Kế hoạch quản lý và kiểm soát hồ sơ

KẾ HOẠCH QUẢN LÝ VÀ KIỂM SOÁT
HỒ SƠ

AD.QAP.DOC.001.A

Kế hoạch quản lý và kiểm soát hồ sơ

Page 1 of 30


MỤC LỤC
I. TỔNG QUAN....................................................................................................................................................3
II. QUI TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ DỰ ÁN.........................................................................................................4
1. DANH MỤC HỒ SƠ CẦN KIỂM SOÁT.....................................................................................................4
2. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC..........................................................................................................................................7
3. QUY ĐỊNH MÃ HÓA TÀI LIỆU.................................................................................................................8
4. LƯU TRỮ VÀ PHÁT HÀNH HỒ SƠ.........................................................................................................13
5. THỜI GIAN PHÊ DUYỆT VÀ PHẢN HỒI...............................................................................................14
6. PHỐI HỢP THỰC HIỆN............................................................................................................................18
7. DANH MỤC HỒ SƠ CÁC LOẠI................................................................................................................19
8. BÁO CÁO CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ...............................................................................................24
III. KIỂM SỐT THỰC HIỆN QUI TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ....................................................................24
1. KIỂM SOÁT HỒ SƠ TỚI VÀ GỬI ĐI.......................................................................................................24
2. TRẠNG THÁI HỒ SƠ.................................................................................................................................25
3. XỬ LÝ CÁC SAI SÓT TRONG QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN...................................................................26
IV. DANH MỤC HỒ SƠ ĐÍNH KÈM................................................................................................................26

AD.QAP.DOC.001.A

Kế hoạch quản lý và kiểm soát hồ sơ

Page 2 of 30


I. TỔNG QUAN
- ANDES nhận thức được rằng việc quản lý nghiêm ngặt thơng tin trong q trình trao đổi giữa
các bên là cần thiết trong các dự án, do tính phức tạp và thời hạn cần phải tuân thủ cho chuỗi
hoạt động của dự án.
- Mục đích của quy trình này là cung cấp những quy định chung cho việc mã hóa các tài liệu và
bản vẽ thiết kế sẽ được thực hiện suốt thời gian triển khai dự án và những qui trình phê duyệt
hồ sơ, qui trình giao nhận và lưu trữ hồ sơ.
- Qui trình này được viết một cách chi tiết, rõ ràng cho từng cơng việc liên quan đến hồ sơ nhằm
mục đính hướng dẫn nhân viên ANDES, đặc biệt các cấp quản lý ở dự án, thư ký dự án, cũng
như chủ đầu tư và nhà thầu nắm được cách thức thực hiện. Qua đó, hồ sơ tài liệu được trao đổi,
lưu trữ, xử lý một cách nhanh chóng, chặt chẽ, dễ dàng tìm kiếm lại khi cần sử dụng và khơng
bị thất lạc mất mát.
- Việc quản lý hồ sơ đúng qui trình sẽ góp phần cho một dự án hoạt động một cách trơn tru từ
đầu đến khi kết thúc, góp phần lớn cho sự thành công của mỗi dự án.

AD.QAP.DOC.001.A

Kế hoạch quản lý và kiểm soát hồ sơ

Page 3 of 30


II. QUI TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ DỰ ÁN
1. DANH MỤC HỒ SƠ CẦN KIỂM SOÁT
a. Danh mục hồ sơ dự án
HỒ SƠ

GHI CHÚ

1. Hồ sơ đấu thầu

Bảng tiên lượng khối lượng và giá trị; thông báo trúng
thầu, hợp đồng…

2. Hồ sơ bản vẽ thiết kế

Thiết kế cơ sở, thiết kế thi công đã được thẩm tra, thẩm
duyệt

3. Hồ sơ pháp lý

Chi tiết như nêu ở mục II.7.a dưới đây

4. Hồ sơ an toàn lao động

Chi tiết như nêu ở mục II.7.b dưới đây

5. Hồ sơ quản lý chất lượng

Chi tiết như nêu ở mục II.7.c dưới đây

6. Hồ sơ thanh toán

Chi tiết như nêu ở mục II.7.d dưới đây

7. Biên bản họp

Biên bản họp khởi động dự án, họp tuần, họp đột xuất…

8. Báo cáo nhà thầu gửi ANDES

Báo cáo ngày, báo cáo tuần, báo cáo tháng

9. Báo cáo ANDES gửi chủ đầu
tư

Báo cáo tuần, báo cáo sự cố (nếu có)

10. Thư

Thư từ trao đổi qua lại giữa các bên trong suốt quá trình
thực hiện dự án

11. Hệ thống qui trình dự án

Đầu dự án, ANDES gửi chủ đầu tư phê duyệt và nhà thầu
để thực hiện

12. Phiếu yêu cầu cung cấp thông
tin

Vướng mắc của các bên trong quá trình thực hiện dự án
được gửi tới chủ đầu tư, đơn vị thiết kế để được làm rõ

13. Phiếu yêu cầu thay đổi

Đề xuất của các bên nhằm mục đích tiết kiệm thời gian,

chi phí.

