(Luận văn tốt nghiệp) công tác văn phòng tại viện công nghệ môi trường – viện hàn lâm khoa học và công nghệ việt nam, thành phố hà nội

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG

Họ tên sinh viên: Trần Quốc Anh
Mã sinh viên: 1705QTVA012

KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP
NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Tên đề tài: Cơng tác văn phịng tại Viện Cơng nghệ mơi trường –
Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam, thành phố Hà Nội

Tên cơ quan: Viện Công nghệ môi trường,
Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam
Địa chỉ: Nhà A30, 18 Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Việt Nam
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Lâm Thu Hằng

HÀ NỘI - 2021

Luan van


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là bài luận văn độc lập của riêng tôi. Các số liệu sử
dụng phân tích trong luận văn có nguồn gốc rõ ràng, đã công bố theo đúng quy
định. Các kết quả nghiên cứu trong khố luận là do tơi tự tìm hiểu, phân tích một
cách trung thực, khách quan và phù hợp với thực tiễn của Cơ quan. Các kết quả
này chưa từng được cơng bố trong bất kỳ khố luận nào khác.

Sinh viên

Trần Quốc Anh

Luan van


LỜI CẢM ƠN
Qua bốn năm học tập và rèn luyện tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội việc
nắm bắt được kiến thức và áp dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn công
việc trong cơ quan, công sở là điều tất yếu, bổ sung cho sinh viên những kiến thức
cơ bản về quản trị văn phịng. Đó là nhiệm vụ khơng thể thiếu trong q trình học
tập và rèn luyện tại trường.
Để có được những hành trang vững chắc đó tơi xin chân thành bày tỏ lịng
biết ơn sâu sắc đến thầy cô của khoa Quản trị Văn phịng, Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội đã nhiệt tình giảng dạy và truyền đạt kiến thức cho tôi trong thời gian qua.
Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn đến giảng viên hướng dẫn ThS. Lâm Thu Hằng đã
hướng dẫn tơi hồn thành bài Khố luận tốt nghiệp này.
Xin chân thành cảm ơn đơn vị Viện Công nghệ môi trường – Viện Hàn lâm
khoa học và công nghệ Việt Nam đã tạo mọi điều kiện thuận lợi để cho tôi hồn
thành tốt bài Khố luận Tốt nghiệp này. Xin gửi lời cảm ơn đến các đồng chí lãnh
đạo và cán bộ, cơng chức tại Phịng Quản lý tổng hợp – Viện Công nghệ môi
trường và đặc biệt là TS. Nguyễn Trần Điện – Trưởng phòng Quản lý tổng hợp
đã hỗ trợ tơi rất nhiều trong q trình khảo sát thực tế và thực tập tại đơn vị.
Cuối cùng tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy, cô của Đại học Nội
vụ Hà Nội và các cô chú, anh chị trong Phịng Quản lý tổng hợp – Viện Cơng
nghệ môi trường đã giúp đỡ tôi nghiên cứu, tiếp cận thực tế để phát huy khả năng
của mình, đồng thời biết được những nhược điểm mà khắc phục, sửa đổi để hồn
thành tốt bài Khố luận tốt nghiệp. Chúc mọi người ln dồi dào sức khỏe và ln
ln hồn thành tốt công tác.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên

Trần Quốc Anh

Luan van


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
Chữ cái viết tắt/ ký hiệu

Cụm từ đầy đủ

KH&CNVN

Khoa học và Công nghệ Việt Nam

KHCN

Khoa học công nghệ

QLTH

Quản lý tổng hợp

KHKT

Khoa học kỹ thuật

Luan van

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
A. LỜI MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1
B. NỘI DUNG LUẬN VĂN ............................................................................. 5
Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHỊNG VÀ KHÁI
QT VỀ VIỆN CƠNG NGHỆ MƠI TRƯỜNG – VIỆN HÀN LÂM KHOA
HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM.............................................................. 5
1.1 Lý luận chung về cơng tác văn phịng ................................................... 5
1.1.1 Một số khái niệm................................................................................. 5
1.1.2. Vị trí và vai trị của cơng tác văn phịng ............................................ 7
1.1.3. Nội dung của cơng tác văn phịng ...................................................... 9
1.1.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến cơng tác văn phịng ................................ 13
1.2. Khái qt về Viện Công nghệ môi trường – Viện Hàn lâm Khoa học và
Cơng nghệ Việt Nam ................................................................................... 16
1.2.1 Q trình hình thành và phát triển.................................................... 16
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ ....................................................................... 18
1.2.3. Cơ cấu tổ chức ................................................................................. 18
Tiểu kết chương 1 ........................................................................................... 23
Chương 2: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI VIỆN CÔNG
NGHỆ MÔI TRƯỜNG – VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
VIỆT NAM ..................................................................................................... 24
2.1 Tổ chức và hoạt động của Phịng Quản lý tổng hợp Viện Cơng nghệ Mơi
trường .......................................................................................................... 24
2.2. Tìm hiểu cơng tác tham mưu, tổng hợp, hậu cần ............................... 26
2.2.1 Công tác tham mưu, tổng hợp ........................................................... 26
2.2.2 Công tác hậu cần .............................................................................. 30

Luan van


2.3. Tổ chức các cuộc họp, hội nghị ............................................................ 30
2.3.1. Chuẩn bị cuộc họp ........................................................................... 31
2.3.2 Tổ chức họp ...................................................................................... 32
2.3.3 Các công việc sau khi hội họp kết thúc ............................................. 32
2.4. Xây dựng chương trình làm việc ......................................................... 33
2.4.1. Xây dựng kế hoạch chương trình, kế hoạch cơng tác theo năm, quý,
tháng, tuần do phòng Quản lý tổng hợp đảm nhiệm................................... 34
2.4.2. Chuẩn bị cụ thể cho các chuyến đi công tác của lãnh đạo Viện Công
nghệ môi trường ........................................................................................ 34
2.5. Tìm hiểu cơng tác văn thư, lưu trữ của Viện Cơng nghệ mơi trường 36
2.5.1 Hệ thống hố các văn bản quản lý của Viện Công nghê môi trường về
công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức .......................................... 36
2.5.2. Mơ hình tổ chức văn thư của cơ quan .............................................. 37
2.5.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan .................... 37
2.5.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản ........................ 40
2.5.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của Viện Cơng nghệ mơi trường ........... 51
2.6. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phịng tại Viện
Cơng nghệ mơi trường ................................................................................ 54
2.6.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn
phòng ........................................................................................................ 54
2.6.2. Sơ đồ hố cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm
việc của phòng quản lý tổng hợp. Đề xuất mơ hình văn phịng mới tối ưu. 55
2.6.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong
cơng tác văn phịng của Viện Công nghệ môi trường. Nhận xét bước đầu vè
những hiệu quả mang lại ........................................................................... 56
Tiểu kết chương 2 ........................................................................................... 57
Chương 3: KẾT QUẢ, PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ GIẢI PHÁP

NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI VIỆN CÔNG
NGHỆ MÔI TRƯỜNG – VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
VIỆT NAM ..................................................................................................... 58

Luan van


(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi

3.1. Kết quả ................................................................................................. 58
3.2 Phương hướng nâng cao hiệu quả cơng tác văn phịng tại Viện Cơng
nghệ mơi trường trong q trình cải cách hành chính hiện nay .............. 59
3.3 Đánh giá chung ..................................................................................... 60
3.3.1. Ưu điểm ........................................................................................... 60
3.3.2. Tồn tại ............................................................................................. 61
3.4. Giải pháp nâng cao hiệu quả cơng tác văn phịng .............................. 62
3.4.1. Xây dựng cơ chế phối hợp................................................................ 62
3.4.2. Chú trọng đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, cơng chức nhân viên văn
phịng, các phịng ban, đơn vị thuộc Viện. ................................................. 62
3.4.3. Tăng cường trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin ................ 63
3.4.4. Xây dựng mơi trường văn hố cơng sở hiện đại ............................... 64
3.4.5 Xây dựng các tiêu chuẩn tuyển dụng nhân sự làm cơng tác văn phịng ....... 65
Tiểu kết chương 3 ........................................................................................... 67
C. KẾT LUẬN ................................................................................................ 68
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ....................................................... 69
PHỤ LỤC ....................................................................................................... 70

(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi

Luan van

(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi

A. LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Văn phòng được coi là bộ phận “ đầu não” của các cơ quan, tổ chức doanh
nghiệp. Quản trị văn phòng là một công tác quan trọng đối với bất kỳ một cơ quan
nào, nó ảnh hưởng đến tồn bộ hoạt động của cả cơ quan. Nếu cơng tác văn phịng
được thực hiện tốt nó sẽ thúc đẩy mọi mặt hoạt động của tổ chức và ngược lại,
nếu thực hiện không hiệu quả sẽ ảnh hưởng đến sự phát triển và hoạt động của cơ
quan. Trong bất kỳ cơ quan nào dù lớn hay nhỏ cũng đều cần đến văn phòng từ
các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị- xã hội đến các doanh nghiệp. Bên
cạnh những đơn vị chuyên mơn thì văn phịng ngày càng được nhiều lãnh đạo các
đơn vị dành sự quan tâm xứng đáng. Bởi vì, trong mọi hoạt động của cơ quan văn
phịng được ví như một cái mắt xích nối liền các mối quan hệ của cơ quan với các
tổ chức bên ngoài, với đối tác và với mỗi cá nhân, phòng ban, đơn vị trong mỗi
cơ quan.
Xong để đáp ứng được yêu cầu của cơng việc ngày càng địi hỏi khắt khe
về trình độ chun mơn nghiệp vụ, người cán bộ văn phịng cần phải được đào
tạo, được trang bị đầy đủ những kiến thức cũng như kỹ năng cần phải có của một
cán bộ văn phòng. Nhằm đáp ứng nhu cầu xã hội và cung cấp nguồn nhân lực có
năng lực chuyên mơn, trình độ về quản trị văn phịng có thể đảm nhiệm công việc
của một người nhân viên, cán bộ văn phòng, của người quản lý, phụ trách văn
phòng trong các cơ quan, tổ chức doanh nghiệp nhiều trường đại học đã xây dựng
chương trình đào tạo cử nhân ngành quản trị văn phịng.
- Qua q trình thực tập, đồng thời nghiên cứu, khảo sát thực tiễn, đánh
giá thực trạng và đề xuất các giải pháp thực tế về vai trị của cơng tác văn phịng
tại Viện Cơng nghệ mơi trường – Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt
Nam; cũng như nâng cao khả năng nghiên cứu và kiến thức của bản thân, tôi quyết

định lựa chọn đề tài “ Cơng tác văn phịng tại Viện Cơng nghệ môi trường – Viện
Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam, thành phố Hà Nội” để nghiên cứu và
viết nên bài Khố luận tốt nghiệp của mình.
1

(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi

Luan van


(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi

2. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu
- Tìm hiểu thực trạng cơng tác văn phịng và đánh giá, nhận xét về cơng
tác văn phịng tại Viện Cơng nghệ mơi trường;
- Đề xuất một số giải pháp nhằm đem lại hiệu quả cao hơn trong cơng tác
văn phịng của Viện.
3. Phạm vi nghiên cứu
- Về không gian: Nghiên cứu tại Viện Công nghệ môi trường.
- Nội dung: Tập trung ở vấn đề hồn thiện cơng tác Văn phịng
4. Lịch sử vấn đề nghiên cứu
- Cơng tác văn phịng ln đóng một vai trò quan trọng và là vấn đề sống
còn đối với bất kỳ cơ quan, đơn vị nào nói chung. Vì thế mà hoạt động Văn phịng
ln địi hỏi sự quan tâm thích đáng của từng cơ quan đơn, đơn vị. Trước hết về
mặt lý luận, có các sách, giáo trình đã nghiên cứu về đề tài này như sau:
- Giáo trình “Quản trị Văn phịng” chủ biên: GS. Nguyễn Thành Độ, Nhà
xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân năm 2012. Giáo trình đã cung cấp những kiến
thức cơ bản để thực hiện tốt cơng tác văn phịng, kiến thức lý luận và phương pháp
tiến hành các quy trình nghiệp vụ của cơng tác văn phịng, đồng thời đáp ứng được
nhu cầu nghiên cứu, tham khảo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cũng như công

việc hàng ngày của các cơ quan, tổ chức có liên quan đến cơng tác văn phòng.
- Sách “Nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ” tác giả: Hồng Lê Minh, nhà xuất
bản Văn hóa Thơng tin. Sách trình bày các vấn đề liên quan tới khâu điều hành và
hành chính ở các cơ quan, vấn đề lưu giữ bảo quản hồ sơ, tư liệu giúp cho hoạt
động nghiên cứu đạt hiệu quả.
Về mặt thực tiễn một số luận văn thạc sĩ, khoá luận tốt nghiệp cũng đã
chọn đề tài nghiên cứu về cơng tác văn phịng, ví dụ:
- Luận văn thạc sĩ của Hồng Thị Nga (2016) tại Viện Hàn lâm Khoa học
và Công nghệ Việt Nam với chủ đề “Đánh giá hiệu quả áp dụng hệ thống quản
lý chất lượng TCVN ISO 9001:2015 trong công tác văn phịng tại Viện Cơng nghệ
mơi trường”…
2

