[123Doc] - To-Chuc-Quan-Ly-Cong-Tac-Luu-Tru-Cua-Tong-Cong-Ty-Truyen-Thong-Da-Phuong-Tien.doc

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Nguyễn Thị Thắm

TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA
TỔNG CÔNG TY TRUYỀN THÔNG ĐA PHƯƠNG TIỆN

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC

Hà Nội - 2020


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Nguyễn Thị Thắm

TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA
TỔNG CÔNG TY TRUYỀN THÔNG ĐA PHƯƠNG TIỆN
Chuyên ngành: Lưu trữ học
Mã số: 60320301

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA
HỌC:
TS. Cam Anh Tuấn
XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO QUYẾT NGHỊ CỦA HỘI
ĐỒNG CHẤM LUẬN VĂN THẠC SĨ
Chủ tịch hội đồng chấm luận văn

Giáo viên hướng dẫn

thạc sĩ khoa học

PGS.TS. Vũ Thị Phụng

TS. Cam Anh Tuấn

Hà Nội - 2020


LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu thực tế của cá nhân tôi, được
thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của TS. Cam Anh Tuấn.
Trong luận văn, những thông tin tham khảo từ những cơng trình nghiên cứu
khác đã được tác giả chú thích rõ nguồn.
Các số liệu, những kết luận nghiên cứu được trình bày trong luận văn này là
trung thực và chưa từng được cơng bố dưới bất cứ hình thức nào. Tơi xin chịu trách
nhiệm về cơng trình nghiên cứu của mình.
Hà Nội, ngày

tháng

năm 2020

HỌC VIÊN

Nguyễn Thị Thắm

MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
MỤC LỤC....................................................................................................................................................1
MỞ ĐẦU.......................................................................................................................................................4
1. Lý do lựa chọn đề tài
....................................................................................................................................................................

4

2. Mục tiêu nghiên cứu
....................................................................................................................................................................

6

3. Nhiệm vụ nghiên cứu
....................................................................................................................................................................

6

4. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
....................................................................................................................................................................

6

5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
....................................................................................................................................................................

7

6. Phương pháp nghiên cứu

.................................................................................................................................................................

10
7. Các nguồn tư liệu tham khảo
.................................................................................................................................................................

11
8. Đóng góp của đề tài
.................................................................................................................................................................

11
9. Bố cục của Đề tài gồm 03 phần
.................................................................................................................................................................

12
Chƣơng 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ CỦA TỔ CHỨC QUẢN LÝ
CÔNG TÁC LƢU TRỮ TRONG DOANH NGHIỆP....................................................13
1.1. Cơ sở lý luận về tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp.................13
1.1.1. Một số khái niệm.........................................................................................................................13
1.1.2. Nguyên tắc của tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp..............15
1.1.3. Nội dung của tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp..................18
1.1.4. Vai trò của tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp.......................22
1.1.5. Các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức quản lý công tác lưu trữ của


doanh nghiệp.............................................................................................................................................24
1.2. Quy định pháp lý về tổ chức quản lý công tác lưu trữ của doanh nghiệp............28
Tiểu kết chương 1
..........................................................................................................................................................................

36
Chƣơng 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ
CỦA TỔNG CÔNG TY TRUYỀN THÔNG ĐA PHƢƠNG TIỆN........................37
2.1. Khái quát về Tổng công ty Truyền thông đa phương tiện...........................................37
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển.................................................................................37
2.1.2.Chức năng..............................................................................................................................39
1


2.1.3.Nhiệm vụ..................................................................................................................................40
2.1.4. Cơ cấu tổ chức....................................................................................................................40
2.2. Khái quát về tài liệu lưu trữ của Tổng công ty Truyền thông đa phương tiện...42
2.3. Tình hình tổ chức quản lý cơng tác lưu trữ tại Tổng công ty Truyền thông
đa phương tiện..........................................................................................................................................45
2.3.1. Phân cấp quản lý về công tác lưu trữ.......................................................................45
2.3.2. Tổ chức nhân sự thực hiện công tác lưu trữ..........................................................46
2.3.3. Tổ chức xây dựng, ban hành và phổ biến, hướng dẫn các văn bản
quy định về công tác lưu trữ...............................................................................................................48
2.3.4. Bố trí cơ sở vật chất và kinh phí phục vụ công tác lưu trữ.............................53
2.3.5. Tổ chức thực hiện nghiệp vụ lưu trữ.........................................................................54
2.3.6. Công tác thống kê về lưu trữ........................................................................................66
2.3.7. Kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ cơng tác lưu trữ.............67
2.4. Nhận xét.............................................................................................................................................68
2.4.1. Ưu điểm..................................................................................................................................68
2.4.2. Hạn chế...................................................................................................................................69
Tiểu kết chương 2..................................................................................................................................73
Chƣơng 3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC QUẢN LÝ CƠNG TÁC
LƢU TRỮ TẠI TỔNG CƠNG TY VTC...............................................................................74
3.1. Nhóm giải pháp tổng thể.............................................................................................................74
3.1.1. Nâng cao hơn nữa nhận thức của Lãnh đạo, cán bộ và nhân viên

trong cơ quan về công tác lưu trữ...................................................................................................74
3.1.2. Nâng cao hơn nữa trách nhiệm của cơ quan quản lý nhà nước,
của Lãnh đạo Tổng công ty VTC về công tác lưu trữ
..........................................................................................................................................................................

