Giáo trình văn bản pháp quy (nghề tin học văn phòng trình độ trung cấp)

THVP-TC-MH08-VBPQ

TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thơng tin có thể được phép
dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh
thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.

1


LỜI GIỚI THIỆU
Nhà nước quản lí xã hội bằng pháp luật, một trong những hình thức để thể hiện ý
chí của mình đó là ban hành văn bản. Văn bản vừa là phương tiện vừa là sản phẩm của
quá trình quản lí, tạo lập và duy trì mối quan hệ hai chiều giữa chủ thể quản lí và đối
tượng quản lí, giúp cho hoạt động quản lí đạt hiệu quả tốt nhất. Đặc biệt trong quá
trình đổi mới này đặt ra yêu cầu cần phải từng bước hoàn thiện hệ thống pháp luật. Do
vậy, việc ban hành văn bản đáp ứng yêu cầu xã hội là điều rất thiết thực.
Để phục vụ công tác giảng dạy và học tập chương trình đào tạo nghề “Tin học
văn phịng” trình độ trung cấp Trường Cao Đẳng Nghề Cần Thơ xuất bản giáo trình
“Văn bản pháp quy” nhằm cung cấp những kiến thức cơ bản nhất về quá trình hình
thành văn bản, kiểm tra và xử lí văn bản pháp luật.
Do mơn học có liên quan nhiều đến các lĩnh vực khác nhau của đời sống xã hội,
bên cạnh đó thực tế đối với việc ban hành văn bản pháp luật còn nhiều vấn đề chưa
được giải quyết, mặc dù đã rất cố gắng trong biên soạn, song giáo trình Kỹ thuật soạn
thảo văn bản pháp luật không thể tránh khỏi những khiếm khuyết nhất định. Rất mong
nhận được những ý kiến quý báu của bạn đọc quan tâm để hoàn thiện hơn giáo trình
cho lần tái bản sau.
Cần Thơ, ngày….. tháng….. năm 2018
Chủ biên
Nguyễn Hùng Cường

2


MỤC LỤC
Trang

TUN BỐ BẢN QUYỀN ......................................................................... 1

CHƯƠNG TRÌNH MƠN HỌC ...................................................................... 4

I.VỊ TRÍ, TÍNH CHẤT CỦA MƠN HỌC: ........................................................ 4
II. MỤC TIÊU MÔN HỌC: ................................................................................ 4
III. NỘI DUNG MÔN HỌC:............................................................................... 5

CHƯƠNG 1.................................................................................................. 8
NGÔN NGỮ HỌC VĂN BẢN ................................................................... 8
CHƯƠNG 2................................................................................................ 17
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN QUẢN LÝ ................................ 17
CHƯƠNG 3................................................................................................ 24
CHƯƠNG 4................................................................................................ 29
Nghệ An, ngày 01 tháng 12 năm 2014 ....................................................... 46
QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ....... 47
CHƯƠNG 6................................................................................................ 53
PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO .............................................................. 53
VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ........................................................ 53
CHƯƠNG 7................................................................................................ 60
TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG, GIẢI ......................................... 60
QUYẾT VĂN BẢN TRONG CƠ QUAN NHÀ NƯỚC ......................... 60
CHƯƠNG 8................................................................................................ 74

SOẠN THẢO NGHỊ QUYẾT .................................................................. 74
CHƯƠNG 9................................................................................................ 77
SOẠN THẢO QUYẾT ĐỊNH .................................................................. 77

Về việc tuyển dụng và phân công công tác ...................................................... 81

Về việc công nhận hết thời gian tập sự ............................................................. 82

SOẠN THẢO BÁO CÁO ......................................................................... 84

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM .......................................... 86

CHƯƠNG 11.............................................................................................. 88
SOẠN THẢO BIÊN BẢN......................................................................... 88
CHƯƠNG 12.............................................................................................. 92
SOẠN THẢO TỜ TRÌNH ........................................................................ 92

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM .......................................... 93

CHƯƠNG 13.............................................................................................. 95
CÔNG VĂN HÀNH CHÍNH ................................................................... 95

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM .......................................... 98

SOẠN THẢO HỢP ĐỒNG .................................................................... 102

HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG ........................................................................... 104
3

Đặc điểm của hợp đồng kinh tế: ...................................................................... 106
- Hợp đồng kinh tế được ký kết nhằm mục đích kinh doanh. Mục đích này được thể
hiện ở nội dung cơng việc mà các bên thoả thuận .............................................. 106

4



CHƯƠNG TRÌNH MƠN HỌC
Tên mơn học: VĂN BẢN PHÁP QUI
Mã số môn học:MH 08
Thời gian môn học: 45 giờ.

(Lý thuyết 15 giờ; thực hành 30 giờ)

I.VỊ TRÍ, TÍNH CHẤT CỦA MƠN HỌC:
 Vị trí:
 Là mơn học cơ sở của nghề Tin học văn phịng.
 Mơn học được bố trí cùng với các mơ đun kỹ thuật cơ sở.
 Tính chất:
 Soạn thảo văn bản là công cụ để phục vụ các mơn học và ngành nghề Tin
học văn phịng.
 Giúp người học vận dụng tốt các chuyên môn của nghề.
II. MỤC TIÊU MƠN HỌC:
Sau khi học xong mơ đun, người học có thể:
1. Về kiến thức:
 Củng cố lại kiến thức về tiếng việt thực hành nhằm giúp học sinh phát triển
kỹ năng sử dụng tiếng việt đọc và viết văn bản khoa học, đúng thể thức;
 Biết cách vận dụng kiến thức đó học để soạn thảo các văn bản thơng dụng, góp phần
nâng cao năng suất chất lượng của lao động, quản lý;

2. Về kỹ năng:
 phát triển kỹ năng sử dụng tiếng việt đọc và viết văn bản khoa học, đúng thể thức;
 Phát triển kỹ năng soạn thảo, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý kinh doanh;
 Vận dụng kiến thức đó học để soạn thảo các văn bản thơng dụng, góp phần
nâng cao năng suất chất lượng của lao động, quản lý;
3. Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:
- Rèn luyện tính kỷ luật, kiên trì, cẩn thận, tích cực, chủ động và sáng tạo trong
học tập
- Rèn luyện tinh thần trách nhiệm trong cơng việc, có tinh thần hợp tác, giúp đỡ
lẫn nhau.
 Rèn luyện tính chính xác, khoa học và tác phong cơng nghiệp.
 Cần có thái độ cẩn thận khi trình bày các văn bản pháp quy.

4


III. NỘI DUNG MÔN HỌC:
1. Nội dung tổng quát và phân phối thời gian:
SỐ
TT

I

THỜI GIAN
Tên chương, mục

Ngôn ngữ học văn bản

Tổng số

Lý
thuyết

Thực
hành

Kiểm
tra

03

01

02

0

05

02

03

0

04

01

03

0

05

01

04

0

Khái niệm và liên kết văn bản:
Một số phương thức liên kết văn bản
phổ biến
Phong cách văn bản
II

Khái quát chung về văn bản quản lý
Khái niệm
Sơ lược về lịch sử văn bản quản lý nhà
nước nước ở Việt Nam
Chức năng của văn bản
Các loại VBQLNhà nước

III

Thẩm quyền ban hành của các cơ
quan nhà nước
Thẩm quyền ban hành của các cơ quan
quyền lực nhà nước

Văn bản của cơ quan hành chính nhà
Văn bản của Tồ án ND tối cao
Văn bản của Viện kiểm sát ND tối cao

IV

Thể thức văn bản quản lý nhà nước
Khái niệm
Những yếu tố thể thức bắt buộc phải có
trong mọi văn bản
Những yếu tố thể thức chỉ cần thiết với
một số văn bản

5


V

Quy trình soạn thảo Văn bản quản lý
nhà nước

03

01

02

0

02

01

01

0

02

01

01

0

Khái niệm
Những định hướng khi xác định quy
trình STVB
Xác lập quy trình chuẩn
Xây dựng quy trình cụ thể cho mỗi văn
bản
VI

Phương pháp soạn thảo văn bản
quản lý nhà nước
Khái niệm
Yêu cầu chung đối với 1 văn bản
Đặc điểm ngơn ngữ của VBQLNN
Trình tự soạn thảo 1 văn bản quan
trọng, phức tạp.