(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi

Luan van


(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi

- Báo cáo thực tập ngành Quản trị văn phòng của Thạc sĩ Hoàng Thị
Nga.(2015)
- Báo cáo thực tập ngành Quản trị văn phịng của cử nhân Ngơ Thị Anh
(2016)
5. Nguồn tài liệu tham khảo
- Giáo trình “Quản trị Văn phòng” chủ biên: GS. Nguyễn Thành Độ, Nhà
xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân năm 2012
- Giáo trình “Quản trị Văn phòng” chủ biên: TS. Nguyễn Hữu Tri, Nhà
xuất bản Khoa học và Kỹ thuật.
- “Lý luận và phương pháp văn thư” tác giả: PGS Vương Đình Quyền xuất

bản năm 2006, nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội.
- “Nghiệp vụ hành chính văn phịng” (Nxb Thống kê, Hà Nội, năm 2009)
của tác giả Lưu Kiếm Thanh: Trình bày những nghiệp vụ cụ thể trong công tác
điều hành, tham mưu, tổng hợp, lễ tân của hành chính văn phịng: cơng tác văn
phịng, lãnh đạo văn phịng, lập kế hoạch công tác , tổ chức hội họp, soạn thảo
văn bản,…
- Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Thủ tướng Chính phủ về
công tác văn thư.
- Quyết định số 198/QĐ-VCNMT ngày 07/10/2008 của Viện Công nghệ
môi trường về việc ban hành Quy chế tạm thời về Công tác Văn thư lưu trữ.
- Quyết định số 371/QĐ-VCNMT ngày 16 tháng 11 năm 2016 của Viện
Công nghệ môi trường ban hành Quy định về việc ban hành Quy chế Công tác
văn thư lưu trữ.
6. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp thu thập thông tin: Phương pháp này được thực hiện bằng
việc nghiên cứu tài liệu, sách báo, các đề tài khoa học viết về quản lý tài
liệu khoa học – công nghệ để tìm ra lý luận cho đề tài nghiên cứu bên cạnh đó cịn
thu thập
thơng tin, ý kiến từ Ban Lãnh đạo Viện, cán bộ, công chức, viên chức trong
Viện CNMT phục vụ cho việc phân tích thực trạng của đề tài.
3

(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi

Luan van


(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: bằng cách nghiên cứu tài liệu, tôi đã

thu thập, kế thừa được rất nhiều thơng tin hữu ích, phù hợp với đề tài nghiên cứu.
Trong đó, tơi đặc biệt sử dụng phương pháp phân tích và tổng hợp tài liệu trong
suốt q trình nghiên cứu. Bởi lẽ, lượng thông tin thu thập được rất nhiều nên cần
phải được phân tích và tổng hợp một cách cẩn trọng để có thể chọn lọc được
những gì phù hợp nhất cho đề tài.
- Phương pháp phỏng vấn: Phương pháp này được thực hiện bằng cách
phỏng vẫn những cán bộ, chuyên gia, người làm việc trong Viện Cơng nghệ mơi
trường để từ đó rút ra được những kết luận, nhận xét phù hợp phục vụ cho việc
hoàn thành đề tài.
- Phương pháp quan sát thực tế: Trực tiếp quan sát các vấn đề liên quan,
các hoạt động quản lý văn phịng ở Viện cơng nghệ Mơi trường để tìm hiểu thực
trạng, phát hiện ra việc làm được và chưa làm được, những vấn đề cần giải quyết
để rút ra những kết luận cần thiết.
- Phương pháp tổng kết kinh nghiệm: Nghiên cứu những kết qủa và kinh
nghiệm thực tiễn trong quản lý văn phòng để làm rõ thực trạng vấn đề nghiên cứu.
- Phương pháp xin ý kiến chuyên gia: Xin ý kiến các nhà khoa học, nhà
giáo, nhà quản lý về một số vấn đề lý luận và thực tiễn có liên quan trong vấn đề
nghiên cứu của luận văn.
7. Bố cục của đề tài.
- Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung của đề tài gồm 3 chương chính
như sau:
Chương 1: Lý luận chung về cơng tác văn phịng và Khái qt về Viện
cơng nghệ môi trường – Viện Hàn Lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam
Chương 2: Thực trạng công tác văn phịng tại Viện cơng nghệ mơi
trường – Viện Hàn Lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam
Chương 3: Kết quả, phương hướng phát triển và giải pháp nâng cao hiệu
quả cơng tác văn phịng tại Viện cơng nghệ mơi trường – Viện Hàn Lâm Khoa
học và Công nghệ Việt Nam
4

(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi

Luan van


(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi

B. NỘI DUNG LUẬN VĂN
Chương 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHỊNG
VÀ KHÁI QT VỀ VIỆN CƠNG NGHỆ MƠI TRƯỜNG –
VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM
1.1 Lý luận chung về cơng tác văn phịng
1.1.1 Một số khái niệm
1) Khái niệm về văn phịng
Bất kì cơ quan hay tổ chức nào khi hoạt động đều cần có văn phịng vì vậy
bộ máy văn phịng có vai trị rất quan trọng trong cơ quan tổ chức đó. Văn phòng
là bộ máy thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc, phục vụ cho cơ quan và các
thủ trưởng của cơ quan. Hoạt động của văn phòng được thực hiện nhằm đảm bảo
cho cơng tác quản lí và lãnh đạo được thống nhất và tập trung hoạt động thường
xuyên, liên tục và có hiệu quả.
Văn phịng cũng được hiểu theo rất nhiều ý nghĩa khác nhau, có thể theo
nghĩa rộng hay nghĩa hẹp. Để có một khái niệm chính xác về văn phịng thì mỗi
chúng ta phải xem xét đầy đủ tồn diện các hoạt động của văn phịng tại các cơ
quan tổ chức.
Để phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý ở các cơ quan, đơn vị cần phải
có cơng tác văn phịng với những nội dung chủ yếu như: Tổ chức, thu thập xử lý,
phân phối, truyền tải quản lý sử dụng các thông tin bên ngoài và nội bộ, trợ giúp
lãnh đạo thực hiện các hoạt động điều hành quản lý cơ quan, đơn vị... Bộ phận
chuyên đảm trách các hoạt động nói trên được gọi là văn phịng.

