Quy chế chi tiêu nội bộ

Quy chế chi tiêu nội bộ

Số:

…/…/QC-HĐTV

HĐQT

……, ngày … tháng … năm 2021

QUY CHẾ
CHI TIÊU NỘI BỘ
CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN DỰ ÁN HÀ NỘI
HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN
-

Căn cứ Điều lệ Công ty TNHH Phát triển dự án Hà Nội;

-

Căn cứ Quy chế Quản trị và Điều hành số …../ …../QC-HĐTV ngày …../ …../ …..
của Hội đồng Thành viên;

-

Căn cứ Quy chế Tổ chức và hoạt động của Bộ máy điều hành số …../ …../QCHĐTV ngày …../ …../ ….. của Hội đồng Thành viên;

-

Quy chế Tài chính số ….. /….. /QC-HĐTV ngày ….. /….. /….. của Hội đồng Thành
viên;

-

Căn cứ Biên bản họp Hội đồng Thành viên số …../ …../BB-HĐTV ngày …../ …../
….. về việc thông qua dự thảo các văn bản định chế Công ty TNHH Phát triển dự
án Hà Nội;

-

Căn cứ đề nghị của Tổng Giám đốc và Hội đồng Quản lý chi phí (nếu có),
QUY ĐỊNH:
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Đối tượng áp dụng, phạm vi điều chỉnh
1.

Đối tượng áp dụng
Quy định này được xây dựng nhằm quản lý chi tiêu nội bộ phục vụ hoạt động
kinh doanh tại Công ty TNHH Phát triển dự án Hà Nội với mục đích:
a) Bảo đảm việc chi tiêu là cần thiết, tiết kiệm, tránh lãng phí, kịp thời và có
hiệu quả;
b) Thực hiện sự quản lý, kiểm sốt của Ban lãnh đạo Cơng ty đối với các
phịng ban, Bộ phận, các Chi nhánh, Đơn vị trực thuộc (nếu có) khác trong
công tác quản lý chi tiêu nội bộ.

2.

Phạm vi điều chỉnh

Quy định này được áp dụng đối với công tác quản lý chi tiêu nội bộ tại Công ty
TNHH Phát triển dự án Hà Nội, gồm: Trụ sở Công ty và các Đơn vị trực thuộc (nếu
có).
Điều 2. Thuật ngữ, định nghĩa và từ viết tắt
1.

Giải thích từ ngữ:
Trong văn bản này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau
a) Công ty: Công ty TNHH Phát triển dự án Hà Nội;

Lưu hành nội bộ

Phiên bản: …./20…..

1/38


Quy chế chi tiêu nội bộ

HĐQT

b) Chi nhánh(nếu có): Đơn vị phụ thuộc của Cơng ty, có nhiệm vụ thực hiện
tồn bộ hoặc một phần chức năng của Cơng ty kể cả chức năng đại diện theo
uỷ quyền. Chi nhánh khơng có tư cách pháp nhân;
c) Đơn vị trực thuộc(nếu có): Bao gồm Chi nhánh, Văn phịng đại diện và các
Đơn vị khác mà Công ty sở hữu 100% vốn điều lệ;
d) Cơng ty con (nếu có) : Là bất kỳ Công ty nào mà Công ty TNHH Phát triển
dự án Hà Nội:
-

Sở hữu trên 50% vốn điều lệ hoặc tổng số cổ phần phổ thơng của Cơng
ty đó; hoặc

-

Có quyền trực tiếp hoặc gián tiếp quyết định bổ nhiệm đa số hoặc tất cả
thành viên Hội đồng Thành viên, Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc của
Cơng ty đó; hoặc

-

Có quyền quyết định sửa đổi, bổ sung Điều lệ của Cơng ty đó.

e) Cơng ty liên kết (nếu có): Cơng ty trong đó Cơng ty TNHH Phát triển dự
án Hà Nội hoặc Công ty TNHH Phát triển dự án Hà Nội và người có liên
quan của Cơng ty TNHH Phát triển dự án Hà Nội sở hữu lớn hơn hoặc bằng
20% vốn điều lệ hoặc lớn hơn hoặc bằng 20% vốn cổ phần có quyền biểu
quyết, nhưng khơng phải là Công ty con của Công ty TNHH Phát triển dự
án Hà Nội;
f) Cơng ty đầu tư (nếu có): Cơng ty trong đó Cơng ty TNHH Phát triển dự án
Hà Nội hoặc Công ty TNHH Phát triển dự án Hà Nội và người có liên quan
của Cơng ty TNHH Phát triển dự án Hà Nội sở hữu dưới 20% vốn điều lệ
hoặc dưới 20% vốn cổ phần có quyền biểu quyết;
g) Đơn vị thành viên (nếu có): Bao gồm Đơn vị trực thuộc và Cơng ty
con(nếu có);
h) Đơn vị: Các Khối/Phịng/Ban tại Cơng ty và các Đơn vị trực thuộc(nếu có);
i) Ban điều hành Công ty TNHH Phát triển dự án Hà Nội: Các chức danh
(Tổng)Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc Công ty hoặc các nhân sự chủ chốt
được giao trách nhiệm quản lý điều hành theo quyết định của Chủ tịch Hội
đồng Quản trị. Ban Điều hành thay mặt Hội đồng Thành viên điều hành trực

tiếp các hoạt động hàng ngày của Công ty, chịu sự giám sát và chịu trách
nhiệm trước Hội đồng Thành viên và trước Pháp luật về việc thực hiện các
quyền và nhiệm vụ được giao;
j) Ban Giám đốc Chi nhánh(nếu có): Các chức danh Giám đốc, Phó Giám
đốc Chi nhánh/Văn phịng đại diện. Ban Giám đốc Chi nhánh điều hành trực
tiếp các hoạt động hàng ngày của Chi nhánh, chịu sự giám sát và chịu trách
nhiệm trước Công ty TNHH Phát triển dự án Hà Nội và trước Pháp luật về
việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao;
k) Ban Giám đốc Đơn vị thành viên(nếu có): Các chức danh (Tổng) Giám
đốc, Phó (Tổng) Giám đốc Đơn vị thành viên. Ban Giám đốc Đơn vị thành
viên điều hành trực tiếp các hoạt động hàng ngày của Công ty, chịu sự giám
Lưu hành nội bộ

Phiên bản: …./20…..

2/38


Quy chế chi tiêu nội bộ

HĐQT

sát và chịu trách nhiệm trước Hội đồng Quản trị Công ty và trước Pháp luật
về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao;
l) Cán bộ nhân viên: Những người lao động làm việc tại Công ty TNHH Phát
triển dự án Hà Nội và các Đơn vị thành viên(nếu có);
m) Pháp luật: Pháp luật Việt Nam được ban hành và áp dụng tại từng thời
điểm;
n) Các khoản chi tiêu nội bộ: Các khoản chi cho các hoạt động quản lý để
duy trì hoạt động kinh doanh của Cơng ty và được hạch tốn vào chi phí.

2.

Từ viết tắt:
a) HĐTV: Hội đồng Thành viên;
b) HĐ QLCP(nếu có): Hội đồng Quản lý chi phí;
c) Ban TGĐ: Ban Tổng Giám đốc;
d) TGĐ: Tổng Giám đốc;
e) Ban GĐ: Ban Giám đốc;
f) GĐ: Giám đốc;
g) Phó TGĐ: Phó Tổng Giám đốc;
h) Phó GĐ: Phó Giám đốc;
i) CBNV: Cán bộ nhân viên;
j) TSCĐ: Tài sản cố định;
k) CCDC: Công cụ, dụng cụ;
l) Thuế GTGT: Thuế Giá trị gia tăng;
m) Thuế TNDN: Thuế Thu nhập doanh nghiệp;
n) Thuế TNCN: Thuế Thu nhập cá nhân;
o) BHXH: Bảo hiểm Xã hội;
p) BHYT: Bảo hiểm Y tế;
q) BHTN: Bảo hiểm Thất nghiệp;
r) KPCĐ: Kinh phí Cơng đồn.

Điều 3. Ngun tắc chi tiêu nội bộ
1. Việc chi tiêu phải chấp hành đúng quy định của Pháp luật, các hướng dẫn của Bộ
Tài chính và các hướng dẫn khác có liên quan.
2. Các khoản chi tiêu phải nằm trong kế hoạch ngân sách chi tiêu đã được HĐTV
Công ty TNHH Phát triển dự án Hà Nội phê duyệt.
3. Tất cả các khoản chi tiêu đều phải có dự trù kinh phí và phải được cấp có thẩm
quyền: Chủ tịch HĐTV hoặc TGĐ/GĐ phê duyệt theo phân cấp trước khi thực
hiện và phải thanh toán kịp thời sau khi hồn thành cơng việc theo quy định.

