ứng dụng tin học trong kế toán

2.2. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM
HIỆN NAY.
Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) phối hợp cùng Tập đoàn
Dữ liệu Quốc tế tại Việt Nam (IDG Việt Nam) đã thực hiện cuộc điều tra “Thực trạng
ứng dụng CNTT-TT trong doanh nghiệp Việt Nam”, được công bố ngày 23/3/2006,
nhằm đánh giá tổng quan thực trạng ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp năm 2004-
2005. Đã có 2.233 doanh nghiệp tại 5 thành phố lớn là Hà Nội, TP. HCM, Đà Nẵng,
Hải Phòng và Cần Thơ tham gia cuộc điều tra. Theo cuộc điều tra này, tỷ trọng đầu tư
cho CNTT trong doanh nghiệp cho thấy các doanh nghiệp chi tiêu cho phần cứng
chiếm 59,9%, trong khi chi tiêu cho phần mềm chiếm 10,9%; đầu tư cho Internet và
website chiếm 12,7%; dịch vụ 9,8%; đào tạo 4,8% và phụ kiện 1,8%. Theo ông
Nguyễn Trí Thanh, Trưởng phòng tin học của Viện Tin học Doanh nghiệp thì “tỷ lệ
đầu tư này cho thấy sự bất hợp lý giữa chi tiêu cho phần cứng và phần mềm so với tỷ
lệ chung của thế giới. Hơn nữa, chi tiêu cho đào tạo (4,8%) là quá thấp để nâng cao kỹ
năng CNTT cho đội ngũ nhân viên doanh nghiệp”.
Về ứng dụng phần mềm, số lượng phần mềm chuyên dùng chiếm tới 79,2%,
trong đó đa số là các phần mềm kế toán, có khoảng 60% doanh nghiệp sử dụng phần
mềm kế toán. Thị trường phần mềm kế toán dường như rất đa dạng khi Top 10 phần
mềm kế toán thông dụng nhất cũng chỉ chiếm 35% thị phần. Một công trình khảo sát
trên 200 doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam

(Thực hiện bởi nhóm nghiên cứu của
trường Đại học Kinh tế TP.HCM – PGS. TS. Nguyễn Việt chủ nhiệm) về việc sử dụng
các phần mềm kế toán cho ta thấy tỷ lệ như sau:
• Mua phần mềm có sẵn chiếm tỷ lệ 48%;
• Thuê các công ty phần mềm viết chiếm tỷ lệ 24%;
• Tự doanh nghiệp viết phần mềm chiếm tỷ lệ 21%;
• Còn lại là 7% các doanh nghiệp không sử dụng phần mềm kế toán.
Thực tế hiện nay cho thấy, tình trạng sử dụng phần mềm ở các doanh nghiệp
còn rất sơ khai, ngoài phần mềm kế toán, các phần mềm sử dụng phổ biến nhất là các
phần mềm văn phòng của Microsoft, chiếm tỷ lệ 19,7%, sau đó là ứng dụng Internet

cơ bản như lướt Web hay thư điện tử. Đa số các doanh nghiệp vẫn tỏ ra lưỡng lự khi
đầu tư vào các phần mềm quản lý. Phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP)
chỉ chiếm 1,1%, trong đó ngành sản xuất đứng đầu trong ứng dụng ERP. Các doanh
nghiệp nhỏ cảm thấy hài lòng với kiểu quản lý thủ công hiện nay và chưa tính toán
thấu đáo về khả năng đầu tư vào gói phần mềm quản lý.
Bên cạnh việc thiếu thông tin về lợi ích của ứng dụng tin học và nhận thức chưa
cao đã dẫn đến việc các doanh nghiệp chưa hoặc không đầu tư phù hợp cho lĩnh vực
này. Điều này khiến doanh nghiệp sẽ gặp nhiều thiệt thòi.
Hiện tại việc áp dụng tin học trong quản lý tài chính kế toán đã bao quát hầu hết
các hoạt động nghiệp vụ chính, giúp giảm nhẹ công việc của cán bộ nghiệp vụ, tăng
khối lượng công việc hoàn thành, tạo thuận lợi cho hoạt động tác nghiệp đã phát huy
hiệu quả tốt. Tuy nhiên đa phần các ứng dụng trong doanh nghiệp hiện nay đều triển
khai theo mô hình cục bộ, xử lý dữ liệu phân tán.
Bên cạnh những kết quả đã đạt được, việc áp dụng tin học trong doanh nghiệp
vẫn còn tồn tại một số bất cập sau:
 Áp dụng tin học mới chỉ dừng ở mức thấp hỗ trợ tác nghiệp thay thế một
phần các lao động thủ công.
 Xét trên khả năng đáp ứng của việc ứng dụng CNTT với quy trình kinh
doanh hiện tại, trên một số lĩnh vực chính vẫn còn nhiều yếu kém như:
- Chưa cung cấp được các thông tin mang tính hỗ trợ ra quyết định cho Lãnh
đạo.
- Các hệ thống vẫn mang tính độc lập trong từng hệ thống, mức độ liên kết chia
sẻ, trao đổi dữ liệu chưa cao.
Những vấn đề nêu trên có một số nguyên nhân chủ quan và khách quan như
sau:
- Việc triển khai các hệ thống quản lý tài chính kế toán phụ thuộc nhiều vào
việc cải tiến các quy trình nghiệp vụ, trong khi đó các quy trình nghiệp vụ chưa được
chuẩn hóa và thiếu sự liên kết giữa các lĩnh vực khác nhau với nhau, do vậy việc áp
dụng tin học phải phân nhỏ theo lĩnh vực, do vậy mức độ đáp ứng đối với yêu cầu
quản lý của ứng dụng chưa cao.

- Giữa việc hoạch định chính sách và xây dựng các mô hình áp dụng tin học
chưa đồng bộ được với nhau, đặc biệt thiếu những quy hoạch, định hướng cụ thể cho
từng lĩnh vực quản lý.
- Hạ tầng kỹ thuật chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý và chưa được quan tâm
đầu tư đồng bộ.
- Đội ngũ cán bộ phục vụ trực tiếp cho công tác CNTT còn rất thiếu, hầu hết là
cán bộ kiêm nhiệm. Hơn nữa tổ chức đội ngũ này chưa được quan tâm đúng mức nên
hiệu quả triển khai chưa cao.
Khi doanh nghiệp tăng trưởng nhanh, bộ máy cồng kềnh hơn, hiệu quả kinh
doanh đòi hỏi cao hơn hay khi doanh nghiệp sắp lên sàn chứng khoán thì đó cũng là
lúc việc áp dụng tin học trong quản lý tài chính, kế toán cần phải được quan tâm hàng
đầu. Bên cạnh đó nhiều thách thức mới cũng sẽ nảy sinh đòi hỏi các doanh nghiệp phải
tìm cách khắc phục.
2.3 TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TRUNG
TÂM DỊCH VỤ VIỄN THÔNG KHU VỰC III HIỆN NAY.
Được thành lập để hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ viễn thông, một ngành
công nghệ hiện đại và có tốc độ tăng trưởng nóng hiện nay ở Việt Nam, nên ngay từ
khi mới thành lập, VNP3 đã được GPC và Tập đoàn BCVT Việt Nam đầu tư khá chu
đáo cho việc ứng dụng CNTT tại đơn vị. Nhờ có hệ thống máy móc, thiết bị phần cứng
hiện đại, được trang bị để phục vụ cho việc xây dựng, quản lý, vận hành, bảo dưỡng,
và khai thác mạng lưới các dịch vụ viễn thông, nên việc ứng dụng CNTT ở VNP3
được tiến hành khá thuận lợi. Phòng kế toán của VNP3 đã được sử dụng các phần
mềm trong công tác kế toán ngay từ buổi đầu đi vào hoạt động (năm 1997), trong khi
vào thời điểm đó đa số các doanh nghiệp Việt Nam vẫn đang làm kế toán thủ công là
chính, và CNTT thời bấy giờ vẫn chưa phát triển mạnh ở Việt Nam. Điều này cho thấy
VNP3 đã có một nền tảng vững chắc cho việc tiếp cận với công nghệ hiện đại và nâng
cấp các ứng dụng CNTT trong quá trình hoạt động của mình. Những phần mềm được
sử dụng tại phòng kế toán của Trung tâm lúc bấy giờ gồm có Microsoft Word và
Microsoft Excel phiên bản 1997, và chương trình kế toán trên máy vi tính với Foxpro
for Dos. Qua 10 năm hoạt động, Trung tâm đã có nhiều lần nâng cấp các hệ điều hành,

