tiểu luận chức năng tổ chức

Võ Nhật Thắng
Nguyễn Thị Huyền Trâm
Lê Ngọc Diễm Trân
Trần Văn Phước
Đoàn Hữu Tài
Nguyễn Minh Tuấn
Huỳnh Thị Mai Vy
Lê Phan Hữu Vinh
Lê Văn Tưởng
I. Khái quát chung về chức năng tổ chức
1. Các định nghĩa cơ bản
2. Mục đích của chức năng tổ chức
3. Nội dung của chức năng tổ chức
• Nhiều người
• Thành viên có ý thức về vai trò, nhiệm vụ,
quyền lợi và trách nhiệm một cách rõ ràng
• Muc tiêu chung và cụ thể
Tổ chức là việc phân bổ, sắp xếp các nguồn lực để
thực hiện thành công công việc được giao.
Phân chia công việc tổng
thể cần triển khai thành
các công việc cụ thể và
các ban
Gắn các nhiệm vụ
và trách nhiệm với
các công việc cụ
thể
Phối hợp các
nhiệm vụ khác
nhau trong tổ
chức

Nhóm các công
việc thành các
đơn vị
Thiết lập quan
hệ giữa các cá
nhân, nhóm
phòng ban
Thiết lập các
tuyến quyền hạn
chính thức
Phân bổ và
triển khai các
nguồn lực
Tổ chức và
điều hành
nhân sự để
đáp ứng cho
nhu cầu tổ
chức
Xây dựng bộ máy,
cơ chế, quy định
của một tổ chức và
giải quyết các vấn
đề về cơ cấu
Tổ chức các
công việc của
tổ chức như
kinh doanh và
sản xuất
1. Chuyên môn hóa

2. Phân khâu
3. Tuyến mệnh lệnh
4. Phạm vi kiểm soát
5. Tập trung và phân quyền
6. Chính thức hóa
II. Cơ cấu tổ chức
Vấn đề trung tâm của chuyên môn hoá là ở chỗ một công việc
được hoàn thành không phải do nỗ lực của một cá nhân mà thay
vào đó nó sẽ được chia nhỏ ra làm nhiều bước và mỗi bước do
một cá nhân đảm nhận. Mỗi người sẽ chỉ tập trung vào hoàn
thành phần công việc của mình.
Người lao động cảm thấy
Buồn chán,
mệt mỏi,
căng thẳng
Chất lượng
lao động kém
Sự vắng mặt
Sự vắng mặt
thường xuyên
ngày càng gia
tăng
Tỷ lệ bỏ việc
cao
Ưu điểm Nhược điểm
1.Phân khâu theo
chức năng
Hiệu suất cao
Phối hợp trong cùng lĩnh vực chức năng
Chuyên môn hóa cao

Giao tiếp kém giữa các lĩnh vực
chức năng
Tầm nhìn hạn chế về mục tiêu tổ
chức
2.Phân khâu theo
khu vực địa lý
Quản lí các vấn đề trong một khu vực cụ thể
một cách có hiệu quả
Phục vụ các nhu cầu của những thị trường địa
lí duy nhất
Trùng lắp các chức năng
Cảm giác bị cách ly giữa các khu
vực khác nhau của tổ chức
3.Phân khâu theo
sản phẩm
Cho phép chuyên môn hóa vào một sản phẩm
và dịch vụ cụ thể
Các nhà quản trị có thể là những chuyên gia
trong ngành
Gần khách hàng
Trùng lắp các chức năng
Tầm nhìn hạn chế về mục tiêu của tổ
chức
4.Phân khâu theo
quy trình
Hiệu suất cao
Chỉ sử dụng với một số sản phẩm nhất
định
5.Phân khâu theo
khách hàng

Các nhu cầu và vấn đề của khách hàng có thể
được giải quyết bởi các chuyên gia
Trùng lặp chức năng
Tầm nhìn hạn chế về mục tiêu của tổ
chức
Tuyến mệnh lệnh là đường quyền hạn nối liên tục từ cấp cao hơn xuống
cấp thấp nhất giúp xác định ai phải báo cáo với ai và phải chịu trách
nhiệm trước ai.
Là số lượng nhân viên mà 1 nhà quản trị có thể kiểm soát được
quyết định số cấp quản trị và số nhà quản trị mà doanh
nghiệp cần
ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và hiệu suất của doanh
nghiệp
Tập trung là phương thức tổ chức
trong đó mọi quyền đưa ra quyết định
được tập trung vào cấp quản trị cao
nhất của tổ chức.
Phân quyền là xu hướng phân tán
quyền ra quyết định cho những cấp
quản trị thấp hơn trong hệ thống thứ
bậc.
Các yếu tố chinh
ảnh hưởng đến
sự phân quyền
Môi trường
kinh doanh
Quy mô
của tổ chức
Trình độ, số
luợng của