76
3.1.3. Nâng cao chất lượng cơng tác văn thư....................................................................79
3.2. Nhóm giải pháp cụ thể.................................................................................................................79
3.2.1. Thành lập bộ phận lưu trữ.............................................................................................79
3.2.2. Nâng cao chất lượng nhân sự làm công tác lưu trữ..........................................80
3.2.3. Đầu tư cơ sở hạ tầng và cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ........................81
3.2.4. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác lưu trữ…. 82
2


3.2.5. Tăng cường công tác quản lý, theo dõi, tổng kết, đánh giá hiệu quả
của công tác lưu trữ...............................................................................................................................83
3.2.6. Nâng cao chất lượng tổ chức thực nghiệp vụ lưu trữ........................................84
Tiểu kết chương 3
..........................................................................................................................................................................

88
KẾT LUẬN..............................................................................................................................................89
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................................................90
PHỤ LỤC

3


MỞ ĐẦU

1. Lý do lựa chọn đề tài
Tài liệu lưu trữ là tài sản vô cùng quý giá của dân tộc, bởi vì nó chứa đựng
những thơng tin q khứ, ghi lại các thông tin trong lao động của nhân dân qua các
thời kỳ lịch sử khác nhau, những sự kiện lịch sử hoặc những công hiến to lớn của
anh hùng các dân tộc, các nhà khoa học, nhà nghiên cứu và văn hóa nổi tiếng. Khối
tài liệu này chính là nguồn thơng tin có tính chính xác cao vì nó là bản gốc, bản
chính của những tài liệu có giá trị. Do đó con người có thể sử dụng chúng vào nhiều
mục đích khác nhau, đem lại nhiều giá trị trong các hoạt động của con người.
Tài liệu lưu trữ là một kho tàng thông tin đáng tin cậy, có giá trị sử liệu cao,
và ngày càng được các tổ chức, cá nhân khai thác sử dụng như một công cụ không
thể thiếu trong việc xây dựng, triển khai các quyết sách trong quản lý, trong nghiên
cứu hay trong đời sống của mỗi cá nhân. Trong thế kỷ XXI, tài liệu lưu trữ càng
khẳng định được vai trò, vị trí của mình để góp phần xây dựng, bảo vệ đất nước,
phát triển kinh tế xã hội, xây dựng một quốc gia tiên tiến, đậm đà bản sắc dân tộc.
Cũng bởi những lí do đó mà ngày nay Đảng, Nhà nước và các cơ quan chun mơn
có liên quan đã ngày càng có sự quan tâm, chỉ đạo, hướng dẫn trong quản lý nhà
nước cũng như trong việc thực hiện các hoạt động lưu trữ nhằm mục đích phát huy
được tối đa giá trị của tài liệu lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ các
mục đích của Nhà nước cũng như của xã hội.
Thực hiện chủ trương, chính sách đổi mới của Đảng và Nhà nước, từ năm
1986, các loại hình doanh nghiệp thuộc thành phần kinh tế khác nhau đã được thành
lập và đi vào hoạt động gồm có: Doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tư nhân,
công ty cổ phần, công ty TNHH, công ty hợp danh, doanh nghiệp có vốn đầu tư
nước ngồi. Sự tồn tại và hoạt động có hiệu quả của các loại hình doanh nghiệp, đặc
biệt doanh nghiệp nhà nước đã góp phần tạo ra các nguồn lực thiết yếu về vốn, công
nghệ… là tiền đề vững chắc cho nền kinh tế Việt Nam hòa nhập cùng thị trường
quốc tế vốn sôi động, đầy tiềm năng nhưng cũng nhiều thử thách.
4

