KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP - ĐỒ ÁN CÁ NHÂN - BÁO CÁO - ĐỒ ÁN NHÓM V.V

BỘ CÔNG THƯƠNG
TRƯỜNG CAO ĐẲNG THƯƠNG MẠI
KHOA: THƯƠNG MẠI DU LỊCH

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN PME

Giảng viên hướng dẫn

: ThS. LÊ THỊ BÍCH YẾN

Cán bộ hướng dẫn

: VÕ THỊ MINH SA

Sinh viên thực hiện

: NGUYỄN PHẠM Ý NHƯ

Lớp

: 15LG2.1

Đà Nẵng, tháng 12/2023


LỜI CẢM ƠN
Quản lý kho vật tư trong doanh nghiệp là một cơng việc quan trọng địi hỏi bộ
phận quản lý phải tiến hành nhiều nghiệp vụ phức tạp. Doanh nghiệp khơng chỉ có mơ
hình kho tập trung mà cịn tổ chức mơ hình kho phân tán trên nhiều địa điểm khác

nhau. Do vậy một sinh viên Logistics như em lựa chọn đề tài Quy trình quản lý kho
vật tư tại Cơng ty cổ phần PME để có thể nắm bắt thông tin cũng như cách thức vận
hành kho.
Bài báo cáo được chia thành 3 chương: Chương I: Cơ sở lý thuyết về quy trình
quản lý kho vật tư, chương II: Tình hình thực tế cơng tác quy trình quản lý kho vật tư
tại công ty cổ phần PME, chương III: Giải pháp nhằm hồn thiện quy trình quản lý
kho tại cty cổ phần PME.
Lời cảm ơn đầu tiên em xin gửi đến nhà trường đã tạo điều kiện cho chúng em
được học tập thật tốt, dù có một thời kỳ dịch bệnh nhưng nhà trường cũng đã có những
giải pháp để chúng em vẫn được tiếp cận kịp tiến độ và hồn thành được chương trình
Cao đẳng một cách tốt nhất.
Em xin cảm ơn các thầy, cô là giảng viên của lớp 15LG2.1, Khóa 15 đã tận tình
giảng dạy, truyền đạt kiến thức các môn học cho chúng em. Điều đó quan trọng trong
những bước đi và nhận thức của chúng em trong thời gian thực tập và sau thực tập.
Đặc biệt, em xin cảm ơn cô Phan Thị Ngọc Hà – cố vấn học tập của lớp 15LG2,1,
khóa 15 đã luôn giải đáp thắc mắc của sinh viên để chúng em có thể hồn thành được
qng đường 2,5 năm vừa qua.
Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến cơ Lê Thị Bích Yến, giảng viên Trường Cao
đẳng thương mại, giảng viên trực tiếp hướng dẫn cho em trong bài báo cáo thực tập
này. Cô đã hướng dẫn và đưa ra những nhận xét với bài chuẩn bị của từng sinh viên,
truyền đạt những kiến thức, những kinh nghiệm quý báu để mỗi sinh viên có thể lựa
chọn đề tài và hướng làm báo cáo thực tập được tốt nhất.
Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban lãnh đạo Cơng ty cổ phần PME
vì đã tiếp nhận thực tập và cho em có cơ hội được mang những kiến thức trên trường
để áp dụng vào thực tế, giúp em có cơ hội học hỏi và mở mang nhiều kiến thức về
chuyên ngành Logistics. Cảm ơn các anh, các chị đồng nghiệp của công ty đã nhiệt
tình hướng dẫn, chỉ bảo để em có thể hồn thành tốt những nhiệm vụ được giao.
Trong suốt 3 tháng thực tập tại Công ty cổ phần Bảo PME là những bước đầu đi
vào thực tế nên bản thân em cịn nhiều thiết xót, kiến thức nghiệp vụ cịn hạn chế. Em
rất mong nhận được sự góp ý của Quý thầy cơ để em có thể học hỏi, tiếp thu và hoàn

thiện trong bước đường sự nghiệp về sau này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên

Nguyễn Phạm Ý Như


DANH MỤC BẢNG BIỂU

SỐ HIỆU
BẢNG

TÊN BẢNG

SỐ
TRANG

Bảng 2.1

Bảng cân đối kế toán hợp nhất năm 2022

15

Bảng 2.2

Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công
ty cổ phần PME trong giai đoạn 2021-2022

16

Bảng 2.3

Quy trình nhập vật tư tại Cơng ty cổ phần PME

20

Bảng 2.4

Quy trình xuất kho đối với vật tư tiêu hảo, bảo hộ lao
động tại Công ty cổ phần PME

23

Bảng 2.5

Quy trình xuất kho vật tư đối với máy móc, cơng cụ
dụng cụ, vật tư giáo tại Cơng ty cổ phần PME

24

Bảng 2.6

Quy trình xuất kho vật tư đối với vật tư thép tại Công ty
cổ phần PME

25

Bảng 2.7

Quy trình xuất kho đối với vật tư sơn tại Công ty cổ

phần PME

26

i


DANH MỤC HÌNH VẼ

SỐ HIỆU
HÌNH

TÊN HÌNH

SỐ TRANG

Hình 1.1

Sơ đồ quy trình quản lý kho vật tư

4

Hình 2.1

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Cơng ty cổ phần PME

10

Hình 2.2

Cơ cấu tổ chức của Cơng ty cổ phần PME

12

Hình 2.3

Sơ đồ quy trình quản lý kho vật tư tại Cơng ty cổ phần
PME

19

ii


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

TỪ VIẾT TẮT

NGHĨA CỦA TỪ VIẾT TẮT

BSR

Cơng ty cổ phần lọc hóa dầu Bình Sơn

BP

Bộ phận

CBCNV

Cán bộ công nhân viên

CNC

Cắt laser

Cenosphere

Chịu lửa cách nhiệt

DCSM

Xác nhận lỗi và bảo trì máy

Gondola

Sàn Gơn

HPA

Hydroprocessing Associates – Cơng ty cung cấp dịch vụ đầy
đủ về chất xúc tác và bảo trì lị phản ứng

