Các mối quan hệ trong văn hóa công sở

BỘ NỘI VỤ

********************

TÊN ĐỀ TÀI
CÁC MỐI QUAN HỆ ỨNG XỬ TRONG CÔNG SỞ
BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Văn hóa cơng sở
Mã phách:..........................................................

Hà Nội - 2023


MỤC LỤC

A. PHẦN MỞ ĐẦU..............................................................................................4
B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................7
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠNG TY X..............................7
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của Cơng ty X.................................................................................................7
1.1.1. Lịch sử hình thành............................................................................7
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn................................................8
1.1.3. Cơ cấu tổ chức...................................................................................8
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của bộ phận văn thư, lưu trữ của Phịng Hành chính nhân sự.................9
1.2.1. Tình hình tổ chức..............................................................................9
1.2.2. Chức năng.......................................................................................10
1.2.3. Nhiệm vụ, quyền hạn......................................................................10
1.2.4. Cơ cấu tổ chức.................................................................................10
CHƯƠNG 2: THỰC TIỄN CƠNG TÁC VĂN THƯ CỦA PHỊNG HÀNH

CHÍNH NHÂN SỰ CƠNG TY X..................................................................11
2.1. Thực tiễn cơng tác văn thư tại Phịng hành chính nhân sự Cơng ty X
.......................................................................................................................11
2.1.2. Soạn thảo và ban hành văn bản....................................................11
2.1.2. Quản lý văn bản..............................................................................13
2.1.3. Quản lý, sử dụng con dấu..............................................................18
CHƯƠNG 3: SO SÁNH, ĐỐI CHIẾU GIỮA LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN
CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ..............................................................19
3.1. Nêu điểm giống nhau giữa lý luận và thực tiễn áp dụng tại Công ty
X....................................................................................................................19
3.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản....................................................19
2


3.1.2. Quản lý, sử dụng con dấu..............................................................20
3.2. Nêu điểm khác nhau giữa lý luận và thực tiễn áp dụng tại Công ty X
.......................................................................................................................21
3.3. Đề xuất kiến nghị..................................................................................22
3.3.1. Tổ chức tuyển dụng, tập huấn, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ..22
3.3.2. Chính sách đãi ngộ.........................................................................23
3.3.3. Trang bị trang thiết bị, cơ sở vật chất..........................................23
C. PHẦN KẾT LUẬN........................................................................................24
D. PHỤ LỤC.......................................................................................................25

3


A. PHẦN MỞ ĐẦU

Từ các cơ quan cấp quốc gia, đến mỗi cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp nhỏ

trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn
bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Các
tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp thơng tin có giá trị pháp lý, chính
xác và kịp thời nhất cho sự lãnh đạo, quản lý của một tổ chức. Nếu công tác văn
thư và lưu trữ làm tốt góp phần quan trọng bảo đảm thông tin cho hoạt động của
một tổ chức, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy, phục vụ mục
đích chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội. Đồng thời, làm tốt công tác văn thư lưu
trữ cịn góp phần bảo vệ những thơng tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và bí
mật quốc gia...
Ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Hồ Chí Minh, Chủ
tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hịa đã ký
Thơng đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 về công tác cơng văn, giấy tờ,
trong đó Người đã chỉ rõ "tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến
thiết quốc gia" và đánh giá "tài liệu lưu trữ là tài sản qúy báu, có tác dụng rất lớn
trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình
kế hoạch cơng tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn
hóa, cũng như khoa học kỹ thuật. Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu là một
công tác hết sức quan trọng". Xác định ý nghĩa to lớn và tầm quan trọng của
công tác lưu trữ đối với xã hội và sự nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc, ngày 17
tháng 9 năm 2007, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 1229/QĐ-TTg
về Ngày truyền thống của ngành Lưu trữ Việt Nam và lấy ngày 03 tháng 01 hàng
năm là "Ngày Lưu trữ Việt Nam".
4


Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ cũng có vai trị đặc
biệt quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng
đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy
tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu,
sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận

sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản
đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu
trữ cịn quan trọng hơn nhiều.
Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ
sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơ
quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản
phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực
hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng
ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Nhận thấy được tầm quan trọng của văn phòng, các hoạt động trong văn
phòng ngày càng được quan tâm, nâng cao chất lượng. Bên cạnh việc tham mưu
tổng hợp, đảm bảo hậu cần, công tác văn thư, lưu trữ cũng là hoạt động quan
trọng của văn phòng trong một cơ quan, tổ chức. Bộ phận văn thư, lưu trữ có thể
xem là đầu mối thông tin của các đơn vị cũng như của toàn cơ quan.
Để giúp sinh viên nắm vững kiến thức không bị bỡ ngỡ trước khi ra trường,
Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng trường Đại học Nôi Vụ Hà Nội đã tổ
chức cho sinh viên đi kiến tập tốt nghiệp theo chương trình, kế hoạch đào tạo.
Với mục đích so sánh lý thuyết và áp dụng vào thực tiễn, đợt kiến tập đã giúp
sinh viên có cái nhìn tổng qt, thực tiễn hơn về ngành học. Được kiến tập tại
Cơng ty X, với em đó là một vinh dự rất lớn. Bởi đó là một môi trường năng
5


động, thuận lợi, nơi mà em có cơ hội được tiếp xúc với các cơng việc hành chính
văn phịng, và đặc biệt chuyên ngành văn thư - lưu trữ, đã giúp em củng cố hơn
nữa các kiến thức và kỹ năng đã học. Với mục đích so sánh lý thuyết và áp dụng
vào thực tiễn, đợt kiến tập đã giúp để sinh viên có cái nhìn tổng qt, thực tiễn
hơn về ngành học.
Nhân đây em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy cô giáo khoa Lưu trữ
học và Quản trị văn phịng trường Đại học Nơi Vụ Hà Nội, cùng các anh chị ở

Công ty X - những người đã tận tình chỉ bảo và tạo điều kiện giúp đỡ chúng em
hoàn thành báo cáo này. Do thời gian có hạn và cũng là lần đầu tiên được tiếp
xúc với thực tế công việc của cơ quan nên bài viết của em không thể tránh khỏi
những hạn chế nhất định. Em rất mong sẽ nhận được sự góp ý, chỉ bảo của các
thầy cô giáo, cùng các anh chị tại Công ty X để bản báo cáo của em được hoàn
thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!

6


B. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠNG TY X
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của Công ty X
1.1.1. Lịch sử hình thành
Năm 2014 – 2017
Cơ Nguyễn Thị Kim N. – sinh viên khoa Tiếng Anh trường Đại học Sư
phạm Hà Nội đã bắt đầu gây dựng nên nhưng lớp học quy mô nhỏ ngay từ ngày
đầu bước chân vào nghề. Cô vừa giảng dạy và quản lý lớp học Tiếng Anh đầu
tiên tại Phan Đình Phùng – Hà Nội.
Năm 2018 đến nay
Trong suốt khoảng thời gian từ năm 2018 đến năm 2021, lớp học Tiếng
Anh tiếp tục lớn mạnh, với thế mạnh là giảng dậy khối 12 ôn thi THPT Quóc
gia. Năm 2019, lớp học tiếng anh của cơ trở thành lị luyện đề thi vào 10, Đại
học uy tín hàng đầu tại Hà Nội. Khơng dừng lại ở đó, để đáp ứng nhu cầu đăng
ký theo học của các em học sinh khối Tiểu học – Trung học cơ sở, đội ngũ quản
lý đã tiến hành mở rộng phạm vi lớp học tại Châu Long – Hà Nội.
Khi đó, đội ngũ trợ giảng tại lớp học đã phát triển từ con số 5 thành viên
và cho đến nay đã chạm mốc 50 thành viên, trự thuộc các ban tách biệt để có thể

phá huy tối đa thế mạnh của lớp học.
Lớp học tiếng anh của cô Nguyễn Thị Kim N. sau một q trình hoạt
động, chính thức ngày 28/4/2021 đã chính được cấp phép kinh doanh lấy tên là
Công ty X (Kim Ngan English Co., LTD). Khi đã trở thành một doanh nghiệp,
quy mô lớp học ngày càng phát triển, có nhiều hơn cơ sở dạy học như cơ sở
7


