Bài giảng Quản lý dự án và kỹ năng lãnh đạo cho các dự án kỹ thuật và xây dựng

Quản lý dự án và các kỹ năng lãnh đạo cho các dự án kỹ thuật và xây dựng

QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ NHỮNG KỸ
NĂNG LÃNH ĐẠO CHO CÁC DỰ ÁN
KỸ THUẬT VÀ XÂY DỰNG
Barry Benator, P.E., C.E.M
Albert Thumann, P.E., C.E.M

THE FAIRMONT PRESS
Lilburn, Georgia

MARCEL DEKKER
New York và Basel

1


Quản lý dự án và các kỹ năng lãnh đạo cho các dự án kỹ thuật và xây dựng

Thông tin tòa soạn
Benator, Barry
Quản lý dự án và những kỹ năng lãnh đạo cho các dự án kỹ thuật và xây dụng/ Barry Benator,
Albert Thumann.
p.cm. ISBN 0-88173-429-2 (in)
1. Quản lý công trình. 2. Quản lý dự án. I. Thumann, Albert. II. Tiêu đề.
TS183.3.B45 2003 658.5—dc21

2003044869

Quản lý dự án và những kỹ năng lãnh đạo cho các dự án kỹ thuật và xây dựng. Tác giả : Barry
Benator và Albert Thumann

Bản quyền năm ©2003 của Nhà x́t bản Fairmon. Khơng được tái bản hoặc chuyển đối một phần
nào của quyển sách này dưới mọi hình thức điện tử hoặc in ấn, bao gồm sao chép, ghi lại hoặc bất
kỳ hệ thống lưu trữ thông tin và phục chế nào khi không có giấy phép của nhà xuất bản.
Được xuất bản bởi tập đoàn nhà in Fairmont
700 Indian Trail, Lilburn, GA 30047
Điện thoại 770-925-9388; fax: 212-685-4540
http/www.dekker.com
Được phân phới bởi tập đồn Marcel Dekker.
Đại lộ Madison 270, New York, NY 10016
Điện thoại:212-696-9000; fax:212-685-4540
http/www.dekker.com
Được in tại Hợp Chủng Quốc Hoa Kỳ
10 9 8 7 6 5 4 3 2 1
0-88173-429-2 (Tập đoàn xuất bản Fairmont)
0-8247-0999-3 (Tập đồn Marcel Dekker)
Trong lúc cớ gắng cung cấp thơng tin đáng tin cậy, nhà xuất bản, các tác giả và những người hiệu
đính không thể tránh khỏi những sai sót rất mong bạn đọc thông cảm.

2


Quản lý dự án và các kỹ năng lãnh đạo cho các dự án kỹ thuật và xây dựng

Nội dung
Lời mở đầu ............................................................................................................................... 4
Chương 1 Tổng quan về quản lý dự án ....................................................................................7
Chương 2 Tuyển chọn nhân viên cho nhóm dự án ................................................................ 16
Chương 3 Những nguyên tắc cơ bản của lập tiến độ ............................................................. 28
Chương 4 Những công cụ máy tính cho việc quản lý dự án ..................................................35
Chương 5 Quản lý kỹ thuật, tiến độ, tài chính .......................................................................47

Chương 6 Ước tính chi phí .....................................................................................................61
Chương 7 Những nguyên tắc cơ bản của lãnh đạo ................................................................ 82
Chương 8 Giao tiếp có hiệu quả ...........................................................................................105
Chương 9 Lập quyết định về kinh tế ....................................................................................109
Chương 10 Nội dung chủ yếu của kế hoạch hợp đồng ........................................................139
Chương 11 Nghiệm thu những dự án xây dựng ...................................................................147
Chương 12 Bài tập tình huống: giảm bớt vi sinh của một khách sạn bị mốc ......................156
Thư mục và sách tham khảo .................................................................................................162
Mục lục .................................................................................................................................163