Turnaround 3

Xoay vịng

NSRP

Nhà máy lọc dầu Nghi Sơn

NACE

National Associaltion of corrsion engineers – Hiệp hội kỹ sư
ăn mịn Quốc gia

NCC

Nhà cung cấp

Off - store

Những Cơng ty tổ chức có hoạt động ở nước ngồi

PME

PETROLEUM MAINTENANCE ENGINEEGING

PAKD

Phương án kinh doanh

PPE

Bảo hộ lao động (quần áo bảo hộ, mũ, giày, mõm, kính bảo
hộ)

Rope - Acccess

Thiết bị an tồn

TT

Thứ tự

VTTH

Vật tư tiêu hao

VTS

Vật tư sơn

Work oder

Lệnh nhập hàng

iii


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC BẢNG BIỂU...........................................................................................i
DANH MỤC HÌNH VẼ...............................................................................................ii
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT.....................................................................................iii
CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ VỀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO VẬT TƯ......1
1.1. Một số khái niệm về quy trình quản lý kho vật tư..........................................1
1.1.1. Khái niệm vật tư...........................................................................................1
1.1.2. Khái niệm quy trình quản lý kho vật tư.......................................................1
1.1.3. Một số khái niệm khác liên quan đến vật tư...............................................1

1.2. Đặc điểm quy trình quản lý kho vật tư............................................................2
1.2.1. Tránh tổn thất..............................................................................................2
1.2.2. Tiết kiệm chi phí...........................................................................................3
1.2.3. Tăng doanh thu............................................................................................3
1.2.4. Tăng hiệu quả..............................................................................................3
1.3. Các bên có liên quan đến quy trình quản lý kho.............................................3
1.3.1. Đơn vị vận chuyển.......................................................................................3
1.3.2. Nhà cung cấp...............................................................................................3
1.4. Quy trình quản lý kho vật tư............................................................................4
1.4.1. Sơ đồ quy trình quản lí kho vật tư...............................................................4
1.4.2. Giải thích quy trình quản lý kho vật tư.......................................................4
iv


1.4.3. Nguyên tắc quản lý kho vật tư.....................................................................5
1.4.4. Các quy định quản lý kho vật tư cần có trong vận hành doanh nghiệp.....6
1.5. Các nhân tố ảnh hưởng.....................................................................................7
1.5.1. Nhân tố khách quan....................................................................................7
1.5.2. Nhân tố chủ quan........................................................................................8
1.6 Một số sai lầm thường gặp trong cách quản lý kho hàng hoá, vật tư.............8
1.6.1. Không xác định được hạn mức tồn kho định kỳ.........................................8
1.6.2. Kho hàng hố vật tư khơng được sắp xếp khoa học...................................8
1.6.3. Khơng kiểm tra hàng hóa vật tư định kỳ thường xun.............................9
1.6.4. Khơng chuẩn hóa bộ mã vật tư và tên vật tư..............................................9
CHƯƠNG II: TÌNH HÌNH THỰC TẾ CƠNG TÁC QUY TRÌNH QUẢN LÝ
KHO VẬT TƯ TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN PME....................................................10
2.1. Tổng quan về Công ty cổ phần PME.............................................................10
2.1.1. Thông tin chung.........................................................................................10
2.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.................................................................12
2.1.3. Trách nhiệm của Ban Giám Đốc và kiểm toán viên.................................12

2.1.4. Lĩnh vực hoạt động kinh doanh................................................................12
2.1.5. Các nguồn lực............................................................................................13
2.1.6. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong giai đoạn 2022...........14
2.2. Thực trạng quy trình quản lí kho vật tư tại công ty cổ phần PME.............17
2.2.1. Phương pháp quản lí kho vật tư tại Cơng ty cổ phần PME......................17
2.2.2. Phân loại một số vật tư tại Công ty cổ phần PME....................................18
2.2.3. Quy trình quản lý kho vật tư tại cơng ty cổ phần PME............................18
2.2.4. Giải thích các quy trình quản lý kho vật tư tại Cơng ty cổ phầm PME....19
2.3. Đánh giá chung về quy trình quản lí kho vật tư tại Cơng ty cổ phần PME 27
2.3.1. Kết quả đạt được........................................................................................27
2.3.2. Hạn chế......................................................................................................27
2.3.3. Nguyên nhân..............................................................................................27
CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN QUY TRÌNH QUẢN LÝ
KHO VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PME....................................................29
3.1. So sánh giữa lý thuyết với thực tiễn về quy trình quản lý kho vật tư tại
Công ty cổ phần PME............................................................................................29
3.1.1. Giống nhau................................................................................................29
3.1.2. Khác nhau..................................................................................................29

v


3.2. Một số giải pháp nhằm hồn thiện quy trình quản lý kho vật tư tại Công ty
cổ phần PME........................................................................................................... 29
3.2.1. Đổi mới thiết kế kho hàng và cửa hàng....................................................29
3.2.2. Bổ sung và hoàn thiện trang thiết bị.........................................................30
3.2.3. Cải thiện lập kế hoạch nhu cầu dự trữ.....................................................30
3.3. Kiến nghị..........................................................................................................31
3.3.1. Đối với đơn vị Công ty cổ phần PME........................................................31
3.3.2. Đối với nhà trường khi tổ chức giảng dạy................................................31

TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................................................33
PHỤ LỤC................................................................................................................... 34

vi


CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ VỀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO VẬT
TƯ
1.1. Một số khái niệm về quy trình quản lý kho vật tư
1.1.1. Khái niệm vật tư
Vật tư là các loại vật liệu (có thể là vật liệu đã thành sản phẩm hoặc là bán thành
phẩm) cần thiết sử dụng trong quy trình sản xuất để tạo ra sản phẩm nhưng không trực
tiếp cấu thành sản phẩm. Chẳng hạn vật tư là bao bì hoặc vật liệu làm bao bì chứa sản
phẩm là túi nilon, túi giấy hay là thùng carton để đói gói sản phẩm.
1.1.2. Khái niệm quy trình quản lý kho vật tư.
Quản lý vật tư là quy trình lập kế hoạch vật tư cần thiết để đặt vật tư cho quá trình
kinh doanh, sản xuất. Trách nhiệm của quản lý kho vật tư là xác định số lượng nguyên
liệu sẽ được sử dụng. Hoặc lập kế hoạch bổ sung nguyên liệu, xác định tồn kho để có
kế hoạch bổ sung đáp ứng yêu cầu vật chất.
Quản lý kho vật tư gồm: Quản lý nguyên vật liệu, kiểm sốt hàng tồn kho, phân tích
kho, hoạch định vật liệu… đảm bảo cung cấp đầy đủ nguyên vật liệu cho sản xuất.
Mức tồn kho tối đa phục vụ nhu cầu sản xuất.
1.1.3. Một số khái niệm khác liên quan đến vật tư
a. Nguyên vật liệu, vật tư
Vật tư được cấu tạo nên bởi 02 từ “vật” và “tư”. “Vật” trong từ vật liệu còn “tư”
trong tư liệu sản xuất, dùng để chỉ các cơng cụ và máy móc thiết bị sử dụng. Ngoài
khái niệm “vật tư” nêu trên, vật tư cịn là bộ phận cơ bản trong tồn bộ quá trình sản
xuất bao gồm rộng hơn cả nguyên vật liệu, cơng cụ, dụng cụ và máy móc thiết bị. Tuy
nhiên để kế toán dễ dàng xử lý dữ liệu, hoạch tốn và báo cáo tài chính, người ta
thường tách phần tài sản cố định trong đó có máy móc thiết bị thành 1 phần riêng và

vật tư từ đó từ đó được phân thành 2 nhóm chính là ngun vật liệu và cơng cụ dụng
cụ.
Ngun vật liệu hay cịn gọi là vật tư tiêu hao tức là những loại vật tư được sử dụng
theo thời gian có xu hướng giảm đi cho đến khi hết, bao gồm:
- Nguyên liệu, vật liệu chính: Là đối tượng lao động cấu thành trực tiếp sản phẩm
hay cấu tạo nên bộ phận chính của sản phẩm. Ví dụ: Thép, xi măng,…dùng trong các
cơng trình xây dựng. Chi phí mua và sử dụng ngun vật liệu chính dùng trong sản
xuất sản phẩm hình thành nên chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
- Nguyên vật phụ liệu: Là đối tượng lao động chỉ có tác dụng hỗ trợ hoạt động sản
xuất đi kèm với nguyên vật liệu chính làm tăng chất lượng sản phẩm.
- Nhiên liệu: Cũng là vật liệu nhưng được sử dụng để vận hành các thiết bị công
nghệ sản xuất ra sản phẩm, kinh doanh. Công nghệ ở đây là phương tiện vận tải, máy
móc thiết bị phục vụ cho cơng việc của người cơng nhân. Ví dụ: Xăng dầu để chạy
máy, khí ga hoặc than củi khi đốt lên cũng là nhiên liệu,…
- Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết trong máy móc thiết bị sản xuất hay các phương
tiện vận tải (thứ 2) dùng để thay thế, sửa chữa khi thiết bị tương tự được lắp ghép
1


trong máy móc bị hư hại khơng thể khắc phục để tiếp tục hoạt động cần phải thay mới.
- Các loại vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản khác bao gồm các loại vật liệu và
thiết bị, phương tiện lắp đặt vào các cơng trình xây dựng như điều hịa, TV, máy bơm,
… lắp vào cơng trình phục vụ cho người sử dụng sau khi cơng trình đã hoàn thành.
- Vật liệu khác: Là các loại vật liệu còn lại được xem xét gồm phế liệu thu hồi từ
thanh lý tài sản cố định, từ sản xuất khinh doanh.
- Phế liệu: Là những vật liệu tận dụng được sau quá trình sản xuất được dùng để
thanh lý, bán ra ngoài, chẳng hạn như bao xi măng, sắt thép thừa khơng cịn tận dụng
vào sản xuất.
b. Cơng cụ dụng cụ
Cơng cụ dụng cụ hay cịn gọi là vật tư ln chuyển khơng bị tiêu hao mà bị hao mịn

