Quy chế tổ chức và hoạt động của bộ máy điều hành

QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
BỘ MÁY ĐIỀU HÀNH

QC-HĐTV
Số: 04-2021

QUY CHẾ
TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ MÁY ĐIỀU HÀNH
HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN
-

Căn cứ Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14;

-

Căn cứ Điều lệ Công ty TNHH Phát triển dự án Hà Nội;

-

Căn cứ Quy chế Quản trị và Điều hành số …………………. ngày …/…/20… của
Hội đồng Thành viên;

-

Căn cứ Biên bản họp Hội đồng Thành viên số …./20..../BB-HĐTV, ngày
..../..../20..., về việc thông qua dự thảo các văn bản định chế Công ty TNHH Phát
triển dự án Hà Nội;
QUY ĐỊNH:
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1.
1.

Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

Phạm vi điều chỉnh:
Quy chế này quy định về tổ chức và hoạt động của Bộ máy điều hành; mối quan
hệ công tác, nguyên tắc và cơ chế phối hợp, xử lý công việc trong hoạt động
điều hành của Bộ máy điều hành Công ty TNHH Phát triển dự án Hà Nội;

2.

Đối tượng áp dụng:
a) Ban Tổng Giám đốc;
b) Các Trưởng phịng;
c) Các Đơn vị, Cá nhân có liên quan của Công ty TNHH Phát triển dự án Hà

Nội.
Điều 2.

Giải thích từ ngữ và từ ngữ viết tắt

1. Giải thích từ ngữ:
Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
a) PTDA Hà Nội /Công ty: Công ty TNHH Phát triển dự án Hà Nội.
b) Bộ máy điều hành: Ban Tổng Giám đốc và các Phịng/ban tại Trụ sở chính;
c) Ban Tổng Giám đốc: Bao gồm Tổng Giám đốc và các Phó Tổng Giám đốc;
d) Người điều hành: Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc, Kế tốn trưởng,
các Trưởng phịng; Giám đốc Chi nhánh, Đơn vị trực thuộc khác và các
chức danh khác theo quyết định của HĐTV;

Lưu hành nội bộ

Phiên bản: 01/2021

1/17


QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
BỘ MÁY ĐIỀU HÀNH

QC-HĐTV
Số: 04-2021

e) Phòng nghiệp vụ: Các phòng thuộc Trụ sở chính;
f) Đơn vị: Các Phịng/Ban tại Trụ sở chính, Chi nhánh, Văn phòng đại diện và
Đơn vị khác trực thuộc Công ty;
g) Bộ phận: các Tổ thuộc Đơn vị;
2. Từ ngữ viết tắt:
a) HĐTV: Hội đồng Thành viên;
b) Ban TGĐ: Ban Tổng Giám đốc;
c) TGĐ: Tổng Giám đốc;
d) Phó TGĐ: Phó Tổng Giám đốc.
Chương II
NHỮNG QUY ĐỊNH VỀ BAN TỔNG GIÁM ĐỐC
Điều 3. Nguyên tắc chung về vai trò và trách nhiệm của
Ban Tổng Giám đốc
1. Ban TGĐ bao gồm TGĐ và các Phó TGĐ do HĐTV bổ nhiệm.
2. Ban TGĐ, do TGĐ đứng đầu và chịu trách nhiệm tham mưu, giúp việc cho HĐTV,
quản lý, thực thi các chỉ đạo của HĐTV/Chủ tịch HĐTV trong việc tổ chức
điều hành, kiểm tra, giám sát các hoạt động của Công ty theo phạm vi thẩm

quyền và nhiệm vụ được giao.
3. Ban TGĐ hoạt động trên cơ sở nguyên tắc quản lý tập trung, thống nhất theo chiều
dọc từ HĐTV/Chủ tịch HĐTV, các Hội đồng, TGĐ trong việc điều hành, tổ
chức thực thi các định hướng, chỉ đạo của HĐTV về lĩnh vực nghiệp vụ được
phân cơng phụ trách.
4. TGĐ, Phó TGĐ có trách nhiệm tuân thủ tuyệt đối quy định Pháp luật có liên quan,
các nguyên tắc về quản trị, điều hành Công ty quy định tại Quy chế Quản trị và
Điều hành, Quy chế này và các văn bản khác có liên quan do HĐTV ban hành.
Điều 4.

Nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng Giám đốc

1.

TGĐ là người điều hành cao nhất của Công ty, chịu trách nhiệm trước HĐTV
về việc thực hiện các quyền, nghĩa vụ theo quy định của Pháp luật, Điều lệ
Công ty và quy định của HĐTV.

2.

TGĐ thực hiện việc phân công công việc bằng văn bản cho các Phó TGĐ hoặc
ủy quyền cho Phó TGĐ ký các văn bản ra bên ngoài thuộc thẩm quyền của
TGĐ.

3.

TGĐ được HĐTV bổ nhiệm giữ chức danh trong một số Hội đồng để thực hiện
nhiệm vụ, quyền hạn của Thành viên Hội đồng cũng như thực hiện chức năng
quản lý, điều hành Công ty thông qua hoạt động của các Hội đồng.

4.

TGĐ phải điều hành và quyết định các vấn đề liên quan đến công việc kinh
doanh hằng ngày của Công ty theo đúng quy định của Pháp luật, Điều lệ Công
ty, hợp đồng lao động ký với Công ty và Nghị quyết, Quyết định của HĐTV.
Trường hợp điều hành trái với quy định này và các thiệt hại cho Cơng ty thì

Lưu hành nội bộ

Phiên bản: 01/2021

2/17


QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
BỘ MÁY ĐIỀU HÀNH

QC-HĐTV
Số: 04-2021

TGĐ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và phải bồi thường thiệt hại cho
Công ty. TGĐ chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh của Công ty.
5.

Trong trường hợp cần thiết, TGĐ có quyền thành lập các Tổ chuyên môn gồm
nhiều thành phần thuộc các Đơn vị/Bộ phận khác nhau để giải quyết những
công việc đột xuất và/hoặc những cơng việc quan trọng cần thiết có sự tham gia
của nhiều Đơn vị/Bộ phận.

6.

Trường hợp phát sinh những vấn đề mà Điều lệ, Pháp luật và các quy định của
Công ty chưa quy định thẩm quyền giải quyết thuộc về các đối tượng khác thì
TGĐ có trách nhiệm trình đề xuất để HĐTV/Chủ tịch HĐTV thông qua.

Điều 5.

Nhiệm vụ, quyền hạn của Phó Tổng Giám đốc

1. Phó TGĐ là người tham mưu, giúp việc cho TGĐ trong việc thừa hành và tổ chức
thực thi các định hướng, chỉ đạo của HĐTV/Chủ tịch HĐTV.
2. Mỗi Phó TGĐ được phân cơng phụ trách, chỉ đạo một hoặc một số lĩnh vực công
tác của Công ty, chủ động giải quyết công việc theo phạm vi thẩm quyền, chịu
trách nhiệm trước TGĐ, HĐTV và Pháp luật về việc thực hiện nhiệm vụ được
phân cơng. Phó TGĐ có trách nhiệm báo cáo TGĐ kết quả công việc được phân
công phụ trách hoặc theo chỉ đạo của TGĐ.
3. Phó TGĐ có thể được HĐTV chỉ định tham gia với tư cách Chủ tịch/Thành viên
các Hội đồng trực thuộc HĐTV để tham mưu, giúp việc cho HĐTV và TGĐ
trong việc xử lý các vấn đề nội bộ Cơng ty. Trường hợp này, trong q trình
thực hiện, Phó TGĐ có trách nhiệm báo cáo TGĐ về các nội dung cơng việc xử
lý, nếu có vướng mắc trong cơng việc, Phó TGĐ phải trình TGĐ để TGĐ quyết
định hoặc để TGĐ xin ý kiến chỉ đạo của HĐTV.
4. Phó TGĐ được sử dụng quyền hạn của TGĐ, nhân danh TGĐ khi giải quyết các
công việc thuộc lĩnh vực được phân cơng với vai trị người đại diện Cơng ty
theo sự ủy quyền của TGĐ và chịu trách nhiệm cá nhân trước TGĐ, trước Pháp
luật về việc giải quyết các công việc này.
5. Trong phạm vi công việc được phân cơng, Phó TGĐ có nhiệm vụ và quyền hạn:
a) Chỉ đạo, hướng dẫn các Đơn vị/Bộ phận tại Trụ sở chính, Chi nhánh xây
dựng các văn bản định chế, cơ chế, chính sách (trình cấp thẩm quyền phê
duyệt ban hành/hay thực hiện theo quy định của Công ty), kế hoạch phát