phần mềm cũng như thay đổi các chương trình kế toán sử dụng. Hiện nay, Trung tâm
đang sử dụng phần mềm kế toán Tài chính doanh nghiệp do Trung tâm điện toán và
truyền số liệu (VDC), đơn vị trực thuộc Tập đoàn BCVT Việt Nam thiết kế, và bộ
Microsoft Office 2003, mỗi nhân viên kế toán đều được trang bị một máy tính hiện đại
có tốc độ xử lý cao, tất cả các máy tính của phòng kế toán đều chạy trên hệ điều hành
Window XP.
2.3.1 Một số nét tổng quát về chương trình Tài chính doanh nghiệp
(Verison 5.10VB).
2.3.1.1 Cơ sở dữ liệu, giao diện với người sử dụng.
Phần mềm Tài chính doanh nghiệp được sử dụng thống nhất trên toàn Tập đoàn
BCVT Việt Nam và được áp dụng tại VNP3 từ đầu năm 2006. Phần mềm sử dụng hệ
quản trị CSDL Oracle 8i; Hệ quản trị mạng Windows NT 4.0, NT 2000, Win XP,
Unix; Sử dụng cho các máy trạm chạy trên nền các hệ điều hành Windows 95, 98, NT
workstasion, NT 2000, XP; Giao diện sử dụng Visual Basic 6.0 (sp4 trở lên).
Việc sử dụng Hệ quản trị CSDL Oracle 8i cho phần mềm Tài chính doanh nghiệp là
một quyết định đúng đắn và có tầm nhìn chiến lược của Tập đoàn BCVT Việt Nam.
Hệ quản trị CSDL Oracle rất phù hợp với quy mô, đặc điểm kinh doanh của ngành
BCVT cũng như xu hướng sử dụng Hệ quản trị CSDL của các Tập đoàn lớn ở Việt
Nam và trên thế giới. Có thể nói, Hệ quản trị CSDL Oracle là một hệ quản trị CSDL hàng đầu trên thế giới.
Hơn hai phần ba trong số 500 Tập đoàn công ty lớn nhất thế giới (Fortune 500) sử dụng Oracle. Ở Việt Nam hầu
hết các đơn vị lớn thuộc các ngành ngân hàng, kho bạc, thuế, bảo hiểm, bưu điện, hàng không, dầu khí,… đều
sử dụng hệ quản trị CSDL Oracle. Có được như thế là vì Oracle hiện đang dẫn đầu về các tính năng như:
• Độ ổn định và tin cậy cao
• Khả năng xử lý dữ liệu rất lớn, có thể lên đến hàng trăm TeraByte (1
TeraByte ~ 1,000 GigaByte ~ 1,000,000,000 KiloByte) mà vẫn đảm bảo tốc độ xử lý
dữ liệu rất cao.
• Khả năng bảo mật rất cao, Oracle đạt độ bảo mật cấp C2 theo tiêu chuẩn bảo
mật của Bộ Quốc Phòng Mỹ và công nghệ CSDL Oracle vốn được hình thành từ yêu
cầu đặt hàng của các cơ quan an ninh FBI và CIA.
Mặc dù đã có mặt tại Việt nam từ những năm 90 nhưng mãi cho đến cách đây

vài năm, Oracle vẫn chỉ mới được các cơ quan nhà nước và các tổng công ty rất lớn sử
dụng, vẫn chưa có nhiều doanh nghiệp quan tâm vì Oracle vốn được các doanh nghiệp
liệt vào hạng “cao cấp và đắt tiền”. Cũng chính vì lẽ đó mà không có nhiều công ty
phần mềm dám đầu tư xây dựng sản phẩm phần mềm ứng dụng cho doanh nghiệp theo
công nghệ này. Vì vậy, Tập đoàn BC-VT Việt Nam đã tự đầu tư xây dựng phần mềm
Tài chính doanh nghiệp cho riêng mình chứ không tìm mua phần mềm đã được các
công ty phần mềm thiết kế sẵn ngoài thị trường.
Việc tự thiết kế phần mềm kế toán Tài chính doanh nghiệp có những thuận lợi
và những khó khăn nhất định. Về thuận lợi là người viết am hiểu công việc của Tập
đoàn, nên phần mềm viết ra sẽ nhanh chóng hỗ trợ được cho công việc, tiến độ có thể
kiểm soát được và khi cần mở rộng phần mềm thì có thể được thực hiện dễ dàng.
Những khó khăn sẽ gặp phải trong khi tự thiết kế phần mềm là người viết đôi khi
không thành thạo hết các lĩnh vực nên đòi hỏi phải có người mô tả công việc, phải
khảo sát công việc lâu dài, đối với doanh nghiệp lớn như Tập đoàn BCVT Việt Nam
thì phải huy động nhiều người tham gia, kể cả những người nằm ngoài doanh nghiệp
và điều quan trọng là chi phí thiết kế phần mềm khá cao.
2.3.1.2 Nguyên tắc phân quyền và lưu chuyển số liệu.
a. Phân quyền sử dụng chương trình.
- Kế toán trưởng của đơn vị được quy định là người có quyền cao nhất trong
việc sử dụng chương trình.
- Mỗi kế toán viên khi sử dụng chương trình đều có một mã duy nhất gắn với
các quyền sử dụng với mức độ khác nhau đối với hệ thống và từng phần hành nghiệp
vụ.
- NSD chịu trách nhiệm về số liệu do mình cập nhật.
- NSD khác chỉ có quyền xem hoặc tách thống kê tài khoản, không thể sửa hạch
toán tài khoản và tổng tiền Nợ, Có.
b. Lưu chuyển số liệu.
- Trong một đơn vị độc lập CSDL được quản lý tập trung và duy nhất.
- Số liệu giữa các cấp được truyền tự động theo yêu cầu quản lý và đảm bảo an
toàn số liệu. Trong trường hợp đường truyền xấu có thể truyền theo phương pháp thủ