4. Việc chi tiêu phải tiết kiệm, tránh lãng phí, kịp thời và có hiệu quả.
5. Phịng Kế tốn phải xem xét tất cả các khoản chi tiêu trước khi trình cấp có thẩm
Lưu hành nội bộ

Phiên bản: …./20…..

3/38


Quy chế chi tiêu nội bộ

HĐQT

quyền phê duyệt nhằm đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ thanh tốn và
giám sát được q trình thực hiện kế hoạch chi tiêu của Đơn vị mình.
6. Đối với các khoản chi tiêu đột xuất, chi tiêu ngoài kế hoạch đã được phê duyệt:
a) Tại Công ty TNHH Phát triển dự án Hà Nội:
Trường hợp phát sinh nhu cầu chi tiêu đột xuất, ngoài kế hoạch chi tiêu đã được
HĐTV phê duyệt thì việc phê duyệt chi tiêu được quy định như sau:
-

Các Đơn vị phát sinh nhu cầu chi tiêu đột xuất, ngồi kế hoạch
phải lập tờ trình gửi cấp có thẩm quyền, trước khi đó phải thơng qua
(Khối) Tài chính xem xét;

-

Căn cứ kết quả phê duyệt của cấp có thẩm quyền, TGĐ/GĐ
thơng báo cho các Đơn vị liên quan biết để thực hiện;

-

Tất cả các khoản chi tiêu đột xuất, ngoài kế hoạch chỉ được thực
hiện sau khi có ý kiến phê duyệt của cấp có thẩm quyền.

b) Tại các Đơn vị thành viên(nếu có): Tuân thủ theo quy định tại Điều 20 và
Điều 21 Quy chế Quản lý điều hành các Đơn vị thành viên, cụ thể như sau:
-

Trong trường hợp các khoản chi tiêu ngoài kế hoạch có biến
động dưới 10% sẽ do Ban (Tổng) GĐ Đơn vị thành viên tự điều chỉnh;

-

Trong trường hợp các khoản chi tiêu ngồi kế hoạch có biến
động vượt trên 10% thì: Các Đơn vị thành viên phải làm giải trình gửi
Cơng ty TNHH Phát triển dự án Hà Nội để xin phê duyệt bổ sung ngân
sách trước khi thực hiện.

7. Đơn vị đầu mối mua sắm và đấu thầu hàng hóa, dịch vụ và các cá nhân được giao
nhiệm vụ đàm phán hoặc mua hàng hóa, dịch vụ phải hoàn toàn chịu trách
nhiệm về giá cả, chất lượng, hiệu quả và tính pháp lý của cơng việc do mình
thực hiện. Mọi khoản giảm giá, chiết khấu, hoa hồng… được người bán áp
dụng (nếu có) phải được khấu trừ trực tiếp vào giá, nếu khơng được khấu trừ
vào giá thì người nhận phải có nghĩa vụ kê khai, nộp lại. Trường hợp bị phát
hiện không nộp lại các khoản trên, người mua hàng hoặc người thực hiện dịch
vụ sẽ bị xử lý nghiêm khắc theo quy định của Pháp luật và Công ty tùy theo
mức độ vi phạm.
8. Người ký hợp đồng mua hàng hóa, dịch vụ sẽ là người ký thanh lý hợp đồng đối
với những hợp đồng có quy định phải ký thanh lý. Trường hợp người ký hợp

đồng vắng mặt có lý do chính đáng (đi cơng tác dài ngày, thuyên chuyển công
tác, về hưu, ốm dài ngày, …) thì người ký thanh lý hợp đồng thay phải ngang
cấp hoặc là cấp trên của người đã ký hợp đồng hoặc là người được uỷ quyền
hợp pháp.
9. Đối với những Đơn vị chưa có cấp Trưởng mà chỉ có cấp Phó phụ trách thì cấp này
được hưởng các chế độ và quyền lợi như cấp Trưởng (ngoại trừ việc xếp ngạch
lương).
10. Nếu CBNV kiêm nhiệm nhiều chức vụ khác nhau, mỗi chức vụ có quy định một
mức phụ cấp khác nhau (cho cùng một loại phụ cấp) thì chỉ áp dụng mức phụ
cấp cao nhất cho một trong những chức vụ đang đảm nhiệm.
Lưu hành nội bộ

Phiên bản: …./20…..

4/38


Quy chế chi tiêu nội bộ

HĐQT

11. Các mức phụ cấp tại Quy chế này là mức tối đa, tùy theo điều kiện và tình hình
thực tế, cấp có thẩm quyền có thể quyết định áp dụng các mức phụ cấp khác
nhau nhưng tối đa không được vượt quá mức quy định tại Quy chế này.
Ban điều hành Công ty TNHH Phát triển dự án Hà Nội, Ban (Tổng) GĐ Đơn vị
thành viên(nếu có) quyết định áp dụng các mức phụ cấp khác nhau đối với
CBNV tại Đơn vị mình trên trên cở sở đề xuất của các Trưởng Đơn vị và
Trưởng Phịng Hành chính – Nhân sự.
Điều 4. Thẩm qùn duyệt chi
1. Thẩm quyền phê duyệt chi tiêu nội bộ tại Công ty TNHH Phát triển dự án Hà Nội

của HĐTV/Chủ tịch HĐTV và TGĐ/GĐ được quy định tại Quy chế Tài chính
và Phụ lục số 05.
2. Thẩm quyền phê duyệt chi tiêu nội bộ trong kế hoạch tại Đơn vị thành viên(nếu có)
được quy định theo tại Khoản 2, Điều 3 của Quy chế này.
3. Đối với các khoản chi tiêu ngoài kế hoạch phải được HĐTV phê duyệt theo như
quy định tại Khoản 6, Điều 3 của Quy chế này.
Điều 5. Lập và quản lý kế hoạch ngân sách chi tiêu
Công ty TNHH Phát triển dự án Hà Nội và các Đơn vị thành viên(nếu có) phải
tuân thủ theo đúng quy định tại:
a) Quy chế Tài chính Cơng ty TNHH Phát triển dự án Hà Nội;
b) Quy chế Quản lý điều hành Đơn vị thành viên(nếu có) ;
c) Quy chế Kiểm sốt các Đơn vị thành viên(nếu có);
d) Quy trình Mua sắm, thanh lý nhượng bán tài sản tại Đơn vị thành viên(nếu
có);
e) Quy định Kiểm kê tài sản tại các Đơn vị thành viên(nếu có);
f) Và các quy định khác có liên quan.
Điều 6. Hình thức thanh tốn - Trình tự, thủ tục thanh tốn
1. Chi tạm ứng, trả trước cho Nhà cung cấp
a) Chi tạm ứng, trả trước cho Nhà cung cấp áp dụng trong trường hợp:
-

Công ty giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ
sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết một cơng việc nào đó được phê
duyệt. Người nhận tạm ứng phải là người lao động làm việc tại Công ty.
Đối với người nhận tạm ứng thường xuyên (thuộc các Bộ phận cung ứng
vật tư, quản trị, hành chính) phải được TGĐ/GĐ chỉ định bằng văn bản;

-

Thực hiện thanh toán các khoản ứng trước theo điều khoản

thanh toán ghi trong hợp đồng với Nhà cung cấp có uy tín để đảm bảo
việc thực hiện hợp đồng.

b) Thời gian thanh toán tạm ứng:
-

Lưu hành nội bộ

Tối đa 10 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc công việc (không
bao gồm các khoản tạm ứng theo hợp đồng và các khoản tạm ứng có tính
chất đặc thù);
Phiên bản: …./20…..

