Chuyên đề thực tập hoàn thiện kế toán thanh toán với người bán tại công ty trách nhiệm hữu hạn dịch vụ thương mại nguyễn đức
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (463.77 KB, 64 trang )
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
VIỆN KẾ TOÁN – KIỂM TỐN
------
ên
uy
Ch
đề
CHUN ĐỀ
th
ực
THỰC TẬP CHUN NGÀNH
tậ
p
Đề tài:
Tố
HỒN THIỆN KẾ TỐN THANH TỐN VỚI NGƯỜI BÁN TẠI CƠNG TY
p
iệ
gh
tn
TNHH DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI NGUYỄN ĐỨC
Giáo viên hướng dẫn
: T.S Nguyễn Thị Mỹ
Họ và tên sinh viên
: Ngô Xuân Đạt
Mã sinh viên
: TC 422314
Lớp
: K42 - KTTH
Viện
: Kế toán – Kiểm toán
HÀ NỘI, 8/2013
MỤC LỤC
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU
LỜI MỞ ĐẦU....................................................................................................................1
CHƯƠNG I: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ THANH TỐN VỚI NGƯỜI
BÁN TẠI CƠNG TY TNHH DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI NGUYỄN ĐỨC.......................3
Đặc điểm nhà cung cấp của Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại Nguyễn Đức......3
Mặt hàng kinh doanh..........................................................................................3
uy
1.1.1.
Ch
1.1.
Đặc điểm nhà cung cấp của Cơng ty..................................................................3
1.1.3.
Quy trình mua hàng tại Công ty.........................................................................4
1.1.4.
Các phương thức mua hàng................................................................................7
đề
Đặc điểm thanh tốn với người bán của Cơng ty TNHH Dịch vụ Thương mại
th
1.2.
ên
1.1.2.
Tổ chức quản lý thanh toán với người bán của Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại
tậ
1.3.
ực
Nguyễn Đức........................................................................................................................ 7
p
Nguyễn Đức...................................................................................................................... 10
Các phịng ban liên quan..................................................................................10
1.3.2.
Ngun tắc hạch tốn các ngiệp vụ thanh toán.................................................11
1.3.3.
Nhiệm vụ của kế toán trong nghiệp vụ thanh tốn với người bán tại Cơng ty..12
gh
tn
Tố
1.3.1.
Vai trị của kế tốn.....................................................................................12
1.3.3.2.
Nhiệm vụ hạch tốn các nghiệp vụ thanh tốn..........................................12
p
iệ
1.3.3.1.
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TỐN THANH TỐN VỚI NGƯỜI BÁN TẠI
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI NGUYỄN ĐỨC......................................14
2.1.
Kế toán chi tiết thanh toán với người bán tại Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại
Nguyễn Đức...................................................................................................................... 14
2.1.1.
Thủ tục chứng từ thanh tốn với người bán tại Cơng ty...................................14
2.1.2.
Qui trình kế tốn chi tiết thanh tốn với người bán..........................................24
2.2.
Hạch toán tổng hợp thanh toán với người bán tại Công ty TNHH Dịch vụ Thương
mại Nguyễn Đức............................................................................................................... 30
CHƯƠNG III: HỒN THIỆN KẾ TỐN THANH TỐN VỚI NGƯỜI BÁN TẠI
CƠNG TY TNHH DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI NGUYỄN ĐỨC......................................40
3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán thanh toán với người bán tại Công ty TNHH
Dịch vụ Thương mại Nguyễn Đức....................................................................................40
3.1.1. Ưu điểm.............................................................................................................. 41
3.1.2. Nhược điểm.........................................................................................................43
Ch
3.1.3. Phương hướng hoàn thiện....................................................................................45
uy
3.2. Các giải pháp hồn thiện kế tốn thanh tốn với người bán tại Công ty TNHH Dịch
ên
vụ Thương mại Nguyễn Đức............................................................................................49
đề
3.2.1. Về tổ chức bộ máy kế toán..................................................................................49
3.2.2. Về chứng từ kế toán............................................................................................50
th
3.2.3. Về tài khoản sử dụng..........................................................................................50
ực
3.2.4. Về sổ sách kế tốn..............................................................................................51
tậ
3.2.5. Về báo cáo kế tốn dưới góc kế tốn tài chính và kế tốn quản trị.....................51
p
3.2.6. Các kiến nghị khác..............................................................................................52
Tố
KẾT LUẬN...................................................................................................................... 54
p
iệ
gh
tn
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Diễn giải
DV & TM
Dịch vụ và Thương mại
GTGT
Giá trị gia tăng
NCC
Nhà cung cấp
NH
Ngân hàng
TNHH
Trách nhiệm hữu hạn
UNC
Ủy nhiệm chi
ên
uy
Ch
Ký hiệu
đề
ực
th
p
tậ