14. Chỉ thị của ANDES, Chủ đầu
tư

Các yêu cầu từ ANDES hoặc chủ đầu tư gửi tới nhà thầu

15. Biên bản bàn giao tài liệu
Ghi chú: - danh sách trên sẽ được cập nhập bổ sung thêm tùy theo thực tế và yêu cầu của mỗi dự

án

AD.QAP.DOC.001.A

Kế hoạch quản lý và kiểm soát hồ sơ

Page 4 of 30


b.

Danh sách các hồ sơ cần phê duyệt trước khi triển khai dự án

GHI CHÚ

HỒ SƠ
1. Danh sách Bản vẽ shop.

Bảng có hạng mục, thời gian đệ trình dự kiến.

2. Danh sách vật tư, vật liệu cần phê duyệt
trước khi thi cơng.

Bảng có hạng mục, thời gian đệ trình dự kiến.

3. Danh sách Biện pháp thi cơng.

Bảng có hạng mục, thời gian đệ trình dự kiến.

4. Kế hoạch sắp xếp cơng trường; kế huy
động.

- Mặt bằng thi cơng, cơng trình tạm
- Kế hoạch huy động máy móc thiết bị, vật tư vật
liệu, huy động nhân lực

5. Chi tiết kế hoạch an tồn.

Kế hoạch đảm bảo an tồn, có đóng dấu và chữ
ký của giám đốc nhà thầu

6. Tiến độ thi công chi tiết.

-

7. Kế hoạch nghiệm thu và kiểm tra/ Mơ tả
tóm tắt:

-

Chi tiết các bước thí nghiệm, thi
cơng/nghiệm thu và trình tự.

Theo từng hạng mục

Biểu mẫu biên bản nghiệm thu.

Đối với từng loại nghiệm thu, từng hạng mục.

8. Nguồn lực của Nhà thầu:
Hồ sơ nhân lực quản lý.

Kinh nghiệm làm việc, bằng cấp, chứng chỉ
hành nghề bản sao công chứng.

Nguồn lực thiết bị, hồ sơ an tồn, chứng
chỉ, thí nghiệm, chứng chỉ vận hành.

Kiểm định máy, hồ sơ máy, giấy phép của người
vận hành cũng như các bản sao cơng chứng có
liên quan.

Danh sách đào tạo an tồn cho công nhân

Danh sách công nhân kèm theo chữ ký xác nhận
tham gia đào tạo an toàn.

Bảo hiểm (trách nhiệm của bên thứ ba,
bồi

Có danh sách cơng nhân được bảo hiểm đính
kèm

thường cho cơng nhân).
9. Các nguồn lực bên ngồi: thầu phụ (nếu
có)
Hồ sơ năng lực, các chứng chỉ và phạm vi thi công của thầu phụ.

AD.QAP.DOC.001.A

Kế hoạch quản lý và kiểm soát hồ sơ

Page 5 of 30


c. Danh sách các hồ sơ cần phê duyệt trước bắt đầu triển khai hạng mục cơng trình

HỒ SƠ

GHI CHÚ

1. Bản vẽ shop

Tên bản vẽ, ngày tháng, phiên bản, tham chiếu thiết kế.

2. Vật liệu thí nghiệm

Nhãn hiệu, mã, bản gốc kết quả kiểm tra, chứng chỉ nhà máy, mẫu.

3. Mẫu vật liệu

Nhãn hiệu, mã, thông số kỹ thuật, chứng chỉ nhà máy, mẫu.

4. Biện pháp thi công

Tên, ngày tháng, phiên bản, tham chiếu các tiêu chuẩn áp dụng, tính
tốn, người kiểm tra độc lập để đánh giá các tính toán.

2. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC
a. Sơ đồ tổ chức quản lý hồ sơ

Ghi chú: số lượng giám sát xây dựng tùy thuộc vào qui mô của dự án
b. Nhân lực, chức năng, nhiệm vụ từng thành viên

Vị trí
Quản lý
DA và
TVGS
trưởng

Chức năng – nhiệm vụ về quản lý hồ sơ
- Có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra việc thực hiện quản lý
hồ sơ của thư ký;
- Đảm bảo qui trình quản lý hồ sơ của công ty được thực
hiện một cách triệt để cho dự án.

Thư ký dự - Tiếp nhận, tập hợp hồ sơ dự án từ các bên liên quan và từ
án
các thành viên trong đoàn TVGS;
AD.QAP.DOC.001.A

Kế hoạch quản lý và kiểm soát hồ sơ

Thời gian tham gia
dự án
(Theo hợp đồng
giữa ANDES và chủ
đầu tư)
(Theo hợp đồng
giữa ANDES và chủ
Page 6 of 30


- Sắp xếp, lưu trữ hồ sơ theo từng file;
- Scan toàn bộ hồ sơ của dự án, lưu file trên máy tính;
- Phát hành hồ sơ theo yêu cầu của giám sát trưởng và
quản lý dự án;

đầu tư)

- Thư ký các cuộc họp, ghi chép toàn bộ nội dung các cuộc
họp.
Giám sát
AT
Giám sát
xd 1
Giám sát
xd 2

- Giao nộp các hồ sơ trong quá trình làm việc tới thư ký dự

án để lưu trữ.
- Hỗ trợ công việc của thư ký dự án trong những ngày
nghỉ hoặc chủ nhật, ngày lễ.

(Theo hợp đồng
giữa ANDES và chủ
đầu tư)

Giám sát
xd 3
GS MEP
Ghi chú: - Số lượng giám sát xây dựng phụ thuộc vào qui mô của từng dự án.
3. QUY ĐỊNH MÃ HĨA TÀI LIỆU
a) Mã tài liệu
Mã hóa đóng vai trị thiết yếu trong việc tìm kiếm các tài liệu trong cơ sở dữ liệu của dự án và
tiến hành nộp hồ sơ và lưu trữ. Mã hóa đầu tiên sẽ được áp dụng cho tất cả các tài liệu, trừ bản vẽ
sẽ có hệ thống mã hóa riêng được giải thích ở phần sau.
Cấu trúc mã hóa cho tất cả các tài liệu như sau:
Mã phân Mã phân
Mã dự
Mã công
Phiên
Ngày
loại tài
loại theo
Số Sê-ri
án
ty
bản
liệu

nhóm
YY

MM

DD

6 con số

XXX

XXX

XXX

XXX

XXX

X

3 ký tự

3 ký tự

3 ký tự

3 ký tự

3 con số

1 ký tự

Ví dụ: 200626.BHD.AD.RFA.SHD.001.A
(Phiếu yêu cầu phê duyệt số 001 bản vẽ shopdraing phiên bản thứ nhất ngày 26 tháng 06 năm
2020 dự án BW Hải Dương)
Lưu ý: Các đơn vị mã khác nhau được ngăn cách bởi một điểm "."
Mã ngày tháng
Ngày phải tham chiếu theo ngày phát hành của tài liệu. "YY" đề cập đến năm, "MM" đề cập
đến tháng và "DD" đề cập đến ngày.

AD.QAP.DOC.001.A

Kế hoạch quản lý và kiểm soát hồ sơ

Page 7 of 30


Mã dự án
Mã mỗi dự án là viết tắt 3 chữ cái tên của dự án.
Mã công ty
Là viết tắt 3 chữ cái tên công ty phát hành tài liệu. Danh sách mã công ty như sau:
Code
CLI

Công ty

Chức năng

…

Chủ đầu tư

AD

…

Tư vấn Quản lý dự án

XXX

…

Tư vấn thiết kế

XXX

…

Nhà thầu

Khác

…

Sẽ được bổ sung

Mã theo chức năng từng loại văn bản
Ký hiệu bởi 3 chữ cái tương ứng với chức năng của từng loại văn bản được phát hành. Danh
sách mã của từng loại văn bản như sau:

Mã tài
liệu

Loại văn bản

Các tổ chức chung

Mã tài
liệu

Loại văn bản

Đấu thầu

SCH

Lịch làm việc

RFP

Yêu cầu đề xuất

AGD

Chương trình họp

TDR

Hồ sơ đấu thầu

SHL

Danh sách rút ngọn

MOM Biên bản cuộc họp
REP

Báo cáo

SOW Phạm vi công việc

LET

Thư

BOQ

Bảng tiên lượng

LOI

Thư mời quan tâm

MEM Ghi nhớ dự án
PEP

Kế hoạch thực hiện dự án

LOA

Thơng báo trúng thầu

PPS

Hệ thống quy trình dự án

CDO

Hợp đồng

QAP

Kế hoạch bảo đảm chất lượng

RFI

Yêu cầu thông tin

RFA

Yêu cầu phê duyệt

RFC

Yêu cầu thay đổi

AD.QAP.DOC.001.A

Kế hoạch quản lý và kiểm soát hồ sơ

Page 8 of 30


EIS

Chỉ thị của giám sát

VOR Phiếu phê duyệt thay đổi giá trị
TRN

Biên bản bàn giao

WIR

Yêu cầu nghiệm thu công việc

HSE

Tài liệu liên quan đến sức khỏe, an
tồn và mơi trường

IPC

Chứng chỉ thanh tốn tạm thời

Mã tài liệu theo nhóm
Ký hiệu bởi 3 chữ cái tương ứng với liên kết nhỏ hơn của các tài liệu cho từng dạng riêng biệt.
Danh sách các mã như sau:
Mã tài liệu

Nhóm tài liệu

MAS

Tiến độ tổng thể

DET

Tiến độ chi tiết

CLI

Chủ đầu tư

CSL

Đơn vị tư vấn

CON

Nhà thầu

MON

Báo cáo hằng tháng

WKL

Báo cáo hằng tuần

TST

Báo cáo kiểm tra

SHD

Bản vẽ shopdrawing

MES

Biện pháp thi công

MAT

Vật liệu

Ghi chú: Danh sách này có thể được tiếp tục cập nhật với các
mã khác nếu cần thiết
Mã số sê-ri
Là số gồm 3 chữ số được tăng thứ tự thời gian theo việc tạo ra các tài liệu.
Phiên bản
Ký hiểu bởi các chữ cái viết hoa tương ứng với mã phiên bản của tài liệu. Mã này cho biết
rằng một phiên bản đã được thực hiện từ các tài liệu gốc. Nó sẽ được tăng lên theo thứ tự
AD.QAP.DOC.001.A

Kế hoạch quản lý và kiểm soát hồ sơ

Page 9 of 30

ABC như các tài liệu được sửa đổi. Các chữ "A" sẽ được sử dụng trên các phiên bản đầu tiên
và "B", "C" cho phiên bản tiếp theo.
b) Mã hóa bản vẽ
Mã hóa là cần thiết để tìm kiếm các bản vẽ trên cơ sở dữ liệu của dự án để kiểm tra, xem xét,
bổ sung và lưu giữ.
Cấu trúc mã hóa cho tất cả các bản vẽ như sau:

Mã dự án

Giai đoạn Mã công ty
thiết kế
phát hành

XXX
3 ký tự

Mã gói

Chuyên
ngành
dự án

Loại
bản vẽ

Số bản

Phiên

vẽ

bản

XXX

XXX

XXX

XXX

XXX

XXX

X

3 ký tự

3 ký tự

3 ký tự

3 ký tự

3 ký tự

3 con số

1 ký tự

Ví dụ: BHD.COS.ANDES.OFF.ARC.SEC.001.A
(bản vẽ thiết kế thi công số 001 mặt cắt kiến trúc nhà văn phòng phiên bản thứ nhất, dự
án BW Hải Dương)
Lưu ý: Các đơn vị mã khác nhau được ngăn cách bởi một điểm "."
Mã dự án
Được ký hiệu bởi 3 chữ cái viết tắt tên của dự án.
Mã giai đoạn thiết kế
Được ký hiệu bởi 3 chữ cái viết hoa tương ứng với từng giai đoạn thiết kế. Mã giai đoạn
thiết kế như sau:
Mã bản vẽ

Giai đoạn thiết kế

CDS

Giai đoạn phác họa ý tưởng thiết kế

BDS

Giai đoạn thiết kế sơ lược

CDS

Giai đoạn thiết kế chi tiết

TES

Giai đoạn đấu thầu

COS

Giai đoạn xây dựng

ABD

Giai đoạn hồn cơng

Mã cơng ty phát hành tài liệu
Được ký hiệu bởi 3 chữ cái viết hoa tương ứng với công ty phát hành tài liệu. Danh sách như
đã nêu ở mục II.3.a
Mã theo khu vực dự án, gói thầu
Nó tương ứng với từng khu vực của dự án, từng giai đoạn dự án. Danh sách như sau:
Mã bản vẽ Khu vực
AD.QAP.DOC.001.A

