hệ thống erp Hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống ERP
Mục lục
1.Hệ thống ERP là gì (khái niệm, bao gồm những phân hệ gì)
2.Đặc điểm nổi bật của thống ERP
3.Vai trò của hệ thống ERP với Vinamilk
a) Thực trạng triển khai ERP tại Việt Nam
b) Hoạt động của Vinamilk trước khi triển khai ERP
c) Quá trình triển khai ERP: đạt được thành tựu, còn tồn tại hạn chế
d) Sau khi triển khai (lợi ích)
e) So sánh với các doanh nghiệp khác cũng triển khai ERP

1. Hệ thống ERP là gì? (khái niệm, bao gồm những phân hệ
gì)
-ERP (Enterprise Resource Planning) là một hệ thống hoạch định nguồn
lực doanh nghiệp giữ vai trò giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong
việc quản lý, vận hành dự án cũng như nhân sự và các nguồn tài
nguyên khác.
-Đặc trưng của các phần mềm ERP là cấu trúc phân hệ, trong đó từng
phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng vẫn có khả năng kết nối với
nhau.
-Theo tài liệu chính thức của CIBRES – cơ quan tổ chức thi và cấp
chứng chỉ chuyên viên triển khai ERP, thì một ERP tiêu chuẩn gồm các
phân hệ: kế tốn tài chính, hậu cần, sản xuất, quản lý dự án, dịch vụ, dự
đoán và lập kế hoạch và công cụ lập báo cáo.
-Tại Vinamilk, hệ thống ERP sử dụng giải pháp Oracle E Business Suite
phiên bản 11i do Pythis cung cấp gồm các phân hệ:
Tài chính – Kế tốn
Quản lý mua sắm – Quản lý bán hàng
Quản lý sản xuất và phân tích kết quả hoạt động kinh doanh

Chức năng của ERP đối với từng phân hệ

Đối với Tài chính – Kế tốn:
-Như trước kia, tất cả mọi chứng từ kế toán sẽ được tập hợp lại rồi
chuyển về cho bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán hầu như làm việc riêng
lẻ và mất khá nhiều thời gian, công sức để gom các chứng từ liên quan
từ hợp đồng, hoá đơn, biên bản, phiếu thu chi, … chưa kể sẽ mắc sai
sót trong q trình làm. Từ khi có ERP thì khác, tồn bộ dữ liệu sẽ được
xử lý ở các bộ phận khác và được cập nhật ở bộ phận kế toán. Ngoài
ra, cấu trúc hệ thống tài khoản cũng được cung cấp cho nhân viên, điều
này giúp cho doanh nghiệp dễ dàng kiểm sốt tài chính.


Đối với mua sắm – quản lý bán hàng:
Về mua sắm: Nhờ có hệ thống ERP quản lý trên Internet, Vinamilk đã
phát triển mở kênh kinh doanh thương mại điện tử nhằm phục vụ nhu
cầu mua sắm của khách hàng.
Về quản lý bán hàng: Quá trình làm việc của từng nhân viên được giám
sát và quản lý tối ưu, triệt để thông qua hệ thống ERP.
Đối với quản lý sản xuất và phân tích kết quả kinh doanh:
Sử dụng hệ thống ERP để quản lý các yếu tố đầu vào đầu ra một cách
chính xác nhất, tránh lượng hàng tồn kho, điều này giúp cho doanh
nghiệp này đưa ra được những phân tích và đưa ra giải pháp sản xuất
sao cho hợp lý
- Quy trình triển khai ERP: gồm 6 bước
1.Lập kế hoạch
2.Lựa chọn nhân sự tham gia
3.Lựa chọn đối tác tư vấn triển khai ERP uy tín
4.Triển khai dự án ERP
5.Nghiệm thu và đánh giá dự án ERP
6.Bảo trì và nâng cấp hệ thống ERP

2 .Đặc điểm nổi bật của hệ thống ERP
- là một hệ thống phần mềm có thể mở rộng và phát triển theo thời
gian theo từng loại hình doanh nghiệp mà khơng làm ảnh hưởng
đến cấu trúc của chương trình.
- hợp nhất các hệ thống máy tính riêng lẻ ở các bộ phận như: tài
chính, nhân sự, kinh doanh, sản xuất,... thành một chương trình
phần mềm có mối quan hệ thống nhất và được phân chia theo các
phân hệ phần mềm khác nhau
- linh động trong việc cài đặt các phân hệ theo yêu cầu doanh
nghiệp.
- có các tính năng kỹ thuật cần thiết như: cho phép quản lý đa tiền
tệ, quản lý nhiều công ty, nhiều chi nhánh, có giao diện đa ngơn
ngữ, cho phép copy vào/ra (import/export) ra/vào EXCEL, có khả
năng phân tích dữ liệu Drill-Down…
- có thể quản lý nhiều lĩnh vực khác nhau như: kế hoạch hoá, thống
kê, kiểm toán, phân tích, điều hành,.... (*)