Cùng với quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh đó là sự hình thành một
khối lượng lớn các tài liệu văn bản mang tính đặc thù ở các doanh nghiệp với tư
cách là các tổ chức kinh tế, hoạt động trong các ngành nghề, lĩnh vực khác
nhau.Khối tài liệu mà các doanh nghiệp sản sinh ra không chỉ lớn về số lượng mà
cịn đa dạng về loại hình, phong phú về mặt nội dung và hình thức, có giá trị thực
tiễn cao nên cần được tổ chức quản lý tốt để khai thác sử dụng phục vụ cho sản xuất
kinh doanh của các doanh nghiệp. Về lâu dài, đây là nguồn tài liệu có giá trị phục
vụ cho việc nghiên cứu lịch sử đất nước dưới nhiều góc độ.
Xuất phát từ vị trí cũng như ý nghĩa to lớn của tài liệu lưu trữ của các doanh
nghiệp nhà nước, một vấn đề tất yếu được đặt ra là cần phải tổ chức quản lý tốt
công tác lưu trữ cũng như tổ chức khoa học khối tài liệu đó, nhằm bảo quản an toàn
và tổ chức khai thác sử dụng chúng có hiệu quả, phục vụ tốt cho nhu cầu quản lý,
nhu cầu kinh doanh và các nhu cầu chính đáng khác của xã hội.
Tổng công ty Truyền thông đa phương tiện (sau đây gọi tắt là Tổng công ty
VTC) là Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên hoạt động theo mơ hình Cơng
ty mẹ - Cơng ty con thuộc Bộ Thông tin và Truyền thông. Trong nhiều năm qua,
Tổng công ty Truyền thông đa phương tiện là một trong những doanh nghiệp bước
đầu đã có nhiều thành tựu trong công tác lưu trữ. Tuy nhiên, công tác tổ chức quản
lý vẫn bộc lộ những hạn chế khó tránh khỏi trong công tác này như: Chưa ban hành
hệ thống văn bản hồn chỉnh về cơng tác lưu trữ, ở các đơn vị công tác lưu trữ chưa
được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đó là cơng việc sự vụ đơn thuần; chưa thấy
được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác lưu trữ; cán bộ lưu trữ chưa
được đào tạo bài bản do đó kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng được
yêu cầu địi hỏi của sự nghiệp đổi mới cơng tác lưu trữ; chưa tiến hành đánh giá
công tác lưu trữ một cách thường xuyên…. Từ đó, dẫn tới hậu quả không thể tránh
khỏi là tài liệu bị thất lạc, mất mát, hư hỏng và việc phục vụ khai thác tài liệu không
đạt hiệu quả cao.
Tài liệu lưu trữ ngày càng thể hiện được vai trò và tầm quan trọng của chúng
đối với mọi mặt của đời sống xã hội. Tuy nhiên bảo quản tài liệu lưu trữ như thế
5

nào để giữ gìn được tài liệu, giảm được sự phá hủy của mơi trường là hết sức khó
khăn đối với các cơ quan Lưu trữ Lịch sử và cơ quan Lưu trữ hiện hành nói chung
và Tổng cơng ty VTC nói riêng. Vì vậy, tơi chọn đề tài “Tổ chức quản lý công tác
lƣu trữ của Tổng công ty Truyền thơng đa phƣơng tiện” làm luận văn của
mình. Thơng qua luận văn này, tôi hy vọng các cấp lãnh đạo, quản lý trong Tổng
công ty VTC hiểu và quan tâm hơn đến công tác lưu trữ của cơ quan mình nhiều
hơn nhằm hồn thiện cơng tác lưu trữ của Tổng cơng ty Truyền thơng đa phương
tiện nói riêng, hướng tới sự nghiệp lưu trữ nói chung.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Luận văn hướng tới hai mục tiêu chính:
Thứ nhất: Phân tích và đánh giá thực trạng tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại
Tổng công ty VTC;
Thứ hai: Đề xuất một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức quản lý
công tác lưu trữ tại Tổng công ty VTC.
3. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện mục tiêu trên, luận văn có những nhiệm vụ sau:
- Khái quát lịch sử, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức tại Tổng cơng ty VTC;

- Tìm hiểu về thành phần và ý nghĩa của các tài liệu hình thành trong hoạt
động tại Tổng cơng ty VTC;
- Hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức quản lý cơng tác lưu trữ;
- Khảo sát, phân tích thực trạng tổ chức quản lý công tác lưu trữ cũng như
việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tại Tổng công ty VTC;
- Căn cứ vào lưu trữ học đánh giá thực trạng hoạt động tổ chức quản lý công
tác lưu trữ tại Tổng công ty VTC;
- Nghiên cứu các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức quản lý công tác lưu trữ
tại Tổng công ty VTC.
4. Đối tƣợng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

4.1. Đối tượng nghiên cứu
Thực trạng tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty VTC.
6


4.2. Phạm vi nghiên cứu
- Phạm vi nội dung
Nội dung của tổ chức quản lý công tác lưu trữ bao gồm: Tổ chức bộ phận
quản lý công tác lưu trữ; Tuyển dụng và bố trí cán bộ làm cơng tác lưu trữ; Ban
hành các văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ; Tổ chức thực hiện nghiệp vụ lưu trữ;
Thực hiện thống kê về công tác lưu trữ và kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện
cơng tác lưu trữ.
- Phạm vi không gian, thời gian
Đề tài nghiên cứu trong phạm vi Cơ quan Tổng công ty Truyền thông đa
phương tiện từ năm 2016 đến nay. Năm 2016 là năm Tổng cơng ty chính thức thành
lập bộ phận thực hiện nhiệm vụ quản lý và thực hiện nghiệp vụ lưu trữ. Trước đó,
Tổng cơng ty khơng có bộ phận hay nhân sự thực hiện công tác này. Do vậy, tác giả
lấy mốc thời gian khảo sát đề tài từ năm 2016 đến nay.
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp không phải là vấn đề nghiên cứu
mới, đặc biệt là trong thời kỳ đổi mới với sự ra đời của nhiều loại hình doanh
nghiệp và sự đóng góp to lớn mà các doanh nghiệp mang lại đối với sự vận động
phát triển của nền kinh tế Việt Nam. Nghiên cứu này giúp chúng ta hiểu rõ được
tình hình quản lý cơng tác lưu trữ cũng như việc quản lý tài liệu lưu trữ có giá trị,
mang tính đặc thù ở các tổ chức kinh tế để từ đó có hình thức khai thác thông tin
hiệu quả, phù hợp với quy mô, đặc điểm tổ chức hoạt động của doanh nghiệp.
Tổ chức quản lý công tác lưu trữ của doanh nghiệp là một hướng nghiên cứu
được rất nhiều độc giả quan tâm. Trước đó cũng đã có nhiều Luận văn sau đại học
đã đề cập đến vấn đề này song chỉ ở một khía cạnh hay một nội dung của công tác
lưu trữ. Chẳng hạn, đề cập đến tình hình tổ chức quản lý cơng tác lưu trữ ở các