3


Quản lý dự án và các kỹ năng lãnh đạo cho các dự án kỹ thuật và xây dựng

Lời mở đầu
Một dự án có thể được định nghĩa là một mục lớn hoặc rất quan trọng của công việc như liên quan
đến chi phí, nhân sự và thiết bị. Việc đó thường được đầu tư với những nỗ lực và những kết quả cụ
thể hoặc có thể cho ra một sản phẩm là những hình ảnh/công việc cụ thể có thể hình dung được. Ví
dụ: Những dự án trong các lĩnh vực kỹ thuật và xây dựng có thể bao gờm nâng cấp mợt hệ thớng
nhiệt, cơng tác thơng gió, và hệ thớng điều hịa nhiệt đợ của mợt tịa nhà, thiết kế và thi cơng mợt
tịa nhà mới, bớ trí lại một nhà máy sản xuất, hoặc kiểm tra lại tồn diện phần năng lượng.
Mợt dự án được phân biệt với hoạt động kinh doanh bởi một số đặc điểm:
Tính độc đáo. Mợt dự án tiêu biểu là mợt nhiệm vụ cụ thể (thiết kế và thi công một tịa nhà
hoặc mợt nhà máy mới, cài đặt nâng cấp máy tính) khác với những chức năng kinh doanh đang diễn
ra như kế tốn, ng̀n nhân sự, mua bán hoặc sản xuất , được thực hiện trên cơ sở trong một ngày,
một số ngày, những ý tưởng với sản lượng ngày càng tăng.
Thời gian thực hiện. Một dự án thường có thời gian hữu hạn với ngày bắt đầu đã xác định và
ngày hoàn thành theo kế hoạch. Chức năng kinh doanh diễn ra hàng ngày như nguồn nhân lực, hỗ
trợ cơng nghệ thơng tin, kế tốn, xử lý văn bản thường được đưa ra trước khi dự án bắt đầu và sẽ

tiếp tục sau khi dự án được kết thúc.
Con người. Con người được chỉ định cho một dự án có thể đến từ một bộ phận bất kỳ của tổ
chức hay từ bên ngoài tổ chức, và tùy thuộc vào phạm vi và ngân sách của dự án, có thể bao gồm kỹ
thuật, xây dựng, tài chính, lập tiến đợ, ước tính chi phí và các chun gía khác có thể làm cho dự án
thành công. Khi dự án được hoàn thành, các chuyên gia có khả năng chuyển sang các dự án khác
hoặc trở lại nhiệm vụ chính trong tổ chức.
Mợt dự án cũng chia xẻ nhiều đặc điểm với những hoạt động kinh doanh đang tiến hành:
Dự toán. Một dự án, giống như những hoạt động khác đều có ngân sách. Dù dự án là gì, thì
người quản lý dự án phải có trách nhiệm để quản lý dự án của mình đúng thời gian, đảm bảo kỹ
thuật, kết quả trong phạm vi ngân sách của dự án.
Con người. Một dự án gồm nhiều phép tính kỹ thuật hoặc tiến độ thi công. Điều đó có liên
quan đến con người.- không có gì xảy ra đối với một dự án khi không có người tốt làm cho nó xảy
ra. Người quản lý dự án sẽ cần đến một số hoặc tất cả những chức năng của những con người này
để quản lý dự án – tuyển chọn, đào tạo, điều phối, hướng dẫn, huấn luyện, khen thưởng, kỷ luật và
hỗ trợ. Một người quản lý dự án cùng làm việc với mọi người trong mọi thời gian. Nếu bạn không
sẵn sàng ít nhất là cố gắng để hoàn thành trách nhiệm này, bạn nên trả lại quyển sách này ngay và
nhận lại số tiền của bạn. Nếu bạn yêu thích làm việc với mọi người hoặc tự nguyện cố gắng, quyển
sách này sẽ giúp bạn thành công.
Mối quan hệ. Liên quan đến khía cạnh con người trong quản lý dự án là người quản lý dự án
có trách nhiệm quản lý những mối quan hệ liên kết với dự án. Về nội bộ, bao gồm những người
trong công ty của bạn họ là những thành viên trong nhóm dự án của bạn, ơng chủ của bạn, đờng
nghiệp của bạn và các phịng ban trực tḥc trong công ty của riêng bạn. Về đối ngoại, chúng bao
gồm những người khách hàng của bạn liên quan đến dự án, cũng như bất kỳ nhà thầu phụ và những
nhà cung cấp nào, những người có thể liên kết với dự án.

4


Quản lý dự án và các kỹ năng lãnh đạo cho các dự án kỹ thuật và xây dựng

Có phải quản lý dự án vì bạn khơng? Có phải quyển sách này dành cho bạn không?
Bạn có trốn tránh sự thử thách phải đem các nguồn phong phú và đa dạng vào hồn thành mợt
dự án kỹ thuật hoặc xây dựng đúng thời gian, trong phạm vi dự toán và sự hài lịng của khách hàng
khơng? Bạn có phải là một kỹ sư hoặc người quản lý xây dựng thành công đang tìm kiếm trách
nhiệm quản lý dự án tổng thể không? Bạn có thích thú cùng làm việc với mọi người và giúp họ
thành công thông qua công việc của ban khơng? Bạn có cớ gắng tìm những thời cơ về chuyên môn
và những nguồn phần thưởng trong việc dẫn dắt dự án kết thúc thành công không?
Trong những câu hỏi này nếu bạn trả lời đúng đối với một hoặc nhiều câu ,thì quyển sách này
là giành cho bạn. Nó sẽ cung cấp cho bạn thông tin và chỉ dẫn dễ hiểu và thực tế, giúp bạn thành
công trong việc quản lý dự án kỹ thuật và xây dựng. Nào hãy bắt đầu!
Althumann, P.E., CEM
Barry Benator, P.E., CEM