triển và thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao;
b) Kiểm tra, đôn đốc các Đơn vị/Bộ phận trong việc tổ chức thực hiện các văn
bản chỉ đạo của HĐTV, TGĐ, các chủ trương, chính sách, Pháp luật thuộc
lĩnh vực mình phụ trách; phát hiện và đề xuất những vấn đề cần sửa đổi, bổ
sung. Nếu phát hiện các Đơn vị/Bộ phận thuộc lĩnh vực mình phụ trách ban
hành văn bản hoặc làm những việc trái Pháp luật, trái các quy định của
Cơng ty, thì phải báo cáo kịp thời TGĐ/Chủ tịch HĐTV để xem xét giải
quyết;
c) Chủ động đề xuất những điều kiện để thực hiện nhiệm vụ như cơ chế quản
lý, lập các nhóm/tổ công tác, tổ chức hội nghị, hội thảo, đào tạo nghiệp vụ,
Lưu hành nội bộ

Phiên bản: 01/2021

3/17


QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
BỘ MÁY ĐIỀU HÀNH

QC-HĐTV
Số: 04-2021

phân công, điều chuyển, quy hoạch và bổ nhiệm cán bộ thuộc lĩnh vực được
phân công điều hành;
d) Theo dõi về tổ chức bộ máy và chỉ đạo việc xử lý các vấn đề nội bộ thuộc
thẩm quyền đối với các Đơn vị được phân công theo dõi;
e) Chủ động đề xuất giải quyết những vấn đề phát sinh ngồi phạm vi thẩm
quyền thuộc lĩnh vực được phân cơng, xin ý kiến của TGĐ hoặc các Hội
đồng và Thành viên HĐTV thông qua TGĐ để xử lý những vấn đề chưa

được Pháp luật hoặc Công ty quy định cụ thể hoặc những vấn đề phức tạp,
những vấn đề liên quan đến cơ chế, chính sách và những vấn đề khác.
6. Khi Phó TGĐ ký các văn bản dưới hình thức Quyết định/Thông báo hoặc các văn
bản tương đương khác để giải quyết cơng việc thì phải gửi đồng thời cho các
thành viên HĐTV, Hội đồng tương ứng, TGĐ và các Phó TGĐ khác biết để
nắm được thơng tin.
Điều 6. Mối quan hệ công tác, cơ chế thông tin báo cáo
giữa Tổng Giám đốc và các Phó Tổng Giám đốc
1.

Phó TGĐ là người giúp việc cho TGĐ, thực hiện những công việc được TGĐ
phân công theo phạm vi thẩm quyền của TGĐ, có trách nhiệm xin ý kiến chỉ
đạo và báo cáo TGĐ về kết quả thực hiện công việc được giao. Phó TGĐ chịu
sự quản lý, chỉ đạo và điều hành trực tiếp từ TGĐ trong việc triển khai cơng
việc của các phịng nghiệp vụ được giao phụ trách hoặc kiêm nhiệm.

2.

Trong q trình tổ chức triển khai cơng việc được giao, Phó TGĐ (kể cả khi
được chỉ định tham gia Hội đồng theo quy định tại Khoản 3, Điều 5 Quy chế
này) có trách nhiệm báo cáo xin ý kiến chỉ đạo và/hoặc tham mưu, đề xuất để
TGĐ quyết định hoặc thơng qua TGĐ để trình HĐTV, Hội đồng tương ứng
xem xét phê duyệt theo quy định. Trong trường hợp các Phó TGĐ nhận các chỉ
đạo trực tiếp từ HĐTV/Hội đồng, Thành viên HĐTV về một vấn đề cụ thể, Phó
TGĐ phải báo cáo kịp thời cho TGĐ để chỉ đạo tổ chức thực hiện.

3.

Các ý kiến phê duyệt, quyết định, chỉ đạo dưới hình thức văn bản của HĐTV,
các Hội đồng, Thành viên HĐTV trong việc điều hành, xử lý công việc của

Công ty theo phạm vi thẩm quyền sẽ được thực hiện thông qua TGĐ để chỉ đạo
các Phó TGĐ, Giám đốc các Đơn vị tổ chức thực hiện.

4.

Định kỳ, hoặc theo yêu cầu của TGĐ, hoặc thông qua các cuộc họp giao ban do
TGĐ chủ trì, các Phó TGĐ có trách nhiệm báo cáo, thơng tin tình hình thực
hiện cơng việc thuộc phạm vi thẩm quyền của mình để TGĐ biết và có chỉ đạo,
đơn đốc đối với những vấn đề nghiệp vụ liên quan giữa các phòng nghiệp vụ
nhằm thực hiện kịp thời các chỉ đạo của HĐTV, các Hội đồng, thành viên
HĐTV cũng như để đảm bảo hiệu quả công việc chung của Công ty.

5.

Việc phân công công việc giữa TGĐ và các Phó TGĐ được thực hiện một cách
linh hoạt theo yêu cầu điều hành trong từng thời kỳ trên cơ sở đề xuất hoặc
quyết định của TGĐ. Các Phó TGĐ có thể được HĐTV phân công chịu trách
nhiệm thường xuyên một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của Công ty, tuy
nhiên trong q trình triển khai cơng việc, các Phó TGĐ sẽ chịu sự chỉ đạo,

Lưu hành nội bộ

Phiên bản: 01/2021

4/17


QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
BỘ MÁY ĐIỀU HÀNH

QC-HĐTV
Số: 04-2021

phân công cụ thể của TGĐ để đảm bảo tính nhất qn, hiệu quả và phù hợp với
tình hình thực tế từng thời kỳ.
Điều 7.

Mối quan hệ công tác giữa các Phó Tổng Giám đốc

1.

Quan hệ cơng tác giữa các Phó TGĐ là quan hệ phối hợp. Các Phó TGĐ có
trách nhiệm thơng tin, trao đổi với nhau về việc giải quyết công việc được phân
công.

2.

Khi thực hiện công việc được phân cơng, nếu có vấn đề liên quan đến lĩnh vực,
Khối nghiệp vụ của Phó TGĐ khác phụ trách thì Phó TGĐ trực tiếp phối hợp
với Phó TGĐ đó để giải quyết. Trường hợp giữa các Phó TGĐ cịn có ý kiến
khác nhau hoặc có vấn đề cần có ý kiến của TGĐ hoặc Chủ tịch Hội đồng, thì
Phó TGĐ đang chủ trì xử lý cơng việc báo cáo để TGĐ xem xét quyết định
hoặc TGĐ trình HĐTV.

3.

Trường hợp Phó TGĐ vắng mặt tại Trụ sở chính và khơng thể giải quyết cơng
việc thuộc lĩnh vực mình phụ trách kịp thời theo đúng tiến độ cần thiết thì phải
báo cáo TGĐ để TGĐ chỉ đạo, giải quyết hoặc phân cơng cho Phó TGĐ khác
hoặc trưởng phịng tạm thời đảm nhiệm để bảo đảm công việc được giải quyết

kịp thời.