doanh nghiệp giữ vai trị chủ đạo trong nền kinh tế Việt Nam có đề tài Luận văn
Thạc sĩ: ”Tổ chức quản lý công tác lưu trữ của các Tổng công ty 91” của tác giả
Nguyễn Thị Kim Bình. Luận văn khơng đi sâu nghiên cứu các giải pháp nghiệp vụ
cụ thể của công tác lưu trữ ở các Tổng công ty 91 mà chỉ tập trung nghiên cứu các
mặt của công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp này, bao gồm công tác chỉ đạo và
7


tổ chức, công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, công tác kho tàng, khai thác sử
dụng tài liệu và công tác thu thập tài liệu lưu trữ của các Tổng công ty 91 vào Lưu
trữ lịch sử. Luận án Tiến sĩ: “ Tổ chức và quản lý cơng tác lưu trữ của các Tập
đồn kinh tế Việt Nam” của tác giả Nguyễn Thị Kim Bình. Luận án nghiên cứu các
biện pháp để hoàn thiện cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý, tình hình thực tiễn về tổ
chức và quản lý công tác lưu trữ của các Tập đoàn kinh tế Nhà nước; nguyên nhân
gây nên những bất cập trong tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các Tập đoàn
hiện nay; đề xuất các nguyên tắc và giải pháp tổ chức và quản lý cơng tác lưu trữ
của các Tập đồn kinh tế Nhà nước phù hợp với đặc thù tài liệu lưu trữ, đặc điểm tổ
chức, hoạt động và xu hướng phát triển của các Tập đoàn.
Luận văn thạc sĩ của tác giả Nguyễn Văn Báu với đề tài: “Công tác văn thư,
lưu trữ trong doanh nghiệp Nhà nước trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh giai
đoạn 1986 -2006” cũng đã nghiên cứu về thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại
một số doanh nghiệp Nhà nước trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh. Luận văn
thạc sĩ của Trần Vũ Thành “Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các doanh
nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài (nghiên cứu các doanh nghiệp trên địa bàn
thành phố Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai)”, tác giả nghiên cứu về vấn đề tổ chức quản lý
công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài trên địa bàn
thành phố Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai. Luận văn thạc sĩ: “Xác định giá trị tài liệu
hành chính hình thành trong hoạt động của các TCT 100% vốn nhà nước” của tác
giả Lã Thị Hồng. Để đưa ra nguyên tắc, phương pháp, các cơ sở pháp lý, cơ sở lý
luận, cơ sở thực tiễn và xây dựng danh mục thành phần tài liệu hành chính của các

TCT 100% vốn nhà nước, tác giả luận văn đã phân tích một cách sâu sắc và đầy đủ
thành phần, nội dung và ý nghĩa về nhiều mặt tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp
nhà nước.
Về quản lý tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp, có đề tài khóa luận tốt nghiệp:
“Quản lý tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp nhà nước khi chuyển đổi hình thức
sở hữu tại tỉnh Phú Thọ” của Phạm Thị Hồng Thúy. Đối với công tác lưu trữ ở các
doanh nghiệp cụ thể, có đề tài khóa luận tốt nghiệp: “Nguồn và thành phần tài liệu
nộp vào Lưu trữ cơ quan Tập đồn Bưu chính Viễn thơng Việt Nam - thực trạng và
8


