Thảo luận nhóm quy trình kiểm soát nội bộ quy trình mua hàng – phải trả tại công ty TNHH s4 FASHION PARTNER

Mục lục
Mục lục.................................................................................................................................. 1
II.CHÍNH SÁCH CỦA CÔNG TY ĐỐI VỚI QUY TRÌNH MUA HÀNG:.....................9


1

LỜI MỞ ĐẦU
Nền kinh tế thị trường, đặc biệt là giai đoạn khó khăn hiện nay đã tạo một áp lực mạnh mẽ
đối với các doanh nghiệp là làm sao để đáp ứng tốt nhu cầu thị trường và tạo ra lợi nhuận
cao nhất. Để đạt được điều này, một vấn đề quan trọng mà các công ty luôn tìm cách tối ưu
hóa là giảm thiểu chi phí và chống thất thoát tài sản. Đối với một doanh nghiệp sản xuất quy
mô lớn như công ty TNHH S4 FASHION PARTNER thì quá trình mua nguyên phụ liệu
phục vụ cho hoạt động sản xuất của đơn vị rất phức tạp. Do đó một hệ thống kiểm soát nội
bộ quy trình mua hàng - phải trả chặt chẽ tại công ty sẽ ngăn ngừa được các rủi ro, hạn chế
đến mức thấp nhất các sai sót dẫn đến việc thất thoát, lãng phí làm tăng chi phí đầu vào.
Ngoài ra kiểm soát tốt quy trình mua hàng sẽ có tác động tích cực đến các quy trình khác,
như quy trình sản xuất sẽ có được nguyên liệu phù hợp nhất để sản xuất, đáp ứng đúng, đủ
theo đơn hàng của khách hàng. Từ đó công ty sẽ dần tạo được uy tín với khách hàng, đẩy
mạnh quá trình tiêu thụ, mở rộng sản xuất. Tóm lại kiểm soát tốt quy trình mua hàng góp
phần mang lại hiệu quả thiết thực cho hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty. Xuất phát
từ thực tế đó, nhóm đã chọn đề tài nghiên cứu là “Quy trình kiểm soát nội bộ quy trình
mua hàng – phải trả tại công ty TNHH S4 FASHION PARTNER”.

Nhóm thực hiện: Nhóm 5

GVHD: THS. Trần Thị Thu Hằng


2

I.
1.

TỔNG QUAN VỀ S4 FASHION PARTNER:
Lịch sử hình thành và phát triển công ty:

CÔNG TY TNHH S4 FASHION PARTNER được thành lập ngày 10/7/2008 theo quyết
định số 3232/QĐ-BCN của Bộ Công Nghiệp.
Tên gọi công ty: Công ty TNHH S4 FASHION PARTNER
Địa chỉ: Lô A- C1 – CN&A -14 – CN, KCN Mỹ Phước 3, Huyện Bến Cát, Tỉnh Bình Dương
Giám đốc/Đại diện pháp luật: Sebastian Sasse
Là công ty mới thành lập, tuy nhiên ông ty được đầu tư với số vốn khá lớn, các trang thiết bị
máy móc tiên tiến, tuyển chọn trình độ nhân viên có tay nghề, nên qua 5 năm hoạt động đến
nay công ty đã hoạt động khá mạnh, việc kinh doanh của công ty đạt hiệu quả cao với tốc độ
tăng trưởng từ 15-25% một năm.
Ngày nay, công ty đã xây dựng thương hiệu của mình trên thị trường các nước như
Singapor, Đài Loan, Hồng Kong …
2.

Lĩnh vực hoạt động, sản xuất, chức năng và nhiệm vụ của công ty

Hoạt động chính: Sản xuất hàng may sẵn, may trang phục sản xuất.
3.
Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý tại công ty
3.1
Cơ cấu tổ chức.
3.1.1 Sơ đồ tổ chức –bộ máy quản lý

Nhóm thực hiện: Nhóm 5

GVHD: THS. Trần Thị Thu Hằng


3

Giám Đốc

Phó Giám Đốc 1

Phòng tổ
chức hành
chính

Phó Giám Đốc 2

Phòng tài
chính kế
toán

Xí nghiệp
may 1

Phòng kỹ
thuật sản
xuất

Phòng
kinh
doanh

Xí nghiệp
may 2

Xí nghiệp
cơ khí

Quan hệ phối hợp
Quan hệ lãnh đạo trực tiếp

Nhóm thực hiện: nhóm 5

GVHD: THS. Trần Thị Thu Hằng


4

3.1.2 Chức năng của từng bộ phận, phòng ban trong công ty:
Giám đốc: Là người tổ chức điều hành mọi hoạt động của công ty. Giám đốc cũng là người
chịu trách nhiệm trước luật, lãnh đạo công ty hoạt động theo đúng pháp luật hiện hành, đảm
bảo an toàn về mọi mặt.
Phó giám đốc: Là người tham mưu giúp việc cho giám đốc, chịu trách nhiệm trước giám
đốc. PGĐ sẽ được giám đốc phân công trách nhiệm, ủy quyền trực tiếp phụ trách một số lĩnh
vực chuyện môn, nghiệp vụ hoặc các công việc theo yêu cầu cụ thể của tổ chức bộ máy.
Phòng tổ chức hành chính: Tham mưu cho GĐ về mô hình tổ chức bộ máy sản xuất, quản
lý nguồn nhân lực, thực hiện đào tạo tuyển dụng và phân công lao động, thực hiện tốt các
thông tư công văn bảo mật theo quy định, thực hiện tốt các công tác chính trị nội bộ, bảo vệ
môi trường, phòng cháy chữa cháy, duy trì an toàn lao động và vệ sinh công nghiệp
Phòng tài chính kế toán : Tổ chức hoạch toán kế toán về hoạt động sản xuất kinh doanh
của công ty. Phòng tài chính- kế toán chịu trách nhiệm phản ánh đầy đủ tình hình sử dụng
vốn vào các hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình biến động lao động, vật tư và tập hợp