quản trị
viên cấp
dưới
Tầm quan
trọng của
các quyết
định
Khái niệm
Chính thức hóa thể hiện mức
độ các công việc trong tổ chức
được tiêu chuẩn hóa và người
thực hiện phải tuân thủ theo các
qui tắc và qui trình.
Ví dụ
Trong lĩnh vực xuất bản
Tác giả: có quyền tự
do chọn lực đề tài, ngôn từ, thời
gian…theo ý mình.
Biên tập viên: có
nhiệm vụ đưa bản thảo vào
những khuôn khổ, hình thức
vốn có: cỡ chữ, cách lề, khoảng
cách hàng…
III. Thiết kế tổ chức
1. Mô hình tổ chức kiểu cơ giới (máy móc)
2. Mô hình tổ chức kiểu hữu cơ
3. Các yếu tố ảnh hưởng
4. Các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị đặc trưng
Mô hình tổ chức truyền thống
Mô hình tổ chức hiện đại

Là hình thức được kiểm soát
chặt chẽ, cứng nhắc
Chuyên môn hóa cao
Phân nhiều khâu cứng nhắc
Phạm vi kiểm soát hẹp
Chính thức hóa cao
Tập trung cao, thông tin hạn
hẹp, 1 chiều từ trên xuống.
Linh họat, có tính thức ứng cao
Phân quyền cao
Phạm vi kiểm soát rộng
Chính thức hóa thấp
Trình độ của các quản trị viên
cấp dưới cao
Thông tin tự do có sự tham gia
từ cấp dưới.
Chiến
lược
Quy mô
Công
nghệ
Môi
trường
kinh
doanh
Định nghĩa Ưu điểm Nhược điểm
Cấu trúc đơn giản
Gồm 1 ông chủ quản trị
tất cả nhân viên
Nhanh, linh họat, chi

phí thấp, trách nhiệm
rõ ràng
Chỉ phù hợp với quy
mô nhỏ, rủi ro cao do
sự phụ thuộc vào 1
người
Cấu trúc chức năng
Nhóm các công việc
chuyên môn tương tự
nhau thành 1 bộ phận
(cùng chức năng: tài
chính, nhân sự,
marketing…)
Tiết kiệm chi phí do
giảm thiểu sự trùng lặp
nhân lực và thiết bị
Các bộ phận không
bám sát vào công việc
chung, ít hiểu biết về
các lĩnh vực khác
không thuộc bộ phận
của mình
Cấu trúc phân bộ
Tổ chức theo kiểu phân
chia thành các đơn vị,
bộ phận độc lập chủ
yếu tập trung vào kết
quả cuối cùng
Tập trung vào kết quả,
quản trị viên của mỗi

bộ phận chịu trách
nhiệm tòan bộ về sản
phẩm của mình
Trùng lập chức năng và
nguồn lực làm gia tăng
chi phí và giảm hiệu
quả
Toàn bộ tổ chức được xây dựng trên
nền tảng các đội hay nhóm chức
năng để tiến hành công việc do tổ
chức phân công. Phân quyền đóng
vai trò quan trọng, các nhóm tự do tổ
chức công việc và cũng chịu mọi
trách nhiệm trong phạm vi họat động
của nhóm.
Là cấu trúc trong đó các chuyên gia
thuộc các chức năng khác nhau được
phân công về 1 hay 1 số dự án do 1
giám đốc dự án quản lý…như ma trận.
 Các cấp hàng dọc: là các dự án khác
nhau đang tiến hành được bổ sung vào
 Các cấp hàng ngang: là các bộ phận
theo chức năng
Theo tính chất của ma trận, nó
tạo nên tuyến mệnh lệnh kép.
Giống như cấu trúc ma trận,
nhân viên được phân bố cố định
trong các dự án nhưng không có
phòng ban chính thức để nhân
viên quay trở lại khi hoàn thành

dự án. Do đó, khi 1 dự án kết
thúc thì họ sẽ chuyển sang dự án
tiếp theo.
Những đơn vị họat động độc
lập, phân quyền cao, mỗi đơn
vị có sản phẩm, khách hàng,
đối thủ cạnh tranh và mục tiêu
lợi nhuận riêng.Tương tự như
cấu trúc phân bộ nhưng những
đơn vị kinh doanh này hoạt
động hoàn toàn độc lập nhau.
Mô hình không bị giới hạn về
Chiều ngang (do chuyện môn
hóa và phân khâu)
Chiều dọc (do sự phân chia nhân
viên thành nhiều cấp bậc khác
nhau)
Những giới hạn với bên ngoài,
xóa bỏ sự cách ly của doanh nghiệp
với khách hàng, nhà cung cấp và
nhà đầu tư.
Là tổ chức đã phát triển
những kĩ năng để thích nghi và
không ngừng thay đổi bởi vì tất
cả các thành viên đều đóng vai
trò quan trọng, nhân viên sẽ
thực hành những kiến thức mới
và sẵn sàng áp dụng những
kiến thức này để cùng đưa ra
quyết định.