giải pháp” của Lâm Thị Ngoan…. Các đề tài này mới chỉ đề cập đến một hoặc một
số nội dung của công tác quản lý công tác lưu trữ như: thu thập, bổ sung tài liệu lưu
trữ vào lưu trữ hiện hành; tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ,…
Trên tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, tác giả Vũ Thị Phụng có bài viết
“Thu thập tài liệu của các đơn vị sản xuất kinh doanh vào lưu trữ - thực trạng và
giải pháp” hay bài “Một số biện pháp bước đầu nhằm thực hiện quản lý nhà nước
đối với công tác lưu trữ của các doanh nghiệp” của Thạc sĩ Nguyễn Thị Kim Bình.
Cả hai bài viết đều được đăng trên tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam số 5/2004.
Cùng với những bài viết này cịn có bài viết đăng trong Kỷ yếu Hội thảo khoa
họclần thứ hai của Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng nhân kỷ niệm 5 năm
thành lập Khoa và 35 năm đào tạo cán bộ lưu trữ ở Việt Nam, đó là bài “ Tài liệu
lưu trữ của các doanh nghiệp ở Việt Nam và những vấn đề khoa học cần nghiên
cứu” của tác giả Vũ Thị Phụng. Hội thảo khoa học “Khai thác và phát huy giá trị
của tài liệu lưu trữ trong nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn” do Trường Đại
học Khoa học Xã hội và Nhân văn tổ chức tháng 12/2009 có bài viết “Tài liệu lưu
trữ của doanh nghiệp với sự phát triển kinh tế Việt Nam” của Tác giả Nguyễn Thị
Kim Bình… Các bài viết đã chỉ ra thực trạng của việc thực hiện các nhiệm vụ mang
tính cấp thiết của công tác lưu trữ doanh nghiệp và phần nào cho chúng ta thấy
được giá trị vốn có của tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các doanh

nghiệp đồng thời khẳng định khối tài liệu đó là một thành phần quan trọng thuộc
Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam để từ đó có những biện pháp thiết thực nhằm thu
thập đầy đủ và quản lý tốt tài liệu lưu trữ phục vụ cho nhu cầu trước mắt cũng như
lâu dài của xã hội.
Như vậy, các nhà nghiên cứu mới chỉ nghiên cứu công tác khảo sát và đánh
giá hệ thống văn bản của các doanh nghiệp. Còn vấn đề các doanh nghiệp thực hiện
như thế nào với tài liệu lưu trữ của doanh nghiệp mình thì mới được đề ra nhưng
chưa có điều kiện thực hiện. Nhưng đây cũng là tín hiệu đáng mừng, cho thấy công
tác công văn giấy tờ của doanh nghiệp đã được giới lưu trữ học và xã hội quan tâm
đến.
9


Qua đó, có thể thấy rằng, nghiên cứu về tổ chức quản lý công tác lưu trữ ở
một Tổng công ty nhà nước cụ thể Tổng công ty VTC một cách tổng quan, khái
quát và đầy đủ các nội dung của công tác này là một đề tài chưa được ai thực hiện.
Mục đích của việc nghiên cứu đề tài này là chỉ ra mơ hình tổ chức quản lý công tác
lưu trữ ở một Tổng công ty nhà nước với quy mô và phạm vi hoạt động trên cả
nước như Tổng công ty VTC.
6. Phƣơng pháp nghiên cứu
6.1. Phương pháp luận
Thực hiện đề tài này, chúng tôi dựa trên cơ sở phương pháp luận duy vật
biện chứng, duy vật lịch sử và Tư tưởng Hồ Chí Minh. Đây là phương pháp luận
mang tính chỉ đạo xuyên suốt trong quá trình nghiên cứu. Phương pháp này được
tác giả sử dụng để phân tích, nhìn nhận và đánh giá một cách khách quan về tình
hình thực tiễn của hoạt động tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Cơ quan Tổng
công ty VTC. Trên cơ sở vận dụng phương pháp luận trên, tác giả nghiên cứu và đề
xuất các giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác lưu trữ trong các doanh nghiệp này.
6.2. Phương pháp phân tích, tổng hợp
Tác giả sử dụng phương pháp này để thực hiện việc thu thập, tổng hợp và

phân tích hệ thống cơ sở lý luận và thực tiễn về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ
trong cơ quan, đơn vị của doanh nghiệp. Dựa trên các số liệu và các thông tin thu
thập được trong quá trình khảo sát, tác giả thực hiện việc tổng hợp, phân tích và đưa
ra các nhận định trong đề tài.
6.3. Phương pháp so sánh
Phương pháp so sánh được tác giả sử dụng trong việc so sánh, đối chiếu thực
tiễn hoạt động tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ trong doanh nghiệp với cơ sở lý luận
của lưu trữ học Việt Nam.
6.4. Phương pháp hệ thống
Từ phương pháp so sánh tác giả hệ thống hóa thành các đặc điểm nổi bật của
hoạt động này trong Tổng công ty VTC.
6.5. Phương pháp khảo sát thực tế
Phương pháp này được tác giả sử dụng để phát phiếu khảo sát ý kiến, tiếp
xúc và phỏng vấn đại diện của một số cán bộ, nhân viên đang làm công tác văn thư
10


và cán bộ, nhân viên của các Ban, Trung tâm thuộc Cơ quan Tổng cơng ty VTC có
trụ sở đóng trên địa bàn thành phố Hà Nội. Trên cơ sở kết quả của phiếu khảo sát,
tác giả thực hiện việc xử lý và lập các bảng số liệu khảo sát.
6.6. Phương pháp thống kê
Vận dụng phương pháp này, tác giả tiến hành thống kê tài liệu đang bảo quản
tại Tổng công ty Truyền thông đa phương tiện; thống kê thực trạng về công tác phát
huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Tổng công ty VTC nhằm đưa ra những giải pháp giúp cho
công tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Tổng công ty VTC đạt hiệu quả cao hơn.