-> giúp doanh nghiệp thích ứng kịp thời trước những thay đổi bên
ngồi

3. Vai trị của hệ thống ERP đối với vinamilk
a) Thực trạng triển khai ERP tại Việt Nam : Theo thống kê của
Phịng thương mại và Cơng nghiệp Việt Nam VCCI, hiện chỉ có 1,1%
doanh nghiệp Việt Nam ứng dụng hệ thống ERP

Việc ứng dụng CNTT vào quản lý công ty ở Việt Nam gần như đang ở
giai đoạn bắt đầu do
- Nguyên nhân đến từ doanh nghiệp:
+ trình độ, năng lực nhân sự cịn hạn chế, khơng đồng đều

+ nhiều doanh nghiệp chưa sẵn sàng và chưa có thói quen sử
dụng dịch vụ CNTT, cịn bảo thủ phương thức quản lý thủ
công như trên giấy tờ, excel, google sheet,...
+ 1 số doanh nghiệp đi đầu trong việc triển khai ERP nhưng
chưa đạt hiệu quả như mong muốn
- Nguyên nhân từ các nhà phân phối ERP:
+ số lượng chun gia giỏi cịn q ít
+ khơng phải nhà quản lý phân phối nào cũng sở hữu người
có chun mơn giỏi.
- Yếu tố khách quan:
+ chi phí triển khai ERP chất lượng tốt thường rơi vào khoảng
từ 15,000$ trở lên -> đây là 1 chi phí lớn đối với doanh
nghiệp
+ không phải phần mềm ERP nào cũng phù hợp với mọi tổ
chức do: hệ thống mới khơng tương thích với công nghệ
hiện tại; đa số các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay quen với
cách quản lý thủ cơng vì vậy muốn áp dụng phần mềm để
quản lý thì buộc phải thay đổi quy trình quản lý

b) Hoạt động của vinamilk trước khi triển khai ERP
-Trong những năm cuối thế kỉ XX, hoạt động kinh doanh, sản xuất
của Vinamilk vẫn còn sử dụng những phần mềm ứng dụng cũ như
Foxpro hay Excel thường xuyên mắc phải những sai sót trong quá trình
tính tốn, việc kiểm sốt lưu trữ chứng từ với khối lượng lớn... điều này
làm cho doanh nghiệp gặp rất nhiều khó khăn.
-Quy trình quản lý hàng hóa đầu vào và đầu ra cũng hồn tồn thủ
cơng, điều này đã dẫn đến một số hậu quả như lượng hàng tồn kho quá
nhiều trong khi sản phẩm đầu ra lại tiêu thụ quá chậm.

-Việc sử dụng máy móc và cơng nhân đều chưa đạt hết công suất…
tất cả những điều này đều đã gây ra tốn kém trong cả quá trình sản xuất
của Vinamilk, trực tiếp ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty.
-Trong hạch tốn, kế tốn thủ cơng Vinamilk vẫn thường gặp phải
những sai sót trong q trình tính tốn. Với hạch tốn theo kiểu thủ
cơng, các cán bộ quản lý của Vinamilk cũng không dễ dàng khi kiểm tra
các bước tốn và các quy trình.

c) Q trình triển khai ERP của Vinamilk: đạt được thành tựu,
còn tồn tại hạn chế
- Thành tựu: Công ty cổ phần sữa Việt Nam Vinamilk có mạng
lưới tới hơn 220,000 điểm kinh doanh phủ đều 63 tỉnh thành
cùng việc đẩy mạnh thâm nhập thị trường ngoại -> vấn đề sản
xuất và quản lý tới các kênh là thách thức cho doanh nghiệp
Vì vậy Vinamilk đã sử dụng hệ thống ERP nhằm nâng cao
hơn vị thế của mình. Trong vịng 2 năm thử nghiệm ứng dụng,
Vinamilk đã từng bước đưa vào dùng và kết nối toàn bộ hệ
thống của mình, từ trụ sở, đến hệ thống kho hàng và nhà máy
trên toàn quốc.
- Hạn chế:
+ cần chi phí đầu tư lớn: do phần lớn những phần mềm
ERP là của nước ngồi, các cơng ty Việt Nam chỉ làm
trung gian triển khia, mất phí bảo trì, nâng cấp hệ
thống,... (cụ thể Vinamilk đã chi 4 triệu USD cho hệ
thống ERP)
+ thời gian kéo dài: quá trình triển khai ERP trải qua nhiều
giai đoạn và thường kéo dài từ 1 -> 3 năm
+ tuy giúp ích nhiều cho doanh nghiệp, khách hàng nhưng
làm mất đi cơ hội việc làm, lợi ích của 1 số nhân viên
+ cần thời gian để thu lợi từ ERP -> cần sự kiên trì thực