p
iệ
gh
tn
Tố
DANH MỤC SƠ ĐỜ, BẢNG BIỂU
Sơ đồ 1.2: Quy trình mua hàng tại Cơng ty........................................................................4
Sơ đồ 2.1: Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết thanh toán với người bán................................24
Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ tổng hợp thanh tốn với người bán.........................................32
Biểu 1.1: Hóa đơn giá trị gia tăng....................................................................................16
Biểu 1.2: Hóa đơn giá trị gia tăng....................................................................................17
Ch
Biểu 1.3: Phiếu nhập kho..................................................................................................19
uy
Biểu 1.4: Phiếu nhập kho..................................................................................................20
ên
Biểu 1.5: Phiếu chi tiền mặt..............................................................................................21
Biểu 1.6: Ủy nhiệm chi.....................................................................................................22
đề
Biểu 1.7: Séc..................................................................................................................... 23
th
Biêu 1.8: Sổ chi tiết phải trả cho người bán.....................................................................28
ực
Biểu 1.9: Bảng tổng hợp chi tiết phải trả người bán.........................................................29
tậ
Biểu 1.10: Bảng tổng hợp chứng từ gốc............................................................................33
p
Biểu 1.11: Chứng từ ghi sổ số 89......................................................................................34
Tố
Biểu 1.12: Bảng tổng hợp chứng từ gốc............................................................................35
tn
Biểu 1.13: Chứng từ ghi sổ số 90......................................................................................36
gh
Biểu 1.14: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ..............................................................................37
Biểu 1.15: Sổ cái tài khoản Phải trả người bán................................................................38
p
iệ
Biểu 1.16: Biên bản đối chiếu công nợ với người bán......................................................39
LỜI MỞ ĐẦU
Kể từ khi bước vào nền kinh tế thị trường cho đến nay, nền kinh tế nước ta
đã có nhứng bước mạnh mẽ. Những thay đổi về chính sách Kinh tế - Xã hội đã
đem đến những biến đổi sâu sắc của đời sống. Cùng với sự thay đổi trong tất cả các
ngành, lĩnh vực kinh tế của nền kinh tế quốc dân. Để tồn tại và phát triển các
doanh nghiệp phải đổi mới cách quản lý trên cơ sở các cơng cụ quản lý thích hợp.
Kế tốn là công cụ đắc lực giúp cho các nhà quản lý doanh nghiệp nắm được tình
Ch
hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó có biện pháp nâng cao hiệu quả
uy
sản xuất kinh doanh.
ên
Các doanh nghiệp thương mại hoạt động trên lĩnh vực lưu thông phân phối,
đề
thực hiện chức năng tổ chức lưu thơng hàng hố thơng qua các hoạt động mua, bán
th
và dự trữ hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại, lưu chuyển hàng hoá là hoạt
ực
động kinh doanh chính, chi phối tất cả các chỉ tiêu kinh tế, tài chính khác của
tậ
doanh nghiệp. Tổ chức tốt kế toán nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá là 1 biện pháp
p
quan trọng để quản lý có hiệu quả quy trình kinh doanh thương mại.
Tố
Hoạt động thanh toán với người bán phản ánh mối quan hệ giữa doanh
tn
nghiệp và bên bán. Nếu giải quyết tốt mối quan hệ này sẽ tạo thuận lợi cho quá
gh
trình thu mua và hơn thế nữa nó tạo được niềm tin rất lớn cho các bên kinh doanh.
p
iệ
Như vậy, có thể nói thanh tốn với người bán là một phần hành quan trọng trong
mọi doanh nghiệp. Thực hiện tốt cơng tác hạch tốn kế tốn các nghiệp vụ thanh
tốn với người bán khơng những đảm bảo tình hình tài chính lành mạnh, giữ vững
uy tín với bạn hàng, với các đối tượng liên quan, mà còn nâng cao hiệu quả sử
dụng vốn.
Nhận thức rõ vị trí cũng như tầm quan trọng của cơng tác hạch tốn quy
trình mua hàng và thanh tốn, trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH Dịch vụ
Thương mại Nguyễn Đức, em đã chọn nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện kế toán
1
thanh tốn với người bán tại Cơng ty TNHH Dịch vụ Thương mại Nguyễn
Đức”.
Ngoài lời mở đầu và kết luận, khóa luận của em gồm có ba phần:
Chương I: Đặc điểm và tổ chức quản lý thanh toán với người bán tại
Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại Nguyễn Đức
Chương II: Thực trạng kế toán thanh toán với người bán tại Công ty
TNHH Dịch vụ Thương mại Nguyễn Đức
Ch
Chương III: Hồn thiện kế tốn thanh tốn với người bán tại Công ty
uy
TNHH Dịch vụ Thương mại Nguyễn Đức
ên
Mặc dù đã rất cố gắng nghiên cứu và tìm hiểu để chuyên đề được hồn thiện
song do thời gian và trình độ cịn hạn chế nên em khơng tránh khỏi những thiếu
đề
sót. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp để chuyên đề của em được
ực
th
hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn cô giáo TS. Nguyễn Thị Mỹ và các anh chị trong
Em xin chân thành cảm ơn!
p
tậ
Công ty đã nhiệt tình giúp đỡ em hồn thành chun đề tốt nghiệp của mình!
p
iệ
gh
tn
Tố
2
CHƯƠNG I: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ THANH TỐN VỚI
NGƯỜI BÁN
TẠI CƠNG TY TNHH DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI NGUYỄN ĐỨC
1.1.
