Tìm hiểu hệ thống ERP của website thương mại điện tử chodientu.vn

Đề tài: Tìm hiểu hệ thống ERP của website chodientu.vn
Mục lục
Phần 1: Lí thuyết
I.Hệ thống ERP là gì.
II.Phân loại.
Phần 2: Vận dụng
I.Tìm hiểu về chodientu.vn
II.Hoạt động chính của website chodientu.vn
Phần 3: Kết luận
2
PHẦN 1 – Lý thuyết
* Tìm hiểu hệ thống ERP
I – Hệ thống ERP là gì?
1 – Khái niệm:
ERP là Hệ thống Hoạch Định Tài Nguyên Doanh nghiệp (tiếng Anh: Enterprise
Resource Planning – ERP) nguyên thuỷ ám chỉ một hệ thống dùng để hoạch định tài
nguyên trong một tổ chức, một doanh nghiệp. Một hệ thống ERP điển hình là nó bao
hàm tất cả những chức năng cơ bản của một tổ chức. Tổ chức đó có thể là doanh
nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận, tổ chức phi chính phủ v.v.
Một phần mềm ERP, nó tích hợp những chức năng chung của một tổ chức vào
trong một hệ thống duy nhất. Thay vì phải sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm
nhân sự-tiền lương, quản trị sản xuất … song song, độc lập lẫn nhau thì ERP gồm tất
cả vào chung 1 gói phần mềm duy nhất mà giữa các chức năng đó có sự liên thông với
nhau.
ERP là “một thế hệ hệ thống sản xuất mới” bao gồm hệ MRP (Material Resource
Planning), tài chính (finance) và nguồn nhân lực (human resources) được tích hợp
toàn diện với nhau trên một cơ sở dữ liệu thống nhất. Hiểu một cách đơn giản, ERP
chỉ là việc đóng những ứng dụng CNTT trong kinh doanh vào một gói.
Sau này, ERP được mở rộng và kết nối thêm các hệ như APO (tối ưu hóa kế
hoạch), CRM (quản trị quan hệ khách hàng). Hệ thống ERP mở rộng như vậy được
gọi bằng một cái tên khác: CEA (comprehensive enterprise applications). Dưới đây là

một số chức năng chính của bộ phần mềm ERP:
* Quản lý Khách hàng và đơn đặt hàng (Customer and Order Management).
* Quản lý Mua sắm (Purchasing Control).
* Lập Kế hoạch sản xuất (Production Schedule).
3
* Lập và quản lý danh mục thành phẩm, bán thành phẩm (Ingredient List).
* Quản lý Kho (Inventory Management).
* Giao tiếp với hệ thống bảo trì, bảo hành (Interface with CMMS system)
* Báo cáo và Phân tích (Reporting and Analysis)
* Quản lý Tài chính Kế toán (Financial Management)
* Quản lý tiền lương (Payroll)
* Quản lý Nhân sự (Human Resources)
Tóm lại, chỉ nên hiểu khái niệm ERP một cách đơn giản nhất: ERP là phần mềm
quản lý tổng thể DN, trong đó phần hoạch định nguồn lực là phần cơ bản. Những gì
quan trọng nhất trong hoạt động của DN đều được ERP quản lý, và với mỗi ngành
nghề kinh doanh, mỗi DN thì kiến trúc module hay chức năng của hệ thống ERP có
thể rất khác nhau.

2 – Đặc điểm chung của hệ thống.
Hệ thống ERP được tích hợp (bao gồm tất cả các chức năng kinh doanh) trong phần
mềm trọn gói hỗ trợ cho các khái niệm ERP nói trên. Khởi đầu thì ERP nhắm tới
ngành sản xuất, chủ yếu bao gồm các chức năng hoạch định và quản lý việc kinh
doanh nòng cốt như quản lý bán hàng, quản lý sản xuất, kế toán, tài chính,… Tuy
nhiên, những năm trở lại đây, sự thích nghi đó không chỉ dành cho ngành sản xuất mà
còn cho các ngành nghề kinh doanh khác nhau và mở rộng triển khai và sử dụng ERP
tiếp tục phát triển trên phạm vi toàn cầu.
Phần mềm ERP thiết kế theo mô hình và tự động hoá các qui trình cơ bản của công
ty, từ tài chính đến sản xuất với mục tiêu tích hợp thông tin của tất cả các phòng ban
4
trong công ty và loại bỏ các đường truyền kết nối phức tạp, “đắt đỏ” giữa các hệ thống