VII

Tổ chức quản lý và sử dụng, giải
quyết Văn bản trong cơ quan nhà
nước
Tổ chức giải quyết văn bản đến
Tổ chức và quản lý văn bản đi
Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản
nội bộ

VIII

Kiểm tra

01

Soạn thảo Nghị quyết

03

01

02

0

02

01

01

0

03

01

02

0

01

Khái niệm
Phương pháp soạn thảo nghị quyết
Mẫu tham khảo
IX

Soạn thảo Quyết định
Khái niệm và thẩm quyền ban hành
Phương pháp soạn thảo quyết định
Mẫu tham khảo

X

Soạn thảo Báo cáo
Khái niệm - Yêu cầu
Phân loại báo cáo

Phương pháp ST báo cáo
Mẫu tham khảo
6


XI

Soạn thảo Biên bản

03

01

02

0

02

01

01

0

03

01

02

0

03

01

02

0

Khái niệm
Các loại biên bản
Phương pháp soạn thảo
Mẫu tham khảo
XII

Soạn thảo Tờ trình
Khái niệm
Phương pháp ST Tờ trình
Mẫu tham khảo

XIII

Soạn thảo Cơng văn Hành chính
Khái niệm
Phương pháp soạn thảo công văn
Phương pháp soạn thảo một số loại
công văn hành chính

XIV

Soạn thảo Hợp đồng
Khái niệm
Những nhân tố cần thiết của một bản
hợp đồng
Mẫu tham khảo

XV

Kiểm tra kết thúc

01

TỔNG CỘNG

45

01
15

28

02

* Ghi chú: Thời gian kiểm tra lý thuyết được tính vào giờ lý thuyết, kiểm tra thực hành
được tính bằng giờ thực hành.

7

CHƯƠNG 1
NGÔN NGỮ HỌC VĂN BẢN
Mã chương: MH08-01
1. KHÁI NIỆM VÀ LIÊN KẾT VĂN BẢN
Ngôn ngữ là một hệ thống các tín hiệu giao tiếp đặc biệt của con người. Ngơn
ngữ bao gồm ngơn ngữ nói và ngơn ngữ viết. Ngành khoa học nghiên cứu về ngôn ngữ
của các dân tộc trên thế giới được gọi là ngôn ngữ học.
Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ (hay ký
hiệu) nhất định. Tùy theo lĩnh vực hoạt động quản lý đối với các mặt đời sống xã hội
mà văn bản được sản sinh ra với các nội dung và hình thức khác nhau.
Liên kết văn bản: đó là những mối quan hệ qua lại chặt chẽ giữa các câu, giữa
các đoạn, giữa các thành phần, giữa các bộ phận của văn bản. Chính tính liên kết cũng
là cơ sở để tạo nên tính chỉnh thể của văn bản. Tính liên kết được thể hiện trên cả hai
phương diện: nội dung và hình thức.
2. MỘT SỐ PHƯƠNG THỨC LIÊN KẾT VĂN BẢN PHỔ BIẾN
2.1 Liên kết nội dung – hình thức
a. Tính liên kết nội dung
Nội dung văn bản bao gồm hai nhân tố cơ bản: đề tài và chủ đề (hay còn gọi là
chủ đề và logic). Do đó, tính liên kết về mặt nội dung thể hiện tập trung qua việc tổ
chức, triển khai hai nhân tố này, trên cơ sở đó hình thành hai nhân tố liên kết: liên kết
đề tài và liên kết chủ đề.
Đề tài của văn bản là tổng thể đối tượng mà tác giả muốn diễn tả, chủ đề là
phần nổi bậc nhất trong đề tài đó mà tác giả chọn để đề cao, đó là điểm nhấn gây ấn
tượng nhất. Đề tài có phạm vi rộng hơn chủ đề. Ví dụ: đề tài là chiến tranh nhưng
trong đó có chủ đề anh bộ đội, tình u trong thời chiến… Mỗi văn bản có thể có một
hoặc nhiều chủ đề. Có những văn bản đề tài có thể đồng nhất với chủ đề của văn bản.
b. Liên kết hình thức
Liên kết hình thức trong văn bản là sự kết hợp, gắn bó giữa các cấp độ đơn vị
dưới văn bản xét trên bình diện ngơn từ biểu đạt, kết cấu trình bày nhằm hình thức

hố, hiện thực hố mối quan hệ về mặt nội dung giữa chúng.
Như vậy, liên kết nội dung với hai nhân tố đề tài và chủ đề thể hiện qua mối
quan hệ giữa các câu, các đoạn, các phần.., xoay quanh đề tài và chủ đề của văn bản.
Mối quan hệ này mang tính chất trừu tượng, khơng tường minh. Do đó, trong q trình
tạo văn bản, người viết (người nói) bao giờ cũng phải vận dụng các phương tiện ngôn
từ cụ thể để hình thức hố, xác lập mối quan hệ đó. Tồn bộ các phương tiện ngơn từ
có giá trị xác lập mối quan hệ về nội dung giữa các câu, các đoạn... là biểu hiện cụ thể
của liên kết hình thức.
Liên kết hình thức trong văn bản được phân chia thành nhiều phương thức liên
kết. Mỗi phương thức liên kết là một cách tổ chức sự liên kết, bao gồm nhiều phương
tiện liên kết khác nhau có chung đặc điểm nào đó. Nhìn chung, liên kết hình thức bao
gồm các phép liên kết: lặp ngữ âm, lặp từ vựng, thế đồng nghĩa, liên tưởng, đối
nghịch, thế đại từ, tỉnh lược cấu trúc, lặp cấu trúc… Các phép liên kết này cũng được
8


vận dụng giữa các đoạn, phần... và được thể hiện ở nhiều cấp độ khác nhau. Trong văn
bản, liên kết nội dung và liên kết hình thức có mối quan hệ biện chứng với nhau.
Trong đó, liên kết nội dung quy định liên kết hình thức.
2.2 Sự thống nhất chủ đề của văn bản
Chủ đề văn bản là những vấn đề chủ chốt, những ý kiến, những cảm xúc được
thể hiện một cách nhất quán trong văn bản. Sự thống nhất chủ đề của văn bản là sự
nhất quán về ý đồ, ý kiến, cảm xúc của tác giả được thể hiện trong văn bản. Nó được
thể hiện ở ba mặt: nội dung, hình thức và đối tượng. Để đảm bảo được tính thống nhất
của chủ đề thì cần xác định được chủ đề cần viết, các phần trong văn bản có quan hệ
chặt chẽ với nhau và phải bám sát chủ đề, các từ ngữ then chốt được lặp đi lặp lại.
Ví dụ: bài Tre Việt Nam, chủ đề và đề tài của bài thơ là miêu tả hình ảnh cây
tre Việt Nam, từng câu, từng đoạn chỉ tập trung miêu tả đặc tính của cây tre và từ
“tre” được lặp đi lặp lại rất nhiều lần để làm nổi bật lên chủ đề.
2.3 Liên kết đề xuất