7. Các nguồn tài liệu tham khảo
Thực hiện đề tài này, tác giả thu thập và sử dụng các nguồn tài liệu tham
khảo chủ yếu như: Sách chuyên khảo và giáo trình giảng dạy về ngành Lưu trữ như:
Giáo trình Lý luận và thực tiễn cơng tác lưu trữ của tác giả Đào Xuân Chúc,

Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm, giáo trình Nghiệp vụ
lưu trữ cơ bản (dùng trong các trường THCN) của tác giả Vũ Thị Phụng; các đề tài
luận văn Thạc sĩ, đề án Tiến sĩ nghiên cứu về công tác lưu trữ trong các Doanh
nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Kim Bình và các luận văn của học viên cao học
Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng - Trường Đại học KHXH&NV có những
nội dung liên quan đến đề tài. Nguồn tư liệu thứ 3 tác giả sử dụng là các bài viết
trên tạp chí Văn thư, Lưu trữ và một số báo cáo của các Hội thảo khoa học trong
nước và quốc tế có nội dung liên quan đến công tác Lưu trữ của doanh nghiệp. Một
nguồn tư liệu chủ yếu tác giả muốn dùng nữa là các văn bản của Tổng công ty VTC
quy định về tổ chức quản lý cơng tác lưu trữ.
8. Đóng góp của đề tài
Về lý luận: Khẳng định thêm vai trò và sự cần thiết của việc tổ chức quản lý
công tác lưu trữ đối với các cơ quan nói chung và trong các doanh nghiệp nói riêng.
Về thực tế: Kết quả nghiên cứu của đề tài góp phần hồn thiện việc tổ chức
quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty VTC. Ngồi ra, kết quả nghiên cứu của
luận văn có thể trở thành tài liệu tham khảo cho Tổng công ty VTC, tài liệu cho các
học viên, sinh viên khi tham khảo nghiên cứu về lĩnh vực này.
11


9. Bố cục của Đề tài gồm 03 chƣơng:
Chƣơng 1. Cơ sở lý luận và pháp lý của tổ chức quản lý công tác lƣu
trữ trong doanh nghiệp
Trong chương này, tác giả nghiên cứu một số cơ sở lý luận như khái niệm,
nguyên tắc, nội dung, vai trò và các yếu tố ảnh hưởng của công tác lưu trữ, đồng
thời hệ thống các văn bản pháp lý của nhà nước về công tác lưu trữ và tổ chức quản
lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp.
Chƣơng 2. Thực trạng tổ chức quản lý công tác lƣu trữ của Tổng Công
ty Truyền thông đa phƣơng tiện
Tại chương này, tác giả khái quát về lịch sử hình thành và phát triển, chức

năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Tổng công ty Truyền thông đa phương tiện. Căn
cứ vào cơ sở lý luận và những quy định chung của nhà nước về tổ chức quản lý
cơng tác lưu trữ (đã trình bày trong chương 1), tác giả phân tích thực trạng về tổ
chức quản lý công tác lưu trữ của Tổng công ty Truyền thông đa phương tiện qua
khảo sát thực tế tại Tổng công ty để đưa ra các giải pháp nhằm hồn thiện tổ chức
quản lý cơng tác lưu trữ.
Chương 3. Giải pháp hồn thiện tổ chức quản lý cơng tác lưu trữ tại
Tổng công ty Truyền thông đa phương tiện
Trên cơ sở kết quả nghiên cứu ở chương 2, tại chương này, tác giả tập trung
nghiên cứu, đề xuất một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức quản lý
công tác lưu trữ ở Tổng công ty Truyền thơng đa phương tiện.
Trong q trình thực hiện đề tài, tơi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của các
thầy cô giáo, cán bộ, chuyên viên, nhân viên của Tổng công ty Truyền thông đa
phương tiện và đặc biệt là sự định hướng giúp đỡ của TS. Cam Anh Tuấn - người
đã hướng dẫn tơi hồn thành luận văn này. Nhân đây tôi xin bày tỏ lời cảm ơn sâu
sắc tới quý thầy cô, bạn bè trong lớp cao học 2017-2019, đồng nghiệp, gia đình và
thầy giáo hướng dẫn đã tận tình giúp đỡ tơi trong suốt q trình thực hiện luận văn.
Do điều kiện thời gian và trình độ bản thân có hạn nên luận văn khơng thể
tránh khỏi một số thiếu sót nhất định. Tơi rất mong nhận được ý kiến đóng góp của
các thầy cơ, bạn bè, đồng nghiệp để luận văn được hoàn thiện hơn.
12