công.
- Việc khai báo chế độ lưu chuyển thông tin do quản trị hệ thống mạng đơn vị
đảm nhiệm.
2.3.1.3 Các Modules.
Chương trình Tài chính doanh nghiệp được chia thành các Modules sau:
• Module Kế toán: phản ánh nghiệp vụ kế toán tổng hợp
• Module Vật tư, công cụ: phản ánh nghiệp vụ kế toán vật tư, công cụ
• Module Công nợ: phản ánh nghiệp vụ kế toán công nợ
• Module Tiền tệ: phản ánh nghiệp vụ kế toán tiền tệ các loại
• Module XDCB: phản ánh nghiệp vụ kế toán xây dựng cơ bản
• Module Thuế VAT: phản ánh nghiệp vụ kế toán thuế GTGT
• Module Tài sản: phản ánh nghiệp vụ kế toán tài sản
KẾ TOÁN
Ngoại bảng Vật tư,CC
Bảo hiểm Séc CK Thuế VAT
Tiền tệ
XDCB
Tài sản D.thu Công nợ
• Module Doanh thu: phản ánh nghiệp vụ kế toán kinh doanh hàng hoá
• Module Ngoại bảng: phản ánh nghiệp vụ kế toán tài khoản ngoại bảng
• Module Bảo hiểm: phản ánh nghiệp vụ bảo hiểm
• Module Séc CK: theo dõi nghiệp vụ Séc chuyển khoản
2.3.1.4 Vào chương trình.
Khi mở chương trình, hệ thống sẽ yêu cầu NSD nhập các thông số cần thiết
(Mã đơn vị, Mã NSD, mật khẩu), sau khi NSD nhập đúng, đủ các thông số yêu cầu rồi
bấm phím [Nhập], màn hình sử dụng chương trình sẽ hiện ra. Nếu nhập sai, chương
trình hiện thông báo “Cấm xâm nhập”. Đây là biện pháp bảo mật dữ liệu của chương
trình.
Về cơ bản, phần mềm Tài chính doanh nghiệp có nội dung tương tự như phần
mềm Fast Accounting đã được tiếp cận ở trường và các phần mềm kế toán khác có sẵn

trên thị trường. Màn hình giao diện chính của Tài chính doanh nghiệp được thiết kế
theo kiểu thực đơn và theo các phân hệ nghiệp vụ phù hợp với hoạt động kế toán của
Tập đoàn. Menu chính của chương trình (Hình 2.3.1) gồm các mục sau:
Hình 2.3.1: Menu chính của chương trình
 Hệ thống: Khai báo các thông số hệ thống của chương trình và các mã
nghiệp vụ. Menu hệ thống bao gồm các menu con sau:
- Hệ thống nội bộ, gồm các phần khai báo về đặc trưng của đơn vị
mình là: Hệ thống mã đơn vị; mã phòng; Mã cán bộ; Mã người sử dụng chương trình.
- Hệ thống chung, khai báo các phần dùng chung trong chương trình,
gồm: Mã sản phẩm, dịch vụ; Hệ thống mã khu vực; Hệ thống mã ngân hàng; Hệ thống
mã loại doanh nghiệp; Hệ thống mã tài khoản ngân hàng.
- Số liệu, gồm các phần khai báo: Ưu tiên nghiệp vụ (khai báo các loại
nghiệp vụ và sắp xếp thứ tự ưu tiên của từng loại nghiệp vụ trong quá trình tạo chứng
từ ghi sổ); Hạn thay đổi số liệu (chỉ ra hạn thay đổi số liệu theo từng nghiệp vụ);
Truyền số liệu lên cấp trên;
- Thay đổi người sử dụng.
 Kế toán: Nhập hạch toán kế toán tổng hợp, chứa các nghiệp vụ và thông số
liên quan đến phần kế toán, gồm các phần như: Hệ thống mã Tài khoản chi tiết; Hệ
thống mã thống kê; Hệ thống mã tài khoản - thống kê; Mã loại chứng từ hạch toán;
Nhập số dư đầu; Tổng hợp lại số liệu; Nhập chứng từ hạch toán…
 Vật tư, Công nợ, Tiền tệ, XDCB, Thuế VAT, Tài sản, Ngoại bảng, Bảo
hiểm…: là các menu quản lý nghiệp vụ chi tiết.
Bên cạnh đó, phần mềm Tài chính doanh nghiệp cũng có những điểm khác biệt
so với Fast Accounting và các phần mềm kế toán khác có sẵn trên thị trường.
Chương trình Tài chính doanh nghiệp được chia làm hai chương trình con là
chương trình Nhập chứng từ và chương trình Lập báo cáo, giao diện của hai chương
trình này đều giống nhau. Sau khi nhập chứng từ xong, nếu muốn lập báo cáo thì phải
chuyển qua đăng nhập vào chương trình Lập báo cáo, hệ thống không cho phép vừa
nhập chứng từ vừa lập báo cáo trên cùng một chương trình con. Đây là điểm khác biệt
so với chương trình kế toán máy Fast Accounting 2005 đã được học ở trường. Trong

Fast Accounting 2005, NSD vừa nhập chứng từ vừa lập báo cáo trên cùng một giao
diện của chương trình.
Một điểm khác biệt nữa là chương trình Tài chính doanh nghiệp được thiết kế
theo nguyên tắc của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ, do đó chương trình chỉ cho
phép ghi chép sổ sách kế toán theo hình thức này mà thôi. Còn trong Fast Accounting,
NSD có thể lựa chọn một trong ba hình thức ghi sổ kế toán là: Chứng từ ghi sổ; Nhật
ký chung; Nhật ký chứng từ để ghi sổ kế toán. Sở dĩ có sự khác biệt này là do yêu cầu
sử dụng của mỗi phần mềm khác nhau.
Fast Accounting là phần mềm được công ty Cổ phần Phần mềm Tài chính kế
toán thiết kế sẵn để cung cấp cho khách hàng, là các công ty có nhu cầu sử dụng phần
mềm kế toán máy. Vì mỗi công ty khác nhau thì áp dụng một hình thức ghi sổ kế toán
khác nhau tại đơn vị mình, nhằm đáp ứng được nhu cầu của tất cả các công ty, phần
mềm Fast Accounting phải được thiết kế để sử dụng được nhiều hình thức ghi sổ kế
toán khác nhau. Còn phần mềm kế toán Tài chính doanh nghiệp được Tập đoàn BCVT
Việt Nam tự đầu tư thiết kế nên nó phải được thiết kế phù hợp với đặc điểm hoạt động
kế toán của Tập đoàn, đồng thời thiết kế phần mềm kế toán Tài chính doanh nghiệp
chỉ sử dụng một hình thức ghi sổ kế toán là hình thức Chứng Từ ghi sổ sẽ giúp Tập
đoàn tiết kiệm chi phí hơn. Đây cũng là điểm khác nhau cơ bản giữa phần mềm kế
toán máy do doanh nghiệp tự đầu tư thiết kế với phần mềm kế toán máy được các công
ty phần mềm thiết kế sẵn trên thị trường.
Cửa sổ khai báo các thông số hệ thống của chương trình Tài chính doanh
nghiệp và thông số liên quan đến phần kế toán được thiết kế bao gồm hai phần:
 Phần bên trái hiển thị toàn bộ các thông số đã nhập
 Phần bên phải là phần nhập chi tiết cho từng thông số, chứa hai nút [Nhập]
và [Xoá] ở phía dưới phần nhập dữ liệu để NSD nhận hay xoá bỏ phần dữ liệu đã
nhập.
Cả hai phần này đều nằm trên cùng một cửa sổ, khi NSD chọn một thông số ở phần
bên trái cửa sổ nhập liệu thì phần bên phải sẽ hiển thị thông tin chi tiết của thông số đó
để NSD có thể nhập, sửa hoặc xoá các thông số này (Hình 2.3.2 và 2.3.3). Kiểu thiết
kế cửa sổ khai báo như vậy tạo điều kiện cho NSD vừa xem được toàn bộ các thông số