5/38


Quy chế chi tiêu nội bộ

-

HĐQT

Đối với các khoản đi cơng tác của HĐTV, Ban Kiểm sốt, Ban
TGĐ/GĐ: Phịng Hành chính – Nhân sự có trách nhiệm tập hợp các hóa
đơn chứng từ phát sinh và hồn tất thủ tục thanh tốn tạm ứng trong
vịng 10 ngày làm việc sau khi chuyến công tác kết thúc.

c) Các quy định về thanh tốn tạm ứng:
-

Khi việc chi tiêu hồn thành (từng phần hoặc tồn phần), người
đã đề nghị tạm ứng có nghĩa vụ thanh toán ngay khoản tiền đã tạm ứng;

-

Khi thanh tốn tạm ứng phải xuất trình đầy đủ chứng từ, hóa
đơn hợp lệ. Tạm ứng và thanh tốn phải theo cùng một nội dung chi tiêu;

-

Quá thời gian thanh toán tạm ứng theo quy định tại Mục b,
Khoản 1 Điều này, nếu người tạm ứng khơng hồn thiện chứng từ thanh
tốn tạm ứng sẽ phải làm giải trình nêu rõ lý do chưa thể thanh toán tạm
ứng, đồng thời ghi rõ thời gian cam kết hoàn ứng. Trong trường hợp
khơng nhận được tờ trình của người tạm ứng xin gia hạn thời gian tạm
ứng được cấp có thẩm quyền phê duyệt, Phịng Kế tốn sẽ gửi thơng báo
đề nghị Phịng Hành chính – Nhân sự thực hiện trừ lương trong kỳ gần
nhất để thu hồi số tiền đã tạm ứng.

d) Trình tự, thủ tục chi và thanh tốn tạm ứng:
-

Các Đơn vị/Cá nhân phát sinh nhu cầu chi tiêu lập tờ trình gửi
cấp có thẩm quyền phê duyệt và phải thơng qua Phịng Kế tốn xem xét;

-

Căn cứ tờ trình đã được phê duyệt, các Đơn vị/Cá nhân lập Giấy
đề nghị tạm ứng có ý kiến của Phụ trách Đơn vị kèm theo các giấy tờ
liên quan khác đến việc tạm ứng (dự tốn, hợp đồng …) gửi Phịng Kế

tốn đề nghị tạm ứng;

-

Phịng Kế tốn có trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý,
hợp lệ của bộ hồ sơ xin tạm ứng và thanh toán do các Đơn vị gửi đến,
nếu đáp ứng đủ các điều kiện tạm ứng thì trình Trưởng Phịng Kế tốn và
cấp có thẩm quyền duyệt chi ký, sau đó thực hiện thanh tốn và hạch
tốn, nếu khơng đáp ứng đủ các điều kiện tạm ứng thì trả lại Đơn vị/Cá
nhân xin tạm ứng yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ tạm ứng;

-

Đối với các khoản tạm ứng để mua hàng hóa, dịch vụ, kế toán
phải phối hợp với các Đơn vị có liên quan để kiểm tra, khảo sát giá cả thị
trường để đảm bảo tính xác thực và hợp lý của khoản chi tiêu;

-

Đến thời hạn thanh toán tạm ứng, các Đơn vị/Cá nhân xin tạm
ứng lập Giấy đề nghị quyết toán tạm ứng kèm theo bộ chứng từ liên
quan đến khoản tạm ứng gửi Phịng Kế tốn đề nghị thanh toán tạm ứng.
Bộ chứng từ thanh toán thực hiện theo quy định tại Điều 7 của Quy chế
này. Trình tự, thủ tục thanh toán tạm ứng tương tự như trình tự, thủ tục
của thanh tốn ngay;

Lưu hành nội bộ

Phiên bản: …./20…..

6/38


Quy chế chi tiêu nội bộ

-

HĐQT

Trường hợp các Đơn vị/Cá nhân đến thời hạn thanh toán tạm
ứng nhưng chưa thể thanh tốn được vì các lý do khách quan thì phải
làm giải trình nêu rõ lý do chưa thể thanh tốn tạm ứng và thời gian cam
kết sẽ hồn ứng, giải trình phải có ý kiến phê duyệt của cấp có thẩm
quyền và gửi cho Phịng Kế tốn chậm nhất sau 01 ngày kể từ ngày đến
hạn quyết toán tạm ứng.

2. Thanh toán ngay
a) Áp dụng trong các trường hợp Cơng ty trực tiếp thanh tốn cho Nhà cung
cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ… ngay sau khi nghiệp vụ phát sinh được hồn
thành và có đầy đủ chứng từ hợp lệ.
b) Trường hợp trong hợp đồng cung ứng vật tư, hàng hóa, dịch vụ,… có điều
kiện bảo hành thì Cơng ty có thể giữ lại một khoản tiền để thanh tốn sau
khi Nhà cung cấp hồn tất nghĩa vụ bảo hành theo điều khoản thỏa thuận tại
hợp đồng.
c) Trình tự, thủ tục thanh toán ngay:
-

Các Đơn vị/Cá nhân thanh toán lập Giấy đề nghị thanh toán
kèm theo bộ chứng từ thanh toán theo quy định tại Điều 7 của Quy chế
này gửi Bộ phận Kế toán đề nghị thanh tốn;

-

Bộ phận Kế tốn có trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý,
hợp lệ của bộ chứng từ thanh toán do các Đơn vị gửi đến, nếu đáp ứng
đủ các điều kiện thanh tốn thì trình lãnh đạo và cấp có thẩm quyền
duyệt chi ký, sau đó thực hiện thanh tốn và hạch tốn, nếu khơng đáp
ứng đủ các điều kiện thanh tốn thì trả lại Đơn vị/Cá nhân xin thanh tốn
u cầu bổ sung, hồn thiện bộ chứng từ thanh toán.

3. Thanh toán trả chậm
a) Áp dụng trong trường hợp Nhà cung cấp đồng ý cho Công ty trả chậm tiền
mua hàng hóa, dịch vụ.
b) Trình tự, thủ tục thanh toán trả chậm: Các Đơn vị/Cá nhân thực hiện chi tiêu
căn cứ điều khoản thanh toán của hợp đồng và tiến độ thực hiện hợp đồng,
lập Giấy đề nghị thanh tốn chuyển cho Phịng Kế tốn để làm các thủ tục
thanh toán và theo dõi tiến độ thanh toán với Nhà cung cấp.
4. Chi hộ
a) Việc chi hộ áp dụng giữa các Chi nhánh và Văn phịng Cơng ty.
b) Trình tự, thủ tục thực hiện chi hộ:
-

Khi phát sinh nhu cầu, Đơn vị nhờ chi hộ phải gửi văn bản (qua
đường fax hoặc email) cho Đơn vị chi hộ đề nghị chi hộ;

-

Đơn vị chi hộ phải kiểm tra, kiểm soát chứng từ chi hộ trước khi
thực hiện chi hộ và phải thực hiện hạch toán kế toán theo quy định. Đơn
vị chi hộ phải gửi chứng từ gốc cho Đơn vị nhờ chi hộ trong vòng 05

ngày làm việc kể từ khi chi hộ.

5. Thanh toán bù trừ
Lưu hành nội bộ

Phiên bản: …./20…..

7/38


Quy chế chi tiêu nội bộ

HĐQT

a) Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào theo phương thức thanh toán bù trừ
giữa giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào với giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra,
vay mượn hàng mà phương thức thanh toán này được quy định cụ thể trong
hợp đồng thì phải có biên bản đối chiếu số liệu và xác nhận giữa hai Bên về
việc thanh tốn bù trừ giữa hàng hóa, dịch vụ mua vào với hàng hóa, dịch vụ
bán ra, vay mượn hàng.
Trường hợp bù trừ cơng nợ qua bên thứ ba phải có biên bản bù trừ công nợ
của ba (03) bên làm căn cứ khấu trừ thuế GTGT.
b) Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào theo phương thức bù trừ công nợ
như vay, mượn tiền; cấn trừ công nợ qua người thứ ba mà phương thức
thanh toán này được quy định cụ thể trong hợp đồng thì phải có hợp đồng
vay, mượn tiền dưới hình thức văn bản được lập trước đó và có chứng từ
chuyển tiền từ tài khoản của bên cho vay sang tài khoản của bên đi vay đối
với khoản vay bằng tiền bao gồm cả trường hợp bù trừ giữa giá trị hàng hóa,
dịch vụ mua vào với khoản tiền mà người bán hỗ trợ cho người mua, hoặc
nhờ người mua chi hộ.

c) Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào được thanh toán uỷ quyền qua Bên
thứ ba thanh toán qua ngân hàng (bao gồm cả trường hợp bên bán yêu cầu
Bên mua thanh toán tiền qua ngân hàng cho Bên thứ ba do bên bán chỉ định)
thì việc thanh tốn theo uỷ quyền hoặc thanh toán cho Bên thứ ba theo chỉ
định của Bên bán phải được quy định cụ thể trong hợp đồng dưới hình thức
văn bản và Bên thứ ba là một pháp nhân hoặc thể nhân đang hoạt động theo
quy định của Pháp luật.
Điều 7. Quy định về bộ chứng từ thanh tốn
1. Hóa đơn tài chính theo Luật định khơng được tẩy xóa, khơng bị rách, nhàu nát; hóa
đơn phải ghi chính xác đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế của Công ty TNHH Phát
triển dự án Hà Nội và các Đơn vị thành viên (nếu có). Tất cả các khoản chi tiêu
bắt buộc phải có hóa đơn tài chính.
2. Các chứng từ khác kèm theo, bao gồm:
a) Tờ trình liên quan đến khoản chi tiêu đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
b) Bảng dự tốn chi phí chi tiêu;
c) Các bản chào giá theo quy định;
d) Hợp đồng kinh tế (bắt buộc đối với các khoản chi tiêu, mua sắm có giá trị từ
20 (hai mươi) triệu đồng trở lên; không bắt buộc đối với khoản chi tiếp
khách; khuyến khích ký hợp đồng với các khoản chi tiêu mua sắm nhỏ hơn
hoặc bằng 20 (hai mươi) triệu đồng nhưng có các điều khoản liên quan đến
các cam kết, bảo hành giữa 02 bên như hợp đồng quảng cáo, thi công lắp đặt
bảng biển…); Biên bản thanh lý hợp đồng (trừ trường hợp trong Hợp đồng
có quy định điều khoản Hợp đồng tự động thanh lý);
e) Phiếu nhập kho, Biên bản bàn giao, Biên bản nghiệm thu kỹ thuật, Biên bản
thầu (nếu có);
f) Bảng kê các chứng từ thanh toán;
Lưu hành nội bộ

Phiên bản: …./20…..

8/38


Quy chế chi tiêu nội bộ

HĐQT

g) Các loại chứng từ khác liên quan đến việc thanh toán (vé máy bay, thẻ lên
máy bay, phiếu cử đi công tác kiêm đề nghị tạm ứng, chứng nhận xuất xứ,
chứng nhận chất lượng, tờ khai hải quan, giấy bảo hành, vận đơn...).
3. Giấy đề nghị thanh toán do người thực hiện chi tiêu lập phải có xác nhận của Phụ
trách Đơn vị, có xác nhận kiểm tra chứng từ của Phịng Kế tốn và phê duyệt
theo thẩm quyền duyệt chi.
4. Trách nhiệm về tính hợp pháp, hợp lý của bộ chứng từ thanh tốn:
Người phụ trách việc chi tiêu phải có trách nhiệm thu thập đầy đủ hóa đơn
chứng từ, đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý của bộ chứng từ thanh toán tuân thủ
theo đúng quy định của các văn bản Pháp luật có liên quan: Luật Thuế GTGT,
Luật Thuế TNDN… Mọi tổn thất, thiệt hại sau này (nếu có) do việc thu thập
hóa đơn chứng từ khơng đầy đủ, khơng hợp pháp, hợp lý sẽ do Người phụ trách
việc chi tiêu chịu trách nhiệm trước Cơng ty;
Phịng Kế tốn có trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của bộ chứng từ
thanh tốn trước khi trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. Trong trường hợp bộ
chứng từ không đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý; Phịng Kế tốn phải u cầu
người thực hiện bổ sung, thay thế cho phù hợp với quy định hiện hành; nếu
người phụ trách việc chi tiêu không thể thực hiện theo như yêu cầu của Phịng
Kế tốn thì phải có văn bản giải trình lý do và phải được cấp có thẩm quyền
xem xét, phê duyệt.
Chương II
CÁC QUY ĐỊNH CỤ THỂ
Điều 8. Các khoản chi nội bộ

1. Chi phí hoạt động
a) Chi phí cho Cán bộ nhân viên:
-

Chi tiền lương, tiền công và phụ cấp cho CBNV;
Chi tiền thưởng: Chi thưởng năng suất, hoàn thành kế hoạch;
chi thưởng sáng kiến, cải tiến; chi thưởng Lễ, Tết; chi thưởng tháng
lương thứ 13…;

-

Chi tiền ăn ca, làm thêm giờ;

-

Chi đồng phục, trang phục làm việc;

-

Chi các khoản trích theo lương: BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ
và chi khác theo quy định của Pháp luật;

-

Chi trợ cấp thôi việc, mất việc làm;

-

Chi thanh toán tiền nghỉ phép theo chế độ nghỉ hàng năm;

-

Chi cơng tác phí;

-

Chi cho điều động, biệt phái CBNV;

-

Chi phụ cấp đi lại;

-

Chi tuyển dụng, đào tạo, huấn luyện nghiệp vụ;

-

Chi cho CBNV nữ;

Lưu hành nội bộ

Phiên bản: …./20…..

9/38


Quy chế chi tiêu nội bộ

-

Chi tiền mua bảo hiểm sức khỏe tai nạn con người;

-

Chi trang thiết bị cho CBNV;

-

Chi cước viễn thông;

-

Chi khác cho CBNV.

HĐQT

b) Chi về tài sản cố định và công cụ, dụng cụ:
-

Chi thẩm định và mua sắm TSCĐ;

-

Chi bảo dưỡng và sửa chữa tài sản, chi bảo trì;

-

Chi mua sắm vật liệu, sửa chữa nhỏ, bảo dưỡng định kỳ xe ô tô;

-

Chi thuê tài sản;

-

Chi mua sắm, quản lý CCDC;

-

Chi về TSCĐ khác.

c) Các khoản chi phí khác:
-

Chi mua sắm, quản lý vật liệu, văn phòng phẩm;

-

Chi mua tài liệu, sách báo tham khảo;

-

Chi điện nước, điện thoại, bưu chính, liên lạc viễn thơng;

-

Chi mua xăng dầu, chi phí cầu phà, bến bãi;

-

Chi quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại;

-

Chi tiếp khách, lễ tân, khánh tiết;

-

Chi hội nghị;

-

Chi thuê chuyên gia trong và ngoài nước, tư vấn và cộng tác
viên;

-

Chi phòng cháy, chữa cháy;

-

Chi cho các hoạt động của ĐHĐCĐ, HĐTV và Ban Kiểm soát;

-

Chi hoa hồng, môi giới, ủy thác;

-

Chi về hiệp hội, ngành nghề;

-

Chi cho cơng tác Đảng, Đồn thể (nếu có);

-

Chi nghiên cứu khoa học và chi thưởng sáng kiến cải tiến, tăng
năng suất lao động, thưởng tiết kiệm chi phí;

-

Chi tài trợ cho giáo dục, y tế, khắc phục hậu quả thiên tai;

-

Chi nộp thuế và các khoản phí, lệ phí, tiền thuê đất, tiền sử dụng
đất;

-

Chi khác về hoạt động quản lý.

2. Chi phí bất thường:
a) Chi nhượng bán, thanh lý TSCĐ;
b) Chi cho việc thu hồi các khoản nợ đã xóa, các khoản nợ q hạn khó địi;
Lưu hành nội bộ

Phiên bản: …./20…..

10/38


Quy chế chi tiêu nội bộ

HĐQT

c) Chi tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế;
d) Chi xử lý khoản tổn thất tài sản còn lại sau khi đã bù đắp bằng các nguồn
theo quy định;
e) Chi phí bất thường khác.
3. Nội dung một số khoản chi phí được quy định cụ thể từ Điều 9 đến Điều 24 của
Quy chế này. Các khoản chi phí hợp lý khác phát sinh nhưng chưa được quy
định cụ thể trong Quy chế này được thực hiện theo quy định của Pháp luật hiện
hành và chỉ được thực hiện khi có sự phê duyệt của cấp có thẩm quyền.
Điều 9. Chi cho Cán bộ nhân viên
1. Chi tiền lương, tiền công và phụ cấp cho Cán bộ nhân viên:
a) Chi phí tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho CBNV phải
tuân theo quy định của Bộ luật Lao động. Chi phí tiền lương, tiền cơng và
chi phí có tính chất tiền lương phải trả cho CBNV được thực hiện trên cơ sở
thoả thuận trong Hợp đồng lao động và các Phụ lục Hợp đồng hoặc Quyết
định liên quan (nếu có) giữa Cơng ty và CBNV; theo Nội quy Lao động,
Thỏa ước Lao động tập thể và Quy chế Lương của Công ty;
b) Quỹ tiền lương hàng năm của Công ty TNHH Phát triển dự án Hà Nội, các
Đơn vị thành viên (nếu có) được xác định trên cơ sở kế hoạch lao động tiền
lương và hiệu quả kinh doanh do cấp có thẩm quyền phê duyệt;
c) Đối với CBNV đã đến tuổi nghỉ hưu nhưng còn tiếp tục làm việc, những
người làm việc theo hợp đồng có thời hạn không hưởng lương theo hệ số và
những lao động mang tính thời vụ: Tiền lương được trả theo thoả thuận giữa

Công ty và CBNV.
2. Chi tiền thưởng:
a)

Các khoản tiền thưởng gồm có: Chi thưởng năng suất, hồn thành kế
hoạch; chi thưởng sáng kiến, cải tiến; chi thưởng Lễ, Tết; chi thưởng tháng
lương thứ 13,…phải được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được
hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động
tập thể; Quy chế thưởng theo Quy chế Tài chính của Cơng ty do cấp có thẩm
quyền phê duyệt;

b)

Chi thưởng cho Đơn vị/Cá nhân được căn cứ trên kết quả hoạt động kinh
doanh và kết quả đánh giá nhân sự của Công ty.