đầy đủ các chi phí sản xuất để tính giá thành sản phẩm, xác định kết quả kinh doanh, phân
phối thu nhập một cách công bằng và hợp lý theo đúng chế độ quy định của Nhà nước, thực
hiện các nghĩa vụ thuế đối với ngân sách, đồng thời thực hiện các chức năng về quản lý và
chịu trách nhiệm trước GĐ về mọi hoạt động.
Phòng kế hoạch kinh doanh: Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh và điều độ kế hoạch sản
xuất kinh doanh của công ty; quyết định cung ứng và quản lý phụ tùng, vật tư, nguyên liệu,
từng loại hàng hóa, thực hiện các hoạt động kinh doanh phụ trách đầu ra cho các sản phẩm
của công ty. Phòng gồm:
-

Bộ phận mua hàng:

Nhiệm vụ khảo sát giá nhà cung cấp, lập hợp đồng, đơn đặt hàng,…. Theo yêu cầu mua
nguyên vật liệu và các đồ dùng cần cho việc sản xuất.
-

Bộ phận nhận hàng:

Kiểm tra chất lượng, số lượng hàng mua trước khi nhập kho.
Phòng kỹ thuật sản xuất bao gồm:
Xí nghiệp may:
Tổ chức may các loại sản phẩm may mặc dân dụng theo chỉ thị của cấp trên.
Xí nghiệp cơ khí:
Đáp ứng được nhu cầu khi có sự cố máy móc xảy ra, đảm bảo không bị gián đoạn trong quá
trình sản xuất nhằm tạo ra những sản phẩm đạt chất lượng cao.
Bộ phận kho:
Tiến hành quản lý xuất nhập nguyên vật liệu, thành phẩm theo yêu cầu của bộ phận sản xuất.
Nhóm thực hiện: nhóm 5

GVHD: THS. Trần Thị Thu Hằng

5

4.
Cơ cấu tổ chức công tác kế toán
4.1
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Phòng Tài chính- Kế toán gồm có 7 nhân viên tại công ty và một số nhân viên ở các xí
nghiệp trực thuộc:
Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợp
Kế toán thanh toán ( tiền mặt, ngân hàng)
Kế toán giá thành
Kế toán vật tư
Kế toán công nợ
Thủ quỹ
Nhân viên thống kê ở các xí nghiệp.

Kế toán trưởng

Thủ quỹ
Kế toán
tổng hợp

Kế toán
thanh
toán

Kế toán

giá thành

Kế toán
công nợ

Kế toán
vật tư

Nhân viên thống kê ở các xí nghiệp

4.2

Chức năng và nhiệm vụ của bộ phận kế toán

Bộ máy kế toán tại công ty hiện được áp dụng theo mô hình kế toán tập trung, mọi công tác
kế toán đều được tập trung tại phòng kế toán. Các bộ phận như: kho, các phân xưởng có
nhiệm vụ ghi chép số liệu … rồi định kỳ chuyển số liệu lên phòng kế toán.
Nhóm thực hiện: nhóm 5

GVHD: THS. Trần Thị Thu Hằng


6

-

Kế toán trưởng:

Tổ chức thực hiện công tác kế toán trong đơn vị, giúp Giám đốc giám sát tình hình tài chính
và tham mưu các vấn đề về tình hình tài chính tại đơn vị như xây dựng kế hoạch vay vốn,

các phương pháp kinh doanh … thực hiện các quy định về kế toán, tài chính trong đơn vị.
Kiểm tra giám sát công việc của các kế toán phần hành, phê duyệt các chứng từ …
-

Kế toán tổng hợp:

Lập các báo cáo tài chính theo yêu cầu của Bộ tài chính và của công ty.
Ghi và giữ sổ cái, sổ thống kê.
Theo dõi công tư xây dựng cơ bản, tổng hợp các khoản tiền, lương cho từng xí nghiệp được
bộ phận thống kê gửi lên. Phân bổ lương cho từng sản phẩm, cuối tháng kết chuyển cho kế
toán tính giá thành.
Theo dõi tăng giảm sử dụng tài sản cố định, hằng tháng trích khấu hao và trích chi phí trả
trước cố định. Cuối tháng lập bảng tính khấu hao tài sản cố định rồi chuyển cho kế toán giá
thành.
-

Kế toán vật tư:

Cập nhật số liệu nhập xuất tồn từng loại vật tư về cả số lượng lẫn giá trị.
Kiểm kê, đánh giá định kỳ và cung cấp số liệu cho kế toán tổng hợp.
Lập báo cáo thống kê về phần hành công việc của mình khi có yêu cầu.
-

Kế toán giá thành:

Cuối tháng lập báo cáo
+Báo cáo phân bổ tiền lương
+Báo cáo trích khấu hao tài sản cố định
+Báo cáo sử dụng điện nước
+Báo cáo sản phẩm dở dang ở xí nghiệp

+Hóa đơn xuất kho nguyên vật liệu,công cụ dở dang
Tính giá thành chi tiết cho từng loại sản phẩm ở từng công đoạn
Ghi các loại sổ chi tiết có liên quan đến phần công việc của mình.
Lập báo cáo thống kê về phần hành công việc của mình khi có yêu cầu .
-

Kế toán thanh toán:

Theo dõi các loại vốn bằng tiền, các khoản đi vay và các khoản thanh toán.
Nhóm thực hiện: nhóm 5

GVHD: THS. Trần Thị Thu Hằng


7

Hàng tháng theo dõi tình hình sử dụng điện và các chi phí khác bằng tiền theo từng xí
nghiệp. Cuối tháng gửi báo cáo tình hình sử dụng điện, nước, hóa đơn các chi phí khác để kế
toán giá thành phân tích và phân bổ cho từng đối tượng chịu chi phí.
Lập các báo cáo thống kê về phần công việc của mình khi có yêu cầu.
-

Kế toán công nợ:

Theo dõi tình hình công nợ, các khoản phải thu khách hàng và phải trả cho người bán. Lập
báo cáo công nợ khi cần thiết.
-

Thủ quỹ:

Bảo quản và thực hiện thu chi bằng tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ …
Sử dụng các sổ chi tiết để quản lý quỹ.
Lập báo cáo thu chi khi có yêu cầu.
-

Nhân viên thống kê ở các xí nghiệp:

Tính lương cho công nhân ở xí nghiệp mình
Theo dõi tính hình nhập xuất tồn các loại nguyên liệu, thành phẩm của đơn vị mình và lập
báo cáo định kỳ.
Tổ chức luân chuyển chứng từ
Kiểm tra chứng từ ban đầu, phân loại chứng từ, định khoản, theo dõi chi tiết và tổng hợp,
hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, đồng thời lập báo cáo tài chính.
4.3

Chế độ kế toán áp dụng tài công ty.

Công ty áp dụng chế độ kế toan theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/3/2006, sửa đổi bổ
sung theo thông tư số 116/2007/TTT-BTC ngày 31/12/2007 của BTC
4.4

Hình thức kế toán áp dụng tại công ty.

Hiện nay, công ty đang áp dụng hình thức “ nhật kí chung”. Hàng ngày, căn cứ vào các
chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ
Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo
các tài khoản kế toán phù hợp. Đơn vị thực hiện ghi sổ, thẻ kế toán chi tiết đồng thời với
việc ghi sổ Nhật ký chung.
Đơn vị thực hiện ghi nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm
căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ cuối tháng,

tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái,
sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký
đặc biệt.
Nhóm thực hiện: nhóm 5

GVHD: THS. Trần Thị Thu Hằng


8

Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết
(được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Hệ thống sổ chi tiết mà công ty đang sử dụng là: sổ theo dõi sản xuất, sổ tài sản chi tiết
thành phẩm hàng hóa, sổ chi tiết vật tư, sổ chi tiết công nợ, sổ tài sản cố định. Hệ thống tổng
hợp là sổ cái tài khoản 111,112, 131, 152, ..,

Nhóm thực hiện: nhóm 5

GVHD: THS. Trần Thị Thu Hằng


9

II.

CHÍNH SÁCH CỦA CÔNG TY ĐỐI VỚI QUY TRÌNH MUA HÀNG:

- Đặt hàng: Khi công ty nhận được đơn hàng của khách hàng, bộ phận Kỹ thuật- sản
xuất thực hiện tính toán lượng nguyên vật liệu cần thiết dựa trên định mức tiêu hao nguyên

vật liệu của công ty và số lượng thành phẩm cần sản xuất, gửi kèm Phiếu yêu cầu mua hàng.
Khi được xét duyệt thì mới được lập Đơn đặt hàng gửi cho bộ phận mua hàng.
- Lựa chọn nhà cung cấp: Đối với nhà cung cấp có chất lượng nguyên vật liệu tốt, đảm
bảo cung ứng nguyên vật liệu kịp thời, đầy đủ ,… (dựa vào tiêu chí xét chọn của công ty) thì
được ưu tiên lựa chọn cung cấp nguyên vật liệu thường xuyên cho công ty.
Công ty đưa ra những nguyên tắc đạo đức đối với nhà cung cấp như không tặng quà, hoa
hồng cho nhân viên mua hàng, chỉ làm việc với những nhận viên mua hàng đã được chỉ
định, … để các giao dịch kinh doanh được thực hiện trung thực, liêm chính.
Thường xuyên tìm kiếm các nguồn cung cấp mới, tốt để tránh bị thiếu hụt nguồn nguyên
vật liệu khi các nhà cung cấp cũ gặp vấn đề về nguồn cung cũng như để so sánh giá cả giữa
các nhà cung cấp nhằm tối thiểu hóa chi phí cho công ty.
- Thanh toán: Ưu tiên thanh toán trước cho các nhà cung cấp mà thường xuyên cung
cấp các loại nguyên vật liệu chính phục vụ cho việc sản xuất của công ty.
Sau khi kiểm tra độ chính xác của hóa đơn, kế toán theo dõi công nợ riêng rẽ cho từng
nhà cung cấp và theo dõi hóa đơn theo thời hạn thanh toán để xác định thời gian thanh toán
kịp thời, chính xác.
Việc thanh toán cho nhà cung cấp luôn được phê duyệt và chuyển tiền bằng hình thức
chuyển khoản hay chi tiền mặt (theo thỏa thuận trên hợp đồng) và đóng dấu “đã thanh toán”
để tránh thanh toán 2 lần cho cùng hóa đơn.
- Tất cả các hợp đồng đều phải có sự phê duyệt của ban giám đốc nhằm tránh rủi ro
gian lận.
- Khen thưởng cho bộ phận mua hàng nói chung và nhân viên nói riêng khi hoàn thành
tốt việc mua hàng, đem lại lợi ích cho công ty.
- Các giấy tờ cần lưu ở nhiều bộ phận khác nhau như Đơn đặt hàng, Phiếu nhập kho,
Phiếu chi, … cần được lập thành nhiều liên, đánh số liên tục và lưu trữ.
- Các chứng từ làm việc chỉ được thực hiện khi có đầy đủ sự phê duyệt trên chứng từ.