Kế hoạch quản lý và kiểm soát hồ sơ

Page 10 of 30


GEN

Tổng thể dự án

OFF

Nhà văn phòng

FAC

Nhà xưởng

INF

Cơ sở hạ tầng

LNS

Ngoại cảnh

Ghi chú:danh sách được bổ sung tùy theo từng dự án
Mã theo lĩnh vực thiết kế
Nó tương ứng với từng lĩnh vực thiết kế, được liệt kê theo danh sách như sau:
Mã bản vẽ

Lĩnh vực thiết kế

GEN

Tổng thể

ARC

Thiết kế kiến trúc

STR

Thiết kế kết cấu

MEP

Cơ điện

LNS

Bản vẽ ngoại cảnh

INT

Bản vẽ thiết kế nội thất

SST

Thiết kế kết cấu thép

Mã theo loại bản vẽ
Nó tương ứng với từng loại bản vẽ, được liệt kê theo danh sách dưới đây:
Mã bản vẽ

Loại bản vẽ

DET

Chi tiết

ELE

Mặt đứng

LAY

Mặt bằng

LEG

Chú thích

MTP

Tổng thể

PLN

Kế hoạch

SEC

Mặt cắt

SCH

Lược đồ

AD.QAP.DOC.001.A

Kế hoạch quản lý và kiểm soát hồ sơ

Page 11 of 30

SLD

Sơ đồ một sợi

MAT

Bảng nguyên vật liệu

Mã số bản vẽ
Được tăng thứ tự thời gian theo danh mục bản vẽ.
Phiên bản
Phiên bản tương ứng với mã sửa đổi của bản vẽ. Nó cho biết rằng một phiên bản đã được
thực hiện từ các tài liệu gốc bao nhiêu lần. Nó sẽ được tăng lên theo thứ tự ABC như các
tài liệu được sửa đổi. Các chữ "A" sẽ được sử dụng trên các phiên bản đầu tiên và "B",
"C" cho các phiên bản tiếp theo.
c) Mã hóa hồ sơ chất lượng dự án
Đối với các dự án xây dựng thì khối lượng hồ sơ liên quan đến công tác quản lý chất lượng
là rất lớn. Vì vậy việc mã hóa để quản lý hồ sơ cần phải theo những qui định chung, thống
nhất để dễ dàng quản lý, tìm kiếm, lưu trữ.
c.1. Cấu trúc mã hóa cho tất cả các biên bản nghiệm thu vật liệu đầu vào như sau:

Mã dự án

Mã nhà
thầu

Mã hạng
mục vật
liệu

Chủng loại
vật liệu

Số thứ tự
biên bản

XXX

XXX

XXX

XXX

001

Ví dụ: BHD.VEC.MST.REI.001
"Biên bản nghiệm thu vật liệu thép xây dựng về công trường số 001 dự
án BW Hải Dương - nhà thầu Vinaincon"
Mã dự án
Mã mỗi dự án là viết tắt 3 chữ cái tên của dự án.
Mã nhà thầu
Là viết tắt 3 chữ cái tên nhà thầu xây dựng.
Mã hạng mục vật liệu
Là viết tắt 3 chữ cái tưng ứng với từng hạng mục, như bảng sau:

Mã

Hạng mục

MST

Material Delivery Inspection of STructure - Vật liệu kết cấu

MFI

Material Delivery Inspection of FInishing- Vật liệu hoàn thiện

MME

Material Delivery Inspection of MEP - Vật liệu cơ điện

MIF

Material Delivery Inspection of INfrastructure - Vật liệu hạ tầng

AD.QAP.DOC.001.A

Kế hoạch quản lý và kiểm soát hồ sơ

Page 12 of 30


Mã chủng loại vật liệu
Là viết tắt 3 chữ cái tưng ứng với từng chủng loại vật liệu và được qui định như bảng sau:
Mã
REI
CEM
STE

PUR
TOL
WAP
…
Mã
CUL
PIP
BAS
SAN
SOI
…
Mã
WIR
PIP
DBO
MAC
AIR
DUC
LIG
…

Vật liệu kết cấu
Reinforcemnt - Thép xây dựng
Cement - Xi măng
Steel - Thép kết cấu
Purlin- xà gồ
Tole - tôn
Water proofing - chống thấm
…
Vật liệu hạ tầng

Culvert - Cống
Pipe - Đường ống
Base - đá base
Sand - cát
Soil- đất
…
Vật liệu cơ điện
Wire - cáp điện
Pipe - Đường ống
Distribution board - tủ điện
Machine - máy móc thiết bị
Airconditional - điều hịa
Duct - ống gió
Ligting - đèn
…