4.

Khi có sự phân cơng lại cơng việc giữa các Phó TGĐ thì các Phó TGĐ trực tiếp
bàn giao bằng văn bản nội dung công việc, hồ sơ, tài liệu liên quan cho nhau.
Chương III
NHỮNG QUY ĐỊNH VỀ PHÒNG, PHÒNG TẠI TRỤ SỞ CHÍNH

Điều 8. Nguyên tắc chung về vai trò và trách nhiệm của các
Khối nghiệp vụ tại Trụ sở chính trong hoạt động điều
hành Cơng ty
1. Khối nghiệp vụ tại Trụ sở chính có chức năng tham mưu, giúp việc cho HĐTV, các
Hội đồng thuộc HĐTV, Thành viên HĐTV và TGĐ trong việc quản trị, điều
hành, kiểm tra, giám sát các hoạt động nghiệp vụ thuộc lĩnh vực phụ trách của
phòng.
2. Khối nghiệp vụ thực hiện trách nhiệm thừa hành, thực thi các quyết định, chỉ đạo
của HĐTV, các Hội đồng, thành viên HĐTV, TGĐ trong phạm vi hoạt động,
nghiệp vụ của phòng.
3. Cơ cấu tổ chức của phòng theo thứ tự cấp giảm dần như sau: Phòng/Ban  Bộ
phận.
4. Đứng đầu mỗi phòng là một Trưởng phòng do TGĐ bổ nhiệm. TGĐ có thể kiến
nghị Hội đồng Nhân sự xem xét, trình HĐTV bổ nhiệm/phân cơng các thành
viên Ban TGĐ kiêm nhiệm chức danh Trưởng phòng.
5. Chức năng nhiệm vụ, cơ chế hoạt động, phối hợp giữa các Khối nghiệp vụ tại Trụ
sở chính thực hiện theo quy định tại Quy chế này và Quy định chức năng,
nhiệm vụ và tổ chức của các phòng do HĐTV ban hành.

Lưu hành nội bộ

Phiên bản: 01/2021

5/17


QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
BỘ MÁY ĐIỀU HÀNH
Điều 9.

QC-HĐTV
Số: 04-2021

Nhiệm vụ, quyền hạn của Trưởng phòng.

1. Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước HĐTV, TGĐ về việc quản lý, điều hành
Khối và tổ chức thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Khối theo đúng
quy định của Pháp luật và Quy định chức năng, nhiệm vụ và tổ chức của phòng
do HĐTV ban hành. Trưởng phòng chịu trách nhiệm báo cáo và chịu sự chỉ
đạo, điều hành trực tiếp của TGĐ trong việc tổ chức thực hiện các cơng việc
trong phạm vi thẩm quyền.
2. Trưởng phịng có trách nhiệm lập định hướng, kế hoạch hoạt động cho phịng và
giám sát, đơn đốc việc triển khai thực hiện các mặt cơng tác.
3. Trưởng phịng có quyền chỉ đạo, phân công công việc cho các nhân viên dưới
quyền quản lý của mình cũng như yêu cầu các Đơn vị trong Công ty phối hợp,
hỗ trợ thực hiện các công việc liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phịng
mình hoặc do phịng được giao làm Đơn vị chủ trì/đầu mối.
4. Trưởng Phịng/Ban có trách nhiệm chủ động xây dựng kế hoạch, chương trình và
nội dung cơng tác hàng tuần, tháng, q, năm của Phịng/Ban mình và tổ chức
thực hiện các nội dung công việc theo chức năng, nhiệm vụ đã được phân cơng.
5. Trưởng Phịng/Ban thường xun đơn đốc, nhắc nhở, theo dõi, kiểm tra và giám sát

các mặt cơng tác, tổng hợp tình hình cơng việc của Phịng/Ban, báo cáo công
tác hàng tuần, tháng, quý, năm gửi Trưởng phịng.
6. Trưởng Phịng/Ban có trách nhiệm giải quyết và trình Trưởng phịng ký duyệt các
nội dung cơng tác chun mơn của Phịng/Ban mình. Trong tờ trình phải phân
tích, tổng hợp, đề xuất ý kiến cụ thể và tập hợp đầy đủ hồ sơ, tài liệu viện dẫn
để Trưởng phịng có cơ sở xem xét, quyết định. Trước khi trình đề xuất giải
quyết cơng việc, Trưởng Phịng/Ban phải xem xét kỹ và chịu trách nhiệm về nội
dung trình ký.
7. Trưởng Phịng/Ban được quyền yêu cầu các Đơn vị/Bộ phận trong Công ty cung
cấp đầy đủ và kịp thời những thông tin cần thiết liên quan đến việc thực hiện
chức năng, nhiệm vụ của Phịng/Ban mình; u cầu các Đơn vị/Bộ phận liên
quan phối hợp giải quyết cơng việc do Phịng/Ban mình chủ trì và phải đồng
thời thơng báo cho Trưởng phịng biết.
8. Trưởng Phịng/Ban có các Phó Trưởng Phịng/Phó Trưởng Ban để giúp việc trong
việc tổ chức thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của phịng. Phó Trưởng Phịng/
Phó Trưởng Ban thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo sự phân công của Trưởng
Phòng/Trưởng Ban.
9. Trưởng Phòng/Ban được quyền đề nghị quy hoạch, bổ nhiệm, miễn nhiệm các
chức danh quản lý trong Phòng/Ban; đề nghị đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ cho
Cán bộ nhân viên trong Phòng/Ban; đề xuất cử Cán bộ nhân viên trong Phịng/
Ban đi cơng tác.
10. Trưởng Phịng/Ban có trách nhiệm quản lý Cán bộ nhân viên, duy trì kỷ luật lao
động theo quy định, nội quy của Công ty; quản lý và sử dụng đúng mục đích cơ
sở vật chất, phương tiện làm việc, tài sản và tài liệu được giao một cách hiệu
quả.
Lưu hành nội bộ

Phiên bản: 01/2021

6/17

QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
BỘ MÁY ĐIỀU HÀNH

QC-HĐTV
Số: 04-2021

11. Trưởng Phịng/Ban có trách nhiệm tổ chức lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo đúng quy
định hiện hành của Pháp luật và của Công ty.
Điều 10. Nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi giải quyết công
việc của Tổ trưởng
1.

Tổ trưởng là người chịu trách nhiệm trước Trưởng Phòng/Ban về toàn bộ các hoạt
động, nội dung và kết quả công việc được phân công theo chức năng, nhiệm vụ
của Tổ phụ trách.

2.

Tổ trưởng có trách nhiệm chủ động xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch công
tác của Tổ; phân công công việc cụ thể cho từng thành viên trong Tổ.

3.

Tổ trưởng thường xuyên đôn đốc, nhắc nhở, theo dõi, kiểm tra và giám sát tình
hình thực hiện nhiệm vụ của Tổ phụ trách và báo cáo theo quy định/yêu cầu.

4.