Nguyễn Trường Tộ - Hà Nội, Đội Cấn – Hà Nội; Đại Cồ Việt – Hà Nội. Hơn
nữa, công ty không chỉ dừng lại ở việc thực hiện tốt trong mảng dạy học, ôn thi
THPT Quốc Gia, Tiếng Anh các cấp Tiểu học – THCS – THPT mà còn tiến tới
mảng IELTS (International English Language Testing System). Tại thời điểm
dịch bệnh COVID – 19, các lớp học Tiếng Anh đã chuyển sang giảng dạy Online
và khi dịch bệnh qua đi thì đó lại trở thành phương tiện giảng dạy hữu ích dành
cho các bạn học sinh trên toàn quốc.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn
Công ty X thuộc Sở Giáo dục và Đào tạo Hà Nội, có chức năng đào tạo,
bồi dương ngoại ngữ. Nhằm góp phần cải thiện, nâng cao trình độ hiểu biết, kỹ
năng sử dụng ngoại ngữ cho các cấp Tiêu học – THCS – THPT toàn quốc, đáp
ứng nhu cầu chất lượng điểm số cho q trình học tập của học sinh.
Cơng ty ln tổ chức thực hiện các chương trình đào tạo, bồi dưỡng nâng
cao năng lực ngoại ngữ đáp ứng nhu cầu của người học. Thực hiện công tác
tuyển sinh và quản lý người học. Tổ chức biện soạn, lực chọn tài liệu giảng dạy
đáp ứng chuẩn đầu ra của các chương trình đào tạo, bồi dưỡng phù hợp với đối
tượng người học. Tổ chức các hoạt động đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ
chun mơn, nghiệp vụ cho nhân viên, giáo viên của lớp học.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức
Đội ngũ Ban lãnh đạo
Ban lãnh đạo có chức năng quản lý, điều hành các khối lớp hoạt động tại
Công ty. Quản lý các hoạt động diễn ra trong công ty là Giám đốc Tăng trưởng,

Phó Giám đốc Điều hành.

8


Đội ngũ quản lý khối lớp
Đội ngũ quản lý các khối lớp Ielts, khối THPT, khối THCS và khối Tiểu
học, trực tiếp giảng dạy, giúp việc các quản lý là đội Trợ giảng phụ trách các
công việc diễn ra của một lớp học (bao gồm điểm danh, sĩ số, quản lý điểm số
qua các bài kiểm tra).
Đội ngũ quản lý các công việc khác
Quản lý Bán hàng phụ trách các công việc bán các sản phẩm tài liệu biên
soạn bởi công ty;
Quản lý Truyền thông phụ trách quản lý các kênh truyền thông xã hội như
Facebook, Tiktok,... kiểm duyệt thông tin trước khi đăng tải công khai;
Quản lý Chuyên môn quản lý kiến thức trong quá trình dạy, tham gia biên
soạn tài liệu giảng dạy;
Quản lý Hành chính nhân sự phụ trách tuyển dụng, quản lý các vấn đề
nhân sự, cơ sở vật chất tại cơng ty;
Quản lý Cơng đồn, chăm sóc khách hàng, kế tốn và đội ngũ thư ký hỗ
trợ các bộ phận.
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
bộ phận văn thư, lưu trữ của Phịng Hành chính nhân sự
1.2.1. Tình hình tổ chức
Văn thư lưu trữ là bộ phận thuộc Phịng hành chính nhân sự, có nhiệm vụ
bảo quản, lưu trữ, chỉnh lý và tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả trong q
trình phục vụ nhu cầu giải quyết công việc của nhân viên công ty.
Công tác Lưu trữ được quản lý bởi trưởng phòng Hành chính nhân sự.

9

Tuy nhiên vì là một doanh nghiệp mới những năm gần đây nên công tác
văn thư lưu trữ tại đây cịn có phần chưa hồn thiện, nhân viên phụ trách chính
cơng tác lưu trữ chưa được phân cơng, nghiệp vụ lưu trữ chưa đạt yêu cầu dẫn
đến những khó khăn bất cập trong việc bảo quản và khai thác.
1.2.2. Chức năng
Phịng Hành chính nhân sự là phịng ban tham mưu, giúp việc cho cơng ty.
Phịng có nhiệm vụ chỉ đạo phối hợp, điều hòa hoạt động của các phòng ban
khác trong công ty. Thực hiện quản lý cơ sở vật chất, tổng hợp, tham mưu đảm
bảo thuận lợi cho mọi hoạt động của công ty.
1.2.3. Nhiệm vụ, quyền hạn
Tham mưu, giúp việc cho ban lãnh đạo, xây dựng, tổ chức thực hiện Quy
chế làm việc, lịch công tác theo từng thời kỳ của một năm học;
Điều hòa, phối hợp làm việc với các phịng ban khác trong cơng ty đảm
bảo đạt tiến độ đề ra;
Chuẩn bị, tổ chức các cuộc hợp thường xuyên tại công ty, phân công công
việc tại các dự án của công ty;
Xây dựng báo cáo định kỳ theo từng năm học;
Tiếp nhận văn bản, tài liệu đến trong cơng ty;
Phối hợp với các phịng ban khác trong công ty tổ chức thực hiện công tác
khen thưởng khi có kết quả bình xét, đánh giá, khen thưởng đối với các nhân
viên trong công ty.
1.2.4. Cơ cấu tổ chức
Phịng hành chính nhân sự bao gồm:
01 Trưởng phịng hành chính nhân sự;
10