3. Chi tiền làm thêm giờ, tiền ăn giữa ca:
a)

Chi tiền làm thêm giờ:
Chi tiền làm thêm giờ áp dụng cho các đối tượng theo quy định về làm thêm
giờ của Cơng ty. Các ngày làm việc bình thường chỉ chấm công làm thêm
giờ bắt đầu sau khi hết giờ làm việc theo quy định của Công ty, các trường
hợp làm việc theo ca chấm công làm thêm giờ bắt đầu từ giờ ngoài ca trực;
Các trường hợp đã được hưởng phụ cấp làm thêm giờ không được chấm
công làm thêm giờ.

b)

Chi tiền ăn giữa ca:

Lưu hành nội bộ

Phiên bản: …./20…..

11/38


Quy chế chi tiêu nội bộ

HĐQT

-

Trường hợp Công ty TNHH Phát triển dự án Hà Nội và các Đơn
vị thành viên(nếu có) tổ chức được bếp ăn tập thể, áp dụng mức tiền ăn
giữa ca theo quy định tại Phụ lục 03 của Quy chế này;

-

Trường hợp khơng có điều kiện tổ chức bếp ăn tập thể; trường
hợp đi công tác dưới 50km và đã thông báo cắt xuất ăn giữa ca với Bộ
phận chuyên trách thì được chi bằng tiền mặt, mức chi không được cao
hơn mức quy định tại Phụ lục 03 của Quy chế này; trường hợp đi cơng
tác đã được hưởng phụ cấp lưu trú thì không được chi tiền ăn ca;

-

Những ngày làm việc dưới 50% thời gian làm việc theo tiêu
chuẩn không được hưởng phụ cấp ăn trưa.

4. Chi đồng phục, trang phục làm việc:
Mức chi đồng phục, trang phục làm việc bằng hiện vật hàng năm cho CBNV
tùy theo từng đối tượng và tùy theo khu vực, nhưng tối đa không vượt quá định
mức quy định tại Phụ lục số 03 kèm theo Quy chế này.
5. Chi các khoản trích theo lương (gồm có: BHXH, BHYT, BHTN, và KPCĐ):
Thực hiện theo quy định hiện hành của Pháp luật. Mức lương để tính BHXH,
BHYT, BHTN, KPCĐ là tiền lương, tiền công của người lao động được ghi
trong Hợp đồng lao động và các Phụ lục Hợp đồng hoặc Quyết định liên quan
(nếu có). Các khoản chi này được tính trên cơ sở quỹ tiền lương của Công ty và
theo các quy định hiện hành của Pháp luật.
6. Chi trợ cấp thôi việc, mất việc làm:
Theo quy định của Bộ luật Lao động. Mức lương để tính trợ cấp thơi việc là
mức lương cố định bình qn của 06 tháng liền trước khi thơi việc. Thời gian
làm việc để tính trợ cấp thơi việc, mất việc làm bao gồm cả thời gian thử việc,
trừ thời gian đóng BHTN theo quy đinh của Luật BHXH.
Mức trợ cấp thôi việc là: Cứ mỗi năm làm việc là ½ tháng lương cố định bình
quân nêu trên.
7. Chi thanh toán tiền nghỉ phép theo chế độ nghỉ hàng năm:
a)

Đối với một số trường hợp CBNV công tác tại vị trí đặc thù, do
u cầu cơng việc khơng được nghỉ hoặc nghỉ khơng hết phép thì được
thanh tốn số phép cịn lại. Số ngày phép được thanh tốn tối đa bằng số
ngày phép được chuyển từ năm trước sang theo quy định của Công ty; các
trường hợp này phải được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Thời hạn thanh
tốn cuối cùng là ngày 31/03 của năm sau;

b)

Trường hợp CBNV nghỉ việc nhưng chưa nghỉ hết số ngày phép
được hưởng theo quy định thì sẽ được Cơng ty thanh tốn số ngày phép còn
lại;

c)

Các trường hợp sau thời gian thử việc khơng được tiếp nhận
chính thức sẽ khơng được tính và thanh toán các ngày phép trong thời gian
thử việc.

8. Chi cơng tác phí
Chi cơng tác trong nước đối với CBNV (bao gồm cả CBNV thử việc và lái xe)
Lưu hành nội bộ

Phiên bản: …./20…..

12/38


Quy chế chi tiêu nội bộ

HĐQT

đi công tác các tỉnh, thành phố xa địa bàn, hoặc các tỉnh, thành phố lân cận.
a) Người đi cơng tác phải có Quyết định, Thơng báo hoặc Phiếu cử đi cơng tác
của cấp có thẩm quyền HĐTV/TGĐ/GĐ phê duyệt trừ các trường hợp:
-

Đi công tác đối với Chủ tịch HĐTV, các thành viên HĐTV
thường trực;

-

Các trường hợp có lịch cơng tác đã được cấp có thẩm quyền phê
duyệt.

b) Phiếu cử đi cơng tác phải có xác nhận của Phụ trách Bộ phận, phải trình các
cấp có thẩm quyền sốt xét và phải được HĐTV/ TGĐ/GĐ phê duyệt mới
được coi là hợp lệ để xuất trình thanh tốn.
c) Thẩm quyền phê duyệt CBNV đi cơng tác trong nước: theo Quy chế phân
cấp phê duyệt các vấn đề nhân sự của Công ty.
d) Thông báo, công văn của Chủ tịch HĐTV, TGĐ/GĐ có thể thay thế cho
Phiếu cử đi công tác trong một số trường hợp đặc biệt.
e) Tiền tàu xe: Gồm tiền mua vé tàu, xe, máy bay, lệ phí sân bay, cước qua
phà, phí qua cầu đường, cước hành lý (chỉ áp dụng trong trường hợp phải
mang theo tài liệu để phục vụ yêu cầu công việc hoặc cước vận chuyển hành
lý một lần đi và về trong trường hợp Công ty thuê người lao động từ nước
ngồi và có ghi rõ trong hợp đồng lao động), cước sử dụng các phương tiện
vận chuyển từ sân bay, sân ga, bến tàu, xe về địa điểm cơng tác và ngược lại
(nếu có). Tiền tàu xe được thanh toán theo vé tàu, xe hợp pháp.
f) Chỉ thanh tốn cước sử dụng các phương tiện cơng cộng và cước taxi nếu cơ
quan khơng bố trí xe đưa đón và phải được Phịng Hành chính – Nhân sự
xác nhận. Nếu đi cơng tác theo đồn trên cùng một tuyến đường thì phải bố
trí, sắp xếp đi chung phương tiện, không tuỳ tiện đi riêng lẻ. Trường hợp sân
bay có tổ chức phương tiện vận chuyển hành khách về đến trung tâm thành
phố và ngược lại thì phải ưu tiên sử dụng phương tiện này.
g) Phụ cấp lưu trú: Được tính theo số ngày lưu trú bắt đầu từ ngày đi công tác
đến khi hết thời hạn công tác (cả ngày nghỉ cuối tuần, Lễ, Tết). Đối tượng và
mức chi phụ cấp lưu trú được quy định cụ thể tại Phụ lục số 01 kèm theo
Quy chế này.

h) Trường hợp đi cơng tác trong và ngồi tỉnh (>=50 km một chiều) và đi về
trong ngày, mức chi phụ cấp lưu trú được áp dụng theo quy định riêng tại
Phụ lục số 01 kèm theo Quy chế này.
i) Tiền thuê phịng nghỉ tại nơi đến cơng tác: Bố trí nghỉ tại địa điểm gần nhất
để thuận tiện cho việc đi lại trong cơng tác, hạn chế trường hợp phải đưa
đón và được thanh tốn theo thực chi có hóa đơn hợp lệ. Đối tượng và mức
chi cụ thể được quy định tại Phụ lục số 01 kèm theo Quy chế này.
j) Trường hợp CBNV đi công tác mà tự ý thuê phòng nghỉ với mức giá cao
hơn mức quy định trên đây thì phải thanh tốn phần chênh lệch. Đi cơng tác
theo đồn có người cùng giới, tùy theo điều kiện cụ thể phải thuê phòng
nghỉ phù hợp và tiết kiệm nhất.
Lưu hành nội bộ

Phiên bản: …./20…..