Theo giáo trình Quản trị văn phịng của GS.TS Nguyễn Thành Độ, văn
phịng có thể được hiểu theo nhiều góc độ khác nhau như sau:
- Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp
cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị. Theo quan niệm này thì
ở các cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mơ lớn thì thành lập văn
phịng (ví dụ Văn phịng Quốc hội, Văn phịng Chính phủ, Văn phịng Tổng cơng

5

(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi

Luan van


(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi

ty...) cịn ở các cơ quan, đơn vị có quy mơ nhỏ thì văn phịng là phịng hành chính
tổng hợp.
- Nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa
điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó.
- Ngồi ra vãn phịng cịn được hiểu là phịng làm việc của thù trưởng có
tầm cỡ cao như: Nghị sỹ, kiến trúc sư trưởng...
Mặc dù văn phịng có thể hiểu theo những cách khác nhau nhưng đều có
điểm chung đó là:
+ Văn phòng phải là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể
của từng cơ quan, ở các cơ quan đơn vị có quy mơ lớn thì bộ máy vãn phịng sẽ
gồm nhiều bộ phận với số lượng cán bộ nhân viên cần thiết để thực hiện mọi hoạt
động; cịn các cơ quan đơn vị có quy mơ nhỏ, tính chất cơng việc đơn giản thì văn
phịna có thể gọn nhẹ ở mức độ tối thiểu.
+ Văn phịng phải có địa điểm hoạt động giao dịch với cơ sở vật chất nhất

định. Quy mô của các yếu tố vật chất này sẽ phụ thuộc vào quy mơ, đặc điểm hoạt
động của cơng tác văn phịng.
* Hiện nay ở Việt Nam có 3 loại hình văn phịng:
- Văn phòng của các cơ quan nhà nước như: văn phòng các cơ quan bộ, cơ
quan ngang bộ; văn phòng UBND các cấp …..
- Văn phòng của các tổ chức chính trị xã hội: Văn phịng các cơ quan Đảng,
văn phịng các tổ chức hội; Đồn thanh niên, hội Phụ nữ, hội Nơng dân, hội
CCB….
- Văn phịng của các doanh nghiệp: Văn phịng của các cơng ty, văn phịng
các nhà máy, xí nghiệp….
Như trên đã trình bày thì phịng Quản lý tổng hợp Viện Cơng nghệ mơi
trường là văn phịng của cơ quan quản lý hành chính nhà nước. Qua tìm hiểu,
nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ của phịng, có thể khái qt như sau: Văn phịng
Viện Cơng nghệ mơi trường là bộ phận trực thuộc Viện có chức năng giúp Viện
trưởng, phó Viện trưởng điều hành, phối hợp các hoạt động của Viện, đảm bảo sự
chỉ đạo, điều hành của Viện trưởng, phó Viện trưởng được tồn diện, kịp thời
6

(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi

Luan van


(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi

nhằm đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ khoa học, chính trị đối với các bộ phận khác
trong phạm vi cấp Viện.
2) Khái niệm về cơng tác văn phịng
Theo giáo trình “Quản trị văn phòng” của tác giả Nguyễn Hữu Tri có đưa
ra khái niệm: Cơng tác văn phịng là một chỉnh thể gồm việc tổ chức, quản lí và

sử dụng thơng tin, dữ liệu để duy trì hoạt động của một cơ quan tổ chức nhằm đạt
được kết quả mong muốn.
Theo bài viết “Cơng tác văn phịng ở cơ quan đơn vị’’ của tác giả Nguyễn
Toàn Thắng chỉ ra rằng: “Trên thế giới, người ta gọi tất cả các hoạt động hỗ trợ
cho lãnh đạo trong việc thu thập thông tin, xử lí thơng tin đưa ra các quyết định
nhanh chóng, kịp thời, đồng thời những lao động cung ứng, dịch vụ cho cơ quan
đó là cơng tác hành chính văn phịng’’.
Dựa trên quan điểm về cơng tác văn phịng của các tác giả đi trước cùng
với các sách giáo trình đã được học cá nhân tơi tự rút ra được khái niệm cơng tác
văn phịng như sau:
Cơng tác văn phòng là một chỉnh thể gồm các hoạt động quản lí, điều hành,
tổ chức và thực hiện các nhiệm vụ của văn phịng nhằm duy trì các chức năng của
văn phịng để phục vụ cho hoạt động quản lí của các nhà lãnh đạo đạt được kết
quả cao nhất.
1.1.2. Vị trí và vai trị của cơng tác văn phịng
1.1.2.1. Vị trí của cơng tác văn phịng
- Văn phịng trợ giúp nhà quản trị về các thông tin điều hành cho nên có
mối quan hệ mật thiết và mang tính thường xuyên.
- Văn phòng là bộ phận trung gian thực hiện nối ghép các mối quan hệ trong
quản lý, điều hành, đơn vị theo yêu cầu của người đứng đầu tổ chức. Như vậy,
văn phịng có nhiệm vụ tiếp nhận, xếp đặt các mối quan hệ.
- Văn phòng là bộ phận không chỉ đảm nhận việc thu thập, xử lý, và cung
cấp thông tin cho các nhà lãnh đạo ra quyết định điều hành tổ chức mà còn cung
7

(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi

Luan van

(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi

cấp các điều kiện vật chất, phương tiện kỹ thuật cho quản trị quản lý. Như vậy,
hoạt động của Văn phòng cũng phải gắn liền với hoạt động quản trị tổ chức.
- Văn phịng được coi là vị trí trung tâm kết nối hoạt động quản lý, điều
hành giữa các cấp, các phòng ban trong tổ chức.
1.1.2.2. Vai trò của cơng tác văn phịng
- Văn phịng là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan hay doanh
nghiệp. Văn phịng hành chính là “bộ nhớ” của thủ trưởng, là “tai”, là “mắt” của
doanh nghiệp. Nếu văn phòng hoạt động có nề nếp, kỷ cương và khoa học thì
cơng việc của doanh nghiệp sẽ đem lại hiệu quả. Hiện nay trong thời đại “bùng
nổ thông tin”,”cách mạng 4.0” các cơ quan đều rất quan tâm đến việc thu thập, sử
dụng thông tin để đưa ra các quyết định đúng đắn, kịp thời. Yếu tố quyết định đến
sự thành bại của một cơ quan hay doanh nghiệp là do họ có những lợi thế về thông
tin và coi thông tin là nguồn đặc biệt của đơn vị mình.
- Văn phịng là bộ mặt của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp tham
gia cơng tác đối nội, đối ngoại.
- Văn phịng là bộ máy giúp việc tham mưu cho lãnh đạo để giải quyết mọi
cơng việc của cơ quan. Văn phịng tham mưu cho lãnh đạo về chiến lược sản xuất
kinh doanh, chiến lược cạnh tranh trên thị trường, tham mưu về các vấn đề thưởng
phạt đối với nhân viên trong doanh nghiệp.
- Văn phịng có trách nhiệm nghiên cứu, xem xét và đề xuất các vấn đề có
liên quan đến doanh nghiệp, trách nhiệm giải quyết công việc của thủ trưởng giúp
lãnh đạo cơ quan, chỉ đạo, điều hành công việc nhanh chóng kịp thời và đạt hiệu
quả cao. Với những cơng việc mang tính chất khơng quan trọng như: giải quyết
nghỉ phép cho nhân viên, giải quyết những thắc mắc của khách hàng… thì văn
phịng có thể đứng ra giúp lãnh đạo giải quyết.
- Ngồi ra, văn phịng cung ứng các điều kiện như: nhà cửa, vật tư, phương
tiện, máy móc, cơng cụ, tài chính… đó là hoạt động hậu cần của văn phòng. Dựa
vào từng trường hợp cụ thể và khả năng cho phép mà văn phòng cung ứng đầy