Tổ trưởng có trách nhiệm quản lý Cán bộ nhân viên trong phạm vi của Tổ mình,
duy trì kỷ luật lao động theo quy định của Công ty; kiểm tra và đôn đốc Cán bộ
nhân viên trong Tổ chấp hành nghiêm các nội quy, quy chế và quy định của
Công ty; quản lý và sử dụng đúng mục đích cơ sở vật chất, phương tiện làm
việc, tài sản và tài liệu được giao một cách hiệu quả.
Chương IV
NGUYÊN TẮC VÀ CƠ CHẾ PHỐI HỢP, XỬ LÝ CÔNG VIỆC
CỦA BỘ MÁY ĐIỀU HÀNH

Điều 11. Nguyên tắc chịu trách nhiệm
Người đứng đầu mỗi cấp quản lý (TGĐ, Phó TGĐ, Kế tốn trưởng, Trưởng
phịng, Trưởng Phịng/Ban, Tổ trưởng…) là người chịu trách nhiệm trực tiếp về
kết quả công tác của Đơn vị/Bộ phận mình phụ trách trước lãnh đạo cấp trên
trong phạm vi các lĩnh vực công việc được phân công và trong phạm vi được
phân cấp, uỷ quyền.
Điều 12. Nguyên tắc chế độ thủ trưởng
1.

Công ty thực hiện việc quản lý theo hai (02) cơ chế: Quản lý hành chính và quản
lý công việc, chi tiết theo Quy chế Quản trị và Điều hành do HĐTV ban hành.

2.

Lãnh đạo cấp trên có quyền chỉ đạo xuống các Đơn vị/Cá nhân trực thuộc mà
không cần thông qua cấp lãnh đạo trực tiếp của các Đơn vị/Cá nhân trên. Trong
trường hợp này, khi nhận được chỉ thị thực hiện các Đơn vị/Cá nhân phải báo
cáo cho lãnh đạo trực tiếp của mình biết.

3.

Nhân viên chịu sự điều hành của Cán bộ quản lý; Cán bộ quản lý cấp dưới chịu sự
điều hành của Cán bộ quản lý cấp trên. Lãnh đạo cấp trên có thể giao/phân cấp
thẩm quyền cho cấp phó của mình thực hiện chỉ đạo cấp dưới về một số chức
năng, nhiệm vụ hoặc một số lĩnh vực công việc nào đó.

4.

Cấp dưới tuyệt đối chấp hành chỉ đạo của cấp trên dù không phải là cấp trên trực
tiếp của Bộ phận mình. Trong trường hợp này, khi nhận được chỉ thị thực hiện
các Đơn vị/Cá nhân phải báo cáo cho lãnh đạo trực tiếp của mình biết. Khi nhận
được chỉ đạo phải nắm vững yêu cầu, xem xét điều kiện thực hiện. Trường hợp
thấy khả năng thực hiện không đáp ứng yêu cầu phải có ý kiến báo cáo ngay,

Lưu hành nội bộ

Phiên bản: 01/2021

7/17


QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
BỘ MÁY ĐIỀU HÀNH

QC-HĐTV
Số: 04-2021

khi chưa có ý kiến thay đổi vẫn phải chấp hành mệnh lệnh đó. Trường hợp nhân
viên, Cán bộ quản lý cấp dưới có ý kiến khác với ý kiến của Cán bộ quản lý cấp
trên thì có quyền bảo lưu ý kiến, nhưng phải tuyệt đối thực hiện theo quyết định
của cấp trên.

5.

Các Đơn vị/Cá nhân khi báo cáo cơng việc, các khó khăn vướng mắc, các đề xuất
lên các cấp lãnh đạo trực tiếp theo quy trình làm việc, nếu không được phản hồi
kịp thời, hoặc phản hồi chưa thỏa đáng, phải có trách nhiệm báo cáo vượt cấp
để xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cấp cao hơn. Trường hợp không thực hiện
báo cáo vượt cấp để xử lý cơng việc, dẫn đến tình trạng công việc chậm chạp,
ách tắc, kém hiệu quả..., người không thực hiện báo cáo vượt cấp sẽ bị coi là vi
phạm quy định lề lối làm việc của Công ty và bị xử lý kỷ luật.

6.

Trong các trường hợp cần thiết (cấp bách về thời gian, vấn đề cần có ý kiến phê
duyệt cuối cùng của lãnh đạo cấp cao hơn, hoặc bất đồng quan điểm trong xử lý
công việc với người lãnh đạo trực tiếp…), Đơn vị/Cá nhân có thể thực hiện báo
cáo vượt cấp ngay để xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cấp cao hơn, đồng thời
gửi nội dung báo cáo cho người lãnh đạo trực tiếp để biết nội dung công việc
xin ý kiến.

7.

Các Trưởng Đơn vị chịu trách nhiệm về hoạt động của Đơn vị mình, đảm bảo mọi
vấn đề trong cơng việc đều phải được xử lý kịp thời, triệt để và hiệu quả nhất.
Khơng chấp nhận các lý do khơng hồn thành cơng việc do người lãnh đạo trực
tiếp khơng có phản hồi hoặc không chỉ đạo công việc kịp thời.

8.

Trường hợp chỉ đạo của cấp trên có nội dung trái với quy định của Pháp luật hoặc
quy định của Công ty thì cấp dưới có quyền từ chối khơng thực hiện, nhưng

phải lập tức báo cáo lãnh đạo cấp cao hơn để giải quyết.

Điều 13. Nguyên tắc về kiểm tra, giám sát
1.

Các hoạt động của các Đơn vị đều phải được kiểm tra, giám sát.

2.

Cơ chế, quy trình kiểm tra giám sát các hoạt động của các Đơn vị thực hiện
theo Quy định do HĐTV ban hành.

Điều 14. Nguyên tắc phối hợp cơng việc giữa Ban Tổng Giám
đốc và Trưởng phịng, Trưởng phịng/Ban tại Trụ sở
chính
1.

TGĐ chỉ đạo, điều hành trực tiếp cơng việc đối với Trưởng phịng nghiệp vụ,
Trưởng phịng/Ban tại Trụ sở chính. Trong trường hợp cần thiết, TGĐ có thể:
a) Chỉ đạo Trưởng phịng hoặc Trưởng Phịng/Ban Trụ sở chính trong việc
phân cơng nhiệm vụ cụ thể cho một số Cán bộ, nhân viên do Trưởng phòng
hoặc Trưởng Phịng/Ban trực tiếp quản lý cơng việc;
b) Chỉ đạo trực tiếp đến Cán bộ, nhân viên để thực hiện công việc; Cán bộ thừa
hành nhiệm vụ có trách nhiệm báo cáo lại với Trưởng phịng, Trưởng
phịng/Ban về cơng việc đã được TGĐ giao trực tiếp.

2.

TGĐ, Phó TGĐ theo sự phân cơng của TGĐ có trách nhiệm xem xét giải quyết
kịp thời những vấn đề do các Trưởng phòng nghiệp vụ, Trưởng phòng/Ban đề

Lưu hành nội bộ

Phiên bản: 01/2021

8/17


QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
BỘ MÁY ĐIỀU HÀNH

QC-HĐTV
Số: 04-2021

xuất, kiến nghị liên quan đến lĩnh vực của Khối, Phịng đó hoặc liên quan đến
cơng việc chung của Cơng ty.
3.

Khi TGĐ hoặc Phó TGĐ triệu tập họp, các Trưởng phòng nghiệp vụ và Trưởng
phòng/Ban phải đi họp đầy đủ và chuẩn bị tài liệu có liên quan đến nội dung
cuộc họp; trường hợp vắng mặt thì cử người đi thay và phải báo cáo người chủ
trì cuộc họp biết trước.

Điều 15. Nguyên tắc phối hợp công việc giữa Ban Tổng Giám
đốc với các Giám đốc Chi nhánh
1.

TGĐ, Phó TGĐ trực tiếp hoặc thơng qua các Trưởng phịng để chỉ đạo công việc
đối với Giám đốc Chi nhánh.

2.