máy tính riêng lẻ không “khớp” với nhau.
Quả thật hết sức kho khăn để xây dựng một chương trình phần mềm duy nhất để
phục vụ các nhu cầu khác nhau của nhân viên ở bộ phận Tài chính cũng như ở bộ
phận Hành Chánh Nhân sự và Kho. Mỗi phòng ban hầu như đều có riêng một hệ
thống máy tính để điều hành công việc của mình. Nhưng ERP kết hợp toàn bộ các hệ
thống riêng lẻ vào chung một chương trình phần mềm tích hợp, vận hành các cơ sở dữ
liệu để các bộ phận có thể dễ dàng chia xẻ và tiếp cận thông tin với nhau. Giải pháp
tích hợp này sẽ mang lại nhiều lợi ích nếu các công ty biết thiết lập phần mềm một
cách hợp lý.
Tiêu chí đầu tiên của các phần mềm ERP là quản lý đồng bộ, chặt chẽ và khoa học
hơn toàn bộ thông tin của DN. Trong đó, thông tin KT là một phần cốt lõi. Để đạt
được tiêu chí đó, hệ thống đòi hỏi người sử dụng phải tuân thủ quy trình tác nghiệp
chặt chẽ, đôi khi phức tạp, với một khối lượng thông tin đầu vào khổng lồ. Không ít
DN đã không thể chấp nhận thực tế này và họ đã nỗ lực đơn giản hoá quy trình tác
nghiệp của ERP. Kết quả, họ đã biến ERP thành một PM KT và làm mất đi ý nghĩa
lớn nhất của ERP là quản lý thông tin một cách tổng thể và đồng bộ.
ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin cậy để có
thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin.
3 – Vai trò của hệ thống đối với hoạt động của doanh nghiệp:
Việc áp dụng ERP vào công tác quản lý của doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp
kiểm soát hiệu quả mọi nguồn lực của mình. Nhưng nó không phải là công cụ tạo ra
doanh thu hàng năm, mà nó chính là chìa khoá giúp doanh nghiệp thu được khoản lợi
nhuận bị thất thoát bằng cách giảm thiểu những rủi ro phát sinh trong quá trình doanh
nghiệp hoạt động. Các lợi ích mà hệ thống ERP đem lại bao gồm:
5
Truy cập thông tin nhanh chóng, an toàn và ổn định: Được ứng dụng các công
nghệ tiên tiến trong ngành Công nghệ thông tin, hệ thống ERP cho phép người
sử dụng truy cập nguồn dữ liệu của doanh nghiệp nhanh chóng. Có khả năng
phân quyền sử dụng dữ liệu và dạng dữ liệu nào được phép sử dụng trong phạm
vi quyền hạn được phân bổ.

Giúp đồng bộ các nguồn dữ liệu và quy trình xử lý trùng lặp: Yêu cầu quan
trọng mà bất kỳ hệ thống ERP nào cũng phải đáp ứng chính là khả năng đồng
bộ dữ liệu & tích hợp dữ liệu. Các nguồn dữ liệu trong doanh nghiệp dù nằm ở
đâu nếu được đồng bộ thì sẽ làm giảm sự trùng lặp và tăng tính thống nhất cho
dữ liệu. Từ các hệ thống khác có thể truy cập vào cùng một dữ liệu và việc thay
đổi dữ liệu được kiểm soát chặt chẽ.
Giảm thời gian lưu chuyển và xoay vòng nhanh: Quy trình kinh doanh thường
bị gián đoạn bởi sự chậm trễ trong quá trình xử lý và báo cáo giữa các bộ phận.
Hệ thống ERP đảm bảo làm giảm thiểu thời gian chậm trễ trong việc chuyển
thông tin giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.
Giảm chi phí vô lý: Tiết kiệm thời gian, tăng khả năng quản lý bằng một hệ
thống phân tích toàn diện mọi mặt trong một tổ chức. Hệ thống ERP giúp các
quy trình xử lý dùng các nguồn lực có sẵn và các kết quả xử lý sẽ luôn được sẵn
sàng cho một quy trình khác.
Khả năng tương thích nhanh với quy trình kinh doanh: Hệ thống ERP đáp ứng
tốt cho việc thay đổi các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp hoặc tái cấu
trúc doanh nghiệp. Các thành phần trong hệ thống có thể được thêm vào hoặc
bớt ra cho phù hợp với mục đích sử dụng.
Tăng cường khả năng bảo trì hệ thống: Nhà phân phối và triển khai các hệ
thống ERP thường ký kết với doanh nghiệp các hợp đồng hỗ trợ dài hạn như là
một phần của việc mua hệ thống. Điều này sẽ giúp nhà phân phối và triển khai
bám sát các yêu cầu thay đổi hệ thống từ phía doanh nghiệp.
6
Tăng cường khả năng mở rộng hệ thống: Các hệ thống ERP thường được yêu
cầu có khả năng tích hợp với những hệ thống có sẵn của doanh nghiệp hoặc
những hệ thống được thêm vào như hệ thống quản lý quan hệ khách hàng hay
hệ thống quản lý chuỗi cung ứng.
Đáp ứng yêu cầu thương mại điện tử và kinh doanh số: Nguồn dữ liệu của
doanh nghiệp thông qua cơ chế bảo mật và phân quyền có thể đáp ứng trực tiếp
yêu cầu thương mại điện tử của doanh nghiệp. Ngoài ra, hệ thống ERP sẽ giúp