đã nhập, vừa có thể thực hiện thao tác chỉnh sửa hay nhập liệu cùng một lúc. Điều này
giúp cho NSD đối chiếu và kiểm tra các thông số đã nhập một cách dễ dàng, nhanh
chóng hơn.
Hình 2.3.2: Hệ thống mã tài khoản chi tiết
Hình 2.3.3: Hệ thống mã sản phẩm, dịch vụ
So với kiểu thiết kế cửa sổ nhập liệu của phần mềm kế toán Fast Accounting,
cửa sổ nhập liệu của chương trình Tài chính doanh nghiệp tỏ ra hiệu quả hơn. Trong
phần mềm kế toán Fast Accounting 2005, cửa sổ nhập các thông số hệ thống và các
thông số liên quan đến phần kế toán được thiết kế gồm hai cửa sổ riêng biệt. Sau khi
NSD chọn trên thực đơn phần thông số cần nhập, cửa sổ hiển thị toàn bộ các thông số
hiện có thuộc phần thông số đã chọn sẽ hiện ra trước tiên. Khi NSD muốn nhập, sửa
hay xoá một thông số nào đó trên cửa sổ này thì dịch con trỏ đến vị trí của thông số đó
và dùng các phím chức năng do chương trình quy định để thực hiện thao tác, khi đó,
một cửa sổ khác sẽ hiện ra để NSD tiến hành cập nhật dữ liệu (Hình 2.3.5 và 2.3.6).
Nếu NSD muốn xem lại toàn bộ các thông số đã nhập thì phải sử dụng phím chức
năng để thoát ra khỏi cửa sổ nhập liệu để trở về cửa sổ ban đầu. Như vậy, kiểu thiết kế
cửa sổ nhập liệu của Fast Accounting làm cho NSD mất nhiều thời gian hơn cho việc
kiểm tra, đối chiếu và cập nhật các thông số vì phải lặp lại nhiều lần các thao tác, đồng
thời dễ gây ra nhầm lẫn hoặc bỏ sót các dữ liệu.
Hình 2.3.5: Màn hình hiển thị chi tiết các tài khoản
Hình 2.3.6: Màn hình cập nhật một tài khoản
- Trong phần nhập chứng từ, chương trình Tài chính doanh nghiệp cho phép
NSD nhập chứng từ tổng hợp trước tiên, sau khi đã kiểm tra tính chính xác của các
thông tin ban đầu trên chứng từ tổng hợp, hệ thống sẽ nhận chứng từ này và cho phép
NSD liên kết tới phần nhập chứng từ chi tiết thuộc loại nghiệp vụ phát sinh gốc của
chứng từ đã nhập. Chương trình có các loại nghiệp vụ phát sinh gốc sau: VT: vật tư;
BH: bảo hiểm; CN: công nợ; TT: tiền tệ; NX: nguồn XDCB; CX: chi XDCB; NB:
ngoại bảng; TV: thuế GTGT; TS: tài sản; TK: thống kê (Hình 2.3.7). Đây cũng là một
điểm khác nữa của chương trình Tài chính doanh nghiệp so với Fast Accounting 2005.
Trong Fast Accounting 2005, khi muốn nhập chứng từ, NSD phải xác định chứng từ

chuẩn bị nhập thuộc loại nghiệp vụ phát sinh gốc nào, sau đó tìm trên chương trình
thanh thực đơn của loại nghiệp vụ gốc đó, vào phần nhập chứng từ nằm trong nghiệp
vụ đó và hạch toán. So với Fast Accounting 2005, phần nhập chứng từ trong chương
trình Tài chính doanh nghiệp đảm bảo quy trình kiểm soát chứng từ trên máy chặt chẽ
hơn. Chương trình Tài chính doanh nghiệp cho phép NSD có thể kiểm soát những
thông tin cơ bản trên chứng từ (ngày chứng từ, loại chứng từ, số chứng từ, định khoản,
số tiền) được hạch toán chính xác trước khi nhập tiếp các thông tin chi tiết. Điều này
cũng sẽ giúp tiết kiệm được thời gian chỉnh sửa trong trường hợp nhập sai thông tin
trên chứng từ.
Hình 2.3.7:Màn hình nhập chứng từ hạch toán
2.3.2 Các phần mềm khác được sử dụng tại VNP3.
Bên cạnh việc sử dụng phần mềm kế toán máy hỗ trợ cho công việc kế toán, tại
phòng kế toán của Trung tâm còn sử dụng bộ phần mềm tin học văn phòng Microsoft
Office 2003. Hai chương trình được sử dụng nhiều nhất là Mirosoft Word và
Microsoft Excel. Microsoft Word được sử dụng cho việc soạn thảo các văn bản, các
hợp đồng, các báo cáo kiểm kê, thiết kế mẫu chứng từ… của Trung tâm. Còn
Microsoft Excel thường được sử dụng cho việc lập bảng tính thuế, bảng tổng hợp ngày
công, tiền lương, bảng kê chi tiết đầu tư XDCB,…Kế toán đầu tư XDCB, kế toán thuế
là những người thường xuyên sử dụng Microsoft Excel.
Ngoài ra, các chương trình ứng dụng Internet cơ bản như lướt Web (Internet
Explorer) hay thư điện tử cũng được sử dụng tại phòng kế toán của Trung tâm nhằm
trao đổi thông tin với Tập đoàn và truyền số liệu lên cấp trên trong trường hợp đường
truyền trên phần mềm Tài chính doanh nghiệp bị lỗi.
2.3.3 Tình hình sử dụng các phần mềm tin học trong công tác kế toán tại
VNP3.
Tuy phần mềm kế toán Tài chính doanh nghiệp mới được đưa vào sử dụng
trong năm 2006, nhưng cho đến nay, tất cả các nhân viên của phòng kế toán đã sử
dụng khá thành thạo chương trình. Điều này cho thấy công tác tổ chức đào tạo, hướng
dẫn sử dụng chương trình Tài chính doanh nghiệp ở Trung tâm đã được thực hiện
nghiêm túc và đảm bảo chất lượng.