Giám đốc Chi nhánh báo cáo, xin ý kiến chỉ đạo của TGĐ, Phó TGĐ phụ trách
(nếu có) hoặc thơng qua các Trưởng phịng. Giám đốc Chi nhánh khơng trực
tiếp báo cáo và xin ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch HĐTV và các Thành viên
HĐTV, trừ trường hợp được Chủ tịch HĐTV và các Thành viên HĐTV yêu cầu
hoặc được TGĐ đồng ý hoặc trường hợp được báo cáo vượt cấp theo quy định
của Công ty; trong các trường hợp này, Giám đốc Chi nhánh phải báo cáo lại
kết quả làm việc với TGĐ, Phó TGĐ phụ trách.

3.

TGĐ, Phó TGĐ phải có kế hoạch đi cơng tác tại các Chi nhánh để kịp thời nắm
bắt và giải quyết công việc mà mình được HĐTV, TGĐ phân cơng.

Điều 16. Ngun tắc phối hợp cơng việc giữa các Đơn vị
1.

Trưởng Đơn vị có trách nhiệm thực hiện công việc theo chức năng, nhiệm vụ
của Đơn vị mình; đồng thời phối hợp chặt chẽ, trao đổi đầy đủ các thông tin
chuyên môn, nghiệp vụ với các Đơn vị liên quan khác để hoàn thành cơng việc
chung.

2.

Khi có một việc cần đến sự tham gia giải quyết của nhiều Đơn vị, TGĐ hoặc
Phó TGĐ phụ trách trực tiếp tùy theo tính chất cơng việc có thể giao cho một
Đơn vị làm chủ trì giải quyết được gọi là Đơn vị chủ trì. Các Đơn vị khác có
trách nhiệm phối hợp giải quyết cơng việc theo chức năng, nhiệm vụ được gọi
là Đơn vị liên quan.

3.

Trách nhiệm và quyền hạn của Đơn vị chủ trì giải quyết công việc:
a) Phối hợp với Đơn vị liên quan xử lý công việc và chịu trách nhiệm về nội
dung, tiến độ, kết quả công việc được giao;
b) Lập tờ trình hoặc dự thảo văn bản trình các cơ quan cấp trên kiến nghị các
biện pháp giải quyết công việc trên cơ sở tham khảo ý kiến của Đơn vị liên
quan để cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định. Ý kiến của Đơn vị liên
quan phải được gửi kèm theo tờ trình;
c) Chủ động đề xuất và chủ trì họp hoặc đề xuất TGĐ chủ trì họp với Đơn vị
liên quan để giải quyết những vấn đề phức tạp không thể thống nhất được
thông qua các ý kiến riêng bằng văn bản. Trong trường hợp này, khi trình
giải pháp giải quyết công việc lên TGĐ xem xét, Đơn vị chủ trì phải gửi
kèm biên bản họp. Trưởng Đơn vị chủ trì phải chịu trách nhiệm về các ý
kiến tham mưu, đề xuất giải quyết công việc;

Lưu hành nội bộ

Phiên bản: 01/2021

9/17


QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
BỘ MÁY ĐIỀU HÀNH

QC-HĐTV
Số: 04-2021

d) Đơn vị chủ trì có trách nhiệm kiểm tra, theo dõi tiến độ thực hiện công việc
và đôn đốc các Đơn vị liên quan xử lý công việc được phân cơng;
e) Đơn vị chủ trì có trách nhiệm xác định đúng và đủ các Đơn vị liên quan
trong trường hợp khơng có ý kiến chỉ định Đơn vị liên quan của TGĐ hoặc
Phó TGĐ phụ trách để giải quyết công việc được giao và chịu trách nhiệm
về việc xác định này.
4.

Trách nhiệm và quyền hạn của Đơn vị liên quan trong giải quyết cơng việc:
a) Có trách nhiệm tham gia khi được Đơn vị chủ trì yêu cầu. Đơn vị liên quan
chỉ được phép không tham gia giải quyết cơng việc theo đề nghị của Đơn vị
chủ trì khi được sự đồng ý của TGĐ;
b) Có trách nhiệm trả lời đầy đủ, rõ ràng và kịp thời các vấn đề liên quan và
gửi ý kiến bằng văn bản để Đơn vị chủ trì tổng hợp, xử lý trình TGĐ xem
xét, quyết định;
c) Đơn vị liên quan được coi là khơng hồn thành nhiệm vụ nếu gửi ý kiến
chậm hoặc khơng có phản hồi khi được Đơn vị chủ trì phân cơng, đề nghị
phối hợp xử lý cơng việc, và được coi như đã đồng ý với dự thảo, ý kiến của
Đơn vị chủ trì và vẫn phải chịu trách nhiệm về các nội dung có liên quan;
d) Có quyền bảo lưu ý kiến của mình khi có ý kiến khơng thống nhất và cùng
Đơn vị chủ trì báo cáo TGĐ xem xét, quyết định. Trưởng Đơn vị liên quan
phải chịu trách nhiệm về các ý kiến tham gia phối hợp xử lý công việc.

Điều 17. Nguyên tắc xử lý cơng việc
1.

Khi trình lãnh đạo cấp trên phê duyệt, quyết định các vấn đề do Đơn vị mình
thực hiện, lãnh đạo các Đơn vị có trách nhiệm báo cáo, tham mưu, phân tích,
kiến nghị đầy đủ, rõ ràng, kịp thời.

2.

Các Đơn vị chủ động phối hợp xử lý các công việc liên quan đến chức năng,
nhiệm vụ của Đơn vị mình để đảm bảo cơng việc khi được trình lên cấp lãnh
đạo có thẩm quyền đã có ý kiến chính thức của Đơn vị chủ trì và ý kiến tham
gia của các Đơn vị có liên quan. Khi các Đơn vị giải quyết cơng việc thuộc
thẩm quyền của mình, nhưng có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Đơn vị
khác, phải yêu cầu Đơn vị đó tham gia ý kiến và thực hiện theo nguyên tắc phối
hợp công việc được quy định tại Điều 16 Quy chế này.

3.

Các văn bản, tờ trình xử lý cơng việc phải được gửi theo trình tự các cấp quản
lý, cấp dưới gửi lên cấp trên trực tiếp của mình để xử lý. Những hồ sơ trình, các
báo cáo hoặc thơng tin phối hợp hoạt động được gửi trực tiếp cho người nhận
theo phân cơng của cấp có thẩm quyền. Trong phạm vi được phân cấp, uỷ
quyền, lãnh đạo trực tiếp khẩn trương, chủ động xử lý cơng việc và/hoặc trình
lên cấp trên có thẩm quyền giải quyết.

4.

Đối với các cơng việc thuộc phạm vi trách nhiệm và/hoặc được lãnh đạo cấp
trên giao, Đơn vị/Bộ phận phải tổ chức thực hiện sớm nhất có thể trong thời hạn
được giao. Trường hợp khơng thể thực hiện được ngay hoặc thấy cần có ý kiến
tham mưu bổ sung, Đơn vị/Bộ phận phải thực hiện báo cáo kịp thời cho cấp
giao nhiệm vụ.

Lưu hành nội bộ

Phiên bản: 01/2021

10/17


QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
BỘ MÁY ĐIỀU HÀNH

QC-HĐTV
Số: 04-2021

Điều 18. Nguyên tắc lập hồ sơ trình giải quyết công việc
1.

Mọi kiến nghị, đề nghị, yêu cầu, đề xuất của các Đơn vị/Bộ phận phải được thực
hiện bằng văn bản và gửi đến cấp lãnh đạo trực tiếp có thẩm quyền giải quyết
cơng việc theo nội dung phân cấp, uỷ quyền của HĐTV, TGĐ và các quy định
liên quan của Cơng ty. Hồ sơ trình có thể được gửi cho các Đơn vị/Bộ phận
hoặc cá nhân liên quan khác để báo cáo hoặc thơng tin, phối hợp thì tại mục
“Nơi nhận” trên tờ trình phải ghi rõ là “để báo cáo” hoặc “để biết” hoặc “để
phối hợp”.