hiện
d) Sau khi triển khai ERP -> lợi ích (giúp doanh nghiệp bứt
phá)
-Theo bà Ngơ Thị Trang- Phó tổng giám đốc Vinamilk, trưởng dự án
( tiếp nhận giải pháp ERP) cho biết: Chỉ sau 8 tháng sử dụng, Vinamilk
đã gặt hái được nhiều thay đổi tích cực. Việc thực hiện sản xuất kinh
doanh diễn ra ổn định giúp doanh nghiệp nâng cao lợi thế cạnh tranh.


Đến năm 2019, Vinamilk thành công lọt vào danh sách 200 cơng ty có
doanh thu tốt nhất Châu Á – Thái Bình Dương.

Cải thiện hiệu quả nguồn nhân lực
Hệ thống ERP của Vinamilk hỗ trợ người quản lý đánh giá chính xác hiệu quả
cơng việc mà mỗi nhân viên mang lại. Một nhân sự cập nhật trạng thái công
việc mới thì người quản cũng đồng thời nhận được thơng báo.
Điều này đảm bảo q trình nắm bắt thơng tin liên tục, cụ thể. Mặt khác, ERP
cịn phân tích dữ liệu thu thập được để đề xuất kế hoạch, phương hướng giải
quyết khó khăn cho doanh nghiệp. Ví dụ, những vị trí kém hiệu quả sẽ bị loại
bỏ, thay vào đó là quy trình mới tinh gọn, ít rủi ro hơn.

Tối ưu hóa quy trình thanh tốn
Một trong những tính năng nổi bật của phần mềm ERP là thanh toán tự động
theo cài đặt của doanh nghiệp. Chỉ cần đến thời hạn, việc thanh toán cho nhà
cung cấp hay đối tác sẽ do hệ thống tự động thực hiện.
Không chỉ vậy, giao dịch giữa người bán và người mua cũng trở nên đơn
giản, nhanh chóng. Nhờ ERP liên kết trực tiếp với ngân hàng, khách hàng chỉ
cần quét mã hoặc thao tác trên ứng dụng là có thể hồn tất mua sắm ngay
tức thì.

Cung cấp báo cáo tổng quát cho người quản lý, lãnh đạo
Các sản phẩm của Vinamilk có ảnh hưởng lớn đến sức khỏe người tiêu dùng.
Vì thế, nhiệm vụ quản lý chất lượng từ nguồn nguyên liệu, chế biến, đóng gói
đến khi vận chuyển ln được đặt lên hàng đầu.
Với hệ thống ERP, người quản lý, lãnh đạo dễ dàng nắm bắt bức tranh tổng
quan mọi lúc mọi nơi. Từ đó, họ đưa ra những quyết định chính xác nhất để
tối ưu quy trình làm việc.

Đơn giản hóa nhiều nghiệp vụ
Vinamilk đang cung cấp cho thị trường trong nước và quốc tế khoảng 200
dòng sản phẩm khác nhau. Mỗi dịng sản phẩm lại có chính sách giá, ưu đãi


giảm giá riêng… Theo thời gian, chúng tạo áp lực khơng nhỏ lên việc kiểm
sốt, thống kê. Lúc này, khả năng tự động hóa, đơn giản hóa nghiệp vụ của
ERP được xem là giải pháp ưu việt. Nó giúp cơng ty khắc phục mọi khó khăn,
tăng trưởng rõ rệt về năng suất và doanh thu.

e) So sánh với các doanh nghiệp khác cũng triển khai ERP
-

-

1 số doanh nghiệp tiêu biểu cũng đã ứng dụng thành công ERP vào
hoạt động sản xuất, kinh doanh của mình phải kể đến:
+ Tập đồn Vingroup
+ Ngân hàng TMCP Cơng Thương Việt Nam (VietinBank)
+ Công ty CP cảng Đồng Nai
+ Công ty TNHH Công nghiệp Trí Cường (TCI)
+ Cơng ty CP Eastern Sun Việt Nam

+ thương hiệu nội thất và trang trí BAYA,...
Bên cạnh đó cũng có nhiều doanh nghiệp gặp thất bại do:
+ mâu thuẫn nội bộ trong doanh nghiệp
+ sai lầm khi bắt đầu từ các hoạt động hỗ trợ (Support Activities)
+ Triển khai ERP từng phần,...