giảm tính năng sử dụng của cơng cụ, dụng cụ khơng đủ điều kiện để xét vào loại tài
sản cố định. Công cụ dụng cụ được chia ra thành 2 loại:
- Công cụ dụng cụ được phân bố một lần: Là những cơng cụ, dụng cụ có thời gian
sử dụng ngắn và giá trị nhỏ, Ví dụ: xẻng, búa, xe lơi, dụng cụ bảo bộ lao động,…
- Công cụ, dụng cụ phân bổ nhiều lần: Là những công cụ, dụng cụ có giá trị lớn và
phân bổ dần như giàn giáo, cốt pha,…
c. Vật tư kỹ thuật
Vật tư kỹ thuật bao gồm các sản phẩm của lao động dùng để sản xuất, đó là nguyên,
nhiên, vật liệu, điện lực, bán thành phẩm, dụng cụ phụ tùng và cả thiết bị máy móc,…
Vật tư kỹ thuật dùng để chỉ chung:
- Những vật có chức năng làm tư liệu sản xuất và cả những tư liệu sản xuất có khả
năng được sử dụng
- Những vật tư đang được sử dụng làm tư liệu sản xuất
Từ đó có thể định nghĩa vật tư kỹ thuật là những vật có chức năng làm tư liệu sản
xuất, đang trong quá trình vận động từ sản xuất đến tiêu dùng sản xuất chưa bước vào
tiêu dùng sản xuất trực tiếp được phân theo những tiêu chuẩn sau:
- Phân loại vật tư kỹ thuật theo công dụng sản xuất:
Vật tư dùng làm đối tượng lao động
Vật tư dùng làm tư liệu lao động
Phân loại theo tính chất sử dụng
Vật tư thông dụng
Mọi vật tư kỹ thuật điều là tư liệu sản xuất tại không phải là vật tư mà tư liệu sản
xuất có thể là nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu,...
1.2. Đặc điểm quy trình quản lý kho vật tư
Dù là công ty lớn hay các cửa hàng bán lẻ thì cũng khó tránh được tình trạng tồn
kho. Vì thế, việc quản lý và kiểm sốt vật tư là một vấn đề rất cần thiết trong quản trị
2


sản xuất.

1.2.1. Tránh tổn thất
Một số nguyên nhân dẫn đến việc thất thoát vật tư như: mất hàng trong kho, nhân
viên gian lận,… Để tránh những việc này xảy ra thì việc quản lý kho, kiểm sốt vật tư
một cách khoa học là vô cùng cần thiết. Việc kiểm tra và đối chiếu vật tư thường
xuyên, kiểm kê được lượng hàng nhập và số lượng hàng tồn sẽ giúp người kinh doanh
tránh được những tổn thất, chủ động lên kế hoạch xử lý phù hợp.
1.2.2. Tiết kiệm chi phí
1.2.3. Tăng doanh thu
Việc thất thốt vật tư, lãng phí ngun liệu cũng ảnh hưởng một phần đến doanh
thu. Vì vậy, kiểm kê kho thường xuyên sẽ giúp doanh nhiệp kiểm soát được lượng
hàng đang tồn, biết được vật tư nào đang được xuất kho nhiều. Từ đó có thể đưa ra các
biện pháp để cải thiện tăng doanh thu.
1.2.4. Tăng hiệu quả
Việc quản lý kho vật tư tốt sẽ giúp tăng hiệu quả cho nguồn vốn lưu động. Đây là
dòng tiền duy trì kinh doanh đến từ nguồn vốn tự có và doanh thu của công ty. Vật tư
trong kho là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến nguồn vốn này. Vì thế, khi quản lý hiệu
quả sẽ nhanh chóng đưa ra những biện pháp xử lý các vấn đề bất cập. Từ đó giúp giảm
lượng vốn lưu động trong 1 tuần, 1 tháng hay 1 quý.
1.3. Các bên có liên quan đến quy trình quản lý kho
1.3.1. Đơn vị vận chuyển
Đơn vị vận chuyển là một tổ chức hoặc cá nhân chịu trách nhiệm vận chuyển vật tư
hoặc người từ một vị trí đến vị trí khác trong q trình giao hàng. Ảnh hưởng trực tiếp
đến quá trình nhập kho cũng như tiến độ vận hành công việc của doanh nghiệp.
Sử dụng các phương tiện giao thông, nhằm phục vụ cho mục đích thương mại.
Vận chuyển đóng vai trị vơ cùng quan trọng trong q trình lưu thơng và phân phối
hàng hóa.
Có 4 phương thức vận chuyển: Đường bộ, đường sắt, đường hàng không, đường
thủy. Tuy nhiên đối với một doanh nghiệp vận chuyển vật tư trong phạm vi gần thì
phương thức vận chuyển thơng dụng nhất đó chính là đường bộ.
Bản chất của việc vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ. Phụ thuộc vào mức độ phát

triển của cơ sở hạ tầng địa phương, khoảng cách hàng hóa được vận chuyển bằng
đường bộ, trọng lượng và khối lượng của từng chuyến hàng và loại hàng hóa được vận
chuyển.
- Vận chuyển chủ yếu bằng xe tải: có tính linh hoạt cao. Các bên có thể dễ dàng
thống nhất địa điểm, tuyến đường hoặc thay đổi (nếu cần).
- Khả năng bảo quản vật tư cao, dễ dàng kiểm tra, đánh giá và đảm bảo chất lượng
trong suốt quá trình vận chuyển.

3


- Quá trình chuyên chở trực tiếp từ kho người gửi đến kho người nhận. Khơng qua
bất kì phương thức vận tải trung gian nào khác –> Hạn chế công đoạn bốc xếp vật tư
bằng nhân công, giảm thiếu chi phí.
1.3.2. Nhà cung cấp
Nhà cung cấp hiểu theo cách đơn giản có thể là tổ chức hoặc cá nhân, tham gia cung
ứng vật tư trên thị trường.
Những nhà cung cấp hình thành các thị trường cung cấp các yếu tố đầu vào cho
doanh nghiệp, như cung cấp máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu,…
Những nhà cung cấp có thể coi là một áp lực đe dọa đối với doanh nghiệp khi họ có
khả năng tăng giá bán đầu vào hoặc giảm chất lượng các sản phẩm, mà họ cung cấp,
hay như không đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp về số lượng, thời gian cung
ứng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động và làm giảm lợi nhuận của doanh nghiệp.
Áp lực của nhà cung cấp đối với doanh nghiệp thường thể hiện ở các tình huống
sau:
- Số lượng nhà cung cấp ít, thậm chí chỉ có một doanh nghiệp độc quyền cung cấp.
- Tính chất thay thế của các yếu tố đầu vào là khó.
- Doanh nghiệp mua yếu tố đầu vào không phải là khách hàng quan trọng và ưu tiên
của nhà cung cấp.
- Tầm quan trọng của yếu tố đầu vào đối với doanh nghiệp mua

