằng công tác đối nội, đối ngoại.
II. Cải tiến, hoạt động văn phòng theo hớng hiện đại
doanh nghiệp
1. Vai trò của văn phòng hiện đại ở doanh nghiệp
Trớc đây, trong cơ chế cũ, Văn phòng là nơi làm việc giấy tờ và lo hậu cần cho
hoạt động lãnh đạo. Trong vài năm trở lại đây, khi chuyển sang cơ chế thị trờng,
theo định hớng XHCN với sự quản lý của nhà nớc, để đảm bảo đứng vững trong
môi trờng cạnh tranh, các doanh nghiệp đã đầu t dây chuyền thiết bị hiện đại đồng
thời tiến hành đổi mới phơng thức quản lý, tuyển dụng nhân viên có trình độ

nghiệp vụ cao. Do đó hiệu quả hoạt động đã đợc nâng lên rõ rệt.
Thực tế đó đã phản ánh yêu cầu khách quan của công cuộc đổi mới, góp phần
tạo chỗ đứng cho mỗi doanh nghiệp trong cơ chế thị trờng. Bên cạnh đó, những
thành tự khoa học của công nghệ thông tin gần đây cũng là áp lực buộc các văn
phòng phải khẩn trơng đi vào hiện đại hoá. Khi các nhà quản lý chú trọng đến các
công tác văn phòng thì vai trò của văn phòng hiện đại trong doanh nghiệp Nhà n-
ớc ngày càng đợc khẳng định. Rõ ràng, văn phòng kết hợp với khoa học hiện đại
đã ngày càng nâng cao hiệu suất làm việc của cán bộ, nhân viên văn phòng. Các
trang thiết bị hiện đại đã giúp họ đắc lực hơn trong công việc, tạo năng suất và
hiệu quả ngày càng cao.
Văn phòng hiện đại đã hạn chế tối đa về chi phí quản lý điều hành nhng vẫn
đảm bảo chất lợng làm việc. Đồng thời nó giúp các nhà quản lý thoát khỏi những
công việc mang tính chất sự vụ, kích thích sự sáng tạo của họ, giúp họ có thời
gian suy nghĩ để đa ra những phơng hớng và kế hoạch khả thi, giải quyết tốt nhất
mọi mặt trong công tác điều hành quản lý doanh nghiệp.
Nh vậy cùng với xu thế chung của cơ chế mới, sự xuất hiện Văn phòng hiện
đại với sự hoạt động có hiệu quả càng chứng tỏ vai trò hết sức quan trọng của
công tác văn phòng trong mỗi doanh nghiệp hiện nay.