đủ, kịp thời trang thiết bị cho các cá nhân, đơn vị.
8

(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi

Luan van


(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi

1.1.3. Nội dung của cơng tác văn phịng
1.1.3.1. Thu thập và xử lý thông tin
Thông tin được coi là yếu tố vật chất quan trọng trong quản trị nói chung
và trong hoạt động của văn phịng nói riêng.
Thơng tin là những tin tức mới được thu nhận, đánh giá là có ích cho việc
ra quyết định hoặc giải quyết nhiệm vụ nào đó.
Mục tiêu phục vụ thơng tin cho hoạt động của cơ quan, tổ chức là đảm bảo
cho hoạt động của từng cơ quan, tổ chức được cung cấp đầy đủ các thơng tin cần
thiết, từ đó tạo điều kiện cho hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp đó có hiệu quả
cao nhất. Mục tiêu đó được thực hiện dựa vào các hệ thống văn bản quản lý, mệnh
lệnh được truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới.
Việc thu thập và xử lý thông tin trong hoạt động của văn phịng nhằm thực
hiện các mục đích sau:
- Thơng tin cần thiết cho việc thực hiện các chức năng quản lý của cơ quan,
tổ chức đặc biệt là những thông tin cần thiết để:
+ Xây dựng và phổ biến các mục tiêu của cơ quan, tổ chức.
+ Lập kế hoạch, chỉ tiêu để đạt được kết quả đó.
+ Tổ chức các nguồn nhân lực và các nguồn khác theo cách có hiệu quả nhất.
+ Lựa chọn, đánh giá và phát triển cán bộ, nhân viên trong cơ quan, tổ chức.
+ Nhà quản lý hướng dẫn, thúc đẩy và tạo môi trường mà mọi người mong

muốn đóng góp. Kiểm tra việc thực hiện công việc.
1.1.3.2. Công tác tham mưu, tổng hợp, hậu cần
1.1.3.2.1. Công tác tham mưu
Tham mưu là hoạt động xuất hiện rất sớm kể từ khi xuất hiện hoạt động
quản lý. Quản lý cần cho các hoạt động hợp tác và phân công lao động. Chủ thể
quản lý phải điều hành một số lượng khách thể có quy mơ lớn hơn mình nhiều lần
và hoạt động phân tán theo các lĩnh vực, không gian, thời gian khác nhau. Để đạt
hiệu quả cao người quản lý phải quản xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết
nối được các hoạt động của họ lại với nhau một cách nhịp nhàng và khoa học.

9

(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi

Luan van


(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi

Muốn vậy, bản thân nhà quản lý phải tinh thông trong nhiều lĩnh vực, phải có mặt
ở mọi lúc, mọi nơi, giải quyết chính xác, kịp thời mọi vấn đề.
Như vậy cơng tác tham mưu có thể được hiểu như sau: “Công tác tham mưu
là hoạt động trợ giúp các nhà lãnh đạp, nhà quản lý nhằm đưa ra những quyết định
tối ưu, mang tính khách quan, kịp thời và có hiệu lực hiệu quả”.
1.1.3.2.2. Cơng tác tổng hợp
Đối với các cơ quan, tổ chức việc thu thập thông tin là rất cần thiết, tất cả
những thông tin và những vấn đề tham vấn cho các nhà quản lý đều xuất phát từ
những thông tin đầu vào, thông tin đầu ra, thông tin ngược và thông tin phản hồi
trên mọi lĩnh vực của mọi đối tượng mà văn phịng đóng vai trị đầu mối thu thập
và đưa ra những thơng tin hữu ích theo yêu cầu của nhà quản lý. Q trình thu

thập và xử lý thơng tin phải tn thủ theo những nguyên tắc và trình tự nhất định
thì mới có thể đem lại hiệu quả thiết thực cho cơng tác quản lý. Đó cũng là hoạt
động thuộc về chức năng cơng tác tổng hợp của văn phịng. Cơng tác này khơng
chỉ có tác dụng thiết thực liên quan đến cơng tác tham mưu mà cịn có vai trị quan
trọng đến sự thành công hay thất bại của tổ chức.
1.1.3.2.3.

Cơng tác hậu cần

Đây là chức năng mà bất kì văn phịng nào cũng cần có. Hoạt động của bất
kì cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu được các điều kiện vật chất như nhà
cửa, các công cụ, thiết bị, tài chính,... Các điều kiện và phương tiện này phải được
quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp kịp thời,
đầy đủ cho mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị; cho các bộ phận và cá nhân trong
tổ chức. Nội dung công việc này thuộc về chức năng hậu cần của văn phòng.
Phương châm hoạt động chung của văn phòng là: chi phí thấp nhất để đạt hiệu
quả cao nhất.
Trụ sở và văn phòng phải được sắp xếp phù hợp với mỗi loại công việc,
với mọi cán bộ, công chức trong từng điều kiện, từng môi trường cụ thể. Những
vật dụng thường xuyên như các nguồn tài chính cung cấp cho hoạt động của cơ
quan cũng do văn phòng cung ứng trên cơ sở định mức tiêu dung hoặc kỳ hạn
sử dụng.
10