01 Phó trưởng phịng hành chính nhân sự;

01 Thư ký.
CHƯƠNG 2: THỰC TIỄN CƠNG TÁC VĂN THƯ CỦA PHỊNG HÀNH
CHÍNH NHÂN SỰ CƠNG TY X
2.1. Thực tiễn cơng tác văn thư tại Phịng hành chính nhân sự Cơng ty X
2.1.2. Soạn thảo và ban hành văn bản
Soạn thảo văn bản
Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của doanh nghiệp và mục đích
giải quyết cơng việc, người đứng đầu doanh nghiệp hoặc người có thẩm quyền
quyết định văn bản cần soạn thảo; giao đơn vị, cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản
và chỉ đạo việc soạn thảo văn bản.
Đơn vị, cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm
trước người đứng đầu doanh nghiệp đảng hoặc người có thẩm quyền về tiến độ,
nội dung, chất lượng văn bản soạn thảo trong phạm vi, nhiệm vụ được giao.
Đối với mỗi văn bản của doanh nghiệp khi soạn thảo, tùy vào tính chất,
mức độ quan trọng có các quy trình soạn thảo tương ứng. Quy trình soạn thảo
văn bản được thực hiện theo quy chế của mỗi doanh nghiệp.
Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản
ngoài thực hiện các nội dung trên cịn có trách nhiệm chuyển bản thảo văn bản
đến văn thư và thực hiện việc lập hồ sơ điện tử theo hướng dẫn của cơ quan có
thẩm quyền.

11


Hiện nay Phịng hành chính nhân sự tại Cơng ty X chưa có hệ thống quản
lý các văn bản đi, đến nên các văn bản vẫn được nhập thủ công trên phần mềm
Excel.

Duyệt bản thảo văn bản
Bản thảo văn bản thường là văn bản chuyên môn nên phải do người có

chun mơn, thẩm quyền ký văn bản duyệt.
Bản thảo văn bản đã đạt yêu cầu về nội dung, thẩm quyền ban hành, người
có thẩm quyền duyệt ký văn bản cho phép phát hành. Trường hợp bản thảo đã
được duyệt kỷ nhưng cần sửa chữa, bổ sung thì phải trình người có thẩm quyền
ký để xem xét, quyết định.
Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách
nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức đảng về nội dung văn bản.
Trưởng phịng Hành chính nhân sự chịu trách nhiệm trước người đứng đầu
cơ quan, tổ chức đảng về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bàn; văn thư có trách
nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và gửi trả lại hoặc yêu cầu
sửa lại những văn bản không đúng thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
Trình ký và ký văn bản
Phịng Hành chính nhân sự chịu trách nhiệm trình ký tất cả văn bản của
công ty.
Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, khơng
dùng các loại mực dễ phai để ký.

12


Đối với văn bản điện tử, việc ký số thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan
có thẩm quyền.
Với tính chất, lĩnh vực của Công ty, lượng văn bản mỗi năm thường không
nhiều.

2.1.2. Quản lý văn bản
2.1.2.1. Quản lý văn bản đi
Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi phát hành văn bản, Phịng hành chính nhân sự kiểm tra lại thể

thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có
trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản
Ghi số văn bản: Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo
hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do Phịng hành chính nhân sự thống nhất
quản lý;
Ghi ngày, tháng, năm văn bản: Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy
phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành; Cơ sở dữ
liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính.
Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy
vi tính
Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi
được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này.
Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi
được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm Excel.
13


Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
Nhân bản: Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở
phần Nơi nhận của văn bản và đúng thời gian quy định.
Đóng dấu cơ quan:
- Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõ
ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. Khi đóng dấu lên
chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái;
- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành
và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ
quan quản lý ngành.
- Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ
lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn

bản.
Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Chuyển phát văn bản đi
- Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay
trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
- Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao
nội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại Phịng
hành chính nhân sự.
Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác
- Tất cả văn bản đi do Phịng hành chính nhân sự hoặc người làm giao liên
cơ quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được
đăng ký vào phần mềm Excel chuyển giao văn bản đi.
Lưu văn bản đi
14


Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:
- Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Phịng hành chính nhân
sự và bản chính lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc.
- Bản gốc lưu tại Phịng hành chính nhân sự phải được đóng dấu và sắp
xếp theo thứ tự đăng ký.
- Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài, ngồi bản lưu
bằng tiếng Việt phải ln kèm theo bản dịch chính xác nội dung bảng tiếng nước
ngồi.
- Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ
các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà
nước.
- Phịng hành chính nhân sự có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp
thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại phòng theo quy định của pháp luật và quy định
cụ thể của cơ quan, tổ chức.

2.1.2.2. Quản lý văn bản đến
Tiếp nhận văn bản đến
Đối với văn bản giấy
- Tất cả văn bản, tài liệu gửi đến cơng ty đều do Phịng hành chính nhân sự
tiếp nhận. Những văn bản gửi đến ngoài giờ hành chính, người được giao nhiệm
vụ tiếp nhận, cất vào tủ có khố để bản giao cho Phịng hành chính nhân sự cơ
quan vào đầu giờ ngày làm việc tiếp theo.
- Khi nhận văn bản đến, Phịng hành chính nhân sự hoặc người được giao
nhiệm vụ tiếp nhận phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, mối dán, dấu niêm
phong (nếu có), nơi gửi và ký nhận. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu

15


hiệu bất thường thì phải báo cáo ngay với người có trách nhiệm; trường hợp cần
thiết phải lập biên bản với người chuyển văn bản.
- Phịng hành chính nhân sự được mở tất cả các bị văn bản gửi đến cơng
ty, trừ những bị văn bản gửi đến có dấu "riêng người có tên mở bì", bị thư riêng
của cá nhân, bị hồ sơ đấu thầu và những bì văn bản đến theo quy định riêng của
công ty.
- Đối với những bị văn bản đến khơng do Phịng hành chính nhân sự bóc
vỏ, nếu là văn bản liên quan đến cơng việc chung của cơ quan, tổ chức đảng thì
cá nhân nhận bì văn bản có trách nhiệm phối hợp với Phịng hành chính nhân sự
để đăng ký.
Đối với văn bản điện tử
- Phịng hành chính nhân sự (hoặc đơn vị, cá nhân được giao trách nhiệm
đầu mối, quản lý vận hành hệ thống văn bản điện tử) phải kiểm tra tính hợp lệ
của chữ ký số bằng việc thực hiện chứng thực chữ ký số, kiểm tra tính tồn vẹn
của văn bản điện tử.
- Trường hợp văn bản điện tử đến khơng hợp lệ hoặc có sai sót thì gửi trả

lại cơ quan, tổ chức gửi văn bản hoặc thơng báo ngay cho người có thẩm quyền
cho ý kiến xử lý.
Đóng dấu đến và đăng ký văn bản đến
Đối với văn bản giấy
- Mỗi văn bản gửi đến, Phòng hành chính nhân sự đóng dấu đến vào góc
trái, trang đầu, dưới số và ký hiệu văn bản; ghi đầy đủ các thông tin trong khung
dấu đến Số thứ tự văn bản đến đánh liên tục cho từng năm.
- Phòng hành chính nhân sự số hố văn bản đến theo hướng dẫn của cơ
quan có thẩm quyền.
16


- Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến hoặc cơ sở dữ
liệu quản lý văn bản đến trên mạng máy tính của cơng ty hoặc mạng thông tin
diện rộng của công ty. Văn bản đến đăng ký trên cơ sở dữ liệu phải được in ra
giấy đầy đủ các thông tin theo mẫu.
Đối với văn bản điện tử
- Cập nhật các trường thông tin và gắn tập văn bản vào cơ sở dữ liệu.
- Trường hợp cần in văn bản điện tử đến có chữ ký số sang văn bản giấy
thị thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền. Số văn bản đến lấy
thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.
Phân phối, chuyển giao văn bản đến
- Sau khi đăng ký văn bản đến, Phịng hành chính nhân sự chuyển cho
người có thẩm quyền phân phối văn bản.
- Người có thẩm quyền phân phối văn bản đến xác định đơn vị, cá nhân
chủ trì xử lý hoặc phối hợp xử lý văn bản đến (đối với văn bản đến có liên quan
đến nhiều đơn vị, cá nhân) và chuyển văn thư cơ quan để chuyển đến đơn vị, cả
nhân có trách nhiệm xử lý văn bản. Khi chuyển giao văn bản giấy đến, đơn vị, cá
nhân tiếp nhận văn bản phải ký nhận vào số chuyển giao văn bản.
Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