13/38


Quy chế chi tiêu nội bộ

HĐQT

k) Khi có nhu cầu đặt thuê phòng nghỉ, phải báo trước với Phòng Hành chính –
Nhân sự để liên hệ với nơi đến và chủ động lo chỗ ở cho người đi công tác.
l) Riêng trường hợp CBNV đi hội họp, công tác theo giấy mời bên ngồi thì
tùy tình hình thực tế để xem xét giải quyết.
Đối với người đi cơng tác ngồi lãnh thổ Việt Nam:
-

Tại Công ty TNHH Phát triển dự án Hà Nội: Thì phải được

HĐTV Cơng ty sốt xét, và các cấp có thẩm quyền phê duyệt;

-

Tại các Đơn vị thành viên: Thì phải được HĐTV Cơng ty
TNHH Phát triển dự án Hà Nội soát xét và các cấp có thẩm quyền Cơng
ty phê duyệt.

Trường hợp CBNV được Cơng ty cử đi cơng tác ngồi lãnh thổ Việt Nam,
thì sẽ được thanh tốn các khoản chi phí sau:
a) Tiền vé cho các phương tiện đi lại, bao gồm tiền vé máy bay, vé tàu, xe từ
Việt Nam đến nước công tác và ngược lại (kể cả vé máy bay, tàu xe đi lại
trong nội địa nước đến công tác); tiền thuê phương tiện từ sân bay đến nơi ở
và ngược lại khi nhập và xuất cảnh nước đến công tác (tính cho 01 lần nhập
và xuất cảnh nước đến cơng tác); tiền th phịng nghỉ ở nơi đến cơng tác;
tiền ăn và tiêu vặt ở nơi đến công tác; tiền lệ phí sân bay trong và ngồi
nước; lệ phí visa, lệ phí cấp hộ chiếu; lệ phí hội nghị, hội thảo; tiền bảo
hiểm theo mức khoán quy định tại Phụ lục 02 của Quy chế này;
b) Tiền bảo hiểm: Căn cứ yêu cầu bắt buộc của nước mà CBNV được cử đến
cơng tác, Cơng ty sẽ thanh tốn khoản chi mua bảo hiểm chăm sóc sức khỏe
cho CBNV trong thời gian công tác với phạm vi bảo hiểm cơ bản bao gồm:
Chi y tế phát sinh trong quá trình điều trị do hậu quả của ốm đau, bệnh tật
(loại trừ các bệnh có sẵn) hay tai nạn bất ngờ; chi phí vận chuyển cấp cứu tại
nước đang cơng tác; chi phí hồi hương CBNV trong trường hợp ốm đau, tai
nạn khẩn cấp; chi phí vận chuyển hồi hương thi hài trong trường hợp CBNV
không may bị tử vong;
c) Thanh tốn lệ phí hội nghị, hội thảo: Căn cứ trên thư mời, hoặc thông báo
của cơ quan tổ chức hội nghị, CBNV được thanh toán thực chi theo chứng
từ hợp lệ;
d) Những khoản thanh tốn chung cho cả đồn: Tiền thuê phương tiện đi làm

việc hàng ngày tại nơi đến cơng tác; tiền điện thoại, telex, fax, internet; tiền
cước phí hành lý, tài liệu mang theo phục vụ cho đợt công tác;
e) Trường hợp CBNV Công ty đi công tác ngoài lãnh thổ Việt Nam do các cơ
quan, tổ chức khác đài thọ một phần chi phí, thì các khoản chi cịn lại chưa
được đài thọ sẽ được thanh tốn theo các quy định như trong trường hợp
Công ty cử đi cơng tác nước ngồi;
f) Trong trường hợp phía mời đài thọ tồn bộ chi phí cho chuyến đi, thì Cơng
ty khơng thanh tốn phần chênh lệch nếu chi phí của phía mời đài thọ thấp
hơn mức quy định của Cơng ty.
Thanh tốn dịch vụ kèm theo th phịng nghỉ:
Thanh tốn tồn bộ chi phí dịch vụ (giặt là) theo Phụ lục số 01 của Quy chế
Lưu hành nội bộ

Phiên bản: …./20…..

14/38


Quy chế chi tiêu nội bộ

HĐQT

này.
9. Chi cho điều động, biệt phái Cán bộ nhân viên
Chi tiền đi lại đối với CBNV được điều động, công tác biệt phái:
CBNV do yêu cầu công việc, được Công ty điều động, biệt phái cơng tác từ
02 tháng trở lên được thanh tốn tiền vé, lệ phí đi lại về thăm nhà mỗi tháng
theo tiêu chuẩn quy định của Công ty.
Chi phụ cấp điều động, biệt phái:
a)

Áp dụng đối với các trường hợp CBNV được điều động, biệt phái
công tác theo quyết định về điều động, biệt phái của các cấp có thẩm quyền;

b)

Các trường hợp có thời gian điều động, biệt phái cơng tác <= 30 ngày
thì áp dụng theo chế độ cơng tác phí của Cơng ty; các trường hợp có thời
gian điều động, biệt phái công tác > 30 ngày thì từ ngày thứ 31 trở đi áp
dụng theo mức chi phụ cấp biệt phái theo quy định tại Phụ lục 03 của Quy
chế này.

Chi hỗ trợ nhà ở:
a) Áp dụng đối với CBNV có quyết định điều động, biệt phái công tác từ địa
phương đang công tác đến tỉnh/thành phố khác để làm việc, có khoảng cách
địa lý từ trên 50 km trở lên và Công ty không bố trí được nhà ở cơng vụ;
b) Các trường hợp có thời gian điều động, biệt phái công tác <= 30 ngày thì áp
dụng theo chế độ cơng tác phí của Công ty; các trường hợp điều động, biệt
phái công tác có thời gian > 30 ngày thì từ ngày thứ 31 trở đi áp dụng theo
mức chi hỗ trợ nhà ở theo quy định tại Phụ lục 03 của Quy chế này.
10. Chi phụ cấp đi lại:
Áp dụng đối với CBNV phải đi công tác lưu động thường xuyên trong tỉnh,
thành phố hoặc tỉnh, thành phố lân cận bằng phương tiện cá nhân trên 10
ngày/tháng và được quy định cụ thể tại Phụ lục số 03 kèm theo Quy chế này;
Các trường hợp đã được hưởng phụ cấp đi lại thì khơng được sử dụng các hình
thức hỗ trợ đi lại khác (thẻ taxi, phương tiện vận chuyển công cộng…).
11. Chi tuyển dụng, đào tạo, huấn luyện nghiệp vụ:
Chi cho công tác tuyển dụng bao gồm các khoản chi phát sinh trong quá trình tổ
chức, triển khai và thực hiện tuyển dụng lao động như: Chi phí đăng báo,
website, thuê hội trường, ra đề thi, chấm thi...

Chi cho đào tạo, huấn luyện nghiệp vụ:
a) Các khoản chi liên quan đến công tác đào tạo, huấn luyện CBNV, bao gồm:
Chi thuê hội trường, phòng học, thiết bị học tập, văn phòng phẩm, th
giảng viên, học phí, cơng tác phí, tài liệu, phương tiện học tập,…;
b) CBNV Công ty tham gia giảng dạy các khóa đào tạo, tập huấn và thuyết
trình Hội thảo do Công ty tổ chức được hưởng theo chế độ như đối với
người đi công tác, các chế độ khác theo quy định của Công ty;
c) CBNV được cử tham dự các khóa đào tạo, tập huấn, hội thảo do Công ty và
các tổ chức, cơ quan khác tổ chức thì được thanh tốn tiền tài liệu, học phí
Lưu hành nội bộ

Phiên bản: …./20…..

15/38


Quy chế chi tiêu nội bộ

HĐQT

và chế độ công tác phí, sau khi đã loại trừ phần được tài trợ. Trường hợp
nhân viên thử việc được cử tham dự các khóa đào tạo, tập huấn khơng được
thanh tốn tiền cơng tác phí;
d) Trường hợp CBNV được đào tạo khơng thực hiện đầy đủ cam kết đào tạo
thì phải bồi hồn chi phí đào tạo theo quy định của Cơng ty.
Thủ tục thanh tốn chi phí đào tạo, huấn luyện nghiệp vụ:
a)

b)

c)

Đối với các lớp đào tạo do các Đơn vị đào tạo bên ngồi tổ chức, chứng
từ thanh tốn gồm:
-

Thơng báo hoặc Giấy mời tham gia đào tạo của các cơ sở đào tạo;

-

Dự tốn chi phí của lớp đào tạo do Đơn vị bên ngoài tổ chức hoặc chủ trì
lập, được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

-

Quyết định/Thơng báo cử đi học của cấp có thẩm quyền;

-

Giấy đề nghị thanh tốn, các hóa đơn, chứng từ nộp tiền;

-

Kết quả học tập và chứng chỉ (nếu có - bản phơ tô).