Nhóm thực hiện: Nhóm 5

GVHD: THS. Trần Thị Thu Hằng

10

III.

1.

1.1

QUY TRÌNH MUA HÀNG- NỢ PHẢI TRẢ TẠI CÔNG TY TNHH
S4 FASHION PARTNER:
Quy trình mua hàng
Lưu đồ chứng từ
A

BP sản xuất

BP mua hàng
Soạn thảo
Hợp đồng

Bảng YCMH 1
Thông tin NCC

Lập, phê
duyệt kế
hoạch sản
xuất

Bảng báo giá
Hợp đồng

Bảng YCMH
Thông tin NCC
Lựa chọn,
so sánh
NCC

Bảng YCMH 1

BP mua
hàng

N

Bảng báo giá
Phiếu so sánh
Lập đơn đặt
hàng

Bảng YCMH
Thông tin NCC
Bảng báo giá

N

Phiếu so sánh
ĐĐH
ĐĐH

Phê duyệt
PSS

Bảng YCMH
Thông tin NCC
Bảng báo giá

Đơn đặt hàng

Nhà
cung cấp

Phiếu so sánh
(duyệt)

A

Nhóm thực hiện: Nhóm 5

GVHD: THS. Trần Thị Thu Hằng

BP nhận
hàng


11

1.2
Mục tiêu
Đảm bảo lựa chọn tốt nhà cung cấp để mua hàng và đảm bảo các bước trong quy trình mua

hàng được thực hiện đầy đủ dưới sự cho phép, phê duyệt của các cấp quản lý.
1.3
Mô tả lưu đồ

Lập yêu cầu mua hàng

Bộ phận sản xuất
Khi nhận được yêu cầu mẫu mã từ khách hàng, bộ phận sản xuất sẽ xem xét, đánh giá và
tính ra định mức kỹ thuật (tính ra % vải chính, vải lót, phụ liệu… cần dùng để may được một
sản phẩm) cũng như loại vải cần dùng.
Sau đó, bảng định mức kỹ thuật sẽ được đính kèm với phiếu yêu cầu mua hàng gửi cho
Trưởng Bộ phận sản xuất. Ngoài ra nhân viên bộ phận sản xuất cần kết hợp với thủ kho để
biết được số lượng tồn kho nguyên vật liệu và số lượng cần mua thêm.

Nhà quản lý phê duyệt mua hàng

Trưởng bộ phận sản xuất
Dựa vào phiếu yêu cầu mua hàng và bảng định mức kỹ thuật, xem xét việc yêu cầu mua
hàng như vậy là phù hợp chưa? Nếu đã phù hợp, trưởng bộ phận sản xuất sẽ ký tên phê
duyệt việc mua hàng.
Mẫu phiếu yêu cầu mua hàng

Nhóm thực hiện: nhóm 5

GVHD: THS. Trần Thị Thu Hằng


12

CÔNG TY TNHH S4 FASHION PARTNER

Webite:

Email:

Tel:

Fax:
PHIẾU ĐỀ XUẤT MUA VẬT TƯ, HÀNG HÓA, CÔNG CỤ

Họ và tên người đề xuất: NGUYỄN VĂN A
Ban/Phòng/Đơn vị: Phòng kỹ thuật
Căn cứ nhu cầu: Mua nguyên vật liệu cho Hợp đồng bán hàng số hiệu HĐA34/04
Đề xuất các loại hàng hóa, vật tư, công cụ sau:

Stt

Tên hàng
hóa, mã
hiệu

Màu sắc ĐVT

Số lượng Đơn giá dự
toán

Thành tiền

01

Vải Royel

đen

m

2.000

47.000

94.000.000

02

Vải kẻ AT

xanh

m

3.000

35.500

106.500.000

(VND)