Đặc điểm nhà cung cấp của Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại
Nguyễn Đức
Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại Nguyễn Đức là một Công ty kinh
Ch
doanh thương mại nên đặc điểm kinh doanh của Công ty là kinh doanh tổng hợp
các mặt hàng tiêu dùng, đáp ứng nhu cầu tiêu dùng, sản xuất trong nước và xuất
uy
khẩu.
ên
1.1.1. Mặt hàng kinh doanh
đề
Là doanh nghiệp thương mại chuyên cung cấp các mặt hàng tiêu dùng, sản
th
phẩm chính của Cơng ty gồm nhiều loại khác nhau như: Điều hòa, Tủ Lạnh, và
ực
Máy giặt… Các mặt hàng kinh doanh là những hàng hóa có chất lượng cao, có uy
tậ
tín trên thị trường và phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng.
p
Tuy Công ty kinh doanh rất nhiều mặt hàng nhưng ta có thể chia ra các
Tố
nhóm hàng kinh doanh chính:
tn
-
Nhóm hàng hóa Điều hịa, Tủ lạnh, Máy giặt, Lị vi sóng và Bình nóng
-
Các mặt hàng tiêu dùng khác
p
iệ
gh
lạnh
Đây là những mặt hàng kinh doanh chính của Cơng ty. Nó là bộ phận chủ
yếu đem lại doanh thu và lợi nhuận cho Công ty.
1.1.2. Đặc điểm nhà cung cấp của Công ty
Phần lớn các mặt hàng của Công ty được nhập khẩu từ các quốc gia Mĩ,
Singapore, Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan, Anh..Các nhà cung cấp
chủ yếu của Thái Sơn: IBM, HP, Lenovo, Dell, Toshiba, Juniper…và hệ thống đại
lý tại Việt Nam.
3
Đặc điểm hàng hóa của Thái Sơn: gọn nhẹ trong việc nhập khẩu, không cầu
kỳ các thủ tục khác, không phải đăng ký cấp phép tự động do Bộ Công thương ban
hành, đặc biệt là không phải xin giấy phép của Bộ văn hóa Thơng tin, giấy phép
cảu Bộ Bưu chính Viễn thơng. Các mặt hàng trên Cơng ty nhập về bán 99% là
nhập nguyên chiếc vì vậy rất thuận lợi trong việc giao hàng cho khách kịp thời và
tiết kiệm được chi phí thuê kho bãi, thuận lợi cho việc tính thuế nhập khẩu và trong
việc giao nhận hàng từ đối tác cũng như lấy từ cảng hay sân bay.
Ch
Bên cạnh nguồn hàng nhập khẩu, Nguyễn Đức lấy từ một số doanh nghiệp
uy
sản xuất trong nước như Công ty TNHH Samsung Electronics Việt Nam, Liên
ên
doanh thương mại Việt – Nga, Cơng ty cổ phần FPT….
1.1.3. Quy trình mua hàng tại Cơng ty
đề
Tồn bộ quy trình mua hàng của Cơng ty được thể hiện qua sơ đồ sau:
ực
th
p
tậ
p
iệ
gh
tn
Tố
4
Sơ đồ 1.2: Quy trình mua hàng tại Cơng ty
ên
uy
Ch
đề
ực
th
p
tậ
p
iệ
gh
tn
Tố
5
(1)
Bộ phận có yêu cầu lập phiếu Yêu cầu mua hàng gửi đến Phòng mua hàng.
(2)
Phòng mua hàng nhận phiếu Yêu cầu mua hàng, căn cứ vào đó lập u cầu
báo giá.
(3)
Phịng mua hàng gửi Yêu cầu báo giá cho Nhà cung cấp
(4)
Nhà cung cấp căn cứ Yêu cầu báo giá, lập Báo giá
(5)
Nhà cung cấp gửi Báo giá cho P.Mua hàng
(6)
Phòng mua hàng nhận Báo giá, xem xét giá cả, nếu đồng ý mua thì lập Đơn
Ch
hàng mua gửi Nhà cung cấp
Nhà cung cấp nhận Đơn hàng mua
(8)
Nhà cung cấp chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cần thiết gồm Phiếu giao hàng,
ên
uy
(7)
Hóa đơn bán hàng để giao hàng cho người mua
đề
Nhà cung cấp mang hàng cùng Phiếu giao hàng chuyển đến kho cty
(9b)
Đồng thời Nhà cung cấp gửi Hóa đơn bán hàng đến Phịng mua hàng
ực
th
(9a)
(10a) Bộ phận kho nhận hàng, lập Phiếu nhập kho
p
tậ
(10b) Phòng mua hàng căn cứ hóa đơn lập phiếu Đề nghị thanh tốn
(11a) Phịng mua hàng tập hợp tất cả các chứng từ liên quan đến mua hàng gửi về
Tố
Phịng Kế tốn, gồm có: u cầu mua hàng, Báo giá, Đơn hàng mua, Hóa đơn bán
tn
hàng, Đề nghị thanh toán
gh
(11b) Bộ phận Kho gửi Phiếu nhập kho đến Phịng Kế tốn
p
iệ
(12)
Sau khi Phịng Kế tốn nhận đủ một bộ chứng từ, hạch toán ghi nhận nợ
phải trả Nhà cung cấp
(13a) Nếu thanh toán qua Ngân hàng, Kế toán lập Ủy nhiệm chi gửi đến Ngân
hàng
(13b) Nếu thanh toán bằng tiền mặt, Kế toán lập Phiếu chi gửi qua Thủ quỹ chi
tiền.