2.3.1 Các vị trí mạnh
Trong một văn bản, vị trí của câu chủ đề là cơ sở để xác định cách thức cũng
như phương pháp được hiện trong văn bản đó. Câu chủ đề có thể đặt ở vị trí đầu đoạn
văn, các câu còn lại triển khai ý tưởng chủ đề, mang ý nghĩa minh hoạ, cụ thể. Các câu
triển khai được thực hiện bằng các thao tác giải thích, chứng minh, phân tích, bình
luận; có thể kèm những nhận xét, đánh giá và bộc lộ sự cảm nhận của người viết.
Phương pháp này người ta gọi là phương pháp diễn dịch.
Ví dụ: Đêm trăng ở q thật n bình và đẹp. Ánh trăng sáng vằng vặc, xuyên
qua từng cành cây, kẽ lá. Thỉnh thoảng lại có tiếng hót của một chú chim bị lạc đàn
vang lên trong đêm khuya thanh vắng. Ánh trăng chiếu xuống mặt đất tạo nên một
cảnh đẹp mờ ảo, thật hữu tình. Chốc chốc, một làn gió nhẹ thổi qua làm cho mặt ao
gợn sóng, mặt trăng như muốn vỡ ra. Những chiếc lá dừa, lá tre rì rào trong gió tạo
nên âm thanh "xào xạc" nghe thật vui tai.
2.3.2 Hội tụ
Câu chủ đề có thể nằm ở vị trí cuối đoạn văn, người ta gọi phương pháp này là
phương pháp trình bày theo lối quy nạp hay còn gọi là hội tụ. Nghĩa là đoạn văn được
trình bày đi từ các ý chi tiết, cụ thể nhằm hướng tới ý khái quát nằm ở cuối đoạn. Các
câu trên được trình bày bằng thao tác minh hoạ, lập luận, cảm nhận và rút ra nhận xét,
đánh giá chung.
Ví dụ: Ánh trăng chênh chếch in bóng những ngôi nhà, hàng cây trên mặt đất
ẩm sương. Trăng soi sáng từng ngõ xóm. Càng lên cao, trăng càng sáng. Vầng trăng
tròn vành như chiếc đĩa bạc treo lơ lửng trên bâù trời đêm thăm thẳm lấp lánh mn
vạn vì sao. Vầng trăng chiếu sáng khắp nơi. Ánh trăng lung linh dát bạc trên dịng
sơng uốn khúc quanh làng. Đêm trăng ở quê thật yên bình và đẹp đẽ.
2.3.3 Nối tiếp
Nối tiếp là phương pháp trình bày các câu, các đoạn văn có mối quan hệ liên kết
với nhau, câu trước làm nền tảng cho câu sau, câu sau diễn giải hoặc bổ sung ý nghĩa
cho câu trước.

9

Ví dụ: Cám tức lắm, vội về nhà kể cho mẹ nghe. Mẹ nó xui bắt chim làm thịt ăn.
Cám về cung sai lính giết chim ăn rồi vứt lơng ra vườn. Lơng chim lại hố ra hai cây
xoan đào tươi tốt... (trích: Tấm Cám)
2.4 Liên kết đơn và phức
Liên kết đơn trong văn bản: là phương thức liên kết các câu các đoạn trong văn
bản được sử dụng một hình thức hay một phương tiện liên kết duy nhất. Ví dụ, trong
đoạn văn chỉ sử dụng duy nhất một phươc thức liên kết đó là liên kết bằng quan hệ từ
hay chỉ sử dụng một phép liên kết đó là phép lặp…
Liên kết phức trong văn bản: là phương thức liên kết các câu, các đoạn trong
văn bản bằng nhiều phương tiện liên kết, phép liên kết với nhau để tạo sự hài hòa
thống nhất và liên kết trong văn bản. Ví dụ, trong một đoạn văn bản có thể sử dụng
cùng lúc nhiều phương thức liên kết với nhau như: phép lặp, phép thế, phép nối bằng
quan hệ từ…
Cụ thể, có các phép liên kết sau đây:
a. Phép lặp
Phép lặp là cách dùng đi dùng lại một yếu tố ngôn ngữ, ở những bộ phận khác
nhau (trước hết ở đây là những câu khác nhau) của văn bản nhằm liên kết chúng lại với
nhau. Phép lặp, ngoài khả năng kết nối các bộ phận hữu quan của văn bản lại với nhau,
cịn có thể đem lại những ý nghĩa tu từ như nhấn mạnh gây cảm xúc, gây ấn tượng
v.v... Các phương tiện dùng trong phép lặp là:
+ Lặp ngữ âm: là hiện tượng hiệp vần và cắt nhịp đều đặn các câu trong văn
bản. Vai trò của lặp ngữ âm rất hiển nhiên trong thơ. Có trường hợp văn bản tồn tại
chủ yếu bằng liên kết vần nhịp, khơng có liên kết ở mặt ý nghĩa.
Ví dụ: Ðịn gánh / có mấu
Củ ấu / có sừng
Bánh chưng / có lá
Con cá / có vây
Ơng thầy / có sách...

Ngồi lặp vần nhịp, ở đây cũng cịn có hiện tượng lặp cú pháp "a có b". Sự liên
kết giữa những câu cụ thể với nhau thường được thực hiện cùng một lúc bằng nhiều
phương tiện liên kết, và những phương tiện liên kết này có thể thuộc về những phép
liên kết khác nhau. Khi chúng ta xem xét một phương tiện liên kết nào đó, hoặc một
phép liên kết nào đó, là chúng ta tạm thời bỏ qua những phương tiện liên kết khác có
thể đang có mặt.
+ Lặp từ ngữ: Lặp từ ngữ nhắc lại những từ ngữ nhất định ở những phần
không quá xa nhau trong văn bản nhằm tạo ra tính liên kết giữa những phần ấy với
nhau.
Ví dụ: Buổi sáng, Bé dậy sớm ngồi học bài. Dậy sớm học bài là một thói quen
tốt. Nhưng phải cố gắng lắm mới có được thói quen ấy. Rét ghê. Thế mà Bé vùng dậy,
chui ra được khỏi cái chăn ấm. Bé ngồi học bài.
+ Lặp cú pháp: là dùng nhiều lần một kiểu cấu tạo cú pháp nào đó (có thể
ngun vẹn hoặc biến đổi chút ít) nhằm tạo ra tính liên kết ở những phần văn bản chứa
chúng. Lặp những cấu tạo cú pháp đơn giản và ngắn gọn để gây hiệu quả và nhịp điệu,
nhờ đó gia tăng được tính liên kết.
10


Ví dụ 1: Tre, anh hùng lao động! Tre, anh hùng chiến đấu!
Cấu tạo ngữ pháp ở 2 câu này là: "Ðề ngữ - dạng câu đặc biệt " (tạo sắc thái cảm thán)
Ví dụ 2: Về chính trị, chúng tuyệt đối không cho nhân dân ta một chút tự do
dân chủ nào. [đoạn văn tiếp theo minh họa ý này]
Về kinh tế, chúng bóc lột dân ta đến tận xương tủy, khiến cho nhân dân
ta nghèo nàn, thiếu thốn, nước ta xơ xác, tiêu điều.
(Hồ Chí Minh)
Trong ví dụ 2, cách lặp cú pháp không chỉ 2 câu (đề ngữ|chủ ngữ - vị ngữ), mà
còn cả cách tổ chức văn bản gồm các đoạn văn kèm theo ở mỗi câu để giải thích ý đưa
ra trong mỗi câu ấy.
b. Phép thế

