Bài giảng hoạch định dự án (planning)

1
HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN
HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN
(Project Planning)
(Project Planning)
Kết thúc phần này bạn sẽ có thể :

Đònh nghiã phạm vi dự án

Hiểu được vai trò hữu ích cuả việc hoạch đònh
dự án và khung hoạch đònh cơ bản

Hiểu tiến trình và công cụ kỹ thuật hoạch đònh
dự án

Mô tả những lỗi thông thường trong hoạch
đònh dự án
2
LI ÍCH CỦA
LI ÍCH CỦA
HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN
HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN

Bảo đảm đạt được mục tiêu

Cải tiến hiệu quả sử dụng nguồn lực

Giúp cho việc kiểm soát và giám sát tiến trình dự án

Gia tăng sự truyền thông/sự phối hợp


Tạo động cơ thúc đẩy mọi người

Đạt được sự tài trợ đối với dự án
3
KHUNG
KHUNG
HOẠCH
HOẠCH
ĐỊNH
ĐỊNH
CƠ
CƠ
BẢN
BẢN
Xác đònh
mục tiêu
Cấu trúc phân việc
(WBS)
Mô tả
công việc
Tổ chức
Hoạch đònh
nguồn lực
Lập
tiến độ
Hoạch đònh việc
kiểm soát
Đònh nghóa phạm vi
dự án
4

XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU DỰ ÁN
XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU DỰ ÁN

Cái gì cần được hoàn thành

Quyết đònh các cấp độ mục tiêu

Mục tiêu SMART
5
CÁC CẤP ĐỘ MỤC TIÊU CUẢ DỰ ÁN
CÁC CẤP ĐỘ MỤC TIÊU CUẢ DỰ ÁN

Mục Tiêu tổng thể (Goal / Overall Objective / Long-term objective)
Một mục tiêu thuộc cấp độ cao.Trình bày đònh hướng tổng quát để từ
đó chỉ ra những mục đích, những hoạt động và những nhiệm vụ

Mục đích dự án (Project objective / Purpose)
Đây là điều chúng ta muốn đạt được sau khi dự án thực hiện có kết
quả.Trình bày những chỉ tiêu cần đạt hoặc những tiêu chuẩn để đánh
giá sự hoàn thành, sự thành công và thành quả của dự án.

Kết qủa dự án (Project outputs / Results)
Sản phẩm trực tiếp và hữu hình của các hoạt động dự án
6


MỤC TIÊU THÔNG MINH
MỤC TIÊU THÔNG MINH

S.M.A.R.T
S.M.A.R.T

Specific Rõ ràng, cụ thể

Measurable Có thể đo lường được

Assignable Có thể phân bổ được

Realistic Có thể thực hiện được

Time-Bound Có giới hạn về thời gian
7
XÁC ĐỊNH PHẠM VI DỰ ÁN
XÁC ĐỊNH PHẠM VI DỰ ÁN
1. Mục tiêu dự án
2. Các kết qủa kỳ vọng
3. Những điểm mốc
4. Các yêu cầu kỹ thuật
5. Những giới hạn và loại trừ
6. Đạt được sự chấp thuận với khách hàng
8
BÁO CÁO PHẠM VI (1)
BÁO CÁO PHẠM VI (1)
1. Mục tiêu dự án
Xây dựng một toà nhà chất lượng cao cho khách
hàng trong vòng 5 tháng với mức chi phí không
vượt quá 1 tỷ
2. Các kết quả kỳ vọng


600m
2
sàn, 1 phòng khách, 3 nhà tắm, 3 phòng ngủ
thiết kế có máy lạnh, hoàn thành căn nhà

Một gara được cách nhiệt và được lót đá

Một nhà bếp được thiết kế để đặt bếp gas, lò viba,
kệ treo tường
9
BÁO CÁO PHẠM VI (2)
BÁO CÁO PHẠM VI (2)
3. Các điểm mốc

Xong giấy phép vào …

Đổ xong móng vào …

Khung nhà, hệ thống cấp thoát nước, điện …

Sơn tường, lót gạch, trang trí nột thất …

Lắp đặt thiết bò …

Bàn giao căn nhà …
10
BÁO CÁO PHẠM VI (3)
BÁO CÁO PHẠM VI (3)
4. Các yêu cầu kỹ thuật


Căn nhà phải phù hợp với tiêu chuẩn xây
dựng đòa phương

Các cửa sổ tránh nắng hướng tây

Vách ngoài tường phủ lớp sơn chống thấm

Trần nhà ở tầng trên cùng xử lý chống thấm
và lót gạch cách nhiệt,…
11
BÁO CÁO PHẠM VI (4)
BÁO CÁO PHẠM VI (4)
5. Các giới hạn và loại trừ