Mã
ALU
BRI
CEI
CEM
CER
DOO
GLA
GRA
HAN
MET
SAN
STA
STO

TIM
WIN
PAI
WIN
PAR
SHU
…

Vật liệu hồn thiện
Aluminium - Nhôm
Brick - Gạch
Ceiling - Trần
Cement - Ximăng
Ceramic - Gạch ceramic
Door - Cửa
Glass - Kính
Granite - Đá granite
Handrail - Lan can
Metal - Kim loại
Sand - Cát
Stainless Steel - Thép không rỉ
Stone - Đá
Timber - Gỗ
Window - Cửa sổ
Paint - Sơn
Window - Cửa sổ
Partition - Vách ngăn
Shutter door - Cửa cuốn
…

Mã số bản vẽ
Được tăng thứ tự thời gian theo danh mục bản vẽ.

c.1. Cấu trúc mã hóa cho tất cả các biên bản nghiệm công việc như sau:

Mã dự án

Mã nhà
thầu

Khu vực
nghiệm thu

Cấu kiện
(*)

Tên cơng
tác nghiệm
thu

Số thứ tự
hồ sơ

XXX

XXX

XXX

XXX

XXX

001

Ví dụ: BHD.VEC.FAC.SLA.FOR.001
"Biên bản nghiệm thu ván khuân sàn nhà xưởng số 001 dự án BW Hải Dương - nhà
thầu Vinaincon"
(*) Mã mẫu kiện chỉ áp dụng đối với biên bản nghiệm thu kết cấu, các biên bản khác
bỏ qua mã này
AD.QAP.DOC.001.A

Kế hoạch quản lý và kiểm soát hồ sơ

Page 13 of 30


Mã dự án
Mã mỗi dự án là viết tắt 3 chữ cái tên của dự án.
Mã nhà thầu
Là viết tắt 3 chữ cái tên nhà thầu xây dựng.
Khu vực nghiệm thu
Được chia theo từng khu vực như dưới đây:
Mã bản vẽ Khu vực
GEN

Tổng thể dự án

OFF

Nhà văn phòng

FAC

Nhà xưởng

INF

Cơ sở hạ tầng

LNS

Ngoại cảnh

Ghi chú:danh sách được bổ sung tùy theo từng dự án
Mã cấu kiện
Chỉ áp dụng đối với biên bản nghiệm thu kết cấu bê tông cốt thép và kết cấu thép. Cấu kiện
được mã hóa như dưới đây:
Mã
COL
SLA
BEA
STA
FOU
PUR
TRU

Tên cấu kiện
Coloum - Cột & Vách
Slab - Sàn

Beam - Dầm
Staircase - Cầu thang
Foundation- Móng
Purlin- xà gồ
Truss- Kèo

Cơng tác nghiệm thu
Các công tác nghiệm thu được chia theo từng công việc như dưới đây:
Mã

Công tác thi công kế cấu

RCW

Reinforcemnt Concrete Work - Cơng
tác BTCT

Mã

Cơng tác thi cơng hồn thiện

ALU

Aluminium Work - Công tác
nhôm

FOW FormWork - Công tác coffa

BRI

Brick Work - Công tác xây gạch

PRC

CEI

Ceiling Work - Công tác trần

Pre Concrete - Trước khi đổ bê tông

POC Post Concrete - Sau khi đổ bê tơng
…

AD.QAP.DOC.001.A

…

CUR
DOO

Curtain Work - Cơng tác vách
kính
Door Work - Cơng tác cửa đi

Kế hoạch quản lý và kiểm sốt hồ sơ

Page 14 of 30


Công tác thi công hạ tầng

EPO

Epoxy Work - Công tác sơn
Epoxy

CUL

Culvert - Công tác lắp đặt cống

MET

Metal Work - Công tác kim loại

PIP

Pipe - Công tác lắp đặt đường ống

PAI

BAS

Base - Công tác đầm chặt lớp base

PLA

SAN

Sand - Công tác đầm chặt lớp cát

SCR

SOI

Soil- Công tác đầm chặt lớp đất

STA

ASP

Asphant- Công tác thi công rải asphalt

TIL

PAV

Paving- Công tác thi công lát đường

TIM

CUR

Curb- Cơng tác thi cơng bó vỉa

Mã

…
Mã

…

Painting Work - Công tác sơn
nước
Plastering Work - Công tác tô
Screeding Work - Công tác cán
nền
Stainless Steel Work - Công tác
thép không rỉ
Tiling Work - Công tác ốp lát