Tính chất của các thị trường cung cấp khác nhau sẽ ảnh hưởng ở mức độ khác nhau
đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
1.4. Quy trình quản lý kho vật tư
1.4.1. Sơ đồ quy trình quản lí kho vật tư

4


Quản lý kho vật tư
Quản lí thơng
tin hàng hóa

Nhập kho
Tiếp nhận
và kiểm
kê chứng
từ nhập
kho

Xuất kho
Tiếp
nhận và
kiểm ra
chứng từ
xuất kho

Ghi phiếu
nhập kho

Ghi

phiếu
xuất kho

Lập phiếu
kiểm tra
chất lượng

Lập
thống
khê xuất
kho

Báo cáo tồn
kho
Thống kê
hàng hóa
Lập báo
cáo tồn
kho

Kiểm kê kho
Kiểm
kho định
kỳ
Lập
biên bản
kiểm
kho

Cân đối

kho

Cập nhật
số lượng
hàng
Hình 1.1. Sơ đồ quy trình quản lý kho vật tư
(Nguồn: Sưu tầm)
1.4.2. Giải thích quy trình quản lý kho vật tư.
a. Quản lí thơng tin hàng hóa
Đối với các đơn vị kinh doanh chuyên về phân phối sản phẩm, sản xuất hàng hóa,
muốn phát triển chủ doanh nghiệp hoặc người quản lí phải kiểm sốt tốt số lượng hàng
hóa. Quản lí hàng hóa là chuỗi chu trình thực hiện việc ghi nhận, thống kế, kiểm tra và
báo các tất cả các thơng tin về hàng hóa cho doanh nghiệp.
b. Nhập kho
Nhập kho được hiểu một cách đơn giản là hoạt động đưa hàng hóa, nguyên liệu vào
kho để chờ bán hoặc sản xuất. Quy trình này diễn ra ngay sau khi hàng hóa, nguyên
liệu được mua, nhập về.
c. Xuất kho
Xuất kho được hiểu là hoạt động xuất hàng hóa theo một trình tự nhất định được hệ
thống đồng bộ kiểm tra. Việc xây dựng một quy trình xuất kho cụ thể và rõ ràng sẽ
giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian, công sức cho doanh nghiệp. Đồng thời, đảm bảo
hoạt động quản lý tồn kho được diễn ra suôn sẻ, thuận lợi hơn.
d. Báo cáo tồn kho.
5


Báo cáo tồn kho là một bản tóm tắt về số lượng hàng hiện có trong kho của doanh
nghiệp. Trong báo cáo này sẽ bao gồm các thông tin như tên, mã hàng, số lượng hàng
đang có, ngày nhập và trạng thái hàng tồn kho. Tùy vào mục đích, các doanh nghiệp sẽ
sử dụng các loại báo cáo hàng tồn kho khác nhau. Báo cáo hàng tồn kho đóng vai trị

rất quan trọng trong q trình quản lý kho. Giúp việc quản lý tồn kho trở nên dễ dàng
hơn. Không chỉ giúp người bán biết được số lượng hàng hóa cịn nằm trong kho hàng,
mà cịn giúp họ có cái nhìn tổng quan và chi tiết về hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp.
Mọi thông tin trong báo cáo cần phải đảm bảo được nhập chính xác, tránh sai sót,
nhầm lẫn, gây ảnh hưởng đến việc lưu trữ hàng, cũng như thất thốt hàng hóa.
e. Kiểm kê kho.
Kiểm kê kho là quá trình kiểm tra, so sánh và điều chỉnh giữa số lượng hàng hóa
thực tế trong kho với số lượng hàng hóa trên sổ sách. Hoạt động này đóng vai trò quan
trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh cũng như chiến lược phát triển của
doanh nghiệp. Những kế hoạch và chính sách kinh doanh hàng hóa sẽ được nghiên
cứu, phân tích sẽ dựa theo hàng tồn kho. Đối với hầu hết các doanh nghiệp kinh doanh
hiện nay, việc nhập một khối lượng hàng hóa lớn để phục vụ hoạt động sản xuất kinh
doanh là điều thiết yếu. Tuy nhiên, việc nhập kho quá nhiều sẽ dễ dẫn đến tình trạng
tồn kho khiến cho doanh nghiệp tốn nhiều chi phí khơng cần thiết.
1.4.3. Ngun tắc quản lý kho vật tư
a. Lên kế hoạch vật tư
Việc lên kế hoạch chuẩn bị vật tư giúp chúng ta chủ động được dịng tiền, hàng hố,
kho bãi. Trong nhiều trường hợp việc chậm tiến độ sản xuất, kinh doanh nguyên nhân
chủ yếu là thiếu vật tư… Chính vì vậy việc lên kế hoạch vật tư nên được chuẩn bị từ
bước đầu của quá trình sản xuất và kinh doanh.
b. Xây dựng kho bãi và tiêu chuẩn/chỉ dẫn lưu kho
Việc xây dựng kho hàng chứa đựng vật tư là điều vô cùng cần thiết. Cần ghi các thẻ,
ký hiệu riêng để đánh dấu cho tất cả các mẫu mã hàng hóa và gắn vào nơi để hàng hóa.
Các thẻ này có đầy đủ thơng tin như mã hàng, màu sắc, kích thước hàng hóa. Bạn cũng
nên lập sơ đồ của kho vật tư, cần thể hiện rõ ràng lối đi cũng như vị trí đặt các kệ hàng.
c. Xây dựng quy định quản lý kho vật tư
Vật tư, nguyên liệu là 1 phần chiếm tới trên 60% giá thành sản phẩm. Do đó, để
mua hay cấp vật tư cho quá trình sản xuất thì thường phải qua rất nhiều khâu, giai
đoạn. Bắt đầu từ lập kế hoạch/ đệ trình/chấp thuận vật tư/vật liệu đến khi xét duyệt,

