Quy trình mua hàng và đánh giá nhà cung cấp (đầy đủ báo cáo, biểu mẫu đính kèm)

CƠNG TY ABC
Địa chỉ:….

******

QUY TRÌNH
MUA HÀNG VÀ ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG CẤP

Người soạn thảo

Người kiểm tra

Người phê duyệt

Nguyễn Văn A

Nguyễn Văn B

Nguyễn Văn C

Chức vụ

Nhân viên TCHC

Tp. Kinh doanh

Tổng Giám đốc

Ngày

06/01/2023

07/01/2023

08/01/2023

Họ và tên

Chữ ký


QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ ĐÁNH GIÁ
NHÀ CUNG CẤP

Mã số: QT-NS.23
Lần ban hành: 02
Ngày ban hành: 08/01/2023
Bộ phận: Ban ISO
Trang /tổng số trang: 01/05

PHÂN PHỐI TÀI LIỆU
Vị trí
Bản tin

Số bản
1

Vị trí
Phịng Kinh doanh

Số bản

1

Ban ISO

1

Bộ phận cắt

1

Ban điều hành sản xuất

1

Bộ phận may

1

Bộ phận kế tốn

1

Hồn thiện

1

Kế hoạch sản xuất

1

Xuất nhập khẩu

1

Phòng TCHC, nhân sự

1

QA, QC

1

Bộ phận tuận thủ

1

Bộ phận kho

1

THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU
Trang/vị trí sửa đổi

Nội dung sửa đổi

Ban hành lần đầu

QT-KD.23: QUY TRÌNH MUA HÀNG

Lần sửa đổi

Ngày áp dụng

01

06/01/2022

1


QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ ĐÁNH GIÁ
NHÀ CUNG CẤP
1.

Mã số: QT-NS.23
Lần ban hành: 02
Ngày ban hành: 08/01/2023
Bộ phận: Ban ISO
Trang /tổng số trang: 02/05

MỤC ĐÍCH

Quy định thống nhất, trình tự việc mua hàng hóa phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh
doanh của Công ty ABC theo đúng các quy định hiện hành.

2.

PHẠM VI ÁP DỤNG
Áp dụng cho Bộ phận Mua hàng và các phòng, đơn vị liên quan thuộc Công ty.

3.

TÀI LIỆU THAM KHẢO
Tiêu chuẩn ISO 14001:2015.

4.

ĐỊNH NGHĨA VÀ CHỮ VIẾT TẮT

Hàng hóa: là các sản phẩm, dịch vụ thỏa mãn nhu cầu của các đơn vị, phòng ban, cá nhân
trong cơng ty nhằm mục đích phục vụ hoạt động kinh doanh của Công ty.

5.

GĐ: Giám đốc
KHMH : Kế hoạch mua hàng
NCC: Nhà cung cấp
ĐĐH : Đơn đặt hàng
HĐ: Hợp đồng
NỘI DUNG

5.1. Lưu đồ (Xem trang sau)
5.2. Diễn giải
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu mua hàng: Bộ phận có chức năng mua hàng hóa/dịch vụ tiếp
nhận đề nghị mua hàng (QT-KD.23/BM.01) từ các bộ phận có nhu cầu.
Bước 2: Lập Kế hoạch mua hàng:
Trên cơ sở “Yêu cầu mua hàng”, BP có chức năng mua hàng hóa/dịch vụ tập hợp, lập
KHMH theo QT-KD.23/BM.02. Đối với hàng nhập khẩu phải quy chuẩn lại đơn hàng về số
lượng, ngôn ngữ, mã hàng hóa … Trình giám đốc hoặc người được ủy quyền phê duyệt.
Đối với KH cung ứng hàng hóa/dịch vụ của khách hàng đã được phê duyệt kèm với KHSX

thì khơng phải thực hiện bước 2,3 của quy trình này.
Bước 3: Duyệt đề xuất mua hàng
Sau khi lập kế hoạch mua hàng, nhân viên mua hàng trình phụ trách bộ phận và Ban Tổng
Giám đốc duyệt đề xuất mua hàng.

- Nếu không phù hợp: Lập lại đề xuất mua hàng.
- Nếu phù hợp:
o Đã có nhà cung cấp được phê duyệt: chuyển sang bước 6, lập đơn hàng hoặc
hợp đồng mua hàng.

QT-KD.23: QUY TRÌNH MUA HÀNG

2


QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ ĐÁNH GIÁ
NHÀ CUNG CẤP

Mã số: QT-NS.23
Lần ban hành: 02
Ngày ban hành: 08/01/2023
Bộ phận: Ban ISO
Trang /tổng số trang: 03/05

o Chưa có nhà cung cấp: Nhân viên mua hàng thực hiện khảo sát và lựa chọn nhà
cung cấp (bước 4).
Bướ
c

Trách nhiệm

1

BP. Mua hàng

Tiếp nhận yêu cầu
mua hàng

QT-KD.23/BM.01

2

BP. Mua hàng

Lập kế hoạch mua
hàng

QT-KD.23/BM.02

Nội dung

NG

OK

3

Tổng Giám đốc
hoặc người được
ủy quyền

Phê duyệt

4

BP. Mua hàng

Tìm kiếm nhà cung
cấp
NG

OK

5

BP. Mua hàng

Đánh giá NCC

6

BP. Mua hàng

Lập hợp đồng, đơn
đặt hàng

7

Giám đốc hoặc
người được ủy

quyền

Phê duyệt

8

BP. Mua hàng

Thực hiện hợp đồng

NG

NG

Tài liệu

OK

OK

9

BP. Mua hàng

Kiểm tra

10

BP. Liên quan

Nhập kho

Lưu hồ sơ
QT-KD.23: QUY TRÌNH MUA HÀNG

3


QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ ĐÁNH GIÁ
NHÀ CUNG CẤP
Bướ
c