rút ngắn khoảng cách địa lý trong môi trường cộng tác.
4 – Các nhà cung cấp ERP hiện nay
Đây là một số trong những công ty phần mềm ERP hàng đầu (Enterprise Resource
Planning) với các liên kết đến các trang web của họ:
SAP
Oracle
PeopleSoft
Invensys
i2
SSA Global Technologies
Intentia quốc tế
Epicor
Phần mềm Lawson
QAD
IFS
Mapics
Mincom
www.sap.com
www.oracle.com
www.peoplesoft.com
www.invensys.com
www.i2.com
www.ssagt.com
www.intentia.com
www.epicor.com
www.lawson.com
www.qad.com
www.ifsab.com
www.mapics.com
www.mincom.com

7
Phần mềm Mỹ
Great Plains
Hệ thống Ross
thuế TTĐB
Cincom
Computer Associates
GEAC
Sage
Navison
Scala
Deltek
Fourthshift
Phần mềm Lilly
Flexi Int'l
Glovia quốc tế
AremisSoft Corp
Tập đoàn Syspro
ProfitKey quốc tế
Phần mềm Solomon
Macola
Made2Manage
Visibility
PowerCerv
Clarus Corp
Friedman Corp
Hệ thống ROI
Ramco
Sản xuất trực quan
Ceecom, Inc

www.amsoftware.com
www.greatplains.com
www.rossinc.com
www.sctcorp.com
www.cincom.com
www.interbiz.cai.com
www.geac.com
www.sage.com
www.navision.com/us/
www.scala-na.com
www.deltek.com
www.fs.com
www.lillysoftware.com
www.flexi.com
www.glovia.com
www.aremissoft.com
www.sysprousa.com
www.profitkey.com
www.solomon.com
www.macola.com
www.made2manage.com
www.visibility.com
www.powercerv.com
www.claruscorp.com
www.friedmancorp.com
www.roisysinc.com
www.ramco.com
www.mrp9000.com
www.ceecom.com
8