Phép thế là cách thay những từ ngữ nhất định bằng những từ ngữ có ý nghĩa
tương đương (cùng chỉ sự vật ban đầu, cịn gọi là có tính chất đồng chiếu) nhằm tạo
tính liên kết giữa các phần văn bản chứa chúng. Có 2 loại phương tiện dùng trong phép
thế là thay thế bằng từ ngữ đồng nghĩa và thế bằng đại từ. Dùng phép thế không chỉ có
tác dụng tránh lặp đơn điệu, mà cịn có tác dụng tu từ nếu chọn được những từ ngữ
thích hợp cho từng trường hợp dùng.
+ Thế đồng nghĩa: bao gồm việc dùng từ đồng nghĩa, cách nói vịng (nói khác
đi), cách miêu tả thích hợp với từ ngữ được thay thế.
Ví dụ: Nghe chuyện Phù Ðổng Thiên Vương, tơi tưởng tượng đến một trang
nam nhi, sức vóc khác người, nhưng tâm hồn cịn thơ sơ giản dị, như tâm hồn tất cả
mọi người thời xưa. Tráng sĩ ấy gặp lúc quốc gia lâm nguy đã xông pha ra trận đem
sức khỏe mà đánh tan giặc, nhưng bị thương nặng. Tuy thế người trai làng Phù Ðổng
vẫn còn ăn một bữa cơm...
(Nguyễn Ðình Thi)
+ Thế đại từ: là dùng những đại từ (nhân xưng, phiếm định, chỉ định) để thay
cho một từ ngữ, một câu, hay một ý gồm nhiều câu v. v... nhằm tạo ra tính liên kết
giữa các phần văn bản chứa chúng.
Ví dụ 1: Rõ ràng Trống Choai của chúng ta đã hết tuổi bé bỏng thơ ngây. Chú
chẳng còn phải quấn quýt quanh chân mẹ nữa rồi.
(Hải Hồ)
Ví dụ 2: Dân tộc ta có một lịng u nước nồng nàn. Ðó là một truyền thống
quý báu của ta.
(Hồ Chí Minh)
c. Phép liên tưởng
Phép liên tưởng là cách sử dụng những từ ngữ chỉ những sự vật có thể nghĩ đến
theo một định hướng nào đó, xuất phát từ những từ ngữ ban đầu, nhằm tạo ra mối liên
kết giữa các phần chứa chúng trong văn bản.
Phép liên tưởng khác phép thế ở chỗ trong phép thế thì dùng những từ khác
nhau để chỉ cùng một sự vật; trong phép liên tưởng, đó là những từ ngữ chỉ những sự
vật khác nhau có liên quan đến nhau theo lối từ cái này mà nghĩ đến cái kia (liên

tưởng). Sự liên tưởng có thể diễn ra giữa những sự vật cùng chất cũng như giữa những
sự vật khác chất.
+ Liên tưởng cùng chất
Ví dụ 1 (liên tưởng theo quan hệ bao hàm): Chim chóc cũng đua nhau đến bên
hồ làm tổ. Những con sít lơng tím, mỏ hồng kêu vang như tiếng kèn đồng. Những con
11


bói cá mỏ dài lơng sặc sỡ. Những con cuốc đen trùi trũi len lủi giữa các bụi ven bờ.
Quan hệ bao hàm còn thể hiện rõ trong quan hệ chỉnh thể - bộ phận (cây: lá,
cành, quả, rễ...) hoặc trong quan hệ tập hợp (thành viên của tập hợp).
Ví dụ 2 (liên tưởng đồng loại):
Cóc chết bỏ nhái mồ cơi,
Chẫu ngồi chẫu khóc:
Chàng ơi là chàng!
Ễnh ương đánh lệnh đã vang!
Tiền đâu mà trả nợ làng ngóe ơi!
Ví dụ 3 (liên tưởng về số lượng): Năm hôm, mười hôm... Rồi nửa tháng, lại một
tháng. (Nguyễn Công Hoan)
+ Liên tưởng khác chất:
Ví dụ 1 (liên tưởng theo quan hệ định vị giữa các sự vật):
Nhân dân là bể
Văn nghệ là thuyền
(Tố Hữu)

...

Ví dụ 3 (liên tưởng theo đặc trưng sự vật): Mặt trời lên bằng hai con sào thì
ơng về đến con đường nhỏ rẽ về làng. Không cần phải hỏi thăm nữa cũng nhận ra
rặng tre ở trước mặt kia là làng mình rồi. Cái chấm xanh sẫm nhơ lên đó là cây đa

đầu làng. Càng về đến gần càng trông rõ những quán chợ khẳng khiu nấp dưới bóng
đa.
Làng được đặc trưng bằng rặng tre, cây đa, quán chợ…
Ví dụ 4 (liên tưởng theo quan hệ nhân - quả, hoặc nói rộng ra: theo phép kéo
theo như tuy... nhưng (nghịch nhân quả), nếu... thì (điều kiện/giả thiết - hệ quả):
Ðồn địch dưới thấp còn cách xa gần bốn trăm thước đang cháy thật, tre nứa nổ
lốp bốp như cả cái thung lũng đang nổ cháy. Khói lửa dày đặc không động đậy bên
dưới, mà bốc ngọn mỗi lúc một cao, ngùn ngụt, gió tạt về phía đồi chỉ huy vàng rực,
chói lịe trong nắng, hơi nóng bốc lên tận những đỉnh núi bố trí.
(Trần Ðăng)
Có khói lửa, hơi nóng là do nổ cháy.
d. Phép nghịch đối
Phép nghịch đối sử dụng những từ ngữ trái nghĩa vào những bộ phận khác nhau
có liên quan trong văn bản, có tác dụng liên kết các bộ phận ấy lại với nhau. Những
phương tiện liên kết thường gặp dùng trong phép nghịch đối như: từ trái nghĩa; từ ngữ
phủ định (đi với từ ngữ không bị phủ định); từ ngữ miêu tả (có hình ảnh và ý nghĩa
nghịch đối); từ ngữ dùng ước lệ.
Ví dụ 1 (dùng từ trái nghĩa): Gia đình mất hẳn vui. Bà khổ, Liên khổ, mà ngay
chính cả y cũng khổ.
(Nam Cao)
Ví dụ 2 (dùng từ phủ định): Những vấn đề vật chất giải quyết khơng khó đâu.
Bây giờ các đồng chí gặp khó khăn, theo tơi nghĩ, một phần lớn là do khơng có người
12


quản lí. Có người quản lí rất tận tụy, đồng thời rất kiên trì, thì giải quyết được rất
nhiều việc.
Ví dụ 3 (dùng từ ngữ miêu tả): ... Dẫu sao thì tơi vẫn mắc nợ anh ấy một chút
lịng tử tế. Gặp lúc cần đến tôi, tôi phải lấy sự tử tế ra mà đối lại. Không lẽ tôi ghẻ
lạnh? Tôi đành xếp tập giấy đang viết dở lại, đi theo anh ấy vậy...