- Người đứng đầu bộ phận có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn
bản đến và giao người có trách nhiệm theo dõi, đơn đốc việc giải quyết văn bản
đến.
- Bộ phận, cá nhân được giao giải quyết văn bản đến có trách nhiệm giải
quyết văn bản đến đúng thời hạn quy định. Những văn bản đến có dấu chỉ các
mức độ khẩn phải giải quyết ngay.

17


- Kết quả giải quyết văn bản đến hoặc những vấn đề cần báo cáo, xin ý
kiến lãnh đạo cơ quan đều phải được cập nhật vào phiếu xử lý để chuyển cùng
văn bản.
Là một doanh nghiệm mới nên số lượng văn bản đi đến tại Công ty X số
lượng chưa nhiều.

2.1.3. Quản lý, sử dụng con dấu
Người đứng đầu cơng ty có trách nhiệm giao cho Phịng hành chính nhân
sự quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khố bí mật của cơng ty theo quy
định; định kỳ kiểm tra việc bảo quản và sử dụng các loại con dấu, thiết bị lưu
khố bí mật của cơng ty.
Phịng hành chính nhân sự có trách nhiệm
- Bảo quản an tồn, sử dụng con dấu tại trụ sở cơng ty.
- Việc bàn giao con dấu của công ty cho người khác chỉ thực hiện khi
được người có thẩm quyền đồng ý bằng văn bản và phải lập biên bản bàn giao.
Sử dụng con dấu
- Trước khi đóng dấu, Phịng hành chính nhân sự phải kiểm tra lại, đối
chiếu chữ ký trong văn bản với chữ ký mẫu đã đăng ký.
- Phịng hành chính nhân sự trực tiếp đóng dấu vào văn bản do công ty ban
hành và bản sao văn bản; chỉ được đóng dấu vào những văn bản sau khi đã có

chữ ký của người có thẩm quyền.

18


- Dấu đóng phải ngay ngắn, rõ ràng, đúng chiều, dùng đúng mực dấu màu
đỏ theo quy định và trùm lên khoảng 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền về
phía bên trái.
- Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản do người
đứng đầu cơng ty quy định. Việc đóng dấu lên các văn bàn kèm theo văn bản
chỉnh hoặc phụ lục do người ký văn bản quyết định. Dấu treo được đóng lên
trang đầu, trùm lên một phần tên công ty hoặc tiêu để của phụ lục. Dấu giáp lai
được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục của văn bản,
trùm lên một phần các tở giấy; mỗi dấu đóng tối đa 5 tờ văn bản.
CHƯƠNG 3: SO SÁNH, ĐỐI CHIẾU GIỮA LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN
CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
3.1. Nêu điểm giống nhau giữa lý luận và thực tiễn áp dụng tại Công ty X
3.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản
Soạn thảo văn bản
Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn
bản cần soạn thảo, người đứng đầu công ty hoặc người có thẩm quyền giao cho
phịng ban hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản.
Phịng ban hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các
công việc: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần
soạn thảo; thu thập, xử lý thơng tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình
thức, thể thức và kỹ thuật trình bày.

19

Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước
người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi
chức trách, nhiệm vụ được giao.
Duyệt bản thảo văn bản
- Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.
- Trường hợp bản thảo văn bản đã được phê duyệt nhưng cần sửa chữa, bổ
sung thì phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, quyết định.
Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
- Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách
nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn
bản.
Ký ban hành văn bản
- Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do
mình ký ban hành. Người đứng đầu công ty phải chịu trách nhiệm trước pháp
luật về tồn bộ văn bản do cơng ty ban hành.
- Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, khơng
dùng các loại mực dễ phai.
3.1.2. Quản lý, sử dụng con dấu
Quản lý con dấu
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ
quan quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức theo
quy định.
Phịng hành chính nhân sự có trách nhiệm
20