Tuy nhiên, việc sử dụng phần mềm kế toán Tài chính doanh nghiệp ở Trung
tâm vẫn còn tồn tại những bất cập. Do phần mềm này được VDC thiết kế để sử dụng
chung cho toàn Tập đoàn, bao gồm cả các đơn vị hạch toán độc lập, đơn vị hạch toán
phụ thuộc và đơn vị sự nghiệp, nên khi được áp dụng tại các loại hình đơn vị này sẽ có
nhiều hạn chế. VNP3 là đơn vị hạch toán phụ thuộc, chỉ hoạt động trong lĩnh vực viễn
thông nên không sử dụng các phân hệ kế toán XDCB, Thuế VAT, séc CK, Tài sản,
Ngoại bảng và Bảo hiểm. Mặc dù tại Trung tâm có kế toán XDCB, kế toán TSCĐ, kế
toán thuế nhưng vì tính chất hạch toán phụ thuộc của đơn vị nên các phần hành kế toán
này chỉ thực hiện hạch toán ban đầu hoặc theo dõi các nghiệp vụ phát sinh và tình hình
tăng giảm bên ngoài phần mềm để báo cáo lên đơn vị cấp trên, không được hạch toán
trên phần mềm kế toán Tài chính doanh nghiệp.
Phần mềm Tài chính doanh nghiệp được thiết kế và xây dựng đáp ứng mô hình
tổ chức và phân cấp của một Tổng công ty, nên quy mô của chương trình khá lớn, do
đó việc áp dụng phần mềm vào một doanh nghiệp có quy mô vừa như VNP3 cũng gây
khó khăn cho đơn vị. Khó khăn trước hết là nhân viên kế toán của Trung tâm phải mất
nhiều thời gian và công sức hơn cho việc tìm hiểu cách sử dụng phần mềm, thay vì chỉ
mất một ít thời gian khi sử dụng các phần mềm được thiết kế theo quy mô phù hợp với
các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Mặc dù mất khá nhiều thời gian và công sức tìm hiểu
cách sử dụng phần mềm nhưng mức độ ứng dụng chương trình lại không cao, một số
phần hành kế toán vẫn phải thực hiện ngoài chương trình vì những phần hành kế toán
này trong chương trình chỉ cho phép sử dụng đối với các đơn vị hạch toán độc lập.
Chương trình soạn thảo văn bản Microsoft Word cũng được các nhân viên kế
toán của Trung tâm sử dụng khá thành thạo trong công việc. Tuy nhiên, do tính chất
công việc không sử dụng nhiều đến chương trình này nên các nhân viên kế toán của
Trung tâm vẫn chưa am hiểu và sử dụng thành thạo được toàn bộ các tính năng của
Microsoft Word. Điều này sẽ dẫn đến sự lúng túng của kế toán viên nếu gặp phải công
việc đột xuất cần sử dụng một số tính năng đặc biệt của Microsoft Word trong soạn
thảo văn bản.
Sau Tài chính doanh nghiệp thì Microsoft Excel là chương trình không thể thiếu
trong công việc kế toán hàng ngày tại Trung tâm. Một số phần hành kế toán như thuế,

đầu tư XDCB không sử dụng phần mềm Tài chính doanh nghiệp nên Microsoft Excel
là chương trình trợ giúp đắc lực cho công việc của các phần hành kế toán này. Đồng
thời, chương trình Excel còn được sử dụng cho công tác kiểm kê Tài sản-Nguồn vốn
trên toàn ngành BCVT. Tuy nhiên, hiệu quả sử dụng Excel trong công việc hàng ngày
tại Trung tâm nhìn chung chưa cao. Cũng giống như đối với chương trình Microsoft
Word, vẫn còn nhiều nhân viên kế toán chưa sử dụng thành thạo Excel trong công
việc, cũng như chưa am hiểu được toàn bộ các tính năng quan trọng của chương trình
này. Các kế toán viên cũng chưa biết cách tận dụng những tính năng rất hữu ích và độc
đáo của Excel để hỗ trợ cho công việc.
Phần mềm kế toán Tài chính doanh nghiệp chỉ hỗ trợ cho kế toán trong việc
hạch toán và tổng hợp số liệu, còn phần lớn công việc tính toán, kiểm tra tính chính
xác của các phép tính trên chứng từ, đặc biệt là đối với các chứng từ phát sinh từ các
đơn vị bên ngoài Trung tâm và Tập đoàn, như hoá đơn điện, nước thuê ngoài, hoá đơn
thuê các trạm BTS, đều do kế toán thực hiện ngoài chương trình. Do đó, nếu các nhân
viên kế toán của Trung tâm sử dụng thành thạo Excel, đặc biệt là các chức năng hỗ trợ
cho công việc kế toán của Excel thì việc tính toán sẽ nhanh chóng hơn mà vẫn đảm
bảo độ chính xác cao, đồng thời khối lượng công việc hàng ngày cũng sẽ được giảm
nhẹ đi rất nhiều. Tuy nhiên hiện nay, công việc này phần lớn vẫn được các kế toán
viên của Trung tâm thực hiện thủ công là chính.
Tại Trung tâm sử dụng các chương trình hỗ trợ Internet và hộp thư điện tử để
gửi báo cáo lên đơn vị cấp trên khi đường truyền trên chương trình kế toán Tài chính
doanh nghiệp bị lỗi. Ngoài ra, Trung tâm còn sử dụng trình duyệt Web truy cập vào
trang Web nội bộ của Tập đoàn BCVT Việt Nam để thực hiện các cuộc kiểm kê Tài
sản-Nguồn vốn trên toàn ngành, cũng như để tra cứu các thông tin nội bộ Tập đoàn.
Nhìn chung, so với nhiều doanh nghiệp hiện nay của Việt Nam, công tác tổ
chức ứng dụng CNTT hỗ trợ cho công việc kế toán tài chính tại VNP3 khá tốt. Nhờ
chính sách và sự quan tâm đầu tư hợp lý cho ứng dụng CNTT của Tập đoàn BCVT
Việt Nam mà VNP3 đã có được sự tiếp cận nhanh chóng đối với những tiến bộ của
CNTT. Bên cạnh việc đầu tư cho các thiết bị phần cứng hiện đại, Trung tâm cũng đã
có được sự đầu tư đúng mực cho các phần mềm ứng dụng, hỗ trợ cho công tác kế toán

của đơn vị. Đặc biệt, việc tăng cường ứng dụng Internet hỗ trợ công tác quản lý, kiểm
soát trong lĩnh vực Kế toán-Tài chính-Thống kê của Tập đoàn BCVT Việt Nam đã tạo
điều kiện cho các đơn vị thành viên của Tập đoàn, trong đó có VNP3, khai thác được
những tiện ích của Internet và phát triển công nghệ Internet trong kinh doanh nói
chung và kinh doanh BCVT nói riêng.
Mặc dù hiệu quả ứng dụng các phần mềm hỗ trợ cho công tác kế toán tại Trung
tâm chưa cao, song với sự chú trọng đầu tư và phát triển các ứng dụng của CNTT vào
công tác kế toán tài chính như hiện nay, trong thời gian sắp tới Trung tâm sẽ có điều
kiện để cải thiện và nâng cao hiệu quả sử dụng các phần mềm, hỗ trợ đắc lực cho hoạt
động kế toán tài chính của đơn vị.
CHƯƠNG 3: ĐỊNH HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP
Qua thời gian thực tập tại VNP3 tôi đã có dịp được tìm hiểu về đặc điểm kinh
doanh và tình hình hoạt động của Trung tâm. Tôi nhận thấy Trung tâm đã áp dụng
đúng các nguyên tắc, chuẩn mực và các phương pháp kế toán theo chế độ kế toán hiện
nay quy định. Bên cạnh việc tuân thủ đúng các quy định của chế độ kế toán Trung tâm
cũng đã có sự vận dụng các chuẩn mực, nguyên tắc này cho phù hợp với đặc điểm
hoạt động kinh doanh cũng như quy mô hoạt động của đơn vị.
Công tác tổ chức kế toán và ứng dụng CNTT tại Trung tâm được thực hiện khá
tốt và nghiêm túc. Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm có được, trong công tác tổ chức
kế toán và ứng dụng CNTT của Trung tâm cũng khó tránh khỏi tồn tại những nhược
điểm cần khắc phục. Do đó trong phần này sẽ đưa ra nhận xét về những mặt mạnh, yếu
trong tổ chức kế toán và ứng dụng CNTT tại Trung tâm Dịch vụ viễn thông khu vực
III. Đồng thời tôi cũng xin đề xuất một số giải pháp của bản thân nhằm giúp Trung
tâm hoàn thiện các nội dung của tổ chức kế toán và nâng cao hiệu quả ứng dụng
CNTT trong công tác kế toán tại Trung tâm.
1.1 VỀ ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG KẾ TOÁN TẠI TRUNG TÂM.
VNP3 là đơn vị hạch toán phụ thuộc, trực thuộc GPC. Là một đơn vị hạch toán
phụ thuộc, Trung tâm cũng có những thuận lợi và những khó khăn nhất định trong quá
trình tổ chức công tác kế toán tại đơn vị.
* Thuận lợi:

- Trung tâm không phải tốn nhiều thời gian và chi phí để thiết lập hệ thống tài
khoản, chứng từ và sổ sách kế toán cho phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh
viễn thông của đơn vị. Việc thiết lập các hệ thống này do Tập đoàn BCVT Việt Nam
thực hiện. Nhiệm vụ của Trung tâm chỉ là dựa trên những tài khoản, chứng từ và sổ
sách kế toán mà Tập đoàn BCVT Việt Nam đã thiết lập mà lựa chọn, vận dụng cho
phù hợp với yêu cầu quản lý, hạch toán của đơn vị và phù hợp với những quy định của
Tập đoàn.
* Khó khăn:
- Là một đơn vị hạch toán phụ thuộc, Trung tâm không được quyền quyết định
những vấn đề về kế toán toán phát sinh vượt quá phạm vi quyền hạn của mình mà phải
xin ý kiến của GPC và Tập đoàn. Điều này ảnh hưởng đến tiến độ công việc kế toán
của Trung tâm, đồng thời cũng ảnh hưởng đến mối quan hệ kinh doanh của Trung tâm
với các đơn vị bên ngoài Tập đoàn.
- Các báo cáo của Trung tâm khi nộp lên GPC và Tập đoàn thường phải mất
khá lâu để tiến hành kiểm tra và hạch toán trên Tập đoàn. Vì phạm vi hoạt động của
Tập đoàn rất lớn nên phải tốn nhiều thời gian cho việc kiểm tra các báo cáo của tất cả
các đơn vị, do đó phải khá lâu sau thì các báo cáo của Trung tâm mới được chính thức
công nhận. Điều này sẽ gây khó khăn cho Trung tâm khi phát sinh nhu cầu sử dụng
các báo cáo kế toán cho công tác quản lý, đặc biệt là đối với nhu cầu quản lý của các
cơ quan chức năng tại địa phương mà Trung tâm hoạt động.
1.2 VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CHỨNG TỪ TẠI TRUNG TÂM.
Hiện nay hệ thống chứng từ mà Trung tâm đang sử dụng phần lớn là các chứng
từ bắt buộc theo quy định của Nhà nước và một số chứng từ kế toán đặc thù theo yêu
cầu của Tập đoàn BCVT Việt Nam. Trình tự luân chuyển chứng từ chặt chẽ, đảm bảo
chế độ kiểm tra chứng từ nghiêm ngặt theo quy định của pháp luật. Nhìn chung, trình
tự luân chuyển chứng từ tương đối giống so với lý thuyết đã được học. Trung tâm
cũng thực hiện nghiêm túc việc bảo quản, lưu trữ chứng từ theo quy định của Nhà
nước.
* Ưu điểm:
- Việc kiểm tra qua từng khâu của quá trình luân chuyển chứng từ làm tăng tính

chính xác, đầy đủ của các thông tin trên chứng từ.
- Chứng từ tại Trung tâm được phân loại theo nội dung kinh tế tạo điều kiện
thuận lợi cho việc phân công quản lý, sử dụng và xử lý chứng từ kế toán theo từng
phần hành kế toán có liên quan, và là cơ sở tổ chức bộ máy kế toán tại Trung tâm.
* Nhược điểm:
- Công tác bảo quản, lưu trữ chứng từ vẫn còn tồn tại những thiếu sót, tình trạng
thất lạc chứng từ vẫn xảy ra. Việc lưu trữ tài liệu kế toán còn gặp nhiều khó khăn do
không gian của phòng kế toán khá hẹp.
- Tình trạng chậm trễ trong việc luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban vẫn
thường xảy ra, làm ảnh hưởng đến việc kiểm tra chứng từ, hạch toán và báo cáo của kế
toán, đặc biệt là đối với các báo cáo phải nộp cho cơ quan thuế vào những dịp cuối
tháng hay cuối quý.
 Một số giải pháp đề xuất:
- Phòng kế toán nên phối hợp chặt chẽ hơn với các phòng ban trong công ty để
hỗ trợ cho quá trình luân chuyển và bảo quản chứng từ, tài liệu kế toán. Các phòng ban
trước khi chuyển chứng từ, tài liệu về phòng kế toán nên sắp xếp thứ tự các chứng từ
theo ngày phát sinh hoặc theo số hợp đồng để thuận tiện cho kế toán kiểm tra chứng
từ, tránh tình trạng thiếu hoặc thất lạc chứng từ, đặc biệt trong những ngày có nhiều
nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Phòng kế toán nên đề nghị một thời hạn cho các phòng ban nộp các chứng từ
về lao động, tiền lương lên phòng kế toán, để kế toán thuế kịp thời kiểm tra và lập báo
cáo thuế TNCN nộp cho cơ quan thuế.
1.3 VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN.
Bộ máy kế toán được tổ chức tập trung tại Trung tâm với các nhân viên kế toán
được phân công phụ trách từng phần hành kế toán nhất định.
* Ưu điểm:
- Môi trường làm việc thân thiện, hoà nhã, làm giảm áp lực cho các kế toán viên
trong công việc.
- Ngoài thực hiện tốt phần công việc được giao, các nhân viên kế toán còn hỗ
trợ nhau trong công việc, nâng cao hiệu quả công việc kế toán của Trung tâm.

- Các nhân viên của phòng kế toán đều có trình độ đại học trở lên, tạo điều kiện
cho việc triển khai nhanh chóng các chế độ, chuẩn mực kế toán mới và ứng dụng
CNTT cho công tác kế toán tại Trung tâm được nhanh chóng, đạt hiệu quả cao.
- Kế toán trưởng của Trung tâm được sự hỗ trợ bởi kế toán phó trong công việc
sẽ đảm bảo cho các nguyên tắc, các chuẩn mực, các quy định của Trung tâm, của Tập
đoàn và của các cơ quan Nhà nước về tài chính kế toán được tuân thủ nghiêm túc tại
Trung tâm.
- Chỉ tiêu công nợ được phân chia quản lý theo từng phần hành kế toán đảm
bảo cho công nợ của Trung tâm được theo dõi chặt chẽ, đồng thời cũng dễ xác định
trách nhiệm của các kế toán phần hành khi có vấn đề phát sinh liên quan đến công nợ.
* Nhược điểm:
- Kế toán phó kiêm kế toán tổng hợp vừa thực hiện các công việc của một kế
toán tổng hợp, vừa phải phụ trách lĩnh vực tin học, mạng kế toán, mạng truyền số liệu
của phòng khiến khối lượng công việc rất lớn, đặc biệt là vào các kỳ báo cáo. Thêm
vào đó, kế toán phó phải thay kế toán trưởng để chỉ đạo công tác kế toán của phòng và
điều hành công việc khi kế toán trưởng đi vắng, điều này có thể làm giảm hiệu quả
công việc của kế toán phó.
- Việc phân chia quản lý công nợ theo từng phần hành kế toán khiến cho khối
lượng công việc của kế toán kinh doanh sim, thẻ nhiều lên. Kế toán kinh doanh sim,
thẻ ngoài việc phụ trách các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động kinh
doanh và công nợ sim thẻ, hàng ngày vốn đã phát sinh nhiều ở Trung tâm, vừa phải
phụ trách công nợ liên quan đến doanh thu phân chia. Với khối lượng công việc nhiều
như vậy, hiệu quả công việc của kế toán kinh doanh sim thẻ sẽ bị giảm sút, đặc biệt là
vào những ngày có nhiều nghiệp vụ phát sinh và vào những dịp phải lập báo cáo.
Ngoài ra, kế toán kinh doanh sim, thẻ cũng gặp phải khó khăn trong việc lưu trữ và
bảo quản chứng từ liên quan đến phần hành kế toán của mình, đồng thời công tác quản
lý công nợ cũng sẽ gặp phải những thiếu sót có thể gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh
doanh của Trung tâm, bởi vì công nợ là vấn đề quan trọng đối với hoạt động kinh
doanh của mỗi doanh nghiệp. Trong thời gian sắp tới khi mà kho sim, thẻ được chuyển
từ phòng kinh doanh-tiếp thị về phòng kế toán thì kế toán kinh doanh sim, thẻ sẽ phải