Ví dụ 4 (dùng từ ngữ ước lệ): Biết rất rõ về tôi, địch quyết bắt tôi khuất phục.
Nhưng tôi quyết giữ vững lập trường chiến đấu của mình.
e. Phép nối
Phép nối là cách dùng những từ ngữ sẵn mang ý nghĩa chỉ quan hệ (kể cả những
từ ngữ chỉ quan hệ cú pháp bên trong câu), và chỉ các quan hệ cú pháp khác trong câu,
vào mục đích liên kết các phần trong văn bản (từ câu trở lên) lại với nhau. Phép nối có
thể dùng các phương tiện sau đây:
+ Nối bằng Kết từ (quan hệ từ, từ nối): là những hư từ quen thuộc dùng để
chỉ quan hệ giữa các từ ngữ trong ngữ pháp câu, như và, với, thì, mà, cịn, nhưng, vì,
nếu, tuy, cho nên... Kết từ cũng được dùng để liên kết trong những cấu tạo ngơn
ngữ lớn hơn câu.
Ví dụ 1: Nguyễn Trãi sẽ sống mãi trong trí nhớ và tình cảm của người Việt
Nam ta. Và chúng ta phải làm cho tên tuổi và sự nghiệp của Nguyễn Trãi rạng rỡ ra
ngồi bờ cõi nước ta.
(Phạm Văn Ðồng)
Ví dụ 2: Mỗi tháng, y vẫn cho nó dăm hào. Khi sai nó trả tiền giặt hay mua
thức gì, cịn năm ba xu, một vài hào, y thường cho nốt nó luôn. Nhưng cho rồi, y vẫn
thường tiếc ngấm ngầm. Bởi vì những số tiền cho lặt vặt ấy, góp lại, trong một tháng,
có thể thành đến hàng đồng.
(Nam Cao)
+ Nối bằng Kết ngữ: là những tổ hợp từ gồm có một kết từ với một đại từ
hoặc phụ từ, kiểu như vì vậy, do đó, bởi thế, tuy vậy, nếu vậy, vậy mà, thế thì, với lại,
vả lại... hoặc những tổ hợp từ có nội dung chỉ quan hệ liên kết kiểu như nghĩa là, trên
đây, tiếp theo, nhìn chung, tóm lại, một là, ngược lại...
Ví dụ 1: Trong mấy triệu người cũng có người thế này thế khác, nhưng thế này
hay thế khác, đều dòng dõi tổ tiên ta. Vậy nên ta phải khoan hồng đại độ, ta phải nhận
rằng đã là con Lạc, cháu Hồng thì ai cũng có ít hay nhiều lịng ái quốc. (Hồ Chí
Minh)
Ví dụ 2: Một hồi còi khàn khàn vang lên. Tiếp theo là những tiếng bước chân
bình bịch, những tiếng khua rộn rã: phu nhà máy rượu bia chạy vào làm.

+ Nối bằng một số trợ từ, phụ từ, tính từ: tự thân mang ý nghĩa quan hệ được
dùng làm phương tiện liên kết nối các bộ phận trong văn bản, chẳng hạn: cũng, cả,
lại, khác...
Ví dụ 1: Gà lên chuồng từ lúc nãy. Hai bác ngan cũng đã ì ạch về chuồng rồi.
Chỉ duy có hai chú ngỗng vẫn tha thẩn đứng giữa sân. (Tơ Hồi)
Ví dụ 2: Tơi biết trong vụ này anh không phải là thủ phạm. Thủ phạm là người
khác cơ.
(Trần Ðình Vân)
+ Nối theo quan hệ chức năng cú pháp (thành phần câu hiểu rộng): Trong
nhiều văn bản, nhất là văn bản nghệ thuật, có những câu chỉ tương đương một bộ phận
13


nào đó (một chức năng cú pháp nào đó) của câu lân cận hữu quan. Ðó là những câu
dưới bậc, hoặc ngữ trực thuộc.
Ví dụ 1 (câu dưới bậc tương đương bổ ngữ của động từ): Tôi nghĩ đến sức
mạnh của thơ. Chức năng và vinh dự của thơ. (Phạm Hổ)
Ví dụ 2 (câu dưới bậc tương đương trạng ngữ của câu): Sáng hôm sau. Hắn
thức dậy trên cái giường nhà hắn.
(Nam Cao)
3. PHONG CÁCH VĂN BẢN
3.1 Phong cách học
Phong cách học là khoa học nghiên cứu về các quy luật sử dụng ngôn ngữ đạt
hiệu quả cao. Hiệu quả trong sử dụng ngôn ngữ phụ thuộc vào hai nhân tố:
- Nhân tố ngồi ngơn ngữ: Yếu tố tâm lí, xã hội, văn hóa v.v.
- Nhân tố ngơn ngữ: là các phương tiện cấu thành ngôn ngữ như: ngữ âm, từ
vựng, ngữ pháp…
Các yếu tố này đan chéo nhau tạo thành phương tiện biểu hiện. Phong cách học
nghiên cứu các nguồn phương tiện ngơn ngữ ở cả hai bình diện trên.
3.2 Phong cách chức năng

Trong giao tiếp, khi nói hay viết, tự giác hay không tự giác, người sử dụng đều
tiến hành theo những quy tắc riêng tạo thành những đặc trưng về phương tiện ngơn
ngữ. Nét đặc trưng đó gọi là phong cách ngôn ngữ. Ngôn ngữ được sử dụng trong các
điều kiện, lĩnh vực khác nhau được gọi là phong cách chức năng hay phong cách chức
năng ngôn ngữ. Phong cách là một trong những tiêu chuẩn để đánh giá tính đúng đắn
và tính hiệu quả của ngơn ngữ trong giao tiếp. Ví dụ, ngơn ngữ văn chương sử dụng
nhiều các từ ngữ mang màu sắc biểu cảm, trong khi nó lại vắng mặt trong ngơn ngữ
khoa học.
3.3 Hệ thống các phong cách chức năng
a. Phong cách ngôn ngữ sinh hoạt
Phong cách ngôn ngữ sinh hoạt là phong cách được dùng trong giao tiếp sinh
hoạt hàng ngày, thuộc hồn cảnh giao tiếp khơng mang tính nghi thức. Giao tiếp ở đây
thường với tư cách cá nhân nhằm để trao đổi tư tưởng, tình cảm của mình với người
thân, bạn bè,... Đặc trưng của phong cách ngôn ngữ sinh hoạt là:
+ Tính cụ thể: Cụ thể về khơng gian, thời gian, hoàn cảnh giao tiếp, nhân vật
giao tiếp, nội dung và cách thức giao tiếp…
+ Tính cảm xúc: Cảm xúc của người nói thể hiện qua giọng điệu, các trợ từ,
thán từ, sử dụng kiểu câu linh hoạt,...
+ Tính cá thể: là những nét riêng về giọng nói, cách nói => Qua đó, ta có thể
thấy được đặc điểm của người nói về giới tính, tuổi tác, tính cách, sở thích, nghề
nghiệp,…
b. Phong cách ngơn ngữ nghệ thuật
Là phong cách được dùng trong sáng tác văn chương, nó khơng có giới hạn về
đối tượng giao tiếp, khơng gian và thời gian giao tiếp. Đặc trưng của phong cách này
là:
14


+ Tính hình tượng: hình tượng là cái được gợi ra từ cái cụ thể của ngôn từ, biểu
đạt thông qua sự liên tưởng của người nghe, người đọc. Ngôn ngữ có tính hình tượng