TPHCM, ngày 23 tháng 4 năm 2014
Người đề nghị
Nguyễn Văn A

Nhóm thực hiện: nhóm 5

Trưởng phòng sản xuất
Lê Văn Đức

GVHD: THS. Trần Thị Thu Hằng

Ghi
chú


13


Lựa chọn nhà cung cấp

Bộ phận mua hàng
Trong một số trường hợp khách hàng sẽ yêu cầu một số nhà cung cấp nguyên vật liệu cụ thể
để sản xuất cho đơn đặt hàng của họ.
Nếu khách hàng chưa chỉ định nhà cung cấp thì Bộ phận mua hàng sẽ trực tiếp tìm kiếm
nguồn cung cấp dựa trên bảng báo giá của tối thiểu 3 nhà cung cấp, việc lựa chọn nhà cung
cấp nào dựa trên nhiều nguồn thông tin khác nhau.
Tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp
Bộ phận mua hàng tìm kiếm nhà cung ứng trên tất cả các phương tiện thông tin đại chúng,
quảng cáo, chào hàng, các đối tác quen biết trong ngành.. để tìm ra nhà cung ứng với chi phí
hợp lý nhất. Việc tìm kiếm nhà cung ứng phải đáp ứng các nhu cầu:
Nhà cung cấp có chất lượng nguyên vật liệu đảm bảo yêu cầu chất lượng và quy trình
sản xuất sản phẩm.
Có đủ năng lực đáp ứng nhu cầu về nguyên vật liệu phục vụ sản xuất nhu cầu công ty

Phương thức thanh toán phù hợp với chính sách tài chính của công ty
Ngoài ra có một số yêu cầu như: Hỗ trợ trợ quá trình vận chuyển, thái độ phục vụ,…
Thông qua những thông tin thu thập trên, bộ phận mua hàng và bộ phận sản xuất cùng nhau
lựa chọn nhà cung cấp dựa trên những tiêu chí:
Năng lực sản xuất
Trình độ công nghệ
Quy mô sản xuất, thị phần
Năng lực tài chính, các khách hàng chính của nhà cung cấp

Lập phiếu so sánh

Bộ phận mua hàng
Sau khi xem xét lựa chọn nhà cung cấp, Bộ phận mua hàng sẽ lập phiếu so sánh nhà cung
cấp sau khi đã chọn ra 3 nhà cung cấp tốt.
Mẫu phiếu so sánh

Nhóm thực hiện: nhóm 5

GVHD: THS. Trần Thị Thu Hằng


14

CÔNG TY TNHH S4 FASHION PARTNER
BẢNG SO SÁNH GIÁ CUNG CẤP NGUYÊN PHỤ LIỆU ( HĐA34/04)
Người lập: Nguyễn Thị B
Họ và tên người đề xuất: NGUYỄN THỊ B
Ban/Phòng/Đơn vị: Phòng mua hàng
TPHCM, ngày…tháng…năm…
Tên nhà cung cấp

Loại nguyên Đơn vị tính
phụ liệu

Công ty cổ
phần nguyên
phụ liệu Nha
Trang

Công ty
TNHH
Phương
Đông

Công ty
Ghi chú
TNHH Quốc
Oai

Vải kaki
m
100% cotton

59.000

60.000

59.500

Vải nỉ

m

42.000

42.500

43.000

Vải dệt kiểu
Jacquard

m

45.000

41.000

44.000

Dây kéo
Nylon

100 cái

12.000

12.000

11.000

Cúc tròn
13mm

100 cái

15.000

20.000

16.000

Đầu khóa
56k.56

100 cái

21.000

22.000

19.000

900.000

800.000

600.000

Phí vận chuyển

Người lập

Nhóm thực hiện: nhóm 5

Trưởng bộ phận

Giám đốc

GVHD: THS. Trần Thị Thu Hằng


15

Phê duyệt mua hàng

Ban Giám đốc
Bộphận mua hàng gửi thông tin của các nhà cung cấp kèm theo Phiếu so sánh và bảng báo
giá cho Ban giám đốc. Sau khi xem xét bảng so sánh, Ban giám đốc sẽ ký phê duyệt chọn
nhà cung cấp tốt nhất và phù hợp nhất.
Mẫu bảng báo giá
CÔNG TY TNHH NGUYÊN PHỤ LIỆU MAY QUỐC OAI
Văn phòng đại diện: 33 Hông lạc, P.14, Q.Tân Bình, TP.HCM
Tel: (08) 22060234

Fax: (08) 22060234

Xưởng sản xuất: Khu Công Nghiệp Tây Bắc - Củ Chi, B3-3 Quốc Lộ 22, X. Tân An Hội,
H. Củ Chi, Tp. Hồ Chí Minh
BẢNG BÁO GIÁ
Công ty TNHH nguyên phụ liệu may Quốc Oai chân thành cảm ơn. Quý công đã quan

tâm đến sản phẩm của công ty chúng tôi. Xin được gửi đến quý khách bảng báo giá
nguyên liệu vải may mặc với những chi tiết sau:
Stt

Loại vải

ĐVT

Đơn giá

01

Denil khổ 1,6m

m

22.000

02

Kaki65/35

m

32.000

03

Kaki 100% cotton lỡ

m

59.000

04

Kaki 100% cotton dày

m

49.000

Ghi chú

Chú ý: - Đơn giá trên chưa bao gồm VAT
-

Bảng giá có hiệu lực từ ngày 05/04/2014 đến 20/04/2014
Vận chuyển trong phạm vi TP.HCM, Đồng Nai, Bình Dương
Chi phí vận chuyển thỏa thuận trong hợp đồng

Mọi thắc mắc xin liên hệ qua số điện thoại (08) 22060234 để biế rõ hơn chi tiết.