Tập đoàn Công nghệ quốc tế www.techgroupintl.com
II – Phân loại
Các loại hệ thống ERP hiện nay gồm 3 loại đó là: Phần mềm Thương Mại, Mã
Nguồn Mở và Miễn Phí.
1 – Phần mềm ERP Thương mại
Các loại phần mềm ERP Thương mại là những phần mềm được các hãng sản xuất
ra với mục đích bán cho người dùng, được đăng ký bản quyền, nghĩa là bạn sẽ phải trả
một khoản phí cho việc sử dụng phần mềm ERP của hãng sản xuất, thường thì khoản
đầu tư này là tương đối lớn đối với các doanh nghiệp. Bộ phần mềm ERP này chỉ cho
phép bạn sử dụng, khai thác các chức năng của nó, chứ bạn không được tác động và
bộ mã nguồn của phần mềm để chỉnh sửa, tùy chỉnh theo ý muốn.
Tuy nhiên bộ phần mềm ERP Thương mại lại có những ưu điểm riêng của nó. Vì là
bộ phần mềm được xây dựng vì mục đích lợi nhuận, do đó các công ty sản xuất sẽ
phải cố gắng để đáp ứng hầu hết mọi nhu cầu của khách hang. Vì vậy chức năng của
các phần mềm ERP thương mại sẽ đa dạng hơn, được đầu tư kỹ lưỡng, tỷ mỷ hơn rất
nhiều. Khi doanh nghiệp chọn bộ phần mềm ERP thương mại, họ sẽ có được sự hỗ trợ
tốt nhất của công ty cung cấp, giúp dễ dàng triển khai phần mềm vào doanh nghiệp và
sử dụng một cách hiệu quả nhất.
9
Đây cũng chính là loại phần mềm ERP được nhiều doanh nghiệp sử dụng nhất hiện
nay, và nó thường được áp dụng vào các công ty có cấu trúc lớn và phúc tạp. Bởi vì
các công ty lớn thường không muốn mạo hiểm vận mệnh của doanh nghiệp vào các bộ
phần mềm ERP không đầy đủ, ổn định, chưa có uy tín và khả năng phục vụ khách
hàng, mà thường thì các công ty cung cấp ERP thương mại lại rất đề cao điều này,
“Tiền nào của nấy” mà!
Một số bộ phần mềm ERP thương mại lớn hiện nay là: E-Business Suite,
PeopleSoft Enterprise (của hãng Oracle); AX, Navision, Solomon (của Microsoft);
SAP R/3, mySAP ERP, Business One (của SAP),…
2 – Phần mềm ERP Mã nguồn mở
Bộ phần mềm ERP Mã nguồn mở là bộ phần mềm mà đi kèm theo các ứng dụng

cần thiết là bộ mã nguồn (source code) của phần mềm, giúp cho người sử dụng, doanh
nghiệp có thể chủ động tùy chỉnh bộ phần mềm theo ý của mình sao cho phù hợp nhất
với môi trường phát triển liên tục của doanh nghiệp. Đây cũng chính là một hướng
phát triển mới sáng sủa cho bộ phần mềm ERP.
ERP là một bộ phần mềm lớn và vô cùng phức tạp, nên việc triển khai, ứng dụng
cũng là cả một chặng đường gian nan với doanh nghiệp. Khi triển khai, yêu cầu lớn
nhất và phức tạp nhất là customize phần mềm theo đặc thù hoạt động của doanh
10
Với tham vọng phát triển thành một trung tâm giao dịch trực tuyến hàng đầu tại
Việt Nam, Cty giải pháp phần mềm Peacesoft bước đầu hoàn thành
www.chodientu.com.vn (CĐT), cầu nối liên lạc giữa người cung cấp sản phẩm và
dịch vụ với người tiêu dùng
Chơdientu.vn la sàn giao dịch mua bán, đấu giá tích hợp thanh toán trực tuyến thông
qua mạng Internet.
Chodientu.vn là một trong những trang web dẫn đầu Việt Nam về thương mại điện
tử. Thuộc sở hữu của PeaceSoft, Chodientu.vn hoạt động theo mô hình trung tâm
thương mại trực tuyến. Vụ Thương Mại Điện Tử (TMĐT) - Bộ Thương Mại vừa có
đánh giá tổng kết tình hình TMĐT trong 6 tháng đầu năm 2006.
15
Tại thời điểm tháng 3, năm 2008, Chodientu.vn có trên 120.000 thành viên và hơn
4.000 doanh nghiệp hoạt động. Được xem là website hoạt động tốt nhất trong mô hình
B2C và C2C, Chodientu.vn hiện đang hợp tác với eBay để xúc tiến mạnh hơn nữa các
hoạt động thương mại trực tuyến trong nước.

