3.4. To Chuc Di Cong Tac.pptx

Chương 3.

MỘT SỐ NGHIỆP VỤ CƠ BẢN CỦA THƯ KÝ VĂN PHÒNG

1


Phần 3.4.
NGHỆP VỤ TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC

2


Tổ chức chuyến đi công tác

3

Nhiệm vụ của thư ký vp
trong chuẩn bị tổ chức
chuyến đi công tác

Nhiệm vụ của thư ký vp
trong và sau chuyến đi
công tác


1. Nhiệm vụ của thư ký văn phòng trong
chuẩn bị chuyến đi công tác cho lãnh đạo, cơ
quan

4

Chuẩn bị

5

Lập kế
hoạch

Liên hệ
với nơi
tiếp nhận
chuyến
đi công
tác

Chuẩn
bị tài
liệu,
giấy tờ

Chuẩn
bị
phương
tiện

Chuẩn bị
kinh phí
và yếu tố
khác

1.1. Lập kế hoạch chuyến đi công tác
- Kế hoạch chuyến đi công tác là một loại văn bản
dùng để trình bày một cách có hệ thống những cơng việc
liên quan đến chuyến đi công tác

6


• + Các chuyến đi công tác thường kỳ thư ký phải đưa vào kế hoạch
công tác năm của đơn vị với các mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể đã được
xác định trước.
• + Đối với những chuyến đi cơng tác được tổ chức trên cơ sở nhiệm vụ
đột xuất, khi lập kế hoạch tổ chức chuyến đi thư ký phải khẩn trương
hơn.
• + Đối với những chuyến đi cơng tác đơn giản mang tính thường
xun thư ký khơng cần lập kế hoạch.

7


- Yêu cầu cơ bản khi xay dung ke hoach:
• + Thể thức văn bản.
• + Tính khả thi của việc thực hiện.

8


• + Các nội dung thông tin cơ bản:

• Mục đích
• Nội dung
• Thành phần
• Địa điểm
• Thời gian
• Tài liệu, tư liệu, dự thảo hợp đồng...
• Kinh phí
• Phương tiện
• Các giấy tờ cần thiết

9


• - Tuỳ theo mục đích kế hoạch tổ chức chuyến đi
có thể được bổ sung một số nội dung thông tin
như: quà tặng, phân công thực hiện...

10


1.2. Liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi công tác
- Thư ký nên lựa chọn thời điểm thích hợp khi tiến hành hoạt
động này.
- Tùy theo tính chất của mối quan hệ, thời gian, nội dung công
việc để lựa chọn hình thức liên hệ: trực tiếp, gián tiếp
- Yêu cầu: chính xác, đầy đủ và kịp thời.

11

• - Thông thường thông tin được cung cấp sẽ liên
quan đến các vấn đề:
• + Mục đích chuyến đi.
• + Nội dung cơng việc.
• + Thành phần tham gia (số lượng, chức vụ, giới
tính, chức danh khoa học...)

12


• + Thời gian làm việc.
• + Các đối tượng cần gặp.
• + Các yêu cầu hỗ trợ...

13


1.3. Chuẩn bị tài liệu, giấy tờ

14


• Khi chuẩn bị tư liệu, tài liệu cho chuyến đi công
tác thư ký phải dựa vào các thông tin sau:
• + Mục đích chuyến đi.
• + Khả năng của thành phần chuyến đi.
• + Hồ sơ pháp lý phải chuẩn bị.
• + Thời gian chuyến đi.
• + Mức độ phức tạp của công việc cần giải quyết.

15


• Trong việc chuẩn bị tư liệu, tài liệu cho chuyến đi
thư ký cần có sự phân loại giữa các tài liệu trực
tiếp để thực hiện mục đích và các tài liệu tham
khảo.

16


• Căn cứ vào tình hình thực tiễn của đơn vị và khả
năng hỗ trợ của thư ký (trong trường hợp không
tham gia chuyến đi), các tài liệu, tư liệu phục vụ
chuyến đi có thể gồm:

17


Chuẩn bị giấy tờ
* Công tác trong nước:
- Công văn liên hệ
- Giấy tờ tuỳ thân
- Giấy giới thiệu
- Giấy đi đường
- Danh thiếp
-…

18

• * Cơng tác nước ngồi: theo đúng các quy định
về thủ tục xuất, nhập cảnh của Việt Nam và của
các nước sẽ đến

19


1.4. Chuẩn bị về phương tiện
Khi lựa chọn phương tiện để tổ chức chuyến đi thư ký cần chú ý:
+ Khả năng tài chính của cơ quan.
+ Thành phần tham gia chuyến đi (vị trí, số lượng, giới tính, sức khỏe, đặc điểm
tâm lý...)
+ Địa điểm đến.

20