Đối với các lớp đào tạo do Công ty tự tổ chức bằng nguồn giảng viên nội
bộ, chứng từ thanh tốn gồm:
-

Quyết định/Thơng báo tổ chức, triệu tập danh sách học viên tham gia lớp

đào tạo;

-

Danh sách cử CBNV đi học được cấp có thẩm quyền của Đơn vị phê
duyệt;

-

Dự tốn chi phí của lớp đào tạo do Đơn vị tổ chức/chủ trì lập, được cấp
có thẩm quyền phê duyệt;

-

Xác nhận kết quả học tập và chứng chỉ, bằng cấp kèm theo (nếu có - bản
phơ tơ);

-

Giấy đề nghị thanh tốn của Đơn vị tổ chức/chủ trì (Bộ phận đào tạo…);

-

Các hóa đơn, chứng từ phục vụ cho việc giảng dạy: Tài liệu, trang thiết
bị, nước uống,….

Đối với các lớp đào tạo do Công ty tự tổ chức và thuê ngồi, chứng từ
thanh tốn gồm:
-

Tờ trình về tổ chức lớp đào tạo được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

-

Dự tốn chi phí của lớp đào tạo do Đơn vị tổ chức/chủ trì lập, được cấp
có thẩm quyền phê duyệt;

-

Quyết định/Thơng báo triệu tập và danh sách học viên tham gia lớp đào
tạo;

-

Hợp đồng và Thanh lý hợp đồng giảng dạy với Đơn vị đào tạo hoặc
giảng viên;

-

Xác nhận kết quả học tập và chứng chỉ, bằng cấp kèm theo (nếu có - bản
phơ tơ);

Lưu hành nội bộ

Phiên bản: …./20…..

16/38


Quy chế chi tiêu nội bộ

-

HĐQT

Giấy đề nghị thanh toán, giấy biên nhận tiền giảng dạy, hóa đơn và
chứng từ về mua sắm tài liệu, trang thiết bị phục vụ lớp học.

12. Các khoản chi cho CBNV nữ:
a) Các khoản chi khác cho lao động nữ được thực hiện theo quy định của Pháp
luật và của Công ty;
b) Lao động nữ của Công ty khi sinh con lần thứ nhất và lần thứ hai được
hưởng mức bồi dưỡng tối đa theo quy định hiện hành của Pháp luật về chi
phí hợp lý để tính Thuế TNDN;
c) Cơng ty có thể xem xét cho CBNV nữ nghỉ thai sản tạm ứng trước các
khoản tiền được hưởng theo chế độ của BHXH và của Công ty trên cơ sở đề
xuất Bộ phận Nhân sự.
13. Chi tiền mua bảo hiểm sức khỏe tai nạn con người (nếu có):
a) Áp dụng đối với CBNV làm việc tại Công ty theo Hợp đồng lao động có
thời hạn từ 12 tháng trở lên và Hợp đồng lao động không xác định thời hạn;
b) Việc mua bảo hiểm hàng năm có thể kết hợp hình thức bảo hiểm sức khỏe
và tai nạn con người, mức cụ thể do TGĐ/GĐ xem xét từng năm và HĐTV
phê duyệt.
14. Chi trang thiết bị cho CBNV:
Tùy từng đối tượng và theo yêu cầu thực tế công việc, đối tượng và định mức
chi trang thiết bị được quy định cụ thể tại Phụ lục số 03 kèm theo Quy chế này.
15. Chi cước viễn thông:
Tùy theo từng đối tượng cụ thể, việc chi cước viễn thơng được thanh tốn theo
hóa đơn thực tế hoặc tiền mặt nhưng không vượt quá mức được quy định tại
Phụ lục số 03 kèm theo Quy chế này.

16. Chi khác cho CBNV:
a. Chi phụ cấp độc hại - rủi ro:
Áp dụng đối với các đối tượng do TGĐ/GĐ Công ty quyết định. Mức phụ
cấp được quy định theo từng đối tượng cụ thể tại Phụ lục số 03 kèm theo
Quy chế này.
b. Chi phụ cấp trang điểm cho CBNV nữ:
Áp dụng đối với những đối tượng CBNV nữ thường xuyên tiếp xúc với
khách hàng. Đối tượng và mức chi cụ thể quy định tại Phụ lục 03 kèm theo
Quy chế này.
Điều 10. Chi về Tài sản cố định
1. Chi thẩm định và mua sắm TSCĐ:
Công ty TNHH Phát triển dự án Hà Nội, các Đơn vị thành viên(nếu có) phải
tuân thủ đúng theo nội dung quy định tại Quy chế về mua sắm, thanh lý,
nhượng bán tài sản tại các Đơn vị thành viên(nếu có) đã được ban hành.
2. Chi phí bảo dưỡng, sửa chữa TSCĐ là những chi phí liên quan đến việc duy tu, sửa
chữa, thay thế từng Bộ phận hư hỏng phát sinh trong quá trình hoạt động nhằm
Lưu hành nội bộ

Phiên bản: …./20…..

17/38


Quy chế chi tiêu nội bộ

HĐQT

khơi phục duy trì hoạt động bình thường của TSCĐ.
Khi các Bộ phận sử dụng có văn bản đề nghị nâng cấp, cải tạo, bảo dưỡng, sửa
chữa tài sản, đồng thời tham khảo ý kiến của Phịng Kế tốn để lập tờ trình cấp

có thẩm quyền phê duyệt.
Riêng đối với việc nâng cấp, sửa chữa các tài sản khác như phần mềm tin học
và các Hệ thống mạng…, các Bộ phận liên quan lập tờ trình chuyển qua Bộ
phận Cơng nghệ thơng tin có ý kiến trước khi trình cấp có thẩm quyền phê
duyệt.
Hồ sơ thanh quyết toán việc bảo dưỡng, nâng cấp, sửa chữa tài sản bao gồm:
a)

Biên bản kiểm tra, đánh giá hiện trạng TSCĐ;

b)

Tờ trình được các cấp có thẩm quyền phê duyệt;

c)

Các hồ sơ, chứng từ khác theo quy định tại Điều 7 của Quy chế này.

3. Chi mua sắm vật liệu, sửa chữa nhỏ, bảo dưỡng định kỳ xe ô tơ
a)

Định kỳ hàng năm, Phịng Hành chính – Nhân sự có trách nhiệm phối
hợp với (Khối) Vật tư Thiết bị trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt lựa
chọn và ký Hợp đồng nguyên tắc với đối tác cung cấp dịch vụ sửa chữa và
bảo dưỡng định kỳ xe ôtô. Khi phát sinh nhu cầu sửa chữa và bảo dưỡng ô
tô, lái xe báo cáo cho Phụ trách Phòng Hành chính – Nhân sự. Phịng Hành
chính – Nhân sự có trách nhiệm kiểm tra, lấy báo giá từ (Khối) Vật tư Thiết
bị, lập Tờ trình chuyển cho Phịng Kế tốn kiểm tra theo quy định, trình
TGĐ/GĐ phê duyệt để thực hiện.

b)

Hồ sơ thanh toán gồm:
-

Biên bản kiểm tra xe (trong trường hợp bảo dưỡng, sửa chữa);

-

Tờ trình được (Tổng) GĐ phê duyệt;

-

Các hồ sơ, chứng từ khác theo quy định tại Điều 7 của Quy chế này.

4. Chi thuê tài sản:
a) Mọi trường hợp thuê nhà, thuê TSCĐ phải trên cơ sở hợp đồng kinh tế giữa
Bên cho thuê và Bên đi thuê. Trong hợp đồng phải ghi rõ thời gian cho th,
thời gian thanh tốn, hình thức thanh tốn, giá cả, chi phí sửa chữa tài sản
thuộc trách nhiệm của Bên đi thuê trong thời gian thuê (nếu có), quyền và
nghĩa vụ của mỗi Bên;
b) Giá thuê nhà và thuê TSCĐ phải phù hợp với giá thị trường ở địa phương tại
thời điểm hai Bên ký kết hợp đồng. Người ký kết hợp đồng thuê phải chịu
trách nhiệm về sự cần thiết, giá cả và các vấn đề tài chính, pháp lý có liên
quan;
c) Thủ tục thanh tốn tiền thuê tài sản (tiền đặt cọc, tiền thuê) gồm:
-

Tờ trình thuê tài sản được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

-

Giấy đề nghị thanh toán;

-

Hợp đồng thuê tài sản;

-

Biên bản thanh lý hợp đồng (trong trường hợp chấm dứt hợp đồng);

Lưu hành nội bộ

Phiên bản: …./20…..