6
1.1.4. Các phương thức mua hàng
Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại Nguyễn Đức áp dụng hai phương thức
mua hàng là phương thức mua hàng trực tiếp và phương thức chuyển hàng.
-
Phương thức mua hàng trực tiếp: Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết
giữa bên mua và bên bán, công ty cử người được ủy nhiệm của giám đốc đến bên
bán nhận hàng theo quy định trong hợp đồng hoặc đi mua trực tiếp trên thị trường,
tại các cơ sở sản xuất, cơ sở gia công chế biến.
Phương thức chuyển hàng: Căn cứ vào các hợp đồng kinh tế đã ký kết
Ch
-
uy
giữa bên mua và bên bán, định kỳ bên bán chuyển hàng cho công ty tại địa điểm đã
ên
quy định trong hợp đồng (tại kho, tại ga xe lửa, tại ô tô, bển cảng...). Khi chuyển
hàng bên bán phải gửi cho bên mua chứng từ bán hàng, đơn giá của từng mặt hàng
đề
và tổng số tiền phải thanh toán, đồng thời tiến hành các thủ tục thanh tốn.
th
1.2.
Đặc điểm thanh tốn với người bán của Cơng ty TNHH Dịch vụ
ực
Thương mại Nguyễn Đức
p
tậ
Cùng với sự phát triển ngày càng hiện đại của nền kinh tế, rất nhiều phương
thức thanh tốn được sử dụng với mục đích đơn giản hóa, tạo điều kiện cho hoạt
Tố
động thanh tốn. Nguyễn Đức sử dụng hầu hết các các hình thức thanh tốn hiện
tn
có. Cụ thể:
gh
Thanh tốn bằng tiền mặt
p
iệ
Là hình thức thanh tốn mà trong đó, bên mua xuất tiền mặt ra khỏi quỹ để
thanh toán trực tiếp cho bên bán khi nhận vật tư, hàng hóa, dịch vụ. Hình thức
thanh tốn này có ưu điểm là chi phí giao dịch thấp, nhưng chỉ áp dụng khi khối
lượng thanh toán nhỏ, tính chất nghiệp vụ đơn giản, như thanh tốn lương, các
nghiệp vụ thanh toán liên quan đến các mặt hàng có giá trị nhỏ. Hình thức thanh
tốn này bao gồm:
-
Thanh toán bằng tiền mặt VNĐ
-
Thanh toán bằng tiền mặt ngoại tệ
7
-
Thanh toán bằng thương phiếu, hối phiếu, và các loại giấy tờ có giá trị
tương đương tiền
-
Thanh tốn bằng vàng bạc, đá q…
Thanh tốn khơng dùng tiền mặt
-
Thanh tốn bằng ủy nhiệm thu: Là hình thức thanh tốn mà chủ tài
khoản với tư cách là bên bán ủy nhiệm cho ngân hàng thu tiền từ khách hàng hoặc
đối tượng khác có tài khoản ở cùng ngân hàng hoặc ngân hàng khác.
Thanh tốn bằng ủy nhiệm chi: Là hình thức thanh toán mà bên mua là
Ch
-
uy
chủ tài khoản phát hành lệnh chi yêu cầu ngân hàng phục vụ mình chuyển một số
-
ên
tiền nhất định để trả cho nhà cung cấp.
Thanh toán bù trừ: Là hình thức thanh tốn mà khi hai bên có quan hệ
đề
mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ với vai trò vừa là người mua, vừa là người
th
bán. Như vậy, một bên vừa là chủ nợ, vừa là khách nợ của bên kia. Hình thức
ực
thanh tốn này phải dựa trên cơ sở thỏa thuận, thống nhất giữa hai bên, và có biên
p
-
tậ
bản đối chiếu cơng nợ để theo dõi.
Thanh toán bằng séc: Séc là một loại chứng từ thanh toán do ngân hàng
Tố
phát hành cho một số khách hàng có số tiền gửi tại ngân hàng của mình, u cầu
tn
ngân hàng trích tiền từ tài khoản của mình trả cho đơn vị được hưởng có tên trên
gh
séc. Sec thanh toán bao gồm: sec chuyển khoản, sec bảo chi, sec định mức.
p
iệ
-
Thanh tốn chuyển tiền: Là hình thức thanh tốn đơn giản nhất, trong
đó, bên mua u cầu ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định cho
bên bán ở một địa điểm nhất định trong một thời gian nhất định. Việc chuyển tiền
có thể sử dụng trong cả thanh toán quốc tế và thanh toán trong nước với hai hình
thức chủ yếu là: hình thức điện báo (T/T) và hình thức thư chuyển tiền (M/T).
-
Thanh tốn bằng tín dụng thư (L/C): L/C là một bản cam kết trả tiền do
ngân hàng phát hành (ngân hàng mở L/C), để trả một số tiền nhất định cho người
8
xuất khẩu (người thụ hưởng) với điều kiện người đó phải thực hiện đầy đủ những
quy định trong L/C. Các loại thư tín dụng bao gồm:
+ Thư tín dụng có thể hủy ngang: Là loại thư tín dụng mà nhà nhập khẩu có
thể được sửa đổi bổ sung hoặc hủy bỏ tại bất kỳ thời điểm nào mà không cần thơng
báo trước cho nhà xuất khẩu.