(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi

Luan van


(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi

Để cơ quan, tổ chức có thể hoạt động thì cần phải có những nguyên liệu,
vật liệu, phương tiện và tài chính. Song hiệu quả hoạt động lại tuỳ thuộc vào
phương thức quản lý, tuỳ thuộc vào việc sử dụng các yếu tố đó như thế nào đối
với mỗi cơ quan, tổ chức.
Tóm lại: Văn phịng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện công tác quản lý
thông tin qua các chức năng tổng hợp, tham mưu, hậu cần. Các chức năng này
vừa độc lập, vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau nhằm tạo ra sự cần thiết khách quan
cho sợ tồn tại, duy trì và phát triển cơng tác văn phịng trên cơ sở hoạt động nghiệp
vụ của nó.
1.1.3.3. Xây dựng quy chế làm việc
Bất kỳ một doanh nghiệp nào hay một cơ quan, tổ chức khi bước vào hoạt
động sản xuất, kinh doanh, hoạt động nghiên cứu, để đảm bảo được tính thống
nhất thì doanh nghiệp đó cần phải xây dựng hệ thống quy chế chung. Các quy chế
làm việc của doanh nghiệp được xây dựng thông qua hệ thống văn phòng nhằm
quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của cán bộ, nhân viên, quy định mối quan hệ
giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, quy định cách thức phối hợp để hoạt động
có hiệu quả.
Khi xây dựng quy chế làm việc của doanh nghiệp văn phòng cần chú ý có
hai loại quy chế mà văn phịng trực tiếp phải thực hiện:
- Một là: Quy chế chung cho toàn doanh nghiệp.
- Hai là: Quy chế tổ chức và hoạt động riêng cho văn phòng.
1.1.3.4. Tổ chức các cuộc họp, hội nghị
Cuộc họp, hội nghị của doanh nghiệp là sự gặp mặt của các nhà quản lý
trong doanh nghiệp nhằm đưa ra các chiến lược sản xuất và kinh doanh.
Các cuộc họp, hội nghị là hình thức phát huy dân chủ, phát huy trí tuệ của
tập thể. Đó là hình thức tập thể ra quyết định hoặc bàn bạc công việc liên quan
đến doanh nghiệp, sử dụng để học tập, trao đổi kinh nghiệm, thơng tin… Chính
vì nhiều mục đích như vậy nên lãnh đạo phải xem xét tính chất, mức độ cơng việc
để đưa ra nội dung cuộc họp, thành phần cũng như thời gian của cuộc họp.

11

(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi

Luan van


(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi

Để các cuộc họp, hội nghị tổ chức tốt đòi hỏi văn phịng phải xác định rõ
ràng mục đích, thành phần, thời gian, chương trình nghị sự, tài liệu cho cuộc họp
và những yếu tố vật chất phục vụ cuộc họp.
1.1.3.5. Công tác văn thư, lưu trữ
1.1.3.5.1. Công tác văn thư
Hiện nay, tồn tại rất nhiều quan điểm khác nhau về công tác văn thư – lưu trữ:
- Quan niệm đơn giản gọi công tác văn thư là công tác cơng văn, giấy tờ,
tồn bộ cơng việc sự vụ hành chính. Đây là quan niệm hẹp chưa phản ánh hết
được cơng việc của văn thư – lưu trữ.
- Có quan niệm cho rằng cơng tác văn thư là tồn bộ công việc về xây dựng
và ban hành văn bản, tổ chức quản lý giải quyết văn bản hình thành trong hoạt
động của các cơ quan.
Tuy nhiên, cũng có những khái niệm cụ thể rõ ràng hơn:
- Theo “Lý luận và phương pháp cơng tác văn thư” – Vương Đình Quyền:
“Cơng tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan
đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ
hiện hành nhằm đảm bảo nhu cầu thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của
các cơ quan, tổ chức.”
Và cuối cùng theo nghị định 110/2004/NĐ-CP và Nghị định 30/2020/NĐCP thì cơng tác văn thư được hiểu theo ý nghĩa sau:” Công tác văn thư được quy
định tại Nghị định này bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn

bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng
con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong cơng tác văn thư.”
1.1.3.5.2. Cơng tác lưu trữ
Theo Luật lưu trữ ( Luật số:01/2011/QH13) thì lưu trữ là hoạt động thu
thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu
khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp khơng cịn
bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.
12

(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi

Luan van


(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi

Công tác lưu trữ bao gồm các nội dung sau:
- Phân loại tài liệu: Là quá trình tổ chức khoa học nhằm làm cho tài liệu
thuộc phông lưu trữ quốc gia, tài liệu trong từng kho lưu trữ và các phông lưu trữ
phản ánh đúng hoạt động của doanh nghiệp.
- Xác định giá trị tài liệu: Là quy định thời gian cần thiết cho việc bảo quản
tài liệu, loại ra những tài liệu hết giá trị để hủy bỏ. Xác định giá trị tài liệu đúng
đắn sẽ góp phần giữ gìn những tài liệu có giá trị, đồng thời loại bỏ những tài liệu
hết giá trị giảm bớt chi phí bảo quản, tạo điều kiện sử dụng có hiệu quả tài liệu
lưu trữ.
- Bảo quản tài liệu lưu trữ: Là tồn bộ những cơng việc được thực hiện
nhằm bảo đảm giữ gìn ngun vẹn, lâu bền và an tồn tài liệu lưu trữ. Cơng việc
này có ý nghĩa rất quan trọng, đồng thời nó cũng là một cơng việc khó khăn, đặc

biệt trong điều kiện khí hậu nóng ẩm của nước ta.
- Tiêu hủy tài liệu hết giá trị: Tài liệu hết giá trị phải được đánh giá lại và
tiêu hủy để giảm bớt chi phí bảo quản.
1.1.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến cơng tác văn phịng
1.1.4.1. Mơi trường làm việc
- Các yếu tố vật chất, kỹ thuật: Các trang thiết bị văn phịng là những cơng
cụ hỗ trợ đắc lực giúp cho các nghiệp vụ văn phòng diễn ra nhanh chóng và dễ
dàng hơn. Chính vì thế cơ quan cần cung cấp đầy đủ các trang thiết bị để phục vụ
các hoạt động: Máy tính, máy in, máy scan, máy photo, tủ đựng tài liệu, .... và
luôn luôn có một đội ngũ kỹ thuật khắc phục nhanh chóng và kịp thời các thiết bị
khi hỏng hóc nên khơng làm gián đoạn công việc.
- Nhân sự: Đối với nhân viên cần phải nắm chắc và thực hiện thành thạo
các nghiệp vụ của mình, khơng ngừng tích cực trau dồi, bổ sung kỹ năng nghề
nghiệp để hồn thành tốt cơng việc của mình. Tại Viện Cơng nghệ mơi trường
Ban lãnh đạo Viện ln khuyến khích, động viên và tạo điều kiện tốt nhất để các
cán bộ có thời gian tham gia các lớp học để nâng cao và trau dồi kiến thức đảm
bảo thực hiện công việc.