kiêm luôn nhiệm vụ quản lý kho sim, thẻ, như vậy khối lượng công việc sẽ càng nhiều
thêm.
 Một số giải pháp đề xuất:
- Kế toán trưởng có thể phân công kế toán đầu tư XDCB phối hợp với kế toán
phó trong việc nghiên cứu, triển khai ứng dụng CNTT trong công tác kế toán của
Trung tâm, nhằm giảm nhẹ công việc cho kế toán phó và nâng cao hiệu quả của việc
ứng dụng CNTT tại phòng kế toán.
- Nên chia kế toán kinh doanh sim, thẻ thành hai mảng là mảng kinh doanh sim,
thẻ và mảng công nợ sim, thẻ và doanh thu phân chia giao cho hai kế toán viên phụ
trách, đồng thời hai nhân viên này cũng sẽ phối hợp với nhau trong hoạt động kinh
doanh sim, thẻ.
- Hiện nay, kho sim, thẻ do phòng KD-TT phụ trách và kho vật tư do phòng
KH-VT của Trung tâm phụ trách. Trong thời gian sắp tới, hai kho này sẽ được chuyển
về cho phòng kế toán phụ trách. Do vậy để giảm tải công việc cho kế toán, đồng thời
đảm bảo công tác quản lý kho được hiệu quả, giảm thiểu tình trạng mất mát, hư
hỏng, thì phòng kế toán nên nghiên cứu việc tuyển thêm một nhân viên thủ kho.
Nhân viên thủ kho có thể phụ trách cả hai kho hoặc chỉ phụ trách kho sim, thẻ, điều
này sẽ tuỳ thuộc vào khả năng của thủ kho và nhu cầu của phòng kế toán.
1.4 VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KIỂM TRA KẾ TOÁN.
Tại VNP3 tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ và ký hợp đồng kiểm toán độc lập
với công ty kiểm toán. Trung tâm không tổ chức kiểm toán nội bộ do nhận thấy hiệu
quả kiểm soát không cao. Ngoài ra, Trung tâm cũng chịu sự kiểm tra kế toán từ phía
kiểm toán nội bộ của Tập đoàn BCVT Việt Nam thông qua các cuộc kiểm toán đột
xuất, và các cuộc kiểm kê trên toàn ngành.
* Ưu điểm:
- Vì Trung tâm không tổ chức kiểm toán nội bộ nên hoạt động kiểm soát nội bộ
tại Trung tâm phải được yêu cầu thực hiện nghiêm túc, và đầy đủ, đòi hỏi tinh thần tự
giác cao của các thành viên có liên quan đến quá trình kiểm soát. Điều này đã được
các nhân viên và ban lãnh đạo của Trung tâm thực hiện khá tốt.
- Việc phối hợp với kiểm toán độc lập để kiểm soát hoạt động kế toán tài chính

của Trung tâm sẽ tăng cường tính chính xác của các số liệu, báo cáo kế toán, và sự
tuân thủ pháp luật, các quy định về kế toán tài chính của các cơ quan Nhà nước và của
Tập đoàn tại Trung tâm. Đồng thời, kiểm toán độc lập cũng sẽ đưa ra các ý kiến, nhận
xét và đề xuất những giải pháp khắc phục hoặc nâng cao hiệu quả hoạt động cho công
tác kế toán của Trung tâm.
* Nhược điểm:
- Do trước đây phòng kế toán không phụ trách kiểm soát hai kho vật tư và kho
sim, thẻ nên khi hai kho này được chuyển về cho phòng kế toán quản lý thì các nhân
viên kế toán sẽ gặp phải nhiều khó khăn trong việc kiểm soát hai kho này.
 Giải pháp đề xuất:
Để giúp Trung tâm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, tôi xin đề xuất một số
giải pháp sau:
A. Kiểm soát kho:
* Để kiểm soát kho có hiệu quả:
- Chi tiết hàng hóa đến mức có thể, càng chi tiết càng tốt.
- Sắp xếp hàng hóa một cách khoa học để kiểm kê nhanh và chính xác.
- Tạo mã hàng hoá một cách khoa học, chi tiết một cách hợp lý, khoa học
- Xây dựng hệ thống hạch toán kế toán, hệ thống danh mục, hệ thống kho một
cách khoa học để có thể nhận biết đâu là hàng bán, đâu là hàng bảo hành.
- Nên cất giữ vật tư và hàng hoá vào nơi có khoá và chỉ người có thẩm quyền
mới có khoá mở chỗ đó.
- Hệ thống nội bộ nên tự kiểm soát lẫn nhau. Hàng nhập và hàng bán sẽ được sự
theo dõi độc lập của kế toán, thủ kho, bán hàng, và kinh doanh (nếu có).
- Nên tách biệt chức năng lưu giữ sổ sách hàng tồn kho (kế toán hàng tồn kho)
khỏi chức năng trông giữ hàng tồn kho (thủ quỹ).
- Thường xuyên kiểm kê và kiểm kê bất chợt.
- Định kỳ kiểm kê.
- Nếu như không có phần mềm quản lý kho để sử dụng thì có thể dùng Excel,
xây dựng lên file theo dõi nhập xuất tồn hàng hóa. Gồm:
 Sheet 1: bảng mã: xây dựng một hệ thống mã hàng, mỗi một mặt hàng mang

