3.1.Thu Thap, Xu Ly Thong Tin.pptx

Chương 3.

MỘT SỐ NGHIỆP VỤ CƠ BẢN CỦA THƯ KÝ VĂN PHÒNG

1


PHẦN 1.
NGHIỆP VỤ THU THẬP, XỬ LÝ VÀ CUNG CẤP THÔNG TIN

2


1. KHÁI NIỆM, ĐẶC ĐIỂM, VAI TRỊ CỦA THƠNG TIN, THU THẬP, XỬ
LÝ THÔNG TIN

1.1. Khái niệm, đặc điểm

3


• K/n thông tin

4


• Thông tin là tất cả các tin tức, sự việc, sự kiện, hiện tượng, ý tưởng,
phán đoán, … làm tăng thêm sự hiểu biết của con người.

5

- Thông tin trong quản lý:

Thông tin trong quản lý là những gì mà nhà quản lý cần cho việc ra
quyết định. Đó là những thơng tin có ích cho hoạt động quản lý và thực
hiện các hành vi quản lý.

6


• Trong các tổ chức, ở mọi cấp, mỗi nhà quản lý đều cần có thơng tin để vạch ra kế hoạch, để tổ chức, để đảm
bảo thực hiện chức năng của mình, để chỉ huy và để kiểm sốt.

7


• Thông tin quản lý phải gắn liền với quyết định quản lý và mục tiêu
quản lý, cụ thể là: mọi thông tin quản lý đều nhằm phục vụ cho việc ra
quyết định quản lý và nhằm đạt được mục tiêu quản lý; ngược lại, mọi
quyết định quản lý đều phải chứa đựng thông tin và sản phẩm của
quyết định quản lý cũng chính là thơng tin.

8


• Có thể xem thơng tin quản lý như hệ thần kinh của hệ thống
quản lý, nó tác động đến tất cả mọi khâu của quá trình quản
lý. Cho nên cũng có quan niệm: "bản chất của q trình quản
lý là xử lý thông tin", hoặc: "thông tin vừa là sản phẩm, vừa
là đối tượng của hoạt động quản lý".

9


• Đặc điểm của thông tin trong quản lý:
• + Bên cạnh tính khách quan, thơng tin trong quản lý cịn mang tính chủ
quan của người cung cấp thơng tin. Thơng tin bị bóp méo, sai sự thật
thường xuất hiện trong hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức.

10


• + Mỗi loại thơng tin chỉ có giá trị nhất định khi nó
được sử dụng cho các mục đích khác nhau của quản
lý.

11


• + Thơng tin có thể mất giá trị rất nhanh khi được cung cấp. Điều đó địi hỏi nhà quản lý phải sử dụng nhanh
nhất, tối đa nhất giá trị của thơng tin đó.

12


• - K/n thu thập thông tin

13

• Thu thập ngun nghĩa là tìm kiếm, góp nhặt và tập
hợp lại. Thu thập thơng tin là q trình tập hợp thơng
tin theo những tiêu chí cụ thể nhằm làm rõ những vấn
đề, nội dung liên quan đến lĩnh vực nhất định.

14


• Thu thập thơng tin là q trình xác định nhu cầu thơng tin,
tìm nguồn thơng tin, thực hiện tập hợp thông tin theo yêu cầu
nhằm đáp ứng mục tiêu đã được định trước.

15


• Đặc điểm thu thập thông tin
-

+ Thu thập thông tin là hoạt động có tính mục đích. Q trình thu thập thông tin phải giải đáp cụ thể các câu
hỏi: Thơng tin này thu thập để làm gì, phục vụ cho cơng việc gì, liên quan đến những khía cạnh nào của vấn
đề?

16


• + Thu thập thơng tin có tính đa dạng về phương pháp, cách thức. Tùy theo yêu cầu về thơng tin, nguồn lực
mà có thể áp dụng các phương pháp, cách thức thu thập thông tin cho phù hợp;

17

• + Thu thập thơng tin có thể tìm kiếm từ các nguồn, kênh thông tin khác nhau. Mỗi kênh thơng tin có những
ưu điểm và nhược điểm riêng, phù hợp với mỗi loại thông tin cần thu thập. Việc lựa chọn nguồn thơng tin
thích hợp bảo đảm hiệu quả q trình thu thập thơng tin và chất lượng của thông tin;

18


+ Thu thập thơng tin là một q trình liên tục, nhằm bổ sung, hồn chỉnh thơng tin cần thiết;
+ Thu thập thông tin chịu tác động của nhiều nhân tố về kỹ năng thu thập thông tin, kỹ năng sử dụng các
phương pháp, cách thức thu thập thông tin

19


• + Thu thập thông tin là một khâu trong q trình thơng tin của một tổ chức. Thu thập thông tin gắn với yếu tố
đầu vào của tổ chức. Thu thập thơng tin khơng tách rời q trình xử lý thông tin, nhằm đảm bảo thông tin cho
hoạt động của tổ chức.

20