Timber Work - Công tác gỗ
Water Proofing Work - Công tác
WAT
chống thấm
…
…

Công tác thi công cơ điện

WIR

Wire - Kéo cáp điện

PIP

Pipe - Lắp đặt đường ống

DBO

Distribution board - Lắp đặt tủ điện

MAC Machine - Lắp đặt máy móc thiết bị
AIR

Airconditional - Lắp đặt điều hịa

DUC

Duct - Lắp đặt ống gió

LIG

Ligting - Lắp đặt đèn

…

…

4. LƯU TRỮ VÀ PHÁT HÀNH HỒ SƠ
a. Lưu trữ hồ sơ
- Toàn bộ hồ sơ của dự án sẽ được soạn thảo theo các biểu mẫu đã có sẵn của ANDES.
- Hồ sơ sẽ được thư ký dự án phân loại theo từng mã hồ sơ và sắp xếp theo thứ tự số hồ sơ (theo
dịng thời gian). Sau đó sẽ được kẹp vào từng file (đối với hồ sơ cần chữ ký của các bên thì thư
ký dự án phải kiểm tra xem hồ sơ đó đã có đầy đủ chữ ký của các bên hay chưa trước khi kẹp
vào file).
- Kích thước các file phải được lựa chọn cho phù hợp với khổ giấy, kích thước hồ sơ, tránh
trường hợp kẹp file quá lớn nhưng số lượng hồ sơ lại khơng nhiều, kích thước hồ sơ nhỏ hoặc
trường hợp ngược lại.
- Mỗi hồ sơ sẽ được dán giấy note ở ngoài hoặc sử dụng tờ chia file để cho việc kiểm tra, tìm lại
hồ sơ khi cần thiết được thuận tiện và nhanh chóng.

- Một danh sách liệt kê các hồ sơ trong file được đính kèm ở trang đầu tiên của file.
- Mỗi file hồ sơ sẽ được dán gáy ghi rõ tên dự án, chủng loại, số lượng hồ sơ, số thứ tự hồ sơ
AD.QAP.DOC.001.A

Kế hoạch quản lý và kiểm soát hồ sơ

Page 15 of 30


b. Phát hành hồ sơ
- Hồ sơ được chuẩn bị bằng các biểu mẫu có sẵn của ANDES và được đánh số thứ tự, mã hồ sơ
trước khi phát hành tới các bên.
- Hồ sơ sau khi được giám sát trưởng hoặc quản lý dự án của ANDES kiểm tra thì thư ký dự án
phát hành thơng tin, hồ sơ qua email hoặc giao nhận bản cứng hoặc bằng cả 2 hình thức.
 Đối với phát hành hồ sơ qua email cần thực hiện những điều sau:
 Thư ký dự án sử dụng email của ANDES lập cho mỗi dự án.
 Cần xác định rõ người được gửi tới và những người được Cc. Quản lý dự án, giám
đốc dự án và giám sát trưởng của ANDES sẽ luôn là những người sẽ được gửi email
tới
 Tiêu đề của email luôn luôn phải bắt đầu bằng mã dự án, tiếp theo là nội dung email
Ví dụ: BWHD – Biên bản họp tuần số 03
 Đối với cách thức phát hành hồ sơ bằng giao nhận bản cứng trực tiếp thì thư ký dự án
cần thực hiện những điều sau:
 Chuẩn bị mẫu biên bản bàn giao hồ sơ.
 Bàn giao hồ sơ tới các bên. Bên nhận hồ sơ được yêu cầu ký nhận vào biên bản bàn
giao, ghi rõ ngày giờ nhận.
 Scan biên bản bàn giao lưu trên máy tính. Đồng thời nội dung của biên bản bàn
giao, ngày giờ gửi, ngày giờ nhận, mã biên bản được nhập vào file theo dõi, có
hyperlink tới bản scan để xem khi cần thiết.
 Biên bản bàn giao hồ sơ được lưu file theo đúng qui trình lưu trữ hồ sơ

5. THỜI GIAN PHÊ DUYỆT VÀ PHẢN HỒI
a. Chỉ thị thay đổi từ chủ đầu tư
- Các yêu cầu thiết kế cụ thể - được Chủ đầu tư chuyển tiếp trong suốt q trình thi cơng được
coi là các chỉ thị thay đổi. Các trường hợp này được hiểu rằng những thay đổi về chi phí/tiến độ
được Chủ đầu tư ghi nhận và chịu trách nhiệm; các chỉ thị gửi tới Nhà thầu liên quan tới việc
triển khai ngay công việc sẽ do ANDES đảm nhận.
- Bản theo dõi thiết kế và chỉ thị công trường SI cũng sẽ được cập nhật theo .
Sơ đồ về chỉ thị thay đổi:
Thời lượng