18/38


Quy chế chi tiêu nội bộ

-

HĐQT

Hóa đơn tài chính theo quy định của Bộ Tài chính.

Điều 11. Chi mua sắm, quản lý công cụ, dụng cụ
1. Chi mua sắm CCDC là các khoản chi cho việc mua sắm và sử dụng những tài sản
không phải là TSCĐ, do không thỏa mãn các điều kiện tiêu chuẩn về thời gian

sử dụng cũng như giá trị theo quy định hiện hành của Nhà nước.
2. Công ty thực hiện việc mua sắm CCDC trong phạm vi kế hoạch chi tiêu đã được
phê duyệt.
3. Hình thức mua sắm CCDC: Thực hiện theo Quy định về mua sắm và đấu thầu của
Cơng ty (nếu có) và các nội dung khác có liên quan tại Quy chế này.
Điều 12. Chi mua sắm, quản lý vật liệu, văn phòng phẩm
1. Việc mua sắm vật liệu, văn phòng phẩm do Phịng Hành chính – Nhân sự phối hợp
với Phịng Kế tốn khảo sát giá cả, lựa chọn Nhà cung cấp trình TGĐ/GĐ Cơng
ty phê duyệt.
2. Đối với các loại vật liệu không xuất dùng ngay hoặc xuất dùng chưa hết, Phịng
Hành chính – Nhân sự phải mở thẻ kho để theo dõi từng loại vật liệu, bảo quản
an toàn vật liệu trong kho và thực hiện việc nhập, xuất vật liệu theo đúng quy
định. Đồng thời, Phòng Kế toán phải mở sổ theo dõi theo từng loại vật liệu,
hạch tốn kịp thời chính xác việc nhập, xuất vật liệu; định kỳ phải đối chiếu với
Phịng Hành chính, kịp thời phát hiện thừa thiếu để xử lý; cuối năm phải tiến
hành kiểm kê vật liệu theo quy định.
3. Định mức chi vật liệu (nếu có) theo quy định riêng của TGĐ/GĐ, sau khi được
Chủ tịch HĐTV phê duyệt.
Điều 13. Chi hàng hóa, dịch vụ mua ngồi
1. Chi mua tài liệu, sách báo tham khảo:
a)

Công ty phải ưu tiên sử dụng báo và các trang tin điện tử trên mạng. Các
Đơn vị có nhu cầu đặt mua các sách, báo, tạp chí hàng tháng, quý và các tài
liệu khác trực tiếp phục vụ cho yêu cầu công việc chuyên môn nghiệp vụ
trên cơ sở tiết kiệm và sử dụng chung phải làm Tờ trình nêu rõ lý do, mục
đích sử dụng chuyển Phịng Hành chính, Phịng Kế tốn có ý kiến và trình
các cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định;

b)

Việc đặt mua báo, tạp chí… cho thành viên HĐTV, thành viên Ban
TGĐ/GĐ theo nhu cầu thực tế.

2. Chi điện, nước, điện thoại, bưu phí, liên lạc viễn thơng:
a) Các khoản chi tiêu thường xuyên và tương đối ổn định như cước viễn thơng
(điện thoại, internet,…), cước phí bưu chính, tiền điện, tiền nước,… thực
hiện thanh tốn trên cơ sở chứng từ hợp pháp, hợp lệ (hợp đồng, hóa đơn,
bảng kê) hoặc định mức theo quy định tại Phụ lục số 03 của Quy chế
này(nếu có);
b) Điện thoại lắp đặt tại Công ty giao cho các Đơn vị/Cá nhân sử dụng phục vụ
cho hoạt động kinh doanh của Công ty phải sử dụng tiết kiệm, hiệu quả và
không được sử dụng vào việc riêng. Nếu sử dụng vào việc riêng thì Cá nhân
phải tự túc thanh tốn tiền;
Lưu hành nội bộ

Phiên bản: …./20…..

19/38


Quy chế chi tiêu nội bộ

HĐQT

c) Các đối tượng được thanh tốn cước phí điện thoại, internet… nghỉ khơng
lương hoặc nghỉ chế độ thì dừng thanh tốn trong thời gian nghỉ.
3. Chi mua xăng dầu, chi phí cầu phà, bến bãi:
a) Xăng dầu dùng chạy xe, máy, chi phí sửa chữa, bảo dưỡng xe đáp ứng nhu
cầu kinh doanh phải được quản lý chặt chẽ, chống lãng phí, lợi dụng. Mỗi

xe ơ tơ, xe máy và máy móc hoạt động bằng xăng dầu phải có sổ vận hành
để theo dõi thời gian sử dụng, hao phí xăng dầu, chi phí bảo dưỡng, sửa
chữa thường xuyên và định kỳ. Phòng Hành chính có trách nhiệm xây dựng
định mức tiêu hao xăng dầu đối với từng xe (lít/100km,…), định mức chi
phí rửa xe, hút bụi báo cáo trình các cấp có thẩm quyền phê duyệt, làm cơ sở
khi thanh toán; mở sổ theo dõi vận hành cho từng xe, máy và kiểm tra, đôn
đốc việc ghi sổ vận hành;
b) Người sử dụng xe, máy (lái xe, CBNV vận hành máy) có trách nhiệm ghi
đầy đủ, kịp thời lịch trình sử dụng xe, máy và xuất trình sổ vận hành khi
kiểm tra xác định chi phí xăng dầu, chi phí bảo dưỡng, sửa chữa. Khi thanh
tốn phải xuất trình chứng từ để chứng minh hao phí ngun nhiên vật liệu
đã sử dụng có ký xác nhận của Phụ trách Phịng Hành chính, lệnh điều xe
(đối với các xe sử dụng chung). Việc thanh toán sẽ dựa trên cơ sở chứng từ
hợp pháp, hợp lệ và định mức được duyệt. Hóa đơn mua xăng dầu, vé lệ phí
đường, lệ phí cầu phà, bến bãi….do lái xe kê khai, Phịng Hành chính –
Nhân sự thực hiện việc kiểm tra, xác nhận chuyển Phịng Kế tốn kiểm soát
và thanh toán, bộ chứng từ thanh toán được quy định tại Quy định quản lý
điều hành và sử dụng xe ô tô hiện hành;
c) Đối với lái xe riêng của lãnh đạo, trong trường hợp lãnh đạo nghỉ chế độ
hoặc nghỉ không lương từ 01 tháng trở lên, công việc và chế độ đãi ngộ sẽ
thực hiện theo phê duyệt của cấp thẩm quyền trên cơ sở đề xuất của Phịng
Hành chính – Nhân sự.
4. Chi quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại:
a) TGĐ, GĐ các Công ty chịu trách nhiệm quản lý việc chi quảng cáo, tiếp thị,
khuyến mại, đảm bảo giá trị thiết thực, phù hợp với chiến lược chung của
Công ty TNHH Phát triển dự án Hà Nội ở từng giai đoạn phát triển cũng
như đặc điểm kinh doanh của Cơng ty;
b) Chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại phải có hóa đơn hoặc chứng từ theo
quy định của Bộ Tài chính và gắn với kết quả kinh doanh. Mức chi tối đa
theo quy định của Luật Thuế TNDN hiện hành và quy định riêng của Công

ty TNHH Phát triển dự án Hà Nội (nếu có).
Điều 14. Chi tiếp khách, lễ tân, khánh tiết, hội nghị
1. Chi tiếp khách, lễ tân, khánh tiết
Gồm các khoản chi mua các vật dụng cho lễ tân, quay phim, chụp ảnh, giải
khát, tặng hoa chúc mừng, chia buồn, quà tặng cho tiếp khách… và phải gắn
liền với hiệu quả kinh doanh của Công ty. Chi tiếp khách phải đúng đối tượng,
phải thật sự cần thiết, đảm bảo tiết kiệm và phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
a) Đối với các vật dụng, quà tặng… phục vụ cho tiếp khách, lễ tân, khánh tiết:
Lưu hành nội bộ

Phiên bản: …./20…..

20/38