một mã.
 Sheet 2: Nhập;
 Sheet 3: Xuất;
 Sheet 4: Tồn;
 Sheet 5: Xuất bán.
* Theo dõi kho:
- Lập sổ tay hoặc dùng phần mềm theo dõi hàng ngày việc nhập xuất, tốt nhất là
có một cuốn sổ tay kiểu nhật ký ghi chép việc nhập xuất đi cùng với phần mềm, vì
kinh nghiệm tại các doanh nghiệp cho thấy không nên tin tưởng quá vào các phần
mềm quản lý trong lĩnh vực quản lý kho.
- Thủ kho phải mở sở theo dõi cho từng mặt hàng, thủ kho ghi chép về mặt số
lượng, nhập-xuất-tồn kho, kịp thời để nhà quản lý có số liệu đặt hàng. Nên qui định là
tồn kho bao nhiêu thì phải báo cáo bằng giấy tờ.
- Mọi hàng hoá nhập và xuất từ kho hàng phải có phiếu nhập và xuất hàng và
phiếu này phải được thủ kho ký. Các phiếu này sẽ được dùng làm chứng từ hạch toán
cùng với các chứng từ khác, khi phù hợp, để thủ kho cập nhật sổ kho và để kế toán
hàng tồn kho hạch toán chính xác số hàng tồn kho trong sổ cái và sổ phụ.
- Ít nhất là hàng tháng Trung tâm nên tiến hành kiểm kê hàng tồn kho và đối
chiếu với sổ kho và sổ sách kế toán. Bất kỳ chênh lệch nào cũng phải được điều tra kỹ
càng.
- Thủ kho chỉ nên đồng ý xuất hàng khi có chỉ thị của người có thẩm quyền và
chỉ thị này phải được viết thành văn bản với chữ ký có thẩm quyền. Chỉ thị này có thể
kết hợp với phiếu xuất hàng.
* Một số yêu cầu chính trong quản lý kho cần đáp ứng:
- Thứ nhất: Phân loại hàng hóa theo nhóm hàng cho phù hợp, dễ tìm kiếm, nhìn
đếm, dễ xếp dỡ, điều này phụ thuộc vào kinh nghiệm sắp xếp của thủ kho.
- Thứ hai: Xây dựng quy chế nhập xuất vật tư rõ ràng, các mặt hàng cần thiết
lập hệ thống mã quản lý khoa học, bộ mã làm sao thể hiện được một số tiêu chí cơ bản
của mặt hàng: chủng loại, hãng sản xuất, khu vực lưu trữ cất xếp, số thứ tự nhảy liên
tục và có khả năng bổ sung xem giữa khi phát sinh hàng mới,

- Thứ ba: Huấn luyện những người tham gia vào công tác nhập xuất nhớ mã,
hiểu và tuân thủ đúng quy trình nhập hàng, xuất hàng.
* Rủi ro thường gặp trong quản lý hàng tồn kho & cơ chế kiểm soát tương
ứng:
 Rủi ro: Hỏa hoạn, mất cắp, lãng phí
 Cơ chế kiểm soát:
+ Hạn chế tiếp cận tồn kho.
+ Kiểm soát vận chuyển tồn kho.
+ Định kỳ kiểm kho.
+ Tuân thủ các quy định phòng cháy chữa cháy.
B. Kiểm soát tiền:
* Kiểm soát tiền mặt:
 Rủi ro có thể xảy ra đối với tiền mặt: tiền mặt có thể bị sử dụng sai mục
đích hoặc mất cắp.
 Giải pháp:
- Nên có một hệ thống như là sổ quỹ để hàng ngày thủ quỹ ghi chép thu và chi
tiền mặt.
- Ngoài ra, tiền mặt chỉ được rút ra khỏi quỹ khi có phiếu chi được phê duyệt và
thu tiền mặt phải đi kèm với phiếu thu được phê duyệt.
- Nên có hạn mức thanh toán tiền mặt và mọi khoản thanh toán vượt quá một
mức nhất định phải được thanh toán qua tài khoản ngân hàng. Vào một thời điểm chỉ
nên có một người tiếp cận tiền mặt và tiền mặt phải được cất giữ trong hộp có khoá.
- Bút toán giao dịch tiền mặt phải được một nhân viên riêng biệt lập và nhân
viên này không được tiếp cận hoặc có chức năng trông giữ tiền mặt. Số dư tiền mặt
trên sổ cái cần được đối chiếu hàng ngày với sổ quỹ tiền mặt do thủ quỹ lập.
* Kiểm soát TGNH:
 Rủi ro có thể xảy ra đối với TGNH: Trung tâm có thể không ngăn chặn hoặc
phát hiện kịp thời các khoản chuyển khoản hoặc rút tiền ngân hàng có gian lận hoặc có
lỗi.
 Giải pháp:

- Kế toán ngân hàng nên thực hiện việc đối chiếu số dư trên sổ phụ ngân hàng
với số dư trên sổ sách kế toán của Trung tâm. Việc đối chiếu này nên được một người
có thẩm quyền kiểm tra và người này không được tham gia vào việc xử lý hoặc hạch
toán thu chi tiền. Ngoài ra, việc đối chiếu này nên được tiến hành định kỳ, ít nhất là
hàng tháng. Bất kỳ chênh lệch nào cũng nên được đối chiếu với các khoản tiền gửi
chưa được ngân hàng xử lý và bất kỳ khoản mục nào không đối chiếu được cần phải
báo cáo ngay cho kế toán trưởng để có biện pháp xử lý.
 Kiểm soát nhân viên thực hiện việc chuyển khoản/rút tiền ngân hàng mà
không được phép: rủi ro có thể xảy ra là người có thẩm quyền ký duyệt cho tài khoản
ngân hàng của Trung tâm có thể chỉ thị việc chuyển khoản hoặc rút tiền cho mục đích
không được phép. Một cách khác là nhân viên có thể có được chữ ký có thẩm quyền
cho việc chuyển khoản hoặc rút tiền ngân hàng do người có thẩm quyền ký duyệt
không để ý kỹ đến chứng từ mà người đó ký.
 Giải pháp
- Trung tâm nên áp dụng một cách thực đòi hỏi nhiều chữ ký cho việc chuyển
tiền vượt quá một khoản nào đó-chẳng hạn như một chữ ký của kế toán trưởng và một
chữ ký của Giám đốc. Mọi chuyển khoản chỉ được phê duyệt khi các chứng từ kế toán
được trình lên. Các chứng từ này bao gồm:
i) Phiếu đề nghị mua hàng được phê duyệt;
ii) Đơn đặt hàng được nhà cung cấp chấp thuận và hợp đồng mua hàng, nếu có;
iii) Biên bản giao hàng hoặc bằng chứng về việc thực hiện dịch vụ khi phù hợp
1.5 VỀ ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN.
VNP3 bắt đầu ứng dụng tin học vào công tác kế toán ngay từ khi mới thành lập.
Cho đến nay, công tác tổ chức ứng dụng tin học trong kế toán của Trung tâm đã có
nhiều đổi mới. Hiện nay Trung tâm đang sử dụng phần mềm kế toán Tài chính doanh
nghiệp và bộ phần mềm tin học văn phòng của Microsoft.
* Ưu điểm:
- Là một đơn vị thành viên của Tập đoàn BCVT Việt Nam, một trong những
đơn vị tiên phong trong việc triển khai ứng dụng và phát triển lĩnh vực CNTT ở Việt
Nam, nên VNP3 đã có được sự đầu tư chu đáo về CNTT (bao gồm cả phần cứng và

phần mềm) từ Tập đoàn. Trung tâm được trang bị các thiết bị phần cứng hiện đại tạo
điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng và cập nhật các phiên bản phần mềm mới.
- Các phần mềm ứng dụng và các thiết bị phần cứng được nâng cấp thường
xuyên tại Trung tâm.
- Không phải tốn nhiều thời gian và chi phí cho việc thiết kế hoặc chọn mua
phần mềm kế toán vì đã được Tập đoàn cung cấp phần mềm kế toán để sử dụng. Công
tác bảo dưỡng, sửa chữa máy móc, thiết bị và các lỗi phần mềm cũng thuận lợi vì tại
Trung tâm đã có sẵn một đội ngũ nhân viên phụ trách công việc này cho cả đơn vị.