2.

Các văn bản (cơng văn, tờ trình, báo cáo...) trình cấp lãnh đạo trực tiếp phải do
cấp dưới hoặc người được ủy quyền ký đúng thẩm quyền và được đóng dấu.

3.

Đơn vị/Bộ phận gửi hồ sơ trình có trách nhiệm tổng hợp ý kiến của các Đơn vị/Bộ
phận liên quan khác tại mục “Nơi nhận” để báo cáo cấp lãnh đạo trực tiếp biết

và thực hiện chỉ đạo của cấp lãnh đạo trực tiếp.

4.

Ngay sau khi nhận được hồ sơ trình của các Đơn vị/Bộ phận, cấp nhận hồ sơ có
trách nhiệm nghiên cứu hồ sơ trình, yêu cầu lấy thêm ý kiến của các Đơn vị/Bộ
phận khác (nếu cần) và có ý kiến quyết định vấn đề hoặc tiếp tục có tờ trình lên
lãnh đạo cấp cao hơn để giải quyết công việc theo đúng quy định về phân cấp
ủy quyền và các quy định liên quan khác của Công ty.

5.

Thời gian xử lý hồ sơ trình của các Đơn vị/Bộ phận thông thường không được quá
ba (03) ngày làm việc, trừ trường hợp đặc biệt và/hoặc đặc thù công việc
và/hoặc có quy định khác của Cơng ty.

6.

Hồ sơ trình thơng thường bao gồm các nội dung sau:
a) Tờ trình: Tờ trình phải thuyết minh đầy đủ, rõ ràng mục đích trình, sự cần
thiết, cơ sở pháp lý, nội dung chủ yếu cần trình, quan điểm của Đơn vị/Bộ
phận trình về vấn đề và các đề xuất, kiến nghị. Nếu có ý kiến của các Đơn
vị/Bộ phận khác thì tờ trình phải phân tích về việc tiếp thu hay khơng tiếp
thu các ý kiến đó;
b) Các cơ sở pháp lý để xử lý vấn đề tại hồ sơ trình (trích dẫn văn bản số,
ngày, tháng, năm và cơ quan ban hành… đính kèm, nếu cần thiết);
c) Văn bản tham gia ý kiến của các Đơn vị/Bộ phận liên quan, phối hợp (nếu
có);
d) Ý kiến chỉ đạo trước đây và/hoặc liên quan của lãnh đạo các cấp đến nội
dung trình ký (nếu có);

e) Nếu trình lãnh đạo ký văn bản, Đơn vị/Bộ phận phải gửi kèm dự thảo văn
bản theo hướng đề xuất của Đơn vị/Bộ phận trình;
f) Các tài liệu tham khảo khác có liên quan đến nội dung trình ký.

Điều 19. Thẩm quyền ký và ban hành văn bản
1.

TGĐ là người có trách nhiệm cao nhất trong việc ký ban hành các văn bản mang
tính chất hành chính ra bên ngồi nhằm mục đích phục vụ các giao dịch với đối
tác, nghĩa vụ báo cáo, công tác với cơ quan quản lý Nhà nước nhân danh người
đại diện Công ty. TGĐ có thể ủy quyền thường xuyên hoặc ủy quyền từng lần

Lưu hành nội bộ

Phiên bản: 01/2021

11/17


QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
BỘ MÁY ĐIỀU HÀNH

QC-HĐTV
Số: 04-2021

cho các Phó TGĐ ký ban hành các văn bản ra bên ngồi trong phạm vi thẩm
quyền của mình.
2.

Phó TGĐ ký các văn bản có liên quan đến cơng việc thuộc lĩnh vực công tác,

thẩm quyền được TGĐ phân công như: Văn bản chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ
kinh doanh, các văn bản giao dịch thông thường, các hợp đồng dân sự, thương
mại thuộc lĩnh vực mình phụ trách, trong phạm vi quyền phán quyết... Đối với
các văn bản có nội dung thuộc lĩnh vực được phân cơng nhưng cần TGĐ ký thì
Phó TGĐ phải thống nhất nội dung trước khi trình TGĐ ký.

3.

Giám đốc Chi nhánh ký các văn bản thuộc thẩm quyền liên quan đến hoạt động
của Chi nhánh như: Các chỉ đạo tổ chức thực hiện nhiệm vụ kinh doanh của Chi
nhánh, các văn bản giao dịch thông thường, các hợp đồng dân sự, thương mại,
các văn bản giấy tờ khác….

4.

Cấp phó được ký thay Cấp trưởng một số văn bản thuộc lĩnh vực được phân công.

5.

Cấp soạn văn bản chịu trách nhiệm ký nháy vào các văn bản trước khi trình cấp có
thẩm quyền ký ban hành và phải chịu trách nhiệm về tính đúng đắn và chính
xác của nội dung văn bản.

6.

Các văn bản nội bộ và gửi ra bên ngoài đều phải tuân thủ đúng quy định về thể
thức văn bản, đóng dấu, lấy số, vào sổ theo dõi công văn và lưu trữ… theo đúng
quy định của Công ty.

7.

Thẩm quyền ký và ban hành văn bản định chế của Công ty được thực hiện theo
quy định của Công ty.

Điều 20. Quy định về xử lý văn bản, quản lý và sử dụng con
dấu, bảo mật thông tin
1.

Các Đơn vị, cá nhân nghiêm túc tuân thủ các quy định về thể thức văn bản; quy
trình xử lý, quản lý và lưu trữ cơng văn đi, cơng văn đến, tờ trình theo các quy
định của Công ty.

2.

Các Đơn vị, cá nhân nghiêm túc tuân thủ các quy định về quản lý và sử dụng
con dấu theo quy định của Pháp luật và của Công ty.

3.

Tồn thể Cán bộ nhân viên có nghĩa vụ chấp hành và thực hiện nghiêm túc các
quy định do HĐTV, TGĐ ban hành về quản lý, sử dụng và cung cấp thông tin.
Trường hợp cần cung cấp hồ sơ tài liệu, thơng tin cho các tổ chức, cá nhân bên
ngồi thì phải tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin và cung cấp thông tin
của Công ty.
Chương V
KẾ HOẠCH, CHƯƠNG TRÌNH CƠNG TÁC CỦA BỘ MÁY ĐIỀU HÀNH

Điều 21. Nội dung kế hoạch, chương trình cơng tác
1.
2.

Xây dựng kế hoạch, chương trình cơng tác; báo cáo kế hoạch, chương trình
cơng tác là quy định bắt buộc đối với Bộ máy Điều hành Cơng ty.
Kế hoạch, chương trình cơng tác năm bao gồm:
a) Các kế hoạch hoạt động trong năm;

Lưu hành nội bộ

Phiên bản: 01/2021

12/17


QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
BỘ MÁY ĐIỀU HÀNH

QC-HĐTV
Số: 04-2021

b) Chiến lược, định hướng đổi mới, phát triển các lĩnh vực kinh doanh; áp
dụng công cụ quản lý mới...;
c) Kế hoạch xây dựng các văn bản thuộc lĩnh vực phụ trách;
d) Kế hoạch nhân sự;
e) Chương trình Hội nghị tổng kết/sơ kết hoạt động kinh doanh, Hội nghị tổng
kết/tập huấn/đào tạo các mảng nghiệp vụ.
3.

Kế hoạch, chương trình công tác theo quý:
a) Các Đơn vị xây dựng kế hoạch, chương trình cơng tác theo q nhằm cụ thể
hố các nội dung và lộ trình thực hiện kế hoạch, chương trình của năm;

b) Các Đơn vị xác định nguyên nhân khơng hồn thành được kế hoạch, chương
trình cơng tác của quý trước để rút kinh nghiệm và có giải pháp nhằm hồn
thành trong q tiếp theo.