Chƣơng 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ CỦA TỔ CHỨC QUẢN LÝ
CÔNG TÁC LƢU TRỮ TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. Cơ sở lý luận về tổ chức quản lý công tác lƣu trữ trong doanh nghiệp
1.1.1. Một số khái niệm
- Tổ chức
Tổ chức là quá trình sắp xếp và bố trí các cơng việc, giao quyền hạn và phân
phối các nguồn lực của tổ chức sao cho chúng đóng góp một cách tích cực và có

hiệu quả vào mục tiêu chung của doanh nghiệp. Tổ chức có nghĩa là quá trình sắp
xếp và bố trí các cơng việc, giao quyền hạn và phân phối các nguồn lực của tổ chức
sao cho chúng đóng góp một cách tích cực và có hiệu quả vào mục tiêu chung của
doanh nghiệp.
Tổ chức là sự “sắp xếp các bộ phận cho phối hợp với nhau để toàn bộ trở
thành một cơ cấu nhất định” hay “Tổ chức là sắp xếp, bố trí cho thành một chỉnh
thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và những chức năng chung nhất”.
Tổ chức là quy trình thiết kế bộ máy, sắp xếp, bố trí, sử dụng và phát triển các
nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu chung [10; tr.136]
- Quản lý
Quản lý là thuật ngữ chỉ hoạt động có ý thức của con người nhằm sắp xếp tổ
chức, chỉ huy, điều hành, hướng dẫn, kiểm tra… các quá trình xã hội và hoạt động
của con người để hướng dẫn chúng phát triển phù hợp với quy luật xã hội, đạt mục
tiêu xác định theo ý chí của nhà quản lý với chi phí thấp nhất.
Quản lý là sự tác động có mục tiêu của chủ thể đến khách thể bằng nhiều
phương thức thông qua việc sử dụng hợp lý các nguồn lực khác nhau.
Quản lý là động tác có ý thức, bằng quyền lực, theo quy trình của chủ thể
quản lý tới đối tượng quản lý để phối hợp các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu
của tổ chức trong điều kiện môi trường biến đổi [10; tr.12].
- Tổ chức quản lý công tác lưu trữ
Tổ chức quản lý công tác lưu trữ là tập hợp các biện pháp của chủ thể quản lý
nhằm tổ chức khoa học, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu lưu
trữ hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp”.
13


Tổ chức quản lý công tác lưu trữ hiểu theo nghĩa rộng là các hoạt động về tổ
chức, điều hành, kiểm tra và theo dõi việc thực hiện các mặt của công tác này trong
một cơ quan, đơn vị.
Các biện pháp tổ chức quản lý công tác lưu trữ được thực hiện bởi các cơ

quan quản lý sự nghiệp lưu trữ là ban hành văn bản quản lý và hướng dẫn công tác
lưu trữ; tuyên truyền phổ biến pháp luật về lưu trữ; chỉ đạo hướng dẫn triển khai
thực hiện công tác lưu trữ; kiểm tra, đánh giá việc thực hiện công tác lưu trữ của đối
tượng thuộc phạm vi quản lý của mình nhằm tổ chức khoa học, bảo quản an toàn và
tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ. Đối với các cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp sản sinh ra tài liệu lưu trữ trong quá trình hoạt động của mình có thể thực
hiện một hoặc các biện pháp sau đây để tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ của mình:
ban hành văn bản chỉ đạo, tổ chức bộ máy và nhân sự thực hiện công tác lưu trữ; tổ
chức triển khai nghiệp vụ lưu trữ; tổ chức kiểm tra công tác lưu trữ.
- Doanh nghiệp
Tại khoản 10, Điều 4, Luật Doanh nghiệp năm 2020 định nghĩa doanh
nghiệp như sau:
Doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được thành
lập hoặc đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích kinh doanh.

Như vậy, doanh nghiệp là khái niệm chung, bao quát cho tất cả các tổ chức
kinh doanh nhằm mục đích kiếm lời hoặc cung cấp dịch vụ theo yêu cầu của Nhà
nước hoặc theo yêu cầu của xã hội. Hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp có
thể là việc thực hiện một, một số hoặc tất cả các công đoạn từ sản xuất đến tiêu thụ
sản phẩm hoặc cung ứng các dịch vụ cho khách hàng nhằm mục đích sinh lời, thu
được lợi nhuận.
Trên cơ sở khái niệm doanh nghiệp chúng ta có thể rút ra một số đặc điểm
của doanh nghiệp:
Thứ nhất, doanh nghiệp là một tổ chức kinh tế được hình thành trên cơ sở sự
liên kết giữa các thành viên trong tổ chức. Sự liên kết đó được biểu hiện dưới nhiều
hình thức văn bản như: Điều lệ, quy chế, quy định, nội quy, thỏa thuận… để thực
hiện các mục tiêu nhất định, nhất là mục tiêu kinh doanh để có lợi nhuận.
14

