đề tài hệ thống quản trị thông tin hiệu quả

ĐỀ TÀI : MỘT HỆ THỐNG QUẢN TRỊ THÔNG TIN HIỆU QUẢ LÀ NHƯ THẾ
NÀO? LIÊN HỆ THỰC TẾ ĐẾN CÁC MÔ HÌNH QUẢN TRỊ THÔNG TIN HIỆU
QUẢ

I. Lý do chọn đề tài
Thông tin hiện nay được coi là một trong những loại tài sản quan trọng nhất đối với bất kỳ tổ
chức nào. Đối với các tổ chức hoạt động trong tất cả các lĩnh vực, phần lớn ngân sách hoạt
động được dùng vào việc xử lý thông tin vì thế trong các lĩnh vực kinh doanh thì thông tin
cực kì quan trọng và 1 hệ thống quản trị thông tin có hiệu quả sẽ giúp ích rất nhiều trong việc
phát triển của doanh nghiệp
Chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu và thảo luận về tầm quan trọng của hệ thống quản trị thông
tin
II. Một số khái niệm
1) Quản trị thông tin là gì?
Quản trị thông tin là việc một tổ chức sử dụng các phương thức để lập kế hoạch, tập hợp, tạo
mới, tổ chức, sử dụng, kiểm soát, phổ biến và loại bỏ một cách hiệu quả các thông tin của tổ
chức đó. Các thông tin này bao gồm cả các bản ghi đã được cấu trúc lẫn thông tin chưa được
cấu trúc. Thông qua quản trị thông tin, tổ chức có thể đảm bảo rằng giá trị của các thông tin
đó được xác lập và sử dụng tối đa để hỗ trợ cho các hoạt động trong nội bộ tổ chức cũng như
góp phần nâng cao hiệu quả của bộ phận cung cấp thông tin
Mô hình của Michel de Coster về việc truyền đạt thông tin
Nguồn thông tin Phản hồi Nguồn thông tin
Giải thích thông điệp
Phát thảo thông điệp
Bộ lọc Bộ lọc Giải mã

Mã hóa thông tin Kênh truyền tin Bộ lọc Thu nhận
2) Phân loại thông tin
Gồm 4 loại:
+ Dữ liệu đã được cấu trúc
+ Dữ liệu chưa được cấu trúc

+ Thông tin tham khảo và thư viện
+ Thông tin trong quản trị kinh doanh
3) Vai trò của hệ thống quản trị thông tin :
 Đưa ra thông tin cho các nhà quản trị phân tích và ra quyết định trước cơ hội và rũi ro
của dự án được đề xuất
 Thực hiện được các chức năng của quản trị như hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm
tra
 Đóng vai trò liên lạc và cung cấp thông tin giữa các bộ phận với nhau
III. Hệ thống quản trị thông tin hiệu quả là như thế nào
1. Các nhân tố chính để một hệ thống quản trị thông tin thành công
• Tất cả các nhân viên sẵn sàng truy cập các thông tin họ cần để thực hiện công việc tại
tất cả các cấp độ trong tổ chức.
• Tài sản thông tin được khai thác tối đa thông qua quá trình chia sẻ thông tin trong nội
bộ tổ chức và với các cơ quan hoạt động trong lĩnh vực công cộng khác
• Chất lượng thông tin của tổ chức phải được duy trì và các thông tin sử dụng trong
kinh doanh phải chính xác, đáng tin cậy, luôn được cập nhật, toàn diện , nhất quán và
đảm bảo tính thời sự
• Các yêu cầu về mặt luật pháp cũng như các yêu cầu khác như vấn đề bảo mật tính
riêng tư, bí mật, tính xác thực và toàn vẹn của thông tin phải được thực hiện tốt
• Thông tin cần phải được đưa tới công chúng một cách thuận tiện, dễ hiểu thông qua
nhiều kênh khác nhau.
• Các bản ghi và các phần thông tin cần thiết phải được lưu trữ tốt.
• Tổ chức đạt được mức độ cao về tính hiệu quả trong các hoạt động xử lý thông tin
2. Các quy tắc quản trị thông tin
• Tính chính xác
- Đảm bảo tính chính xác của thông tin cho đến người nhận là yếu tố quan trọng
nhất của thông tin.
- Thông tin trải qua nhiều cấp bậc khác nhau trước khi đến được người sử dụng
cuối cùng, do vậy đảm tính chính xác, trung thực của thông tin là yếu tố rất quan
trọng.