+ Thư tín dụng khơng thể hủy ngang: Là loại thư tín dụng mà sau khi đã
được mở thì ngân hàng mở L/C khơng được sửa đổi, bổ sung hoặc hủy bỏ trong
Ch
thời hạn hiệu lực L/C, nếu khơng có sự đồng ý của nhà xuất khẩu
uy
+ Thư tín dụng khơng được hủy ngang và có xác nhận: Là loại tư tín dụng
ên
ngồi việc khơng được hủy ngang lại có thêm yêu cầu được ngân hàng khác trả
tiền theo yêu cầu của ngân hàng mở L/C.
đề
Hình thức thanh tốn bằng thư tín dụng được áp dụng thơng dụng nhất hiện
th
nay trong thanh tốn quốc tế và được coi là phương thức hữu hiệu nhất cho cả bên
ực
xuất khẩu và nhập khẩu. Ở Việt Nam ít sử dụng hình thức này trong thanh tốn
p
tậ
trong nước.
L/C được mở dựa trên những thỏa thuận từ hợp đồng ngoại thương.
Tố
Nhưng khi nó đã được mở thì nó là một giao dịch riêng biệt, độc lập với hợp đồng
tn
ngoại thương, trở thành bản cam kết trả tiền của ngân hàng.
gh
-
Thanh toán nhờ thu: nhờ thu là nghiệp vụ xử lý của ngân hàng đối với
p
iệ
các chứng từ theo đúng chỉ thị nhận được nhằm cho các chứng từ đó được thanh
toán hay được chấp nhận, chuyển giao khi chứng từ được thanh toán hay được
chấp nhận, chuyển giao chứng từ theo đúng các điều khoản và điều kiện khác. Căn
cứ vào nội dung chứng từ thanh toán gửi đến ngân hàng nhờ thu mà có hai loại là
nhờ thu trơn và nhờ thu kèm chứng từ.
-
Phương thức giao chứng từ nhận tiền: Là phương thức thanh tốn mà
trong đó tổ chức nhập khẩu trên cơ sở hợp đồng mua bán yêu cầu ngân hàng bên
9
xuất khẩu mở cho mình một tài khoản ủy thác để thanh toán tiền cho tổ chức xuất
khẩu khi nhà xuất khẩu đầy đủ chứng từ thỏa thuận.
1.3.
Tổ chức quản lý thanh tốn với người bán của Cơng ty TNHH Dịch vụ
Thương mại Nguyễn Đức
1.3.1. Các phòng ban liên quan
Cũng như các doanh nghiệp thương mại khác, Công ty Dịch vụ Thương mại
Nguyễn Đức được thành lập và hoạt động sản xuất kinh doanh theo cơ chế thị
Ch
trường có sự quản lý của Nhà nước. Vì vậy Cơng ty đã sắp xếp bộ máy quản lý
uy
trên cơ sở tiết kiệm hiệu quả, tất cả đều hoạt động nhịp nhàng, ăn khớp nhằm thực
ên
hiện thống nhất kế hoạch, mục tiêu của Công ty.
Với cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty đó thì mỗi phịng ban đều có chức
đề
năng và nhiệm vụ riêng, đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra một cách
th
nhịp nhàng, cân đối và hiệu quả.
ực
Cụ thể đối với hoạt động thanh toán với người bán:
p
tậ
Giám đốc: là người đứng đầu Công ty, là người chỉ huy cao nhất có nhiệm
vụ quản lý tồn diện, chịu trách nhiệm về mọi mặt sản xuất kinh doanh và đời sống
Tố
của cán bộ công nhân viên trong Công ty. Điều hành mọi hoạt động của Công ty
tn
theo kế hoạch, các chính sách của cơng nhân viên, và chịu trách nhiệm trước pháp
gh
luật về mọi hoạt động của Công ty.
p
iệ
Giám đốc cũng là người kiểm tra kiểm soát cao nhất đối với các hoạt động
mua hàng thanh toán với người bán, là người xem xét và kí kết các hợp đồng mua
hàng, đồng thời là người duyệt chi sau cùng khi xuất hiện các nghiệp vụ chi liên
quan.
Phòng kế hoạch: Là bộ phận tính tốn các chỉ tiêu tài chính trong năm của
Cơng ty. Xem xét tình hình lưu chuyển hàng hóa trong Cơng ty, từ đó đưa ra được
các kế hoạch mua hàng và thanh toán ngắn, trung, dài hạn sao cho phù hợp.
10
Phịng kế tốn: Là bộ phận nghiệp vụ có trách nhiệm tham mưu cho Giám
đốc về tình hình quản lý các khoản phải trả, tình hình thanh tốn với nhà cung cấp,
ghi chép và lập các báo cáo liên quan đến các nghiệp vụ thanh tốn với người bán.