13

(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi

Luan van


(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi

- Các nghiệp vụ công việc: Cần đảm bảo nhân sự để thực hiện các công việc
được liên tục. Tuy nhiên hiện nay tại Viện Công nghệ môi trường vẫn có một số
các bộ phận phải kiêm nhiện nên đơi khi công việc bị quá tải, ngưng trệ làm ảnh

hưởng đến các hoạt động kinh doanh của các đơn vị trực thuộc Viện.
- Sự quan tâm của ban lãnh đạo Viện: Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc các
hoạt động cũng như hỗ trợ các trang thiết bị để phục vụ tốt các nghiệp vụ. Ban
lãnh đạo cần biết cách quản lý, phân chia công việc cho các cán bộ hợp lý hơn
tránh hiện tượng người thì làm khơng hết việc, trong khi có những cán bộ lại
khơng có việc gì để làm.
- Không gian làm việc:
+ Nhiệt độ: Nếu nhiệt độ trong phịng q nóng khiến người nhân viên mệt
mỏi, không tập trung làm việc được. Nhiệt độ quá lạnh cũng khiến người nhân
viên lười hoạt động hơn. Điều đó làm giảm năng suất và hiệu quả làm việc của
đơn vị. Vì vậy mỗi phịng làm việc đều được đơn vị lắp đặt điều hòa để đảm bảo
cân bằng nhiệt độ cho nhân viên để họ có thể làm việc nâng suất hơn.
+ Ánh sáng: Thiếu hay thừa ánh sáng đều ảnh hưởng tới năng suất làm việc.
Việc bố trí ánh sáng cho phịng làm việc khơng đảm bảo sẽ dẫn đến mắt của người
nhân viên mỏi khiến họ không thể làm việc được
+ Âm thanh, tiếng ồn: Làm phân tán sự chú ý của người nhân viên. Đối với
văn phịng kín, mặc dù có nhiều ưu điểm vượt trội, tuy nhiên một trong những hạn
chế lớn nhất của không gian kín chính là tác động bên ngồi, điều này ảnh hưởng
tới sự tập trung, giảm năng suất làm việc của nhân viên.
+ Trang trí văn phịng: Việc trang trí văn phòng thế nào cũng phần nào ảnh
hưởng đến thái độ làm việc của nhân viên. Để nhân viên tích cực làm việc hăng
hái cần có sự trang trí văn phòng thật đẹp mắt màu sắc phải hài hòa.
+ Sự an toàn: Mọi người đều thực hiện tốt quy định an tồn về vấn đề phịng
cháy chữa cháy. Đảm bảo lối thốt hiểm đúng quy định, máy móc đặt ở vị trí an
tồn, bảo trì máy móc đúng hạn, các phương tiện phải vận hành an tồn, sàn nhà
khơng trơn trợt…

14

(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi

Luan van


(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi

+ Vệ sinh: Mỗi ngày nhân viên của mỗi phòng ban có trách nhiệm dọn dẹp
phịng làm việc của mình, giữ cho văn phịng ln sạch sẽ và tươi mát, vì mất vệ
sinh ảnh hưởng đến rất nhiều đến sức khoẻ và tinh thần của nhân viên.
+ Y tế và phúc lợi: Viện có một trạm xá giúp cho việc xử lí kịp thời các vấn
đề về sức khỏe và sự cố trong an tồn lao động. Mơi trường văn phòng cũng ảnh
hưởng rất nhiều đến sức khỏe. Sự mất an tồn trong lao động là điều khó tránh
khỏi vì vậy Viện có những chính sách đãi ngộ cho nhân viên và đóng bảo hiểm
xã hội cho nhân viên giúp họ phần nào n tâm hơn.
1.1.4.2. Mơi trường bên ngồi
- Khoa học công nghệ: Khi khoa học công nghệ chưa phát triển, nghiệp vụ
văn phòng chủ yếu được làm theo phương pháp thủ cơng, dựa vào sức người là
chính nên nhiều khi sử dụng nhiều nhân lực mà hiệu quả đem lại không cao, chưa
đáp ứng được yêu cầu của công việc.
Ngày nay với sự phát triển của khoa học kĩ thuật, sự phát triển của máy
móc đặc biệt là máy vi tính với việc kết nối mạng Internet thì công tác làm việc
đã không ngừng được cải thiện, nâng cao về chất lượng. Khoa học kĩ thuật và
công nghệ phát triển sẽ hỗ trợ đắc lực cho công tác thu thập và xử lí thơng tin,
Con người sẽ làm việc năng suất, hiệu quả hơn khi được trang bị đầy đủ các
phương tiện làm việc hiện đại như: máy vi tính, điện thoại, máy photo, máy
fax…Với cơng việc văn phịng thì việc tra cứu thơng tin được nhanh chóng, chính
xác hơn và tránh được một số thủ tục hành chính khơng cần thiết. Khi muốn tra
cứu một thơng tin thơng thường nào đó thì cán bộ cơng nhân viên có thể tự tra
cứu trên mạng nội bộ của cơ quan, nhân viên văn phòng chỉ chịu trách nhiệm quản
lý các văn bản và thơng tin mang tính chất bí mật.

1.1.4.3. Trình độ, tiêu chuẩn của cán bộ văn phịng
Khoa học kĩ thuật công nghệ ngày càng phát triển và có nhiều tiện ích
nhưng để vận hành chúng một cách có hiệu quả địi hỏi mỗi cán bộ văn phịng
phải có kĩ năng sử dụng thành thạo các thiết bị hiện đại này.
15

(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi

Luan van


(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi

Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp muốn công tác văn phịng của đơn vị
mình phát huy được tác dụng và làm việc có hiệu quả thì phải chú ý nhiều đến
việc nâng cao trình độ và năng lực của người làm văn phịng.
Về vị trí chức trách gồm địa vị pháp lý, vị trí, chức năng, cơ chế thẩm quyền
và cơ chế trách nhiệm.
Về trình độ quản lý, đề nghị yêu cầu phải bổ nhiệm vào một ngạch công
chức tương ứng với yêu cầu của vị trí việc làm, đồng thời phải có chứng chỉ quản
lý nhà nước theo chức danh bổ nhiệm (được quy định tại Khoản 5 Điều 17 Nghị
định số 101/2017/NĐ-CP ngày 01/9/2017 của Chính phủ quy định về đào tạo, bồi
dưỡng cán bộ, công chức, viên chức).
Về trình độ tin học, ngoại ngữ, đề nghị không quy định cụ thể mà thực hiện
theo quy định riêng của từng Bộ, ngành, địa phương. Trường hợp công chức cơng
tác ở địa phương có trên 50% đồng bào dân tộc thiểu số thì cho phép sử dụng
tiếng dân tộc thay thế cho tiêu chuẩn ngoại ngữ.
Ngồi trình độ chun mơn nghiệp vụ thì sự quyết tâm, sự say mê, nhiệt
tình và tâm huyết với cơng việc cũng là nguồn hỗ trợ rất lớn đối với hiệu quả của
công việc.