- Để đảm bảo tính chính xác cần phải tạo ra những thông tin bằng văn bản, hạn chế
các thông tin “phi chính thức”.
Những yếu tố hạn chế tính chính xác:
- Các mệnh lệnh yêu cầu phi văn bản. Ví dụ, Giám đốc yêu cầu trưởng phòng nhắc
nhân viên đảm bảo đúng định mức tồn, nhưng trưởng phòng quên không triển
khai.
- Các thông tin bằng văn bản không rõ nghĩa hoặc thiếu thông tin làm người sử
dụng thông tin hành động sai hoặc chưa đúng theo yêu cầu.
• Sự phản hồi
Có thể nói phản hồi là yếu tố quan trọng thứ hai trong quản trị thông tin. Nguyên tắc phản
hồi thể hiện qua các yếu tố:
 Phản hồi ngay ý kiến khi nhận được một thông tin.
 Phản hồi về kết quả từng phần.
 Phản hồi ngay khi làm không đúng hạn.

• Bằng chứng chuyển giao
Việc chuyển giao thông tin có thể bằng văn bản hoặc lời nói. Trong việc chuyển giao, thì
bằng chứng của quá trình chuyển giao thông tin là rất quan trọng. Do vậy, trong hoạt
động kinh doanh, việc chuyển giao phải có bằng chứng để chứng minh.
Tại sao phải có bằng chứng ? Vì:
- Khách hàng khiếu nại là họ chưa nhận được thông tin.
- Bằng chứng về kết quả thực hiện công việc của chúng ta khi chúng ta bị
khiếu nại.
- Truy tìm nguồn gốc khi cần tìm lại thông tin.
3. Kết quả từ quản trị thông tin có hiệu quả
Thông tin là một nguồn lực then chốt trong tổ chức cùng với nguồn nhân lực, tài chính và các
nguồn lực hữu hình khác. Thông tin cũng là một vấn đề kinh doanh. Thông qua quản trị có
hiệu quả nguồn thông tin và hệ thống thông tin của một tổ chức, các nhà quản lý trong tổ
chức có thể:
• Tăng thêm giá trị cho các dịch vụ cung cấp tới khách hàng

• Giảm thiểu rủi ro trong hoạt động
• Giảm chi phí trong quá trình hoạt động và cung cấp dịch vụ
• Khuyến khích đổi mới quá trình hoạt động trong nội bộ và cung cấp dịch vụ cho bên ngoài
IV. Liên hệ thực tế
Hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp PERP
Gồm nhiều ứng dụng riêng
biệt được tích hợp tự động
trong quá trình xử lý giúp
nâng cao năng suất lao
động, cung cấp cho lãnh
đạo thông tin nhằm ra
quyết định tốt hơn, hiệu
quả hơn.
Bộ ứng dụng mạnh cho quản lý doanh nghiệp : trợ giúp các nghiệp vụ tổ thực hiện, quản
lý và kiểm tra các hoạt động về tài chính – kế toán, bán hàng, dự án. . . và thông tin điều hành
chính xác, nhanh chóng, thuận tiện, giảm chi phí và tăng hiệu quả công việc
Cung cấp và xử lý kịp thời các thông tin cần thiết trong quá trình hoạt động : Hệ thống
cho phép lãnh đạo doanh nghiệp nắm bắt được thông tin trực tuyến cần thiết về hoạt động
hàng ngày ngay cả khi đi công tác.
Ra quyết định tốt hơn : Tìm được cơ hội và xác định các vấn đề nhanh chóng có thể tạo ra
sự khác biệt giữa kinh doanh thành công và thất bại. Ứng dụng PERP tăng tối đa khả năng
đưa ra quyết định bằng cách bảo đảm các thông tin kinh doanh chính xác được đưa tới đúng
người, đúng lúc.
Đáp ứng quy mô phát triển của doanh nghiệp : Kiến trúc ứng dụng PERP dựa trên nền
tảng công nghệ hàng đầu thế giới Oracle cho phép mang lại hiệu suất, khả năng linh hoạt và
phát triển mở rộng cho doanh nghiệp
Các ứng dụng trong hệ thống PERP
a. Hệ thống Quản lý Tài chính - Kế toán PERP-Acc
b. Hệ thống Quản lý Bán hàng PERP-Sales
c. Hệ thống Quản lý Vật tư PERP-Inv

d. Hệ thống Quản lý Nhân sự và Tiền lương PERP-HrPr
e. Hệ thống Thông tin quản lý sản xuất PERP-Manu Hệ thống Quản lý
f. Dự án PERP-Proj
g. Hệ thống Thông tin Điều hành Doanh nghiệp PERP-Info