Phịng kế tốn của Cơng ty có 6 người, trong đó kế tốn thanh tốn có nhiệm
vụ như sau: Có nhiệm vụ quản lý tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, cất giữ và thu, chi
khi có hố đơn chứng từ hợp lệ; theo dõi tình hình cơng nợ, phải trả khách hàng để
có kế hoạch sử dụng vốn hiệu quả nhất.
Ch
1.3.2. Nguyên tắc hạch toán các ngiệp vụ thanh toán
uy
Để theo dõi cính xác kịp thời các nghiệp vụ thanh tốn, Nguyễn Đức quán
-
ên
triệt các nguyên tắc sau:
Nghiệp vụ thanh toán với người bán phát sinh trong quá trình cung ứng
đề
các yếu tố đầu vào cho quá trình sản xuất – kinh doanh. Khi sự vận động của hàng
th
hóa và tiền tệ khơng cùng một thời điểm thì sẽ xuất hiện khoản phải thu, phải trả
Phải chi tiết khoản phải trả theo từng người bán, không được phép bù
p
tậ
-
ực
với người bán.
trừ khoản phải thu, phải trả giữa các đối tượng khác nhau (trừ khi có sự thỏa thuận
Tố
giữa các đối tượng thanh tốn với doanh nghiệp).
tn
-
Phải tổng hợp tình hình thanh tốn với người bán theo tính chất nợ phải
p
iệ
-
gh
thu hay nợ phải trả trước khi lập báo cáo kế toán.
Đối với các khoản nợ phải trả có gốc ngoại tệ thì kế tốn cần theo dõi cả
về ngun tệ và thực hiện quy đổi theo tỷ giá quy định của doanh nghiệp. Cuối kỳ
kế toán phải thực hiện đièu chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế cuối kỳ. Chênh lệch tỷ
giá được kết chuyển vào tài khoản chi phí hoặc doanh thu hoạt động tài chính.
-
Đồng thời các khoản nợ phải trả bằng vàng, bạc, đá quý cần chi tiết cả về
giá trị và hiện vật. Cuối kỳ kế toán cũng phải điều chỉnh số dư theo giá trị thực tế
của vàng, bạc, đá quý.
-
Tổng hợp chi tiết và báo cáo công nợ cho từng nhà cung cấp.
11
1.3.3. Nhiệm vụ của kế toán trong nghiệp vụ thanh tốn với người bán tại Cơng
ty
1.3.3.1. Vai trị của kế tốn
Kế tốn chính là cơng cụ quản lý hiệu quả đối với các nghiệp vụ thanh toán
các khoản phải trả nhà cung cấp. Bởi tất cả các nghiệp vụ phát sinh đều được biểu
hiện trên chứng từ, sổ sách, việc quản lý các khoản thanh tốn tất yếu phải thơng
qua kế tốn ghi chép, phản ánh, phân tích thường xun các hoạt động và tình hình
Ch
thanh tốn diễn ra của một doanh nghiệp. Vì vậy nó trở thành một cơng cụ hữu
uy
hiệu cho các nhà quản trị trong việc quản lý tài chính của doanh nghiệp mình.
ên
Kế tốn các nghiệp vụ thanh toán với người bán sẽ cung cấp các thơng tin về
tình hình thu, chi, nợ đọng của doanh nghiệp một cách thường xuyên, chính xác,
đề
kịp thời nhằm giúp các nhà quản trị có được cái nhìn tổng quan về tình hình tài
th
chính của doanh nghiệp mình.
ực
Vai trị của kế toán nghiệp vụ thanh toán với người bán thể hiện rất rõ: ghi
p
tậ
chép, phản ánh các hoạt động thanh tốn diễn ra, phân tích tình hình tài chính,
cung cấp thơng tin cho ban giám đốc để có thể đưa ra những quyết định kịp thời
Tố
nhằm đảm bảo cho sự lành mạnh và cân đối nền tài chính của doanh nghiệp.
tn
1.3.3.2.
Nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ thanh toán
gh
Để làm tốt chức năng thơng tin và kiểm tra của mình, kế toán phải thực hiện
p
iệ
các nhiệm vụ sau:
Tổ chức ghi chép nhằm theo dõi chặt chẽ các khoản phải trả chi tiết theo
từng đối tượng; từng khoản nợ, từng thời gian (ngắn hạn, dài hạn), đơn đốc việc
thanh tốn kịp thời, tránh chiếm dụng vốn lẫn nhau.
Đối với những nhà cung cấp có quan hệ giao dịch mua, bán thường xuyên
hoặc có số dư lớn hơn định kỳ hoặc cuối niên độ kế toán, kế toán cần tiến hành
kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh tốn và số cịn nợ.
Tổ chức hệ thống tài khoản, hệ thống sổ chi tiết, sổ tổng hợp để phản ánh
12
cơng nợ phải trả. Đây là địi hỏi cơ bản của bất kỳ hệ thống kế toán nào để đảm bảo
theo dõi được các nghiệp vụ một cách đầy đủ và chính xác.
Kế tốn phải thực hiện mở đủ sổ kế toán chi tiết thanh toán để theo dõi từng
đối tượng. Căn cứ để mở sổ chi tiết là số lượng người bán, các chủ nợ …ít hay
nhiều, mật độ giao dịch của từng đối tượng là thường xuyên hay vãng lai.