Nhóm thực hiện: nhóm 5

GVHD: THS. Trần Thị Thu Hằng


16


Lập hợp đồng và gửi cho khách hàng

Bộ phận mua hàng
Sau khi BGĐ phê duyệt mua hàng, bộ phận mua hàng và các bộ phận liên quan đến việc
mua hàng soạn thảo hợp đồng với những điều khoản được xem là những thỏa thuận cơ bản
cho các đơn đặt hàng trong tương lai. Sau đó Bộ phận mua hàng gửi đơn đặt hàng đã lập cho
nhà cung cấp và sắp xếp thời gian giao nhận.

Lập dự toán chi phí
Chi phí mua NVL trực tiếp đối với công ty sản xuất, gia công là chủ yếu. Do hạn chế về
thời gian và số liệu nên nhóm chỉ đưa ra trường hợp lập dự toán chi phí mua NVL trực tiếp.


Bộ phận kỹ thuật - sản xuất

Căn cứ vào nhu cầu sử dụng thực tế thuộc phạm vi do bộ phận mình quản lý, căn cứ vào
định mức sử dụng của các kỳ trước và tốc độ gia tăng nhu cầu sử dụng, căn cứ vào mức tồn
kho hiện có
Đầu mỗi quý, trưởng các bộ phận kỹ thuật - sản xuất sẽ lập dư toán chi phí trong quý, ký
nhận và chuyển cho bộ phận kế toán theo dõi.
Khi có chi phí phát sinh, phòng kỹ thuật sản xuất sẽ phân công nhân viên ghi chép cập nhật
các chi phí.
Cuối quý, so sánh giữa dự toán và thực tế phát sinh, tiến hành phân tích tình hình thực hiện
kế hoạch chi phí để tiến hành lập dự toán cho quý sau



Lập bảng phân tích chi phí:
Trưởng bộ phận kỹ thuật – sản xuất

Cuối quý, trưởng bộ phận tiến hành tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch về chi phí phát
sinh trong tháng rồi gửi về bộ phận kế toán.


Kế toán tổng hợp

Đối chiếu sổ nhật ký với sổ theo dõi chi phí của từng bộ phận và đối chiếu với bảng tổng
hợp tình hình thực hiện kế hoạch của trưởng bộ phận nhằm quản lý chi phí mua hàng của
từng bộ phận.
Dưới đây là minh họa bảng lập chi phí mua NVL trực tiếp tại công ty
Tên NVL : Vải các loại, nút và phụ tùng, chỉ các loại, vật liệu khác.
HTK: thành phẩm
Chi phí NVL trực tiếp bao gồm chi phí phụ liệu, bao bì, nút, phụ tùng và vật liệu khác
CPNVLTT= SLSPSX x Mức tiêu hao NVL x Đơn giá mua
CPNVLTT chịu ảnh hưởng 3 nhân tố
Nhóm thực hiện: nhóm 5

GVHD: THS. Trần Thị Thu Hằng


17

-

Số lượng sản phẩm sản xuất
Định mức tiêu hao NVL
Đơn giá mua
Quý 1

Quý 2

Quý 3

Quý 4

Hàng bán quý tới (dự
toán)

5350

4964

6217

3469

TL % HTK

10%

10%

10%

10%

HTK cuối kì

535

496

622

347

Cộng hàng bán quý này

4320

6790

4567

5320

Tổng lượng hàng cần
thiết

4855

7286

5189

5667

Trừ HTK đầu kì

350

457

392

620

Thành phẩm cần sx quý
này

4505

6829

4797

5047

NVL
Định mức tiêu hao
NVL cho 1 sp

Đơn giá NVL

Vải các loại (kg)

1,12

114.500đ

Nút và phụ tùng (kg)

0,32

56.700đ

Bao bì (cuộn)

1,4

45.500đ

Vật liệu khác (kg)

0,45

32.900đ

Chi phí NVL từng quý
Vải các loại

577.721.200

875.750.960

615.167.280

647.227.280

Nút và phụ tùng

81.738.720

123.905.376

87.036.786

91.572.768

Bao bì

286.968.500

435.007.300

305.568.900

321.493.900

Vật liệu khác

66.696.525

101.103.345

71.019.585

74.720.835

Tổng cộng

1.103.124.94

1.535.766.98

1.078.792.53

1.135.014.783

Nhóm thực hiện: nhóm 5

GVHD: THS. Trần Thị Thu Hằng


18

5

1

3

Thông qua bảng phân tích chi phí NVL trực tiếp chỉ ra những biến động bất lợi hay thuận lợi
của định mức tiêu hao nguyên liệu và giá cả nguyên liệu từ đó bộ phận quản lý có trách
nhiệm giải thích rõ nguyên nhân chủ quan hay khách quan tác động đến sự biến động này và
đồng thời đề ra các giải pháp thích hợp để kiểm soát chi phí NVL.
Chi phí NVL trực tiếp được xác định căn cứ trên giá mua và định mức tiêu hao khi sản xuất
ra 1 đơn vị thành phẩm. Giá mua NVL trực tiếp do bộ phận kinh doanh khảo sát trên thị
trường. Tình hình thị trường nguyên liệu luôn thay đổi vì vậy đòi hỏi bộ phận kinh doanh