Ngôi nhà được xây dựng theo bản thiết kế của khách hàng

Chủ sở hữu chòu trách nhiệm về phong cảnh

Dụng cụ nhà bếp không bao hàm tủ lạnh

Không bao hàm máy lạnh, nhưng phải đi đường dây máy
lạnh

Nhà thầu chòu trách nhiệm về công việc của nhà thầu phụ

Công trường làm việc từ thứ hai đến thứ sáu, từ 7 giờ đến
17 giờ mỗi ngày
6. Đạt được sự chấp thuận với khách hàng
Khách hàng ký tên vào báo cáo phạm vi dự án
12

MÔ TẢ CÔNG VIỆC
MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Xác đònh các công việc khác nhau cần phải thực
hiện để hoàn thành các mục tiêu dự án

Cầân phân biệt các hoạt động phải thực hiện và các
kết qủa phải đạt được tiếp theo các hoạt động đó.

Cần làm rõ những công việc nào có liên quan với
nhau để có thể tiến hành kiểm soát chúng trong
suốt qúa trình thực hiện dự án.

Công cụ : WBS - Cấu trúc phân đoạn công việc
(Work Breakdown Structure)
13
CẤU TRÚC PHÂN VIỆC - WBS
CẤU TRÚC PHÂN VIỆC - WBS

Là một cấu trúc có thứ bậc phân nhỏ dần công việc dự án
đến các cấp thấp nhất

Là một bản đồ giúp nhà quản lý dự án nhận dạng tất cả
những sản phẩm và các thành phần công việc của dự án

Là một tài liệu cơ bản để :
–
Đònh nghiã và quản lý phạm vi dự án
–
Lập tiến độ hoạt động

–
Phân công trách nhiệm
–
Ước lượng nguồn lực và ngân sách
–
Theo dõi việc thực hiện dự án
WBS là nền tảng cơ bản để ước lượng chi phí, tổ chức, lập
tiến độ và kiểm soát việc thực hiện phù hợp với từng cấp độ
dự án.
14
CẤU TRÚC PHÂN VIỆC - WBS
CẤU TRÚC PHÂN VIỆC - WBS
Nhiệm vụ
1.1.1.0
Mục tiêu dự án
(Project Objective)
1.0.0.0
Hoạt động
1.1.0.0
Hoạt động
1.3.0.0
Hoạt động
1.4.0.0
Hoạt động
1.5.0.0
Hoạt động
1.2.0.0
Nhiệm vụ
1.3.1.0
Nhiệm vụ

1.3.2.0
Nhiệm vụ
1.3.3.0
Nhiệm vụ
1.1.2.0
Cấp 1
(Hoàn thành dự án)
Cấp 2
Cấp 3
Cấp 4
(Gói công việc)
1.3.2.1
WP
1.3.2.2
WP
1.3.2.3
WP
15
WBS dự án xây dựng ngôi nhà
WBS dự án xây dựng ngôi nhà
Ngôi nhà
1.0.0
Xây dựng
1.1.0
HT Điện
1.3.0
HT nước
1.2.0
Móng
1.1.1

Tường/Trần
1.1.2
Cấp nước
1.2.1
Thoát nước
1.2.2
Thiết bò
1.3.2
Dây dẫn
1.3.1
16
WBS – SỰ PHÂN CHIA THEO ĐỀ MỤC
WBS – SỰ PHÂN CHIA THEO ĐỀ MỤC

1.0.0 Dự án xây nhà

1.1.0 Công trình xây dựng

1.1.1 Đổ móng

1.1.2 Tường và trần

1.2.0 Hệ thống nước

1.2.1 Cấp nước

1.2.2 Thoát nước

1.3.0 Hệ thống điện


1.3.1 Dây dẫn

1.3.2 Thiết bò
17
PHÁT TRIỂN WBS
PHÁT TRIỂN WBS
Cái gì sẽ được làm?
Cái gì sẽ được làm?

Dự án và các hoạt động cuả nó có thể được phân tích
theo kết quả hoặc theo các chức năng được yêu cầu.