Trước 2007, Chodientu.vn tìm cho mình rất nhiều hình thức thanh toán để hỗ trợ
người mua và người bán hoạt động trên website. Các phương pháp thanh toán truyền
thống như thanh toán tiền mặt, chuyển khoản, hoặc chuyển tiền qua bưu điện được áp
dụng nhưng không đáp ứng được nhu cầu của các giao dịch trực tuyến. Nhận thức rõ
việc áp dụng kênh thanh toán điện tử giúp mở rộng không giới hạn phạm vi kinh
doanh cho các thành viên, Chodientu.vn luốn cố gắng tìm và áp dụng những phương

thức thanh toán hiện đại như FastMobiPay, hoặc Internet Banking của ngân hàng. Tuy
nhiên những phương thức thanh toán này chỉ có thể áp dụng cho phạm vi nhỏ, tính
phổ dụng không cao.
Đầu 2007, Chodientu.vn hợp tác với OnePAY với mục tiêu cung cấp giải pháp
thanh toán trực tuyến theo chuẩn quốc tế, chấp nhận thanh toán thẻ cho hàng triệu chủ
thẻ tại Việt Nam. Do tính chất đặc biệt, Chodientu.vn xây dựng mô hình thanh toán
cho khách hàng của mình thông qua tài khoản trung gian của PeaceSoft. Doanh thu
bán hàng của các doanh nghiệp trên Chodientu.vn được PeaceSoft chuyển trả sau khi
thỏa mãn các quy định đã đặt ra.

16
Cấu trúc tổng thể của chodientu.vn được chia làm 2 gian hàng là Hàng trong nước
và Hàng nhập, giữa 2 phần có các mục chủ yếu như sau:
Danh mục sản phẩm
Tin Tức: Cập nhật các tin tức liên quan đến mua sắm cho khách hàng (gồm các
mục tin về Thời trang, Làm đẹp, Phụ nữ, Gia đình, Đàn ông, Teen, Công nghệ.
Rao vặt: Nơi mà người chán bán cho người cần, người cần tiền bán cho người
thừa tiền.
Hỗ trợ khách hàng: Giải đáp các thắc mắc, yêu cầu của khách hàng.
Tìm kiếm: Giúp khách hàng dễ dàng tìm được những mặt hàng như mình mong
muốn
…

17
II.Hoạt động chính của website chodientu.vn
Quy trình quản trị thành viên:
Trang web đóng vai trò kết nối giữa người bán và người mua, giúp cho việc
giao dich, gặp gỡ giữa các bên diễn ra dễ dàng, thuân tiện. Để có thể tham gia vào
chodientu.vn thì người bán và người mua phải đăng kí làm thành viên của trang
web. Sau khi đăng kí thành công khách hàng sẽ được cung cấp một tài khoản cá

nhân. Nếu các thành viên muốn thực hiện các hoạt động trên trang web thì sẽ thực
hiện thông qua tài khoản cá nhân này. Ngoài ra Chodientu.vn còn hỗ trợ, cho phép
các thành viên dễ dàng cập nhật và chỉnh sửa thông tin cá nhân để tiện cho các hoạt
động giao dịch. Với giao diện trang web hợp lí, bắt mắt cùng với việc đơn giản hóa
thủ tục đăng kí đã góp phần tạo sự thuận tiện cho người sử dụng.
Trang web là một nơi để người mua và người bán gặp gỡ từ đó đi đến các giao
dịch mua bán. Để tiến hành giao dịch thông qua website được thì người mua,
người bán phải đăng ký trở thành thành viên của chodientu.vn. Khi đó trang web sẽ
cung cấp cho mỗi thành viên một tài khoản cá nhân. Nếu các thành viên muốn thực
hiện các hoạt động trên trang web thì sẽ thực hiện thông qua tài khoản cá nhân này.
Trang web còn cung cấp nhiều công cụ hỗ trợ cho các thành viên trong việc cập
nhật và chỉnh sửa thông tin các nhân để tiện cho các hoạt động giao dịch. Sau khi
trở thành viên của trang web rồi thì các thành viên sẽ thực hiện các hoạt động của
mình.
Thực hiện giao dịch (mua - bán hàng):
Người bán: trang web sẽ cung cấp những hỗ trợ, tư vấn cho người bán có thể
đăng thông tin về sản phẩm, thiết kế gian hàng, các thông tin về thủ tục giao
hàng…Các bước thực hiện như sau: thành viên chỉ cần đăng nhập vào tài khoản cá
nhân của mình, chodientu.vn sẽ cung cấp các hình thức bán khác nhau để người
18
bán có thể lựa chọn sao cho phù hợp với mình nhất. các hình thức này bao gồm:
Bán ngay, bán đấu giá, bán có mặc cả, giảm giá khuyến mãi và bán qua gian hàng.
Khi người bán đã lựa chọn được hình thức bán phù hợp với mình, người bán sẽ
thực hiện đăng bán sản phẩm trên website chodientu.vn. sản phẩm chào bán sẽ
được trình bày trên trang web sao cho người mua có thể dễ dàng tìm kiếm sản
phẩm nhất, mang lại lợi ích cho cả người mua và người bán.
Người mua: người mua có thể tìm kiếm được những sản phẩm mà mình cần
trên các gian hàng phong phú của chodientu.vn. để thực hiên mua hàng thì người
mua phải đăng nhập vào tài khoản của mình, sau đó lựa chọn sản phẩm cần mua
với những hình thức phù hợp. Khi đã lựa chọn được sản phẩm rồi thì người mua sẽ