phải dự báo được biến động này để tránh được những rủi ro. Định mức tiêu hao dựa trên
định mức tiêu hao trung bình theo tài liệu thống kê của kỳ trước.
Kiểm soát chi phí NVL mua vào qua bảng kê nguyên liệu mua vào với bảng kê định mức chi
phí đã giúp cho việc kiểm soát được số lượng và chất lượng của vật liệu mua vào, là căn cứ
để quy trách nhiệm cho từng bộ phận hoạt động liên quan. Đây là khâu rất quan trọng và rất
khó quản lý, để xảy ra tiêu cực.
Dự toán chi phí mua NVL trực tiếp được lập theo từng quý được trưởng bộ phận, Giám đốc
hoặc Phó Giám đốc ủy quyền phê duyệt. Trường hợp mua hàng đột xuất phải có sự phê
duyệt của Giám đốc hoặc Phó Giám đốc được uỷ quyền.
2.
Nhận hàng mua
III.1. Lưu đồ chứng từ

Nhóm thực hiện: nhóm 5

GVHD: THS. Trần Thị Thu Hằng


19

Bộ phận nhận hàng

BP mua hàng

A
BP mua hàng

B

Nhà cung cấp

Phiếu gởi hàng
Đơn đặt hàng

N

Phiếu gởi hàng
(cùng hàng hóa)

Đối chiếu
đặt hàng,
đếm hàng

Bảng nhập hàng

Lập phiếu
nhập kho

Phiếu gởi hàng

Bảng nhập hàng
Phiểu kiểm tra
phụ liệu

Đối chiếu lại Bảng
nhập hàng và Đơn
đặt hàng, Hợp
đồng. Xử lý CL (nếu
có)

Bảng nhập hàng
Phiểu kiểm tra
phụ liệu

A

Phiếu nhập kho

Phiếu gởi hàng
Bảng nhập hàng
Phiểu kiểm tra
phụ liệu

C

N

B

Nhóm thực hiện: Nhóm 5

GVHD: THS. Trần Thị Thu Hằng


20

Bộ phận kho

C

Phiếu nhập kho

Đếm, kiểm
hàng. Ký
phiếu

Phiếu nhập kho
được ký
BP mua
hàng

Thủ kho
Nhà
cung cấp
Kế toán
công nợ

Nhóm thực hiện: nhóm 5

GVHD: THS. Trần Thị Thu Hằng


21

III.2. Mục tiêu
Đảm bảo rằng đơn vị nhận được tất cả hàng hóa đã đặt và kiểm tra chúng đều đạt được tiêu
chuẩn, tiến hành nhập kho và bảo quản hàng cho đến khi cần thiết.
III.3. Mô tả quy trình
Quá trình này bao gồm từ lúc nhận hàng đến lúc kiểm kê, cho nhập hàng và lập phiếu nhập
kho.


Nhận hàng
Nhà cung cấp sẽ mang hàng hóa kèm theo Phiếu gởi hàng đến cho bộ phận nhận hàng.

Bộ phận nhận hàng
Nhận hàng, kiểm đếm số kiện hàng, lập Bảng nhập hàng. Khi kiểm đếm số lượng kiện hàng,
bộ phận nhận hàng đối chiếu với Phiếu gởi hàng của nhà cung cấp và số Đơn đặt hàng tương
ứng. So sánh số lượng thực tế với số lượng ghi trên Phiếu gởi hàng đã trùng khớp chưa và
lập Bảng nhập hàng để báo cáo số lượng thừa thiếu lên phòng mua hàng. Bảng nhập hàng là
các tờ rời, không được đánh số thứ tự có kết cấu như sau.

Công ty TNHH S4 Fashion Partner Việt Nam
Bộ phận: Nhận hàng
BẢNG NHẬP HÀNG
Số: BNH/01
Khách hàng: Đinh Thị Huệ
Số hợp đồng: NVL/01
Số hóa đơn:
STT

TÊN
VẬT
TƯ

01

Chỉ đen Met

1.200

1.200

02

Chỉ
Astra

Met

100

100

03

Chỉ
nhuộm

Met

200

200

1.500m

1.500m

Tổng
Nhóm thực hiện: Nhóm 5

ĐVT

SL
trên Số lượng Thừa
Hóa đơn
thực tế

Thiếu Ghi
chú

GVHD: THS. Trần Thị Thu Hằng


22

cộng
Bình Dương, ngày 19/04/2014
Trưởng Bộ phận nhận hàng

Mỗi nhân viên ở bộ phận nhận hàng sẽ đảm nhận việc nhận vật tư và quản lý việc nhận vật
tư cho một đối tượng khách hàng cụ thể, hoặc một nhóm khách hàng cụ thể.
Sau đó nhân viên mới tiến hành kiểm tra chất lượng hàng bên trong và lập Phiếu kiểm tra
phụ liệu. Các quy định chi tiết về kiểm tra phụ liệu như sau:
•
Các loại bao bì: Kiểm tra về hình dáng, màu sắc, dày mỏng (bao gồm cả quy cách sắp
xếp đáy của bao); kiểm tra thông tin in trên bao bì, các chữ in trên bao không bị nhòe, mất
chữ, độ bám của chữ trên bao, các vị trí in trên bao; kiểm tra các vị trí đục lỗ, kích thước lỗ;
kiểm tra độ bám của keo dán bao bì;...
•