1.2. Khái quát về Viện Công nghệ môi trường – Viện Hàn lâm Khoa
học và Công nghệ Việt Nam
1.2.1 Quá trình hình thành và phát triển
Viện Cơng nghệ mơi trường (sau đây gọi tắt là Viện) là tổ chức khoa học
công nghệ trực thuộc Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam. Viện hoạt
động theo cơ chế của viện nghiên cứu khoa học cơ bản có định hướng ứng dụng.
Tên giao dịch quốc tế: Institute of Environmental Technology, tên viết
tắt: IET.
Theo sự sắp xếp của Viện Hàn lâm KH&CNVN, Viện đặt trụ sở tại Nhà
A30, số 18 Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội.
Viện Công nghệ môi trường được thành lập ngày 30/10/2002 theo Quyết
định số 148/2002/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ nước Cộng hịa xã hội chủ
nghĩa Việt Nam, trên cơ sở sự hợp nhất một số đơn vị nghiên cứu về môi trường
16

(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi

Luan van


(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi

của các viện nghiên cứu thuộc Trung tâm Khoa học Tự nhiên và Công nghệ Quốc
gia (nay là Viện Hàn lâm KH&CNVN): Viện Cơ học, Viện Hóa học, Viện Khoa
học vật liệu và Viện Công nghệ sinh học.
Khi mới thành lập Viện Cơng nghệ mơi trường có 01 phịng Quản lý tổng
hợp, 05 phòng nghiên cứu, với tổng số 70 cán bộ, viên chức. Phạm vi hoạt động
của Viện chủ yếu ở Hà Nội và một số tỉnh phía Bắc. Trụ sở chính của Viện lúc
này chỉ là khu nhà cấp 4 trong khuôn viên của Viện Hàn lâm KH&CNVN, dành
cho hoạt động của Ban Lãnh đạo Viện và Phòng Quản lý tổng hợp. Các đơn vị

nghiên cứu nằm rải rác tại các viện cơ sở cũ của mình.
Năm 2007, Viện Công nghệ môi trường cơ cấu lại các đơn vị trực thuộc,
thành lập 10 phòng nghiên cứu trên cơ sở 5 phịng trước đó (các quyết định thành
lập phịng được ký cùng ngày 12/02/2007).
Đầu năm 2009, Viện Công nghệ mơi trường khánh thành trụ sở chính trong
khn viên của Viện Hàn lâm KH&CNVN tại tòa nhà A30, số 18, đường Hoàng
Quốc Việt, Hà Nội, quy tụ được hầu hết lực lượng cán bộ và trang thiết bị từ tất cả
các đơn vị trực thuộc Viện, mà lâu nay còn nằm rải rác ở các viện chuyên ngành.
Tháng 5 năm đó, Trung tâm Hợp tác KH&CN Việt - Nga thuộc Viện Công nghệ
môi trường được thành lập, làm đầu mối thúc đẩy hợp tác chuyển giao công nghệ
giữa Viện Hàn lâm KH&CNVN với các cơ quan nghiên cứu, triển khai công nghệ
của Liên bang Nga. Cũng trong năm 2009, 2 trung tâm công nghệ môi trường trực
thuộc Viện tại thành phố Đà Nẵng và thành phố Hồ Chí Minh được thành lập.
Do nhu cầu mở rộng phát triển nghiên cứu chuyên sâu và được sự cho phép
của Chủ tịch Viện Hàn lâm KH&CNVN, ngày 01 tháng 11 năm 2018 Viện trưởng
đã đổi tên Trung tâm Nghiên cứu và Ứng dụng công nghệ môi trường thành Trung
tâm Nghiên cứu và Phát triển công nghệ màng.
Hiện nay, Viện Công nghệ môi trường có 01 phịng Quản lý tổng hợp; 11
phịng nghiên cứu; 03 Trung tâm công nghệ môi trường tại miền Trung, miền Nam
và Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển công nghệ màng. Phạm vi hoạt động của
Viện đã được mở rộng ra nhiều bộ, ngành và các tỉnh trên toàn quốc. Đội ngũ cán
bộ đã được tăng cường cả về chất và lượng, với tổng số là 200 người.
17

(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi

Luan van


(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi

Ngày 25 tháng 02 năm 2013, Chủ tịch Viện Hàn lâm KH&CNVN đã ký
Quyết định số 210/QĐ-VHL ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Viện
Công nghệ môi trường
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ
Để hoàn thiện hệ thống tổ chức và quản lý của Viện Hàn lâm KH&CNVN,
Chủ tịch Viện Hàn lâm KH&CNVN đã ban hành các quy định về quy chế tổ chức
và hoạt động của các đơn vị trực thuộc, theo đó, Viện Cơng nghệ mơi trường có
chức năng nghiên cứu cơ bản, phát triển cơng nghệ, dịch vụ khoa học và công nghệ
và đào tạo nguồn nhân lực có trình độ cao trong lĩnh vực cơng nghệ mơi trường và
các lĩnh vực khác có liên quan theo quy định của pháp luật.
Viện Công nghệ môi trường được giao thực hiện những nhiệm vụ và quyền
hạn sau:
- Nghiên cứu cơ bản, nghiên cứu ứng dụng trong lĩnh vực khoa học và công
nghệ môi trường;
- Triển khai, ứng dụng và chuyển giao các kết quả nghiên cứu, các quy trình
cơng nghệ vào thực tiễn, phục vụ cơng tác bảo vệ môi trường và phát triển bền vững;
- Triển khai dịch vụ khoa học, công nghệ trong lĩnh vực phân tích, đánh
giá, dự báo, xử lý, cải thiện, quy hoạch mơi trường và các lĩnh vực khoa học khác
có liên quan;
- Đào tạo nguồn nhân lực có trình độ cao trong lĩnh vực khoa học và công
nghệ môi trường và các lĩnh vực khoa học khác có liên quan;
- Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực công nghệ môi trường và các lĩnh vực khoa
học khác có liên quan;
- Quản lý về tổ chức, bộ máy; quản lý và sử dụng công chức, viên chức của
đơn vị theo quy định của Nhà nước và của Viện Hàn lâm KH&CNVN;
- Quản lý về tài chính, tài sản của đơn vị theo quy định của Nhà nước;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch Viện giao.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức
Viện Công nghệ môi trường hoạt động nghiên cứu chuyên sâu về môi

trường theo các hướng: Độc chất môi trường, phân tích chất lượng mơi trường,
18

(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi(Luan.van.tot.nghiep).cong.tac.van.phong.tai.vien.cong.nghe.moi.truong.–.vien.han.lam.khoa.hoc.va.cong.nghe.viet.nam..thanh.pho.ha.noi

Luan van