gửi yêu cầu mua của mình đến trang web thông qua một đơn hàng điện tử, đơn
hàng này bao gồm xác nhận mua, hình thức thanh toán của người mua. Khi yêu
cầu mua được xác nhận thì trang web sẽ thông báo cho người bán bằng điện thoại
di động hoạc email. Từ đó người bán sẽ đăng nhập vào trang web để xem thông tin
chi tiết về người mua và yêu cầu mua để chuẩn bị hàng bán. Giao dịch được thực
hiện khi người bán gửi hàng cho người mua.
Chodientu.vn con cung cấp dich vụ mặc cả giữa người mua và người bán thông
qua trang web.
Quy trình thanh toán:
Có hai cách để thực hiên thanh toán trên chodientu.vn đó là: liên hệ trực tiếp
và thanh toán trực tuyến.
Liên hệ trực tiếp: người mua điền các thông tin được yêu cầu vào đơn hàng
sau đó chọn thanh toán bằng liên hệ trực tiếp. trang web sẽ xác nhân đơn hàng và
gửi đơn hàng cho người bán thông qua email và SMS. Sau đó người bán và người
mua sẽ tự thỏa thuận với nhau về hình thức thanh toán và vận chuyển (trang web
không quản lí).
19
Thanh toán trực tuyến: Người mua và người bán thanh toán thông qua công
cụ thanh toán của trang web như: thanh toán bằng tài khoản ngân hàng hoặc tiền
mặt, thanh toán bằng số dư Nganluong.vn,
Thanh toán bằng tài khoản ngân hàng hoặc tiền mặt: có 8 hình thức đó là:
dùng thẻ điện thoại di động, dùng thẻ ghi nợ quốc tế, online dùng thẻ ATM, online
bằng internet- banking, chuyển khoản bằng internet- banking, chuyển khoản tại cây
ATM chuyển khoản tại quầy giao dich ngân hàng, nộp tiền tại văn phòng ngân
lượng. tuy vào điều kiện mà người bán và ngươi mua có thể lựa chon hình thức
thich hợp.
Thanh toán bằng số dư nganluong.vn: người thanh toán cần phải có tài khoản
ví điện tử trên nganluong.vn để thực hiên giao dịch.
Khi lựa chọn thanh toán qua thì người mau và người bán
thực hiện theo những bước sau:

• Bước 1 : Người Mua chuyển tiền cho chodientu.vn giữ hộ để đảm bảo niềm
tin, tránh trường hợp người bán không giao hàng hoặc giao hàng kém chất
lượng gây thiệt hại cho người mua.
• Bước 2 : chodientu.vn thông báo đã nhận được tiền, đề nghị người Bán
chuyển hàng cho người Mua.
• Bước 3: chodientu.vn chuyển trả tiền cho người Bán, kết thúc Giao dịch
Chodientu.vn cam kết sẽ hoàn lại tiền nếu giao dịch gặp sự cố và không thực
hiện được, để đảm bảo uy tín và niêm tin của khách hàng.
Trang web còn liên kết với các doanh nghiệp để thực hiện các chương trình khuyến
mãi, giờ vàng, đấu giá, quảng cáo.
20
Phần 3. Kết luận
Hy vọng nhất của ERP trong việc chứng minh giá trị là cải thiện cách thức công ty
nhận đơn hàng và xử lý nó cho đến khi ra hóa đơn và ghi nhận doanh thu – cách
gọi khác là quá trình xử lý đơn hàng hoàn chỉnh (order fulfillment process). Chính
vì thế mà ERP thường được xem như là phần mềm hỗ trợ vô hình. ERP không xử
lý các quy trình trước khi bán hàng (hầu hết các nhà cung cấp phần mềm hiện này
phát triển phần mềm CRM để đáp ứng yêu cầu quản lý này). Hơn thế, ERP nhận
đơn hàng từ khách hàng và sau đó cung cấp “đường đi” phần mềm để thực hiện tự
động hóa các bước khác nhau trong suốt quy trình xử lý đơn hàng cho đến khi
hoàn tất. Khi Nhân viên dịch vụ khách hàng nhập đơn hàng vào hệ thống ERP, anh
ta sẽ có đầy đủ thông tin cần thiết để hoàn tất đơn hàng (như hạn mức tín dụng của
khách hàng, lịch sử đặt hàng từ phân hệ Tài chính, lượng hàng tồn kho của công ty
từ phân hệ Kho và lịch trình giao hàng từ phân hệ Cung ứng, chẳng hạn).
Nhân viên ở các phòng ban khác nhau đều có thể xem chung thông tin và cập nhật
chúng. Khi một phòng ban nào đó thực hiện xong đơn hàng thì thông tin đó sẽ tự
động nối kết qua hệ thống ERP rồi truyền tải đến bộ phận khác. Nếu bạn muốn
kiểm tra xem thực hiện đơn hàng đến đâu rồi, bạn chỉ cần kết nối vào hệ thống
ERP và theo dõi chúng. Với ERP, quá trình đơn hàng di chuyển như tia sét xuyên
suốt hệ thống, khách hàng nhận hàng nhanh hơn và ít xảy ra sai sót hơn trước kia.

Với cách thức như vậy ERP có thể vận dụng cho các quy trình kinh doanh chính
khác của doanh nghiệp như quản lý nhân viên hoặc báo cáo tài chính… Bạn thấy
đấy, ít nhất thì đó cũng là “giấc mơ” của ERP, nhưng thực tế thì khắc nghiệt hơn
nhiều.
Với ERP, các nhân viên dịch vụ khách hàng sẽ thôi không còn là nhân viên đánh
máy, chỉ biết nhập tên khách hàng vào máy tính. Màn hình ERP sẽ khiến họ vận
hành công việc như những nhà kinh doanh thực sự. ERP sẽ hiển thị những thông
tin về hạn mức tín dụng của khách hàng từ bộ phận Tài chính và lượng tồn kho
hàng hóa từ bộ phận Kho. Liệu khách hàng có thanh toán đúng hẹn không? Chúng
ta có thể giao hàng đúng hạn không? Đó là những vấn đề mà nhân việc dịch vụ
khách hàng chưa bao giờ phải quyết định trước kia và các câu trả lời có ảnh hưởng
rất lớn đến khách hàng và các phòng ban trong công ty. Nhưng nó không chỉ dành
cho nhân viên dịch vụ khách hàng – người cần phải được thức tỉnh. Nhân viên
Kho, những người nắm lượng tồn kho trong đầu họ hay bằng những giấy tờ rời giờ
đây phải nhập toàn bộ thông tin lên mạng hết. Nếu họ không làm vậy thì bộ phận
21
giao dịch khách hàng khi nhìn trên màn hình máy tính thấy số lượng tồn kho hàng
hóa không đủ, họ thông báo với khách hàng là không đủ hàng tồn kho. Trách
nhiệm giải trình, trách nhiệm của mỗi cá nhân và giao tiếp đã chưa bao giờ được
thử nghiệm như thế này trước đây.
Mọi người thì không thích thay đổi, và ERP lại yêu cầu họ thay đổi cách làm việc
của mình. Đó là lý do tại sao giá trị thật sự của hệ thống ERP rất khó xác định.
Phần mềm ít quan trọng hơn việc công ty thay đổi cách thức làm việc. Nếu bạn sử
dụng phần mềm ERP để cải tiến phương thức nhận đơn hàng, sản xuất hàng hóa,
giao hàng và thanh toán, bạn sẽ thấy giá trị thật sự của phần mềm. Nếu bạn đơn
giản cài đặt phần mềm mà không thay đổi cách thức làm việc của nhân viên bạn,
bạn có thể sẽ không thấy được chút giá trị nào của nó. Và thậm chí, phần mềm mới
còn làm chậm công việc lại vì họ đã quen với phần mềm cũ và không có ai làm
việc trên phần mềm mới.
22