chuyển qua mua hàng, về đến dự án, kiểm tra chất lượng… rồi mới nhập và xuất cho
sản xuất. Mỗi khâu lại cần có những bộ phận chun trách để xử lý. Do vậy nếu khơng
có quy trình rõ ràng thì sẽ dẫn đến ảnh hưởng cả một quá trình sản xuất.
1.4.4. Các quy định quản lý kho vật tư cần có trong vận hành doanh nghiệp

Các doanh nghiệp kinh doanh, hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau thì sẽ cần có
quy định quản lý kho riêng biệt phù hợp với mơ hình kinh doanh, tính chất hàng hóa
của doanh nghiệp.

6


Các doanh nghiệp lớn sở hữu nhiều khối tài sản trong các lĩnh vực: sản xuất, ngân
hàng, bảo hiểm, bệnh viện,… thường có chuỗi cung ứng và quy trình quản lý phức tạp.
Chính các quy định quản lý kho vật tư riêng biệt sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo kiểm
soát tốt về giá trị, số lượng vật tư cũng như quá trình sử dụng, luân chuyển, lưu trữ vật
tư nhằm đạt hiệu quả cao nhất, tránh thiệt hại trong quá trình lưu trữ, luân chuyển.
Để quản lý, vận hành kho vật tư hiệu quả thì trong quy định quản lý kho vật tư của
doanh nghiệp cần có những nội dung sau:
a. Quy định quản lý thơng tin hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu
Mỗi loại mặt hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu cần được quy định quản lý riêng theo
từng mã, nhóm tài sản để thiết lập, sắp xếp danh mục hàng hóa được khoa học, hợp lý.
Bộ phận quản lý kho cũng như các phịng ban khác tìm kiếm thơng tin về hàng hóa
nhanh chóng, thuận tiện trong vấn đề quản lý.
b. Quy định nhập hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu
Cần đảm bảo các nội dung sau có trong khâu này như:
- Bộ phận quản lý kho kiểm tra chất lượng hàng trước khi nhập vào kho.
- Tiếp nhận đầy đủ giấy tờ nhập kho, hóa đơn mua bán, chứng từ theo quy định.
- Ghi nhận phiếu nhập kho cho các đơn vị cung cấp và lưu trữ thông tin nhập kho
vào trong hệ thống của doanh nghiệp.

- Lưu trữ thơng tin, số lượng, tình trạng hàng hóa, vật tư trước khi nhập kho.
c. Quy định xuất hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu
Căn cứ vào yêu cầu xuất kho của các đơn vị, phòng ban trong doanh nghiệp:
- Bộ phận quản lý kho tiếp nhận và kiểm tra các yêu cầu, chứng từ liên quan sau đó
lập phiếu xuất kho và tiến hành xuất kho hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu theo phiếu
đề xuất.
- Phiếu xuất kho cần phải đầy đủ thông tin về địa điểm, thời gian xuất kho và các
thông tin về đơn hàng như: phòng ban, người sử dụng, số lượng, tổng giá trị hàng hóa
cần xuất,…
- Sau khi xuất kho, bộ phận quản lý kho cần tiến hành lập thống kê, lưu trữ thông
tin xuất kho để theo dõi, quản lý.
d. Quy định kiểm kê kho vật tư
Qua các kỳ sản xuất, kinh doanh thì doanh nghiệp cần thực hiện kiểm kê kho vật tư.
Kiểm kê phản ánh tình hình hoạt động cũng như năng lực quản lý tài sản của doanh
nghiệp:
- Kiểm kê định kỳ giúp doanh nghiệp kiểm tra, đối chiếu tình hình, số lượng hàng
hóa trong kho, số lượng hàng hóa đã sử dụng với số liệu được lưu trữ trên bảng cân
đối kế toán.
- Lên danh sách hàng hóa, vật tư cần kiểm kê cũng như thời điểm thực hiện kiểm kê
khi có kế hoạch kiểm kê trong kỳ.
- Cập nhật danh sách hàng hóa, vật tư thừa, thiếu so với kiểm kê, xác định các
nguyên nhân chênh lệch và phản ánh, điều chỉnh, cải tiến qua các kỳ kinh doanh.
7


- Kết quả kiểm kê cần được trình bày rõ ràng và tiến hành lập biên bản kiểm kê, lưu
trữ liên tục trong toàn bộ hệ thống của doanh nghiệp.
e. Quy định về quản lý hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu
Để quản lý hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu trong kho đạt hiệu quả thì doanh
nghiệp cần phải:

- Sắp xếp hàng hóa trong kho khoa học, ngăn nắp.
- Hàng tồn kho thì cần được bố trí riêng, khơng lẫn lộn với các hàng nhập mới.
- Kiểm tra tình trạng của hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu và quản lý khoa học với
các hàng hóa, nguyên vật liệu có hạn sử dụng, quy định bảo quản riêng.
- Đảm bảo định mức hàng tồn cho các kế hoạch sản xuất, kinh doanh của doanh
nghiệp.
1.5. Các nhân tố ảnh hưởng
1.5.1. Nhân tố khách quan
a. Thời tiết, khí hậu
Thời tiết là một nhân tố gây ảnh hưởng không nhỏ đến quy trình quản lý kho vật tư.
Chẳng hạn như đối với một số loại vật tư có tính chất riêng biệt cần được bảo quản
một cách cẩn thận tránh cách tình trạng bị tác động của ánh nắng cũng như bị ẩm ướt
gây ảnh hưởng đến chất lượng vật tư dẫn đến nhiều rủi ro trong q trình thi cơng và
doanh thu của doanh nghiệp.
b. Phương tiện vận chuyển
Trong quá trình vận chuyển rủi ro có thể sảy ra bất cứ khi nào, trường hợp phương
tiện vận chuyển gặp tai nạn dẫn đến tình trạng vật tư được giao đến trễ, trường hợp
xấu hợp có thể dẫn đến vật tư bị hư hại gây thiệt hại nặng nề về thời gian và giá trị vật
tư ngồi ra cịn ảnh hưởng đến cơng tác chuẩn bị của doanh nghiệp có thể gặp mất mát
lớn.
c. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là những khoản chi phí liên quan tới việc sử dụng
nguyên liêu, vật tư phục vụ trực tiếp cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp. Đối với
các doanh nghiệp sản xuất, chi phí nguyên vật liệu, vật tư thường chiếm tỷ trọng lớn
trong tổng chi phí, do vậy, nếu tiết kiệm được khoản chi phí này sẽ góp phần làm giảm
giá thành và tăng lợi nhuận.
1.5.2. Nhân tố chủ quan
a. Con người
Con người cũng là một nhân tố gây ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình quản lý kho
chẳng hạn trong quá trình kiểm kê có xảy ra sơ xuất kiểm hàng bị thiếu, sơ sài, khơng

phân hàng cũ và hàng mới,…ngồi ra cịn có thể xảy tra trường hợp gian lận, trộm cắp
dẫn đến vật tư bị thất thoát
Người quản lý kho thiếu trình độ chun mơn
Trường hợp người cho th kho hủy hợp đồng thuê kho

8


Bộ phận thiết kế kho phải đảm bảo kho được xây dựng đúng quy chế và chịu trách
nhiệm có thời hạn
b. Nhà cung cấp
Trường hợp nhà cung cấp không thông báo thiếu/ hết hàng dẫn đến trì truệ quá trình
sản xuất. Vật tư sau khi đến kho phải trải qua một khoảng thời gian nhất định mới
được vận chuyển đến kho tuy nhiên khi bàn giao lại bị sai lệch so với đơn đặt hàng từ
đó bắt buộc doanh nghệp phải chờ đợi thêm một khoảng thời gian nữa.
c. Đối tác
Đối tác gây khó dễ trong q trình sản xuất để phục vụ dự án, thay đổi kết cấu bắt
buộc phải thay đổi vật tư
Đối tác khơng hài lịng với thiết kế trước đó.
d. Thiếu hụt tài chính
Việc đặt vật tư nhưng để công nợ quá quy định của nhà cung cấp từ đó dẫn đến mất
quy tín, trong những lần đặt vật tư sau nhà cung cấp rút kinh nghiệm có thể phải thanh
tốn trước mới nhận vật tư.
1.6 Một số sai lầm thường gặp trong cách quản lý kho hàng hoá, vật tư
Những sai lầm mà các doanh nghiệp hay mắc phải khi quản lý kho hàng hoá, vật tư
đó là:
1.6.1. Khơng xác định được hạn mức tồn kho định kỳ
Hạn mức hàng tồn kho định kỳ là số lượng hàng hóa được xác định, ln duy trì
trong kho. Đảm bảo cung cấp đủ số lượng hàng hoá khi có yêu cầu sử dụng trong sản
xuất, kinh doanh. Nếu chỉ quản lý được xuất, nhập hàng hóa mà khơng có kế hoạch dự

trù khác sẽ bỏ lỡ nhiều cơ hội kinh doanh, gián đoạn sản xuất. Nhưng nếu để tồn kho
quá nhiều sẽ ảnh hưởng đến vốn lưu động của doanh nghiệp, tăng chi phí bảo quản….
1.6.2. Kho hàng hố vật tư khơng được sắp xếp khoa học
Bất kể các đơn vị kinh doanh, sản xuất nào cũng có kho hàng vật tư riêng. Tuy
nhiên nhiều nơi coi kho hàng vật tư chỉ đơn giản là nơi để tất cả các mặt hàng. Và rồi
đến khi cần lấy hàng, bạn khơng thể tìm thấy loại hàng hố, vật tư bạn cần được đặt ở
đâu. Chưa kể đến việc tìm kiếm hàng hố, vật tư làm mất thời gian của khách hàng và
của chính bạn. Để khắc phục, bạn cần sắp xếp mọi thứ đâu ra đó, phân loại rõ ràng
từng mặt hàng. Tiếp theo đó sắp xếp gọn gàng lên kệ và thiết kế cho mỗi mặt hàng một
thẻ ghi chú.
1.6.3. Khơng kiểm tra hàng hóa vật tư định kỳ thường xuyên
Đây là một trong những sai lầm phổ biến nhất ở nhiều kho vật tư. Với số lượng
hàng hố, vật tư trong kho q lớn thì việc kiểm tra, thống kê càng khó khăn. Việc
kiểm tra hàng hoá vật tư thường xuyên giúp xác định lượng hàng hóa thực tế trong
kho. Khi đó chúng ta sẽ dễ dàng kiểm tra, kiểm soát số lượng hàng thực tế so với sổ
sách. Điều này cũng giúp hàng hóa được luân chuyển liên tục, tránh tình trạng vật tư bị
hỏng hóc, hao mịn.