Vải: Kiểm tra mã hàng, màu sắc, chất lượng vải
•
Thùng Carton: Kiểm tra thông tin in trên mặt thùng, kết cầu đóng thùng (thùng đóng
bằng đinh ghim hay dán keo).
•
Các loại chỉ: Kiểm tra độ chắc và bền, màu sắc, độ bóng của các loại chỉ.
•
Các loại nút, phụ tùng: Kiểm tra thông số, màu sắc, độ bóng của các loại nút; kiểm tra
thông tin in trên mặt nút, sự đồng bộ của nút; kiểm tra quy cách lỗ nút, hình dáng xem có
biến dạng hay bể, mẻ, độ dày mỏng của nút...
•
Các loại nguyên vật liệu khác (băng keo, keo dán, bút lông, giấy chống ẩm) tùy theo
yêu cầu quy định trên tài liệu mua hoặc sản phẩm mẫu để kiểm tra.
Nếu số lượng hàng trong một kiện hàng không đầy đủ hoặc là chất lượng không đảm bảo
như quy định thì bộ phận nhận hàng sẽ quay phim, chụp hình, mô tả lại đặc điểm của kiện
hàng đó và gửi cho phòng mua hàng để họ làm việc lại với nhà cung cấp trong thời gian sớm
nhất. Nếu phòng mua hàng đàm phán với nhà cung cấp và nhận thấy lỗi đó có thể cho qua
được, thì phòng mua hàng sẽ ký vào một quyết định để số lượng này vẫn được tiếp tục sản
xuất. Nếu lỗi không thể cho qua được thì công ty trả lại lô hàng này và nhà cung cấp sẽ cung
cấp lại lô hàng khác.
Phiếu kiểm tra nguyên vật liệu cũng là một tờ rời, mỗi loại vật liệu được kiểm tra sẽ đính
một mẫu lên tờ phiếu mà không cần mô tả lại tên gọi hay đặc điểm của loại nguyên liệu đó.

Chấp nhận cho nhận hàng hóa nhập kho

Bộ phận mua hàng
Nhận Phiếu gởi hàng, Bảng nhập hàng, Phiếu kiểm tra phụ liệu và xử lý kịp thời các chênh
lệch (nếu có).
Nhóm thực hiện: nhóm 5

GVHD: THS. Trần Thị Thu Hằng


23

Nhân viên phụ trách đơn hàng sẽ đối chiếu lại Bảng nhập hàng và Đơn đặt hàng, Hợp đồng.
Thông thường trong các Hợp đồng yêu cầu nhà cung cấp cung ứng số hàng không được vượt
quá hay ít hơn 2% số lượng trong Đơn đặt hàng đã chấp thuận. Nếu số hàng nhiều hơn số
lượng đã đặt nhưng trong hạn mức cho phép, thì công ty có thể thanh toán theo số lượng
thực tế này, nhưng vượt quá hạn mức thì phần thừa ngoài hạn mức đơn vị sẽ từ chối thanh
toán. Trường hợp giao hàng thiếu ngoài hạn mức, đơn vị sẽ hoãn lại việc thanh toán và yêu
cầu nhà cung cấp gửi tiếp phần thiếu.

Bộ phận nhận hàng
Sau khi nhận Biên bản kiểm hàng từ phòng mua hàng chuyển sang, bộ phận nhận hàng dựa
vào thông tin đó để tiến hành lập Phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho được đánh số thứ tự liên tục, phải có đầy đủ chữ ký của bộ phận nhận hàng,
thủ kho, nhà cung cấp, kế toán công nợ và thường lập 4 liên.

Bộ phận kho
Nhận phiếu nhập kho, đếm kiểm hàng, ký xác nhận. Sau đó gửi các liên sang: kế toán công
nợ, nhà cung cấp, và 1 liên cho Bộ phận mua hàng lưu.

Nhóm thực hiện: nhóm 5

GVHD: THS. Trần Thị Thu Hằng


24

Đơn vị: Công ty TNHH S4 Fashion
Partner Việt Nam
Bộ phận: Nhận hàng
PHIẾU NHẬP KHO

Nợ 1521

Ngày 19 tháng 4 năm 2013

Có 3311

Số 045

- Họ và tên người giao: Đinh Thị Huệ
- Theo Hợp đồng số NVL/01 ngày 10/4/2013
Nhập tại kho: S4 Fashion. Địa điểm: KCN Mỹ Phước 3, Bến Cát, Bình Dương.
- Tổng số tiền (viết bằng chữ): Hai mươi ba triệu ba trăm nghìn.
- Số chứng từ gốc kèm theo: BNH/01
Ngày 19 tháng 4 năm 2013

STT

Tên, nhãn hiệu Mã
quy
cách, số
phẩm chất vật
tư, dụng cụ sản
phẩm,
hàng
hóa

Đơn Số lượng
vị
Theo
Thực
tính
chứng
nhập
từ

Đơn giá

Thành tiền

A

B

D

1

2

3

4

Chỉ đen

Met

1200

1200

10.000

12.000.000

Chỉ Astra

Met

100

100

9.500

9.000.000

Chỉ nhuộm

Met

200

200

11.500

2.300.000

x

1.500

1.500

Cộng

Nhóm thực hiện: nhóm 5

C

x

GVHD: THS. Trần Thị Thu Hằng

23.300.000