Ban hành Chỉ thị thay đổi (bao
gồm thiết kế và thông số kỹ thuật)

Thời gian đã qua

-

Ngày 0

1 ngày

Ngày 1

CHỦ ĐẦU TƯ

Ban hành Chỉ thị công trường
tới Nhà thầu
ANDES

AD.QAP.DOC.001.A

Kế ra
hoạch
Xác nhận đã nhận và đưa
chi quản lý và kiểm soát hồ sơ

tiết thực hiện

1 ngày

Page 16 of 30

Ngày 2


b. Yêu cầu thay đổi từ Nhà thầu, hoặc từ ANDES hay Chủ đầu tư
- Khi nhận thấy nhu cầu hoặc lợi ích của việc thay đổi thiết kế, trong đó (giữa các bên có liên
quan)
- Nhà thầu nhận thấy sự cần thiết của việc thay đổi nhằm tiết kiệm thời gian hoặc chi phí.
- Chủ đầu tư hoặc ANDES nhận thấy có thể có lợi ích phát sinh.
- Các kết quả về chi phí/tiến độ của những yêu cầu thay đổi sẽ được kiểm tra trước khi trình lên
Chủ đầu tư quyết định.

(VUI LÒNG XEM TRANG TIẾP THEO)

AD.QAP.DOC.001.A

Kế hoạch quản lý và kiểm soát hồ sơ

Page 17 of 30

Sơ đồ về sự thay đổi:
Thời lượng

Để xuất yêu cầu thay đổi
NHÀ THẦU/ ANDES

Thời gian đã qua

-

Ngày 0

3 ngày

Ngày 3

1 ngày

Ngày 4

1 ngày

Ngày 5

Khơng
Đồng ý
Đánh giá về mặt chi phí, tiến
độ và các khía cạnh khác
ANDES

Đồng ý
Quyết định phê duyệt hoặc không
CHỦ ĐẦU TƯ

Chỉ thị/ thông tin tới các bên liên quan
ANDES

c. Sơ đồ yêu cầu phê duyệt từ phía nhà thầu
- Hồ sơ đệ trình như bản vẽ triển khai thi công, phê duyệt vật liệu, phê duyệt biện pháp thi công,
phê duyệt nhà thầu phụ… sẽ được phê duyệt theo trình tự và thời gian như sơ đồ dưới đây.

ĐỆ TRÌNH HỒ SƠ

Thời
Lượng

Thời gian
qua

-

Ngày 0

Kiểm tra xem đầy đủ, phù hợp
AD.QAP.DOC.001.A
Kế hoạch quản lý và kiểm soát hồ sơ
của nội dung. (ANDES)

Page 18 of 30

Chủ đầu tư phê duyệt

Phát hành tài liệu (ANDES)

3 ngày

Ngày 3

2 ngày

Ngày 5

2 ngày

Ngày 5

d. Sơ đồ nghiệm thu
- Kế hoạch nghiệm thu và thí nghiệm (ITP) cho từng hạng mục sẽ được nhà thầu trình và
ANDES phê duyệt trước khi.
- Sơ đồ dưới đây đưa ra cách thức và thời gian tiến hành nghiệm thu:

Thời Lượng

Thời gian
qua

1 ngày

Ngày 1

1 ngày

Ngày 2

1 ngày

Ngày 3

YÊU CẦU NGHIỆM THU (NHÀ
THẦU)

Xem xét PHIẾU YÊU CẦU
NGHIỆM THU

Nghiệm thu

Kết thúc

e. Sơ đồ phiếu yêu cầu cung cấp thơng tin

AD.QAP.DOC.001.A

Kế hoạch quản lý và kiểm sốt hồ sơ

Page 19 of 30


- Nhà thầu hoặc tư vấn giám sát ANDES có các câu hỏi cần làm rõ về vấn đề bản vẽ thì gửi
phiếu u cầu cung cấp thơng tin theo mẫu có sẵn.

Sơ đồ về phiếu yêu cầu cung cấp thơng tin:
(VUI LỊNG XEM TRANG TIẾP THEO)

AD.QAP.DOC.001.A

Kế hoạch quản lý và kiểm soát hồ sơ

Page 20 of 30