9


1.6.4. Khơng chuẩn hóa bộ mã vật tư và tên vật tư
Có rất nhiều kho hàng vật tư lớn với số lượng khổng lồ. Nếu khơng có cách chuẩn
mã hóa, tên vật tư sẽ dẫn đến tình trạng dễ bị nhầm lẫn. Một số trường hợp nhìn vào
tên vật tư thì giống nhau nhưng quy cách, chất lượng lại khác nhau. Khi khơng được
quy chuẩn mã hóa sẽ gây nên khó khăn trong cơng tác quản lý, điều chuyển và phân
phối.

CHƯƠNG II: TÌNH HÌNH THỰC TẾ CƠNG TÁC QUY TRÌNH QUẢN
LÝ KHO VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PME

2.1. Tổng quan về Công ty cổ phần PME
2.1.1. Thông tin chung

10


a. Giới thiệu chung
- Tên Công ty: Công ty cổ phần PME
- Tên tiếng anh: PETROLEUM MAINTENANCE ENGINEEGING JOINT
STOCK COMPANY
- Tên viết tắt: PME
- Mã số thuế: 0106544296
- Giám đốc: Nguyễn Văn Thuyết
- Địa chỉ trụ sở chính: Tầng 8, số 188 Trường Chinh, phường Khương thượng, quận
Đống Đa, Hà Nội
- Địa chỉ nhà máy: Lô 3 khu công nghiệp Sài Gịn – Dung Quất, xã Bình Thạnh,
huyện Bình Sơn, tỉnh Quảng Ngãi
- Điện thoại: 091.345.0586
- Website: />- Logo Công ty cổ phần PME

Hình 2.1. Logo Cơng ty cổ phần PME
b. Quá trình hình thành và phát triển
Được thành lập vào năm 2014 với tên gọi Công ty Cổ phần Trường Thịnh Phát, sau
đó đổi tên thành Cơng ty Cổ phần PME, trải qua 6 năm phát triển vừa qua, PME đã tạo
dựng được vị thế lớn trên lĩnh vực cung cấp dịch vụ bảo trì khơng giới hạn cho nhà
máy cơng nghiệp, nhà máy lọc hóa dầu, nhà máy nhiệt điện và nhà máy năng lượng tái
tạo.Đặt mục tiêu trở thành cơng ty bảo trì hàng đầu tại Việt Nam, trong đó tập trung về
hoạt động kinh doanh cốt lõi là bốc/dỡ chất xúc tác, chuẩn bị và sơn bề mặt, cơng trình
cơ khí, dịch vụ vệ sinh cơng nghiệp, giàn giáo và cách nhiệt. Hợp tác quốc tế rộng rãi,
chuyên môn sâu, tiên phong ứng dụng công nghệ mới cùng với thái độ kiên trì và cam

kết mạnh mẽ là chìa khóa quan trọng để chúng tơi đạt được mục tiêu.
Công ty cổ phần PME tự hào mang đến cho Quý khách hàng những sản phẩm, dịch
vụ đáng tin cậy, phù hợp với mục tiêu đầu tư và có nhiều ưu điểm:

11


- Đảm bảo an tồn lao động, nói “khơng” với các sự cố về con người, tài sản và môi
trường.
- Chất lượng và tiến độ là thương hiệu.
- Giá cả cạnh tranh.
- Kỹ năng quản lý chặt chẽ tại công trường với đội ngũ chuyên gia kỹ thuật trong
nước và quốc tế.
- Hệ thống nhân lực có trình độ xây dựng vững vàng;
Quy trình làm việc khoa học, chuyên nghiệp, năng động nhờ tối ưu hóa nguồn nhân
lực, vật lực; Có khả năng huy động đầy đủ trang thiết bị, máy móc, vật tư hiện đại đáp
ứng yêu cầu thực tế công việc; Giải quyết linh hoạt với mọi thách thức, vấn đề bất
ngờ;
Bằng việc thực hiện thành công nhiều dự án/cơng việc bảo trì như Turnaround 3 tại
BSR, DCSM tại NSRP, Vĩnh Tân
Nhà máy Nhiệt điện Hòa Phát, Nhiệt điện Thái Bình, Vịng quay 4 tại BSR... Cơng
ty cổ phần PME tự tin thực hiện được tất cả các công việc thách thức công việc trong
tương lai.
PME xin chân thành cảm ơn và mong nhận được sự hợp tác của các bạn, cam kết
mạnh mẽ với dân tộc kinh doanh cao và tiêu chuẩn để thực hiện hiệu quả mọi giao
dịch với khách hàng có giá trị.
c. Sứ mệnh – giá trị cốt lõi
- Trở thành nhà thầu Bảo dưỡng và xây dựng cơng trình cơng nghiệp hàng đầu tại
Việt Nam, vươn tầm ra thị trường khu vực và Quốc tế.
- Xây dựng một doanh nghiệp Việt Nam ngang tầm quốc tế với mục tiêu Việt Nam

tự cường
- Một nhà thầu tổng thể, uy tín và vượt trội với các giải pháp tiên tiến.
- Không ngừng sáng tạo, tận tụy với khách hàng, trung thành với các mục tiêu đặt ra
và luôn đưa đặt con người vào trọng tâm là phương châm hoạt động của công ty.
d. Mục tiêu
- Trở thành một thương hiệu mạnh tại Việt Nam từng bước vươn ra thị trường Quốc
tế trong lĩnh vực Bảo dưỡng sửa chữa, xây dựng các cơng trình cơng nghiệp.
- Không ngừng đổi mới sáng tạo, nâng cao chất lượng và dịch vụ.
- Quản lý hiệu quả các nguồn lực, giảm thiểu chi phí và rủi ro, tận dụng mọi tiềm
năng và cơ hội.
- Tăng cường hợp tác với đối tác trong và ngoài nước nhằm thúc đẩy tiềm năng và
cơ hội nâng cao vị thế.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

12