Kế tốn cũng cần định kỳ thơng tin và kiểm tra tình trạng thanh tốn với nhà
cung cấp bằng hệ thống ghi chép trên chứng từ, trên sổ kế toán và trên báo cáo kế
Ch
toán. Hơn nữa cũng cần giám sát việc thực hiện các quy định về thanh tốn của
uy
doanh nghiệp.
ên
Tổng hợp và cung cấp thơng tin kịp thời về tình hình cơng nợ từng loại cho
quản lý để có biện pháp xử lý.
đề
ực
th
p
tậ
p
iệ
gh
tn
Tố
13
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN
TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI NGUYỄN ĐỨC
2.1.
Kế tốn chi tiết thanh tốn với người bán tại Cơng ty TNHH Dịch vụ
Thương mại Nguyễn Đức
2.1.1. Thủ tục chứng từ thanh tốn với người bán tại Cơng ty
Hạch tốn ban đầu là giai đoạn quan trọng quyết định đến chất lượng của
cơng tác kế tốn tại Cơng ty. Vì vậy nên việc ghi chếp các nghiệp vụ kinh tế phát
Ch
sinh vào các chứng từ ban đầu phải đảm bảo tính chính xác, kịp thời, đầy đủ, rõ
uy
ràng, trung thực, các số liệu kế tốn phải đảm bảo tính hợp lệ hợp pháp. Việc hạch
ên
tốn ban đầu tại Cơng ty bao gồm những giai đoạn sau:
Xác định các loại chứng từ sử dụng trong từng bộ phận, từng đơn vị. Các
đề
-
th
chứng từ liên quan đến quá trình mua hàng phải được sử dụng và ghi chép theo
Quy định cụ thể việc ghi chép chứng từ phải đầy đủ, rõ ràng cả về nội
Quy định trình tự luân chuyển các chứng từ ban đầu từ các bộ phận lên
Tố
-
p
dung lẫn tính hợp pháp.
tậ
-
ực
đúng qui định của Bộ Tài Chính.
tn
phịng kế tốn của Công ty.
gh
Công ty CP Đầu tư và Thương mại Nguyễn Đức là cơ sở kinh doanh thuộc
p
iệ
đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên chứng từ sử dụng là
Hóa đơn GTGT do Bộ Tài Chính ban hành theo quyết định số 855/1998 - QĐ/BTC
ngày 16/07/1998 về việc ban hành chế độ phát hành, quản lý, sử dụng Hóa đơn
GTGT. Trong khâu hạch tốn ban đầu của kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh
toán tiền hàng của Cơng ty sử dụng các chứng từ sau:
Hóa đơn GTGT (Biểu 1.1, Biểu 1.2)
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết với người mua hàng, người cung cấp
lập hóa đơn và giao hàng cho người mua. Khi lập hóa đơn này, người ghi hóa đơn
14
của bên bán phải ghi đầy đủ rõ ràng, đúng các yếu tố quy định gồm:
-
Giá bán (Chưa có thuế GTGT)
-
Thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT
-
Tổng giá thanh toán (Đã có thuế GTGT)
Ví dụ: Ngày 17/11/2012 Cơng ty TNHH Dịch vụ Thương mại Nguyễn Đức
mua Điều hòa OPSET, số lượng 5 chiếc của Công ty Thương mại Dịch vụ tổng
hợp Hà Nội theo hợp đồng số HSYN0700/MB ngày 20/09/2012.
Ch
Ngày 24/11/2012 Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại Nguyễn Đức mua Tủ
uy
lạnh Toshiba, số lượng 15 chiếc của Công ty Thương mại Dịch vụ tổng hợp Hà
ên
Nội theo hợp đồng số HSYN0710/MB ngày 29/09/2012.
đề
ực
th
p
tậ
p
iệ
gh
tn
Tố
15
Biểu 1.1: Hóa đơn giá trị gia tăng
HĨA ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao cho khách hàng
Ngày 17 tháng 11 năm 2012
Mẫu số: 01 GTKT - 3LL
CH/2012B
0061085
ên
uy
Ch
Đơn vị bán: Công ty Thương mại và Dịch vụ tổng hợp Hà Nội................................
Địa chỉ: 04, Giảng Võ, Hà Nội..................................................................................
Số tài khoản:..............................................................................................................
Điện thoại:...........................MS: 01 00107469-1......................................................
Họ tên người mua hàng:.............................................................................................
Tên đơn vị: Công ty TNHH DV & TM Nguyễn Đức................................................
Địa chỉ: Số 55 khu 2 – Hà Trì – Hà Đơng – Hà Nội
Số tài khoản:..............................................................................................................
đề
Hình thức thanh tốn: CK/TM.................MS: 01 01531342.................................................