Thứ hai, doanh nghiệp có tên riêng, có tài sản và trụ sở giao dịch ổn định.
Thứ ba, doanh nghiệp được đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật.
1.1.2. Nguyên tắc của tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp
Ở Việt Nam, tài liệu lưu trữ được xem là tài sản chung của toàn dân do Nhà
nước quản lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất, nguyên tắc hiệu quả.
* Nguyên tắc tập trung thống nhất được thể hiện ở hai mặt sau đây:
Thứ nhất là, toàn bộ tài liệu lưu trữ được lập thành Phông Lưu trữ Quốc
gia Việt Nam và được đưa vào bảo quản trong mạng lưới các phòng kho từ Trung
ương đến cơ sở do nhà nước thống nhất quản lý.
Thứ hai là, một hệ thống các cơ quan lưu trữ, bao gồm các cơ quan quản lý,
các kho lưu trữ được thành lập để quản lý và chỉ đạo thống nhất về nghiệp vụ lưu
trữ, pháp chế lưu trữ về tổ chức [9; tr.16].
Việc quản lý công tác lưu trữ theo nguyên tắc tập trung thống nhất là biện
pháp tốt nhất để giữ gìn tồn vẹn tài liệu lưu trữ và phát huy tác dụng to lớn của
chúng đối với sự nghiệp xây dựng chủ nghĩa xã hội. Nguyên tắc quản lý tập trung
thống nhất công tác lưu trữ được thể hiện trong nhiều văn bản về công tác lưu trữ
của Đảng và Nhà nước và từng bước được thực hiện trong thực tiễn công tác lưu trữ
ở nước ta.
Nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ được áp dụng với
tất cả các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trên đất nước Việt Nam. Vì thế, công tác
lưu trữ tài liệu của các doanh nghiệp cũng cần phải tuân theo những quy định của
Luật Lưu trữ.
Quản lý tập trung thống nhất về tổ chức quản lý công tác lưu trữ: Nhà nước
ta quy định và thành lập bởi hệ thống các cơ quan quản lý lưu trữ thống nhất từ
Trung ương đến địa phương. Hệ thống đó bao gồm: các cơ quan quản lý ngành lưu
trữ và mạng lưới các kho, các trung tâm lưu trữ. Những cơ quan này giúp Nhà nước
trong việc quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ trong cả nước. Đồng thời, những cơ
quan này cũng có chức năng tham mưu cho các cơ quan nhà nước có thẩm quyền
ban hành các văn bản điều chỉnh và quản lý công tác lưu trữ trong toàn quốc.
15

Quản lý thống nhất về mặt nghiệp vụ lưu trữ: Đảng và Nhà nước đã nghiên
cứu và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật để chỉ đạo, hướng dẫn công tác
lưu trữ của các cơ quan, tổ chức trong cả nước. Chính vì vậy, các nghiệp vụ lưu trữ
như: Thu thập, bổ sung tài liệu; Phân loại tài liệu; Xác định giá trị tài liệu; Chỉnh lý
tài liệu; Bảo quản tài liệu; Tổ chức công cụ tra cứu khoa học tài liệu; Ứng dụng
công nghệ thông tin trong lưu trữ tại các trung tâm lưu trữ quốc gia và lưu trữ các
cơ quan, tổ chức từ trung ương đến địa phương đều thực hiện theo sự chỉ đạo,
hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và các cơ quan chuyên môn cấp
trên theo quy định.
Nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ được áp dụng với
tất cả các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong đất nước Việt Nam. Theo ý kiến của
PGS.TS Vũ Thị Phụng và PGS. TS Dương Văn Khảm thì nguyên tắc quản lý tập
trung thống nhất cũng được áp dụng để quản lý đối với tài liệu hình thành trong
hoạt động của các doanh nghiệp. “Vì thế, công tác lưu trữ ở các doanh nghiệp cũng
cần phải tuân theo những quy định chung trong Luật Lưu trữ như: Việc chuyển tài
liệu ra nước ngoài, thu thập, quản lý, bảo vệ, khai thác, sử dụng và công bố tài liệu
lưu trữ quốc gia thuộc bí mật nhà nước và tài liệu đặc biệt quý hiếm được thực hiện
theo quy định của Pháp luật; Nghiêm cấm việc chiếm giữ, tiêu hủy trái phép, làm
hư hại tài liệu lưu trữ quốc gia hoặc sử dụng tài liệu quốc gia vào mục đích trái với
lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân”[12;tr.31].
Nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất về tổ chức quản lý công tác lưu trữ
tại doanh nghiệp. Áp dụng lý luận này với thực tiễn công tác lưu trữ của các doanh
nghiệp hiện nay thì nguyên tắc quản lý tập trung được thể hiện: tập trung quản lý về
tài liệu, thống nhất về tổ chức nghiệp vụ lưu trữ và được cụ thể hóa quy định trong
các văn bản chính thức của doanh nghiệp. Đây chính là những nội dung cơ bản
doanh nghiệp cần phải thực hiện khi xây dựng mơ hình lưu trữ phù hợp cho doanh
nghiệp. Theo mơ hình này nghĩa là các ban, trung tâm, đơn vị trong doanh nghiệp
hàng năm thực hiện công tác lưu trữ dưới sự chỉ đạo thống nhất về mặt nghiệp vụ

của Cơ quan Tổng công ty (tức là bộ phận tham mưu và đảm nhận công tác lưu trữ
chung của doanh nghiệp) và theo đó hàng năm các ban, trung tâm, đơn vị trong
doanh nghiệp khi giải quyết công việc xong phải tiến hành lập hồ sơ và giao nộp hồ
16