khơng chỉ miêu tả sự vật hiện tượng mà còn gợi cho người tiếp nhận những liên tưởng
khác ngoài sự vật hiện tượng được miêu tả trực tiếp Hệ quả: tính đa nghĩa, tính hàm
súc. Xây dựng hình tượng chủ yếu bằng các biện pháp tu từ: ẩn dụ, nhân hóa, so sánh,
hốn dụ,…
+ Tính truyền cảm: ngơn ngữ của người nói, người viết có khả năng gây cảm
xúc, ấn tượng mạnh với người nghe, người đọc.
+ Tính cá thể: là dấu ấn riêng của mỗi người, lặp đi lặp lại nhiều lần qua trang
viết, tạo thành phong cách nghệ thuật riêng. Tính cá thể hóa của ngơn ngữ cịn thể hiện
trong lời nói của nhân vật trong tác phẩm.
c. Phong cách ngôn ngữ khoa học
Là phong cách ngôn ngữ được dùng trong giao tiếp thuộc lĩnh vực khoa học,
tiêu biểu là các văn bản khoa học. Tồn tại ở hai dạng: nói (bài giảng, nói chuyện khoa
học,…) & viết (giáo án, sách, vở,…). Đặc trưng phong cách ngơn ngữ khoa học là:
- Tính khái qt, trừu tượng :
+ Ngôn ngữ khoa học dùng nhiều thuật ngữ khoa học: từ chuyên môn dùng
trong từng ngành khoa học và chỉ dùng để biểu hiện khái niệm khoa học.
+ Kết cấu văn bản: mang tính khái quát (các luận điểm khoa học trình bày từ
lớn đến nhỏ, từ cao đến thấp, từ khái quát đến cụ thể).
- Tính lí trí, logic:
+ Từ ngữ: chỉ dùng với một nghĩa, không dùng các biện pháp tu từ.
+ Câu văn: chặt chẽ, mạch lạc, là một đơn vị thông tin, cú pháp chuẩn.
+ Kết cấu văn bản: câu văn liên kết chặt chẽ và mạch lạc. Cả văn bản thể hiện
một lập luận logic.
- Tính khách quan, phi cá thể:
+ Câu văn trong văn bản khoa học: có sắc thái trung hồ, ít cảm xúc
+ Khoa học có tính khái qt cao nên ít có những biểu đạt có tính chất cá nhân.
c. Phong cách ngơn ngữ Hành chính – cơng vụ
Phong cách ngơn ngữ hành chính là ngơn ngữ được dùng trong các văn bản
hành chính. Đặc điểm của phong cách ngơn ngữ hành chính cơng vụ:
+ Cách trình bày: thường có khn mẫu nhất định.

+ Về từ ngữ: sử dụng lớp từ hành chính với tần số cao.
+ Về kiểu câu: câu thường dài, gồm nhiều ý, mỗi ý quan trọng thường được
tách ra, xuống dòng, viết hoa đầu dịng.
- Đặc trưng phong cách ngơn ngữ hành chính:
+ Tính khuôn mẫu: kết cấu 3 phần
Phần đầu: Quốc hiệu và tiêu ngữ, tên cơ quan ban hành văn bản, dưới là số
hiệu văn bản, địa điểm, thời gian ban hành văn bản.
15


Phần chính: nội dung chính của văn bản.
Phần cuối: chức vụ, chữ kí, họ tên của người kí văn bản, dấu của cơ quan ban
hành, nơi nhận…
+ Tính minh xác: không dùng phép tu từ, lối biểu đạt hàm ý hoặc mơ hồ về
nghĩa. Khơng tùy tiện xóa bỏ, thay đổi, sửa chữa nội dung. Đảm bảo chính xác từng
dấu câu, chữ kí, thời gian. Gồm nhiều chương, mục để tiện theo dõi
+ Tính cơng vụ: Khơng dùng từ ngữ biểu hiện quan hệ, tình cảm cá nhân ( nếu
có cũng chỉ mang tính ước lệ: kính mong, kính gửi, trân trọng cảm ơn,…). Dùng lớp từ
tồn dân, khơng dùng từ địa phương, khẩu ngữ,…
Ngồi ra cịn có các phong cách ngơn ngữ khác: Phong cách ngơn ngữ báo chí,
Phong cách ngơn ngữ chính luận…

16


CHƯƠNG 2
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN QUẢN LÝ
Mã chương: MH08-02
1. KHÁI NIỆM
1.1 Văn bản

Theo nghĩa hẹp, văn bản được hiểu là các tài liệu, giấy tờ … được hình thành
trong quá trình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. Theo nghĩa này, các loại giấy
dùng để quản lý và điều hành các hoạt động của doanh nghiệp như chỉ thị, thông tư,
nghị quyết, nghị định, đề án, công tác, báo cáo, đơn từ … đều được gọi là văn bản.
Ngày nay, khái niệm này được dùng một cách rộng rãi trong hoạt động quản lý, điều
hành ở các cơ quan, doanh nghiệp.
Theo nghĩa rộng, văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu hay ghi bằng
ngôn ngữ nghĩa là bất cứ phương tiện nào dùng để ghi nhận và truyền đạt tong tin từ
chủ thể này đến chủ thể khác. Ví dụ: bia đá, câu đối ở đền chùa, chúc thư, tác phẩm
văn học nghệ thuật, công trình khoa học kỹ thuật, cơng văn, giấy tờ, khẩu hiệu, băng
ghi âm của các cơ quan, doanh nghiệp.
=> Tóm lại, Văn bản là một phương tiện để ghi tin và truyền đạt thông tin từ
chủ thể này đến chủ thể khác bằng một hệ thống kí hiệu hoặc ngơn ngữ nhất định.
Tùy theo từng lĩnh vực cụ thể, từng điều kiện cụ thể mà văn bản có những hình
thức và nội dung thể hiện khác nhau. Chẳng hạn, trong văn bản văn chương (văn học
nghệ thuật) khác với văn bản quản lý. Hoặc trong hệ thống văn bản quản lý nhà nước
thì văn bản quy phạm pháp luật khác với văn bản hành chính.
1.2 Văn bản quản lý
- Văn bản quản lý: là những văn bản do tổ chức, cá nhân có thẩm quyền ban
hành nhằm truyền đạt các thông tin, các quyết định để thực hiện chức năng quản lý của
cơ quan, tổ chức đó.
- Văn bản quản lý nhà nước: là những văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm
quyền ban hành nhằm truyền đạt các thơng tin, các quyết định quản lý, theo trình tự,
thủ tục do luật định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác
nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan
nhà nước với các tổ chức và cơng dân.
- Văn bản bản quản lý hành chính Nhà nước: trong lĩnh vực quản lý hành
chính nhà nước, hệ thống văn bản quản lý hành chính nhà nước được hình thành ở các
cơ quan, đơn vị, là phương tiện thực hiện các chức năng của bộ máy quản lý nhà nước,
phản ánh cụ thể các quan hệ xã hội.

Như vậy, có thể nói văn bản quản lý hành chính nhà nước là phương tiện thể
hiện và truyền đạt những quyết định và thông tin quản lý trong hoạt động quản lý hành
chính nhà nước do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự,
thủ tục, hình thức nhất định.
* Đặc điểm của văn bản quản lý hành chính nhà nước:
Văn bản quản lý hành chính nhà nước có 5 đặc điểm cơ bản sau:

17


Một là, Văn bản quản lý hành chính nhà nước (VBQLHCNN) được hình thành
trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước.
Hai là, phương tiện ghi lại và truyền đạt quyết định QLHCNN và thông tin
quản lý thông thường.
Ba là, điều chỉnh các mối quan hệ QLHCNN hoặc trao đổi thông tin giữa các
cơ quan nhà nước với nhau hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công
dân.
Bốn là, thẩm quyền, thủ tục ban hành và thể thức do luật định và quy chế hoạt
động của cơ quan.
Năm là, được đảm bảo thi hành bằng các biện pháp khác nhau, kể cả cưỡng chế
nhà nước.
2. SƠ LƯỢC LỊCH SỬ VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC Ở VIỆT NAM
3. CHỨC NĂNG CỦA VĂN BẢN
3.1 Chức năng thông tin
Thông tin là một trong những cơ sở quan trọng để các nhà quản lý đưa ra các
quyết định quản lý kịp thời và đúng đắn. Thông tin là chức năng cơ bản nhất của mọi
loại văn bản. Chức năng thông tin của văn bản thể hiện qua các mặt sau đây:
- Ghi lại các thông tin quản lý;
- Truyền đạt thông tin quản lý từ nơi này đến nơi khác trong hệ thống quản lý
hay từ cơ quan đến nhân dân;