Không nhất thiết phân chia tất cả các thành phần của
WBS ở cùng một cấp độ

Các thành phần theo cấp bậc trong WBS có mối liên hệ
“Mẹ/con”

Chúng ta có thể ngừng tiến trình chia nhỏ WBS khi
chúng ta tìm thấy mức độ chi tiết cần thiết (Việc ngừng
tiến trình có thể tuỳ thuộc vào mục đích của WBS và tuỳ
thuộc vào từng pha cuả dự án).
18
Gói công việc là cấp thấp nhất của WBS. Một gói công việc được
xác đònh một cách rõ ràng sẽ có những đặc điểm sau :

Đònh nghiã được công việc (Cái gì – What)

Chỉ ra thời gian để hoàn thành gói công việc (Bao lâu – How long)


Chỉ ra ngân sách theo từng thời đoạn để hoàn thành gói công việc
(Chi phí – Cost)

Chỉ ra những nguồn lực cần có để hoàn thành gói công việc (Bao
nhiêu – How much)

Chỉ ra trách nhiệm cuả từng người đối với từng công việc (Ai –Who)

Chỉ ra những điểm cần giám sát đối với việc đo lường tiến trình
GÓI CÔNG VIỆC TRONG WBS
GÓI CÔNG VIỆC TRONG WBS
(Work package in WBS)
(Work package in WBS)
19
WBS THÀNH CÔNG
WBS THÀNH CÔNG

Thực trạng và sự hoàn thành cuả dự án có thể được đo lường
một cách dễ dàng

Nó quen thuộc với đội dự án. Thời gian, chi phí và những
nguồn lực khác có thể được ước lượng môt cách dễ dàng

Nó bao hàm sự phân công công việc mà có thể quản lý, có
thể đo lường và độc lập với sự phân công công việc trong
những hoạt động khác

Thông thường, nó sẽ tạo thành một dòng công việc liên tục
từ khi bắt đầu đến khi kết thúc
20

THỦ TỤC 5-BƯỚC: VÍ DỤ VỀ TỔ CHỨC MỘT HỘI NGHỊ

1. Chia dự án theo những mục tiêu chính của nó
–
1.1 Phát triển một chương trình
–
1.2 Xác lập nơi và ngày tổ chức hội nghò
–
1.3 Thiết kế và thực hiện kế hoạch tiếp thò
21
THỦ TỤC 5-BƯỚC: VÍ DỤ VỀ TỔ CHỨC MỘT HỘI NGHỊ
THỦ TỤC 5-BƯỚC: VÍ DỤ VỀ TỔ CHỨC MỘT HỘI NGHỊ

2. Phân chia các mục tiêu theo công tác
–
1.1 Phát triển một chương trình

1.1.1 Thiết lập chủ đề và đề tài

1.1.2 Tìm kiếm người thuyết minh

1.1.3 Chuẩn bò các tài liệu của hội nghò
–
1.2 Xác lập nơi và ngày tổ chức hội nghò

1.2.1 Xác lập ngày diễn ra hội nghò

1.2.2 Lựa chọn và giao phó các công việc cho nơi tổ chức hội nghò

1.2.3 Xác nhận về các công việc đã sắp xếp

–
1.3 Thiết kế và thực hiện kế hoạch tiếp thò

1.3.1 Soạn thảo và in ấn Brochure của hội nghò

1.3.2 Quảng cáo

1.3.3 Hộp thư của hội nghò

1.3.4 Tiếp nhận và hồi báo về việc đăng ký tham dự hội nghò
22

3. Kiểm tra mỗi hành động theo sự phù hợp với
đặc trưng của công tác và tiến hành phân chia
chi tiết những cái không tuân theo

1.1.3 Chuẩn bò tài liệu cho hội nghò
–
1.1.3.1 Nhận được tài liệu từ người thuyết trình
–
1.1.3.2 Chuẩn bò và in ấn sổ tay của hội nghò
THỦ TỤC 5-BƯỚC: VÍ DỤ VỀ TỔ CHỨC MỘT HỘI NGHỊ
THỦ TỤC 5-BƯỚC: VÍ DỤ VỀ TỔ CHỨC MỘT HỘI NGHỊ
23
WBS Worksheet - Hoäi nghò
WBS Worksheet - Hoäi nghò
24
CHỦ ĐỀ
KẾ HOẠCH HỘI NGHỊ
VỊ TRÍ TIẾP THỊCHƯƠNG TRÌNH

NGÀY
Nơi
TÀI LIỆU NGƯỜI
THUYẾT
TRÌNH
DANH
SÁCH
BROCHURE ĐANG KÝ
NHẬN ĐƯC
CÁC TÀI
LIỆU
CÁC
THIẾT BỊ
CẦN
THIẾT
THIẾT KẾ
BROCHURE
DANH MỤC
THƯ TÍN LIÊN
LẠC
25
TỔ CHỨC
TỔ CHỨC

Xác đònh nhu cầu nhân sự

Tuyển dụng giám đốc dự án và đội dự án

Tổ chức đội dự án


Phân công công việc/Trách nhiệm/Quyền hạn cho
các thành viên trong đội dự án

Hoạch đònh sự phối hợp và sự truyền thông với các
thành viên có liên quan đến dự án

Công cụ : sơ đồ trách nhiệm, sơ đồ tổ chức, sơ đồ
dòng thông tin
Ai sẽ chòu trách nhiệm thực
hiện các nhiệm vụ?