4.

Kế hoạch, chương trình cơng tác tháng và tuần: Cụ thể hố các chương trình
họp, chương trình cơng tác của Ban TGĐ và các Đơn vị/Bộ phận.

Điều 22. Lập kế hoạch, chương trình cơng tác
1.

Lập kế hoạch, chương trình cơng tác năm:
a) Việc lập kế hoạch kinh doanh, các báo cáo định kỳ/bất thường do các Đơn
vị đầu mối thực hiện theo các quy định của Công ty;
b) Các Đơn vị phải lập kế hoạch, chương trình cơng tác năm tới của Đơn vị
mình gửi đồng thời cho Bộ phận Trợ lý, Thư ký TGĐ và Khối Quản lý
Doanh nghiệp Trong bản kế hoạch phải bao gồm Danh mục những công
việc lớn cần thực hiện trong năm, nội dung, chương trình, thời hạn thực hiện
cụ thể…, đồng thời đưa ra các kiến nghị, giải pháp nhằm đạt được kế hoạch,
chương trình đó;
c) Trên cơ sở kế hoạch, chương trình cơng tác các Đơn vị đã lập, Khối Quản lý
Doanh nghiệp tổng hợp thành Chương trình cơng tác chung trong năm của
tồn hệ thống, có ý kiến đối với các kế hoạch kinh doanh và trình TGĐ xem
xét, quyết định theo thẩm quyền;
d) Bên cạnh việc thực hiện các kế hoạch, chương trình cơng tác do Đơn vị chủ
động đăng ký, các Đơn vị phải thực hiện các chương trình, kế hoạch do
HĐTV và TGĐ giao.

2.

Lập kế hoạch, chương trình cơng tác q/tháng: Cuối mỗi quý/tháng, các Đơn
vị phải đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch, chương trình cơng tác q/tháng
đó, rà sốt các vấn đề của quý/tháng tiếp theo đã ghi trong chương trình cơng
tác năm và xem xét các vấn đề mới phát sinh để đề nghị điều chỉnh chương
trình cơng tác cho quý/tháng sau (nếu cần thiết), làm báo cáo và gửi đồng thời
cho Bộ phận Trợ lý, Thư ký TGĐ và Phịng Quản lý chun mơn. Phịng Quản
lý chun mơn tiến hành tổng hợp, có ý kiến đối với các kế hoạch kinh doanh
và trình TGĐ thơng qua hoặc để TGĐ trình các cấp thẩm quyền phê duyệt.

3.

Lập kế hoạch, chương trình cơng tác tuần: Các Đơn vị lập kế hoạch cơng tác
tuần phù hợp với tính chất và đặc thù cơng việc của Đơn vị mình. Trường hợp

Lưu hành nội bộ

Phiên bản: 01/2021

13/17


QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
BỘ MÁY ĐIỀU HÀNH

QC-HĐTV
Số: 04-2021

cần làm việc với TGĐ thì đăng ký với thư ký TGĐ để được sắp xếp. Chương
trình cơng tác tuần phải được thông báo công khai tại nơi làm việc của lãnh đạo

Đơn vị.
4.

Thời gian lập kế hoạch, chương trình cơng tác cụ thể được thực hiện theo các
quy định liên quan của Công ty.

Điều 23. Đánh giá việc thực hiện kế hoạch, chương trình
cơng tác
TGĐ chỉ đạo thực hiện đánh giá việc hoàn thành nhiệm vụ (cả về thời gian và
chất lượng) của các Đơn vị; Ban Giám đốc/Trưởng Đơn vị thực hiện đánh giá
việc hoàn thành nhiệm vụ (cả về thời gian và chất lượng) của các Bộ phận
thuộc Đơn vị mình làm căn cứ xét khen thưởng (nếu có). Việc đánh giá, xếp
loại thực hiện theo quy định của Cơng ty.
Chương VI
CHẾ ĐỘ ĐI CƠNG TÁC, HỘI HỌP
Điều 24. Chế độ đi công tác
1.

Thẩm quyền cử đi công tác được thực hiện theo quy định của Công ty.

2.

Trước khi đi công tác, người đi công tác phải có đề cương cụ thể, xác định nội
dung cơng việc, nơi cần đến, thời gian công tác, chuẩn bị đầy đủ thông tin, tài
liệu, nguồn lực cần thiết… để đảm bảo việc đi công tác đạt được hiệu quả cao
nhất, tránh lãng phí.

3.

Kết thúc đợt cơng tác, người đi cơng tác phải có báo cáo kết quả chuyến cơng

tác cho người lãnh đạo trực tiếp là người cử đi công tác hoặc cấp lãnh đạo giao
việc hoặc đang phụ trách, xử lý cơng việc đó.

Điều 25. Hội họp
1.

Ban lãnh đạo các Đơn vị phải tổ chức các cuộc họp giao ban định kỳ để nắm
được tình hình hoạt động mọi mặt của Đơn vị mình, thảo luận, thống nhất về
các vấn đề quan trọng và đưa ra các chỉ đạo cần thiết cho cấp dưới hoặc các
kiến nghị, đề xuất giải quyết cơng việc đối với cấp trên.

2.

Ngồi các cuộc họp giao ban định kỳ, lãnh đạo Đơn vị có thể tổ chức họp đột
xuất để giải quyết các công việc cụ thể.

3.

Nội dung các cuộc họp phải được lập thành Biên bản và lưu trữ theo quy định
của Công ty.

Điều 26. Hội nghị, hội thảo, tập huấn nghiệp vụ
1.

Hội nghị, tập huấn nghiệp vụ nội bộ:
a) Phụ trách Đơn vị có thể tổ chức Hội nghị sơ kết, tổng kết hoạt động của
Đơn vị mình vào cuối năm. TGĐ có thể tổ chức hội nghị sơ kết và tổng kết
về tình hình hoạt động của tồn hệ thống sau khi có ý kiến phê duyệt của
Chủ tịch HĐTV;
b) Hội nghị tổng kết chuyên đề nhằm mục đích thảo luận, bàn bạc triển khai

Lưu hành nội bộ

Phiên bản: 01/2021

14/17


QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
BỘ MÁY ĐIỀU HÀNH

QC-HĐTV
Số: 04-2021

thực hiện, hoặc đánh giá kết quả và đúc rút kinh nghiệm, phổ biến kinh
nghiệm một lĩnh vực nghiệp vụ cụ thể, một chuyên đề nào đó. Việc tổ chức
hội nghị chuyên đề thực hiện theo nhu cầu thực tế, do TGĐ quyết định;
c) Tập huấn nghiệp vụ tập trung: Đối với các trường hợp phát sinh nghiệp vụ
mới hoặc do yêu cầu đổi mới các nghiệp vụ đang thực hiện, Phó TGĐ phụ
trách xem xét quyết định tổ chức tập huấn nghiệp vụ tập trung sau khi có ý
kiến về chủ trương của các Trưởng phịng Hành chính Nhân sự, Trưởng
phịng Tài chính Kế tốn và TGĐ.
d) Lãnh đạo các Đơn vị/Bộ phận có trách nhiệm tham dự hoặc cử Cán bộ tham
dự hội nghị, tập huấn nghiệp vụ theo đúng thành phần triệu tập tham dự.
Trường hợp vì lý do khách quan, có thể bố trí người khác tham dự nhưng
phải báo cáo cấp thẩm quyền và Đơn vị tổ chức.
2.

Hội thảo:
Các cuộc hội thảo nội bộ của Cơng ty do TGĐ hoặc các Phó TGĐ phụ trách

duyệt nội dung, thành phần và người chủ trì hội thảo. Các cuộc hội thảo bên
ngoài sẽ do Chủ tịch HĐTV quyết định trên cơ sở đề nghị của TGĐ.