A
B
1
Đơn vị
tính
Số lượng
Đơn giá
Thành tiền
C
1
2
3 = 1x 2
Chiếc
5
18,000,000
p
Tố
tn
Cộng tiền hàng
Thuế suất GTGT: 10%
3,600,000
tậ
Điều hòa OPSET
Xuất theo HĐ:
HSYN0700/MB
(20/9/2012)
ực
Tên hàng hóa,
dịch vụ
th
STT
Tiền thuế GTGT:
1,800,000
gh
Tổng cộng tiền thanh tốn
18,000,000
19,800,000
p
iệ
Số tiền viết bằng chữ: Mười chín triệu tám trăm ngàn đồng chẵn
Người mua hàng
Người bán hàng
Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao nhận hóa đơn)
16
Biểu 1.2: Hóa đơn giá trị gia tăng
HĨA ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao cho khách hàng
Ngày 24 tháng 11 năm 2012
Mẫu số: 01 GTKT - 3LL
CH/2012B
0061085
ên
uy
Ch
Đơn vị bán: Công ty Thương mại và Dịch vụ tổng hợp Hà Nội................................
Địa chỉ: 04, Giảng Võ, Hà Nội..................................................................................
Số tài khoản:..............................................................................................................
Điện thoại:...........................MS: 01 00107469-1......................................................
Họ tên người mua hàng:.............................................................................................
Tên đơn vị: Công ty TNHH DV & TM Nguyễn Đức................................................
Địa chỉ: Số 55 khu 2 – Hà Trì – Hà Đơng – Hà Nội
Số tài khoản:..............................................................................................................
đề
Hình thức thanh tốn: CK/TM.................MS: 01 01531342.................................................
A
B
Số lượng
Đơn giá
Thành tiền
C
1
2
3 = 1x 2
Chiếc
15
11,580,000
173,700,000
p
Tủ lạnh Toshiba
Xuất theo HĐ:
HSYN0710/MB
(29/9/2012)
tậ
1
Đơn vị
tính
ực
Tên hàng hóa,
dịch vụ
th
STT
Tố
Tiền thuế GTGT:
Tổng cộng tiền thanh toán
173,700,000
17,370,000
gh
Thuế suất GTGT: 10%
tn
Cộng tiền hàng
191,070,000
p
iệ
Số tiền viết bằng chữ: Một trăm chín mươi mốt triệu không trăm bảy mươi ngàn
đồng chẵn
Người mua hàng
Người bán hàng
Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao nhận hóa đơn)
17
Phiếu nhập kho (Biểu 1.3, Biểu 1.4)
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết với người cung cấp, khi hàng hóa
được vận chuyển tới kho của Cơng ty, bộ phận nghiệp vụ đối chiếu Hóa đơn
GTGT (Hóa đơn bán hàng) của bên bán lập với hợp đồng kinh tế đã ký kết với
người bán, nếu phù hợp sẽ tiến hành kiểm tra và làm thủ tục nhập kho.
Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng lập thành 2 liên và người lập phiếu ký
(ghi rõ họ tên), người giao hàng mang phiếu đến kho để nhập hàng hóa. Nhập kho
Ch
xong thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho và cùng người giao hàng ký vào
uy
phiếu thủ kho giữ liên 2 để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phịng kế tốn để
ên
ghi sổ kế tốn và liên 1 lưu ở nơi lập phiếu.
Trong trường hợp khi mua hàng thanh toán ngay cho người cung cấp, kế
đề
tốn mua hàng sẽ ký xác nhận vào Hóa đơn GTGT (Hóa đơn bán hàng), sau đó
th
chuyển cho phịng kế toán để thanh toán. Người lập phiếu sẽ viết phiếu chi rồi
ực
chuyển cho thủ quỹ rút tiền để trả cho người cung cấp.
p
tậ
p
iệ
gh
tn
Tố
18
Biểu 1.3: Phiếu nhập kho
Đơn vị: Công ty TNHH DV & TM Nguyễn Đức
Địa chỉ: Số 55 khu 2 – Hà Trì – Hà Đơng – Hà
Nội
Mẫu số: 01 - VT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC
ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính)
ên
uy
Ch
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 17 tháng 11 năm 2012
Nợ:.........................
Số:.........................................Có: ......................
- Họ tên người giao hàng:.........................................................................................
- Theo: HĐKT Số: HSYN0700/MB Ngày 20 tháng 9 năm 2012
- Nhập tại kho: Công ty......................địa điểm.........................................................
Đơn v
đề
vật
tư,
dụng
cụ
sản Mã số
phẩ
m,
hàng
hóa
B
Thực
nhập
tính
Số lượng
3
4
p
A
Theo
chứng từ
tậ
Tên, nhãn hiệu, quy
cách sản phẩm chấ
ực
th
STT
Chiếc
00610
....
.
...
........
..
2
5
5
3,600,000
....
.
...
.....
........
........
p
iệ
.......
1
gh
.....1 ..............................
8,00
0,00
0
....... .........................
D
tn
Điều hòa OPSET
Tố
1
C
....
....... Cộng
18,000,000
- Tổng số tiền (viết bằng chữ): Mười tám triệu đồng chẵn;
- Số chứng từ gốc kèm theo : CH/2012B - 0061085 .............................
19
Ngày 17 tháng 11 năm 2012
Người lập phiếu
(Ký, họ tên)
Người giao hàng
(Ký, họ tên)
Thủ kho
(Ký, họ tên)
Kế toán trưởng (hoặc
bộ phận có nhu cầu
nhập)
(Ký, họ tên)
ên
uy
Ch
đề
ực
th
p
tậ
p
iệ
gh
tn
Tố
20