- Giúp cơ quan thu nhận những thông tin cần cho hoạt động quản lý;
- Giúp các cơ quan đánh giá thông tin thu được qua các hệ thống thông tin khác.
Dưới dạng văn bản, về thời điểm nội dung thông báo thông tin thường bao gồm
ba loại với những nét đặc thù riêng của mình:
- Thơng tin q khứ: là những thông tin liên quan đến những sự việc đã được
giải quyết trong quá trình hoạt động đã qua của các cơ quan quản lý.
- Thông tin hiện hành: là những thông tin liên quan đến những sự việc đang
xảy ra hàng ngày trong các cơ quan thuộc hệ thống bộ máy quản lý nhà nước.
- Thông tin dự báo được phản ánh trong văn bản là những thơng tin mang tính
kế hoạch tương lai, các dự báo chiến lược hoạt động mà bộ máy quản lý cần dựa vào
đó để hoạch định phương hướng hoạt động của mình.
Ngồi ra, tuỳ theo tính chất, nội dung và mục tiêu cơng việc, việc phân loại
thơng tin có thể được tiến hành theo những tiêu chí khác nhau khác, như:
+ Phân loại theo lĩnh vực quản lý: thơng tin chính trị, thơng tin kinh tế, thơng
tin văn hóa - xã hội...;
+ Phân loại theo thẩm quyền tạo lập thông tin (nguồn): thông tin trên xuống,
thông tin dưới lên, thông tin ngang cấp, thông tin nội bộ...
Trong từng loại thông tin đó có thể có những phân loại nhỏ hơn, chi tiết hơn,
như thông tin kinh tế về chức năng hạch tốn trong quản lý sản xuất kinh doanh có thể
phân chia thành thơng tin thống kê, thơng tin kế tốn, thông tin nghiệp vụ kỹ thuật ...
18


3.2 Chức năng pháp lý
Một số loại văn bản được hình thành để quy định những quy tắc xử sự của cộng
đồng xã hội, nhằm duy trì, điều chỉnh xã hội phát triển theo đúng định hướng của nhà
nước. Chức năng pháp lý của văn bản được thể hiện ở các phương diện sau đây:
- Văn bản được sử dụng để ghi lại và truyền đạt các quy phạm pháp luật và các
quyết định hành chính, do đó là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể
trong quản lý nhà nước.

- Tuỳ thuộc từng loại văn bản cụ thể, nội dung và tính chất pháp lý của chúng,
văn bản cơ sở pháp lý cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đoàn thể…, xác lập mối
quan hệ giữa các cơ quan, tổ chức thuộc bộ máy quản lý nhà nước, giữa hệ thống quản
lý với hệ thống bị quản lý; trong việc tạo nên mối ràng buộc trách nhiệm giữa các chủ
thể tạo lập và đối tượng tiếp nhận văn bản.
- Là sản phẩm của sự vận dụng các quy phạm pháp luật vào đời sống thực tế,
vào quản lý nhà nước và quản lý xã hội, phản ánh quá trình giải quyết các nhiệm vụ
trên phương diện pháp lý theo quy định của pháp luật hiện hành.
3.3 Chức năng quản lý
Chức năng quản lý của văn bản được thể hiện khi văn bản được sử dụng như
một phương tiện thu thập thông tin (báo cáo, tờ trình…) và ban hành truyền đạt thơng
tin để tổ chức quản lý và duy trì, điều hành thực hiện sự quản lý (lệnh, nghị định,
thông tư, nghị quyết, chỉ thị…) Thông qua chức năng quản lý của văn bản, mối quan
hệ giữa chủ thể và khách thể quản lý được xác lập. Văn bản là phương tiện thiết yếu để
các cơ quan quản lý có thể truyền đạt chính xác các quyết định quản lý đến hệ thống bị
quản lý của mình, đồng thời cũng là đầu mối để theo dõi, kiểm tra hoạt động của các
cơ quan cấp dưới.
Với chức năng quản lý, văn bản quản lý nhà nước tạo nên sự ổn định trong
công việc, thiết lập được các định mức cần thiết cho mỗi loại công việc, tránh được
cách làm tuỳ tiện, thiếu khoa học.
Từ góc độ chức năng quản lý văn bản quản lý nhà nước có thể bao gồm:
+ Những văn bản là cơ sở tạo nên tính ổn định của bộ máy lãnh đạo và quản lý;
xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và vị trí của mỗi cơ quan trong bộ máy quản
lý nhà nước, cũng như xác lập mối quan hệ và điều kiện hoạt động của chúng.
Ví dụ: nghị định, nghị quyết, quyết định về việc thành lập cơ quan cấp dưới,
điều lệ làm việc của cơ quan, các đề án tổ chức bộ máy quản lý đã được phê duyệt,
các thông tư, công văn hướng dẫn xây dựng tổ chức, v. v...
+ Những văn bản giúp cho các cơ quan lãnh đạo và quản lý nhà nước tổ chức
các hoạt động cụ thể theo quyền hạn của mình.
Ví dụ: quyết định, chỉ thị, thơng báo, cơng văn hướng dẫn các công việc cho

cấp dưới, các báo cáo tổng kết cơng việc v.v...
Tóm lại, có thể thấy rằng việc ban hành văn bản quản lý nhà nước thuộc phạm
trù các biện pháp quản lý nhà nước. Đây là một trong những cách thức mà các cơ quan
quản lý nhà nước thường xuyên sử dụng để tác động lên đối tượng quản lý nhằm thực
hiện có hiệu quả nhất các nhiệm vụ đặt ra gắn với thẩm quyền của từng cơ quan cụ thể.
Cần lưu ý để không lạm dụng biện pháp này mà làm thay đổi chức năng quản lý của
19


văn bản. Xét trên một nghĩa rộng, chức năng quản lý của văn bản phản ánh chức năng
quản lý của Nhà nước. Nó cho thấy hoạt động có tổ chức của các cơ quan nhà nước
trong thực tế, cũng như cho thấy những giai đoạn, những bước tiến hành cụ thể của
q trình giải quyết cơng việc trong hoạt động của các cơ quan và những người có
chức vụ.
3.4 Chức năng văn hoá
Văn bản quản lý nhà nước cũng như nhiều loại văn bản khác, là sản phẩm sáng
tạo của con người được hình thành trong quá trình nhận thức, lao động để tổ chức xã
hội và cải tạo tự nhiên. Văn bản quản lý góp phần quan trọng ghi lại và truyền bá cho
mọi người và cho thế hệ mai sau những truyền thống văn hoá quý báu của dân tộc
được tích luỹ từ cuộc sống của nhiều thế hệ.
Những văn bản được soạn thảo đúng yêu cầu về nội dung và thể thức có thể
được xem là một biểu mẫu văn hố khơng chỉ có ý nghĩa đối với đời sống hiện nay mà
cịn cho tương lai. Có thể học tập được rất nhiều qua các văn bản như thế để nâng cao
trình độ văn hố của mình. Nhiều mơ thức văn hố truyền thống có giá trị đã được xây
dựng chính trên cơ sở nghiên cứu các tài liệu văn bản hình thành trong hoạt động của
các cơ quan quản lý hiện còn lưu giữ tại các kho lưu trữ nhà nước.
3.5 Chức năng xã hội
Văn bản là phương tiện, đồng thời cũng là sản phẩm quan trọng của quá trình
quản lý và cải tạo xã hội. Sản phẩm đó có tính chất xã hội và biểu đạt tính giai cấp sâu
sắc. Chức năng xã hội của văn bản được thể hiện:

+ Văn bản của xã hội nào, phản ánh thực trạng của xã hội đó trong những mối
quan hệ, thời điểm, phạm vi cụ thể. Nó là nguồn tư liệu lịch sử quý giá giúp cho chúng
ta hình dung được tồn cảnh bức tranh và trình độ văn minh quản lý nhà nước của mỗi
thời kỳ lịch sử cụ thể ở mỗi quốc gia. Có thể tìm thấy trong các văn bản đó những chế
định cơ bản của nếp sống, của văn hoá trong từng thời kỳ lịch sử khác nhau của sự
phát triển xã hội, phát triển đất nước. Có thể nói, văn bản là tiêu cự của tấm gương
phản ánh lề lối của từng thời kỳ, là một biểu hiện của "văn minh quản lý", là thước đo
trình độ quản lý của mỗi giai đoạn phát triển của lịch sử.
+ Văn bản góp phần thúc đẩy hoặc kìm hãm sự phát triển của các quan hệ xã
hội. Văn bản ban hành một cách chuẩn xác sẽ có vai trị tích cực trong việc xây dựng
giữ gìn các định chế xã hội phù hợp với nhu cầu của sự tiến bộ chung. Nó cũng có thể
phá vỡ các quan hệ xã hội cũ đã hình thành hoặc tạo nên những quan hệ mới.
Ngoài các chức năng trên, văn bản cịn có một số chức năng khác như: chức
năng giao tiếp, chức năng thống kê, chức năng lưu trữ,…
4. CÁC LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
4.1 Văn bản pháp qui (Văn bản quy phạm pháp luật)
4.1.1 Khái niệm
Văn bản quy phạm pháp luật là những “văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm
quyền ban hành hoặc phối hợp ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có
các quy tắc xử sự chung được nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan
hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa” (Luật ban hành văn bản quy phạm pháp
luật).
20


Đó là nguồn cơ bản của pháp luật xã hội chủ nghĩa, là sản phẩm của quá trình
sáng tạo pháp luật, một hình thức lãnh đạo của Nhà nước đối với xã hội nhằm biến ý
chí của nhân dân thành luật.
4.1.2 Các hình thức của văn bản pháp qui
a) Văn bản Luật: Hiến pháp; Luật (Lt); Bộ luật.

b) Văn bản dưới luật mang tính chất luật:
- Nghị quyết (NQ) của Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội;
- Pháp lệnh (PL);
- Lệnh (L) của Chủ tịch nước;
- Quyết định (QĐ) của Chủ tịch nước;
c) Văn bản dưới luật lập quy (còn thường gọi là văn bản pháp quy):
- Nghị quyết của Chính phủ (CP), Hội đồng Thẩm phán Tồ án Nhân dân tối
cao, Hội đồng nhân dân các cấp;
- Nghị định (NĐ) của Chính phủ;
- Quyết định (QĐ) của Thủ tướng Chính phủ, Viện trưởng Viện Kiểm sát Nhân
dân tối cao, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc
Chính phủ, UBND các cấp;
- Chỉ thị (CT) của Thủ tướng Chính phủ, Viện trưởng Viện Kiểm sát Nhân dân
tối cao, bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ,
UBND các cấp;
- Thông tư (TT) của Viện trưởng Viện Kiểm sát Nhân dân tối cao, bộ trưởng,
thủ trưởng cơ quan ngang bộ, thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ; văn bản liên tịch
giữa các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị-xã hội.
4.1.3 Tính chất của văn bản pháp qui Xã hội chủ nghĩa
o Thẩm quyền ban hành theo luật định;
o Chứa đựng các quy tắc xử sự chung;
o Đối tượng điều chỉnh toàn xã hội hoặc một bộ phận xã hội;
o Có tính bắt buộc thi hành;
o Được áp dụng nhiều lần.
4.2 Văn bản hành chính
4.2.1 Khái niệm
Văn bản hành chính là những văn bản được hình thành trong q trình hoạt
động hành chính của cơ quan, doanh nghiệp. Đây là những văn bản mang tính thơng
tin quy phạm nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để thực thi các
tác nghiệp hành chính trong hoạt động của các cơ quan quản lý hành chính nhà nước

và các tổ chức khác.
4.2.2 Các hình thức văn bản quản lý hành chính
a. Văn bản hành chính cá biệt (VBHCCB - Văn bản áp dụng Pháp luật)
21


Văn bản hành chính cá biệt là những văn bản quản lý hành chính thành văn
mang tính áp dụng pháp luật do cơ quan, cơng chức nhà nước có thẩm quyền ban hành
theo trình tự, thủ tục nhất định trên cơ sở những quy định chung và quyết định quy
phạm của cơ quan cấp trên hoặc của cơ quan mình nhằm đưa ra quy tắc xử sự riêng
được áp dụng một lần đối với một hoặc một nhóm đối tượng cụ thể, để giải quyết các
cơng việc cụ thể.
Ví dụ: Quyết định nâng lương, Quyết định khen thưởng, kỷ luật …
* Đặc điểm của văn bản hành chính cá biệt:
- Được ban hành phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan;
- Được áp dụng một lần;
- Áp dụng đối với một hoặc một số đối tượng cụ thể;
- Giải quyết một vấn đề cụ thể, phát sinh trong quản lý hành chính nhà nước;
Văn bản hành chính cá biệt bao gồm: Quyết định (cá biệt), Chỉ thị (cá biệt),
Nghị quyết (cá biệt).
b. Văn bản hành chính thơng thường
Văn bản hành chính thơng thường là những văn bản mang tính thơng tin điều
hành nhằm thực thi các văn bản Quy phạm pháp luật hoặc dùng để giải quyết các cơng
việc cụ thể; phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong các cơ
quan, tổ chức. Nội dung thông tin của văn bản hành chính thơng thường mang tính
chất điều hành tác nghiệp hành chính.
* Đặc điểm của văn bản hành chính thơng thường:
- Là loại văn bản được soạn thảo, ban hành và sử dụng nhiều nhất và hầu như
mọi cơ quan, tổ chức, đơn vị đều có thể ban hành.
- Khơng quy định thẩm quyền ban hành;

- Việc ban hành lệ thuộc vào yêu cầu công việc;
- Thường do thủ trưởng các cơ quan, đơn vị xác định cụ thể cho từng văn bản gắn
với yêu cầu giải quyết công việc hàng ngày.
- Trong nhiều trường hợp, loại văn bản này không có tính cưỡng chế, bắt buộc
thực hiện.
* Văn bản hành chính thơng thường có tên gọi: Thơng cáo, Thơng báo, Báo
cáo, Tờ trình, Biên bản, Đề án, Phương án, Kế hoạch, Chương trình, Diễn văn, Cơng
điện, Các loại giấy (giấy mời, giấy đi đường, giấu uỷ nhiệm, giấy nghỉ phép ...), Các
loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình ...) v.v...
* Văn bản hành chính thơng thường khơng có tên gọi: Là loại văn bản dùng để
làm phương tiện giao dịch hành chính giữa các cơ quan, doanh nghiệp, hoặc giữa cơ
quan, doanh nghiệp với công dân. Phạm vi áp dụng của công văn rất rộng, liên quan
đên lĩnh vực, hoạt động thường xuyên của cơ quan, doanh nghiệp.
đáp…

Ví dụ: Công văn hướng dẫn chuyên môn, trao đổi thông tin, đề nghị, phúc

22


CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ THẢO LUẬN
Câu 1: Văn bản là gì? Văn bản quản lý Nhà nước là gì? Trình bày các chức
năng của văn bản?
qui?

Câu 2: Văn bản pháp qui là gì? Đặc điểm và các hình thức của Văn bản Pháp

Câu 3: Văn bản hành chính thơng thường là gì? Các hình thức của Văn bản
hành chính thông thường?
Câu 4: Phân biệt sự khác nhau giữa văn bản quy phạm pháp luật và văn bản

hành chính thơng thường?

23