Điều 27. Trách nhiệm của các Đơn vị/Bộ phận liên quan đến
tổ chức hội nghị, hội thảo, tập huấn nghiệp vụ
1.

Phòng Hành chính Nhân sự là Đơn vị đầu mối phối hợp với các Đơn vị/Bộ
phận liên quan để tổ chức hội nghị, hội thảo, tập huấn nghiệp vụ; in ấn tài liệu
và chuẩn bị các công tác hậu cần khác cho hội nghị, hội thảo, đào tạo, tập huấn
nghiệp vụ.

2.

Đơn vị chủ trì hội nghị, hội thảo, đào tạo, tập huấn nghiệp vụ: Phối hợp với
Phịng Hành chính Nhân sự và trình cấp có thẩm quyền về việc tổ chức hội
nghị, hội thảo, tập huấn nghiệp vụ; mục đích, nội dung, tài liệu sử dụng, thời
gian, địa điểm, người chủ trì, thành phần tham dự, kinh phí tổ chức; chuẩn bị tài
liệu, quản lý và phát tài liệu; lập chương trình và dẫn chương trình; báo cáo cấp
có thẩm quyền về kết quả hội nghị, hội thảo, tập huấn.
Chương VII
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 28. Điều khoản thi hành
1. Quy chế này có hiệu lực kể từ ngày …../…./…
2. Những quy định ban hành trước đây trái với Quy chế này hết hiệu lực thi hành.
Những vấn đề chưa được đề cập đến trong Quy chế này, sẽ được thực hiện theo
các quy định có liên quan của Pháp luật, Điều lệ và các quy định liên quan của
Công ty. Khi có nội dung nào trong Quy chế này trái với quy định của Pháp luật
thì nội dung đó đương nhiên hết hiệu lực thi hành.

3. TGĐ căn cứ Quy chế này chỉ đạo các Đơn vị/Bộ phận liên quan xây dựng các quy
định, hướng dẫn liên quan.
4. Việc sửa đổi, bổ sung Quy chế này do HĐTV quyết định trên cơ sở đề xuất của
TGĐ./.
Lưu hành nội bộ

Phiên bản: 01/2021

15/17


QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
BỘ MÁY ĐIỀU HÀNH
Nơi nhận:

Số: 04-2021

TM. HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN
CHỦ TỊCH

- Các thành viên HĐTV;
- Ban TGĐ;
- Đơn vị trực thuộc;
- Lưu: Văn thư.

Lưu hành nội bộ

QC-HĐTV

Phiên bản: 01/2021

16/17


QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
BỘ MÁY ĐIỀU HÀNH

QC-HĐTV
Số: 04-2021

Văn bản liên quann bản liên quann liên quan
STT

Tên

1

Điều lệ Công ty TNHH Phát triển
dự án Hà Nội

2

Quy chế Quản trị và Điều hành

Lưu hành nội bộ

Số hiệu

Ngày ban hành
…./…../…..

…/……/QC-HĐTV …./…../…..

Phiên bản: 01/2021

17/17


QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
BỘ MÁY ĐIỀU HÀNH

QC-HĐTV
Số: 04-2021

MỤC LỤC
Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG.................................................................1
Điều 1.

Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng..............................................1

Điều 2.

Giải thích từ ngữ và từ ngữ viết tắt........................................................1

Chương II NHỮNG QUY ĐỊNH VỀ BAN Tổng GIÁM ĐỐC................................2
Điều 3.

Nguyên tắc chung về vai trò và trách nhiệm của Ban Tổng Giám đốc. .2

Điều 4.

Nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng Giám đốc.............................................2

Điều 5.

Nhiệm vụ, quyền hạn của Phó Tổng Giám đốc......................................3

Điều 6.

Mối quan hệ công tác, cơ chế thông tin báo cáo giữa Tổng Giám đốc và
các Phó Tổng Giám đốc........................................................................4

Điều 7.

Mối quan hệ cơng tác giữa các Phó Tổng Giám đốc..............................5

Chương III NHỮNG QUY ĐỊNH VỀ PHỊNG TẠI TRỤ SỞ CHÍNH..................5
Điều 8.

Ngun tắc chung về vai trò và trách nhiệm của các Khối nghiệp vụ tại
Trụ sở chính trong hoạt động điều hành Cơng ty...................................5

Điều 9.

Nhiệm vụ, quyền hạn của Trưởng phịng...............................................6

Điều 10.

Nhiệm vụ, quyền hạn của Trưởng Phòng/Ban.......................................6

Điều 11.

Nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi giải quyết công việc của Tổ trưởng. .7

Chương IV NGUYÊN TẮC VÀ CƠ CHẾ PHỐI HỢP, XỬ LÝ CÔNG VIỆC
CỦA BỘ MÁY ĐIỀU HÀNH.....................................................................................7
Điều 12.

Nguyên tắc chịu trách nhiệm.................................................................7

Điều 13.

Nguyên tắc chế độ thủ trưởng................................................................8

Điều 14.

Nguyên tắc về kiểm tra, giám sát...........................................................9

Điều 15.

Nguyên tắc phối hợp công việc giữa Ban Tổng Giám đốc và Trưởng
phòng, Trưởng phòng/Ban tại Trụ sở chính...........................................9

Điều 16.

Ngun tắc phối hợp cơng việc giữa Ban Tổng Giám đốc với các Giám
đốc Chi nhánh........................................................................................9

Điều 17.

Nguyên tắc phối hợp công việc giữa các Đơn vị....................................9

Điều 18.

Nguyên tắc xử lý công việc.................................................................10

Điều 19.

Nguyên tắc lập hồ sơ trình giải quyết cơng việc..................................11

Điều 20.

Thẩm quyền ký và ban hành văn bản...................................................12

Điều 21.

Quy định về xử lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu, bảo mật thơng
tin........................................................................................................13

Chương V KẾ HOẠCH, CHƯƠNG TRÌNH CƠNG TÁC CỦA BỘ MÁY ĐIỀU
HÀNH........................................................................................................................ 13
Lưu hành nội bộ
Phiên bản: 01/20
Tài liệu này chứa các thông tin là tài sản của Công ty TNHH Phát triển dự án Hà Nội. Cấm sao chép, copy, in
ấn dưới bất cứ hình thức nào nếu khơng được sự cho phép của Công ty TNHH Phát triển dự án Hà Nội.


QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
BỘ MÁY ĐIỀU HÀNH

QC-HĐTV
Số: 04-2021

Điều 22.

Nội dung kế hoạch, chương trình cơng tác...........................................13

Điều 23.

Lập kế hoạch, chương trình cơng tác...................................................13

Điều 24.

Đánh giá việc thực hiện kế hoạch, chương trình cơng tác....................14

Chương VI CHẾ ĐỘ ĐI CƠNG TÁC, HỘI HỌP..................................................14
Điều 25.

Chế độ đi cơng tác...............................................................................14

Điều 26.

Hội họp................................................................................................15

Điều 27.

Hội nghị, hội thảo, tập huấn nghiệp vụ................................................15

Điều 28.

Trách nhiệm của các Đơn vị/Bộ phận liên quan đến tổ chức hội nghị,
hội thảo, tập huấn nghiệp vụ................................................................16

Chương VII ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH................................................................16
Điều 29.

Điều khoản thi hành.............................................................................16

Lưu hành nội bộ
Phiên bản: 01/20
Tài liệu này chứa các thông tin là tài sản của Công ty TNHH Phát triển dự án Hà Nội. Cấm sao chép, copy, in
ấn dưới bất cứ hình thức nào nếu khơng được sự cho phép của Công ty TNHH Phát triển dự án Hà Nội.