5


Quản lý dự án và các kỹ năng lãnh đạo cho các dự án kỹ thuật và xây dựng

Lời cảm ơn
Những tác giả tỏ lòng biết ơn James A. Bent, người đồng tác giả quyển Quản lý dự án kỹ
thuật và xây dựng, là cơ sở cho việc tham khảo của ćn sách này.
Những tác giả cũng tỏ lịng biết ơn và đánh giá cao sự tham gia của những cá nhân sau đây
có những kiến nghị sâu sắc và bổ sung tài liệu đối với cuốn sách này cho những người đọc

Seth Benator, R.A.
Bill Brockenborough, P.E.
Rich Brown, Ph.D.
Barbara Erickson
Ken Forsyth, P.E.
Shirley Hanson, Ph.D.

Bob Hough, P.E.
Yasser Mahmud
Terry Niehus, P.E., CEM
Doug Weiss, P.E.

6


Quản lý dự án và các kỹ năng lãnh đạo cho các dự án kỹ thuật và xây dựng

Chương 1

Tổng quan về quản lý dự án
Barry Benator

N

ếu một từ có thể mô tả bản chất của quản lý dự án thì đó là tinh thần trách nhiệm.
Người quản lý dự án (PM) chịu trách nhiệm tất cả những gì xảy ra trong dự án. Điều
này không có nghĩa người quản lý dự án nên hoặc có thể làm mọi việc liên kết với dự
án, mà là người chịu trách nhiệm ći cùng về dự án, khơng kể người trong nhóm dự
án và ngoại trừ những trở ngại gặp phải trên con đường kết thúc thành công. Nói cách
khác, người quản lý dự án phải sẵn sàng nỗ lực hơn nữa. Nếu điều đó dường như một
trách nhiệm vừa đáng quí lại vừa lo âu, thì bạn phải nắm vững quan điểm là một người quản lý dự
án. Đối với nhiều người, đó là một thử thách rất thú vị. Bởi vì do trách nhiệm lớn trong việc quản
lý dự án, nên sẽ có nhiều phần thưởng cho những người quản lý dự án thành công. Quyển sách này
sẽ giúp bạn đáp ứng những trách nhiệm đó và có được những phần thưởng khi trở thành người quản
lý dự án thành công.
NHỮNG PHẦN THƯỞNG CỦA QUẢN LÝ DỰ ÁN
Có một số phần thưởng kết hợp với người quản lý dự án thành công. Danh mục dưới đây chính

là một trong những phần thưởng đó.
•
•
•
•
•
•
•

Đáp ứng việc thu hút đờng thời mợt nhóm người thuộc các chuyên ngành từ những tổ chức
khác nhau và lập ra mợt nhóm dự án thực hiện cơng việc đạt kết quả cao để hồn thành
nhiệm vụ của dự án.
Phần thưởng trợ giúp những người này thực hiện trách nhiệm và thành công đối với bản
thân họ và đối với dự án.
Phần thưởng do làm tăng lợi nhuận và thêm dịng tiền mặt cho cơng ty của anh.
Phần thưởng cho người cung cấp hàng tin cậy và được đánh giá cao.
Phần thưởng cho người cung cấp hàng tin cậy tiếp tục dịch vụ.
Phần thưởng do thêm dịch vụ từ những người cung cấp khác trên cơ sở góp ý có lợi của
người dịch vụ tin cậy.
Phần thưởng cho cơ hợi sự nghiệp của bạn và nhóm dự án của bạn được thăng tiến .

Những người quản lý dự án tốt là một trong số ít những chức năng nghề nghiệp luôn được coi là
nhu cầu của công ty cho phần lớn các bộ phận kinh doanh. Những người quản lý dự án tốt có một
tương lai tươi sáng phía trước họ. Quyển sách này sẽ giúp bạn có được tương lai tươi sáng hơn.
TRÁCH NHIỆM CỦA NGƯỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN
Người quản lý dự án kỹ thuật và xây dựng thành công cần nhiều kiến thức kỹ thuật và kỹ
năng, nhưng bạn cũng không cần là chuyên gia trong tất cả những yêu cầu đó. Thực tế, bạn không
cần là một chuyên gia trong bất kỳ một loại nào; tuy nhiên bạn cần có kinh nghiệm về mặt kỹ thuật
hoặc xây dựng. Hơn thế nữa, việc bạn nhận và cam kết chịu trách nhiệm tồn bợ đới với dự án của
7

Quản lý dự án và các kỹ năng lãnh đạo cho các dự án kỹ thuật và xây dựng
bạn còn quan trọng ngang hoă