Trách nhiệm

11

BP. Mua hàng

Nội dung

Mã số: QT-NS.23
Lần ban hành: 02
Ngày ban hành: 08/01/2023
Bộ phận: Ban ISO
Trang /tổng số trang: 04/05

Tài liệu

Bước 4: Khảo sát, lựa chọn nhà cung cấp

- Bộ phận có chức năng mua hàng triển khai tìm kiếm, đánh giá, lựa chọn nhà cung
cấp theo QT-KD.23/BM.03.
- Tiêu chí đánh giá, lựa chọn NCC:
o Uy tín của nhà cung cấp sản phẩm dịch vụ, sự tuân thủ các quy định của pháp
luật của Nhà nước;
o Chất lượng sản phẩm dịch vụ cung cấp;
o Hiệu suất cung cấp sản phẩm dịch vụ;
o Giá cả SP/DV và phương thức thanh toán;
o Dịch vụ khách hàng của NCC;
o Tính lâu dài, bền vững của NCC;
o Rủi ro tài chính của NCC;
- Trên cơ sở đó lập danh sách nhà cung cấp theo QT-KD.23/BM.04 trình Tổng
giám đốc hoặc người được ủy quyền phê duyệt.
Bước 5: Duyệt nhà cung cấp
Tổng Giám đốc hoặc người được ủy quyền xem xét các đánh giá nhà cung cấp, phê duyệt
danh sách nhà cung cấp. Nếu danh sách được duyệt thì chuyển sang bước tiếp theo của quy
trình. Nếu khơng phê duyệt thì hướng dẫn bộ phận có chức năng mua hàng tìm kiếm, đánh giá,
lựa chọn và lập lại danh sách nhà cung cấp
Bước 6: Lập đơn hàng, hợp đồng:
Dựa trên danh sách các nhà cung cấp và KHMH đã phê duyệt, bộ phận có chức năng mua
hàng tiến hành đàm phán với các nhà cung cấp, xác nhận đơn hàng và lập hợp đồng hoặc đơn
đặt hàng và các thủ tục cần thiết khác, trình Tổng giám đốc hoặc người được ủy quyền xem xét
phê duyệt.
Bước 7: Phê duyệt đơn hàng, hợp đồng mua hàng
Tổng Giám đốc hoặc người được ủy quyền xem xét, phê duyệt đơn đặt hàng và ký hợp
đồng. Nếu phê duyệt thì chuyển sang bước 8. Nếu khơng duyệt thì hướng dẫn lại bộ phận có
chức năng mua hàng lập lại đơn đặt hàng, hợp đồng.
Bước 8: Mua hàng

QT-KD.23: QUY TRÌNH MUA HÀNG

4


QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ ĐÁNH GIÁ
NHÀ CUNG CẤP

Mã số: QT-NS.23
Lần ban hành: 02
Ngày ban hành: 08/01/2023
Bộ phận: Ban ISO
Trang /tổng số trang: 05/05

Bộ phận có chức năng mua hàng phối hợp với bộ phận đề nghị mua hàng hoặc bộ phận có
liên quan khác theo dõi, kiểm tra, giám sát việc thực hiện theo đúng các nội dung đã thỏa thuận
với nhà cung cấp.
Đối với phòng Xuất - Nhập khẩu phải thực hiện đầy đủ các thủ tục nhập khẩu theo quy
định của nhà nước. Trong trường hợp nhập ủy thác, việc lựa chọn đối tác cung cấp dịch vụ này
được thực hiện theo các bước trong quy trình này. Khi có các thơng tin hàng về phịng Xuất Nhập khẩu lập thông báo theo quy định.
Đối với hàng hóa/dịch vụ đưa vào sử dụng ngay thì thực hiện theo bước 10. Cịn hàng hóa
cần thiết nhập kho thì thực hiện theo bước 9.
Bước 9: Kiểm tra
Khi hàng về, bộ phận mua hàng phối hợp với các bộ phận, phịng ban liên quan để tiến
hành kiểm tra hàng hóa đầu vào nhằm xác nhận hàng hóa nhập về đáp ứng đầy đủ các yêu cầu
đã thỏa thuận trong hợp đồng/ đơn đặt hàng.
Bước 10: Nhập kho
Khi hàng hóa cần thiết nhập kho, bộ phận có chức năng mua hàng tiến hành nhập kho theo
đúng quy trình Quản lý kho.
Bước 11: Lưu hồ sơ

Bộ phận mua hàng và các bộ phận liên quan tập hợp và lưu lại toàn bộ các thủ tục, hồ sơ
theo quy định hiện hành. (trường hợp bản chính là duy nhất kèm chứng từ thanh tốn thì lưu
bản photo).
6. HỜ SƠ
TT

TÊN HỜ SƠ

MÃ HIỆU

THỜI GIAN
LƯU

1

Đề nghị mua hàng

QT-KD.23/BM.01

02 Năm

2

Kế hoạch mua hàng

QT-KD.23/BM.02

02 Năm

QT-KD.23/BM.03

02 Năm

QT-KD.23/BM.04

02 Năm

3
4

Phiếu đánh giá lựa chọn nhà
cung cấp
Danh sách nhà cung cấp
được duyệt

VỊ TRÍ LƯU

BP. Mua
hàng
BP. Mua
hàng
BP. Mua
hàng
BP. Mua
hàng

-------------------------    --------------------------

QT-KD.23: QUY TRÌNH MUA HÀNG

5